Diseo de un Manual de Sistemas y Procedimientos para el Departamento de Recursos Humanos en la Empresa Distribuidora Licorera

INTRODUCCIN

.Las empresas se encuentran conformadas por los recursos humanos que junto con los recursos materiales, tcnicos y los financieros son los elementos que administrados adecuadamente le facilitan y le proporcionan a toda empresa el logro, la satisfaccin de sus metas organizacionales y una mayor productividad. Siendo los ms importantes los Recursos Humanos porque a travs de los conocimientos, capacidades, preparacin y aptitudes de los empleados; las empresas se benefician, ya que pueden alcanzar sus objetivos ms eficientemente, en perodos ms cortos, con mtodos, y tcnicas ms econmicas. Ahora bien, dicho recursos deben ser organizados, dirigidos y controlados de forma adecuada para el logro de los objetivos empresariales, donde se deben tomar decisiones estratgicas adecuadas que permitan

alcanzar ventajas competitivas que conlleven a la efectividad, eficacia y excelencia empresarial a travs de un proceso flexible de mejora permanente. De all que la administracin de toda empresa, precisar de la ayuda del manual respectivo como fuente de informacin para poder llevar a cabo de manera ordenada las funciones administrativas. Es as como al exigir el entorno una continua adaptacin de las empresas sta depender de elementos de direccin y control que le

permitan medir su eficacia en las operaciones y las posibilidades de hacer los correctivos necesarios orientados al cumplimiento de las metas establecidas a futuro. Esta situacin origina la organizacin de sus procesos que permitan crear una historia de acciones, las cuales al agruparse y afinarse, generar instrumentos que permiten el mejor desempeo, no

importando quien ocupe el puesto. Debido a que esta historia recopilada y organizada, permite la orientacin de quienes desempeen una determinada

labor en un momento dado, generando eficiencia en los prdida de tiempo.

procesos sin

Aunado a esto, en la actualidad, el constante cambio y crecimiento comercial en Venezuela, ha generado la necesidad de organizar, controlar y registrar las operaciones de las empresas, puesto que hoy en da es posible encontrar empresas que no cuenten con sistemas modernos que les faciliten el desarrollo de sus actividades diarias, por lo tanto, la persona encargada de la toma de decisin debe asegurarse que la empresa cuente con sistemas que le permita recibir la informacin de forma oportuna Es por este motivo es necesario que las empresas, cuente con un instrumento que sirva de apoyo para la comprensin e interpretacin del proceso administrativo, que ayude a determinar el flujo de informacin de forma consistente y perfectamente integrado para que no se presente conflicto al momento de fluir la informacin. Por lo que se hace importante que se plasmen los sistemas y procedimientos dirigido al control del recurso humano, constituido por un manual que permita documentar el trabajo realizado por el personal de cada departamento. Para cumplir con estos objetivos, se hace necesario definir en forma concreta los sistemas y procedimientos, para agruparlos, los cuales van a constituir un valioso instrumento de trabajo que contendr las instrucciones y procedimientos que se deben seguir en la ejecucin de las actividades que realizan diariamente los trabajadores. El siguiente trabajo comprende un estudio realizado en la empresa Distribuidora Licorera, C.A. con la finalidad de disear un Manual de Sistemas y Procedimiento Administrativos el cual sta estructurada en cuatro captulos, Capitulo II, donde se plantea el problema con sus objetivos generales y especficos, se justifica y delimita la investigacin. Capitulo III consistente de investigaciones que sirve de referencia para la elaboracin del estudio, y las bases tericas que lo sustentan, adems de la resea histrica de la empresa objeto de la investigacin, se tratar todo lo relacionado al

tipo de empresa, las normas y procedimientos que debe seguir el personal que labora en cada departamento y por ltimo la elaboracin de un manual donde se plasmarn todas la normas que dan origen a los procedimientos administrativos, manual ste que le servir de material de adiestramiento al personal. Capitulo IV, donde se plasman los resultados obtenidos

CAPITULO II EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las empresas enfrentan el estado actual de innovacin tecnolgica, la complejidad de los mercados y la competitividad, tal como lo indica Prez (2011), al indicar que estos factores tipifican al mundo empresarial moderno, donde los gerentes perciben la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, actos indispensables para el logro de los objetivos. Por ello, es importante considerar que alguien o pocas personas no puedan tener la capacidad de memorizar todos los procesos y las normas asociadas con ellos, las rutinas y los formularios necesarios en una organizacin, ms an, si dentro de la organizacin se prctica una gestin del recurso humano, dirigida al aprendizaje por igual de cada uno de los cargos existentes en ella. Al respecto Herta (2009, 52) indica que la verdadera orientacin consiste en establecer una gua de trabajo, oficial y racional, es decir, formalizando la aprobacin del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a travs de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organizacin sea diluido, distorsionado, negado por algunas personas que, generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario. Es as como todo trabajo debe estar a disposicin para el conocimiento y utilizacin del grupo respectivo de la empresa. Es decir,

para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que debe ser

aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza necesaria y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que ms le convenga a cada uno. Ahora bien, existen en Venezuela, segn estudios generados por la Federacin de Comerciantes de Venezuela (FEDECAMARAS), en su ltima asamblea realizada en julio del 2007, empresas que an deben ajustarse a los procesos de cambio empresarial donde los sistemas de informacin y produccin estn caracterizados por una creciente automatizacin, las condiciones que imponen el mercado y el comercio internacional se traducen en la necesidad de lograr mejoras en los estndares de productividad y en la calidad de sus procesos administrativos. Estos ltimos, dejados a la deriva, pues muchas empresas an no entienden la necesidad de establecer para mayor efectividad y eficiencia en sus procesos, instrumentos que agilicen y logren estandarizar sus sistemas y procesos para el consumo de todos los integrantes de la organizacin. De esta manera, se pueden originar en las empresas un situaciones donde los procesos administrativos se entorpecen, retrasan, produciendo prdida de tiempo y dinero, debilitando en mucha ocasiones la productividad y eficiencia en la gestin, por la falta del conocimiento operativo de la funciones de la empresa, siendo necesario que el establecimiento escruto de los procesos para el conocimiento de todos, ahora ms que nunca, est vinculado estrechamente con la estrategia de expansin de la misma; donde el aumento de la productividad, eficacia y eficiencia, es determinante en la definicin de metas y en la posicin de la empresa en el mercado, puesto que su atraso en los procesos internos repercute en la productividad de la misma vinculada al perfeccionamiento de los procedimientos

administrativos. En los que ahora se consideran los aspectos internos de las empresas relacionados con la visin que los trabajadores tiene de la misma y de los servicios que presta.

A esta situacin no escapa las empresas trujillanas, especficamente en la capital comercial del Estado como es la ciudad de Valera, municipio Valera, tal como lo indica ACOINVA en su informe anual (2011), siendo una de ellas, Distribuidora Licorera S.A donde se puede estar presentando condiciones como las antes sealadas, por lo que es interesante en documentar en forma integral y detallada los procedimientos administrativos, tomando en cuenta las necesidades especficas de la empresa y sus caractersticas. Adems de su uso, es necesario instruir y capacitar al personal que labora y hacerle comprender la necesidad de ejecutar

adecuadamente las instrucciones y procedimientos dados en dicho manual. A travs de este documento, se puede planificar de manera eficiente tanto el recurso humano como material, y obtener seguridad en el registro de las operaciones, ya que habr uniformidad de criterios. Por esta razn se propone en esta investigacin disear un Manual de Sistemas y Procedimientos para el Departamento de Recursos Humanos, para ello y para aseverar que el xito o el fracaso de

cualquier empresa dependen del cumplimiento cabal de sus normas y procedimientos surgen las siguientes interrogantes.

Formulacin del Problema Cules son los sistemas y procedimientos administrativos en el

Departamento de Recurso Humano en la empresa Distribuidora Licorera, C.A.?

OBJETIVOS Objetivo General: Disear un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para la empresa Distribuidora Licorera, C.A. ubicada en el Municipio Valera Estado Trujilo

Objetivos Especficos: Describir las funciones del Departamento de Recursos Humanos de la empresa Distribuidora Licorera, C.A. Analizar las normas que dan origen a los procedimientos

administrativos del Departamento de Recursos Humanos de la empresa Distribuidora Licorera, C.A. Determinar los sistemas llevados a cabo en el Departamento de

Recursos Humanos de la empresa Distribuidora Licorera, C.A. Detallar los distintos procedimientos administrativos llevados a cabo en el Departamento de Recursos Humanos de la empresa Distribuidora Licorera, C.A.

JUSTIFICACIN A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitando la capacitacin de nuevos empleados, proporcionando una mejor y ms rpida induccin a empleados en nuevos puesto. Considerando lo dicho por Herrera (2007; 3), que los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los

criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Esta investigacin se centra en el diseo de un manual de sistemas y procedimientos a ser usados en el Departamento de Recursos Humanos de la Empresas Distribuidora Licorera, C.A,. ubicada en Valera Estado Trujillo, justificndose tericamente, pues incluyen las normas legales,

reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Adems se circunscribe dentro del mbito de la administracin, especficamente en la de procesos, considerando diversos autores como: Chiavenato (2002),

Melinkoff, R(1990), Munich G. Y Martnez G.(2009) entre otros. En el aspecto prctico los manuales, representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. Adems son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado. En cuanto al aspecto metodolgico su elaboracin depende de la

informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea

componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin. Asimismo aportar informacin relevante en la ejecucin de las tareas debido a que, se contar con un instrumento cuyos resultados permitir conocer las debilidades para convertirlas en fortalezas, unificar compromisos, clarificar metas, entre otros. Permitir la aplicacin de correctivos asertivos y oportunos en funcin de los resultados obtenidos por medio de una serie de lineamientos dirigidos a fortalecer las actividades ejecutadas en el departamento con el propsito de propiciar una visin compartida y lograr los objetivos organizacionales. Delimitacin En cuanto a la delimitacin espacial: El estudio se realizar en la Empresa Distribuidora Licorera, C. A. y la delimitacin temporal, se desarrollar durante el curso del semestre.

CAPITULO III

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Investigacin

Azocar, (2006). Realiz una investigacin titulada Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos Contable para la Fundacin Luz del Mundo, con sede en Maturn, Estado Monagas; Universidad de Oriente, donde considero que los Manuales de Normas y Procedimientos. La investigacin tuvo como objetivo general el Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos Contable para la Fundacin Luz del Mundo, con sede en Maturn, Estado Monagas; y con objetivos especficos el estudio de los registros contables, verificando si estn en concordancia con la naturaleza de la institucin, con los P.C.G.A. y con las disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los controles internos aplicados en la institucin y

estudiando cada uno de los procedimientos contables llevados a cabo. La metodologa empleada corresponde al tipo De Campo-

Documental, de nivel Descriptivo. El proceso investigativo se llev a cabo mediante unos mtodos para recabar la informacin necesaria, que son: observacin directa, la induccin y el mtodo analtico; y se aplic el instrumento de recoleccin de datos, como: El cuestionario. Una vez analizada la informacin, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa no cuenta con una estructura organizacional adecuada, que muestre una verdadera departamentalizacin de la reas existentes y que agrupe las actividades normales de la entidad; tambin existen un debilitamiento en el

ambiente de control interno, por la ausencia del manual procedimientos contables.

de normas y

Igualmente se observ debilidades en los

registros y procedimientos contables de la organizacin, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad de Aceptacin General (P.C.G.A). Es pertinente este estudio, debido a que se desarrolla en un manual de procedimientos, los cuales son instrumentos de vital importancia para las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices, pautas y lineamientos para guiar el curso de accin en el desenvolvimiento de las actividades dentro de las mismas. Estos manuales se disean de acuerdo a la naturaleza, tamao y actividades de las organizaciones. Hamm, Karina (2008), en su tesis titulada entradas y Diseo de salidas

un Manual de Procedimientos

Administrativos de

de materiales importados en la empresa National Oilwell de Venezuela C.A. del Instituto Universitario de Tecnologa de Administracin Industrial, IUTA sede nacional Anaco, consisti en llevar de manera secuencial y lgica los pasos de cada procedimiento mediante un documento formal. Este trabajo requiri de una investigacin de tipo descriptiva mientras que el diseo fue de campo; ya que se estuvo en el lugar de los hechos. Para el mismo se utilizaron las tcnicas e instrumentos apropiados para esta investigacin; Las tcnicas aplicadas fueron la observacin directa y la entrevista no estructurada. Los instrumentos usados fueron las fichas, lpices, hoja y grabadora. Los aportes principales que genera el siguiente trabajo es que permitir evitar prdidas y fugas de materiales a la hora de realizar las entradas y salidas de los mismos Se concluye que para la empresa la perdida y fuga de materiales importados ha generado prdida de dinero y retraso, etc. por la carencia de un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados. Se recomienda al departamento de almacn la implementacin del mencionado manual

de procedimientos administrativos. Esta investigacin aporta al estudio bases tericas que sirven para la conformacin del diseo de un manual que satisfaga las necesidades de la empresa.

Marco Terico

Funciones del Departamento de Recursos Humanos. Para Chiavenato (2002) el rea de recursos humanos en las empresas, tienen las siguientes funciones: El Departamento de Recursos Humanos tiene a su cargo las siguientes funciones: a) Proponer las polticas generales de administracin de los recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal. b) Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes y la informacin referida al personal. c) Asesorar oportunamente al personal municipal sobre todas las materias del derecho laboral y otras materias legislativas que lo afecten, manteniendo un archivo actualizado de estas disposiciones legales. d) Ejecutar y tramitar la incorporacin, promocin, retiro o destinacin del personal, como tambin lo relativo a licencias, permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal. e) Preparar y actualizar los escalafones del personal, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y manteniendo al da los archivos correspondientes. f) Asegurar la operatividad de los trmites administrativos relacionados con licencias mdicas, accidentes del trabajo, cargas familiares, asistencia, permisos y vacaciones y otros trmites y/o certificaciones que requiera el personal.

g) Efectuar la tramitacin administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la Municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas situaciones. h) Controlar la asistencia y los horarios de trabajo, sin perjuicio del control obligatorio que debe realizar cada Direccin. i) Calcular, registrar y pagar las remuneraciones del personal. j) Colaborar con el Departamento de Gestin y Desarrollo Organizacional en la aplicacin de Programas de Induccin, Capacitacin y Desarrollo Personal. k) Velar porque el personal pueda hacer efectivos sus derechos estatutarios debiendo, al efecto, informar oportunamente acerca de los mismos a los funcionarios municipales. l) Programar y ejecutar programas de bienestar y recreacin para los trabajadores municipales y su grupo familiar, procurando mejorar la calidad de vida de las personas, en concordancia con las leyes vigentes. m) Supervisar las dependencias de sala cuna, jardn infantil u otras que existieren, como tambin las unidades sanitarias y de seguridad industrial u otras de asistencia social. n) Coordinar con la Direccin de Servicios Incorporados la administracin de recursos humanos.

Normas a seguir en los procedimientos de Recursos Humanos Estas normas se encuentran contenidas en la Ley Orgnica del Trabajo en Venezuela y su Reglamento (1997), las cuales deben ser ajustadas como procedimiento en los manuales que a bien quieran realizar las

organizaciones. Entre los aspectos ms destacados de la ley a ser considerados se tienen los esgrimidos por Rortvedt (2011), quien indica que lo siguiente: - Definicin, categoras y clasificacin del Personal Nacional - Designacin en puestos de confianza

- Disposiciones generales del reclutamiento y seleccin - Procedimiento, reas involucradas y responsabilidades - Perodo de prueba - Induccin - Recontratacin - Carnet de identificacin - Horarios de trabajo - Das Feriados - Salarios y Beneficios - Sistema de remuneraciones - Variaciones en las remuneraciones del personal nacional - Plan Colectivo de Seguros - Capacitacin - Cambios de funciones y traslados - Vacaciones anuales y licencias - Vacaciones anuales del personal - Concesin de vacaciones - Licencia por muerte de familiares - Licencia por matrimonio - Licencia por maternidad - Licencia por paternidad - Licencia por enfermedad - Terminacin de servicios - Terminacin de servicios del personal - Vencimiento del nombramiento

Sistemas llevados a cabo en el Departamento de Recursos Humanos

A este respecto Agudelo (2011), se refiere a que en primer lugar la informacin compone datos que se han procesado y analizado de una

manera formal e inteligente para que as los resultados sean tiles. Estos datos son transportados y comunicados en los niveles operativos, administrativos y gerenciales de una institucin para tomar decisiones. La informacin es el ingrediente clave que le permite a una organizacin lograr y mantener un estado de unidad y armona. competencia es un elemento importante, En la actualidad, donde la el arma ms poderosa es la

informacin como ayuda para los gerentes en su mejor desempeo, siendo indispensable en la planeacin, control y toma de decisiones, adems de contribuir a combatir a los competidores, a innovar, a reducir el conflicto y a adaptarse a la vicisitudes del mercado.

CAPTULO IV

PRESENTACIN DE LOS HECHOS

Anlisis de los hechos, causas y consecuencias al plantear el problemas y propuesta para solventar los hechos