Manual de Funciones de Empresa Administradora

1. Aspecto administrativo:
Realizar estructuras de planeamiento, organizacin y direccin en coordinacin y bajo el control de la Junta General de Propietarios, pasos que nos permitirn desarrollar los siguientes puntos: a) La entrega mensual a La Junta Directiva, las fotocopias de cada una de las facturas y/o boletas canceladas; asimismo, se efectuara la entrega de una relacin detallada de los gastos del mes junto a un listado de las deudas pendientes de cobro del Edificio/Condominio. b) Atencin rpida y personalizada a los propietarios, gracias a un sistema de centralizacin de informacin que permite conocer de manera inmediata, la situacin del inmueble respecto a: - Fondo de Reserva - Cuentas por Pagar. - Pagos Efectuados. - Deudas pendientes de cobro del Edificio/Condominio. Todo ello, permitir brindar la atencin debida la mayor parte del da ante cualquier imprevisto que se pudiera presentar. c) Contar con un organizado sistema de cobranzas, el mismo que garantice el cobro regular de las cuotas ordinarias y extraordinarias del Edificio/Condominio, a fin de evitar posibles retrasos. d). Cancelar aquellos comprobantes de pago que hayan sido previamente presentados, evaluados y aprobados por la Directiva de la Junta de Propietarios del Edificio/Condominio. En consecuencia, ser La Directiva de la Junta de propietarios, la que ejercer el control directo sobre los gastos efectuados sustentados en los debidos comprobantes de pago. Del mismo modo, todo trabajo a efectuarse en el Edificio/Condominio deber ser evaluado y aprobado previamente por La Directiva o por La Junta de Propietarios quienes contarn previamente con los presupuestos, y slo ser cancelado por orden directa de los mismos. e) En caso La Junta General de Propietarios, haga uso de un Fondo de Caja Chica, las reposiciones peridicas aparecern claramente especificadas en el informe econmico mensual del Edificio/Condominio. Por ello, los primeros das de cada mes, se presentar a cada uno de los propietarios, el Informe Econmico de la Administracin del Edificio/Condominio, el mismo que contendr: - Estado de Cuenta Mensual (Ingresos y Egresos). - Anexos de Ingresos y Egresos. - Saldo de Caja Bancos. - Lista de Propietarios Morosos.

- Informe de trabajos realizados f) En caso aprobacin de la Junta General de propietarios se proceder a la apertura de una Cuenta de Ahorros y/o un sistema de recaudacin a nombre de La Junta General de Propietarios del Condominio Parques de Surco II, el mismo que ser movilizado con las firmas conjuntas de La Directiva de la Junta de Propietarios y La Administradora. g) Elaborar los libros contables que sean necesarios o pudiesen ser requeridos por la autoridad administrativa competente; entre ellos y sin que la relacin siguiente sea limitativa: - Estado de Prdidas y ganancias Mensual. - Flujo de Caja Ordinario y Mensual. - Libro de Ingresos y Gastos - Presupuesto Anual. - Planillas. h) Elaborar el manual de funciones y actividades diarias para cada trabajador. i) Supervisin continua (diaria) del personal y de los trabajos que se realizan en el Edificio/Condominio, para lo cual se designar a un Supervisor a cargo, que se encargar de efectuar el control debido. j) La empresa administradora deber llevar un control detallado de los equipos y activos del Condominio y su supervisin logstica de los trabajos de mantenimiento (Tableros elctricos, extintores, postes y lmparas de alumbrado, sistema de bombeo de agua, puertas de acceso, barandas y cerco perimtrico del condominio, equipos contra incendios, grifos de agua, ascensores, intercomunicadores, tanques cisternas, entre otros). k) Efectuar la compra de todo tipo de materiales que se requieran para la adecuada limpieza y conservacin de la propiedad, previa aprobacin de La Junta de Propietarios. l) Tercerizacin de personal adecuado (albailes, pintores, electricistas, gasfiteros, etc.) que se encargarn del mantenimiento de las reas comunes del Edificio/Condominio. m) La empresa administradora deber tener actualizada la informacin referente a lo siguiente: - Propietarios de las propiedades exclusivas. - Arrendatarios de las propiedades exclusivas. - Estacionamientos en uso con los datos de los vehculos, diferenciando a propietarios de arrendatarios. Para ello por lo menos 02 entradas principales al condominio debern contar con una PC que determine la identificacin de los ingresantes y las 02 entradas secundarias corroborarn dicha informacin por comunicacin de radio. n) El administrador deber participar de las reuniones a las que sea citado, a fin de mantener informada a la Junta Directiva sobre las ocurrencias en el condominio. o) La empresa administradora deber entregar las Hojas de vida de todo su personal al la Junta Directiva para su V.B. y de efectuarse un cambio, deber informarlo previamente y reemplazar al personal por uno equivalente en conocimientos y experiencia.

p) El Administrador del Condominio atender las quejas y/o sugerencias de los poseedores de propiedades exclusivas dentro del El Condominio.

2. Aspecto legal:
Respaldar la gestin de la Administracin y La Junta General de Propietarios, brindando asesora permanente. a) Brindar asesora respecto a los trmites para la constitucin de la Junta General de Propietarios ante la SUNARP y la obtencin de R.U.C. ante la SUNAT de ser necesario, acompaado de la regularizacin de la documentacin contable necesaria. b) Brindar asesora respecto a la elaboracin o adecuacin del Reglamento Interno, ajustado a las necesidades y caractersticas propias del Edificio/Condominio, regularizando su formalizacin ante SUNARP. c) Brindar asesora respecto a la apertura o continuacin de Libro de Actas de Asambleas de La Junta General de Propietarios, de acuerdo a los requerimientos legales vigentes, as como la trascripcin de los acuerdos tomados en la Asamblea. d) Brindar asesora respecto a la legalidad de los acuerdos tomados en las Asambleas de La Junta General de Propietarios, efectuando las convocatorias, asambleas y consultas de acuerdo a las exigencias de la Ley de Propiedad Horizontal Ley No.27157 y su Reglamento. e) Realizar la contratacin, elaborando los contratos debidos sobre el personal de conserjera, limpieza, portera y jardinera, velando constantemente por el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en dichos documentos. f) Realizar los reclamos ante los distintos proveedores de servicio de Luz y Agua (entre otros) por la facturacin excesiva u errnea de servicio, siempre que fuese necesario. g) Brindar asesora respecto a los trmites de cobranza judicial a aquellos propietarios morosos, a travs de juicios ejecutivos de cobranza. h) Brindar asesora legal a La Junta General de Propietarios para cualquier trmite y gestin con terceros. i) Cumplir con el Contrato por Administracin del condominio con sus respectivas penalidades por incumplimiento de lo estipulado.

3. Servicios y mantenimiento:

Llevar a cabo un programa de supervisin (en continua coordinacin con La Junta General de Propietarios del Condominio), velando as por el cumplimiento del mantenimiento y/o servicios, garantizando el buen estado general de las reas

comunes. a) Inspeccin trimestral de las reas comunes e instalaciones comunes y entrega a la Junta General de Propietarios de un informe de inspeccin. Este servicio se presta sin costo alguno para el Edificio/Condominio y no incluye aspectos tcnicos de funcionamiento de las instalaciones. b) Planificacin, supervisin y evaluacin, en coordinacin con La Directiva de la Junta General de Propietarios, del trabajo limpieza. c) Asesoramiento y ejecucin del servicio de jardinera, dirigido y supervisado por un especialista. d) Asimismo, brindar asesoramiento en: - Planes de evacuacin en caso de sismo y/o incendios. - Compra e instalacin de extintores (manejo de los mismos). - Compra e instalacin de luces de emergencia. - Ubicacin de sealizaciones de emergencia, salidas, otros.

4. Seguridad y responsabilidad interna

a) La empresa administradora deber contratar personal idneo para desempearse en el puesto de Agente de vigilancia y control interno. b) La empresa administradora presentar un plan de seguridad que ser monitoreado por la Junta Directiva para su cumplimiento. c) La empresa administradora ser solidariamente responsable de esclarecer un hecho de agravio en las instalaciones internas del Condominio, hasta determinar a verdaderos responsables. d) El personal de ronda debe disuadir, detectar e impedir cualquier acto doloso dentro del condominio. e) El personal de seguridad debe contar con los equipos de comunicacin interna y externa necesarios. f) Establecer, difundir y publicar avisos disuasivos de orden interno.