Вы находитесь на странице: 1из 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

VOLLEDIGE HANDLEIDING OUTLOOK WEB ACCESS 2003

Copyright

Over Betuwe College Afdeling systeembeheer 2008

Vooraf: Mocht u tijdens het werken met de webmail ergens een vraag over hebben, dan kunt u natuurlijk ook de helpfunctie raadplegen. Op deze manier heeft u geen handleiding nodig.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 1 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Inhoudsopgave
1 CONVENTIES EN INSTELLINGEN ............................................................ 3

OUTLOOK WEB ACCESS STARTEN ........................................................... 4

BASISSCHERM......................................................................................... 6 3.1 TITELBALK 6 3.2 MAPPENLIJST 7 3.3 KNOPPENBALK 7 3.4 WERKBALK 8

POSTVAK IN ............................................................................................ 9 4.1 BERICHTEN VERWERKEN 9 4.2 EEN NIEUW BERICHT MAKEN 10 4.3 BIJLAGES TOEVOEGEN 11 4.4 BIJLAGES OPENEN, LEZEN EN BEWERKEN. 11

AGENDA................................................................................................. 12 5.1 WEERGAVE VAN DE AGENDA 12 5.2 EEN AFSPRAAK MAKEN 12 5.3 EEN VERGADERVERZOEK DOEN 13 5.4 EEN AFSPRAAK OF VERGADERING MET EEN TERUGKEERPATROON MAKEN ............... 15 5.5 EEN VERGADERING OPNIEUW ORGANISEREN OF ANNULEREN 16 5.6 EEN VERGADERVERZOEK BEANTWOORDEN OF DOORSTUREN 16

CONTACTPERSONEN ............................................................................. 17 6.1 WEERGAVE VAN DE MAP CONTACTPERSONEN 17 6.2 EEN CONTACTPERSOON AANMAKEN 17 6.3 EEN DISTRIBUTIELIJST MAKEN 18

TAKEN.................................................................................................... 19 7.1 EEN TAAK AANMAKEN 19 7.2 EEN TERUGKERENDE TAAK MAKEN 19

REGELS .................................................................................................. 20

OPTIES .................................................................................................. 22

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 2 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Conventies en instellingen Gebruikte conventies De volgende conventies gelden in het algemeen voor de vormgeving van de tekst: 1. Toetsen worden in HOOFDLETTERS weergegeven, bijvoorbeeld druk op ENTER 2. Namen van menus, menuopdrachten, dialoogvensters, knoppen, vensteronderdelen, bestanden en mappen worden cursief weergegeven. Bijvoorbeeld: Kies in het menu Bestand de opdracht Sluiten. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt. Typ de naam die u het bestand wilt geven in het vak Bestandsnaam. 3. Letterlijk in te typen teksten staan achter een dubbele punt. Taalinstelling Virussen / spam In het algemeen worden virussen en spam tegengehouden door de Exchange-server. Neem echter de volgende regels in acht: Open nooit e-mailberichten zonder afzender. Open nooit bijlagen / attachments van onbekende afzenders. Open nooit onbekende bijlagen / attachments wanneer er vreemde tekst in het e-mailbericht staat. Open nooit bijlagen / attachments met de bestandsextensie .exe , .bat, .com.

Beheer van de postbus (grootte, postbus vol. Etc.) Afmelden Zorg er altijd voor dat u de OWA-sessie afsluit door op Afmelden te klikken en vervolgens alle browservensters te sluiten. Zo voorkomt u dat OWA open blijft staan en dat iemand anders toegang heeft tot uw postbus.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 3 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Outlook Web Access starten Start via Internet de browser en typ in webmail.obcnet.nl. Bij het opstarten van Web Access kan deze beveiligingswaarschuwing verschijnen. Die kunt u uitzetten door in het hokje een vinkje te plaatsen.

Daarna verschijnt het nieuwe aanmeldscherm (inlogscherm). De tekst in het scherm is opgesteld in de taal die in de Internet browser is ingesteld.

Gebruikersnaam: vul hier uw accountnaam in (meestal de afkorting).

Wachtwoord: vul hier uw wachtwoord in.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 4 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

BEVEILIGING

Uit bescherming tegen ongewenst gebruik sluit Outlook Web Access automatisch af na een periode waarin niet in Outlook Web Access wordt gewerkt. U krijgt dan een scherm met de tekst: Uw sessie is verlopen. Om opnieuw aan te kunnen melden, klik op een van de mappen (bijvoorbeeld Postvak IN) en u komt weer terug bij het aanmeldscherm. U kunt nu weer opnieuw aanmelden. Dit is een openbare of gedeelde computer: deze optie staat standaard uit. Kies deze optie indien u Web Access gebruikt op een computer in een openbare ruimte (bijvoorbeeld internetcaf, bibliotheek). Bij deze optie wordt de sessie automatisch afgebroken na een periode van 22 minuten waarin u niet in OWA werkt. Let op! Actief werken in OWA betekent actief verkeer met de server. Wanneer u dus een mail aan het schrijven bent wordt dit niet als activiteit beschouwd. Schrijf een korte mail of sla een lange mail tussentijds op in de map Concepten. Dit is een particuliere computer: deze optie staat standaard aan. Kies deze optie indien dit uw eigen computer is. Bij deze optie wordt de sessie automatisch afgebroken na een periode van 6 uur waarin u niet in OWA werkt. Outlook Web Access Light gebruiken: deze optie staat standaard uit. De Light-client levert minder functies en is soms sneller. Gebruik deze optie als u een langzame verbinding hebt of een computer gebruikt met uitzonderlijk strikte beveiligingsinstellingen voor de browser. Als u een andere browser dan Internet Explorer versie 6.0 of hoger gebruikt kunt u alleen deze optie gebruiken.

AFMELDEN

Na afloop van de sessie dient u zich af te melden. Dit om ongewenst gebruik van uw account te verhinderen. Klik op afmelden rechts boven in het scherm.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 5 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Basisscherm Het basisscherm ziet er als volgt uit. Standaard is Postvak IN geselecteerd. Hierin staan alle binnengekomen mailberichten (gelezen en ongelezen).

Het Basisscherm kent de volgende onderdelen.


TITELBALK

Op de titelbalk staat aangegeven in welke map (scherm) u zich bevindt. Bij iedere map kunt u een weergave kiezen. In dit geval Postvak IN gesorteerd op berichten. Mappen bevatten vaak meer inhoud dan kan worden weergegeven in een venster. Als u door de inhoud wilt bladeren, klik dan op Vorige pagina of Volgende pagina . Ook kunt u op Eerste pagina of Laatste pagina klikken om naar het begin of het einde van de mapinhoud te gaan. Typ een paginanummer in het veld Items en druk op enter als u naar een bepaalde pagina wilt gaan.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 6 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

MAPPENLIJST

Links boven staat de mappenlijst waarop u kunt navigeren tussen de verschillende mappen. Ook zelfgemaakte mappen staan hierbij. Het plusteken geeft aan dat de betreffende map submappen bevat. Klik op het plusteken om de submappen weer te geven.

Met behulp van de pijlencirkel kunt u de mappen verversen. Hiermee kunt u mappen weergeven of verbergen.

KNOPPENBALK

Links onderin wordt de knoppenbalk weergegeven. Met n klik kunnen de mappen Postvak IN, Agenda, Contactpersonen, Taken of Openbare mappen worden geopend. Met de knop Regels kunt u een regel maken, die bijvoorbeeld een actie uitvoert. Met de knop Opties kunt u gebruikersopties instellen, zoals herinneringen voor agenda-items of de meldingtekst voor nieuwe e-mail.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 7 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

WERKBALK

Boven in het scherm is een werkbalk met diverse knoppen. Bij iedere map hoort een eigen werkbalk met knoppen die speciaal bestemd zijn voor die map. Er zijn ook knoppen die algemeen zijn. Hieronder wordt een beschrijving van deze algemene knoppen gegeven. De specifieke knoppen komen aan de orde bij de beschrijving van de desbetreffende map.

Hiermee kunt u een nieuw item maken, zoals een e-mailbericht, een afspraak of een contactpersoon. Dit menu is altijd beschikbaar. Het pictogram dat wordt weergegeven kan, afhankelijk van de map waarin u werkt, variren. Dit geldt ook voor de lijst met opties die wordt uitgerold wanneer u op de pijl (driehoekje) naast de knop klikt. Met behulp van deze knop kunt u items verplaatsen of kopiren naar een bestaande of naar een nieuwe map. In plaats van deze knop te gebruiken kunt u de items ook verplaatsen door ze te slepen van de ene naar de andere map. Hiermee kunt u ieder bericht, taak- agenda- of contactpersoonitem verwijderen. Hiermee kunt u een leesvenster selecteren, waarmee berichten op twee manieren (rechts of onder) worden weergegeven zonder deze te openen. U kunt het leesvenster ook uitschakelen. Hiermee wordt de server op nieuwe berichten gecontroleerd. Hiermee kunt u zoeken in alle mappen. U kunt de zoekactie baseren op n of meer kenmerken van het bericht, zoals de afzender of het onderwerp van het bericht. Hiermee opent u het scherm waarin u de emailgegevens kunt invoeren. Hiermee kunt u de Helpfunktie activeren. Deze functie is beschikbaar in het Nederlands. Hiermee sluit u Outlook Web Access af.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 8 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Postvak IN Het aantal nieuwe berichten in de map Postvak IN wordt tussen haakjes weergegeven naast de mapnaam Postvak IN. De nieuwe berichten worden vet weergegeven. Na opening van het bericht wordt deze normaal weergegeven. Wanneer u de weergave van Postvak IN op Berichten zet krijgt u ook de grootte van de berichten te zien.
BERICHTEN VERWERKEN

Dubbelklik op een bericht en het wordt geopend. Na opening zijn er diverse keuzemogelijkheden.

Met deze knop wordt een bericht alleen aan de afzender beantwoord. Bij het klikken op Beantwoorden staat het adres van de afzender van het oorspronkelijke bericht al in het veld Aan ingevuld. De tekst van het oorspronkelijk bericht wordt gekopieerd naar het tekstveld van het antwoord. U kunt nu uw tekst intypen. Eventueel kunt u nog andere adressen toevoegen. Met deze knop worden alle afzenders beantwoord. Bij het klikken op Allen beantwoorden staan alle afzenders reeds ingevuld in de velden Aan, CC en BCC. Bij het doorsturen moet u het e-mailadres invullen van diegene(n) aan wie u het bericht wilt doorsturen. Met deze knop kunt u het openstaande bericht afdrukken. Via deze knop kunt u een regel maken. Zie voor de uitleg over regels maken hoofdstuk 7. Met behulp van deze knop kunt u items verplaatsen of kopiren naar een bestaande of naar een nieuwe map. In plaats van deze knop te gebruiken kunt u de items ook verplaatsen door ze van de ene naar de andere map te slepen. Met deze knop kunt u een geopend of gesloten bericht verwijderen. Wilt u meerdere opeenvolgende berichten in n keer verwijderen, selecteer deze met de Shift -toets en druk dan op Verwijderen. Vanuit het huidige mailbericht kunt u via deze knoppen naar het vorige of volgende mailbericht gaan. Wanneer u dat doet, wordt het eerste bericht automatisch gesloten.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 9 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

EEN NIEUW BERICHT MAKEN

Berichten maakt u in het venster Nieuw bericht. Klik in Postvak IN in de werkbalk op Nieuw of druk op control+n. Typ in de velden Aan en CC de e-mailadressen van de geadresseerden. Meerdere namen scheidt u met een puntkomma, Ook kunt u achter het BCC-veld (blind carbon copy) een naam invoeren. Deze geadresseerde ontvangt een kopie van het bericht, maar de naam wordt niet weergegeven in de lijst met geadresseerden. Wanneer u meer informatie wilt bekijken over een geadresseerde of afzender, ga dan op de betreffende naam staan en klik met de rechter muisknop. U krijgt dan via Eigenschappen een scherm met detailinformatie zien. Vul het Onderwerpveld in U kunt desgewenst bijlagen toevoegen, de spelling controleren, de urgentie instellen, een handtekening toevoegen en berichtopties (lees-/bezorgbevestiging) instellen.

Vervolgens bestaat de mogelijkheid om het e-mailbericht te verfraaien. Als voorbeeld: u kunt andere lettertypen kiezen, een kleurtje geven, letters cursief maken of de tekst centreren. Wilt u de persoon toevoegen aan uw contactpersonen dan is dat ook nog een mogelijkheid. Selecteer de geadresseerde, klik op de rechter muisknop en kies Toevoegen aan contactpersonen.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 10 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

BIJLAGES TOEVOEGEN

Toevoegen van een bijlage aan de mail verloopt in een aantal stappen. Klik op het paperclipsymbool in de werkbalk of op de tekst Bijlage toevoegen. Selecteer in het dialoogscherm via de knop Bladeren het bestand dat u wilt toevoegen. Klik op Bijvoegen om het bestand daadwerkelijk bij te voegen. Klik daarna op de knop Sluiten.

BIJLAGES OPENEN, LEZEN EN BEWERKEN.

Wanneer u een e-mailbericht opent, wordt de naam van het bijgevoegde bestand weergegeven in de informatie in de berichtkop. Bepaalde bijlagen zoals txt- en gif-bestanden worden rechtstreeks door de webbrowser geopend.

Dubbelklik op de bestandnaam van de bijlage. De bijlage wordt vervolgens geopend in een nieuw venster. Wilt u de bijlage bewerken dan dient u deze bijlage eerst te downloaden. Wilt u de bewerkte bijlage mee terugzenden bij de beantwoording van een bericht, dan dient u de bijlage opnieuw toe te voegen.

Waarschuwing: open een bijlage alleen als u de inhoud ervan en de persoon die de bijlage heeft verstuurt vertrouwt. Bijlagen vormen een veelgebruikte methode voor het verspreiden van computervirussen. Daarom is het bij het gebruik van Outlook Web Access soms vereist om de bijlagen eerst op te slaan voordat ze geopend kunnen worden.

Dit geldt in ieder geval voor bijlagen met de extensie: ade, adp, app, asp, aspx, asx, bas, bat, cer, chm, cmd, com, cpl, crt, csh, exe, fxp, hlp, hta, inf, ins, isp, its, js, jse, ksh, lnk, mad, maf, mag, mam, maq, mar, mas, mau, may, maw, mda, mdb, mdw, mdz, msc, msi, msp, mst, ops, pcd, pif, prf, prg, pst, reg, scf, scr, sct, shb, shs, url, tmp, vb, vbe, vsmacros, vss, vst, vsw, ws, wsf, wsh.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 11 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Agenda Met de Agenda kunt u afspraken maken en bijhouden. U kunt vergaderingen organiseren met anderen en de gegevens vervolgens naar wens bijwerken of wijzigen (tijdstip, locatie of genodigden). Wanneer u de agenda consequent gebruikt kunnen anderen zien of u beschikbaar bent wanneer zij bijvoorbeeld een afspraak met u willen plannen. U kunt ook afspraken die bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks terugkeren in n keer maken via het terugkeerpatroon.
WEERGAVE VAN DE AGENDA

Vandaag Dagelijks Wekelijks Maandelijks

De agenda van vandaag wordt weergegeven. Hiermee wordt de agenda van n dag getoond. Dit is de standaardweergave. Alle afspraken en vergaderingen voor de huidige week worden weergegeven. Alle afspraken en vergaderingen voor de huidige maand worden weergegeven Hiermee kunt u de herinnering inschakelen.

U kunt de Agenda aanpassen door op n van bovenstaande knoppen te klikken. Met deze knoppen bepaalt u hoeveel dagen tegelijk worden weergegeven. Wilt u een dag selecteren buiten de lopende maand dan kunt u een datum aanklikken in de kalender aan de rechterkant van de agenda

EEN AFSPRAAK MAKEN

In tegenstelling tot vergaderingen, waarbij anderen betrokken zijn, zijn afspraken verplichtingen waarbij alleen uzelf aanwezig hoeft te zijn. Ga op de gewenste dag en tijd in de agenda staan, dubbelklik op die plek of maak de afspraak via Nieuw in de werkbalk van Agenda. Typ een korte beschrijving van de afspraak in het veld Onderwerp. Typ de plaats waar de afspraak plaatsvindt in het veld Locatie. Selecteer de gewenste datums en tijden in de lijst Begintijd en Eindtijd. Maak een keuze hoe de tijd weergegeven moet worden. Zet indien gewenst de Herinnering aan. Typ aanvullende informatie in het tekstveld. Sluit eventueel een bijlage bij. Klik op Opslaan en sluiten.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 12 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Wilt u een afspraak wijzigen dan kunt u op de afspraak zelf dubbelklikken. Breng de wijziging aan en sla weer op.

EEN VERGADERVERZOEK DOEN

Wanneer u een vergadering wilt beleggen zijn de eerste stappen dezelfde als beschreven staat bij afspraak maken. Vervolgens Klikt u op Deelnemers uitnodigen om de genodigden voor de vergadering te selecteren. Klik in het volgende scherm op Vereist en typ in het veld Weergavenaam de naam in van de gewenste persoon of distributielijst.

Klik vervolgens op Zoeken. Uit de Algemene Adreslijst wordt nu de naam getoond, die u heeft ingevoerd. Of uit de Contactpersonen indien u hiervoor heeft gekozen. Selecteer deze naam of distributielijst en klik vervolgens op Vereist of Optioneel achter

Geadresseerde toevoegen aan


Deze handeling herhalen voor iedere persoon die u wilt uitnodigen. Indien er meerdere personen met dezelfde weergavenaam worden getoond, klikt u op het dialoogvenster Eigenschappen, dan wordt detailinformatie gegeven. Vervolgens maakt u een keuze.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 13 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Indien gewenst kunt u ook nog een vergaderlocatie inplannen. Zoek het adres in de Algemene adreslijst en geef aan dat dit adres moet worden ingevuld achter Voorzieningen. In het tabblad Afspraak is de selectie die werd gedaan voor Voorzieningen ingevuld achter

Bronnen.
Klik vervolgens op Sluiten.

Standaard is het vinkje ingevuld voor Antwoorden vragen. Als u niet wilt dat de ontvangers van het vergaderverzoek een antwoord zenden, moet u dit selectievakje uitschakelen door het vinkje weg te halen. Klik vervolgens op het tabblad Beschikbaarheid om te zien of de potentile genodigden ook inderdaad op het gewenste tijdstip beschikbaar zijn. Mocht dat niet zo zijn, dan kunt u een ander tijdstip kiezen waarop wel iedereen beschikbaar is. Typ een bericht ter begeleiding van het vergaderverzoek in het tekstveld en klik op Verzenden.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 14 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

EEN AFSPRAAK OF VERGADERING MET EEN TERUGKEERPATROON MAKEN

Maak een nieuwe afspraak of een nieuw vergaderverzoek Klik op terugkeerpatroon op de werkbalk. Gebruik de lijst Begin en Einde onder Tijdstip van de afspraak in het dialoogvenster Terugkeerpatroon om de begin- en eindtijd van het terugkerend item te selecteren. Selecteer onder Type Terugkeerpatroon hoe vaak de afspraak plaatsvindt. Selecteer onder Bereik van terugkeerpatroon wanneer u het terugkeerpatroon wilt laten beginnen en eindigen.

Het interval van het terugkeerpatroon wijzigen Dubbelklik in Agenda op de afspraak of vergadering om deze te openen. Selecteer De reeks openen en klik vervolgens op OK. Klik op Terugkeerpatroon. Breng de gewenste wijzigingen aan in het terugkeerpatroon.

Het terugkeerpatroon verwijderen Dubbelklik in Agenda op de afspraak of vergadering om deze te openen. Selecteer De reeks openen en klik vervolgens op OK. Klik op Terugkeerpatroon. Klik in het dialoogvenster Type terugkeerpatroon op Terugkeerpatroon verwijderen.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 15 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

EEN VERGADERING OPNIEUW ORGANISEREN OF ANNULEREN

Dubbelklik op de vergadering in de Agenda die u opnieuw wilt organiseren. Breng de gewenste wijzigingen aan in de velden Vereist, Optioneel, locatie, Begintijd, Eindtijd in het venster voor het vergaderverzoek. Klik op Update verzenden op de werkbalk

Dubbelklik op de vergadering in de Agenda. Klik op Verwijderen op de werkbalk. Klik in het dialoogvenster Melden op Ja wanneer u alle uitgenodigde personen op de hoogte wilt stellen van de annulering. Klik op Verzenden.

EEN VERGADERVERZOEK BEANTWOORDEN OF DOORSTUREN

Dubbelklik in Postvak IN op het vergaderverzoek om het te openen. Klik op n van de volgende knoppen

Hiermee wordt de vergadering aanvaardt en aan de agenda toegevoegd. Anderen die uw Agenda raadplegen, kunnen zien dat u bezet bent tijdens de tijd die voor deze vergadering is gereserveerd. Hiermee wordt de vergadering geaccepteerd, maar wordt tevens aangegeven dat u mogelijk niet aanwezig zult zijn. De vergadering wordt ook in uw agenda geboekt. Anderen die uw Agenda raadplegen, kunnen zien dat u voor dat tijdstip een voorlopige afspraak heeft. De vergadering wordt geweigerd. Er wordt niets in de Agenda geboekt. Klik op Beantwoorden wanneer u een bericht wilt versturen zonder de uitnodiging te accepteren of te weigeren. Typ het bericht in de daartoe bestemde ruimte en klik op Verzenden. Klik op Doorsturen wanneer u het vergaderverzoek naar iemand wilt sturen, die niet tot de vergadergenodigden behoort.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 16 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Contactpersonen De map Contactpersonen is het persoonlijke adresboek waarin u detailgegevens, zoals e-mailadres, postadres, (mobiel) telefoonnummer, webpagina, faxnummer van uw contactpersonen kunt opslaan.

WEERGAVE VAN DE MAP CONTACTPERSONEN

U kunt de contactpersonen op verschillende manieren sorteren en weergeven, zodat u bepaalde gegevens van alle contactpersonen samen kunt bekijken. Klik in de hoofdwerkbalk van de map Contactpersonen op de tekst die tussen haakjes achter het woord contactpersonen staat en selecteer n van de volgende mogelijkheden. De standaardweergave met de basisgegevens van elke contactpersoon. Alle gegevens die voor een contactpersoon zijn opgeslagen.

Adreskaartjes Gedetailleerde adreskaartjes

Telefoonlijst Op bedrijf Op locatie Op opvolgingsmarkering

De namen van de contactpersonen met alle telefoonnummers die hierbij zijn opgeslagen. Elke contactpersoon met de bedrijfsgegevens. Elke contactpersoon met de adresgegevens. Elke contactpersoon voor wie u een vervolgactie moet uitvoeren, zodat u urgente of belangrijke zaken kunt bijhouden.

EEN CONTACTPERSOON AANMAKEN

Klik op Contactpersonen in de knoppenbalk Klik op Nieuw in de werkbalk en vul de gegevens in op het tabblad Algemeen. Eventuele aanvullende gegevens kunt u invullen op het tabblad Details. Klik op Opslaan en sluiten en vernieuw het venster om een nieuwe contactpersoon toe te voegen. Vanuit de contactpersoon kunt u een nieuwe e-mail versturen aan deze contactpersoon met behulp van de knop .

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 17 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

EEN DISTRIBUTIELIJST MAKEN

Wanneer u regelmatig e-mailberichten verzendt aan een groep personen kunt u een distributielijst maken. Dat maakt het makkelijker de groep in n keer te adresseren, nieuwe geadresseerden toe te voegen en de groep in n keer een vergaderverzoek te doen. Iedereen met een geldig e-mailadres, ook Internetadressen, kunnen aan zon lijst worden toegevoegd. Klik op de hoofdwerkbalk op de pijl naast

Nieuw en kies vervolgens Distributielijst. Typ in het tekstveld Lijstnaam de naam van de
nieuwe distributielijst. Als u een contactpersoon of iemand van buiten de organisatie wilt toevoegen, typ dan de naam van de contactpersoon of het emailadres van de betreffende persoon in het tekstveld Toevoegen aan distributielijst en klik vervolgens op Toevoegen. Herhaal deze stap voor iedere persoon die u wilt toevoegen. Als u iemand van binnen de organisatie wilt toevoegen, klik dan op Namen zoeken. Zoek in het venster Namen zoeken in de algemene adreslijst de betreffende persoon door n van de zoekvelden in te vullen en te klikken op Zoeken. Selecteer in de lijst die verschijnt de naam van de persoon die u zoekt en klik vervolgens op Distributielijst naast Geadresseerde toevoegen aan. Herhaal deze stap voor iedere persoon die u wilt toevoegen. Als de lijst klaar is, klik dan op Sluiten. Klik tenslotte op Opslaan en sluiten om de distributielijst op te slaan. Uiteraard kunt u ook weer personen verwijderen uit de lijst. Selecteer de betrokken persoon en klik op Verwijderen. Ook de distributielijst kan weer worden verwijderd. Selecteer de betreffende lijst en klik op Verwijderen.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 18 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Taken Een taak is een persoonlijk of zakelijk karwei dat u wilt volgen totdat het is voltooid. Een taak kan eenmalig of periodiek voorkomen oftewel een terugkerende taak.

EEN TAAK AANMAKEN

Klik op Taken in de knoppenbalk Klik op Nieuw in de werkbalk Typ een naam voor de taak in het veld Onderwerp. Selecteer de gewenste opties voor de taak. U kunt een begindatum, einddatum, status en prioriteit instellen voor de taak. Ook kunt u er een bijlage aan toevoegen En u kunt desgeen herinnering voor die taak instellen. Voor taken die regelmatig terugkeren kunt u een terugkeerpatroon instellen. Klik op Opslaan en sluiten.

EEN TERUGKERENDE TAAK MAKEN

Maak een nieuwe taak of open een bestaande taak. Klik op Terugkeerpatroon op de werkbalk. Stel onder Type terugkeerpatroon in hoe vaak en op welke dagen de taak moet plaatsvinden. Selecteer onder Bereik van terugkeerpatroon wanneer u het terugkeerpatroon wilt laten beginnen en eindigen. Klik op OK. Vul indien gewenst de overige taakgegevens in het taakvenster in. Klik op Opslaan en sluiten.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 19 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Regels U kunt uw e-mailberichten beheren door regels te gebruiken die automatisch bepaalde acties uitvoeren voor binnenkomende berichten. Nadat u een regel heeft gemaakt wordt deze door Webmail toegepast op berichten die worden bezorgd in Postvak IN.

1. 2. 3. 4.

Klik op Regels in de knoppenbalk Klik op Nieuw in het venster Regels Typ een naam voor de regel in het veld Naam regel Geef n van de volgende voorwaarden of alle voorwaarden op in het dialoogscherm Regel

wijzigen / bewerken
Als u de regel wilt baseren op degene die het bericht heeft verzonden, typ dan de alias of het e-mailadres van de afzender in het veld Het veld Van bevat. Als u de regel wilt baseren op woorden uit het onderwerp van het bericht, typ dan die woorden in het veld Het veld Onderwerp bevat. Als u de regel wilt baseren op de urgentiestelling van het bericht, selecteer de urgentie in het menu De prioriteit is. Als u de regel wilt baseren op de geadresseerde van het bericht, typ dan de alias of het emailadres van de geadresseerde in het veld Personen- of distributielijst. Scheid twee of meer vermeldingen van elkaar met een puntkomma (;). Als u de regel wilt baseren op berichten die alleen aan u zijn verzonden, vink dan het selectievakje Alleen aan mij verzonden aan.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 20 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT


Geef op wat u met het bericht wilt doen als het voldoet aan de voorwaarden die u heeft opgegeven in stap 4.

5. Als u het bericht naar een map wilt verplaatsen, selecteer dan Verplaats het naar de opgegeven map, klik op opgegeven en selecteer vervolgens de gewenste map in het dialoogvenster Item verplaatsen / kopiren. 6. Als u het bericht naar een map wilt kopiren, selecteer dan Kopieer het naar de opgegeven map, klik op opgegeven en selecteer vervolgens de gewenste map in het dialoogvenster Item verplaatsen / kopiren. 7. Selecteer Verwijder het als u het bericht wilt verwijderen. 8. Als u het bericht naar iemand wilt doorsturen, selecteer dan Stuur het door naar en typ vervolgens de alias of het e-mailadres van de persoon of distributielijst in het naastgelegen veld. Scheid twee of meer vermeldingen van elkaar met een puntkomma (;). 9. Er wordt standaard een kopie van dit doorgestuurde bericht opgeslagen in Postvak IN. Haal het vinkje weg als u dit niet wilt. 10. Klik op Opslaan en sluiten.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 21 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Opties In Webmail kunt u op verschillende manieren de voorzieningen, functionaliteit en uiterlijk van het programma aanpassen. Klik op Opties in de knoppenbalk als u deze functies wilt aanpassen. Wanneer u een instelling voor de volgende opties wijzigt, worden deze wijzigingen alleen van kracht als u op Opslaan en sluiten klikt.

Bij afwezigheid van kortere of langere duur kunt u de Afwezigheidassistent instellen. Door de Afwezigheidassistent wordt automatisch een antwoord verzonden op e-mailberichten die binnenkomen tijdens uw afwezigheid. Dit automatische antwoord wordt eenmalig verzonden. Klik onder Afwezigheidassistent op de optie Ik ben afwezig om de afwezigheidassistent in te schakelen. Typ de tekst in van het bericht dat u wilt versturen tijdens uw afwezigheid in het tekstveld. Klik op Ik ben aanwezig om de afwezigheidassistent uit te schakelen.

Het aantal weergegeven items per pagina in de mappen aanpassen. Wat moet worden getoond nadat een item is verplaatst of verwijderd

Selecteer een getal in de lijst naast Aantal items dat per

pagina moet worden weergegeven.


Let wel: hoe hoger het aantal, hoe langer het duurt voordat de paginas worden vernieuwd. Selecteer een actie in de lijst naast Nadat een item is

verplaatst of verwijderd
Het volgende item in de lijst openen (standaardinstelling). Het vorige item openen Het programma kan terugkeren naar het venster van waaruit u het item hebt verplaatst of verwijderd, waarbij het volgende item in de lijst kan worden geselecteerd maar niet geopend.: Schakel het selectievakje Een melding weergeven bij nieuwe e-mail en/of Een geluidsignaal afspelen bij nieuwe e-mail in. Klik op Handtekening bewerken Typ de tekst voor de handtekening Maak deze tekst op in het dialoogvenster

Meldingen in de vorm van tekst en/of geluid bij het ontvangen van nieuwe emailberichten inschakelen. Een handtekening toevoegen aan uitgaande berichten.

Handtekening
Klik vervolgens op opslaan en sluiten. Vink het selectievakje Automatisch mijn

handtekening toevoegen aan uitgaande berichten


Instellen van een lettertype voor alle berichten. aan. Klik op Lettertype kiezen Selecteer een lettertype, een tekenstijl en een grootte Klik vervolgens op OK.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 22 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Gebruik de volgende opties om te bepalen of berichten die in het leesvenster worden weergegeven de markering gelezen krijgen of de markering ongelezen behouden. Items als gelezen markeren. Schakel het selectievakje Het item in het leesvenster als gelezen markeren in. Typ een getal in het tekstveld Wacht [n]

seconden voordat u het item als gelezen markeert.


Items die in het leesvenster worden weergegeven als gelezen markeren nadat u een ander item in de lijst hebt geselecteerd. Items die worden weergegeven in het leesvenster blijvend als ongelezen markeren. De standaardinstelling is 5 seconden. Schakel het selectievakje Markeer het item als gelezen wanneer de selectie verandert in. Dit is de standaardinstelling. Selecteer de optie Items niet automatisch als gelezen markeren.

Gebruik de volgende procedures om de opties voor spellingscontrole aan te passen. Wilt u voorkomen dat de spellingcontrole woorden met hoofdletters controleert, schakel dan het selectievakje Woorden in HOOFDLETTERS negeren in. Wilt u voorkomen dat de spellingcontrole woorden met getallen controleert schakel het selectievakje Woorden met getallen negeren in.. Wilt u de automatisch spellingcontrole uitvoeren voordat een bericht wordt verzonden schakel het selectievakje Controleer altijd de spelling voordat u een bericht verzendt in. Wilt u een woordenlijst selecteren, kies dan een taal uit de vervolgkeuzelijst.

Deze optie is niet beschikbaar.

Webmail helpt bij het beheren van ongewenste berichten en blokkeert koppelingen naar externe inhoud. Schakel het vakje Ongewenste e-mail filteren in. Via De lijst van ongewenste e-mail beheren.. kunt u in het volgende scherm opgeven welke adressen u wilt selecteren. Ga via Toevoegen naar het volgende scherm en klik op OK. Stel op deze manier uw eigen lijst samen.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 23 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

Reageren op leesbevestigingen. Hiermee wordt bedoeld dat er een leesbevestiging wordt gevraagd door de afzender. Indien u kiest voor Altijd een antwoord verzenden dan wordt er automatisch een leesbevestiging verzonden. Indien u kiest voor Niet automatisch een antwoord verzenden dan stuurt Webmail u de volgende boodschap wanneer door de afzender zon bevestiging wordt gevraagd. U moet dan expliciet uw toestemming geven.

Externe inhoud in HTML e-mailberichten blokkeren. HTML e-mailberichten kunnen koppelingen bevatten naar externe inhoud, zoals afbeeldingen of geluiden. Dergelijke koppelingen verschillen van de gebruikelijke, onderstreepte koppelingen. Het zijn verwijzingen in de HTML-broncode naar een externe locatie op internet zoals een website. Als u het bericht opent of weergeeft in het voorbeeldvenster wordt de externe inhoud door de computer gedownload, zodat de afbeelding kan worden weergegeven of het geluid afgespeeld. Dergelijke inhoud wordt meestal verzonden door goedwillende afzenders, die daarmee het verzenden van grote berichten voorkomen. Het downloaden van externe inhoud door de computer wordt echter ook gebruikt door ongewenste afzenders, zodat deze kunnen controleren of uw e-mailadres actief is. Zodra zij te weten komen dat het adres gekoppeld is aan een bestaand persoon, kunt u doelwit worden van ongewenste e-mailberichten. Externe inhoud, die op deze manier wordt gebruikt, wordt een webbaken (web beacon) genoemd. Als u wilt voorkomen dat Outlook Web Access webbakens download schakel dan het selectievakje Externe inhoud in HTML e-mailberichten blokkeren in.

U kunt het uiterlijk van Webmail wijzigen door een (ander) kleurenschema te kiezen.

Gebruik de keuzelijsten om de gewenste notatie te selecteren voor de verschillende stijlen als u de datum- en tijdnotatie wilt instellen die voor agenda-items worden gebruikt.

U kunt de weergave van de agenda aanpassen met Agendaopties. Als u de dag die in de Agenda wordt weergegeven wilt instellen als het begin van de week, selecteer dan de dag in lijst Week begint op. Als u de tijden wilt instellen die worden weergegeven voor elke wekdag, selecteer dan de gewenste tijden in de lijst Dag begint om en Dag eindigt om. Als u wilt instellen wanneer Outlook Web Access de weken voor het huidige jaar moet gaan nummeren, selecteer dan de gewenste optie in de lijst Eerste week van het jaar. De weeknummers worden weergegeven in het venster Datumkiezer in Agenda.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 24 van 25

Over Betuwe College Afdeling ICT

U kunt herinneringen instellen voor agenda-items en voor taken. Als u een herinneringsbericht wilt laten weergeven voor het begin van afspraken en vergaderingen zet dan een vinkje in het selectievak Herinneringen inschakelen voor agenda-items. Als u een herinneringsbericht wilt laten weergeven voor taken waarvan de einddatum verstrijkt, zet dan een vinkje in het selectievak Herinneringen inschakelen voor taakitems. Als u de herinnering van een geluid wilt voorzien, schakel dan het selectievak Een geluidsfragment afspelen wanneer het tijd is voor een herinnering in. Selecteer in de lijst Standaardherinnering hoe lang de periode moet zijn tussen herinnering en begin van het item.

Bij deze optie kunt u instellen in welk adresboek eerst moet worden gezocht bij het bepalen van de naam.

Hiervoor is een aparte handleiding beschikbaar die u kunt raadplegen.

Verwijderde items herstellen is mogelijk maar wij raden het af!

Wanneer u een instelling voor de bovenstaande opties wijzigt, worden deze wijzigingen alleen van kracht als u op Opslaan en sluiten klikt.

HandleidingWebmailVolledigV4.doc

OBC ICT

Pagina 25 van 25