Dra. Rosalba Gonzlez Centro Regional de Educacin para la Salud Salud.

Conocer a qu llamamos procedimiento operativo estndar (POE). Sus funciones e importancia. Conocer sus componentes.

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Para diferenciar bien los conceptos de procesos y procedimientos, podra ser til j p p prctico como el de la un ejemplo simple y p obtencin de comprimidos en la industria farmacutica. Todo el proceso abarca desde la compra de las l materias primas h t la obtencin d l t i i hasta l bt i del producto final y cada etapa en particular compone los procedimientos (mezclado, (mezclado granulacin, compresin)

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Para poder garantizar la replicacin replicacin, consistencia y uniformidad de los distintos procesos en una empresa es necesario el adecuado ordenamiento del personal mediante Procedimientos operativos estndar (POEs), en ingls Standard Operation Procedures (SOPs), Procedures(SOPs), en donde se detallan funciones y responsabilidades.

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Definicin:

Los POEs son instrucciones escritas para diversas operaciones particulares o generales y aplicables a diferentes productos o insumos. La realizacin de POE es requerida por las buenas prcticas de Manufactura (GMP) y por NORMAS INTERNACIONALES por ej: ISOs ISOs.

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Describe la serie de procedimientos y actividades que se deben realizar para conocer exactamente que se pretende alcanzar con grado de especialidad tal que cada cual dentro tal, de la organizacin pueda saber con exactitud qu le corresponder hacer, cuando se efecte la aplicacin del contenido del POE en las distintas personas que forman la organizacin.

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1. 2. 2 3. 4.

Gua d trabajo. de b Capacitacin del recurso humano humano. Asegurar la calidad del trabajo. Cumplimiento de las polticas de la organizacin.

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1.

Los procedimientos son la primera herramienta en la capacitacin del nuevo personal.

2. 3. 4.

Garantizan la realizacin de las tareas siempre de la misma forma. Sirven para evaluar al personal y conocer su desempeo. Al ser de revisin peridica, sirven para verificar su actualidad y como re-capacitacin del personal con experiencia.

5. 6.

Promueven la comunicacin entre los distintos sectores de la empresa. Son tiles para el desarrollo de autoinspecciones y auditorias.

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Su propsito principal es garantizar la uniformidad, reproducidad y consistencia de las caractersticas del producto empleado a empleado y turno a turno.

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Escriba los POES en un idioma que los que lo van a ejecutar entiendan. Describa los pasos para realizar cada tarea en orden cronolgico. Enumere todos los materiales a utilizar al empezar. No asuma que el destinatario del POE conoce toda la informacin crtica al procedimiento. Evite usar palabras ambiguas tales como: aproximadamente varias aproximadamente, varias, caliente o fro, etc.. Sea especfico en cuanto a temperatura, concentraciones, nmero de vueltas.

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Asegrese que su POE cumple con las distintas regulaciones. Describa claramente el uso de puntos decimales y reglas de redondeo. redondeo Evite el uso de sinnimos y de la palabra etctera. Escriba el POE usando oraciones cortas y con verbos en modo activo. activo

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FLUJOGRAMA DESARROLLO DE UN POE

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Lea los procedimientos antes de firmarlos. Coloque la fecha de cuando se aprob y la persona que lo aprueba. Tome en cuenta sectores que se afectan con el procedimiento, en su redaccin procedimiento y/o aprobacin. Disponga un perodo de implementacin posterior a la aprobacin, para ofrecer adiestramiento.

Realice auditoras peridicas para verificar su cumplimiento. Evale la transferencia del conocimiento, al rea de trabajo. Verifique que estn disponibles y que no estn en otro idioma, documentos idioma mencionados en el POE (manuales, u otros POES). Actualice los anexos al revisar el POE.

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Pida la opinin de quien lo va a ejecutar al preparar el POE. Revise el procedimiento completo antes de su implementacin. Ejecute el POE segn est Ej t l t escrito, sin libres interpretaciones. Re-capacite al personal ante cada cambio en el POE.

Evale su cumplimiento. cumplimiento No implemente cambios sin ser aprobados. Sea un modelo de cumplimiento. Conozca e instruya acerca de las consecuencias regulatorias y de proceso al no seguir los POES.

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Colaboradores: Participe activamente en el proceso de preparacin de los POES. Avise a su supervisor ante la necesidad de implementar cambios y/o actualizaciones actualizaciones.

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Cada sector que genere un POE deber consultar a Aseguramiento de Calidad para una correcta asignacin del mismo. Los POES d b ser generados por cada sector en conjunto deben d d con Aseguramiento de Calidad el cual indicar los lineamientos generales del mismo como son: formato, letra (tipo y tamao), tipo de hoja, etc..

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Generales: l
Cmo se realiza un Procedimiento Estndar. Cada cuanto se actualiza Quin los elabora Quin los aprueba Q p Quin puede solicitar la creacin de un Procedimiento O P di i Operativo E d i Estndar.

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Administrativos: Ad i i t ti Funciones del Recurso Humano administrativo. Horarios Contingencias Presupuestos Pagos rea fsica. I d Induccin i

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Especficas: f
Casos especiales. p Situaciones especfica.

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A quin va dirigido dirigido. Procedimientos operativos relacionados Cuerpo del procedimiento: C d l di i

Quin? C d ? Cundo? Cmo?

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Ttulo Procedimiento Relacionados. Procedimiento Quin: describir la funcin (no usar nombres) Cundo: momento en que se aplica el procedimiento. Cmo: el procedimiento en s p Al final: Elaborado por: xxx Fecha: xxxx p Aprobado por : xxxx fecha xxxxx

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Identificar el POE
Institucin Departamento p Tema General Nmero de POE

Centro Regional de Capacitacin en Salud Administracin

CRECS/ADM/OC/001 / / /

Organizacin de Cursos

Secciones del POE:

Propsito: para qu estamos haciendo este procedimiento. Ej. procedimiento Ej POEs relacionados Alcance : por ejemplo a qu departamentos involucra

Secciones del POE:

A li Aplica: P Procedimiento: di i t
personas involucradas o que tienen que regirse por este documento. descripcin detallada del proceso. versiones previas

Abreviaturas/definiciones Historial del documento: Anexos:

Documentos que se requieren para cumplir con el proceso.

Debe existir una lnea de aprobacin de los POEs.

Autor Gerente de Departamento Involucrado en el POE p Supervisor Inmediato Gerente General

Ejemplo de alimentacin Con POE para la Lechera Suprema de Idaho Id h

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Son documentos que contribuyen a tener una gua doc mentos q e contrib en na g a de trabajo estandarizada. Permiten que personas interesadas conozcan de una forma rpida y concisa el funcionamiento de la organizacin. Permiten una mejor induccin al personal nuevo de la organizacin. Su aplicacin contribuye a garantizar el mantenimiento de los niveles de calidad y servicio servicio.
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Formar 7 grupos:

4 grupos de 8 personas. 3 grupos de 9 personas.

Cada grupo elegir un tema para elaborar el respectivo procedimiento estndar:

1. 1 Muestra para laboratorio de hisopado nasofarngeo nasofarngeo. (toma muestra y envo desde el centro donde se obtiene hasta el laboratorio) 2. Atencin de pacientes con sntomas respiratorios en cuarto de urgencia. 3. Proceso para brindar informacin en salud a la poblacin p 4. Capacitacin del recurso humano. 5. Revisin de equipo mdico en urgencia. 6. Caso especfico.

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