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T O P L I N E

A busca pela conteno de custos em PMEs: como encontrar novas fontes de lucro dentro da prpria empresa
Dezembro de 2009
Por Raymond Boggs, Vice-presidente de Pesquisa para Pequenas e Mdias Empresas

A prioridade de negcios das pequenas e mdias empresas tem sido, tradicionalmente, expandir receitas, o que chave para gerar mais lucros. Mas medida que as empresas crescem, outra prioridade tambm aumenta em importncia controlar os custos. Na verdade, pode ser mais fcil gerar mais lucros administrando e controlando os custos do que expandindo para novos mercados. Pequenas e mdias empresas geralmente no se preocupam tanto com a conteno de custos, preferindo concentrar seu foco no aumento das vendas. Afinal, a estrutura organizacional plana e a administrao pessoal e prtica, associadas ao tamanho reduzido da empresa, j oferecem algum grau de controle de custos embutido, principalmente porque o proprietrio ou gerente geral precisa aprovar cada despesa. No entanto, medida que a empresa cresce, fica impossvel manter esse tipo de controle de custos pessoal, pois as polticas e prticas evoluem, surgem procedimentos e aprovaes necessrias e a responsabilidade pelo controle, anteriormente atribuda a indivduos, passa a ser obrigao de departamentos ou divises. Isso no significa que as pessoas ficam insensveis aos custos. Mas o objetivo de conteno pode ficar perdido no meio das preocupaes organizacionais inerentes ao crescimento de uma empresa.

Os caminhos para o controle de custos: "grande" e "fcil"

Para a administrao superior, existem dois caminhos para o controle de custos, e ambos devem ser adotados simultaneamente. O primeiro caminho envolve a identificao da origem dos custos maiores e de como lidar com eles. Esse caminho pode ser fcil de identificar, mas as tarefas associadas ao controle podem ser de difcil realizao. So bons exemplos os custos de pessoal para uma prestadora de servios ou os custos de matria prima para uma fbrica. Os procedimentos operacionais e os custos associados tambm devem sofrer verificao detalhada constante. O exame cuidadoso das diferentes tarefas envolvidas no processamento de pedidos, por exemplo, pode revelar etapas que poderiam ser combinadas ou eliminadas. Se voc no sabe ao certo em que lugar se concentram os custos mais altos, os recursos de software de administrao financeira e inteligncia de negcios (BI) podem ser de grande ajuda. Compreender inteiramente onde esto os custos mais altos pode ajudar na orientao de iniciativas de aprimoramento adequadas. claro, algumas mudanas envolvem formas fundamentais de operar a empresa e podem ser de difcil realizao, como nos seguintes exemplos: Reduo do nmero de fornecedores com os quais voc trabalha para aumentar a sua influncia de negociao

Corte no nmero de centros de dados que voc opera em diferentes regies Mudana no seu relacionamento com clientes antigos, mas no lucrativos Explorao da venda online como forma de manter os custos de distribuio controlados

O caminho menos escolhido

O segundo caminho frequentemente negligenciado: existe uma maneira simples e fcil de reduzir os custos? Os seus funcionrios podem fornecer informaes inestimveis neste aspecto, e ao compens-los pela economia sugerida, voc incentiva o surgimento de muitas idias. As dicas mais simples podem ser as melhores sadas. Henry Ford, por exemplo, pioneiro da produo em linha de montagem eficiente, exigia que as peas fossem enviadas para a sua fbrica em caixas de madeira de um determinado tamanho que poderiam ser reutilizadas como assoalho para os primeiros modelos de automvel Model T. Um exemplo contemporneo o de uma grande loja que queria simplificar o manuseio de seus produtos de higiene e reduzir os custos de manufatura e envio do fornecedor. A empresa ordenou que produtos como desodorantes no fossem mais embalados em caixas individuais, o que permitiu reduzir custos e preos e aumentou a margem. Nenhuma dessas abordagens bvia, mas ambas ajudaram a reduzir custos de forma criativa e relativamente indolor. A visibilidade de pequenas iniciativas dentro de uma empresa pode ajudar a incentivar uma cultura econmica em todos os nveis da empresa. A padronizao de prticas de negcios possui elementos dos caminhos "reduzir custos grandes" e "cortar custos de fcil identificao". As empresas com vrias localizaes fsicas, principalmente aquelas que cresceram por meio de aquisies, podem usar diferentes softwares financeiros. Talvez existam at mesmo diferentes abordagens usadas para estruturar bancos de dados, o que poderia complicar o uso das solues de BI. Em um ambiente como esse, o uso de recursos de negcios importantes pode sofrer limitaes. Assim, salvam-se os custos, mas grandes oportunidades podem ser perdidas. Ou pode existir um grande (e, por conseguinte, caro) esforo para combinar informaes de fontes incompatveis. O importante prever onde os custos podem escapar do controle e tomar as medidas corretivas antecipadamente a vigilncia constante essencial.

Conteno dos custos de tecnologia com investimentos inteligentes

O gerenciamento de custos em empresas pequenas e mdias apresenta aspectos das tcnicas de economia "grande" e "fcil", pelo menos aparentemente. Os investimentos em tecnologia feitos pela maioria das empresas so certamente grandes o suficiente para justificar a ateno, e existem oportunidades naturais para melhorias simples. Uma combinao de corte de custo ttico com decises de implantao estratgica de longo prazo pode causar um grande impacto na conteno de custo ao longo do tempo. Um bom exemplo a virtualizao: com ela, as empresas podem aproveitar as vantagens do poder de processamento subutilizado resultante da aquisio de novos servidores medida que a empresa cresce. A virtualizao, agindo juntamente com a consolidao de servidores, pode oferecer uma economia de custos significativa com a reduo de despesas com resfriamento e consumo de energia, bem como melhor gerenciamento e controle de recursos de TI.

Outra abordagem tecnolgica com potencial para controle de custo de longo prazo o softwarecomo-servio, ou SaaS. Geralmente, em empresas com vrias localizaes fsicas existem diferentes verses do mesmo software, o que acrescenta ineficincias ao negcio. Ao investir em uma soluo hospedada ou "em nuvem", a organizao pode assegurar que todos tenham acesso ao software mais atualizado gerenciado adequadamente para obter o valor mximo. No longo prazo, essa abordagem pode ajudar a solucionar o crescimento dos custos das operaes de TI. So dois os benefcios obtidos: a empresa paga somente pelo que usa e pode implantar recursos de forma eficaz e consistente medida que a organizao cresce. Do ponto de vista da produtividade operacional, isso pode ser uma grande vantagem, com implicaes nas metas da empresa, mas tambm com grande impacto na produtividade. Para muitas empresas, a idia do "controle de custos" pode soar mais como "domesticao de um cavalo selvagem". difcil conseguir controle absoluto em comparao com a reduo do ritmo e a administrao do direcionamento do progresso. A disciplina associada realizao de mais com menos agora uma habilidade essencial, e as empresas vm sendo desafiadas a, de um lado, garantir sua sobrevivncia (gerenciar custos) e, de outro, pavimentar a base para o crescimento (investir de forma inteligente). A conteno de custos precisa fazer parte das preocupaes de todo gerente, com a minimizao do custo das vendas to importante quanto a reduo do custo da produo. H vrios recursos externos disponveis para ajudar as empresas a serem mais eficientes; porm, no fim das contas, a cultura da economia de custos mais bem desenvolvida se for de dentro da prpria empresa. Lembre-se de que a conteno de custos um processo, e no um destino, e que sempre possvel melhorar.

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