Universidad de Oriente Ncleo de Nueva Esparta Escuela de Hotelera y Turismo Licenciatura en Informtica Cursos Especiales de Grado

SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ESCRITORIO PARA EL CONTROL DE PROFESORES Y PAGOS MENSUALES DE LA UNIDAD EDUCATIVA RENACER

Realizado Por: Br. Gabriel Eduardo Mora Mata C.I: 19.606.885 Br. Williams Jos Chacn Gonzlez C.I: 18.245.790

Guatamare, noviembre de 2011

Organizacin.

La Licenciada Gregoria Cardona (entrevista no estructurada, octubre 28, 2011) Directora de la Unidad Educativa Renacer comenta que dicha

institucin fue fundada en 1995 por la Lic. Araceli Payo de Tawil. Durante los primeros dos (2) aos el colegio funcion como nivel preescolar, y en los aos sucesivos se dio apertura a los grados correspondiente a Educacin Primaria y Secundaria tal y como se encuentra constituido en la actualidad. Es un colegio lder en lo que a educacin y valores morales se refiere, cuya funcin principal es la formacin de individuos slidamente preparados para el competitivo mundo de hoy, pero sin dejar de lado la conciencia social y ambiental que sern de apoyo de su vida futura. De igual manera busca facilitarle una sana y eficiente prctica deportiva, que aunada a otras manifestaciones del quehacer humano, proporcionen una verdadera formacin a los alumnos.

Ubicacin. La Unidad Educativa Renacer se encuentra ubicada en la Urbanizacin Iginia Caraballo, sector Mundo Nuevo, Los Robles, Municipio Maneiro, estado Nueva Esparta (ver Grfico 1).

Grafico 1: Ubicacin de la Unidad Educativa Renacer, tomado de Google Earth (2011).

Estructura Organizativa del Plantel. La Licenciada Gregoria Cardona (entrevista no estructurada,

noviembre, 2011), explica que la Unidad Educativa Renacer se divide en dos (2) partes, la primera que es la direccin acadmica, donde se relaciona con la formacin del estudiante acadmicamente, todo lo referente a control de estudios, organizacin estudiantil, consejo general y la otra parte que se refiere a la Direccin Administrativa, todo lo relacionado con el pago de profesores, control de asistencias, y control del pago de la mensualidad por parte de los representantes.

Estructura Organizativa (Lic. Gregoria Cardona, 2011)

Direccin General

Direccin Acadmica Direccin Administrativa Organiz. Estudiantil Junta padres y Repres. Control de Estudio Consejo Tcnico Docente Consejo Docente Consejo General de Docente

SECRETARIA

PERSONAL OBRERO

Docentes de
Educacin Inicial Alumnos

Docentes Bsicas
I Y II Etapa

Profesores Bsica
III Y E.M.D.P Alumnos

Alumnos

Departamento a Trabajar.

El departamento donde se llevan a cabo todas las operaciones respecto al control del plantel es la Direccin Administrativa. En este departamento de la unidad educativa Renacer se llevar a cabo el desarrollo del sistema para control de inscripcin y estudiantes, actualmente la Lic. Gregoria Cardona, directora del plantel (Entrevista no Estructurada, Octubre 2011), explica que esta rea es la encargada de llevar a cabo todos los aos el proceso de inscripcin, control de estudiante, el pago y/o mensualidad, el orden que se lleva en cada una de las caractersticas mencionadas no est automatizado, todo se anota en un formato creado en una pgina de Word, tanto la inscripcin como cualquier otro documento que se necesite, tales como boletines, citaciones, entre otras. Tambin comenta que respecto a la competencia que tiene el plantel con otras instituciones educativas en su comunidad es bajo ya que en el sector donde se encuentra solo existe la Unidad Educativa Renacer.

Procesos de la Organizacin.

Inscripcin de los Alumnos. Al comenzar el ao escolar, se dedica gran parte del tiempo a lo que

amerita el proceso de inscripcin, para poder inscribir un alumno se debe depositar lo que es la matrcula, luego llenar la planilla de inscripcin anteriormente mencionada, despus que se rellena se coloca el sello de la Unidad Educativa y se lleva a la direccin donde se realiza la entrega del

voucher o recibo de pago para pegarle el sello a la planilla de inscripcin y de esa forma la persona queda inscrita en el ao escolar en curso (ver Grfico 2).

Grafico 2: Formato Planilla de Inscripcin Escolar de la Unidad Educativa Renacer, tomado de la Direccin Administrativa (2011).

Control Inasistencias de Profesores.

Dicho proceso se lleva a cabo en una hoja de Microsoft Excel, donde se coloca el mes, ao y nombre del profesor para contar sus inasistencias durante dicho mes, para saber si falt un profesor o no, al entrar al plantel hace falta pasar por la direccin y firmar un control de asistencias. Pago de Profesores.

Para concretar el pago de un profesor primero se debe saber cuantos das al mes fue, si tuvo alguna inasistencias, luego las deducciones, a lo que seguro social, ley de poltica habitacional y entre otras se refiere, para poder calcular el total a cancelar, cabe destacar que todo este proceso de pago se hace a travs de una hoja de Excel donde se colocan los nombre de los apellidos y nombres de los profesores acompaado del mes que se ha pagado.

Procesos a Automatizar. Los procesos organizativos que se decidieron a automatizar fueron ya explicados anteriormente, tomando en cuenta que ya en cada uno no se tendr que hacer tanto trabajo, cada proceso se explicar a continuacin:

Proceso de Inscripcin:

Al automatizar este proceso la persona encargada de llenar la planilla no tendr q hacerla a bolgrafo, todo ser a travs del computador, si es persona nueva en el plantel se tendr que llenar toda la planilla, si el alumno es regular del plantel, solo con la cdula del Padre o

Representante, se llenaran automticamente los campos, solo cambiaria el perodo acadmico. Control Inasistencias Profesores:

Se cargar un mdulo para saber cuntas inasistencias tuvo un profesor al mes, as se podr sacar estadsticas del docente que falt ms a las actividades escolares, para poder tomar decisiones del caso. Pago Mensual de Profesores:

Al finalizar el mes, cada profesor tendr su salario cargado en sistema para cancelarse sin necesidad de sacar a mano las deducciones, ser un salario constante.

Opciones a Innovar en el Sistema Administrativo. Servidor SMTP para el envo de email al representado

Al momento en que un representante se atrase con el pago mensual, el sistema automticamente, mediante un servidor SMTP, o servidor de Email, enviar una notificacin va internet, que llegara al buzn de correo del representante, que le recordara sobre cancelar la mensualidad. Modem para envo de mensajes de texto en caso que el representante no tenga email. En caso de que el representante no cuente con Email, se tomar la previsin de colocar un modem para envo de mensajes de texto, el sistema se encargar de enviarlo automticamente para recordar del pago mensual o en su defecto, tambin puede enviarle un mensaje de alguna otra notificacin que se le quiera participar.

Lector de huellas para el control de asistencias del Profesor y de reciclaje de papel, se

En estos tiempos de avance tecnolgico

optar por colocar un lector de huellas en el plantel para uso exclusivo de los profesores, este sistema marcara la hora de entrada y salida exacta, para un mejor control del personal Docente.