A importncia da comunicao no gerenciamento de projetos Quando falamos em gerenciamento de projetos, pensamos logo em administrao de prazo, escopo e qualidade.

Na verdade, a administrao de todas estas reas, requer do gerente de projeto uma gama de habilidades e tcnicas efetivas, pois muitos elementos precisam ser coordenados. Manter um time unido e slido, e atender as expectativas dos stakeholders um dos grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta. Um bom plano de comunicao pode ser chave para que a execuo e o controle do projeto tenham sucesso. Na minha viso, o desenvolvimento de um bom plano de comunicao inclui alguns importantes fatores como : administrao de informao, expectativas de stakeholders , contedo e preciso da informao. Administrao de informao Durante todo o ciclo de vida de um projeto, so produzidas ou recebidas, uma grande quantidade de informaes. A Administrao desta informao a responsabilidade do gerente de projeto. Em um plano de comunicao, devemos ter identificado de forma clara como uma informao ser gerada e distribuda. Este plano deveria identificar os tipos de relatrios (relatrios formais, status do projeto, memorandos, etc.), a freqncia que os relatrios sero gerados, e em que momento devero acontecer as reunies. Contedo das informaes Aps a identificao dos relatrios, devem ser documentados os elementos de dados e o nvel de detalhe que cada relatrio ou documento deve conter. Nesta etapa, tambm importante entender que tipo de informaes, os stakeholders pretendem estar recebendo. De nada adianta gerar uma curva S, com todo detalhe de trabalho realizado x planejado e enviar para o gerente de suprimentos e contratao, ou ainda gerarmos um fluxo de caixa e enviar para um supervisor de produo. Habilidade de comunicao A habilidade de comunicao essencial para assegurar a compreenso de informaes durante todo o ciclo de vida de um projeto. Existem vrios momentos ou fases que habilidade de comunicao pode e deve ser aplicada. aplicada desde o processo de iniciao, estende-se ao plano global do projeto e de uma forma importantssima na entrega e encerramento do projeto. Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que os stakeholders estejam bem informados considerado uma habilidade de comunicao. Preciso Independente do destino, ou do resultado que a mesma deva apresentar, a informao deve ser clara, objetiva e precisa. A tentativa de suavizar uma informao ruim, ou omitir a informao, pode acarretar uma queda do gerente de projeto. Em contrapartida, tentar enfeitar demais um resultado bom que o projeto vem apresentando, tambm no interessante para um gerente.

Um gerente de projeto honesto e que mostra segurana nas informaes que gera, conseguir obter de seu time a motivao necessria para o sucesso do projeto. Expectativas de stakeholders Estudar e entender as expectativas dos stakeholders do projeto, pode ajudar na gerao de relatrios e em momentos de decises no projeto. Conhecendo as expectativas, dos membros do time e todos stakeholders, minimiza o risco de desinformao, frustrao ou insucesso do projeto. Comunicao e o plano global do projeto Analisando cada uma das reas de conhecimento de um plano global de projeto, consegui em cada uma delas, encontrar um pequeno espao para aplicar algum tipo de habilidade ou tcnica de comunicao. Por exemplo no planejamento de Escopo, para executar um bom planejamento e detalhamento do escopo de um projeto, o gerente precisa obter informaes sobre o projeto. A partir da autorizao de incio do projeto, efetuada formalmente pelo project charter, o gerente de projeto passa a conhecer o produto que ser desenvolvido, a necessidade do negcio, premissas, objetivos e restries do projeto. A partir da tudo envolve comunicao. necessrio obter informaes precisas de quando o projeto deve iniciar, quanto ele deve custar e principalmente qual o produto e sub-produtos sero gerados. Se acontecer uma descrio errada do produto, ou se no planejamento do escopo no estiver claro o que est dentro e fora do escopo, o projeto pode no ter fim. Para isto, alm de aplicar todas as tcnicas e habilidade de planejamento de escopo, tambm precisamos de uma ajuda da rea de comunicao, pois precisamos adquirir informaes de pessoas especializadas no desenvolvimento do produto. Ao buscar e receber estas informaes, estamos exercitando a comunicao, pois existe um emissor, um receptor e uma mensagem, que poder ser clara ou no, isto tambm depender de que forma a mensagem est sendo enviada ou recebida, se estamos utilizando a documentao prevista no projeto e de forma eficaz. Isto se aplica a todas as reas. Sempre que necessitamos efetuar um planejamento de escopo, prazo, custos, recursos humanos, qualidade, risco ou suprimentos, sempre existiro pessoas se comunicando. Pessoas solicitando ou recebendo informaes, pessoas informando e pessoas sendo informadas. De que forma tudo isto vai acontecer? Estamos preparados para as reunies? Conhecemos o suficiente do produto que ser desenvolvido? Os prazos esto corretos? Qual o custo do projeto? Este sub-produto est no escopo do projeto? Precisamos alterar o prazo? Alterando o prazo a qualidade ser mantida? E se a mquina quebrar, o projeto atrasa? Qual a posio do projeto ? Percebam que em todas as reas, ser necessrio a solicitao e obteno de informao, ou seja, estaremos sempre nos comunicando. Outras consideraes Muitas pessoas acreditam que possuam habilidade de comunicao, e talvez, at mesmo por esta razo, no se dado a devida importncia ao plano de comunicao em um projeto.

Porm, este assunto muito mais amplo e complexo, e no se estende a apenas um plano escrito. A habilidade de comunicao, uma tcnica que requer muito estudo e leitura. Pequenas falhas de comunicao podem levar um projeto ao caos total. Em toda minha experincia, seja ela adquirida em meu trabalho, ou em meus estudos, j presenciei situaes, causadas por falha de comunicao, que geraram um grande desgaste na relao entre os envolvidos no projeto. Um simples gesto ou uma expresso facial, no compreendida de forma correta, em uma reunio de abertura de projeto, pode fazer com que este nem ao menos se inicie. Uma simples brincadeira ligada a um time de futebol, que o favorito do sponsor do projeto, pode no parecer verdade, mas pode por tudo a perder. Falar de uma forma mais enrgica com uma pessoa chave do time, em um dia em que este brigou com a esposa pode causar srios danos produtividade do projeto. Uma pequena distrao, no momento em que se est elaborando um plano, como por exemplo, deixar de escrever um item de fator de encerramento do projeto, pode levar um projeto a ter um ciclo de vida infinito. Em resumo um processo de coordenao de atividades, informaes e decises, tem que ser um processo que reuna critrios, planejamento, documentao, e tambm a arte de se comunicar. Fonte JACOB, Maria Isabel. A importncia da comunicao no gerenciamento de projetos. Disponvel em: < http://www.ietec.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/100>. Acesso em: 05 jan. 2007.