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INDICE

1.

EJERCICIO 5............................................................................................................................................................ 2 1.1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco .............................................................................. 2 1.2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin ....................................................................... 3 1.3. Generacin de informes de inventario .......................................................................................................... 4 1.4. Facturacin para cursos matriculados en lnea ............................................................................................. 4 1.5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera ................................................... 5 2. EJERCICIO 6............................................................................................................................................................ 5 2.1. RESPUESTA:............................................................................................................................................... 5

Automatizacin de Procesos Administrativos I

Ejercicios Cap. 3

1. EJERCICIO 5
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes. 1.1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco 1.2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin 1.3. Generacin de informes de inventario 1.4. Facturacin para cursos matriculados en lnea 1.5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera

1.1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco

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1.2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin

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1.3. Generacin de informes de inventario

1.4. Facturacin para cursos matriculados en lnea

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1.5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera

2. EJERCICIO 6
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Determine cul es el propsito de la comunicacin en la administracin. Explique por qu y cmo se logra un cambio de la estructura organizacional para: 1. Aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales por los subordinados 2. Obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales 3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones 4. Clarificar las responsabilidades de tarea 5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeo Responda estas preguntas basado en el organigrama de Chokolak

2.1. RESPUESTA:
Para promover los cambios en la estructura organizativa se mencionan los siguientes problemas en el organigrama presentado: El organigrama no cumple con las reglas para diagramar organigrama, pues no est claro el principio de mando del auxiliar de contabilidad y de los mandos medios, adems, 5

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se utilizaron flechas lo cual no es correcto, ya que el organigrama debe demostrar relacin y no flujo. A continuacin, se propone el siguiente organigrama:

1. Para aumentar la aceptacin de las reglas organizacionales es necesario que haya un Depto. de Recursos Humanos que se encargue en difundir toda la informacin al personal, y que se tengan diferentes mtodos canales de comunicacin para difundir el reglamento (desde el reclutamiento, en la induccin, por intranet, pizarra informativa, manuales, etc.), de tal forma que se asegure que la informacin llegue a los subordinados. De esta forma la informacin se centraliza en un solo Depto. y se comunican directamente con personal de mandos medios para que en conjunto hagan cumplir las reglas de la organizacin. 2. Para obtener mayor dedicacin a los objetivos organizacionales, los subordinados deben tener claro la misin y visn de la organizacin, los objetivos del departamento al que pertenecen. Los mandos medios deben comunicar claramente los objetivos del departamento y establecer planes de motivacin, controlar y evaluar el desempeo del personal. Todo esto con la finalidad de reducir al mnimo la incertidumbre de los subordinados. 3. La informacin que proporcionan los subordinados es vital para la toma de decisiones, por lo que deben de realizar procesos de revisin de la informacin, con el objetivo de que los informes que trasladen a los mandos medios sea exacta e ntegra. 6

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4. Y 5. Para clarificar las responsabilidades de tareas e identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades, Recursos Humanos en conjunto con Mandos Medios deben definir un manual de puestos con sus respectivos requisitos del puesto, atribuciones, responsabilidades y obligaciones, de tal forma que jefe y subordinado tengan claro conocimiento de las tareas a realizar para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin.