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PROCESO DE AJUSTE

QUIENES INTERVIENEN PREPARATIVOS PREVIOS A UN POSIBLE SINIESTRO ACCIONES DURANTE UN SINISTRO ACCIONES INMEDIATAS POSTERIORES AL SINIESTRO RECLAMACIN AJUSTE INDEMNIZACIN RECOMENDACIONES

QUIENES INTERVIENEN EN EL AJUSTE

REA DE SEGURIDAD DE LA EMPRESA AFECTADA EL ADMINISTRADOR DE RIESGOS EL AGENTE DE SEGUROS COMPAA ASEGURADORA EL AJUSTADOR DE SEGUROS

REA DE SEGURIDAD DE LA EMPRESA

Se considera que en cualquier industria existe un rea de seguridad, cuyo papel sea desarrollar la logstica de los planes de contingencia, actuar con diligencia en caso de siniestro aplicando dichos planes, esto con la finalidad primordial de mantener antes que nada la seguridad de las personas, y enseguida la seguridad de los bienes y/o instalaciones daadas y en riesgo potencial.

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EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DE RIESGOS

Se considera que su funcin es fundamental en los siguientes entornos: RIESGOS: Desarrollo de la logstica para la evaluacin de riesgos. POLIZA: Mediante un anlisis de mercado sobre el tipo de pliza(s) existente(s), adecua la (s) pliza(s) apropiadas a las necesidades del riesgo evaluado. ASEGURADORA: Buscar la mejor opcin tcnica, de servicio y econmica para el Asegurado conjuntamente con el Agente de Seguros. SINIESTROS: Parte fundamental para el enlace logstico entre Asegurado y Ca. Aseguradora, cuya contribucin necesariamente ser la de fundamentar el reclamo de acuerdo a sus conocimientos de riesgos y plizas de seguros, basado en la informacin generada por el negocio afectado. Es adems fundamental su intervencin en el desarrollo de ajuste y su conclusin.

EL PAPEL DEL AGENTE DE SEGUROS

Se considera que su funcin para la atencin de siniestros es fundamental en la asesora tcnica de seguros, y la recuperacin justa de la prdida real. Consideramos es una de las principales entidades en la interpretacin del contrato de seguro aplicable a un siniestro. Es el principal conducto entre el Asegurado, la Ca. Aseguradora y Ajustadores independientes. Dada la capacitacin tcnica multidisciplinaria que requiere para la asesora de grandes negocios; es un colaborador activo desde las inspecciones preliminares, ajuste de prdidas y finiquitos.

PAPEL DE LA COMPAA ASEGURADORA

Institucin cuya funcin principal para el caso de siniestros es la de resarcir el importe total de la prdida indemnizable, principalmente sobre la base del ajuste de prdida, todo en funcin de los alcances de la pliza que en su caso se afecte. La decisin final sobre el pago a realizarse al Asegurado, la procedencia o improcedencia es de la propia Compaa Aseguradora, basada en el art. 119 de la Ley sobre el Contrato de Seguros.
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EL PAPEL DEL AJUSTADOR

Parte fundamental, cuya funcin elemental es determinar el importe de la prdida real e indemnizable a la luz del contrato de seguros. Es tcito que su funcin es determinar un justo resarcimiento del perjuicio econmico sufrido por el Asegurado. La funcin del Ajustador no puede ejercerse sin la colaboracin total del Asegurado, Agente de Seguros y Compaa Aseguradora. Su carcter independiente debe asegurar la imparcialidad total en su desempeo.

PREPARATIVOS PREVIOS A UN POSIBLE SINIESTRO

Anlisis de riesgos Planes de contingencia Reserva de refacciones clave Contactos clave de las diversas ubicaciones Acceso inmediato a informacin clave de acuerdo a cada cobertura Inventario detallado de bienes en riesgo o avalo actualizado que sea de acceso inmediato Resguardo de documentos bsicos

ANLISIS DE RIESGOS

Determinar proceso productivo Identificacin de equipos clave Identificacin de P.M.L. (prdida mxima probable) Identificacin N.L.E. (prdida normal esperada)

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Verificacin de refacciones disponibles Identificacin de peligros en el proceso Localizacin de plantas alternas o equipos alternos Disponibilidad y proximidad de proveedores Etc.

PLANES DE CONTINGENCIA

Simulacros de evacuacin Equipo de seguridad Instalaciones alternas Instalaciones para control de siniestros Otros

CONTACTOS CLAVE EN LAS DIVERSAS UBICACIONES

Una prdida grave requiere de una serie de decisiones importantes respecto a cuestiones tales como salvamento, aceleracin de las reparaciones, o reanudacin de las operaciones. Algunas de estas decisiones se tienen que tomar al nivel de la alta gerencia; y otras se tomarn a los niveles de planta, de produccin, de administracin o de ventas. Para poder funcionar eficazmente durante la emergencia, hay que cerciorarse de designar al responsable, coordinarse y comunicarse con la Ca. Aseguradora, su Agente y Ajustador. En su lista de contactos deben figurar la oficina de reclamaciones de la Aseguradora, su Agente entre otros. Es absolutamente indispensable contar con los telfonos particulares.

ACCESO INMEDIATO A INFORMACIN CLAVE POR COBERTURA

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Quin va a ser el responsable de reunir los datos necesarios para elaborar la reclamacin? Estos probablemente provendrn de varios departamentos, entre los que figurarn el de ventas, contabilidad y de nmina. Saben los individuos que estn al frente cules son sus responsabilidades y cun rpidamente tienen que iniciar el proceso? La identificacin previa de estas personas y l haberles dado un breve adiestramiento sobre los registros que se requerirn, har que su reclamacin sea ms fcil de documentar, de sustentar y de cobrar. Independientemente de lo anterior, se requerir en forma inmediata documentacin mnima preliminar. (Ver Solicitud por cobertura).

DOCUMENTACION MNIMA PRELIMINAR

Ramos Tcnicos - Reporte interno - Especificaciones de maquinaria e instalaciones - Diagramas de proceso y operaciones - Bitcoras de operacin y mantenimiento - Estimacin preliminar de daos Montaje y Obra Civil - Reporte interno - Especificaciones de equipo y obra civil - Planos - Contrato de obra - Estimacin preliminar de daos Equipo de contratista

- Reporte interno - Caractersticas del equipo daado - Parte de autoridades - Bitcora de mantenimiento - Estimacin de los daos Incendio y adicionales - Reporte interno - Reporte de bomberos y/o proteccin civil

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- Acta de autoridades y liberacin (en su caso) - Diagrama de proceso - Planos generales - Avalo y ltimo inventario - Estimacin de los daos Transporte - Reporte interno de daos - Taln de embarque - Caractersticas tcnicas del embarque - Factura - Estimacin de los daos

Responsabilidad civil - Reporte interno - Reclamacin del tercero afectado - Contratos entre asegurado y tercero - Caractersticas de los bienes daados - Estimacin de los daos Robo de mercancas dinero y/o valores - Reporte interno - Acta de las autoridades - Relacin de bienes robados - Ultimo inventario de bienes antes del siniestro - Estimacin de la prdida Ganancias brutas - Informe sobre la causa de la interrupcin - Pronstico del lapso de interrupcin - Diagrama de procesos - Procesos interrumpidos - Capacidad de produccin - Estimacin de la prdida

INVENTARIO DETALLADO AVALO ACTUALIZADO

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Las reclamaciones concernientes a maquinaria y equipo pueden resultar complicadas. En caso de que no exista ningn avalo formal, averiguar qu tipo de listas existen para documentar la maquinaria y el equipo. De manera ideal, se deber poseer una descripcin detallada de cada mquina, junto con el nombre de su fabricante, su antigedad y costo, incluyendo el costo de su transporte, instalacin, accesorios, adminculos y modificaciones. Una foto o un vdeo que muestre la maquinaria y el equipo puede ayudar a observar los aspectos de estas en operacin, y el estado fsico que guardaban.

CUIDAR RESGUARDO DE DOCUMENTOS BSICOS

Algunos documentos se guardan en las instalaciones y tal vez no existan duplicados de ellos en ninguna otra parte. Habr problemas si se tienen que volver a crear evidencias de lo que exista antes del siniestro, de no contarse con un avalo, un inventario, o un libro mayor. Es importante que estos documentos si se encuentran en el mismo local, debern hallarse en un rea a prueba de incendio. Sin embargo, el mejor procedimiento es guardar una copia de estos documentos en algn sitio fuera de las instalaciones. Algunos ejemplos de tal documentacin son: Avalos Planos Fotografas Registros de propiedad Registros de inventarios Registros financieros, entre otros.

ACCIONES DURANTE UN SINIESTRO

Aviso inmediato a las autoridades y bomberos, en su caso: Toma de medidas para disminuir o evitar mayores daos y/o prdidas. Notificacin inmediata al rea de Administracin de Riesgos. Notificacin inmediata a los Agentes de Seguros, Ca. Aseguradora y Ajustador.

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Gestiones formales inmediata de responsable del siniestro, en su caso.

reclamo

contra

quien

resulte

Salvaguarda inmediata de bienes daados.

AVISO INMEDIATO A LAS AUTORIDADES Y BOMBEROS

Esta accin deber realizarse cuando existan siniestros en los cuales se requiera su intervencin, por ejemplo: Incendio Explosin Accidentes de personas, en trnsito Derrame de productos Robo y/o asalto Daos por responsabilidad civil Etc...

MEDIDAS PARA DISMINUIR EVITAR MAYORES DAOS y/o PRDIDAS

Esta es una accin bsica que el Asegurado deber realizar conforme a las obligaciones previstas en el contrato de seguro. Adems de restablecer la proteccin contra incendio, el sentido comn y tambin la pliza del seguro, exige que se tomen medidas para impedir mayores daos. Su personal debe adoptar medidas de emergencia inmediatas con el fin de reducir los daos. Cuando sea posible, obtengan la aprobacin del ajustador antes de proceder a tomar medidas provisionales y de efectuar reparaciones permanentes.

NOTIFICACIN AL ADMINISTRADOR DE ASEGURADORA, AGENTE Y AJUSTADOR

RIESGOS,

Es importante notificar de los hechos a las personas que van a estar involucradas en el caso, para iniciar la logstica de recuperacin.

SALVAGUARDA DE BIENES DAADOS

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La salvaguarda de los bienes daados garantiza la revisin y apreciacin de alcance de daos en caso de dudas, as como la posibilidad de recuperaciones. Tan pronto como haya condiciones de seguridad, comenzar a limpiar, proteger y recuperar: Separar los bienes daados de aquellos que no lo estn, y empezar a colocar aparte aquello que se pueda salvar. Secar y proteger todos los motores y equipo elctrico.

Limpiar, secar y proteger la maquinaria para evitar que se oxide. Reprocesar cualquier material daado que se pueda volver a utilizar. Volver a empacar las mercancas terminadas, en caso de que no hayan sufrido daos. No hay que deshacerse de ningn tipo de material en tanto el ajustador no concuerde en que es imposible salvarlo.

ACCIONES INMEDIATAS POSTERIORES AL SINIESTRO

Inspeccin preliminar conjunta Acciones en su caso, para liberar por parte de autoridades bienes o instalaciones Reunin para toma de acciones, coordinacin y solicitud de documentos Evaluacin preliminar de daos o prdidas, tiempo de paralizacin o entorpecimiento de operaciones Reparaciones y/o medidas provisionales Contacto con proveedores de servicios especializados para agilizar evaluaciones en de daos y presupuestos Gestiones formales responsable inmediatas de reclamo contra quien resulte

INSPECCION PRELIMINAR

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Cuando se hace una inspeccin adecuada conjuntamente con el afectado, se garantiza la precisin de la descripcin de los daos. Siempre resulta til que sepan cules son sus propiedades, pero es an ms importante que, la persona que vaya a estar a cargo de las negociaciones, inspeccione personalmente la propiedad tan pronto como sea posible despus del siniestro. En ese momento, se deben tomar notas y recoger impresiones generales que posteriormente resultarn vitales para el ajuste de la prdida. Es de suma importancia el tomar fotografas o videos, para que despus ayuden a plasmar lo sucedido.

ACCIONES PARA LIBERAR BIENES INSTALACIONES

Es importante contar con la liberacin, ya sea del local o bienes daados, en primer trmino para salvaguardarlo conforme a las circunstancias del caso, en segundo trmino para poder disponer de los bienes y llevar a cabo el ajuste correspondiente.

TOMA DE ACCIONES Y COORDINACIN

Desde el inicio del ajuste es conveniente contar con una ruta crtica para establecer tiempos y movimientos y definir la informacin referida para el caso. La elaboracin y presentacin de una reclamacin de gran envergadura es un proceso complicado. Tienen que trabajar juntas las personas de muchos departamentos, con el fin de, producir un resultado que sea aceptable para su organizacin y para la aseguradora. Para realizar esta labor quizs se tengan que cruzar muchas lneas normales de autoridad y de responsabilidad. Sin embargo, todas las personas que intervengan deben entender, cuando menos de manera general, lo que el responsable trata de lograr, y por qu.

EVALUACION PRELIMINAR Y DAOS PRDIDAS

De la definicin de daos se puede conocer el alcance de tiempos de paralizacin, teniendo una evaluacin clara de los puntos crticos en cualquier proceso productivo.

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Ya estn, no protegidos mediante un seguro contra interrupcin de las actividades, es de vital importancia el hecho de mantener las operaciones en marcha. Es preciso considerar si resulta prctico, establecer instalaciones provisionales en el sitio donde se hallen ubicados, o en otro, en tanto se efectan reparaciones. Si entre sus operaciones figura la fabricacin, quizs puedan extender la produccin agregando otra lnea de manufactura o un turno adicional, ya en la misma planta o en otras instalaciones que fabriquen el mismo producto; o tal vez se pudieran mantener las ventas, mediante las existencias en inventario, o realizando embarques desde otras instalaciones.

REPARACIONES y/o MEDIDAS PROVISIONALES

En ocasiones es conveniente llevar a cabo reparaciones y medidas provisionales para evitar entorpecimiento de operaciones. En caso de necesitarse reparaciones provisionales para salvar, preservar y proteger los bienes, deben efectuarse inmediatamente. Empleando la prueba de la "persona razonable, haciendo lo que una persona razonable hara y sera capaz de explicar al ajustador. Notifiquen al ajustador, tan pronto como sea posible, las reparaciones provisionales que se estn efectuando.

CONTACTOS CON ESPECIALIZADOS

PROVEEDORES

DE

SERVICIOS

Se recomienda contar con un listado de proveedores de servicios y bienes, de preferencia con empresas que se puedan tener contratos previos para agilizar evaluacin de daos y presupuestos. ( Se recomienda llevar a cabo concursos previos para tener de antemano a los proveedores de estos bienes y servicios). Un contratista acostumbrado a trabajar en el campo de las rreclamaciones de seguros, deber saber qu tipo de desglose se requiere en la propuesta. Una licitacin que no contenga los detalles completos y el desglose puntual en que se sustenta, igualmente retrasar el proceso de ajuste.

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Para la misma situacin, cuando se trate de maquinaria y equipo, es posible que necesiten documentos provenientes del fabricante del equipo, o de expertos en reparacin de maquinaria.

GESTIONES INMEDIATAS DE RECLAMO

Es importante iniciar las gestiones relacionadas con una posible subrogacin para evitar rezago de reclamo. Las gestiones de subrogacin con todos los elementos que contempla deben llevarse a cabo paralelamente a la integracin de la informacin para la reclamacin.

RECLAMACIN

Acopio inmediato de documentos para presentar la reclamacin Presentacin completa de documentos requeridos por el ajustador Reclamacin valorizada debidamente sustentada

ACOPIO DE DOCUMENTACIN

La rapidez con que se integren los documentos para el reclamo, inciden directamente en el cumplimiento de la ruta crtica trazada, es importante coordinarse entre las partes que participan en el ajuste para reducir tiempos. Asignar a una persona para que supervise todo el proceso de elaboracin de la reclamacin desde el establecimiento de rdenes de trabajo, especficas u otros mecanismos contables similares, hasta el clculo final de las cifras de la reclamacin. Este enfoque es ms eficiente, que el de confiar en que cada departamento desempee las funciones necesarias sin contar con la gua de una fuente central.
..

PRESENTACIN VALORIZADA DE LA RECLAMACIN

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La reclamacin debe estar valorizada con todos los elementos que la componen, realizando las subdivisiones que procedan conforme al contrato de seguro. Es recomendable contar con todos los documentos e informacin ya sea directa o indirecta, que permita arribar a un anlisis numrico preciso.( Ver solicitud de documentos) Tan pronto como sea posible despus del siniestro, notifiquen a su departamento de contabilidad que deber establecer cuentas de rdenes de trabajo especiales, con el fin de acumular todos los gastos relacionados con la prdida. Es buena idea abrir varias cuentas en las que se capturen cargos de diferentes categoras, (edificio, maquinaria, gastos extraordinarios, tiempos extra, etc ). Hay que cerciorarse de que el personal involucrado notificacin adecuada. haya recibido la

.. AJUSTE

Determinacin de la prdida real Anlisis y conciliaciones de la prdida Aplicacin de la pliza a la prdida real conciliada Determinacin de la prdida indemnizable y convenio

DETERMINACIN Y CONCILIACIN DE LA PRDIDA REAL

La prdida real que se establece en el ajuste ser ms objetiva y rpida en la medida que se cuente con la informacin necesaria. La conciliacin de la prdida esta ntimamente relacionada con los tiempos en que se otorgue la informacin y, sobre todo, con la precisin y aclaraciones sobre la marcha que se tengan respecto de los conceptos reclamados.

APLICACIN DE LA PLIZA A LA PRDIDA REAL

Si se tiene un antecedente sobre la estructura de la pliza en donde de manera clara se hayan analizado los alcances y limitaciones, y se tenga una concepcin definida sobre el origen y naturaleza del dao, la prdida real se determinar con rapidez.

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DETERMINACIN DE LA PRDIDA INDEMNIZABLE

La prdida indemnizable resulta como consecuencia de la aplicacin del Contrato de Seguro a la prdida real, debiendo estar en condiciones de finiquitar en tiempo breve, la Ca. Aseguradora.

INDEMNIZACIN

La indemnizacin corre por cuenta de la Compaa Aseguradora, una vez que cuenta con el informe, se recomienda que el rea de Administracin de Riesgos y Agente estn en contacto permanente con la Aseguradora. La indemnizacin se har 15 das hbiles despus de la firma del Convenio.

RECOMENDACIONES

Medidas preventivas y correctivas Evaluacin y anlisis de los riesgos ocurridos Revisin de valores Conclusiones acerca del riesgo futuro Subrogacin

MEDIDAS CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

De la apreciacin de un siniestro es importante definir de manera sistemtica el origen y naturaleza, pero de capital importancia aplicar las medidas correctivas y preventivas que puedan disminuir la incidencia del peligro que nos ocupe.

EVALUACIN Y ANLISIS DE RIESGOS OCURRIDOS

De la suma de siniestros y peligros registrados es conveniente hacer una evaluacin analtica que nos permita precisar los riesgos potenciales para adoptar medidas de salvaguarda. Es preciso planear lo que se har en caso de una prdida potencial, pensando un poco en los escenarios de daos antes de que stos ocurran.
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Hay ciertos peligros que presentan mayores probabilidades de materializarse debido a la ubicacin y al tipo o mtodo de operacin. Aun cuando sera imposible predecir toda prdida potencial, lo que s se puede hacer es crear escenarios del tipo: "qu pasara si...?" Qu ocurrira en caso de una prdida parcial? Y de una prdida total? Cuentan con otras instalaciones de manufactura? Cmo anda el sistema telefnico? Existen procedimientos de emergencia claros y que se comuniquen frecuentemente al personal? Hay fuentes de abastecimiento de energa elctrica? Medidas de seguridad?

REVISIN DE VALORES

En la medida que se tienen los valores claros de los bienes en riesgo, se facilita el proceso de evaluacin de prdidas en cualquier eventualidad, pudiendo contar con elementos primarios para que en caso de siniestro se pueda contar con informacin veras sobre los impactos econmicos. En el caso que en ajuste surjan diferencias sustanciales en los valores de los bienes asegurados, consideramos necesaria la revisin de los avalos con que se cuenten.

CONCLUSIONES ACERCA DEL RIESGO FUTURO

Despus de todo el trabajo desarrollado, es conveniente expresar circunstancias que pudieran incidir en riesgos futuros. Es preciso planear lo que se har en caso de una prdida potencial, pensando un poco en los escenarios de daos antes de que stos ocurran. Muchas organizaciones cuentan con un proceso ya establecido que toma en cuenta los componentes que se acaban de mencionar, por si se da el caso de una catstrofe real o de la amenaza de sta. De igual manera, estos preparativos pueden hacer ms fcil el proceso de ajuste de la reclamacin.

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