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REGLAMENTO DE ADMINISTRACION DE BIENES DE LA DINSE

Resolucin 10 Registro Oficial 602 de 01-jun-2009 Estado: Vigente


MINISTERIO DE EDUCACION EL DIRECTOR NACIONAL DE SERVICIOS EDUCATIVOS Considerando: Que es necesario que la Direccin Nacional de Servicios Educativos -DINSE- cuente con un reglamento que norme los procedimientos internos para la administracin de los bienes de la entidad, que permita el cumplimiento de la normativa en esta rea; Que mediante Decreto Ejecutivo No. 487, publicado en el Registro Oficial No. 104 del 16 de junio del 2003, se constituy la Direccin Nacional de Servicios Educativos -DINSE-, como Unidad Ejecutora del Ministerio de Educacin, con rgimen administrativo y financiero propios; Que segn Acuerdo No. 005 del 26 de enero del 2004 se expide la Estructura y Estatuto Orgnico por Procesos de la DINSE; Que de acuerdo a la Resolucin No. 004 del 4 de octubre del 2007 se expide la Reforma al Estatuto Orgnico de Gestin Organizacional por Procesos de la DINSE; y, Que en el ejercicio de la atribucin que le concede la ley. Resuelve: Expedir el presente Reglamento de Administracin de Bienes de la Direccin Nacional de Servicios Educativos -DINSE-. CAPITULO I DE LOS BIENES SECCION I DE LA ADMINISTRACION DE LOS BIENES Art. 1.- El presente reglamento orienta el proceso que se observar para la administracin de bienes, en las actividades de: almacenamiento, distribucin, control y mantenimiento. Se entender como bienes, a los vehculos, bienes muebles, materiales y suministros de oficina; insumos para produccin y material educativo para la venta, excluyendo bienes inmuebles, adquiridos a cualquier ttulo. En lo relativo a remates, ventas directas, permuta, traspasos, comodato y prstamo de uso se actuar conforme a lo contenido en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico. Art. 2.- Los bienes de propiedad de la DINSE y que forman parte de su patrimonio, adquiridos a cualquier ttulo y destinados al cumplimiento de sus fines, pueden ser fungibles y no fungibles. Art. 3.- La administracin de los bienes de la DINSE se ejercer por intermedio de la Direccin

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Administrativa, sin perjuicio de las atribuciones y deberes que se determinen para los dems funcionarios y empleados de la institucin. Art. 4.- El cuidado y conservacin de los bienes de la institucin, as como el uso y consumo adecuado, de acuerdo con la naturaleza de los mismos, es obligacin de los funcionarios y empleados de la DINSE, a quienes se los haya asignado. SECCION II RECEPCION, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION Art. 5.- En el Grupo de Servicios Institucionales de la DINSE Matriz y en las direcciones regionales, las personas encargadas de las actividades y tareas de Proveedura y Bodega, tendrn a su cargo la recepcin, el almacenamiento y provisin de los bienes muebles adquiridos. El funcionario o empleado responsable de la recepcin, inspeccionar previamente los bienes adquiridos y si encontrare novedades las comunicar en forma inmediata y por escrito al Lder de Servicios Institucionales, Director o Coordinador, para que formule el reclamo correspondiente. Los bienes sern recibidos mientras estn conforme a la factura, contrato o acta de transferencia gratuita o de traspaso, segn el caso y se levantar el acta de entrega-recepcin. Se deber registrar en el sistema de inventarios correspondiente, y de manera inmediata, las adquisiciones realizadas, receptadas e ingresadas a las bodegas de la institucin, as como se emitir el correspondiente comprobante del ingreso, al que se adjuntar toda la documentacin de respaldo. Para la provisin de los bienes, materiales y suministros los encargados de Proveedura y/o Bodega distribuirn los mismos contando con su registro previo en el sistema de inventarios, la emisin y legalizacin previa del comprobante de egreso, y de ser el caso el acta entrega-recepcin correspondiente, siendo los encargados de proveedura y/o bodega los responsables por la omisin de estos prerrequisitos. Art. 6.- En las direcciones regionales los funcionarios encargados de Proveedura o Bodega, sern responsables de la recepcin, verificacin y distribucin interna de los bienes a ser utilizados en cada una de ellas. Art. 7.- El almacenamiento de los bienes se realizar de tal forma que se garantice su buena conservacin y la facilidad de ubicacin. Art. 8.- El responsable de Bodega y/o de Proveedura del Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, atender los pedidos de suministros y materiales de las diversas unidades administrativas los primeros cinco das de cada mes. Los bienes muebles adquiridos y las compras imprevistas realizadas por la DINSE sern distribuidos inmediatamente despus de su adquisicin por parte de los respectivos responsables. Previo a la entrega de los bienes indicados en el prrafo anterior debern cumplirse los prerrequisitos establecidos en el ltimo inciso del Art. 5 de este reglamento. Art. 9.- Los envos de bienes a las direcciones regionales se realizarn mediante los servicios de courier o correo que para el efecto cuente la institucin. SECCION III MANTENIMIENTO Y REPARACION Art. 10.- Ser de responsabilidad de la Direccin Administrativa el efectuar el mantenimiento peridico y anual, as como de llevar un control sobre las reparaciones de los bienes.

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Art. 11.- Los funcionarios y empleados que tengan a su cargo bienes susceptibles de reparacin o mantenimiento notificarn a la Direccin Administrativa cualquier dao que estos sufran o de su necesidad de mantenimiento. Art. 12.- Si se comprobare que el dao sufrido por un bien fuera causado por negligencia o uso indebido, el funcionario o empleado a cuyo cargo se encontrare dicho bien, ser obligado a cubrir el valor de la reparacin; as mismo si un bien sufriere dao por haberlo utilizado en actividades ajenas a la institucin, el funcionario responsable de este hecho, deber cubrir los gastos de reparacin o reposicin, sin perjuicio de las sanciones administrativas que fueren del caso, de acuerdo a la gravedad. Art. 13.- Los responsables de mantenimiento de bienes y de transportes, al momento de haber sido reparados o realizados el mantenimiento de los bienes muebles o vehculos, debern remitir o entregar obligatoriamente, al responsable de inventarios de la DINSE-Matriz o responsable de bodega en las direcciones regionales, los repuestos u objetos cambiados, a fin de que sean registrados en el listado institucional de bienes descartados -inventario no valorado-, previo a su posterior proceso de baja. CAPITULO II SECCION I EGRESO DE LOS BIENES Art. 14.- El responsable de inventarios y/o el Bodeguero responsable de la custodia de los bienes, tanto de DINSE Matriz como de las direcciones regionales, informar por escrito al Director Administrativo cuando notare que cualquiera de los bienes hubieren dejado de usarse, sean inservibles o estn obsoletos, adjuntando un listado de los mismos, para que esta, a su vez, informe a la Direccin Nacional. Art. 15.- El Director Nacional dispondr al Director Financiero para que, a travs de su delegado, realice la inspeccin de los bienes informados y detallados en listados y prepare el respectivo informe sobre el destino posible de los mismos. Si de la inspeccin se determina que los bienes son todava necesarios y tiles para la institucin, concluir el trmite y se recomendar el archivo del expediente. SECCION II TRANSFERENCIAS GRATUITAS Art. 16.- Una vez concluida la inspeccin de los bienes muebles y fundamentado en la misma el Director Financiero emitir un informe en el que exprese la recomendacin de transferencia gratuita. Art. 17.- En base al informe del Director Financiero, el Director Nacional de Servicios Educativos designar por escrito la entidad u organismo pblico o la institucin de educacin, asistencia social o de beneficencia, a la que se transferirn gratuitamente dichos bienes. Art. 18.- Se realizar la entrega-recepcin de los bienes, dejando constancia de ello en un acta que suscribirn el Director Financiero, el responsable de inventarios y el Bodeguero inmediatamente encargado de la custodia de los bienes en la institucin. Dicha acta la suscribirn tambin los representantes del establecimiento educativo o entidad u organismo beneficiario. En el acta de transferencia gratuita deber constar tanto el valor del avalo si lo hubiere, as como el valor que conste en los registros contables, este documento o una copia certificada ser suficiente para efectuar la eliminacin de los bienes de los registros contables de la entidad.

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Art. 19.- A efectos de efectuar transferencias gratuitas de bienes de control administrativo, materiales y suministros de oficina; y, material didctico no comerciable, se seguir el procedimiento anotado en los artculos precedentes de esta seccin, en lo pertinente, pero los informes del responsable de Bodega y/o Director Financiero sern cursados al Director Administrativo, siendo este ltimo funcionario el que designar por escrito la entidad u organismo pblico o la institucin de educacin, asistencia social o de beneficencia, a la que se transferirn gratuitamente dichos bienes. SECCION III DE LAS BAJAS Art. 20.- Una vez concluida la inspeccin de los bienes muebles y fundamentado en la misma el Director Financiero emitir un informe en el que exprese la recomendacin de baja. Art. 21.- En base al Informe del Director Financiero, el Director Nacional de la DINSE dispondr por escrito al Director Financiero y al delegado que realiz la inspeccin, con copia al responsable de bodega de los bienes muebles, el desmantelamiento, destruccin y el depsito de los despojos o desechos en los rellenos sanitarios, conforme a las normas ambientales. El Director Nacional de Servicios Educativos en la disposicin que resuelva dar de baja har constar el detalle pormenorizado de los bienes, as como el lugar y la fecha que se cumplir la diligencia. Art. 22.- El valor de los bienes objeto de baja ser el que conste en los registros contables de la institucin. Art. 23.- De la baja de los bienes se dejar constancia en un acta que la suscribirn, el Director Financiero, el delegado que realiz la inspeccin y el Bodeguero inmediatamente encargado de la custodia de los bienes en la institucin. En el acta de baja deber constar el valor determinado en los registros contables. Este documento o una copia certificada, ser suficiente para efectuar la eliminacin de los bienes de los registros contables de la entidad. Art. 24.- A efectos de dar de baja los repuestos u objetos cambiados -inservibles- determinados en el Art. 13; bienes de control administrativo; materiales y suministros de oficina; material didctico no comerciable; y, registros y archivos documentales que han cumplido con el tiempo de resguardo, se seguir el procedimiento anotado en los artculos precedentes de esta seccin, en lo pertinente, pero los informes del responsable de Bodega y/o Director Financiero sern cursados al Director Administrativo, siendo este ltimo funcionario el que dispondr por escrito el desmantelamiento, destruccin y el depsito de los despojos o desechos. SECCION IV DE LAS BAJAS POR HURTO O ROBO Art. 25.- Cuando alguno de los bienes institucionales, cualesquiera que sea su naturaleza, hubiere desaparecido por hurto, robo o por cualquier hecho anlogo, el servidor responsable del uso y/o custodia de ellos comunicar por escrito al Director Administrativo, con copia al Director Nacional de Servicios Educativos, con todos los detalles del suceso, dentro de dos (2) das hbiles siguientes de conocido el acontecimiento, sin perjuicio de la denuncia que presentar en forma inmediata a la Polica Judicial, de ser el caso. Cuando se produzca el hecho en las direcciones regionales, el servidor responsable comunicar inmediatamente por escrito al Director Regional; y, este, a su vez, ser quien notifique al Director Administrativo y Director Nacional, a la que adjuntar la denuncia presentada a la Polica Judicial. Art. 26.- Conocido el hecho por parte del Director Nacional de Servicios Educativos dispondr a la Direccin de Asesora Jurdica que formule la denuncia a la Polica Judicial o a la Fiscala, a la que

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se acompaar los documentos certificados en los que se acredite la propiedad de los bienes sustrados. La Direccin de Asesora Jurdica de la DINSE, conjuntamente con el servidor a cargo del bien, se responsabilizar del proceso hasta su finalizacin. El Bodeguero y el servidor usuario directo del bien facilitarn y entregarn la informacin requerida por la Direccin de Asesora Jurdica. Art. 27.- Mientras dure la tramitacin del proceso judicial relacionado con la sustraccin del bien, su valor ser cargado a una cuenta por cobrar del servidor usuario directo del mismo, que deber ser solicitada su apertura en los registros contables por parte del Director Administrativo. Art. 28.- Transcurrido el plazo para la indagacin previa y con la correspondiente desestimacin fiscal que ordene el archivo del proceso podrn darse de baja los bienes que hubieren desaparecido por hurto, robo o por cualquier hecho anlogo. Para el efecto, el Director Nacional de Servicios Educativos o su delegado dispondr por escrito la baja de los bienes de los registros contables. En el caso de no haberse realizado la reposicin de los bienes o no se hubiere producido la desestimacin fiscal, la Contralora General del Estado ser el organismo que determinar la responsabilidad a que tuviere lugar el hecho. SECCION V DE LA REPOSICION DE BIENES O RESTITUCION DE SU VALOR Art. 29.- Cuando alguno de los bienes institucionales, cualesquiera que sea su naturaleza, hubiere desaparecido, sufrido daos parciales o totales, y quedare inutilizado por descuido o negligencia del usuario directo, el Director Administrativo informar del particular al Director Nacional de Servicios Educativos, su valor ser cargado a una cuenta por cobrar del servidor usuario directo del mismo, que deber ser solicitada su apertura en los registros contables por parte del Director Administrativo. Art. 30.- De establecer responsabilidades la Contralora General del Estado sobre los bienes institucionales que hubieren desaparecido, destruido o inutilizado, los responsables determinados debern reponer el bien en dinero o a precio de mercado o en especie de iguales caractersticas del bien que se trate, previo la aceptacin del Director Nacional de Servicios Educativos o su delegado. La baja del bien se efectuar con posterioridad a la reposicin o restitucin, previa disposicin expresa del Director Nacional de Servicios Educativos o su delegado. SECCION VI BAJA POR FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO Art. 31.- Cuando alguno de los bienes muebles institucionales, hubiere desaparecido o sido destruido por fuerza mayor o caso fortuito, el Director Administrativo informar del particular al Director Nacional de Servicios Educativos. Art. 32.- Conocido el caso por el Director Nacional, el Director Administrativo dispondr al servidor o servidores usuarios o custodios directos del bien rindan una declaracin juramentada ante una Notara Pblica sobre los hechos relativos a la desaparicin o destruccin de los bienes, a la que adjuntarn pruebas documentadas que existieren. Art. 33.- Los usuarios o custodios directos del bien entregarn un original de la declaracin juramentada realizada en la Notara Pblica a la Direccin Administrativa. Contando con la declaracin juramentada la Direccin Nacional de Servicios Educativos dispondr por escrito al Director Financiero presente un informe sobre el bien desaparecido o destruido por fuerza mayor o caso fortuito, adjuntndose los documentos relacionados con el proceso. Art. 34.- El Director Financiero, en base a la documentacin receptada preparar el informe dispuesto, el cual servir de base para la resolucin sobre la baja que emita el Director Nacional de Servicios Educativos.

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Art. 35.- La resolucin de baja de los bienes desaparecidos o destruidos por fuerza mayor o caso fortuito suscrita por el Director Nacional de Servicios Educativos contendr antecedentes, referencia y cita de los documentos justificativos e informes emitidos. Este documento o una copia certificada, ser suficiente para efectuar la eliminacin de los bienes de los registros contables de la entidad. Art. 36.- Mientras dure la tramitacin del proceso, que no podr pasar ms de noventa das, el valor del bien perdido o destruido ser cargado a una cuenta por cobrar del servidor usuario directo del mismo, que deber ser solicitada su apertura en los registros contables por parte del Director Administrativo. CAPITULO III TRASLADOS DE BIENES Art. 37.- Se entender como traslado de un bien, cuando la operacin signifique el cambio de ubicacin y cambio de responsable encargado de su uso, custodia y control. Se consideren los siguientes tipos de traslados: a) Cuando el traslado se efecta entre unidades administrativas en la DINSE Matriz; b) Traslados entre direcciones regionales; y, c) Traslados de la DINSE-Matriz a las direcciones regionales o viceversa. Art. 38.- Cuando se efectu un traslado, cualesquiera sea su tipo, este podr ser definitivo o temporal. Ser definitivo cuando el bien trasladado se integra definitivamente a una unidad administrativa. El traslado es provisional u ocasional, por efecto de surgir alguna necesidad operacional en otra unidad de DINSE o por efecto de que el traslado se efecte por motivo de reparacin. Cuando el traslado es definitivo, en razn del cambio de Unidad Administrativa y del responsable del uso y custodia, ser necesario realizar el registro contable correspondiente, al momento de realizarse el mismo. Cuando el traslado es temporal o provisional, simplemente se establecer un control separado de los bienes que se encuentran en esta situacin. Art. 39.- Todo traslado definitivo de bienes muebles de la DINSE-Matriz a las direcciones regionales, o viceversa, as como entre unidades administrativa de la DINSE Matriz y entre direcciones regionales se realizar previa autorizacin del Director Administrativo. Cuando se trate de traslados entre unidades de una misma Direccin Regional, estos se lo realizarn previa autorizacin del Director Regional. Cualesquiera que sea el tipo de los traslados, ser necesario previamente contar con los justificativos y requerimientos correspondientes. En caso de emitirse la autorizacin, la responsabilidad de la integridad o existencia fsica del bien trasladado ser de cuenta del funcionario que orden el traslado. CAPITULO IV DE LA ENTREGA-RECEPCION Art. 40.- El responsable de Bodega de la DINSE Matriz y bodegueros en las direcciones regionales intervendrn en la entrega-recepcin. Del particular se sentar en actas y harn constar en las mismas cualquier novedad que se detectarte en el proceso.

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En el caso de que se realice la entrega-recepcin entre la DINSE y otra entidad, intervendrn el responsable de Bodega de la DINSE Matriz o el Bodeguero de la Direccin Regional, a ms el Director Financiero, as como representantes de la otra entidad. Si el Director Nacional de Servicios Educativos o Director Administrativo designarn expresamente a un servidor diferente al responsable de bodega para realizar la entrega-recepcin, esta deber ser por escrito, en la que se determinar objetivos, alcance y delimitacin de la misma. Art. 41.- Habr lugar a entrega-recepcin cuando se realicen compras, venta, transferencia gratuita y traspaso, as como cuando el servidor responsable de la bodega de la DINSE Matriz o Direccin Regional sea reemplazado por otro. En este ltimo caso ser necesario verificar que el funcionario entrante haya registrado la caucin correspondiente. CAPITULO V REGISTRO, CONTROL E INFORMACION SECCION I REGISTRO Art. 42.- El Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, a travs del Responsable de Inventarios, deber llevar registros confiables y actualizados del ingreso y egreso de los bienes, que permita mantener un permanente control de estos. Adems, est obligado a elaborar oportunamente todos los comprobantes relativos a la recepcin y distribucin de bienes, que permitir un registro contable adecuado e inventario real. El registro actualizado y confiable de los bienes, a nivel nacional, es de responsabilidad del Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales. El registro en las direcciones regionales estar a cargo del funcionario encargado o responsable de la Bodega, dependiente de la Coordinacin Administrativa-Financiera o del Grupo de Trabajo respectivo. Art. 43.- Los bienes sern anotados en los registros correspondientes, tanto al momento que ingresan a la DINSE, como en el momento en que se entreguen a las Unidades Administrativas para su uso o consumo. Art. 44.- Los ingresos de los bienes sern registrados con el valor de la compra, donacin, etc., a la fecha en que se obtienen dichos bienes. Se incluir en el valor del bien los gastos de instalacin, montaje, flete, seguro, etc. Es decir, todos los gastos en que se incurran hasta obtener el valor total. Para determinar el valor del bien donado a favor de la DINSE, se tomar en cuenta el dato de referencia del donante, el precio corriente a la fecha del bien en el mercado, el estado del mismo, etc. Art. 45.- Los bienes muebles y vehculos de la institucin, considerados activos fijos, sern depreciados anualmente, esta depreciacin se realizar tomando en cuanto la fecha de adquisicin y de conformidad a la normativa existente sobre este aspecto. Art. 46.- Todas las mejoras o accesorios adicionales significativos que se realicen para prolongar la vida til y que incrementen la valoracin y capacidad de los bienes muebles y vehculos, se registrarn como aumento al costo histrico del mismo. Si hubiere lugar, paralelamente, el registro de la mejora o adicin del bien mueble deber reducirse del costo de dicho bien el valor equivalente a las partes significativas reemplazadas o eliminadas durante el proceso de modificacin. Los gastos adicionales de mantenimiento o reparacin no debern incluirse en el valor del bien.

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Art. 47.- Los traslados definitivos debern registrarse inmediatamente de realizada la operacin, tanto en el Sistema de Inventarios como en Contabilidad. Los registros respectivos se harn debitando y acreditando el valor del bien o los bienes traslados entre las dependencias que intervienen en la operacin. Art. 48.- Las actas por transferencia gratuita, baja u otra modalidad sern suficientes para ser registrados los asientos contables respectivos, sin embargo, los funcionarios responsables de la elaboracin de las actas requerirn todos los documentos previos para la legalizacin de estas. Por consiguiente, en dichas actas se har constar el cdigo del bien, nmero de orden, la descripcin completa de los bienes, los nmeros de las piezas o partes, el valor, y otros datos que se juzguen necesarios, tales como marca, modelo, color, etc. Art. 49.- Se considerar para efectos de los registros en los inventarios como activos fijos, a aquellos bienes muebles y vehculos que tengan duracin mayor a un ao calendario, cuyo valor contable de manera individual sea igual o superior US $ 100. De igual forma, se considerarn como bienes sujetos a control administrativo a aquellos cuyo valor individual sea inferior a US $ 100, siempre y cuando su vida til sea superior al ao calendario. El responsable de existencias y stock entregar al Responsable de Inventarios una copia del egreso respecto a bienes que por su naturaleza superen su vida til el ao calendario, pero que su valor es inferior a los US $ 100, para su registro correspondiente. SECCION II CONTROL Art. 50.- El Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, responsable de inventarios, llevar en forma actualizada los registros de los inventarios a nivel nacional, as como verificar permanentemente la existencia e integridad de los mismos. Art. 51.- Todos los bienes muebles de la institucin debern constar en inventarios con su correspondiente cdigo y valor, clasificados como DINSE Matriz, direcciones regionales y dentro de ellas por unidades administrativas, con el propsito de facilitar el control fsico peridico a que estarn sujetos. Art. 52.- Es obligacin del Director Tcnico de Area y del funcionario o empleado usuario que bajo su responsabilidad se encuentran los bienes, velar por la buena conservacin y custodia de los mismos, debiendo comunicar por escrito directamente a la Direccin Administrativa las novedades relacionadas con los bienes muebles. Art. 53.- Son obligaciones del Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, a ms de los productos y servicios determinados en el Reglamento de Gestin Organizacional por Procesos vigente, las siguientes: a) Determinar sobre el estado y la condicin de un bien, respecto a que si este es un bien mueble, o un bien de control; b) Realizar la codificacin de los bienes muebles; c) Llevar y archivar la documentacin necesaria para mantener un control efectivo sobre los bienes muebles; d) Concurrir a la entrega-recepcin de los bienes pertenecientes a la DINSE, cuando se produzca el cambio de responsable del uso y custodia de los mismos. En las direcciones regionales esta actividad estar a cargo del funcionario o unidad responsable; e) Realizar las constataciones fsicas peridicamente, al menos una vez al ao, a nivel nacional, respecto a los bienes muebles, con el fin de comprobar la existencia y estado de los bienes inventariados; Las constataciones fsicas se realizarn en forma conjunta con un delegado de la Direccin

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Financiera, a fin de consolidar la informacin fsica con la contable, as como se proceder elaborar y presentar resmenes valorados por cuenta; f) Solucionar las dificultades o dudas que en los casos no previstos en este reglamento pudieran presentarse con relacin a los bienes de la institucin; g) Comunicar oportunamente a la Direccin Financiera respecto a los traslados definitivos que se hayan producido en la institucin, a fin de que esta unidad realice los ajustes contables correspondientes; y, h) Verificar constantemente a travs del responsable de inventarios que todos los bienes estn debidamente codificados conforme a su naturaleza. Art. 54.- Es obligacin de los funcionarios y empleados de la DINSE: a) Cumplir con las disposiciones de este reglamento y las instrucciones que se impartan al respecto; b) Velar por el buen uso, conservacin y custodia de los bienes bajo su responsabilidad, cuidado o utilizacin; c) Mantener la copia del registro de los bienes a su cargo, para fines de control y comprobacin por parte del Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales; d) Comunicar al Director Administrativo la prdida de los bienes, inmediatamente de conocido dicho suceso; e) Comunicar al Director Administrativo cualquier alteracin modificacin que haya sufrido un bien a su cargo, as sea considerada simple, a fin de que el Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales pueda mantener un control exacto de los bienes; f) Notificar al Director Administrativo el ingreso a la institucin de bienes de propiedad de los funcionarios o empleados, a fin de que este autorice la permanencia en la institucin, as como su respectivo egreso; g) Comunicar y solicitar autorizacin al Director Administrativo a efectos de traslado de bienes; y, h) Solicitar la presencia de un funcionario del Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, o del funcionario designado para el efecto en las direcciones regionales, para toda entrega-recepcin de bienes que por egreso o traslado se produzcan. Art. 55.- El responsable de transportes llevar un control detallado y diario -kardex- de toda la vida til de los vehculos, en el que constarn todas las caractersticas relevantes de los automotores y en orden cronolgico todas las reparaciones y adiciones que se lleven a cabo durante la vida til de los vehculos. Art. 56.- El responsable de mantenimiento en el Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales o el funcionario correspondiente en el caso de las direcciones regionales, llevar un control detallado -kardex- de toda la vida til de bienes muebles, en el que constarn todas las caractersticas relevantes de estos y en orden cronolgico todas las reparaciones y adiciones que se lleven a cabo durante la vida til de los mismos. Art. 57.- El control que se mantenga sobre los archivos de la DINSE, ser especial respecto al de los dems bienes de la institucin, y le corresponde al Grupo de Trabajo de Documentacin y Archivo, el cual es el encargado de su custodia, llevar los registros y su control, de acuerdo al sistema implementado en la institucin. Art. 58.- El Grupo de Servicios Institucionales, a travs del responsable de inventarios, efectuar el control de los bienes denominados de control que tienen una vida til ms o menos larga, por medio del formulario correspondiente. Todo funcionario est obligado a informar al Director Administrativo sobre cualquier cambio de responsable en el uso de dichos bienes, prdida o nueva asignacin de los mismos. Art. 59.- Habr lugar a la entrega-recepcin de bienes cuando se retire de la institucin un funcionario o empleado, o cuando por motivo de la poltica administrativa interna de la institucin

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tenga el funcionario o empleado que prestar sus servicios en otra unidad administrativa. Art. 60.- Cuando se retire un funcionario de la institucin y este sea usuario o custodio de los bienes ser necesario que el responsable de inventarios y Bodeguero, o en las direcciones regionales el encargado de bodega, realice la comprobacin fsica de los bienes a fin de constatar la existencia de los mismos. En el caso de llegar a comprobarse un faltante o diferencias de bienes se deber comunicar inmediatamente por escrito a la Direccin Administrativa, a fin de que esta informe a la Direccin Financiera para que esta realice el descuento correspondiente en la liquidacin. Art. 61.- Cuando un nuevo funcionario ingrese a la Institucin la entrega de los bienes la realizar el funcionario designado para el efecto y el responsable de inventarios, debiendo el funcionario que ingresa certificar por escrito en un acta la conformidad de la recepcin de los bienes que estarn bajo su custodia. Art. 62.- En el caso de que un funcionario sea cambiado de unidad administrativa o de funciones dentro de la institucin, en forma temporal o definitiva, la entrega-recepcin de los bienes se realizar entre los funcionarios entrantes y salientes, con la presencia del responsable de inventarios. Art. 63.- S un funcionario, por vacaciones, enfermedad, comisin de servicios a otra institucin o por cualquier motivo, tenga que ausentarse temporalmente de la institucin, por un tiempo superior a un mes, tendr la obligacin efectuar la entrega de bienes bajo su responsabilidad al Director, Coordinador o Lder del Area, en presencia del responsable de inventarios en la DINSE Matriz o el Bodeguero en las direcciones regionales. De detectarse diferencias se comunicar al Director Administrativo para el trmite correspondiente, esto es el establecimiento de una cuenta por cobrar al funcionario hasta que desvanezca el faltante o restituya el bien. SECCION III REGISTROS E INFORMACION Art. 64.- El Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, a travs del responsable de inventarios, preparar trimestralmente un reporte de todos los movimientos de bienes muebles que se hayan realizado a nivel nacional. Art. 65.- El Grupo de Trabajo de Servicios Institucionales, a travs del responsable de inventarios, realizar las actualizaciones de los registros de bienes muebles, as como preparar resmenes mensuales de los ingresos, egresos, traslados y dems informacin necesaria. El delegado de la Direccin Financiera efectuar las depreciaciones y correccin monetaria de los bienes muebles e inmuebles. Art. 66.- Los responsables del mantenimiento de los bienes y vehculos, al momento de remitir un bien o un vehculo a reparacin o mantenimiento solicitarn la elaboracin del acta de salida para reparacin, en la que constar el cdigo y dems informacin correspondiente. Asimismo deber informar el ingreso del mismo para la revisin y codificacin, de ser el caso, y registro en el kardex respectivo. Art. 67.- Los responsables del mantenimiento de los bienes y transporte, prepararn mensualmente un resumen de las reparaciones y/o mantenimientos efectuados, que entregarn al responsable de inventarios para su registro. Art. 68.- Las direcciones regionales debern remitir en forma oportuna a la DINSE Matriz el detalle de los bienes adquiridos directamente en dichas regionales, a fin de que se ingresen a los registros

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de inventarios institucionales. CAPITULO VI RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACION DE BIENES Art. 69.- Los funcionarios o empleados encargados de las funciones de bodegueros y proveedura de la DINSE Matriz y direcciones regionales sern responsables de la recepcin, almacenamiento y suministro de los bienes necesarios para el funcionamiento de las unidades administrativas. Art. 70.- Ser de responsabilidad de la Direccin Administrativa, a travs del Grupo de Servicios Institucionales, llevar el control del mantenimiento y reparaciones que se realicen a los bienes muebles de la institucin. Art. 71.- Ser de responsabilidad de la Direccin Financiera, a travs de su delegado, participar en la constatacin fsica anual, as como el llevar el registro contable de bienes institucionales en coordinacin con el responsable de inventarios. DISPOSICIONES GENERALES Primera: Todos los funcionarios y empleados de la Direccin Nacional de Servicios Educativos -DINSE- estn obligados a dar estricto cumplimiento de las normas contenidas en el presente reglamento. Segunda: La Direccin Administrativa ser la encargada del control de la ejecucin del presente reglamento. DISPOSICION FINAL Se derogan de manera expresa todas las disposiciones que se opongan al presente reglamento. Las disposiciones contenidas en el presente reglamento entrarn en vigencia desde la fecha de su aprobacin sin prejuicio de su publicacin en el Registro Oficial. Comuncase y cmplase.- Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a 5 de mayo del 2009. f.) Arq. Edison Vallejo Villacs, Director Nacional de Servicios Educativos.

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