Вы находитесь на странице: 1из 120

Documentacin

OpenScape Office, myPortal para HiPath OpenOffice ME y HiPath 3000 V8 o superior


Instrucciones de manejo
A31003-P1000-U102-7-7819

Communication for the open minded

Siemens Enterprise Communications www.siemens.com/open

Copyright Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG 2009 Hofmannstr. 51, D-80200 Mnchen Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG is a Trademark Licensee of Siemens AG Nmero de referencia: A31003-P1000-U102-77819 Este documento contiene slo descripciones generales o prestaciones que en el caso de aplicacin concreto pueden no coincidir exactamente con lo descrito, o bien haber sido modificadas como consecuencia de un ulterior desarrollo del producto. Por ello, la presencia de las prestaciones deseadas slo ser vinculante si se ha estipulado expresamente al concluir el contrato. Reservada la posibilidad de suministro y modificaciones tcnicas. Las marcas utilizadas son propiedad de Siemens Enterprise Communications GmbH & Co. KG o bien de sus respectivos propietarios.

Communication for the open minded


Siemens Enterprise Communications www.siemens.com/open

Contenido

0
7 7 7 8 9

1 Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 myPortal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Tipos de temas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Convenciones de representacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4 Elementos de la interfaz de usuario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Instalacin e inicio de myPortal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 Requisitos para myPortal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Cmo instalar myPortal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Cmo iniciar myPortal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4 Cmo desinstalar myPortal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Primeros pasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1 Cmo modificar la contrasea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Cmo seleccionar el idioma del buzn de voz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Cmo grabar la indicacin de nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5 Cmo grabar el saludo personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6 Cmo definir la direccin de correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7 Cmo crear una lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.8 Cmo activar la importacin de los contactos Outlook al iniciar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 Formatos de nmeros de telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Funciones de llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Cmo contestar una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 Cmo capturar llamadas de otros usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 Cmo marcar un nmero de telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.4 Cmo realizar una llamada desde el directorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.5 Cmo realizar una llamada desde la lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.6 Cmo realizar una llamada desde el diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Directorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Cmo realizar bsquedas en directorios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 Cmo ordenar un directorio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 Cmo ampliar una entrada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.4 Cmo agregar un contacto personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.5 Cmo modificar un contacto personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.6 Cmo borrar un contacto personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.7 Cmo activar o desactivar la importacin de los contactos de Outlook al iniciar . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.1 Cmo agregar un grupo a la lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.2 Cmo cambiar el nombre de un grupo de la lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.3 Cmo borrar un grupo de la lista de favoritos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.4 Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.5 Cmo borrar un contacto de la lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.6 Cmo definir el nmero de telfono estndar de un favorito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.7 Cmo modificar la anchura de la lista de favoritos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.1 Cmo agrupar entradas de diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

11 11 12 12 13 14 15 16 16 16 17 18 18 19 20 20 21 21 21 22 22 23 23 23 25 26 27 27 27 28 28 29 30 31 31 31 32 32 33 33 35 3

Contenido

4.5.2 Cmo ordenar el diario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 5 Ventanas emergentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 5.1 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 5.2 Cmo activar o desactivar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes . . . . . . . . . . . 38 5.3 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5.4 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax. . . . . . . . . . 39 6 Funciones durante la conexin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 6.1 Cmo configurar el mtodo de transferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 6.2 Cmo transferir una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6.3 Cmo retener una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 6.4 Cmo grabar una llamada o conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 6.5 Cmo finalizar una llamada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 7 Control de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 7.1 Cmo reenviar una llamada al buzn de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 7.2 Presencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 7.2.1 Cmo modificar el estado de presencia de Oficina o CallMe a ausente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7.2.2 Cmo modificar el estado de presencia a Oficina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 7.2.3 Cmo activar o desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia . . . . . . . . . . . . . . 48 7.2.4 Cmo modificar la visibilidad del estado de presencia para otros usuarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 7.2.5 Cmo activar o desactivar la actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook 49 7.2.6 Cmo activar o desactivar la creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia . . . . . . . . . . 50 7.2.7 Cmo activar o desactivar la ventana emergente en caso de modificacin del estado de presencia . 50 7.2.8 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 7.3 Servicio CallMe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 7.3.1 Cmo habilitar el servicio CallMe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 7.4 Desvo de llamadas relativo al estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 7.4.1 Cmo configurar el desvo de llamadas relativo al estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 7.5 Desvo de llamadas basado en reglas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 7.5.1 Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 7.5.2 Cmo editar reglas para el desvo de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 7.5.3 Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 7.5.4 Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 7.5.5 Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 7.5.6 Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 7.6 AutoAttendant personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 7.6.1 Cmo editar el perfil de AutoAttendant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 8 Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 8.1 Conferencia Ad-hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 8.1.1 Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 8.1.2 Cmo mostrar una conferencia Ad-hoc como controlador de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 8.1.3 Cmo agregar participantes de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 8.1.4 Cmo desconectar a los participantes de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 8.1.5 Cmo recuperar a participantes de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 8.1.6 Cmo eliminar a participantes de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 8.1.7 Cmo definir a otro controlador de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 8.1.8 Cmo finalizar una conferencia Ad-hoc o programada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 8.1.9 Cmo repetir una conferencia Ad-hoc. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 8.2 Conferencia programada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Contenido

8.2.1 Cmo configurar una conferencia programada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 8.2.2 Cmo mostrar una conferencia programada como controlador de conferencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 8.2.3 Cmo determinar el nmero de acceso telefnico para las conferencias programadas o permanentes . 75 8.2.4 Cmo determinar el PIN de una conferencia programada o permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 8.2.5 Cmo modificar la contrasea de una conferencia programada o permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 8.2.6 Cmo mostrar una conferencia programada o permanente como participante de conferencia . . . . . . 77 8.2.7 Cmo ampliar una conferencia programada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 8.2.8 Cmo borrar una conferencia programada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 8.3 Conferencia permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 8.3.1 Cmo configurar una conferencia permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 8.3.2 Cmo mostrar una conferencia permanente como controlador de conferencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 8.3.3 Cmo borrar una conferencia permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 9 Mensajera instantnea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 9.1 Cmo enviar un mensaje instantneo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 10 Mensajes de voz y fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 10.1 Buzn de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 10.1.1 Cmo determinar el nmero de telfono del buzn de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 10.1.2 Cmo seleccionar el modo de grabacin o el modo de anuncio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 10.1.3 Cmo grabar un anuncio grabado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 10.1.4 Cmo importar anuncios grabados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 10.1.5 Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos . . . . . 89 10.1.6 Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes . . . . 90 10.1.7 Cmo autorizar o impedir la consulta de mensajes de voz y fax mediante la conmutacin. . . . . . . . 90 10.1.8 Cmo activar o desactivar la solicitud de contrasea del buzn de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 10.1.9 Cmo seleccionar el idioma del buzn de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 10.2 Administracin de los mensajes de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 10.2.1 Cmo escuchar un mensaje de voz en el telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 10.2.2 Cmo escuchar un mensaje de voz en el PC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 10.2.3 Cmo llamar al remitente del mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 10.2.4 Cmo reenviar un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 10.2.5 Cmo mover un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 10.2.6 Cmo guardar un mensaje de voz como archivo WAV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 10.2.7 Cmo ordenar los mensajes de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 10.2.8 Cmo borrar un mensaje de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 10.3 Buzn de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 10.3.1 Cmo determinar el nmero de fax propio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 10.4 Administracin de los mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 10.4.1 Cmo mostrar un mensaje de fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 10.4.2 Cmo llamar al remitente del mensaje de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 10.4.3 Cmo reenviar un mensaje de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 10.4.4 Cmo mover un mensaje de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 10.4.5 Cmo guardar un mensaje de fax como archivo TIFF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 10.4.6 Cmo ordenar los mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 10.4.7 Cmo mostrar los mensajes de fax a la espera de ser enviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 10.4.8 Cmo mostrar los mensajes de fax enviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 10.4.9 Cmo borrar un mensaje de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 10.5 Envo de mensajes de fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 10.6 Servicio de notificacin de nuevos mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 10.6.1 Cmo activar o desactivar las notificaciones de email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 10.6.2 Cmo activar o desactivar la notificacin telefnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Contenido

10.6.3 Cmo activar o desactivar la notificacin por SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 10.7 Men telefnico del buzn de voz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 11 Configuracin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 11.1 Cmo modificar el nombre propio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 11.2 Cmo definir la direccin de correo electrnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 11.3 Cmo definir un nmero de telfono adicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 11.4 Cmo ofrecer mi fotografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 11.5 Cmo borrar mi fotografa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 11.6 Programacin de las teclas de funcin del telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 11.6.1 Cmo programar las teclas de funcin del telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 11.7 Cmo modificar la contrasea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 11.8 Cmo activar o desactivar el registro automtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 11.9 Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 11.10 Cmo modificar los colores de aspecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 11.11 Cmo modificar la direccin de servidor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 11.12 Actualizacin automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 11.12.1 Cmo ejecutar una actualizacin automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 11.13 Resolucin de problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 11.13.1 Resolucin de problema: no hay conexin con el sistema de comunicacin . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 11.13.2 Resolucin de problema: en lugar de myPortal se inicia la suite de aplicaciones Nokia . . . . . . . . 116 11.13.3 Resolucin de problema: ventana del navegador vaca en la programacin de teclas . . . . . . . . . 116 11.13.4 Resolucin de problema: no se realiza la actualizacin automtica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 ndice alfabtico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Introduccin myPortal

1 Introduccin
Este documento est dirigido a usuarios de myPortal y describe la instalacin, configuracin y uso.

Temas relacionados myPortal Tipos de temas Convenciones de representacin Elementos de la interfaz de usuario

1.1 myPortal
myPortal es una aplicacin para Unified Communications. Ofrece cmodas ayudas de marcacin mediante directorios y favoritos e informacin sobre el estado de presencia de los usuarios. Pero, adems, tambin ofrece acceso a mensajes de voz y fax.

myPortal ofrece las siguientes prestaciones: Directorios Lista de favoritos Diario Ventanas emergentes Presencia Servicio CallMe Desvo de llamadas relativo al estado AutoAttendant personal Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Grabacin de llamadas Grabacin de conferencias (slo HiPath OpenOffice ME) Mensajera instantnea Mensajes de voz y de fax

Temas relacionados Introduccin

1.2 Tipos de temas


Los tipos de temas incluyen conceptos bsicos e instrucciones de uso.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Introduccin Convenciones de representacin

Tipo de tema Concepto Explica el "Qu".

Contenido

Ttulo sin verbo, por ejemplo, Funciones de llamada. con verbo, por ejemplo, Cmo marcar un nmero de telfono.

Instrucciones de uso Describe casos de aplicacin orientados a tareas ("Cmo") y exige el conocimiento previo de los conceptos pertinentes.

Temas relacionados Introduccin Convenciones de representacin

1.3 Convenciones de representacin


Esta documentacin utiliza distintos medios para representar los distintos tipos de informacin.

Finalidad Elementos de la interfaz de usuario Secuencia de men nfasis especial Referencia cruzada Salida Entrada Combinacin de teclas Pasos de trabajo y pasos secundarios negritas > negritas cursiva

Apariencia Haga clic en Aceptar. Archivo > Salir El nombre no se puede borrar

Ejemplo

Encontrar ms informacin en la seccin Red.

Fuente con espaciado de letra Comando no encontrado. fijo, por ejemplo Courier Fuente con espaciado de letra Introducir LOCAL como nombre de archivo fijo, por ejemplo Courier Fuente con espaciado de letra <Control>+<Alt>+<Esc> fijo, por ejemplo Courier listas numeradas y alfabticas 1. Configure las extensiones de telefona DSL con los

nmeros de marcacin directa correspondientes. a) Haga clic en Agregar.

Pasos de trabajo alternativos

Enumeracin

b) En Extensin de telefona DSL indique el nombre de la extensin de telefona DSL. Si desea emitir importes, active la casilla de verificacin Reflejar Importes en vez de unidades. Si desea emitir unidades, desactive la casilla de verificacin Reflejar Importes en vez de unidades.

Temas relacionados Introduccin Tipos de temas

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Introduccin Elementos de la interfaz de usuario

1.4 Elementos de la interfaz de usuario


La interfaz de usuario de myPortal se compone de la ventana principal y de ventanas emergentes dependientes del contexto. La ventana principal se compone de estos elementos:

1 3

Barra de mens (1) con: Lista desplegable de nmeros de telfono con el botn Marcar (durante una llamada entrante Aceptar o durante una conversacin Colgar). La lista desplegable contiene nmeros de telfono ya marcados y presenta un campo de entrada para nmeros. Men Conferencia Men Configuracin Si la ventana myPortal-Configuracin no muestra todas las pestaas, puede desplazarse en sentido horizontal utilizando los tringulos de la parte superior derecha. Men Ayuda Lista desplegable de estado de presencia Nombre del usuario registrado

Lista de favoritos (2) Pestaas (3): Diario Mensajes de voz Mensajes de fax

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Introduccin Elementos de la interfaz de usuario

Directorios

rea de trabajo (4): La informacin y las acciones disponibles en el rea de trabajo dependen de la pestaa seleccionada. Barra de estado (5) con: Estado de myPortal, por ejemplo, Conectado Fecha y hora Informacin de versin del estado de comunicacin, myPortal y Java

Mens contextuales Los mens contextuales ofrecen acciones relativas al contexto. Para abrir un men contextual, haga clic sobre el objeto con el botn secundario del ratn (por norma general, el botn derecho). Temas relacionados Introduccin Lista de favoritos Cmo modificar la anchura de la lista de favoritos Cmo marcar un nmero de telfono Ventanas emergentes Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Presencia Diario Directorios Administracin de los mensajes de voz Administracin de los mensajes de fax Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario Cmo modificar los colores de aspecto

10

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Instalacin e inicio de myPortal Requisitos para myPortal

2 Instalacin e inicio de myPortal


Para la instalacin de myPortal hay determinados requisitos de hardware y software. myPortal ayuda a la operacin con varias cuentas de usuario Windows en PC de uso compartido. Los ajustes de configuracin individualizados de todos los usuarios de myPortal se conservan. Temas relacionados Requisitos para myPortal Cmo instalar myPortal Cmo iniciar myPortal Cmo desinstalar myPortal

2.1 Requisitos para myPortal


Para poder utilizar myPortal el PC cliente de la extensin debe tener un equipamiento de software y hardware adecuado. El abanico de funciones disponible depende del sistema de comunicacin utilizado y, en el caso de HiPath OpenOffice ME, de las licencias en uso. myPortal slo se puede utilizar en combinacin con los telfonos del sistema (HFA): OpenStage, optiPoint 410 y optiPoint 420. Requisitos mnimos para los PC cliente: Sistemas operativos compatibles: Windows XP (SP2)(32 bits) Windows 2003 (32 bits) Windows Vista (32 bits)

Navegadores Web compatibles (para programar las teclas de funcin del telfono): Versin 6 de Microsoft Internet Explorer (Windows XP y Windows 2003) Versin 7 de Microsoft Internet Explorer (Windows XP, Windows 2003 y Windows Vista) Mozilla Firefox Versin 3 (Windows XP, Windows 2003, Windows Vista y Linux) Java 1.6 CPU de 2 GHz 512 MB de RAM LAN de 100 100 MBit/s Resolucin de pantalla SVGA (800x600)

Software adicional Hardware

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

11

Instalacin e inicio de myPortal Cmo instalar myPortal

Las conferencias slo se pueden utilizar con HiPath OpenOffice ME y con la licencia Comfort Plus User. En HiPath OpenOffice ME el fax (entrante y saliente) slo se puede utilizar con la licencia Comfort Plus User. La indicacin de mensajes de fax slo se admite en sistemas operativos Windows. Temas relacionados Instalacin e inicio de myPortal Cmo instalar myPortal

2.2 Cmo instalar myPortal


Requisitos previos: Paso a paso: Su PC cumple con Requisitos para myPortal. Su cuenta de usuario Windows dispone de derechos de administracin locales. El administrador del sistema de comunicacin ha puesto a su disposicin el archivo de instalacin.

1. Ejecute el archivo de instalacin. 2. Cuando se abra la ventana Control de cuentas de usuario con el mensaje Un programa no identificado desea tener acceso a este equipo, haga clic en Permitir. 3. Siga las indicaciones de instalacin.

Pasos siguientes:

Inicie myPortal. Temas relacionados Instalacin e inicio de myPortal Requisitos para myPortal Cmo iniciar myPortal Cmo desinstalar myPortal

2.3 Cmo iniciar myPortal


Requisitos previos: Paso a paso: myPortal est instalado en su PC. 1. Haga clic en Inicio > Programas > Communications Clients > myPortal. 2. En la ventana de registro, introduzca su Nombre de usuario. Por norma general, es su nmero de telfono. Si tiene alguna pregunta, pngase en contacto con el administrador del sistema de comunicacin. 3. Indique su Contrasea. En el primer registro, su contrasea es 1234.

12

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Instalacin e inicio de myPortal Cmo desinstalar myPortal

4. Si en el futuro desea utilizar myPortal con registro automtico, active la casilla de verificacin Guardar contrasea. As, no volver a aparecer en el futuro la ventana de registro. Puede modificar esta opcin en cualquier momento. AVISO: Slo utilice el registro automtico si est completamente seguro de que nadie ms tiene acceso a su cuenta de usuario Windows. De lo contrario, otras personas podran acceder a sus mensajes de voz o fax o desviar su nmero de telfono a costosos destinos externos a sus expensas. 5. Haga clic en Iniciar sesin. Pasos siguientes: Despus de iniciar por primera vez myPortal, modifique su contrasea. Temas relacionados Instalacin e inicio de myPortal Cmo instalar myPortal Cmo modificar la contrasea Cmo activar o desactivar el registro automtico Resolucin de problema: no hay conexin con el sistema de comunicacin Resolucin de problema: en lugar de myPortal se inicia la suite de aplicaciones Nokia

2.4 Cmo desinstalar myPortal


Paso a paso: 1. Cierre myPortal. 2. En Panel de control de Windows, haga clic en Programas y caractersticas. 3. En el men contextual de la entrada myPortal, haga clic en Desinstalar. 4. Haga clic en Continuar. 5. En la ventana de desinstalacin de myPortal, haga clic en S. 6. Si aparece un mensaje sobre la eliminacin de archivos de uso compartido, haga clic en No to all. Temas relacionados Instalacin e inicio de myPortal Cmo instalar myPortal

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

13

Primeros pasos

3 Primeros pasos
Esta seccin describe las primeras tareas recomendadas. Modificacin de la contrasea AVISO: Por motivos de seguridad, modifique la contrasea despus del primer registro. De lo contrario, personas ajenas podran acceder a sus mensajes de voz y fax utilizando la contrasea estndar o desviar su nmero de telfono a costosos destinos externos a sus expensas. Seleccin de la configuracin de idioma Seleccione el idioma de la interfaz de usuario de myPortal y, por separado, el idioma de reproduccin del men del buzn de voz y de los anuncios grabados del sistema. Grabacin de su indicacin de nombre Esta indicacin se utilizar como parte de los anuncios grabados del sistema de comunicacin, por ejemplo: si el buzn de voz informa a los llamantes sobre su estado de presencia en conferencias a las que invita, para saludar a los participantes: " le ha invitado a participar en una conferencia". en conferencias, para comunicar al grupo de participantes su incorporacin: " participa en la conferencia".

Grabacin de su saludo personalizado Los llamantes escuchan su saludo personalizado de forma predeterminada al acceder a su buzn de voz, por ejemplo, "En este momento no puedo atender su llamada ". Estos son los tipos de anuncios grabados para el saludo personalizado: saludo personalizado general Saludo personalizado para Ocupado Saludo personalizado para No contesta INFO: Puede grabar ms anuncios grabados, vase Buzn de voz. Definicin de la direccin de correo electrnico Introduzca su direccin de email para que el sistema de comunicacin le pueda invitar a las conferencias por correo electrnico. De esta forma tambin podr notificarle en caso de entrada de mensajes de fax o de voz.

14

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Primeros pasos Cmo modificar la contrasea

Creacin de favoritos En la lista de favoritos, encontrar sus contactos ms importantes con indicacin del estado de presencia. Tambin permite llamar a dichos contactos con toda facilidad. Importacin de contactos Outlook en myPortal Puede importar los contactos Outlook de forma automtica en la carpeta personal cada vez que se inicia myPortal. De esta forma podr, por ejemplo, llamarlos con myPortal. Temas relacionados Cmo modificar la contrasea Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario Cmo seleccionar el idioma del buzn de voz Cmo grabar la indicacin de nombre Cmo grabar el saludo personalizado Cmo definir la direccin de correo electrnico Cmo crear una lista de favoritos Cmo activar la importacin de los contactos Outlook al iniciar Buzn de voz

3.1 Cmo modificar la contrasea


AVISO: Por motivos de seguridad, modifique la contrasea despus del primer registro. De lo contrario, personas ajenas podran acceder a sus mensajes de voz y fax utilizando la contrasea estndar o desviar su nmero de telfono a costosos destinos externos a sus expensas.

INFO: Tambin puede modificar la contrasea a travs del men telefnico del buzn de voz. Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mis detalles personales, y en Contrasea, haga clic en Restablecer. 4. En el campo Actual, introduzca su contrasea actual.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

15

Primeros pasos Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario

5. En los campos Nuevo y Confirmar, introduzca su nueva contrasea. La contrasea slo puede contener cifras. INFO: La contrasea es vlida para myPortal , myPortal for Outlook y myPortal for Outlook y, tambin, para el acceso telefnico al buzn de voz. 6. Haga clic en OK y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Primeros pasos

3.2 Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Varios, seleccione el Idioma. 4. Haga clic en Guardar. Pasos siguientes: Salga de myPortal y reincielo. Temas relacionados Primeros pasos

3.3 Cmo seleccionar el idioma del buzn de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Varios, de la lista desplegable Idioma de buzn de voz, seleccione el idioma deseado. 4. Haga clic en Cerrar. Temas relacionados Primeros pasos

3.4 Cmo grabar la indicacin de nombre


INFO: Tambin puede grabar la indicacin de nombre a travs del men telefnico del buzn de voz.

16

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Primeros pasos Cmo grabar el saludo personalizado

Paso a paso:

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Perfiles. 3. Haga clic en Grabar. 4. En la lista, haga clic en el anuncio Mi nombre de buzn de voz. 5. Haga clic en Grabar. El buzn de voz llama a su telfono. 6. Acepte la llamada. 7. Diga su nombre despus de la seal. 8. Haga clic en Detener. 9. Si desea escuchar el anuncio grabado en el telfono, haga clic en Reproduciendo. Para salir del bucle de reproduccin, haga clic en Detener. 10. Si desea volver a grabar el anuncio, haga clic nuevamente en Grabar. 11. Haga clic en Cerrar y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Primeros pasos Buzn de voz Men telefnico del buzn de voz

3.5 Cmo grabar el saludo personalizado


INFO: Tambin puede grabar el saludo personalizado a travs del men telefnico del buzn de voz. Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Perfiles. 3. Haga clic en Grabar. 4. Elija una de estas opciones: Si desea grabar el saludo personalizado general, haga clic en Mi saludo de buzn de voz. Si desea grabar el saludo personalizado para Ocupado, haga clic en Ocupado. Si desea grabar el saludo personalizado para No contesta, haga clic en No contesta.

5. Haga clic en Grabar. El buzn de voz llama a su telfono. 6. Acepte la llamada. 7. Enuncie el saludo personalizado despus de la seal. 8. Haga clic en Detener.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

17

Primeros pasos Cmo definir la direccin de correo electrnico

9. Si desea escuchar el anuncio grabado en el telfono, haga clic en Reproduciendo. Para salir del bucle de reproduccin, haga clic en Detener. 10. Si desea volver a grabar el anuncio, haga clic en Grabar. 11. Haga clic en Cerrar y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Primeros pasos Buzn de voz Men telefnico del buzn de voz

3.6 Cmo definir la direccin de correo electrnico


Requisitos previos: Paso a paso: El administrador del sistema de comunicacin ha configurado el desvo de correo electrnico.

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mis detalles de contacto, introduzca su Direccin de email. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Primeros pasos

3.7 Cmo crear una lista de favoritos


Paso a paso: 1. En la lista de favoritos, y en el espacio libre del men contextual, haga clic en Nuevo grupo. 2. Introduzca el Nombre de grupo. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en la pestaa Directorios. 5. Haga clic en uno de los directorios Directorio interno, Directorio externo o Directorio personal. 6. Arrastre el contacto deseado sobre el nombre de grupo de la lista de favoritos. Temas relacionados Primeros pasos Lista de favoritos

18

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Primeros pasos Cmo activar la importacin de los contactos Outlook al iniciar

3.8 Cmo activar la importacin de los contactos Outlook al iniciar


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. Active la casilla de verificacin Importar contactos de Outlook al iniciar. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Primeros pasos

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

19

Llamadas Formatos de nmeros de telfono

4 Llamadas
myPortal permite utilizar funciones de llamada sencillas y las cmodas funciones de directorios, de la lista de favoritos y del diario.

Temas relacionados Formatos de nmeros de telfono Funciones de llamada Directorios Lista de favoritos Diario

4.1 Formatos de nmeros de telfono


Para introducir nmeros de telfono se pueden utilizar distintos formatos.

Formato cannico

Descripcin

Ejemplo

Comienza por + e incluye siempre el cdigo de pas, el cdigo local y +49 (89) 722-98765 el nmero de telfono completo. Se admiten espacios en blanco y los caracteres especiales + ( ) / - : ;.

marcaci Exactamente como marcara el nmero en el telfono, siempre sin n cdigo de ruta.

321 (interno) 72298765 (red local propia) 08972298765 (red local no propia) 00498972298765 (extranjero)

Temas relacionados Llamadas Cmo marcar un nmero de telfono Cmo habilitar el servicio CallMe Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar el perfil de AutoAttendant Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc Cmo configurar una conferencia programada Cmo configurar una conferencia permanente Cmo activar o desactivar la notificacin telefnica Cmo definir un nmero de telfono adicional

20

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Funciones de llamada

4.2 Funciones de llamada


Puede controlar las funciones de llamada con myPortal, por ejemplo, aceptar llamadas o capturar llamadas de otros usuarios. Los nmeros de telfono se pueden marcar directamente o desde el diario, desde la lista de favoritos o desde un directorio. Las funciones de llamada se pueden controlar en ventanas emergentes y en la barra de mens.

Temas relacionados Llamadas Cmo contestar una llamada Cmo capturar llamadas de otros usuarios Cmo marcar un nmero de telfono Cmo realizar una llamada desde el directorio Cmo realizar una llamada desde la lista de favoritos Cmo realizar una llamada desde el diario Ventanas emergentes

4.2.1 Cmo contestar una llamada


Paso a paso: 1. Elija una de estas opciones: En la ventana emergente Llamada entrante, haga clic en Aceptar. En la barra de mens, haga clic en Aceptar.

Temas relacionados Funciones de llamada Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes

4.2.2 Cmo capturar llamadas de otros usuarios


Paso a paso: 1. Elija una de estas opciones: En Favoritos, haga clic en la extensin que est recibiendo la llamada y seleccione Telecaptura de llamadas en el men contextual.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

21

Llamadas Funciones de llamada

En Directorios > Directorio interno, haga clic en la extensin que est recibiendo la llamada y seleccione Telecaptura de llamadas en el men contextual.

Temas relacionados Funciones de llamada Directorios Lista de favoritos

4.2.3 Cmo marcar un nmero de telfono


Paso a paso: 1. Elija una de estas opciones: En la barra de mens, y en la lista desplegable de nmeros de telfono, introduzca el nmero de telfono en formato de marcacin o en formato cannico. A continuacin, pulse la tecla Entrada. En la barra de mens, y en la lista desplegable de nmeros de telfono, seleccione uno de los nmeros de telfono y, a continuacin, pulse la tecla Entrada.

Temas relacionados Funciones de llamada Elementos de la interfaz de usuario Formatos de nmeros de telfono

4.2.4 Cmo realizar una llamada desde el directorio


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Haga clic en uno de los directorios, Directorio personal, Directorio externo o Directorio interno. 3. Elija una de estas opciones: En la entrada de directorio pertinente, haga clic en el nmero de telfono deseado. En el men contextual de la entrada de directorio pertinente, haga clic en el nmero de telfono deseado.

Temas relacionados Funciones de llamada Directorios

22

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Directorios

4.2.5 Cmo realizar una llamada desde la lista de favoritos


Paso a paso: 1. Si es necesario, haga doble clic en el tringulo que aparece a la izquierda del grupo en cuestin para desplegar las entradas de favoritos. 2. Elija una de estas opciones: Haga doble clic en la extensin pertinente. En el men contextual de dicha extensin, haga clic en el nmero de telfono deseado.

Temas relacionados Funciones de llamada Lista de favoritos Cmo definir el nmero de telfono estndar de un favorito

4.2.6 Cmo realizar una llamada desde el diario


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Diario. 2. Haga clic en una de las carpetas Pendientes, Todas las llamadas, Perdidas, Contestadas, Internas, Externas, Entrantes o Salientes. 3. Si es necesario, haga doble clic en el tringulo que aparece a la izquierda del grupo en cuestin para desplegar las entradas de diario. 4. Elija una de estas opciones: Haga doble clic en la entrada de diario correspondiente. En el men contextual de la entrada de diario pertinente, haga clic en un nmero de telfono.

Temas relacionados Funciones de llamada Diario

4.3 Directorios
Los directorios sirven para organizar sus contactos. myPortal ofrece los siguientes directorios que admiten estas funciones:

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

23

Llamadas Directorios

Smbol o Directorio personal

Directorio

Llamad Enviar mensaje as instantneo x x

Agregar a favoritos

Agregar a conferencia x

En el directorio personal se pueden agregar, editar o borrar contactos personales o importar contactos Outlook al iniciar myPortal. Si importa los contactos Outlook, estos no se pueden modificar en myPortal. Directorio interno (smbolo del telfono del sistema relativo al estado de presencia actual): Contiene extensiones internas con su estado de presencia (slo telfonos del sistema) y sus nmeros de telfono adicionales. Si un usuario est ausente, se puede ver el momento programado de regreso en la columna Fecha / Hora (siempre que dicho usuario haya autorizado la visibilidad del estado de presencia). Directorio offline externo: Contiene contactos del directorio de empresa offline y lo configura el administrador del sistema de comunicacin. Directorio externo: Contiene contactos del directorio de empresa LDAP y lo configura el administrador del sistema de comunicacin. Las entradas se actualizan cada vez que se abre. x x x x x x x x x x

Detalles de los contactos La vista de lista de los contactos muestra distinta informacin detallada en funcin del directorio: Extensin, Fecha / Hora, Apellidos, Nombre, Mvil, Asistente, Externas, Tel. domicilio 1, Tel. empresa 1, Tel. empresa 2, Fax., Correo, Departamento, Ubicacin, Compaa. La anchura de todas las columnas es variable. Bsqueda Las bsquedas en los directorios se pueden realizar por Nombre, Apellidos o nmero de telfono. Puede seleccionar los directorios que se incluirn en la bsqueda. Los directorios se examinan en el mismo orden que en la tabla. La bsqueda se puede realizar por palabra completa o por trmino de bsqueda incompleto (por ejemplo, parte de un nmero de telfono). Las opciones de bsqueda configuradas se mantienen hasta que se realice una nueva bsqueda. Se guardan todos los trminos de bsqueda utilizados. Puede borrar la lista de trminos de bsqueda utilizados. Orden Los contactos de un directorio se pueden ordenar de forma alfanumrica ascendente o descendente a partir de una columna. La direccin sealada por el tringulo en el ttulo de una columna indica el orden ascendente o descendente.

24

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Directorios

Ampliacin de una entrada En la columna que sirve para ordenar las entradas puede ampliar el "zoom" de una determinada entrada, carcter por carcter. De esta forma podra saltar, por ejemplo, al primer apellido que empezara con "Sen", letra por letra. Este mtodo tambin se puede utilizar en los resultados de bsqueda. Temas relacionados Llamadas Cmo realizar bsquedas en directorios Cmo ordenar un directorio Cmo ampliar una entrada Cmo agregar un contacto personal Cmo modificar un contacto personal Cmo borrar un contacto personal Cmo activar o desactivar la importacin de los contactos de Outlook al iniciar Elementos de la interfaz de usuario Cmo capturar llamadas de otros usuarios Cmo realizar una llamada desde el directorio Cmo activar o desactivar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes Cmo enviar un mensaje instantneo Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos Cmo agregar participantes de conferencia Lista de favoritos Ventanas emergentes Presencia Configuracin

4.3.1 Cmo realizar bsquedas en directorios


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Haga clic en Abrir, para abrir la mscara de bsqueda. 3. Elija una de estas opciones de bsqueda: Si desea buscar una palabra completa, active la casilla de verificacin Coincidir palabra completa. Si desea buscar parte de una palabra, desactive la casilla de verificacin Coincidir palabra completa.

4. Seleccione los directorios que debe incluir la bsqueda. Para ello, active o desactive las casillas de verificacin Directorio interno, Directorio personal, Directorio externo y Directorio offline externo.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

25

Llamadas Directorios

5. En la lista desplegable, introduzca un trmino de bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar. Si la bsqueda ofrece un resultado, myPortal muestra una lista de resultados. 6. Si desea interrumpir una bsqueda en curso, haga clic en Detener. 7. Si desea borrar la lista de trminos de bsqueda utilizados, haga clic en Borrar historial. 8. Si desea abandonar la lista de resultados y regresar al directorio, haga clic en el directorio. Temas relacionados Directorios Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos Cmo agregar participantes de conferencia

4.3.2 Cmo ordenar un directorio


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Haga clic en el directorio deseado, por ejemplo Directorio interno. 3. Haga clic en uno de los ttulos de columna (por ejemplo, Apellidos) para ordenar los contactos en orden alfanumrico ascendente o descendente segn ese criterio. 4. Si desea invertir el orden de clasificacin, vuelva a hacer clic en el ttulo de columna. 5. Si desea saltar a la primera entrada de la columna ordenada que comience con un determinado carcter, haga clic sobre cualquier contacto del directorio e introduzca el carcter deseado. Temas relacionados Directorios Cmo ampliar una entrada

26

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Directorios

4.3.3 Cmo ampliar una entrada


Requisitos previos: Paso a paso: La lista se ordena por la columna que contiene la entrada que desea ampliar. 1. Haga clic en una entrada de la lista. 2. Introduzca el primer carcter del resultado deseado. Temas relacionados Directorios Cmo ordenar un directorio Diario Cmo ordenar el diario

4.3.4 Cmo agregar un contacto personal


Requisitos previos: Paso a paso: La importacin de contactos Outlook al iniciar est desactivada. 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Haga clic en Directorio personal. 3. Haga clic en Agregar. 4. En la ventana Contacto personal, introduzca los datos de contacto. 5. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Directorios Cmo modificar un contacto personal Cmo borrar un contacto personal Cmo activar o desactivar la importacin de los contactos de Outlook al iniciar

4.3.5 Cmo modificar un contacto personal


Requisitos previos: Paso a paso: La importacin de contactos Outlook al iniciar est desactivada. 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Haga clic en Directorio personal. 3. Haga clic en el contacto personal pertinente. 4. Haga clic en Editar. 5. En la ventana Contacto personal, edite los datos de contacto.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

27

Llamadas Directorios

6. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Directorios Cmo agregar un contacto personal Cmo borrar un contacto personal Cmo activar o desactivar la importacin de los contactos de Outlook al iniciar

4.3.6 Cmo borrar un contacto personal


Requisitos previos: Paso a paso: La importacin de contactos Outlook al iniciar est desactivada. 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Haga clic en Directorio personal. 3. Elija una de estas opciones: Haga clic en el contacto personal pertinente. Marque los contactos personales pertinentes.

4. Haga clic en Eliminar y, a continuacin, en S. Temas relacionados Directorios Cmo agregar un contacto personal Cmo modificar un contacto personal Cmo activar o desactivar la importacin de los contactos de Outlook al iniciar

4.3.7 Cmo activar o desactivar la importacin de los contactos de Outlook al iniciar


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Outlook, seleccione una de estas opciones: Si desea que myPortal importe los contactos de Outlook al iniciarse, active la casilla de verificacin Importar contactos de Outlook al iniciar. Si no desea que myPortal importe los contactos de Outlook al iniciarse, desactive la casilla de verificacin Importar contactos de Outlook al iniciar.

28

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Lista de favoritos

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Directorios Cmo agregar un contacto personal Cmo modificar un contacto personal Cmo borrar un contacto personal

4.4 Lista de favoritos


La lista de favoritos ofrece una vista permanente de los contactos seleccionados. Con la lista de favoritos se puede llamar fcilmente a dichos contactos. Las extensiones internas (con telfono del sistema) ven su estado de presencia y pueden ponerse en contacto con usted mediante mensajes instantneos. Puede agregar contactos de cualquier directorio a la lista de favoritos. En el caso de los favoritos que no proceden del directorio interno, en lugar del smbolo del estado de presencia aparece el smbolo que indica el origen del contacto. La lista de favoritos gestiona los contactos en grupos. Los contactos de un grupo se ordenan por apellidos. En caso de ausencia de un usuario interno, se indica el momento programado de regreso. Para ello, coloque el puntero del ratn sobre la entrada (siempre que el usuario haya autorizado la visibilidad del estado de presencia).

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

29

Llamadas Lista de favoritos

En el caso de los favoritos con varios nmeros de telfono se puede consultar el nmero de telfono de acceso estndar del contacto. El nmero de telfono estndar de un favorito se puede reconocer porque el smbolo del men contextual muestra la casilla de verificacin activada. Temas relacionados Llamadas Cmo agregar un grupo a la lista de favoritos Cmo cambiar el nombre de un grupo de la lista de favoritos Cmo borrar un grupo de la lista de favoritos Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos Cmo borrar un contacto de la lista de favoritos Cmo definir el nmero de telfono estndar de un favorito Cmo modificar la anchura de la lista de favoritos Elementos de la interfaz de usuario Cmo capturar llamadas de otros usuarios Cmo crear una lista de favoritos Directorios Cmo realizar una llamada desde la lista de favoritos Cmo agregar participantes de conferencia Cmo enviar un mensaje instantneo Presencia Configuracin

4.4.1 Cmo agregar un grupo a la lista de favoritos


Paso a paso: 1. En la lista de favoritos, y en el espacio libre del men contextual, haga clic en Nuevo grupo. 2. Introduzca el Nombre de grupo. 3. Haga clic en Aceptar. Pasos siguientes: Agregue los contactos a la lista de favoritos. Temas relacionados Lista de favoritos Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos Cmo borrar un grupo de la lista de favoritos Cmo cambiar el nombre de un grupo de la lista de favoritos

30

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Lista de favoritos

4.4.2 Cmo cambiar el nombre de un grupo de la lista de favoritos


Paso a paso: 1. En la lista de favoritos, y en el nombre de grupo pertinente del men contextual, haga clic en Cambiar nombre de grupo. 2. Introduzca el Nombre de grupo. 3. Haga clic en Aceptar. Temas relacionados Lista de favoritos Cmo agregar un grupo a la lista de favoritos Cmo borrar un grupo de la lista de favoritos

4.4.3 Cmo borrar un grupo de la lista de favoritos


Paso a paso: 1. En la lista de favoritos del nombre de grupo en cuestin, y en el men contextual, haga clic en Eliminar grupo. 2. Haga clic en S. Temas relacionados Lista de favoritos Cmo agregar un grupo a la lista de favoritos Cmo cambiar el nombre de un grupo de la lista de favoritos

4.4.4 Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos


Requisitos previos: Paso a paso: La lista de favoritos incluye al menos un grupo. 1. Haga clic en la pestaa Directorios. 2. Elija una de estas opciones: Haga clic en uno de los directorios Directorio interno, Directorio externo o Directorio personal. Ejecute una bsqueda en los directorios, vase Cmo realizar bsquedas en directorios.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

31

Llamadas Lista de favoritos

3. Arrastre el contacto deseado sobre el nombre de grupo de la lista de favoritos. Temas relacionados Lista de favoritos Directorios Cmo realizar bsquedas en directorios Cmo definir el nmero de telfono estndar de un favorito Cmo agregar un grupo a la lista de favoritos Cmo borrar un contacto de la lista de favoritos

4.4.5 Cmo borrar un contacto de la lista de favoritos


Paso a paso: 1. En la lista de favoritos del contacto en cuestin, y en el men contextual, haga clic en Eliminar favorito. Temas relacionados Lista de favoritos Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos

4.4.6 Cmo definir el nmero de telfono estndar de un favorito


Paso a paso: 1. En la lista de favoritos, y en el contacto correspondiente del men contextual, haga clic en Seleccionar nmero de telfono. 2. En la lista desplegable, seleccione el nmero de telfono que desea utilizar de forma predeterminada para ese favorito. 3. Haga clic en Aceptar. Temas relacionados Lista de favoritos Cmo agregar un contacto a la lista de favoritos Cmo realizar una llamada desde la lista de favoritos

32

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Diario

4.4.7 Cmo modificar la anchura de la lista de favoritos


Paso a paso: 1. Con ayuda del ratn, mueva el margen derecho de la lista de favoritos en la direccin deseada. Temas relacionados Lista de favoritos Elementos de la interfaz de usuario

4.5 Diario
El diario es la lista de todas las llamadas entrantes y salientes. El diario permite volver a llamar o devolver llamadas a los contactos de forma rpida y sencilla. Duracin del almacenamiento El sistema de comunicacin guarda las llamadas del diario durante un tiempo limitado y que puede configurar el administrador. Transcurrido ese tiempo, el sistema de comunicacin borra las entradas automticamente. Carpetas para tipos de llamada Las llamadas se distribuyen en estas carpetas: Pendientes Contiene las llamadas salientes no atendidas para las que se ha transmitido un nmero de telfono. En cuanto se responde a una de estas llamadas, desaparecen todas las entradas con el nmero de telfono en cuestin. Todas las llamadas Perdidas Contestadas Internas Externas Entrante Saliente

Detalles de llamada Cada llamada se muestra con una Fecha y una Hora y, si lo hay, con un Nmero de telfono. Si un directorio contiene ms informacin sobre un nmero de telfono (por ejemplo, Apellidos, Nombre y Compaa), aparece tambin indicada. Adems, se indica Direccin, Duracin y la columna Llamada finalizada. La anchura de todas las columnas es variable.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

33

Llamadas Diario

Direccin

Significado Entrante Saliente

Llamada finalizada

Significado La llamada se realiz correctamente o fue contestada.

Agrupacin Las llamadas de todas las carpetas se agrupan por el mismo criterio que usted puede seleccionar: Fecha (por ejemplo, Hoy, Ayer, etc., Semana pasada, Hace dos semanas, Hace tres semanas, ltimo mes y Anterior) Nmero de telfono Apellidos, Nombre Nombre, Apellidos Compaa

A la derecha del nombre del grupo aparece recogido entre parntesis el nmero de entradas de diario que incluye. Orden Puede ordenar las llamadas del diario en orden alfanumrico ascendente o descendente a partir de una determinada columna. La direccin sealada por el tringulo en el ttulo de la columna indica el orden ascendente o descendente. Ampliacin de una entrada En la columna que se utiliza para ordenar las entradas, puede ampliar una determinada entrada, letra a letra. De esta forma podra saltar, por ejemplo, al primer apellido que empezara con "Sen", letra por letra. Este mtodo tambin se puede utilizar en los resultados de bsqueda. Temas relacionados Llamadas Cmo agrupar entradas de diario Cmo ordenar el diario Elementos de la interfaz de usuario Cmo realizar una llamada desde el diario Cmo ampliar una entrada

34

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Llamadas Diario

4.5.1 Cmo agrupar entradas de diario


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Diario. 2. Haga clic en uno de los grupos Pendientes, Todas las llamadas, Perdidas, Contestadas, Internas, Externas, Entrantes o Salientes. 3. En el men contextual de uno de los ttulos de columna, seleccione una de estas opciones: Agrupar por: Fecha Agrupar por: Nmero de telfono Agrupar por: Apellidos, Nombre Agrupar por: Nombre, Apellidos Agrupar por: Compaa

4. Haga doble clic en el tringulo que aparece a la izquierda del grupo para ampliar las entradas de diario correspondientes. Temas relacionados Diario Cmo ordenar el diario

4.5.2 Cmo ordenar el diario


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Diario. 2. Haga clic en uno de los grupos Pendientes, Todas las llamadas, Perdidas, Contestadas, Internas, Externas, Entrantes o Salientes. 3. Si es necesario, haga doble clic en el tringulo que aparece a la izquierda del grupo en cuestin para desplegar las entradas de diario. 4. Haga clic en uno de los ttulos de columna (por ejemplo, Apellidos) para ordenar las entradas de diario segn ese criterio y en orden alfanumrico ascendente o descendente. 5. Si desea invertir el orden de clasificacin, vuelva a hacer clic en el ttulo de columna. Temas relacionados Diario Cmo agrupar entradas de diario Cmo ampliar una entrada

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

35

Ventanas emergentes

5 Ventanas emergentes
Las ventanas emergentes ofrecen cmodas opciones que puede ejecutar con un solo clic (por ejemplo, para actuar en caso de llamadas entrantes o de nuevos mensajes de voz). Las ventanas emergentes aparecen en la esquina inferior derecha de la pantalla. Puede activar o desactivar distintos tipos de ventanas emergentes. Algunos botones de las ventanas emergentes varan en funcin del contexto. Ventana emergente con llamadas entrantes La ventana emergente muestra el nmero de telfono del llamante y, si hay disponible un directorio, su nombre. Los directorios se examinan en este orden: Directorio personal, Directorio interno, Directorio offline externo, Directorio externo. Si hay coincidencias, se muestra la primera en la ventana emergente. Estas son las funciones disponibles: Aceptar y Colgar Reenviar al buzn de voz Transferir Retener y Recuperar Grabar y Detener grabacin

Apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes Puede decidir si en caso de llamada entrante, myPortal abrir automticamente el contacto personal correspondiente. Ventana emergentes con llamadas salientes La ventana emergente muestra el nmero de telfono del llamado y, si hay disponible un directorio, su nombre. Estas son las funciones disponibles: Colgar Transferir Retener y Recuperar Grabar y Detener grabacin

Ventana emergente con nuevos mensajes de voz La ventana emergente muestra el nmero de telfono del llamante y, si hay disponible un directorio su nombre, junto con la fecha y hora de recepcin. Esta opcin slo se puede activar de forma conjunta para los mensajes de voz y fax. Estas son las funciones disponibles: Rebobinar Reproducir y Pausa Detener Avanzar

36

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes

Ventanas emergentes con nuevos mensajes de fax La ventana emergente muestra el nmero de telfono del remitente y, si hay disponible un directorio, su nombre, junto con la fecha y hora de recepcin. Esta opcin slo se puede activar de forma conjunta para mensajes de voz y fax. La funcin Ver est disponible. Temas relacionados Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes Cmo activar o desactivar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax Elementos de la interfaz de usuario Funciones de llamada Directorios Funciones durante la conexin Cmo activar o desactivar la ventana emergente en caso de modificacin del estado de presencia Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina Buzn de voz Buzn de fax

5.1 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Notificaciones, seleccione una de estas opciones: Si desea activar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes, active la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema con llamadas entrantes. Si desea desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes, desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema con llamadas entrantes.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

37

Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Ventanas emergentes Cmo contestar una llamada Cmo reenviar una llamada al buzn de voz Cmo transferir una llamada Cmo retener una llamada Cmo grabar una llamada o conferencia Cmo finalizar una llamada

5.2 Cmo activar o desactivar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Notificaciones, seleccione una de estas opciones: Si desea activar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes, active la casilla de verificacin Mostrar ventana emergente con llamadas entrantes. Si desea desactivar la apertura del contacto personal en caso de llamadas entrantes, desactive la casilla de verificacin Mostrar ventana emergente con llamadas entrantes.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Ventanas emergentes Directorios

5.3 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Notificaciones, seleccione una de estas opciones: Si desea activar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes, active la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema con llamadas salientes.. Si desea desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes, desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema con llamadas salientes.

38

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Ventanas emergentes Cmo transferir una llamada Cmo retener una llamada Cmo grabar una llamada o conferencia Cmo finalizar una llamada

5.4 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Notificaciones, seleccione una de estas opciones: Si desea activar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax, active la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema con nuevo mensaje de voz. Si desea desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax, desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema con nuevo mensaje de voz.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Ventanas emergentes Buzn de voz Buzn de fax Buzn de voz Buzn de fax

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

39

Funciones durante la conexin Cmo configurar el mtodo de transferencia

6 Funciones durante la conexin


Durante la conexin puede controlar las funciones desde el escritorio, por ejemplo grabar, retener o continuar una llamada, transferirla a otro usuario o finalizar la llamada. Durante la conexin pueden controlar las funciones en ventanas emergentes o en la barra de mens. Transferencia de una llamada Para la transferencia se pueden configurar estos mtodos: Transferencia ciega: Puede transferir la llamada sin que responda el usuario del destino de la transferencia. En este caso, recibir la pregunta: Desea el otro usuario aceptar esta llamada? Transferir slo con consulta: Puede hacer que la llamada slo se transfiera si el usuario del destino de la transferencia responde.

Retencin de una llamada El interlocutor retenido escucha la msica de espera o un anuncio grabado hasta que recupere la llamada. Grabacin de una llamada o de una conferencia Cualquiera de los interlocutores puede grabar una llamada. Las conferencias slo las puede grabar el controlador de conferencia. Durante la grabacin suena un tono de advertencia cada dos segundos. Si el sistema de comunicacin est configurado para Francia, los interlocutores pueden escuchar al comienzo de la grabacin un anuncio grabado en el que se indica que va a tener lugar una grabacin. Una vez finalizada la grabacin se indica en la bandeja de entrada del buzn de voz de la persona que ha realizado la grabacin. Temas relacionados Cmo configurar el mtodo de transferencia Cmo transferir una llamada Cmo retener una llamada Cmo grabar una llamada o conferencia Cmo finalizar una llamada Ventanas emergentes

6.1 Cmo configurar el mtodo de transferencia


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Varios de la lista desplegable Mtodo de transferencia, seleccione una de estas opciones:

40

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Funciones durante la conexin Cmo transferir una llamada

Si desea utilizar la transferencia ciega, seleccione Transferencia ciega. Si desea utilizar la transferencia con consulta, seleccione Transferencia de consulta.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Funciones durante la conexin Cmo transferir una llamada

6.2 Cmo transferir una llamada


Requisitos previos: Paso a paso: Estn activadas las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes o salientes.

1. En la ventana emergente Llamada entrante o en la ventana emergente Llamada saliente a , haga clic en Transferir. 2. En la ventana que contiene la lista de las extensiones, haga clic en la extensin deseada y, a continuacin, haga clic en Transferir. 3. Si aparece una ventana con la pregunta: Desea el otro usuario aceptar esta llamada?, haga clic en S. Temas relacionados Funciones durante la conexin Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes Cmo configurar el mtodo de transferencia

6.3 Cmo retener una llamada


Requisitos previos: Paso a paso: Estn activadas las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes o salientes.

1. En la ventana emergente Llamada entrante o en la ventana emergente Llamada saliente a, haga clic en Retener. 2. Si desea recuperar la llamada, haga clic en Recuperar. Temas relacionados Funciones durante la conexin Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

41

Funciones durante la conexin Cmo grabar una llamada o conferencia

6.4 Cmo grabar una llamada o conferencia


Requisitos previos: Paso a paso: Estn activadas las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes o salientes. Est en una conversacin o est participando en una conferencia.

1. En la ventana emergente Llamada entrante o en la ventana emergente Llamada saliente a , haga clic en Grabar. 2. Si desea finalizar la grabacin antes de que finalice la conversacin, haga clic en Detener grabacin. Temas relacionados Funciones durante la conexin Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes Conferencia Ad-hoc Conferencia programada

6.5 Cmo finalizar una llamada


Paso a paso: 1. Elija una de estas opciones: En la ventana emergente Llamada entrante o en la ventana emergente Llamada saliente a , haga clic en Colgar. En la barra de mens, haga clic en Colgar.

Temas relacionados Funciones durante la conexin Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas salientes

42

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Cmo reenviar una llamada al buzn de voz

7 Control de accesibilidad
El sistema de comunicacin ofrece numerosas y potentes funciones para controlar la accesibilidad del usuario. Reenvo de una llamada al buzn de voz Si no desea aceptar una llamada, puede reenviarla al buzn de voz con un solo clic. Funciones relativas a la presencia Estas herramientas permiten controlar con gran flexibilidad y eficacia su disponibilidad en funcin del estado de presencia: Desvo de llamadas relativo al estado Desvo de llamadas basado en reglas AutoAttendant personal

Servicio CallMe Con el servicio CallMe puede utilizar desde cualquier puesto de trabajo las funciones de Unified Communications del sistema de comunicacin como si estuviera en la oficina: por telfono y con myPortal (siempre que est conectado con la LAN de su empresa). Temas relacionados Cmo reenviar una llamada al buzn de voz Presencia Servicio CallMe Desvo de llamadas relativo al estado Desvo de llamadas basado en reglas AutoAttendant personal

7.1 Cmo reenviar una llamada al buzn de voz


Requisitos previos: Paso a paso: Estn activadas las ventanas emergentes en caso de llamada entrante. 1. En la ventana emergente Llamada entrante, haga clic en Reenvo. Temas relacionados Control de accesibilidad Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de llamadas entrantes Buzn de voz

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

43

Control de accesibilidad Presencia

7.2 Presencia
Mediante la presencia, se informa de su disponibilidad a las extensiones internas en la lista de favoritos, en el directorio interno, en la sala de conferencias virtual y a travs de mensajes del buzn de voz. Adems, la presencia controla la accesibilidad de las extensiones internas con desvo de llamadas relativo al estado, con desvo de llamadas basado en reglas y con el AutoAttendant personal. Puede modificar su presencia en myPortal y en el men telefnico del buzn de voz. Cada vez que se modifica el estado de presencia (excepto en Oficina y CallMe) se establece el momento del regreso programado a Oficina o CallMe. La lista desplegable del estado de presencia incluye estos smbolos:
Smbolo Oficina Slo se puede seleccionar si el servicio CallMe est inactivo. De otra forma, aparece aqu CallMe. CallMe Slo se puede seleccionar si el servicio CallMe est activo. De otra forma, aparece aqu Oficina. Reunin Enfermo Disponible en un puesto de trabajo alternativo Presencia Disponibilidad Disponible en el puesto de trabajo habitual

Ausente Ausente

Pausa

Ausente

Fuera de oficina

Ausente

Vacaciones

Ausente

Pausa de medioda

Ausente

Se ha ido a casa

Ausente

No molestar

Ausente

44

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Presencia

CallMe aparece en la lista de favoritos y en el directorio interno aparece Oficina. All estn disponibles los siguientes smbolos adicionales:
Smbolo el telfono est sonando Presencia o estado de conexin

la extensin est realizando una llamada

la extensin est al telfono

presencia no visible

el telfono no est conectado

INFO: En el caso de las extensiones sin telfono del sistema (por ejemplo, RDSI o analgico), la lista de favoritos y el directorio interno no muestran el estado de presencia sino, nicamente, el estado de la conexin. Desvo al buzn de voz Si el estado de presencia no es Oficina ni CallMe, el sistema de comunicacin desva las llamadas de forma predeterminada al buzn de voz. Mediante anuncios grabados relativos al estado informa del tipo de ausencia y del momento programado de regreso. Restablecimiento automtico del estado de presencia Puede restablecer automticamente el estado de presencia al estado activo previo (Oficina o CallMe) una vez alcanzado el momento programado de final de la ausencia. De lo contrario, el sistema de comunicacin ampla el estado de presencia actual en pasos de 15 minutos, hasta que usted mismo modifique el estado. Visibilidad del estado de presencia Puede establecer de forma individualizada si las distintas extensiones del directorio interno pueden ver un estado de presencia que no sea Oficina o CallMe y el momento programado de regreso.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

45

Control de accesibilidad Presencia

Actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook El estado de presencia se puede controlar automticamente mediante citas Outlook. Para ello, utilice las siguientes palabras claves en el asunto: Reunin Enfermo Pausa Fuera de oficina Vacaciones Pausa de medioda Se ha ido a casa

Las palabras clave dependen del idioma de la interfaz de usuario configurado. Las palabras clave pueden estar en cualquier posicin del asunto. Si el asunto contiene varias de estas palabras clave, slo se aplica la primera. Si esta funcin est activada, el estado de presencia se modifica automticamente en la hora de inicio y en la hora de fin de la cita correspondiente. Durante este tiempo, el PC debe estar en servicio. AVISO: Si activa esta funcin, tenga en cuenta que una cita Outlook que incluya cualquiera de estas palabras clave en la lnea de asunto podra modificar de forma no deseada su estado de presencia. Si es necesario, modifique el asunto. Creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia Se pueden crear automticamente citas Outlook para estado ausente. Para ello, modifique su estado de presencia. El asunto de la cita Outlook correspondiente consta de su estado de presencia y del texto "(Auto)", por ejemplo "Reunin (Auto)". La hora de inicio y la hora de fin de la cita en cuestin se corresponden con la informacin incluida en myPortal. La hora de fin de la cita Outlook no se modifica en caso de que se retrase el regreso. Las citas Outlook se generan en el servidor de Exchange, est abierto o no Outlook.

46

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Presencia

Ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia Puede mostrar las modificaciones del estado de presencia mediante ventanas emergentes. Este ajuste se puede definir de forma independiente para el estado Oficina. Temas relacionados Control de accesibilidad Cmo modificar el estado de presencia de Oficina o CallMe a ausente Cmo modificar el estado de presencia a Oficina Cmo activar o desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia Cmo modificar la visibilidad del estado de presencia para otros usuarios Cmo activar o desactivar la actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook Cmo activar o desactivar la creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia Cmo activar o desactivar la ventana emergente en caso de modificacin del estado de presencia Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina Elementos de la interfaz de usuario Directorios Lista de favoritos Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes Servicio CallMe Desvo de llamadas relativo al estado Desvo de llamadas basado en reglas AutoAttendant personal Men telefnico del buzn de voz

7.2.1 Cmo modificar el estado de presencia de Oficina o CallMe a ausente


Paso a paso: 1. En la lista desplegable del estado de presencia, seleccione uno de estas presencias: Reunin, Enfermo, Pausa, Fuera de oficina, Vacaciones, Pausa de medioda, Se ha ido a casa o No molestar. 2. Elija una de estas opciones para establecer el momento de su regreso: Haga clic en uno de los cuatro botones con la duracin deseada. Seleccione una hora y una fecha en el elemento de control de calendario.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

47

Control de accesibilidad Presencia

3. Haga clic en Aceptar. Temas relacionados Presencia Cmo modificar el estado de presencia a Oficina Cmo activar o desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia Cmo habilitar el servicio CallMe

7.2.2 Cmo modificar el estado de presencia a Oficina


Paso a paso: 1. En la lista desplegable de estado de presencia, seleccione Oficina. 2. Haga clic en De vuelta a la oficina y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Temas relacionados Presencia Cmo modificar el estado de presencia de Oficina o CallMe a ausente Cmo activar o desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia

7.2.3 Cmo activar o desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Varios, seleccione una de estas opciones: Si desea activar el restablecimiento automtico del estado de presencia a Oficina o CallMe, active la casilla de verificacin Vuelta autom. a la oficina. Si desea desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia a Oficina o CallMe, desactive la casilla de verificacin Vuelta autom. a la oficina.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Presencia Cmo modificar el estado de presencia de Oficina o CallMe a ausente Cmo modificar el estado de presencia a Oficina Cmo habilitar el servicio CallMe

48

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Presencia

7.2.4 Cmo modificar la visibilidad del estado de presencia para otros usuarios
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Visibilidad de presencia, seleccione una de estas opciones: Si desea permitir que un determinado usuario vea su estado de presencia, active la casilla de verificacin de la lnea correspondiente. Si no desea permitir que un determinado usuario vea su estado de presencia, desactive la casilla de verificacin de la lnea correspondiente. Si desea que todos los usuarios puedan ver su estado de presencia, haga clic en Selecc. todo. Si no desea que ningn usuario pueda ver su estado de presencia, haga clic en Deselecc. todo.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Presencia Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos

7.2.5 Cmo activar o desactivar la actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Outlook, seleccione una de estas opciones: Si desea activar la actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook, active la casilla de verificacin Integracin del calendario de Outlook. Si desea desactivar la actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook, desactive la casilla de verificacin Integracin del calendario de Outlook.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

49

Control de accesibilidad Presencia

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Presencia Cmo activar o desactivar la creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia

7.2.6 Cmo activar o desactivar la creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Outlook, seleccione una de estas opciones: Si desea activar la creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia, active la casilla de verificacin Generar automticamente citas de calendario a partir de mis cambios de presencia.. Si desea desactivar la creacin automtica de citas Outlook en caso de ausencia, desactive la casilla de verificacin Generar automticamente citas de calendario a partir de mis cambios de presencia.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Presencia Cmo activar o desactivar la actualizacin automtica del estado de presencia mediante citas Outlook

7.2.7 Cmo activar o desactivar la ventana emergente en caso de modificacin del estado de presencia
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Notificaciones, seleccione una de estas opciones: Si desea activar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia, active la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema cuando cambie la presencia. Si desea desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia, desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema cuando cambie la presencia.

50

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Servicio CallMe

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Presencia Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina

7.2.8 Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Notificaciones, seleccione una de estas opciones: Si desea activar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina, active la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema para presencia En la oficina. Si desea desactivar las ventanas emergentes en caso de modificacin del estado de presencia a Oficina, desactive la casilla de verificacin Mostrar smbolo en bandeja de sistema para presencia En la oficina.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Presencia Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar la ventana emergente en caso de modificacin del estado de presencia

7.3 Servicio CallMe


El servicio CallMe, especialmente prctico para los teletrabajadores, permite definir un telfono de un puesto de trabajo alternativo como destino CallMe. Otros usuarios podrn acceder a usted a travs de este telfono y utilizando su nmero de telfono interno. Puede utilizar myPortal en su puesto de trabajo alternativo como si estuviera en la oficina y realizar llamadas salientes desde el destino CallMe. Llamadas entrantes Las llamadas entrantes dirigidas a su nmero de telfono interno se desvan al destino CallMe. Los llamantes slo visualizan su nmero de telfono interno.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

51

Control de accesibilidad Servicio CallMe

Llamadas salientes En el caso de las llamadas salientes con myPortal, el sistema de comunicacin establece dos conexiones. En primer lugar, le llama a su destino CallMe. Si contesta a la llamada, el sistema de comunicacin llama al destino deseado y conecta ambas llamadas. El destino visualiza su nmero de telfono interno. Presencia Si el servicio CallMe est activado, el display de su telfono muestra "CallMe activo". Las dems extensiones ven el estado de presencia Oficina. Activacin El servicio CallMe se puede activar de forma manual. Adems, el servicio CallMe tambin se reactiva cuando el estado de presencia se restablece automticamente tras una ausencia, siempre que estuviera previamente activado. Desactivar El servicio CallMe permanece activo hasta que se modifica el estado de presencia. Temas relacionados Control de accesibilidad Cmo habilitar el servicio CallMe Presencia

7.3.1 Cmo habilitar el servicio CallMe


Paso a paso: 1. En la lista desplegable de estado de presencia, seleccione Oficina. 2. Haga clic en Habilitar servicio CallMe. 3. Establezca el nmero de telfono del destino CallMe de una de estas formas: En la lista desplegable, seleccione uno de los nmeros adicionales. En la lista desplegable, introduzca un nmero de formato en formato de marcacin o en formato cannico.

4. Haga clic en Aceptar. Temas relacionados Servicio CallMe Formatos de nmeros de telfono Cmo modificar el estado de presencia de Oficina o CallMe a ausente Cmo activar o desactivar el restablecimiento automtico del estado de presencia Cmo definir un nmero de telfono adicional

52

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Desvo de llamadas relativo al estado

7.4 Desvo de llamadas relativo al estado


Con el desvo de llamadas relativo al estado, puede desviar a los llamantes a uno de sus nmeros de telfono adicionales o al buzn de voz, en funcin del estado de presencia definido. El desvo de llamadas relativo al estado se puede configurar para cualquier estado de presencia, excepto: Oficina, CallMe y No molestar. Si modifica su estado de presencia, el sistema de comunicacin activa el desvo de llamadas al destino definido para el nuevo estado (por ejemplo, si est fuera de casa a un telfono mvil y si est de vacaciones a su representante). Temas relacionados Control de accesibilidad Cmo configurar el desvo de llamadas relativo al estado Presencia Cmo definir un nmero de telfono adicional Desvo de llamadas basado en reglas

7.4.1 Cmo configurar el desvo de llamadas relativo al estado


Requisitos previos: Paso a paso: Ha configurado al menos un nmero de telfono adicional. 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Destinos de la lnea del estado de presencia correspondiente de la lista desplegable, seleccione uno de estos destinos: Ninguno, Mvil, Asistente, Externas 1, Externas 2, Domicilio o Mensajes de voz. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas relativo al estado Cmo definir un nmero de telfono adicional

7.5 Desvo de llamadas basado en reglas


Con el desvo de llamadas basado en reglas puede desviar a los llamantes en base de distintas condiciones o excepciones. Este desvo es ms flexible que el desvo de llamadas relativo al estado. Adems, el desvo de llamadas basado en reglas admite: Cualquier destino Presencia Oficina, CallMe y No molestar

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

53

Control de accesibilidad Desvo de llamadas basado en reglas

Con el asistente de reglas puede establecer reglas y activarlas o desactivarlas en cualquier momento. Una regla slo est activa cuando el telfono no est desviado. Si hay activa una regla para el desvo de llamadas, el display del telfono muestra su nombre. Si hay una llamada entrante, el sistema de comunicacin comprueba la capacidad de aplicacin de las reglas activas segn su orden en el asistente de reglas. Slo se ejecuta la primera regla aplicable. En tal caso, el telfono suena una vez y, a continuacin, el sistema de comunicacin desva la llamada al destino establecido. En una regla se pueden definir varios tipos de condiciones y excepciones (excepto...). Sin embargo, no puede definir condiciones con excepciones del mismo tipo. Por ejemplo, no se puede establecer una condicin del tipo "en determinados das de la semana" junto con una excepcin del tipo "excepto determinados das de la semana". Tipos de condiciones y excepciones (excepto) con determinada presencia (excepto) de determinadas personas (del directorio interno, del directorio externo, del directorio personal o de un determinado nmero de telfono) (excepto) si se le transfiere desde determinadas personas (del directorio interno, del directorio externo, del directorio personal o de un determinado nmero de telfono) (excepto) de un determinado tipo (interno o externo) (excepto) en una fecha determinada (o varias) (excepto) en determinados das de la semana (excepto) entre una determinada fecha de inicio y de fin (excepto) entre una determinada hora de inicio y de fin

Temas relacionados Control de accesibilidad Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas Presencia Desvo de llamadas relativo al estado

54

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Desvo de llamadas basado en reglas

7.5.1 Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Mdulo de reglas, haga clic en Nuevo. 4. Introduzca el Nombre para regla (mximo 15 caracteres). 5. Elija una de estas opciones: Si la regla se debe aplicar inmediatamente, active la casilla de verificacin La regla est activa. Si no desea que la regla se aplique inmediatamente, desactive la casilla de verificacin La regla est activa.

6. Haga clic en Destino. 7. Introduzca el nmero de telfono en formato de marcacin o en formato cannico y haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Continuar. 9. Si desea agregar una condicin, active la casilla de verificacin en la lnea Cuando correspondiente y, en el rea inferior, haga clic en el detalle subrayado pertinente (Fecha de inicio, Fecha de fin, Hora de inicio, Hora de fin, Personas, Tipo, Valores de fecha, Das de la semana, [Transferidores] o Presencia), para especificar con mayor detalle la condicin en el siguiente cuadro de dilogo. 10. Haga clic en Continuar. 11. Si desea agregar una excepcin, active la casilla de verificacin en la lnea Excepto cuando correspondiente y, en el rea inferior, haga clic en el detalle subrayado pertinente (Fecha de inicio, Fecha de fin, Hora de inicio, Hora de fin, Personas, Tipo, Valores de fecha, Das de la semana o Presencia), para especificar con mayor detalle la excepcin en el siguiente cuadro de dilogo. 12. Haga clic en Continuar y, a continuacin, en Finalizar. 13. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas basado en reglas Formatos de nmeros de telfono Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

55

Control de accesibilidad Desvo de llamadas basado en reglas

7.5.2 Cmo editar reglas para el desvo de llamadas


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Mdulo de reglas, haga clic en la regla pertinente y, a continuacin, haga clic en Editar. 4. Elija una de estas opciones: Si desea que la regla se aplique, active la casilla de verificacin La regla est activa. Si no desea que la regla se active inmediatamente, desactive la casilla de verificacin La regla est activa.

5. Si desea modificar el nmero de telfono, en la seccin inferior haga clic en el nmero de telfono subrayado, introduzca el nmero en formato de marcacin o en formato cannico y haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Continuar. 7. Elija una de estas opciones: Si desea agregar una condicin, active la casilla de verificacin en la lnea Cuando correspondiente y, en el rea inferior, haga clic en el detalle subrayado pertinente (Fecha de inicio, Fecha de fin, Hora de inicio, Hora de fin, Personas, Tipo, Valores de fecha, Das de la semana, [Transferidores] o Presencia), para especificar con mayor detalle la condicin en el siguiente cuadro de dilogo. Si desea editar una condicin, en la seccin inferior, haga clic en el detalle subrayado pertinente (Fecha de inicio, Fecha de fin, Hora de inicio, Hora de fin, Personas, Tipo, Valores de fecha, Das de la semana, [Transferidores] o Presencia), para especificar con mayor detalle la condicin en el siguiente cuadro de dilogo. Si desea eliminar una condicin, desactive la casilla de verificacin en la lnea Cuando correspondiente.

8. Haga clic en Continuar. 9. Elija una de estas opciones: Si desea agregar una excepcin, active la casilla de verificacin en la lnea Excepto cuando correspondiente y, en el rea inferior, haga clic en el detalle subrayado pertinente (Fecha de inicio, Fecha de fin, Hora de inicio, Hora de fin, Personas, Tipo, Valores de fecha, Das de la semana o Presencia), para especificar con mayor detalle la excepcin en el siguiente cuadro de dilogo. Si desea editar una excepcin, en la seccin inferior, haga clic en el detalle subrayado pertinente (Fecha de inicio, Fecha de fin, Hora de inicio, Hora de fin, Personas, Tipo, Valores de fecha, Das de la semana o Presencia), para especificar con mayor detalle la excepcin en el siguiente cuadro de dilogo.

56

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad Desvo de llamadas basado en reglas

Si desea eliminar una excepcin, desactive la casilla de verificacin en la lnea Excepto cuando correspondiente.

10. Haga clic en Continuar y, a continuacin, en Finalizar. 11. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas basado en reglas Formatos de nmeros de telfono Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas

7.5.3 Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Mdulo de reglas, haga clic en la regla pertinente y, a continuacin, haga clic en Copiar. 4. Introduzca el nombre de la nueva regla (mximo 15 caracteres) y haga clic en Aceptar. 5. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas basado en reglas Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas

7.5.4 Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Mdulo de reglas, haga clic en la regla correspondiente y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre. 4. Introduzca el nuevo nombre para regla (mximo 15 caracteres) y haga clic en Aceptar.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

57

Control de accesibilidad Desvo de llamadas basado en reglas

5. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas basado en reglas Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas

7.5.5 Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Mdulo de reglas, haga clic en la regla pertinente y, a continuacin, haga clic en Eliminar. 4. Haga clic en S y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas basado en reglas Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas

7.5.6 Cmo modificar el orden de las reglas para el desvo de llamadas


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Mdulo de reglas, haga clic en la regla que desea mover. 4. Elija una de estas opciones: Si desea mover la regla una posicin hacia adelante, haga clic en Subir. Si desea mover la regla una posicin hacia detrs, haga clic en Bajar.

58

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad AutoAttendant personal

5. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Desvo de llamadas basado en reglas Cmo agregar reglas para el desvo de llamadas Cmo editar reglas para el desvo de llamadas Cmo copiar reglas para el desvo de llamadas Cmo cambiar el nombre de las reglas del desvo de llamadas Cmo eliminar reglas para el desvo de llamadas

7.6 AutoAttendant personal


El AutoAttendant personal ofrece a los llamantes, sea cual sea su estado de presencia, opciones de seleccin para el reenvo a los nmeros de telfono establecidos por usted o a su buzn de voz. Los llamantes hacen la seleccin introduciendo determinados dgitos por telfono. Perfiles personalizados para estado de presencia Por cada estado de presencia hay un perfil definido por el usuario en el que se pueden establecer las opciones de seleccin para los llamantes. Cada perfil se puede activar o desactivar de forma independiente. De forma predeterminada, no hay activo ningn perfil. Si desactiva un perfil, se aplica el comportamiento estndar del buzn de voz al estado de presencia correspondiente. Anuncios grabados Si el perfil est activo, el buzn de voz reproduce los siguientes anuncios grabados: Anuncio grabado de nombre: Si ha activado los anuncios dinmicos, se utilizar el anuncio de nombre grabado por usted como bienvenida, excepto cuando el estado de presencia sea Oficina, CallMe o No molestar. Anuncios dinmicos: Si ha activado los anuncios dinmicos, el buzn de voz genera anuncios relativos al contexto para el estado de presencia (excepto Oficina, CallMe y No molestar). Estos anuncios indican el momento programado de su regreso (por ejemplo: "est en una reunin hasta hoy a las catorce treinta". La reproduccin de los anuncios dinmicos se puede activar o desactivar para cada perfil de forma independiente. Si en un perfil estn activados los anuncios dinmicos, los anuncios grabados de estado de presencia se pueden activar o desactivar de forma independiente para determinados llamantes o para todos los llamantes externos. Anuncio grabado personalizado para el perfil: Antes de activar un perfil debe grabar un anuncio grabado personalizado para dicho perfil. En este anuncio se indican a los llamantes las opciones de seleccin y los dgitos asignados (por ejemplo, "Para dejar un mensaje, pulse

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

59

Control de accesibilidad AutoAttendant personal

1. para hablar con mi representante, pulse 2. Para ser reenviado a mi telfono mvil, pulse 3". Si desactiva los anuncios dinmicos del perfil es conveniente indicar al comienzo de los anuncios personalizados su estado de presencia. El buzn de voz reproduce los anuncios de un perfil en este orden (de izquierda a derecha):
Perfil Anuncio grabado de nombre x (si los anuncios dinmicos estn activados) x (si los anuncios dinmicos estn activados) Anuncio dinmico Anuncio personalizado del perfil x x x

Ocupado No contesta Reunin Enfermo Pausa Fuera de oficina Vacaciones Pausa de medioda Se ha ido a casa No molestar

Ejemplo: anuncios dinmicos activados

Perfil

Anuncio grabado de nombre "Natalie Dubois"

Anuncio dinmico

Anuncio personalizado del perfil "Para dejar un mensaje, pulse el uno. Para hablar con mi representante, pulse el dos".

Reunin

"est en una reunin hasta hoy a las catorce treinta".

60

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Control de accesibilidad AutoAttendant personal

Ejemplo: anuncios dinmicos desactivados

Perfil

Anuncio grabado de nombre -

Anuncio dinmico

Anuncio personalizado del perfil "En este momento estoy fuera de la oficina. Para dejar un mensaje, pulse el uno. Para hablar con mi representante, pulse el dos. Para ser reenviado a mi telfono mvil, pulse el tres".

Fuera de oficina

Acciones Al editar el perfil se establecen las acciones correspondientes a los dgitos indicados en el anuncio grabado: Grabar El llamante puede depositar un mensaje en su buzn de voz. Transferir El llamante es reenviado a un destino definido. - Ninguno Se repiten los anuncios grabados del perfil.

Temas relacionados Control de accesibilidad Cmo editar el perfil de AutoAttendant Presencia Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes Buzn de voz

7.6.1 Cmo editar el perfil de AutoAttendant


Requisitos previos: Paso a paso: Ha grabado un anuncio para el estado en cuestin. 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Perfiles. 3. En la lista desplegable Perfiles, seleccione el perfil para el estado correspondiente.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

61

Control de accesibilidad AutoAttendant personal

4. En la lnea con el dgito correspondiente a la Accin deseada, seleccione una de estas opciones: Si despus de la entrada, desea reenviar a los llamantes al buzn de voz, seleccione Grabar. Si despus de la entrada, desea reenviar a los llamantes a otro destino, seleccione Transferir. Si despus de la entrada no desea que se realice ninguna accin, seleccione- Ninguno-.

5. Si ha seleccionado Transferir, en el campo Destino introduzca el nmero de telfono en formato de marcacin o en formato cannico. 6. Para la funcin del perfil seleccione una de estas opciones: Si desea activar el perfil, active la casilla de verificacin Perfil activo. Si desea desactivar el perfil, desactive la casilla de verificacin Perfil activo.

7. Para el anuncio grabado de su estado de presencia, seleccione una de estas opciones: Si desea que el buzn de voz indique su estado de presencia, desactive la casilla de verificacin Saltar saludo dinmico. Si no desea que el buzn de voz indique su estado de presencia, active la casilla de verificacin Saltar saludo dinmico.

8. Haga clic en Guardar. Temas relacionados AutoAttendant personal Formatos de nmeros de telfono Cmo grabar un anuncio grabado

62

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME)

8 Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME)


En una conferencia, varias extensiones pueden mantener una comunicacin telefnica simultnea. La administracin de conferencias de myPortal permite ejecutar o planificar de antemano distintos tipos de conferencia, de forma rpida y sencilla. INFO: En myPortal slo se pueden utilizar las conferencias iniciadas con myPortal. Las conferencias iniciadas por telfono slo se pueden utilizar con el telfono. Estas son las caractersticas de los distintos tipos de conferencia:
Prestacin Inicio Fin Se puede ampliar Se puede repetir Ad-hoc Manual, inmediatamente Manual Manual Programada Automticamente, segn plan Manual horario Automticamente, segn plan Manual horario o de forma manual x Regularmente, segn plan horario Saliente o entrante Entrante Permanente

Direccin del establecimiento Saliente de conexin desde el sistema de comunicacin Permite autenticacin de los participantes Se puede grabar x

x x

x -

Sala de conferencias virtual La sala de conferencias virtual permite seguir una conferencia y a sus participantes en un entorno grfico en tiempo real y, en calidad de controlador, controlarla.
Smbolo Controlador de conferencia Significado

Sistema de comunicacin: la conferencia est detenida

Sistema de comunicacin: la conferencia se est iniciando

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

63

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME)

Smbolo

Significado Sistema de comunicacin: la conferencia se ha iniciado

Sistema de comunicacin: la conferencia se est grabando

Sistema de comunicacin: la conferencia se est deteniendo

Participante de conferencia programado (smbolo indicativo de su estado de presencia actual)

Participante de conferencia llamado

Participante de conferencia de acceso telefnico

Participante de conferencia que requiere autenticacin

Participante de conferencia conectado

Las flechas que unen el sistema de comunicacin con los participantes o el controlador de conferencia indican la direccin de establecimiento de conexin desde el sistema de comunicacin: Saliente: El sistema de comunicacin es el que llama. En el caso de los participantes internos, este proceso slo se realiza si no han activado un desvo al buzn de voz. Entrante: El participante o el controlador de conferencia pueden acceder a ella mediante un nmero de acceso telefnico.

Durante la participacin en una conferencia, la realizacin o aceptacin de otra llamada supone la desconexin de la conferencia. Controlador de conferencia El usuario que inicia una conferencia es el controlador de conferencia. El controlador puede: Agregar o eliminar participantes: Los participantes eliminados no permanecen en la sala de conferencias virtual.

64

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME)

Desconectar o recuperar a participantes de conferencia: Los participantes desconectados pueden permanecer en la sala de conferencias virtual. Al conectar o desconectar a un participante, los dems participantes oyen un tono de advertencia. Mientras el controlador de conferencia conecta a un participante, ste escucha una msica de espera y los dems participantes permanecen conectados entre s. Grabar la conferencia (conferencias Ad-hoc y programadas). Definir a otro participante interno como controlador de conferencia. Abandonar la conferencia sin finalizarla: El participante interno que lleve ms tiempo en la conferencia se convierte automticamente en el controlador. Finalizar la conferencia.

Nmero de acceso telefnico El administrador debe establecer el nmero de acceso telefnico de las conferencias. myPortal muestra el nmero. Finalizacin automtica sin participantes internos Si en una conferencia slo permanecen participantes externos, el sistema de comunicacin finaliza la conferencia de forma automtica despus de agotado el tiempo establecido por el administrador. Antes de la interrupcin, los participantes escuchan un tono de advertencia. Participantes de conferencia externos El nmero mximo de participantes externos est limitado, entre otros factores, por el nmero de lneas urbanas disponibles. Informacin especfica de sistema 5 conferencias simultneas como mximo 16 participantes de conferencia en total como mximo 16 participantes en una conferencia como mximo 10 conferencias por participante como mximo Tiempo mximo hasta la finalizacin de una conferencia sin controlador de conferencia: 255 minutos Duracin mxima del tono de advertencia antes de la finalizacin automtica: 5 minutos

Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Conferencia programada Conferencia permanente Elementos de la interfaz de usuario Cmo definir la direccin de correo electrnico

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

65

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia Ad-hoc

8.1 Conferencia Ad-hoc


Las conferencias Ad-hoc tienen lugar de forma espontnea. El controlador de conferencia las inicia de forma manual. El controlador de conferencia puede guardar las conferencias Ad-hoc para poder ejecutarlas en cualquier momento posterior. Inicio de la conferencia En las extensiones de todos los participantes internos, el sistema de comunicacin abre de forma automtica la ventana con la sala de conferencias virtual. El proceso se realiza siempre que los participantes hayan iniciado myPortal o myPortal for Outlook. El sistema de comunicacin llama de forma simultnea a todos los participantes. Al incorporarse a la conferencia, los participantes reciben un saludo de bienvenida que indica la identidad del controlador de conferencia. Grabacin de la conferencia El controlador de conferencia puede grabar las conferencias Ad-hoc en su buzn de voz. La duracin de la grabacin slo est limitada por la capacidad de memoria disponible del sistema de comunicacin. Cmo finalizar una conferencia El controlador de conferencia puede finalizar la conferencia en la sala de conferencia virtual. Tambin puede finalizarla mediante la accin colgar. Como alternativa, la conferencia finaliza cuando todos los participantes han abandonado la conferencia. Temas relacionados Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc Cmo mostrar una conferencia Ad-hoc como controlador de conferencia Cmo agregar participantes de conferencia Cmo desconectar a los participantes de conferencia Cmo recuperar a participantes de conferencia Cmo eliminar a participantes de conferencia Cmo definir a otro controlador de conferencia Cmo finalizar una conferencia Ad-hoc o programada Cmo repetir una conferencia Ad-hoc Cmo grabar una llamada o conferencia

8.1.1 Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc


Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Iniciar nueva conferencia. Se abre la ventana Conferencia AdHoc. Usted aparece como controlador de conferencia.

66

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia Ad-hoc

3. Agregue a los participantes de conferencia, vase Cmo agregar participantes de conferencia. 4. En la ventana Conferencia AdHoc, haga clic en Sala de conferencias > Inicio. El sistema de comunicacin realiza una llamada dirigida a usted y a los participantes de conferencia. 5. Si desea volver a repetir la conferencia Ad-hoc con los mismos participantes ms adelante, guarde la conferencia: a) Haga clic en Archivo > Guardar b) Haga clic en la pestaa Ajustes generales y en el campo de entrada indique un nombre para la conferencia. c) Haga clic en Guardar. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Formatos de nmeros de telfono Cmo finalizar una conferencia Ad-hoc o programada Cmo repetir una conferencia Ad-hoc Cmo agregar participantes de conferencia

8.1.2 Cmo mostrar una conferencia Ad-hoc como controlador de conferencia


Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Haga clic en Ver. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

67

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia Ad-hoc

8.1.3 Cmo agregar participantes de conferencia


Requisitos previos: Paso a paso: En la sala de conferencias virtual se ha iniciado una conferencia de la que usted es controlador. Desde la lista de favoritos: Mediante el ratn, arrastre una de las extensiones de Favoritos hasta la ventana Conferencia AdHoc. En la ventana Seleccionar nmero de contacto de participante, y en la lista desplegable Nmero de contacto, seleccione un nmero de telfono y haga clic en Aceptar. Desde un directorio: Mediante el ratn, arrastre una de las extensiones de Directorios hasta la ventana Conferencia AdHoc. En la ventana Seleccionar nmero de contacto de participante, y en la lista desplegable Nmero de contacto, seleccione un nmero de telfono y haga clic en Aceptar. Desde un resultado de bsqueda: Ejecute una bsqueda en los directorios (vase Cmo realizar bsquedas en directorios) y, mediante el ratn, arrastre una extensin de la lista de extensiones hasta la ventana Conferencia AdHoc. En la ventana Seleccionar nmero de contacto de participante, y en la lista desplegable Nmero de contacto, seleccione un nmero de telfono y haga clic en Aceptar. Cualquier participante: En la ventana Conferencia AdHoc, haga clic en Participantes > Agregar participantes. En la ventana Agregar participantes, introduzca la siguiente informacin sobre la extensin: Nombre, Nmero de telfono en formato de marcacin o en formato cannico, Correo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Directorios Cmo realizar bsquedas en directorios Lista de favoritos Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc Cmo configurar una conferencia programada Cmo configurar una conferencia permanente Cmo eliminar a participantes de conferencia Conferencia programada Conferencia permanente

1. Para agregar participantes de conferencia, siga uno de estos mtodos:

68

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia Ad-hoc

8.1.4 Cmo desconectar a los participantes de conferencia


Requisitos previos: Paso a paso: Resultado: En la sala de conferencias virtual hay una conferencia activa de la que usted es controlador.

1. En el men contextual del participante en cuestin, haga clic en Desconectar > Desconectar participante. Se interrumpe la conexin con el participante. El participante permanece en la sala de conferencias virtual. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Cmo recuperar a participantes de conferencia Conferencia programada

8.1.5 Cmo recuperar a participantes de conferencia


Requisitos previos: Paso a paso: En la sala de conferencias virtual hay una conferencia activa de la que usted es controlador.

1. En el men contextual del participante de conferencia pertinente, haga clic en Recuperar participante. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Cmo desconectar a los participantes de conferencia Conferencia programada

8.1.6 Cmo eliminar a participantes de conferencia


Requisitos previos: Paso a paso: En la sala de conferencias virtual se ha iniciado una conferencia de la que usted es controlador.

1. En el men contextual del participante en cuestin, seleccione una de estas opciones: Si el participante est activo en la conferencia, haga clic en Eliminar.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

69

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia Ad-hoc

Resultado:

Si el participante no est activo en la conferencia, haga clic en Desconectar > Desconectar y eliminar participante.

Se interrumpe la conexin con el participante. El participante se elimina de la sala de conferencias virtual. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Cmo agregar participantes de conferencia Conferencia programada Conferencia permanente

8.1.7 Cmo definir a otro controlador de conferencia


Requisitos previos: Paso a paso: En la sala de conferencias virtual se ha iniciado una conferencia de la que usted es controlador.

1. En la ventana Conferencia AdHoc, haga clic en Sala de conferencias > Propiedades. 2. Haga clic en la pestaa Participantes. 3. Haga clic sobre el participante de conferencia que desea definir como controlador de conferencia. 4. En la seccin que muestra los detalles del participante, haga clic en Definir como controlador de conferencia. 5. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Conferencia programada Conferencia permanente

8.1.8 Cmo finalizar una conferencia Ad-hoc o programada


Requisitos previos: En la sala de conferencias virtual hay una conferencia activa de la que usted es controlador. INFO: Tambin puede finalizar una conferencia Ad-hoc mediante la accin colgar.

70

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

Paso a paso:

1. Haga clic en Sala de conferencias > Detener. 2. En Fin en:, indique el tiempo de espera (en segundos) que debe transcurrir hasta la finalizacin de la conferencia. A continuacin, haga clic en Aceptar. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc Conferencia programada

8.1.9 Cmo repetir una conferencia Ad-hoc


Requisitos previos: Paso a paso: Ha guardado una conferencia Ad-hoc. 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Haga clic en Iniciar Conferencia. El sistema de comunicacin realiza una llamada dirigida a usted y a los participantes de conferencia. Temas relacionados Conferencia Ad-hoc Cmo configurar e iniciar una conferencia Ad-hoc

8.2 Conferencia programada


Las conferencias programadas (o conferencias MeetMe) tienen lugar en un momento futuro y con duracin previamente establecida. Pueden repetirse de forma recurrente a la misma hora. Las conferencias programadas permanecen activas durante todo el tiempo programado, haya o no participantes activos. El controlador de conferencia guarda las conferencias programadas con un nombre propio. Opciones de configuracin de las conferencias programadas El usuario que inicia la conferencia puede establecer estas propiedades: Momento de inicio y final Carcter recurrente de la conferencia Obligatoriedad de la presencia del controlador

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

71

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

Obligatoriedad de la autenticacin de los participantes para incorporarse a la conferencia (introduciendo el PIN o una contrasea mediante el teclado del telfono). INFO: Las extensiones Mobility Entry deben introducir el cdigo para marcacin MF antes de proceder a la autenticacin. La contrasea estndar para las conferencias es 1234. El controlador de conferencia puede modificar este ajuste para cada uno de los participantes de forma individual.

Idioma de los anuncios grabados al comienzo de la conferencia Direccin del establecimiento de conexin para cada uno de los participantes (valor estndar: Saliente)

Invitacin El controlador de conferencia deber comunicar a los participantes los detalles de la conferencia: Fecha y hora del comienzo y final de la conferencia PIN de los participantes (opcional) Contrasea (opcional) Nmero de acceso telefnico (siempre requerido para participantes de conferencias con direccin de establecimiento de la conexin Entrante)

Starten der Conferencia En las extensiones de todos los participantes internos y en el momento programado, el sistema de comunicacin abre de forma automtica la ventana con la sala de conferencias virtual. El proceso se realiza siempre que los participantes hayan iniciado myPortal o myPortal for Outlook. Si se requiere la presencia del controlador de conferencia, el sistema de comunicacin le llama en primer lugar. Si la autenticacin es correcta llama de forma simultnea a todos los dems participantes. Los participantes de conferencia que han establecido un desvo al buzn de voz o que han sealizado Ausente en el estado de presencia, no reciben ninguna llamada. En funcin del establecimiento de conexin que haya sido configurado, el sistema de comunicacin llama a los participantes de conferencia, o bien, son ellos los que pueden acceder telefnicamente a la conferencia. El sistema de comunicacin anuncia la incorporacin de cada uno de los participantes mediante un anuncio grabado, del tipo: " participa en la conferencia". El usuario que ha iniciado la conferencia debe grabar de antemano el anuncio con su nombre. INFO: Para que los participantes de la conferencia que usted ha programado sin autenticacin puedan or el anuncio grabado con su nombre, debe haber iniciado previamente una conferencia con autenticacin.

72

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

Acceso telefnico Mediante un nmero de acceso telefnico, los participantes de conferencia pueden acceder a la conferencia en cualquier momento del horario programado, sea cual sea la direccin de establecimiento de conexin establecida. Ampliacin de la conferencia Diez minutos antes del final de conferencia programado, los participantes oyen un anuncio grabado en el que se les indica el prximo final de la conferencia y la posibilidad de ampliarla marcando un determinado dgito. Cualquier participante puede ampliar la conferencia marcando el dgito indicado. El controlador de la conferencia puede ampliar la conferencia en cualquier momento desde myPortal. Grabacin de la conferencia El controlador de conferencia puede grabar las conferencias programadas en su buzn de voz. La duracin de la grabacin slo est limitada por la capacidad de memoria disponible del sistema de comunicacin. Cmo finalizar una conferencia La conferencia finaliza en el momento programado. El controlador tambin puede finalizarla antes desde la sala de conferencias virtual. Temas relacionados Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Cmo configurar una conferencia programada Cmo mostrar una conferencia programada como controlador de conferencia Cmo determinar el nmero de acceso telefnico para las conferencias programadas o permanentes Cmo determinar el PIN de una conferencia programada o permanente Cmo modificar la contrasea de una conferencia programada o permanente Cmo mostrar una conferencia programada o permanente como participante de conferencia Cmo ampliar una conferencia programada Cmo borrar una conferencia programada Cmo agregar participantes de conferencia Cmo desconectar a los participantes de conferencia Cmo recuperar a participantes de conferencia Cmo eliminar a participantes de conferencia Cmo definir a otro controlador de conferencia Cmo grabar una llamada o conferencia Cmo finalizar una conferencia Ad-hoc o programada

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

73

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

8.2.1 Cmo configurar una conferencia programada


Requisitos previos: Paso a paso: Su administrador ha configurado un nmero de acceso telefnico para las conferencias.

1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Iniciar nueva conferencia. Se abre la ventana Conferencia AdHoc. Usted aparece como controlador de conferencia. 3. Agregue a los participantes de conferencia, vase Cmo agregar participantes de conferencia. 4. En la ventana Conferencia AdHoc, haga clic en Sala de conferencias > Propiedades. 5. Haga clic en la pestaa Ajustes generales y, en el campo de entrada, indique un nombre para la conferencia. 6. Active la casilla de verificacin Esta conferencia es una conferencia activa. 7. Si desea que la conferencia slo se pueda realizar en presencia del controlador de conferencia, active la casilla de verificacin Esta conferencia necesita de la presencia del controlador. 8. Si no desea que sea necesario introducir el PIN del controlador de conferencia, active la casilla de verificacin Esta conferencia no pedir a los participantes que introduzcan sus nmeros de PIN ni que registren sus nombres. 9. Seleccione el Idioma de conferencia deseado. Este ser el idioma de los anuncios grabados para autenticar a los participantes de conferencia. 10. Haga clic en la pestaa Plan horario y seleccione la Fecha de inicio, la Hora de inicio y la Hora de fin. 11. Si la conferencia debe tener lugar de forma recurrente, haga clic en Conferencia recurrente. a) Seleccione una Fecha de fin para la ltima repeticin. b) Haga clic en Repeticin diaria, Repeticin semanal, o Repeticin mensual y seleccione las opciones correspondientes. 12. Haga clic en la pestaa Hora programada y seleccione la Fecha de inicio, la Hora de inicio y la Hora de fin. a) En el men contextual del participante de conferencia en cuestin, haga clic en Propiedades. b) En Direccin, haga clic en Saliente o en Entrante.

74

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

13. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Conferencia programada Formatos de nmeros de telfono Cmo agregar participantes de conferencia Cmo borrar una conferencia programada

8.2.2 Cmo mostrar una conferencia programada como controlador de conferencia


Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Si desea mostrar la sala de conferencias virtual, haga clic en Ver. 6. Si desea mostrar el plan horario de la conferencia, haga clic en Editar y, a continuacin, en la pestaa Plan horario. 7. Si desea mostrar los ajustes generales de la conferencia, haga clic en Editar y, a continuacin, haga clic en la pestaa Ajustes generales. Temas relacionados Conferencia programada Cmo mostrar una conferencia programada o permanente como participante de conferencia

8.2.3 Cmo determinar el nmero de acceso telefnico para las conferencias programadas o permanentes
Requisitos previos: Usted es el controlador de conferencia. INFO: En cuanto que participante de conferencia, puede consultar el nmero de acceso telefnico en el correo electrnico de invitacin a la conferencia. Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

75

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

5. Haga clic en Editar. 6. Haga clic en la pestaa Ajustes generales. El nmero de acceso telefnico se encuentra en N llam. marc. dir. de conferencia. 7. Haga clic en Cerrar. 8. Haga clic en Cerrar. Temas relacionados Conferencia programada Conferencia permanente

8.2.4 Cmo determinar el PIN de una conferencia programada o permanente


Requisitos previos: Usted es el controlador de conferencia. INFO: En cuanto que participante de conferencia, puede consultar el PIN en el correo electrnico de invitacin a la conferencia. Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Haga clic en Editar. 6. Haga clic en la pestaa Participantes. 7. En el men contextual del participante de conferencia en cuestin, haga clic en Propiedades. El PIN se encuentra en Cd. de identificacin. 8. Haga clic en Cancelar. 9. Haga clic en Cerrar. Temas relacionados Conferencia programada Conferencia permanente

76

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia programada

8.2.5 Cmo modificar la contrasea de una conferencia programada o permanente


Requisitos previos: Paso a paso: Usted es el controlador de conferencia. 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Haga clic en Editar. 6. Haga clic en la pestaa Participantes. 7. En el men contextual del participante de conferencia en cuestin, haga clic en Propiedades. 8. Introduzca la nueva Contrasea. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Guardar. 11. Haga clic en Cerrar. Temas relacionados Conferencia programada Conferencia permanente

8.2.6 Cmo mostrar una conferencia programada o permanente como participante de conferencia
Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Conferencias a las que pertenezco. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia y, a continuacin, en Ver. Temas relacionados Conferencia programada Cmo mostrar una conferencia programada como controlador de conferencia Conferencia permanente Cmo mostrar una conferencia permanente como controlador de conferencia

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

77

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia permanente

8.2.7 Cmo ampliar una conferencia programada


Requisitos previos: Paso a paso: En la sala de conferencias virtual hay una conferencia activa de la que usted es controlador.

1. En Sala de conferencias > Ampliar conferencia, seleccione una de estas opciones: Haga clic en una de estas entradas: 10 minutos, 20 minutos, 30 minutos, o 1 Hora. Haga clic en Ms . En Ampliar por:, indique el tiempo deseado en minutos y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Temas relacionados Conferencia programada

8.2.8 Cmo borrar una conferencia programada


Requisitos previos: Paso a paso: Usted es el controlador de conferencia. 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Haga clic en Eliminar y, a continuacin, en Cerrar. Temas relacionados Conferencia programada Cmo configurar una conferencia programada

8.3 Conferencia permanente


Las conferencias permanentes no tienen lmite de tiempo. Los participantes de conferencia pueden acceder telefnicamente a ella en cualquier momento. El controlador de conferencia guarda las conferencias programadas con un nombre propio. La conferencia se mantiene hasta que es eliminada. Opciones de configuracin de una conferencia permanente El usuario que ha iniciado la conferencia puede establecer:

78

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia permanente

Si los participantes de conferencia se deben autenticar al incorporarse a ella mediante la introduccin de un PIN y contrasea a travs del teclado del telfono. INFO: Las extensiones Mobility Entry deben introducir el cdigo para marcacin MF antes de proceder a la autenticacin. La contrasea estndar para las conferencias es 1234. El controlador de conferencia puede modificar este ajuste para cada uno de los participantes de forma individual.

El idioma de los anuncios grabados al comienzo de la conferencia.

Inicio de la conferencia En cuanto accede el primer participante de conferencia, el sistema de comunicacin inicia la sala de conferencias virtual en las extensiones de los participantes de conferencia internos. Los participantes de conferencia deben acceder por s mismos. El sistema de comunicacin anuncia a todos los participantes que se incorporan a la conferencia mediante un anuncio grabado: " participa en la conferencia". Acceso telefnico Los participantes de conferencia pueden acceder a ella en cualquier momento mediante un nmero de acceso telefnico. Temas relacionados Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Cmo configurar una conferencia permanente Cmo mostrar una conferencia permanente como controlador de conferencia Cmo borrar una conferencia permanente Cmo agregar participantes de conferencia Cmo eliminar a participantes de conferencia Cmo definir a otro controlador de conferencia Cmo determinar el nmero de acceso telefnico para las conferencias programadas o permanentes Cmo determinar el PIN de una conferencia programada o permanente Cmo modificar la contrasea de una conferencia programada o permanente Cmo mostrar una conferencia programada o permanente como participante de conferencia

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

79

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia permanente

8.3.1 Cmo configurar una conferencia permanente


Requisitos previos: Paso a paso: Su administrador ha configurado un nmero de acceso telefnico para las conferencias.

1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Iniciar nueva conferencia. Se abre la ventana Conferencia AdHoc. Usted aparece como controlador de conferencia. 3. Agregue a los participantes de conferencia, vase Cmo agregar participantes de conferencia. 4. En la ventana Conferencia AdHoc, haga clic en Sala de conferencias > Propiedades. 5. Haga clic en la pestaa Ajustes generales y, en el campo de entrada, indique un nombre para la conferencia. 6. Active la casilla de verificacin Esta conferencia es una conferencia activa. 7. Si desea que la conferencia slo se pueda realizar en presencia del controlador de conferencia, active la casilla de verificacin Esta conferencia necesita de la presencia del controlador. 8. Si no desea que sea necesario introducir el PIN del controlador de conferencia, active la casilla de verificacin Esta conferencia no pedir a los participantes que introduzcan sus nmeros de PIN ni que registren sus nombres. 9. Active la casilla de verificacin Conferencia permanente. 10. Seleccione el Idioma de conferencia deseado. Este ser el idioma de los anuncios grabados para autenticar a los participantes. 11. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Conferencia permanente Formatos de nmeros de telfono Cmo agregar participantes de conferencia Cmo borrar una conferencia permanente

8.3.2 Cmo mostrar una conferencia permanente como controlador de conferencia


Paso a paso: 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia.

80

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Conferencia permanente

5. Si desea mostrar la sala de conferencias virtual, haga clic en Ver. 6. Si desea mostrar los ajustes generales de la conferencia, haga clic en Editar y, a continuacin, haga clic en la pestaa Ajustes generales. Temas relacionados Conferencia permanente Cmo mostrar una conferencia programada o permanente como participante de conferencia

8.3.3 Cmo borrar una conferencia permanente


Requisitos previos: Paso a paso: Usted es el controlador de conferencia. 1. Haga clic en Conferencia. 2. Haga clic en Gestionar mis conferencias. 3. Haga clic en la pestaa Mis conferencias. 4. En Nombre de conferencia, haga clic en una conferencia. 5. Haga clic en Eliminar y, a continuacin, en Cerrar. Temas relacionados Conferencia permanente Cmo configurar una conferencia permanente

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

81

Mensajera instantnea Cmo enviar un mensaje instantneo

9 Mensajera instantnea
La mensajera instantnea permite intercambiar textos en forma de mensajes instantneos (charlar) con otras extensiones internas. Los mensajes instantneos enviado y recibidos se muestran como cuadro de dilogo en la ventana independiente Mensajera instantnea. Pueden ver esta ventana tanto usted como su interlocutor. Los mensajes instantneos slo tienen un nico destinatario. Si hay varios interlocutores distintos, cada dilogo tiene una pestaa propia en la que se indica el nombre del interlocutor. Los mens contextuales con la opcin de men Enviar mensaje instantneo presentan un smbolo a la izquierda. Este smbolo indica si el usuario en cuestin ha iniciado sesin en ese momento:
Smbolo Estado Registrado

No registrado

INFO: Si el interlocutor no ha iniciado myPortal, el sistema de comunicacin guarda el mensaje instantneo y lo muestra cuando dicho usuario inicie sesin.

Temas relacionados Cmo enviar un mensaje instantneo

9.1 Cmo enviar un mensaje instantneo


Paso a paso: 1. Seleccione el destinatario. Para ello, realice una de estas acciones: En Favoritos haga clic en una de las extensiones internas. En Directorios > Directorio interno, haga clic en una extensin.

2. En el men contextual, seleccione Enviar mensaje instantneo. 3. En la ventana Mensajera instantnea, introduzca el texto y haga clic enEnviar. Temas relacionados Mensajera instantnea Directorios Lista de favoritos

82

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

10 Mensajes de voz y fax


Los servicios de mensajera de voz y fax de Unified Messaging ofrecen cmodas interfaces de usuario para la recepcin y gestin de mensajes. El servicio de fax slo est disponible si el administrador del sistema de comunicacin lo ha configurado. Temas relacionados Buzn de voz Administracin de los mensajes de voz Buzn de fax Administracin de los mensajes de fax Envo de mensajes de fax Servicio de notificacin de nuevos mensajes Men telefnico del buzn de voz

10.1 Buzn de voz


El buzn de voz registra de forma centralizada los mensajes de voz y las comunicaciones grabadas. Puede acceder al buzn a travs de myPortal. Puede consultar o modificar los ajustes de configuracin de su buzn de voz, por ejemplo, seleccionar el idioma del buzn de voz, determinar el nmero de telfono del buzn de voz, seleccionar el modo de grabacin o el modo de anuncio, grabar anuncios o controlar el anuncio del estado de presencia. INFO: Para que los llamantes accedan a su buzn de voz en caso de Ocupado y No contesta, el administrador debe configurar una transferencia de llamadas al buzn de voz. Como alternativa, tambin puede activar en su telfono el desvo diferido. Determinacin del nmero de telfono del buzn de voz Puede determinar con qu extensin puede acceder al buzn de voz desde cualquier telfono para, por ejemplo, escuchar mensajes de voz o modificar el estado de presencia mediante el men telefnico. Seleccin del modo de anuncio o del modo de grabacin En el modo de grabacin, los llamantes que accedan a su buzn de voz pueden dejar un mensaje como en un contestador automtico. En el modo de anuncio, escuchan la reproduccin de un anuncio grabado. Puede establecer esta configuracin de forma independiente para cada uno de los estados de presencia.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

83

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

Anuncios grabados Puede grabar o importar estos tipos de anuncio grabado: Anuncio grabado de nombre: Se utiliza su nombre al comienzo de aquellas conferencias a las que usted invita y para anunciar su incorporacin a una conferencia. Adems, el anuncio de nombre grabado se utiliza como bienvenida si ha activado la indicacin de su estado de presencia para un determinado llamante, y su estado de presencia no es Oficina, CallMe ni No molestar. Saludo personalizado general: Los llamantes escuchan este tipo anuncio grabado en el servicio estndar (es decir, sin que haya activos perfiles definidos por el usuario en el AutoAttendant personal) al acceder a su buzn de voz. Un ejemplo sera: "En este momento no puedo atender su llamada ". Saludo personalizado para Ocupado: Los llamantes escuchan este anuncio en el servicio estndar (es decir, sin que haya activos perfiles definidos por el usuario en el AutoAttendant personal) al acceder a su buzn de voz en caso de ocupado. Un ejemplo sera: "En este momento no puedo atender su llamada...". Si no ha grabado ningn saludo para Ocupado, los llamantes escuchan el saludo personalizado general. Saludo personalizado para No contesta: Los llamantes escuchan este anuncio en el servicio estndar (es decir, sin que haya activos perfiles definidos por el usuario en el AutoAttendant personal) al ser desviados al buzn de voz de forma diferida o al ser transferidos de forma manual al buzn de voz. Un ejemplo sera: "En este momento no puedo atender su llamada...". Si no ha grabado ningn saludo para No contesta, los llamantes escuchan el saludo personalizado general. Anuncios grabados personalizados para perfiles definidos por el usuario del AutoAttendant personal: El buzn de voz no utiliza estos anuncios en el servicio estndar sino, exclusivamente, en combinacin con el AutoAttendant personal.

El buzn de voz puede generar anuncios grabados de presencia relativos al contexto, excepto para los estados de presencia Oficina, CallMe y No molestar. En estos anuncios se indica el momento programado de regreso. Un ejemplo sera: "Est en una reunin hasta hoy a las catorce treinta". Los anuncios de estado de presencia se pueden activar y desactivar de forma independiente para determinados llamantes y para todos los llamantes externos. En el servicio estndar, el buzn de voz reproduce los anuncios en este orden (de izquierda a derecha):

84

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

Perfil Ocupado -

Anuncio grabado de nombre -

Indicacin del estado de presencia

Saludo personalizado para Ocupado (si no hay grabado un anuncio: general)

No contesta

para No contesta (si no hay grabado un anuncio: general)

Reunin Enfermo Pausa Fuera de oficina Vacaciones Pausa de medioda Se ha ido a casa No molestar

x (si ha activado la indicacin del x (si ha activado la indicacin del General estado de presencia para el estado de presencia para el llamante en cuestin) llamante en cuestin)

General

Ejemplo: la indicacin del estado de presencia est activada para el llamante

Perfil Reunin

Anuncio grabado de nombre "Natalie Dubois"

Indicacin del estado de presencia "est en una reunin hasta hoy a las catorce treinta".

Saludo personalizado "En este momento no puedo atender su llamada "

Ejemplo: la indicacin del estado de presencia est desactivada para el llamante

Perfil Fuera de oficina -

Anuncio grabado de nombre -

Indicacin del estado de presencia

Saludo personalizado "En este momento no puedo atender su llamada "

AutoAttendant central El AutoAttendant central permite al administrador del sistema de comunicacin ofrecer a los llamantes selecciones basadas en el tiempo para reenviar sus llamadas a nmeros de telfonos definidos o a su buzn de voz. Como en el AutoAttendant personal, los llamantes realizan su seleccin introduciendo determinados dgitos en el telfono. Con el AutoAttendant central pueden seguir ms mensajes a los descritos anteriormente.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

85

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

Indicacin del estado de presencia Puede establecer si los llamantes escucharn una indicacin de su estado de presencia al acceder a su buzn de voz. Esta opcin se puede permitir o denegar de forma conjunta para todos los llamantes externos o de forma individualizada para determinados llamantes. Consulta de los mensajes de voz mediante la conmutacin myAttendant permite conceder o denegar el acceso de la conmutacin a sus mensajes de voz (y fax. En este ltimo caso, la conmutacin slo puede establecer cuntos mensajes tiene. Omisin de la solicitud de contrasea Si llama al buzn de voz desde uno de los nmeros de telfono adicionales, puede omitir la solicitud de contrasea. Este ajuste tambin se aplica al servicio de notificacin telefnico del buzn de voz.

86

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

Idioma del buzn de voz Puede establecer el idioma en el que se reproducirn el men del buzn de voz y los anuncios grabados del sistema. Temas relacionados Mensajes de voz y fax Cmo determinar el nmero de telfono del buzn de voz Cmo seleccionar el modo de grabacin o el modo de anuncio Cmo grabar un anuncio grabado Cmo importar anuncios grabados Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes Cmo autorizar o impedir la consulta de mensajes de voz y fax mediante la conmutacin Cmo activar o desactivar la solicitud de contrasea del buzn de voz Cmo seleccionar el idioma del buzn de voz Primeros pasos Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax Cmo reenviar una llamada al buzn de voz AutoAttendant personal Cmo grabar la indicacin de nombre Cmo grabar el saludo personalizado Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax Administracin de los mensajes de voz Servicio de notificacin de nuevos mensajes Cmo definir un nmero de telfono adicional

10.1.1 Cmo determinar el nmero de telfono del buzn de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. Puede consultar el nmero de telfono del buzn de voz en la seccin Mis detalles de contacto, y en el campo Nmero del buzn de voz:. 4. Haga clic en Cerrar y, a continuacin, en Aceptar Temas relacionados Buzn de voz

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

87

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

10.1.2 Cmo seleccionar el modo de grabacin o el modo de anuncio


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Destinos de reenvo. 3. En la seccin Grabacin de mensaje de voz de la lista desplegable del estado de presencia, seleccione uno de estos valores: Si desea que los llamantes puedan dejar mensajes en su buzn de voz, seleccione Activo. Si desea que los llamantes slo puedan escuchar anuncios grabados del buzn de voz, sin poder dejar mensajes, seleccione Inactivo.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz

10.1.3 Cmo grabar un anuncio grabado


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Perfiles. 3. Haga clic en Grabar. 4. En la lista, haga clic en el anuncio grabado con la denominacin deseada. 5. Haga clic en Grabar. El buzn de voz llama a su telfono. 6. Acepte la llamada. 7. Enuncie el texto del mensaje despus de la seal. 8. Haga clic en Detener. 9. Si desea escuchar el anuncio grabado en el telfono, haga clic en Reproduciendo. Para salir del bucle de reproduccin, haga clic en Detener. 10. Si desea volver a grabar el anuncio, haga clic nuevamente en Grabar. 11. Haga clic en Cerrar y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz Cmo editar el perfil de AutoAttendant Cmo importar anuncios grabados

88

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

10.1.4 Cmo importar anuncios grabados


Requisitos previos: Paso a paso: El archivo de sonido est en formato PCM y tiene las siguientes propiedades: 8 kHz, 16 bits, MONO.

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Perfiles. 3. Haga clic en Grabar. 4. Haga clic en Carga. 5. En la ventana Atencin!!!!!!, haga clic en Aceptar. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Cerrar y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz Cmo grabar un anuncio grabado

10.1.5 Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Visibilidad de presencia, seleccione una de estas opciones: Si desea activar la indicacin del estado de presencia del buzn de voz para llamantes externos, active la casilla de verificacin Mi presencia se reproducir a los llamantes externos al llegar a mi buzn de voz. Si desea desactivar la indicacin del estado de presencia del buzn de voz para llamantes externos, desactive la casilla de verificacin Mi presencia se reproducir a los llamantes externos al llegar a mi buzn de voz.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz Presencia Cmo modificar la visibilidad del estado de presencia para otros usuarios AutoAttendant personal Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

89

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

10.1.6 Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para determinados llamantes
Requisitos previos: Para poder desactivar la indicacin del estado de presencia de forma individualizada para determinados llamantes, dichas llamadas debern ser transferidas.

Paso a paso:

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Presencia de buzn de voz, seleccione una de estas opciones: Si desea impedir la indicacin del estado de presencia del buzn de voz para un determinado nmero de telfono, haga clic en Agregar. En el campo de entrada introduzca el nmero de telfono y, a continuacin, haga clic en Aceptar. INFO: Puede utilizar estos caracteres como comodn para definir intervalos de nmeros de telfono: ? para un nmero y * para varias cifras. Si desea permitir la indicacin del estado de presencia del buzn de voz para un determinado nmero de telfono, haga clic en la entrada deseada y, a continuacin, haga clic en Eliminar.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz Presencia Cmo modificar la visibilidad del estado de presencia para otros usuarios AutoAttendant personal Cmo activar o desactivar la indicacin del estado de presencia para los llamantes externos

10.1.7 Cmo autorizar o impedir la consulta de mensajes de voz y fax mediante la conmutacin
Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Seguridad y acceso, haga clic en una de estas opciones: Si desea autorizar la consulta de mensajes de voz y fax mediante la conmutacin, active la casilla de verificacin Los recepcionistas pueden escuchar mis mensajes de voz.

90

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Buzn de voz

Si desea impedir la consulta de mensajes de voz y fax mediante la conmutacin, desactive la casilla de verificacin Los recepcionistas pueden escuchar mis mensajes de voz.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz Buzn de fax

10.1.8 Cmo activar o desactivar la solicitud de contrasea del buzn de voz


AVISO: Si desactiva la solicitud de contrasea del buzn de voz, otras personas podran acceder telefnicamente a su buzn de voz y, por ejemplo, escuchar sus mensajes de voz o realizar llamadas a costosos destinos externos a sus expensas. Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Seguridad y acceso, haga clic en una de estas opciones: Si desea activar la solicitud de contrasea en caso de llamada a su buzn de voz, desactive la casilla de verificacin Saltar contrasea en caso de llamada del buzn de voz.. Si desea desactivar la solicitud de contrasea en caso de llamada a su buzn de voz, active la casilla de verificacin Saltar contrasea en caso de llamada del buzn de voz..

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Buzn de voz

10.1.9 Cmo seleccionar el idioma del buzn de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Varios de la lista desplegable, seleccione el Idioma de buzn de voz.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

91

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de voz

4. Haga clic en Cerrar. Temas relacionados Buzn de voz

10.2 Administracin de los mensajes de voz


Puede escuchar mensajes de voz, reenviarlos, moverlos a otra carpeta, guardarlos como archivo WAV o llamar al remitente, por ejemplo. Carpetas para los mensajes de voz myPortal organiza los mensajes de voz en estas carpetas: Bandeja de entrada Reproducido Guardado Eliminado

Indicacin de los mensajes de voz Estos smbolos identifican los distintos tipos de mensajes de voz:
Smbolo Tipo de mensaje de voz Mensaje de voz a un usuario Mensaje de voz a un grupo

Llamada grabada

Conferencia grabada

La vista de lista de los mensajes de voz muestra la siguiente informacin detallada: Smbolo de tipo de mensaje de voz Fecha Hora Grupo, si est disponible la informacin Nmero de telfono, si est disponible la informacin Apellidos, si est disponible la informacin En el caso de las conferencias grabadas: nombre de la conferencia si lo hay. Si no es as, apellidos del segundo participante de la conferencia, si est disponible la informacin.

92

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de voz

Nombre, si est disponible la informacin Compaa, si est disponible la informacin Prioridad Identificacin por colores: urgente (rojo), privado (azul), normal (negro). Al escuchar la bandeja de entrada, el buzn de voz emite un anuncio en el que se informa sobre el nmero de mensajes por cada grado de prioridad. Duracin

La anchura de todas las columnas es variable. Mensajes de voz para grupos El administrador puede configurar grupos para mensajes de voz. Cada grupo tiene un nmero de telfono propio. El sistema de comunicacin transfiere los mensajes de voz dirigidos a un grupo a cada uno de sus miembros. En cuanto una de las extensiones escucha un nuevo mensaje, el mensaje se identifica como escuchado en todos los miembros del grupo. Si un miembro de grupo borra un mensaje, la entrada correspondiente se borra en los dems miembros de grupo. Escucha de mensajes de voz Los mensajes de voz se pueden escuchar en el telfono o en el PC. Cuando un nuevo mensaje de voz es escuchado por primera vez, el sistema de comunicacin lo mueve de la carpeta Bandeja de entrada a la carpeta Reproducido. Llamada al remitente de un mensaje de voz Puede llamar al remitente de un mensaje de voz. Reenvo de un mensaje de voz Puede reenviar un mensaje de voz a extensiones internas. El proceso es muy sencillo. Mover un mensaje de voz Puede mover un mensaje de voz a otra carpeta. Guardar un mensaje de voz como archivo AVISO: El sistema de comunicacin guarda los menajes de voz durante un tiempo limitado y que puede configurar el administrador de forma individualizada para cada carpeta. Transcurrido ese tiempo, el sistema de comunicacin borra los mensajes de voz automticamente.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

93

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de voz

Los mensajes de voz se pueden guardar como archivos WAV en el sistema de archivos del PC para archivarlos de forma permanente o para enviarlos en forma de correo electrnico a un destinatario. Temas relacionados Mensajes de voz y fax Cmo escuchar un mensaje de voz en el telfono Cmo escuchar un mensaje de voz en el PC Cmo llamar al remitente del mensaje de voz Cmo reenviar un mensaje de voz Cmo mover un mensaje de voz Cmo guardar un mensaje de voz como archivo WAV Cmo ordenar los mensajes de voz Cmo borrar un mensaje de voz Elementos de la interfaz de usuario Buzn de voz

10.2.1 Cmo escuchar un mensaje de voz en el telfono


Requisitos previos: Paso a paso: Su estado de presencia es Oficina o CallMe. 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Bandeja de entrada. 3. Haga clic en el mensaje de voz deseado. 4. En el men contextual, haga clic en Reproducir mensaje > Por telfono. Pasos siguientes: Acepte la llamada. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz Cmo escuchar un mensaje de voz en el PC

10.2.2 Cmo escuchar un mensaje de voz en el PC


Requisitos previos: Paso a paso: Su PC dispone de una tarjeta de sonido configurada correctamente y de altavoces o auriculares.

1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Bandeja de entrada. 3. Haga clic en el mensaje de voz deseado. 4. En el men contextual, haga clic en Reproducir mensaje > Por altavoces.

94

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de voz

5. En la ventana emergente, haga clic en el botn Reproducir. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz Cmo escuchar un mensaje de voz en el telfono

10.2.3 Cmo llamar al remitente del mensaje de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Reproducido. 3. Haga clic en el mensaje de voz deseado. 4. En el men contextual, haga clic en la entrada marcar con el nmero de telfono correspondiente. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz

10.2.4 Cmo reenviar un mensaje de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Reproducido. 3. Haga clic en el mensaje de voz deseado. 4. En el men contextual, haga clic en Reenviar mensaje. 5. Haga clic en la extensin deseada y, a continuacin, haga clic en Reenviar. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz

10.2.5 Cmo mover un mensaje de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Reproducido. 3. Haga clic en el mensaje de voz deseado. 4. En el men contextual de Mover mensaje a > , seleccione la carpeta deseada. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

95

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de voz

10.2.6 Cmo guardar un mensaje de voz como archivo WAV


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Reproducido. 3. Haga clic en el mensaje de voz deseado. 4. En el men contextual, haga clic en Guardar como WAV. 5. En la ventana Guardar, seleccione una carpeta. En el campo de entrada, introduzca el nombre de archivo deseado y, a continuacin, haga clic en Guardar. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz

10.2.7 Cmo ordenar los mensajes de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Reproducido. 3. Haga clic en uno de los ttulos de columna Fecha, Hora, Nmero de telfono, Apellidos, Nombre, Compaa, Prioridad o Duracin para ordenar los mensajes de voz segn ese criterio y en orden alfanumrico ascendente o descendente. 4. Si desea invertir el orden de clasificacin, vuelva a hacer clic en el ttulo de columna. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz

10.2.8 Cmo borrar un mensaje de voz


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de voz. 2. Haga clic en una de las carpetas Bandeja de entrada, Reproducido o Guardado. 3. Elija una de estas opciones: Haga clic en el mensaje de voz deseado. Marque los mensajes de voz deseados.

4. En el men contextual, seleccione Mover mensaje a > Mover a Eliminado. 5. Si desea borrar el mensaje definitivamente:

96

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Buzn de fax

a) Haga clic en la carpeta Eliminado. b) Seleccione el mensaje o mensajes deseados. c) En el men contextual, seleccione Mover mensaje a > Mensaje eliminado permanentemente. Temas relacionados Administracin de los mensajes de voz

10.3 Buzn de fax


El buzn de fax guarda los mensajes de fax de forma centralizada. Puede acceder a los mensajes a travs de myPortal. Puede consultar o modificar los siguientes ajustes de configuracin del buzn de fax: Determinacin de su nmero de fax propio Puede consultar el nmero de fax utilizado para ponerse en contacto con usted. Consulta de sus mensajes de fax mediante la conmutacin myAttendant permite conceder o retirar el acceso de la conmutacin a sus mensajes de fax (y de voz). En este ltimo caso, la conmutacin slo puede establecer cuntos mensajes tiene. Temas relacionados Mensajes de voz y fax Cmo determinar el nmero de fax propio Ventanas emergentes Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax Cmo activar o desactivar las ventanas emergentes en caso de nuevo mensaje de voz o fax Administracin de los mensajes de fax Cmo autorizar o impedir la consulta de mensajes de voz y fax mediante la conmutacin Envo de mensajes de fax Servicio de notificacin de nuevos mensajes

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

97

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de fax

10.3.1 Cmo determinar el nmero de fax propio


Requisitos previos: Paso a paso: El administrador ha configurado su nmero de fax. 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. Puede consultar su nmero de fax en la seccin Mis detalles de contacto, y en el campo Nmero de fax:. 4. Haga clic en Cerrar y, a continuacin, en Aceptar Temas relacionados Buzn de fax

10.4 Administracin de los mensajes de fax


Los mensajes se pueden, por ejemplo, visualizar, reenviar, mover a otra carpeta, guardar como archivo TIFF o llamar al remitente. Carpeta para mensajes de fax myPortal organiza los mensajes de fax en las siguientes carpetas: Bandeja de entrada Ledo Eliminado Elementos enviados: contiene los mensajes de fax ya enviados por el sistema de comunicacin Enviando elementos: contiene los mensajes de fax que todava no han sido enviados y que estn en la cola de espera para el envo. El sistema de comunicacin intenta transmitir un mensaje de fax hasta cinco veces en un tiempo mximo de 25 minutos.

Detalles de los mensajes de fax La vista de lista de los mensajes de fax muestra distinta informacin detallada en funcin de la carpeta: Fecha, Hora, Nmero de telfono, Apellidos, Nombre, Compaa, Grupo de fax, Pginas, Estado, Destino y Progreso. La anchura de todas las columnas es variable. Mensajes de fax para grupos El administrador puede configurar grupos para mensajes de fax. Cada grupo tiene un nmero de fax propio. El sistema de comunicacin transfiere los mensajes de fax dirigidos a un grupo a cada uno de sus miembros. En cuanto una de las extensiones consulta un nuevo mensaje, el mensaje se identifica como ledo en todos los miembros de grupo. Si un miembro de grupo borra un mensaje, la entrada correspondiente se borra en los dems miembros de grupo.

98

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de fax

Llamada al remitente de un mensaje de fax Puede llamar al remitente de un mensaje de fax. Reenvo de un mensaje de fax Puede reenviar un mensaje de fax a extensiones internas. El proceso es muy sencillo. Mover un mensaje de fax Puede mover un mensaje de fax a otra carpeta. Guardar un mensaje de fax como archivo Los mensajes de fax se pueden guardar como archivos TIFF en el sistema de archivos del PC para archivarlos de forma permanente o para enviarlos a cualquier destinatario en forma de correo electrnico. Visualizacin de mensajes de fax Cuando un nuevo mensaje de fax es ledo por primera vez, el sistema de comunicacin lo mueve de la carpeta Bandeja de entrada a la carpeta Ledo. Temas relacionados Mensajes de voz y fax Cmo mostrar un mensaje de fax Cmo llamar al remitente del mensaje de fax Cmo reenviar un mensaje de fax Cmo mover un mensaje de fax Cmo guardar un mensaje de fax como archivo TIFF Cmo ordenar los mensajes de fax Cmo mostrar los mensajes de fax a la espera de ser enviados Cmo mostrar los mensajes de fax enviados Cmo borrar un mensaje de fax Elementos de la interfaz de usuario Buzn de fax

10.4.1 Cmo mostrar un mensaje de fax


Requisitos previos: Paso a paso: Los archivos de tipo TIFF estn vinculados con una aplicacin que pueda representarlos de forma grfica.

1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Bandeja de entrada.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

99

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de fax

3. En el men contextual del mensaje de fax correspondiente, haga clic en Ver fax. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.4.2 Cmo llamar al remitente del mensaje de fax


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Ledo. 3. Haga clic en el mensaje de fax deseado. 4. En el men contextual, haga clic en la entrada marcar con el nmero de telfono correspondiente. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.4.3 Cmo reenviar un mensaje de fax


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Ledo. 3. En el men contextual del mensaje de fax correspondiente, haga clic en Reenviar mensaje. 4. En la ventana Reenviar mensaje de fax, active la casilla de verificacin del destinatario o destinatarios deseados y haga clic en Aceptar. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.4.4 Cmo mover un mensaje de fax


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Ledo. 3. Haga clic en el mensaje de fax deseado.

100

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de fax

4. En el men contextual de Mover mensaje a > , seleccione la carpeta deseada. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.4.5 Cmo guardar un mensaje de fax como archivo TIFF


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Ledo. 3. Haga clic en el mensaje de fax deseado. 4. En el men contextual, haga clic en Guardar como TIFF. 5. En la ventana Guardar, seleccione una carpeta. En el campo de entrada, introduzca el nombre de archivo deseado y, a continuacin, haga clic en Guardar. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.4.6 Cmo ordenar los mensajes de fax


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta deseada, por ejemplo, Ledo. 3. Haga clic en uno de los ttulos de columna Fecha, Hora, Nmero de telfono, Apellidos, Nombre, Compaa, Grupo de fax o Pginas para ordenar los mensajes de fax segn ese criterio y en orden alfanumrico ascendente o descendente. 4. Si desea invertir el orden de clasificacin, vuelva a hacer clic en el ttulo de columna. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.4.7 Cmo mostrar los mensajes de fax a la espera de ser enviados


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta Enviando elementos.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

101

Mensajes de voz y fax Administracin de los mensajes de fax

3. Haga clic en uno de los ttulos de columna Fecha, Grupo de fax, Apellidos, Nombre, Compaa, Destino, Pginas o Progreso para ordenar los mensajes de fax segn ese criterio y en orden alfanumrico ascendente o descendente. 4. Si desea invertir el orden de clasificacin, vuelva a hacer clic en el ttulo de columna. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax Cmo mostrar los mensajes de fax enviados

10.4.8 Cmo mostrar los mensajes de fax enviados


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en la carpeta Elementos enviados. 3. Haga clic en uno de los ttulos de columna Fecha, Grupo de fax, Pginas, Estado, Apellidos, Nombre, Compaa oDestino para ordenar los mensajes de fax segn ese criterio y en orden alfanumrico ascendente o descendente. 4. Si desea invertir el orden de clasificacin, vuelva a hacer clic en el ttulo de columna. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax Cmo mostrar los mensajes de fax a la espera de ser enviados

10.4.9 Cmo borrar un mensaje de fax


Paso a paso: 1. Haga clic en la pestaa Mensajes de fax. 2. Haga clic en una de las carpetas Bandeja de entrada, Ledo, Elementos enviados o Enviando elementos. 3. Elija una de estas opciones: Haga clic en el mensaje de fax deseado. Marque los mensajes de fax deseados.

4. Seleccione Mover mensaje a > Mover a Eliminado en el men contextual. 5. Si desea borrar el mensaje definitivamente:

102

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Envo de mensajes de fax

a) Haga clic en la carpeta Eliminado. b) Seleccione el mensaje o mensajes deseados. c) Seleccione Mover mensaje a > Mensaje eliminado permanentemente en el men contextual. Temas relacionados Administracin de los mensajes de fax

10.5 Envo de mensajes de fax


Con la impresora de fax de HiPath OpenOffice puede enviar mensajes de fax en Windows. Podr encontrar informacin sobre el envo de mensajes de fax en la documentacin de la impresora de fax de HiPath OpenOffice. Confirmacin de envo de un mensaje de fax Despus de enviar un mensaje de fax, aparece una ventana emergente de myPortal informndole de que el envo ha sido correcto o errneo. Temas relacionados Mensajes de voz y fax Buzn de fax

10.6 Servicio de notificacin de nuevos mensajes


Si lo desea, el sistema de comunicacin puede informarle de la llegada de nuevos mensajes por correo electrnico, por telfono o por SMS. El servicio de notificacin funciona de este modo:
Mensaje Notificacin Accin Recibir un correo electrnico con el mensaje en forma de archivo WAV, con la fecha y hora de recepcin, con la duracin del mensaje y, si la informacin est disponible, con el nombre y nmero de telfono del remitente. Los mensajes de voz con prioridad "Urgente" se envan en forma de correo electrnico con el nivel de importancia "Alto". El buzn de voz le llama al nmero de telfono configurado y reproduce el mensaje. Recibe un SMS informndole de la entrada del mensaje en el nmero de telfono configurado. Recibe un correo electrnico con el mensaje en forma de archivo TIFF, con la fecha y hora de recepcin, el nmero de pginas y, si la informacin est disponible, con el nmero de telfono y el nombre del remitente.

Mensaje de voz, Email

Mensaje de voz Mensaje de voz Fax

telefnico SMS Email

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

103

Mensajes de voz y fax Servicio de notificacin de nuevos mensajes

Cada uno de estos tipos de notificacin se pueden activar o desactivar de forma independiente para cada estado de presencia. Puede restringir la notificacin telefnica al horario laboral configurado por el administrador. Puede establecer el nmero y los intervalos de reintentos de notificacin telefnica. Temas relacionados Mensajes de voz y fax Cmo activar o desactivar las notificaciones de email Cmo activar o desactivar la notificacin telefnica Cmo activar o desactivar la notificacin por SMS Buzn de voz Buzn de fax

10.6.1 Cmo activar o desactivar las notificaciones de email


Requisitos previos: El administrador del sistema de comunicacin ha configurado el reenvo de correo electrnico y ha definido su direccin de correo electrnico en Detalles personales.

Paso a paso:

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Notificaciones. 3. Seleccione una de estas opciones en la tabla Notificacin y en la lnea Correo de cada una de las columnas con el estado de presencia Oficina, Reunin, Enfermo, Pausa, Fuera de oficina, Vacaciones, Pausa de medioda, Se ha ido a casa o No molestar: Si desea activar la notificacin para un estado de presencia, active la casilla de verificacin correspondiente. Si desea desactivar la notificacin para un estado de presencia, desactive la casilla de verificacin correspondiente.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Servicio de notificacin de nuevos mensajes Cmo definir la direccin de correo electrnico

10.6.2 Cmo activar o desactivar la notificacin telefnica


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Notificaciones.

104

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Servicio de notificacin de nuevos mensajes

3. Seleccione una de estas opciones en la tabla Notificacin, y en la lnea Saliente de cada una de las columnas con el estado de presencia Oficina, Reunin, Enfermo, Pausa, Fuera de oficina, Vacaciones, Pausa de medioda, Se ha ido a casa o No molestar: Si desea activar la notificacin para un estado de presencia, active la casilla de verificacin correspondiente. Si desea desactivar la notificacin para un estado de presencia, desactive la casilla de verificacin correspondiente.

4. En la seccin Horas de notificacin saliente, seleccione una de estas opciones: Si slo desea recibir notificaciones en el horario laboral, haga clic en Slo en horario laboral. Si desea recibir notificaciones en cualquier momento, haga clic en 24 horas al da.

5. En el campo Nmero saliente, introduzca el nmero de telfono deseado en formato de marcacin o en formato cannico. 6. En la seccin Intentos, indique el intervalo de tiempo y el nmero de posibles reintentos de notificacin. 7. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Servicio de notificacin de nuevos mensajes Formatos de nmeros de telfono Men telefnico del buzn de voz

10.6.3 Cmo activar o desactivar la notificacin por SMS


Requisitos previos: Paso a paso: El administrador del sistema de comunicacin ha definido una plantilla de SMS adecuada.

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Notificaciones. 3. Seleccione una de estas opciones en la tabla Notificacin en la lnea SMS de cada una de las columnas con el estado de presencia Oficina, Reunin, Enfermo, Pausa, Fuera de oficina, Vacaciones, Pausa de medioda, Se ha ido a casa o No molestar: Si desea activar la notificacin para un estado de presencia, active la casilla de verificacin correspondiente. Si desea desactivar la notificacin para un estado de presencia, desactive la casilla de verificacin correspondiente.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

105

Mensajes de voz y fax Men telefnico del buzn de voz

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Servicio de notificacin de nuevos mensajes

10.7 Men telefnico del buzn de voz


Desde un telfono puede utilizar el buzn de voz, modificar el estado de presencia y utilizar otras opciones. La contrasea para acceder al buzn de voz es la misma que para myPortal.

OpenScape Office Estructura del men de usuario


Introducir buzn de voz Introducir PIN

1
Introducir buzn de voz

2
Ajustar estado

3
Grabar saludos

4
Cambiar PIN Nombre Saludo Perfiles

5
Dejar mensaje

Badeja de entrada

Guardado Eliminado

1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8
Oficina Reunin Enfermo Pausa Fuera de oficina Vacaciones Pausa de mediodia Domicilio

Reproducido

1 1 2 3 4 5 6 7 0

Volver a reproducir Devolver Ilamada Continuar Guardar Guadar como nuevo Borrar Copiar Fecha/Hora

1 2 3 4 5 6 7 8 4

Oficina Reunin Enferno Pausa Fuera de oficina Vacaciones Pausa de mediodia Domicilio

Teclas comunes: 1 = Aceptar 2 = Cambiar * = Introducir extensin # = Subir un nivel

Reconocimiento

106

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Mensajes de voz y fax Men telefnico del buzn de voz

Temas relacionados Mensajes de voz y fax Presencia Cmo grabar la indicacin de nombre Cmo grabar el saludo personalizado Cmo activar o desactivar la notificacin telefnica Cmo modificar la contrasea

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

107

Configuracin

11 Configuracin
Puede configurar myPortal de acuerdo con sus necesidades concretas, por ejemplo, editar datos personales o ajustes del programa. INFO: Si realiza cambios en las distintas pestaas de Configuracin, es suficiente con Guardar una sola vez. Definicin de nmeros de telfono adicionales Entre otras cosas, puede utilizar los nmeros de telfono adicionales para: Desvo de llamadas relativo al estado Servicio CallMe

Los nmeros de telfono adicionales aparecen visibles en el directorio interno. Cmo ofrecer una imagen propia Si ofrece su fotografa, los dems usuarios podrn verla al colocar el puntero del ratn sobre su entrada en el directorio interno (columna Extensin) o en la lista de favoritos. Puede utilizar una imagen de cualquier tamao de archivo. El sistema de comunicacin guarda una copia restringida a 200 pxeles de altura y de anchura. Registro automtico Si utiliza el registro automtico, no aparece la ventana de registro. Si la cuenta es una cuenta Windows de uso compartido, no debera utilizar el registro automtico por motivos de seguridad. Temas relacionados Cmo modificar el nombre propio Cmo definir la direccin de correo electrnico Cmo definir un nmero de telfono adicional Cmo ofrecer mi fotografa Cmo borrar mi fotografa Programacin de las teclas de funcin del telfono Cmo modificar la contrasea Cmo activar o desactivar el registro automtico Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario Cmo modificar los colores de aspecto Cmo modificar la direccin de servidor Actualizacin automtica Resolucin de problemas Directorios Lista de favoritos

108

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Configuracin Cmo modificar el nombre propio

11.1 Cmo modificar el nombre propio


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mis detalles personales, y en los campos Nombre y Apellidos, introduzca su nombre. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin

11.2 Cmo definir la direccin de correo electrnico


Requisitos previos: Paso a paso: El administrador del sistema de comunicacin ha configurado el desvo de correo electrnico.

1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mis detalles de contacto, introduzca su Direccin de email. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin Conferencias (slo para HiPath OpenOffice ME) Cmo activar o desactivar las notificaciones de email

11.3 Cmo definir un nmero de telfono adicional


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mis detalles de contacto, y en uno de los campos Nmero de mvil:, Nmero externo 1:, Nmero externo 2:, Nmero privado: o Nmero del asistente:, introduzca un nmero de telfono adicional en formato de marcacin o en formato cannico.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

109

Configuracin Cmo ofrecer mi fotografa

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin Formatos de nmeros de telfono Cmo habilitar el servicio CallMe Desvo de llamadas relativo al estado Cmo configurar el desvo de llamadas relativo al estado Buzn de voz

11.4 Cmo ofrecer mi fotografa


Requisitos previos: Paso a paso: Tiene una imagen en uno de estos formatos de archivo: BMP, GIF, JPG. 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mi fotografa, haga clic en Seleccionar. 4. En la ventana Abrir ..., haga clic en una carpeta y en el archivo deseado y, a continuacin, haga clic en Abrir. 5. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin Cmo borrar mi fotografa

11.5 Cmo borrar mi fotografa


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mi fotografa, haga clic Borrar. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin Cmo ofrecer mi fotografa

11.6 Programacin de las teclas de funcin del telfono


myPortal permite adaptar a sus necesidades concretas las teclas de funcin de su telfono y de cualquier mdulo de teclas o mdulo de PLO disponible.

110

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Configuracin Programacin de las teclas de funcin del telfono

Esto se aplica tanto a las teclas de funcin preestablecidas como a las dems teclas de funcin. La nica excepcin son las teclas de aplicacin locales (Ap. local). INFO: En los telfonos con display, determinadas teclas de funcin tambin se pueden programar directamente en el telfono. Ocupacin mltiple de las teclas de funcin La asignacin de las teclas de funcin puede ser doble: al primer nivel se pueden asignar todas las funciones disponibles y al segundo nmeros de telfono externos. Para utilizar el segundo nivel, el telfono debe tener configurada la tecla de cambio de nivel (tecla Mays). El LED de las teclas de funcin siempre tiene asignado el primer nivel. Temas relacionados Configuracin Cmo programar las teclas de funcin del telfono

11.6.1 Cmo programar las teclas de funcin del telfono


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. Haga clic en Programar teclas telefnicas. En el navegador se abre una ventana para programar las teclas de funcin del telfono. a) Si aparece un mensaje similar a este Hay un problema con el certificado de seguridad del sitio Web, haga clic en Continuar cargando este sitio Web. 4. En el smbolo de telfono, haga clic en la zona de teclas que desea editar. 5. En la representacin detallada del rea de teclas, haga clic en el smbolo de tecla que ver al final de la lnea en cuestin. El smbolo se pone de color rojo e indica que la tecla de funcin para la programacin est activada. a) Si desea visualizar los detalles de la funcin actual de una tecla, mueva el puntero del ratn sobre el campo de etiqueta, a la izquierda de la tecla. 6. En la lista desplegable Seleccionar funcin, seleccione la funcin deseada. a) Si una funcin requiere informacin adicional (parmetros) seleccinelos o introduzca los datos necesarios. INFO: Si selecciona para una tecla de funcin la funcin Conmutar nivel, podr acceder a un segundo nivel para la ocupacin con nmeros de telfonos externos.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

111

Configuracin Cmo modificar la contrasea

7. Haga clic en Guardar. 8. Si ha seleccionado un telfono de sistema con rotulacin de teclas automtica (por ejemplo, optiPoint 420 Standard), en la columna Rotul. puede introducir el texto que aparecer en el display de la tecla de funcin. 9. Si en una tecla de funcin ha configurado Conmutar nivel, active la casilla de verificacin 2 nivel. Indique los nmeros de telfono externos tal y como se describe en los pasos del 6 al 8. 10. Si desea asignar ms teclas de funcin, repita los pasos del 4 al 9. 11. Cierre la ventana del navegador para la programacin de teclas. 12. En la ventana myPortal-Configuracin, haga clic en Guardar. Temas relacionados Programacin de las teclas de funcin del telfono Resolucin de problema: ventana del navegador vaca en la programacin de teclas

11.7 Cmo modificar la contrasea


AVISO: Por motivos de seguridad, modifique la contrasea despus del primer registro. De lo contrario, personas ajenas podran acceder a sus mensajes de voz y fax utilizando la contrasea estndar o desviar su nmero de telfono a costosos destinos externos a sus expensas.

INFO: Tambin puede modificar la contrasea a travs del men telefnico del buzn de voz. Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Detalles personales. 3. En la seccin Mis detalles personales, y en Contrasea, haga clic en Restablecer. 4. En el campo Actual, introduzca su contrasea actual. 5. En los campos Nuevo y Confirmar, introduzca su nueva contrasea. La contrasea slo puede contener cifras. INFO: La contrasea es vlida para myPortal , myPortal for Outlook y myPortal for Outlook y, tambin, para el acceso telefnico al buzn de voz.

112

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Configuracin Cmo activar o desactivar el registro automtico

6. Haga clic en OK y, a continuacin, en Guardar. Temas relacionados Configuracin Cmo iniciar myPortal Men telefnico del buzn de voz

11.8 Cmo activar o desactivar el registro automtico


AVISO: Slo utilice el registro automtico si est completamente seguro de que nadie ms tiene acceso a su cuenta de usuario Windows. De lo contrario, otras personas podran acceder a sus mensajes de voz o fax o desviar su nmero de telfono a costosos destinos externos a sus expensas. Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Seguridad y acceso, haga clic en una de estas opciones: Si desea activar el registro automtico, active la casilla de verificacin Recordar mi contrasea e iniciar la sesin automticamente en myPortal. Si desea desactivar el registro automtico, desactive la casilla de verificacinRecordar mi contrasea e iniciar la sesin automticamente en myPortal.

4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin Cmo iniciar myPortal

11.9 Cmo seleccionar el idioma de la interfaz de usuario


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Varios, seleccione el Idioma.

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

113

Configuracin Cmo modificar los colores de aspecto

4. Haga clic en Guardar. Pasos siguientes: Cierre myPortal y reincielo. Temas relacionados Configuracin Elementos de la interfaz de usuario

11.10 Cmo modificar los colores de aspecto


Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Aspecto, seleccione la opcin con la apariencia deseada. 4. Haga clic en Guardar. Pasos siguientes: Cierre myPortal y reincielo. Temas relacionados Configuracin Elementos de la interfaz de usuario

11.11 Cmo modificar la direccin de servidor


INFO: Slo puede modificar la direccin de servidor previa indicacin de su administrador. Con una direccin de servidor falsa no puede utilizar myPortal. Paso a paso: 1. Haga clic en Configuracin. 2. Haga clic en la pestaa Ajustes del programa. 3. En la seccin Seguridad y acceso, y en el campo Direccin de servidor, introduzca la direccin IP del sistema de comunicacin. 4. Haga clic en Guardar. Temas relacionados Configuracin

11.12 Actualizacin automtica


Las actualizaciones automticas mantienen a myPortal en el estado ms reciente.

114

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Configuracin Resolucin de problemas

Si myPortal establece al arrancar que el sistema de comunicacin dispone de una nueva versin de myPortal, emite un mensaje y se puede actualizar myPortal. Temas relacionados Configuracin Cmo ejecutar una actualizacin automtica

11.12.1 Cmo ejecutar una actualizacin automtica


Requisitos previos: Ha recibido un mensaje similar a este: Hay disponible una nueva versin de myPortal, la descarga se iniciar en un momento. myPortal se cerrar y reiniciar automticamente.

Paso a paso: Pasos siguientes:

1. Haga clic en Aceptar. myPortal se cierra y se actualiza automticamente. A continuacin, myPortal se reinicia. Temas relacionados Actualizacin automtica Resolucin de problema: no se realiza la actualizacin automtica

11.13 Resolucin de problemas


En Resolucin de problemas, encontrar temas de ayuda sobre problemas conocidos.

Temas relacionados Configuracin Resolucin de problema: no hay conexin con el sistema de comunicacin Resolucin de problema: en lugar de myPortal se inicia la suite de aplicaciones Nokia Resolucin de problema: ventana del navegador vaca en la programacin de teclas Resolucin de problema: no se realiza la actualizacin automtica

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

115

Configuracin Resolucin de problemas

11.13.1 Resolucin de problema: no hay conexin con el sistema de comunicacin


El Firewall de Windows o el Personal Firewall de Vista se activa, de forma predeterminada, durante la instalacin de Windows. Este Firewall impide a la aplicacin establecer conexin con el sistema de comunicacin. Pngase en contacto con el administrador de la red o con el administrador del sistema de comunicacin para que ejecute los siguientes pasos: Paso a paso: 1. Agregue la aplicacin a la lista de excepciones de la configuracin de Firewall de Windows en el Panel de control. Temas relacionados Resolucin de problemas Cmo iniciar myPortal

11.13.2 Resolucin de problema: en lugar de myPortal se inicia la suite de aplicaciones Nokia


Si la suite de aplicaciones Nokia (Nokia Application Suite) est instalada en su equipo, las aplicaciones Java con la extensin jar (como, por ejemplo, myPortal) se vinculan automticamente con esta aplicacin. Tenga en cuenta que la suite de aplicaciones Nokia se convertir automticamente en la aplicacin predeterminada para los archivos .jar al ser reinstalada. Pngase en contacto con el administrador de la red para que ejecute los siguientes pasos: Paso a paso: 1. Instale el software de tiempo de ejecucin Java en el equipo en cuestin. Temas relacionados Resolucin de problemas Cmo iniciar myPortal

11.13.3 Resolucin de problema: ventana del navegador vaca en la programacin de teclas


Despus de pulsar el enlace Programar teclas telefnicas, en el navegador se abre una ventana vaca.

116

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

Configuracin Resolucin de problemas

Paso a paso:

1. Desactive el servidor proxy de forma temporal en la configuracin de conexin de su navegador. 2. En el navegador, actualice la pgina para la programacin de teclas telefnicas y ejecute la programacin de teclas.

Pasos siguientes:

Vuelva a activar el servidor proxy en el navegador. Temas relacionados Resolucin de problemas Cmo programar las teclas de funcin del telfono

11.13.4 Resolucin de problema: no se realiza la actualizacin automtica


La actualizacin automtica no se ejecuta correctamente. La causa podra ser que su cuenta de usuario de Windows no dispone de derechos de administracin locales. Pngase en contacto con el administrador de la red para que ejecute los siguientes pasos: Paso a paso: 1. Asegrese de que el usuario dispone de derechos de administracin locales. Temas relacionados Resolucin de problemas Cmo ejecutar una actualizacin automtica

A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

117

ndice alfabtico
A
Accesibilidad 43 Actualizacin automtica 108 Ajustes del programa 108 Anuncio dinmico 59 Anuncio grabado 83 Anuncio grabado de nombre 14, 59, 83 Anuncio personal 59 archivo TIFF mensaje de fax 98 notificacin 103 archivo WAV mensaje de voz 92 notificacin 103 Ausencia 44 ausencia creacin automtica de citas Outlook 44 autenticacin participante de conferencia 63 AutoAttendant central 83 personal 59, 83 AutoAttendant personal 59 Conferencia permanente 63, 78 Conferencia programada 63, 71 Configuracin 108 Contacto 23, 29 contacto Outlook importar 23 Contacto personal 23 contrasea buzn de voz 83 cambiar 108 men telefnico 106 Control de accesibilidad 43 Convenciones de representacin 8

D
Desinstalacin 11 desvo de llamadas basado en reglas 53 relativo al estado 53 Desvo de llamadas basado en reglas 53 Desvo de llamadas relativo al estado 53 Detalles personales 108 devolucin de llamada diario 33 men telefnico 106 Diario 33 diario agrupar entradas 33 realizar llamada 21 Direccin de servidor 108 Directorio 23 directorio realizar llamada 21 Directorio externo 23 Directorio interno 23 Directorio personal 23

B
Bsqueda en directorio 23 Buzn de fax 97 Buzn de voz 59, 83 buzn de voz men telefnico 106

C
CallMe 44, 51 carpeta diario 33 mensajes de fax 98 mensajes de voz 92 color interfaz de usuario 108 Color de aspecto 108 Concepto 8 condiciones desvo de llamadas basado en reglas 53 Conferencia 63 conferencia grabar 40 Conferencia Ad-hoc 63, 66 A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

E
Elementos de la interfaz de usuario 9 email definir direccin 108 invitacin a conferencia 63 notificacin 103 enfermo 44 excepcin desvo de llamadas basado en reglas 53

118

ndice alfabtico

F
Fax 83 Formato cannico 20 Formato de marcacin 20 Formato de nmeros de telfono 20 fotografa borrar 108 ofrecer 108 Fuera de oficina 44 Funcin Zoom 23 Funciones durante la conexin 40 funciones myPortal 7 Funciones de llamada 21

grabar 40 reenvo al buzn de voz 43 retener 40 salir 40 transferir 40 Llamadas 20 llamar a remitente mensaje de fax 98 mensaje de voz 92

M
mensaje de fax consulta mediante conmutacin 97 eliminar 98 envo 103 mostrar 98 mover 98 reenviar 98 Mensaje de voz 83 mensaje de voz borrar 92 consulta mediante conmutacin 83 escuchar 92 mover 92 privado 92 reenviar 92 urgente 92 mensaje de voz privado 92 mensaje de voz urgente 92 Mensaje instantneo 82 mensajes de fax enviados 98 Men telefnico 106 Mtodo de transferencia 40 Modo de anuncio 83 Modo de grabacin 83 myPortal funciones 7

G
grupo mensaje de fax 98 mensaje de voz 92

I
idioma buzn de voz 83 interfaz de usuario 108 Importacin de contactos Outlook 23 Inicio de myPortal 11 Instalacin 11 Instant Message 82 Instrucciones de uso 8 interfaz de usuario color 108 elementos 9 idioma 108 Introduccin 7 invitacin conferencia 63

L
Lista de favoritos 29 lista de favoritos realizar llamada 21 llamada aceptar 21 contestar 21 diario, aceptada 33 diario, entrante 33 diario, externa 33 diario, interna 33 diario, pendiente 33 diario, perdida 33 diario, saliente 33 A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

N
No molestar 44 nombre cambiar 108 notificacin mensaje de fax 103 mensaje de voz 103 notificacin telefnica 103 nmero marcar 21 nmero de acceso telefnico conferencia 63 Nmero de fax 97 nmero de telfono

119

ndice alfabtico

adicional 108 buzn de voz 83

Temas, tipos de 8 Tipos de temas 8

O
Oficina 44 orden diario 33 directorio 23 mensajes de fax 98 mensajes de voz 92

V
Vacaciones 44 Ventanas emergentes 36

P
Pausa 44 Pausa de medioda 44 Perfil definido por el usuario 59 Perfil para AutoAttendant personal 59 Presencia 44, 59 presencia actualizacin automtica mediante citas Outlook 44 anuncio grabado 83 desvo de llamadas 53 men telefnico 106 restablecimiento automtico 44 ventanas emergentes 44 visibilidad 44 Primeros pasos 14 Prioridad 92, 103 Programacin de teclas 111 puesto de trabajo alternativo 51

R
Registro automtico 108 Regla 53 Requisitos de hardware y software de OpenScape Office 12 Resolucin de problemas 115 Reunin 44

S
Sala de conferencias virtual 63 Saludo personalizado 14, 83 saludo personalizado general 83 Se ha ido a casa 44 Servicio CallMe 51 Servicio de notificacin 103 SMS notificacin 103

T
teclas de funcin programacin 108 teletrabajo 51 A31003-P1000-U102-7-7819, 02/2009 OpenScape Office, myPortal, Instrucciones de manejo

120