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ARQUIVOLOGIA Arquivo

o conjunto de dados acumulados por uma pessoa fsica ou jurdica ao longo de suas atividades. Lei 8159/91 artigo 2.

Documento
Exemplos:

toda informao registrada em suporte material. Documento so igual informao e suporte.

HD, pen drive, CD, mdias digitais em geral, pelcula fotogrfica (filmes), fitas VHS, fitas cassetes, DVD, Blue-Ray, papiros, pergaminhos, vinil.

Funo do arquivo

guardar e organizar os documentos, tornando disponveis as informaes mantidas sob sua guarda.

Finalidade do arquivo
histria.

servir de apoio administrao e de base para a

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS


TEORIA DAS 03 UNIDADES O arquivo se divide em 03 unidades- Lei 81159/91 artigo 8:  Arquivos de 1 idade  Arquivos de 2 idade  Arquivos de 3 idade arquivos correntes de valor primrio; arquivos intermedirios de valor primrio; arquivos permanentes de valor secundrio.

VALOR DOS DOCUMENTOS


PRIMARIO-ADMINISTRATIVO Documentos vinculados s atividades em andamento ou que ainda podem ser questionados administrativamente, legalmente ou judicialmente. um valor temporrio. SECUNDARIO- HISTORICO Documentos que preservam os fatos histricos. Poucos documentos atingem esse valor. um valor permanente.

Arquivos correntes- aberto-ativos


y y y y Documentos mais novos; Documentos muito utilizados; Documentos em tramitao (em curso ou em andamento); Localizao (setor ou prximo aos setores).

Arquivos intermedirios - semiativos


y y y y y Documentos pouco utilizados; Otimiza o espao dos setores; Atende s solicitaes dos setores; No precisa estar prximo da instituio (pouco uso; economia no custo); Os documentos da 2 idade aguardam a sua distino final, (elimina ou guarda permanente);

Arquivos permanentes- inativos


y y y y Documentos histricos; Documentos que perderam os seu valor administrativo; Jamais elimina seus documentos; O acesso liberado ao publico em geral (nas fases anteriores, o acesso restrito).

TABELA DE TEMPORALIDADE AVALIAO DE DOCUMENTOS


a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos documentos. realizada por uma comisso permanente de avaliao dos documentos e resulta na tabela de temporalidade da instituio. VANTAGENS Espao Agilidade Economia TRANSFERENCIA E o envio de documentos para e fase intermedirio RECOLHIMENTO E o envio de documentos para a fase permanente. -

CLASSIFICADOS DOS ARQUIVOS QUANTO S IDADES CORRENTES INERMEDIARIOS PERMANENTE QUANTO ATIVIDADE MANTENEDORA PUBLICOS PRIVADOS

Diferenas bsicas entre arquivo e biblioteca


Objetivo Forma de ingresso dos documentos na instituio Quantidade de exemplares de cada documento Formas de acumulao dos documentos Codificao dos documentos ARQUIVO Funcional-atividade nico exemplar nico exemplar limitados nmeros cpias Orgnica natural BIBLIOTECA Cultural-estudo Numerosos exemplares ou Numerosos exemplares de Coleo artificial

Varia de instituio para Padronizada instituio

Organicidade - princpio arquivstico segundo o qual os documentos de arquivo surgem naturalmente ao longo das atividades de uma pessoa ou entidade. Estes documentos mantm relaes de dependncia com os demais documentos do conjunto e com a pessoa /entidade a que esto vinculados. Coleo- a documentao acumulada aleatoriamente/artificialmente, no mantendo relao de dependncia com os demais documentos do conjunto e nem com a pessoa /entidade a que esto vinculados.

Diplomtica
a rea da arquivologia que se ocupa do estudo da estrutura formal dos escritos de origem governamental e/ou notvel.

Categoria dos documentos


 Normativos: so de cumprimento obrigatrio. Exemplos: leis, decretos, estatutos, regimento, regulamento, resoluo, acrdo, despachos (decisrio), etc.  Enunciativos: esclarecem questes de outros documentos seu contedo visa fundamentar uma resoluo. So pareceres, votos, relatrios, informaes e despachos (interlocutrios);  De assentamento: registros sobre fatos e ocorrncias como atas, termos, apostilas, autos de infrao.  Comprobatrio: derivam do assentamento comprovando-os como certides, traslados, cpias autenticadas e atestadas. Podem ser: a- De ajuste- documentos pactuais onde pelo menos uma das partes administrao pblica. So tratados, convnios, termos e contratos. b- De correspondncia- so documentos que em geral derivam dos atos normativos, determinando-lhes a execuo. So circulares, cartas, memorandos, alvars, editais e etc.

TIPOLOGIA DOCUMENTAL (TIPO)


a configurao que assume espcie de documento, de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: diploma de graduao, certido de nascimento.

ESPCIE
aspecto formal dos documentos de acordo a disposio de suas informaes. Exemplos: diplomas, atestado, certido, alvar, boletim, contrato.

Microfilmagem
uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato altamente reduzido.

Vantagens da microfilmagem
 Ganho de espao fsico;  Validade legal (jurdica) lei 5.433/68- microfilmagem de substituio  Conservao de documentos originais em papel- microfilmagem de preservao.  Backup

Obs: documentos histricos /permanentes no podem ser eliminados aps sua microfilmagem. Todo microfilme deve ser gerado em 2 vias guardadas em locais separados.

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