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A IMPORTNCIA DE DEFINIO DE UMA METODOLOGIA PARA O GERENCIAMENTO DE PROJETOS Por Fernando Matesco A rapidez com que as mudanas acontecem

tem levado as organizaes a executarem mais projetos, tornando-se no apenas um diferencial competitivo, mas, uma questo de sobrevivncia e crescimento. A competitividade acirrada, clientes exigentes e avanos tecnolgicos, caracterizam um cenrio ideal para a execuo de projetos, tudo tem que acontecer em um prazo cada vez menor e utilizando menos recursos financeiros. Diante deste contexto, gerenciar projetos de maneira eficiente e eficaz um dos grandes desafios nas organizaes, superar este desafio estar preparado para gerenciar projetos de forma planejada e com metodologias bem definidas. O gerenciamento de projetos deve ser tratado de forma profissional e conduzido por profissionais qualificados. Desenvolver maturidade em gerenciamento de projetos requer um planejamento efetivo. O conceito de maturidade bastante intuitivo, segundo o Dicionrio Aurlio: maturidade estado em que est plenamente desenvolvido; perfeio; excelncia, primor, desta forma, maturidade em gerenciamento de projetos est ligada habilidade de uma organizao em gerenciar seus projetos. Entendemos por maturidade em gerenciamento de projetos um mecanismo capaz de quantificar numericamente o nvel de habilidade de uma organizao em gerenciar projetos. Este artigo procura demonstrar a importncia da definio de uma metodologia para o gerenciamento dos projetos, sendo um fator crtico para o sucesso e sobrevivncia da organizao. GERENCIAMENTO DE PROJETOS Um projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. A sua natureza temporria indica um incio e um trmino definidos. O trmino alcanado quando os objetivos tiverem sido atingidos ou quando se concluir que esses objetivos no sero ou no podero ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo no for mais necessrio. (PMBOK, 2008, p.11). Segundo o Guia PMBOK (2008, p.12), o gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

O Guia PMBOK fornece diretrizes para o gerenciamento de projetos individuais. Ele define o gerenciamento e os conceitos relacionados e descreve o ciclo de vida do gerenciamento de projetos e os processos relacionados. (PMBOK, 2008, p.10). Os processos propostos pelo PMBOK para o gerenciamento de projetos so apresentados como elementos distintos em interfaces bem definidas. Na prtica eles se sobrepem e interagem. Possui cinco grupos de processos: iniciao, planejamento, execuo, monitoramento e controle e encerramento, conforme Figura 1.

Figura 1 Grupos de processos do guia PMBOK. Fonte: PMBOK (2008), adaptado pelo autor.

O PMBOK possui um total de 42 processos distribudos em nove reas de conhecimento, conforme figura 2, no considerada uma metodologia, porque descreve processos de alto nvel sem especificamente detalhar como devem ser implantados. Entretanto, considerada uma tima base para auxiliar na elaborao de uma metodologia para a organizao.

Figura 2 reas do conhecimento do guia PMBOK. Fonte: PMBOK (2008), adaptado pelo autor.

Uma metodologia de gerenciamento de projetos contm uma srie de passos a serem seguidos para garantir a aplicao correta dos mtodos, tcnicas e ferramentas. Preferencialmente deve existir uma metodologia nica na empresa, com pequenas variaes para os seus diferentes setores. Um aspecto importante da metodologia: deve utilizar os mesmos termos de outras reas para aspectos semelhantes do gerenciamento. (PRADO, 2008, p.26). METODOLOGIA EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS Uma metodologia, por definio, significa o estudo dos mtodos, ou receita, para as etapas a serem seguidas em um determinado processo, e so fundamentais para o desenvolvimento dos projetos, desde que bem aplicados de acordo com as necessidades da empresa e do projeto, pois no existe uma receita perfeita para todos. Um modelo tem como objetivo estabelecer, com base em estudos histricos e conhecimento operacional, um conjunto de "melhores prticas", que devem ser utilizadas para um fim especfico, podendo nem sempre ser a melhor opo, o que deve ficar a cargo de cada organizao determinar se determinada prtica a melhor ou no, e se deve ser utilizada ou no. As organizaes possuem planejamento estratgico definido, misso e viso de onde querem chegar, neste contexto, os projetos so peas fundamentais para que os objetivos do planejamento estratgico sejam alcanados. Gerenciar projetos de forma eficiente e eficaz fator crtico de sucesso para alcanar os objetivos planejados.

Um projeto um empreendimento temporrio, com data de incio e fim, cujo objetivo criar ou aperfeioar um produto ou servio nico. Gerenciar um projeto atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parmetros previamente estabelecidos. Ou seja, dadas as metas e as restries, cabe ao gerente de projetos garantir que o projeto atinja os objetivos propostos. Em uma organizao o sucesso do gerenciamento de projetos depende principalmente de pessoas, da estrutura organizacional e de mtodos de gerenciamento de projetos. As pessoas so importantes devido a suas habilidades, experincias, conhecimentos e atitudes. A estrutura organizacional ter influencia conforme a sua poltica, a sua estrutura fsica e os planos de incentivos. J os mtodos so importantes para a definio de processos, metodologias, ferramentas, uso de tcnicas e instrumentos no gerenciamento de projetos. Com organizao, planejamento, metas e prazos bem definidos, a organizao j tem um bom comeo para obter sucesso em seu projeto. lgico, que nenhuma organizao inicia um projeto, sabendo que ser um fracasso, todos querem atingir o sucesso. Porm, o que entendemos como sendo um projeto bem sucedido? Segundo Valle (2007, p.57), embora existam dezenas de definies corretas para qualificar um projeto bem sucedido, praticamente todas concordam que um projeto bem sucedido aquele que: produziu todas as entregas planejadas; foi completado dentro do cronograma aprovado; foi executado dentro do oramento aprovado; foi entregue de acordo com todas as especificaes funcionais, de performance e de qualidade; alcanou todas as suas metas, objetivos e propsitos; atingiu todas as expectativas das partes interessadas. E para atingir o sucesso, fundamental uma metodologia, muito bem definida, executada e controlada para o gerenciamento efetivo dos projetos da organizao. Para se alcanar a maturidade em gerenciamento de projetos, diversos autores indicam a necessidade de uso de processos repetitivos, onde o contnuo uso aumentar as chances de sucesso do projeto. A repetio nada mais do que um mtodo a ser seguido, o que refora a importncia de definir uma metodologia para o gerenciamento dos projetos. Segundo Xavier (2005, p.152), a implantao de uma metodologia de gerenciamento de projetos deve ter como objetivo maior melhorar a maturidade da organizao no gerenciamento dos seus projetos. Como qualquer implantao de um novo processo, para que

tenha sucesso, fundamental: Patrocnio ter uma pessoa da organizao, com poder de deciso e de mando, que compre a idia e d suporte a implantao; Planejamento como todo projeto, deve ser planejada a forma como a implantao ocorrer. No adianta querer galgar um salto muito alto de maturidade em gerenciamento da noite para o dia. A sugesto que sejam estabelecidas, para o projeto, metas mensurveis e atingveis, dividindo-se o projeto em fases ou etapas; Controle tanto o controle do desempenho do projeto como de seus resultados devem estar previstos no planejamento e executados no decorrer do projeto; e Gerenciamento da mudana - todo novo processo na empresa mexe com as pessoas e, se necessrio, com a estrutura funcional. Essa mudana deve ser gerenciada em funo de ser um fator crtico para o sucesso do projeto. A definio de uma metodologia em gerenciamento de projetos deve considerar alguns aspectos importantes: Estar baseada nas melhores prticas do mercado Uma metodologia traz dentro de seus processos, fluxogramas, instrumentos e ferramentas, conhecimento acumulado de profissionais do mercado. A busca de novas informaes ir contribuir para a melhoria contnua da metodologia; Ser ajustvel s necessidades e realidade da organizao As organizaes passam por estgios em maturidade em gerenciamento de projetos. Cada empresa possui sua prpria cultura e histria em projetos. Uma metodologia deve ser ajustada ao modelo gerencial e processual da organizao; Ser utilizvel, prtica e no burocrtica Uma metodologia deve auxiliar o processo de planejamento e controle de projeto, para que os gerentes e as equipes tenham o seu tempo, criatividade e preocupaes voltadas para o projeto em si e no na forma de gerenci-lo.

Uma metodologia bem definida em gerenciamento de projetos pode trazer inmeras vantagens para uma organizao: Melhoria na Comunicao A padronizao de processos, documentaes, instrumentos e ferramentas ir melhorar a comunicao intra-projeto, inter-projetos e intradepartamental; Aumento de Eficincia e Produtividade Com a conduo de projetos utilizandose uma boa metodologia, baseada em princpios, tcnicas, ferramentas e habilidades, os gerentes de projetos podero aumentar a efetividade da gesto, alcanando

melhores resultados. Da mesma forma a equipe poder ser motivada, liderada e controlada para garantia de maior produtividade; Planejamento detalhado e controle apropriado Permitiro tomadas de decises mais rpidas e acertadas, baseadas em informaes e indicadores gerados pelo controle do projeto. Propiciar uma reduo nos riscos de falha no projeto e ganho em sua qualidade; Padronizao de processos e de documentao Utilizando processos conhecidos e padronizados o projeto possuir registros histricos, lies aprendidas e documentaes apropriadas, o que permitir uma gesto do conhecimento dos projetos da organizao. importante ressaltar que implementar uma metodologia para o gerenciamento de projetos algo delicado que deve ser feito de forma gradativa. Deve-se estimular a utilizao da metodologia com o foco nos benefcios futuros, tanto para a organizao quanto para as equipes. Atingir um nvel eficiente em gerenciamento de projetos no fcil e muito menos rpido. Existem diversos modelos para avaliar a maturidade em gerenciamento de projetos das organizaes, porm, o que todos reforam, que, atingir maturidade em gerenciamento de projetos, requer esforo e conscientizao da organizao, na definio e utilizao de processos e metodologias em gerenciamento de projetos. A evoluo na qualidade de gesto de projetos ocorrer seguindo as orientaes para cada nvel de maturidade, mas preciso que a alta administrao da organizao entenda que a excelncia na gesto dos projetos uma questo de sobrevivncia, sendo base para todo o diferencial competitivo. O capital de conhecimento e principalmente de habilidades comportamentais dos recursos humanos das empresas o que h de mais valioso e de mais difcil reposio. BENCHMARKING EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS Segundo o Project Management Intitute PMI Chapters Brasileiros

(http://www.pmi.org.br, 01/2010), benchmarking um processo contnuo e sistemtico para medir e comparar processos organizacionais. As organizaes que participam deste processo tm a oportunidade de compartilhar informaes e experincias que podem ajud-las a agir para melhorar seu desempenho,

respondendo a perguntas como: estamos adotando as melhores prticas? Nossos processos so eficientes em relao aos das organizaes de nosso setor? Dentre os diversos benefcios fornecidos por um estudo de benchmarking possvel citar: o estmulo mudana e a busca por melhorias em processos e prticas; a fundamentao de aes internas a partir de comparaes externas; a reflexo da organizao com referncia aos seus indicadores de desempenho e suas prticas de trabalho; o auxlio na definio de metas estratgicas e operacionais. A publicao do ltimo Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009), trouxe algumas importantes constataes, com relao s prticas do mercado em gerenciamento de projetos e utilizao de metodologias, conforme segue abaixo: apenas 20% das organizaes informaram possuir alta resistncia interna com relao a gerenciamento de projeto; apenas 9% das organizaes informaram possui alta resistncia da alta administrao com relao a gerenciamento de projeto; apenas 17% das organizaes informaram que a alta administrao possui baixo nvel de conhecimento com relao a gerenciamento de projetos; 52% das organizaes informaram que na sua estrutura organizacional, o gerente de projetos tem igual ou maior influncia que os gerentes funcionais; 51% das organizaes informaram possuir profissionais dedicados em gerenciamento de projetos; sendo que 57% informaram possuir o cargo de gerente de projetos na organizao; 62% das organizaes informaram possuir, no mnimo um escritrio de projetos em sua organizao; sendo que 33% dos escritrios esto focados na rea da Tecnologia da Informao da organizao; 95% das organizaes informaram que o escritrio de projetos existente, fornece o suporte metodologia de gerenciamento de projetos; e 87% das organizaes informaram que o escritrio fornece apoio a ferramentas de gerenciamento de projetos; 53% das organizaes informaram possuir metodologia nica para o gerenciamento de seus projetos; sendo que 63% destas organizaes utilizam metodologia na rea da Tecnologia da Informao;

30% das organizaes informaram que a metodologia utilizada de fato, em todos os projetos; e 45% das organizaes informaram que a metodologia utilizada na maioria das vezes; As organizaes informaram utilizar metodologia nas seguintes reas de conhecimento, e respectivas porcentagens de uso: 97% em prazo, 94% em escopo, 83% em custo, 70% em riscos, 68% em comunicao, 64%% em qualidade, 62% em recursos humanos, 57% em integrao e 48% em aquisies; 76% das organizaes informaram que a alta administrao reconhece claramente os benefcios obtidos com as prticas de gerenciamento de projetos; 60% das organizaes informaram que pretendem nos prximos 12 meses, desenvolver ou revisar a metodologia de gerenciamento de projetos; O presente Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009) esta publicado pelo PMI Chapters Brasileiros em http://www.pmi.org.br e teve a participao de 300 organizaes nacionais todas devidamente identificadas. CONCLUSO O gerenciamento no deve ser praticado de maneira arbitrria, mas com a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas. O uso de metodologias e a implantao da cultura do gerenciamento de projetos na organizao fator primordial para o sucesso. reconhecido pelos profissionais, mais experientes, em gerenciamento de projetos, que h mais de uma forma de gerenciar um projeto. O PMBOK um guia, no uma metodologia, fornece as melhores prticas, que alinhado ao conhecimento e habilidades, das pessoas, auxiliam e orientam no gerenciamento de um projeto. A implantao de uma metodologia um processo. As pessoas precisam ser treinadas, se acostumar com as mudanas, enxergar valor na nova forma de trabalho, compreender de que no se trata de burocratizar o processo de gerenciamento de projetos, mas sim control-lo, de forma que possa ser padronizada, medida e aperfeioada, na busca por melhores resultados. A implantao de uma metodologia deve ser planejada gradativamente, a sugesto que sejam estabelecidas metas mensurveis e atingveis, dividindo-se o projeto em fases.

Os nmeros apresentados pelo Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009) evidenciam cada vez mais a utilizao de melhores praticas em gerenciamento de projetos. Das empresas que participaram do estudo, 53% informaram j possuir metodologia nica para o gerenciamento de seus projetos, reforando que a definio de metodologia uma das melhores prticas do mercado. importante salientar, que por melhor que seja a metodologia, nenhuma implantao ter sucesso se voc no obtiver o comprometimento necessrio das pessoas que a utilizaro. Com este artigo procurei demonstrar a importncia da definio de uma metodologia para o gerenciamento de projeto, sendo um dos fatores crticos para o sucesso do projeto e consequentemente da organizao.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) CHAPTERS BRASILEIROS. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil (2009), (http://www.pmi.org.br, 01/2010). PRADO, Darci Santos do. Maturidade em Gerenciamento de Projetos. Nova Lima: INDG Tecnologia e servios Ltda, 2008. VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos - Estabelecendo diferenciais competitivos. Rio de Janeiro: Editora Brasport, 2004. XAVIER, Carlos Magno da Silva; VIVACQUA, Flavio Ribeiro; MACEDO, Otualp Sarmento de; XAVIER, Luiz Fernando da Silva. Metodologia de Gerenciamento de Projetos - Methodware. Rio de Janeiro: Editora Brasport, 2005.