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Tabla de Contenidos Paginas Introduccin.. 3 Productos finales a entregar. 4 Documentos de apoyo 4 Definiciones y acrnimos. 4 Organizacin de System SCI Modelo de procesos.. 5 Estructura organizativa 5 Fronteras e interfaces organizativas.. 6 Responsabilidades.. 6 Proceso de gestin.. 7 Suposiciones, dependencias y restricciones.. 7 Gestin de riesgos.. 8 Planes de contingencia. 8 Mecanismo de supervisin y control 9 Plan de personal. 9 Procesos tcnicos 9 Documentacin de software.. 10 Funciones de soporte a proyectos.. 10 Paquetes de trabajo 10 Distribucin de recursos (anexos 3 y 4) 12 Calendario 12 anexos Anexo 1 Estudio Preliminar Anexo 2 Propuesta de solucin/anlisis de beneficios Anexo 3 Recursos y costos.. Anexo 4 Diagrama de Gant .. 14 16 18 20 23

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Introduccin Visin General Lcteos S.A. es una compaa de venta de alimentos derivados de la leche (queso, mantequilla, margarina, yogures, etc.) que opera en el pas desde 1995. Fue constituida por el Ing. Virzi y su esposa, iniciando sus actividades en el centro de Panam donde reside su oficina matriz. Debido al crecimiento del mercado, actualmente mantiene dos sucursales en Veraguas y Chiriqu, expandiendo sus actividades hacia la venta de otros artculos de marcas como Nestl, Toni, Chivera, Unilever, entre otras. La empresa tiene ms de 95 empleados en las 3 Provincias. En la matriz se encuentra el Gerente General (Ing. Virzi) y los departamentos de Recursos Humanos y Financiero, los cuales son los nicos con los que cuenta la misma. El departamento de Recursos Humanos est conformado por el jefe de personal y su asistente; y el Financiero, por su jefe y dos asistentes. Adems cuenta con dos administradores, uno para el control de ventas y otro para el control de la bodega principal y frigorficos. La bodega dispone de 6 vendedores, de los cuales 4 se encargan de recibir, perchar y refrigerar los productos que adquiere la compaa para la venta. Vale destacar que no se cuenta con un departamento de Sistemas. La empresa utiliza el sistema contable SysCon, el cual fue obsequiado al Ing. Virzi. Este sistema permite llevar el control de las transacciones diarias (libro diario), emitir reportes del estado de situacin inicial y final de la empresa y conocer los ingresos y egresos de la misma. Otro sistema realiza la facturacin, pero no controla el stock real de los productos existentes en bodegas y frigorficos, por lo que este control se realiza en hojas de clculo de Excel. Adems, la compaa cuenta con una pequea red y un servidor que mantiene tanto la base de datos del SysCon como la informacin de los reportes manejados en Excel a travs de una carpeta compartida. La empresa UNIT4 Business Software dedicada a la implementacin de paquetes de negocios realiza un anlisis de la empresa y presenta la siguiente propuesta: proponemos una alternativa eficiente a la hora de llevar la administracin de su empresa con todas las particularidades de su rutina comercial, sin necesidad de caer en costosos desarrollos de sistemas a medida (que demandan tiempo, dinero y nunca estn suficientemente probados). Los sistemas modulares System SCI implican un conjunto de programas especializados, los cuales se pueden encastrar de la manera que su empresa necesite, armando el circuito administrativo que su organizacin realmente precisa, y optimizando los costos de adquisicin. Primero se hace un relevamiento de sus requerimientos administrativos, y se le sugiere una configuracin de mdulos que cumplan dichas tareas. Segundo, se implementan los mdulos en las reas seleccionadas, y se customiza su funcionamiento para cubrir las necesidades tanto de seguridad como de trazabilidad y funcionalidad de usuarios y tareas. La gran ventaja de un sistema de gestin modular es que usted slo adquiere los mdulos que su empresa precisa en el momento actual. Si su empresa se expande - agregando nuevas sucursales o actividades comerciales -, usted puede incorporar mdulos complementarios para cubrir las nuevas funciones. En este documento le presentamos toda la informacin necesaria para la ejecucin del plan y su empresa forma parte de la gran familia UNIT4 Business Software, que utiliza los software System SCI

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Productos finales a entregar Instalacin de equipos en los diferentes dependencias creados que forman el departamento de computo Creacin de una red LAN en las diferentes dependencias Gerencia, contabilidad Punto de Venta para facilitar la comunicacin entre ellos y el acceso a la informacin que se necesite en cada departamento. Instalacin de los mdulos de Inventarios, Contabilidad, facturacin y planilla. Configuracin de los mdulos para adaptarlos a la necesidad de la empresa. Armar el circuito Administrativo para la toma de decisiones Capacitacin del personal El sistema incluye un mdulo que permitir la emisin de facturas con el control del stock real de las bodegas y frigorficos en la Matriz y dems puntos de ventas para llevar un mejor control de este proceso. En la parte contable tiene todos los balances necesarios para una contabilidad eficiente En cuanto a recursos humanos maneja un sistema de planillas completo que cubre las necesidades de la empresa. Documentos de soporte, ayuda al empleado y funciones auxiliares de inters.

Documentos de apoyo

Anlisis de problemas actuales (causa y efecto) Propuesta de solucin derivado del anlisis realizado a la empresa Requerimientos operacionales. Anlisis de requerimiento de software. Manuales de system SCI-

Definiciones y Acrnimos

LAN: red de rea local. PC: ordenador personal. PS: proyecto software. SI: sistema de informacin. SO: sistemas operativos. 4

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SW: Software. SA: software de aplicacin

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Organizacin de system SCI

Modelos de procesos El modelo a seguir para este proyecto ser en Cascada. Dicho modelo marcar en cada momento las acciones a realizar. Cabe destacar que en este modelo una vuelta atrs en alguna de las fas es puede suponer grandes retrasos o prdidas. El modelo a seguir es el siguiente: Anlisis Necesidades de usuarios Requerimientos de usuarios Desarrollo de requerimientos Montaje de la red (ADECUACION FISICA) Adecuacin de dependencias o departamentos (Instalacin de EQUIPOS) Instalacin de software de SO Configuracin de la Red Instalacin de Mdulos Adecuacin de Mdulos Creacin del Circuito Administrativo Pruebas Entrenamiento Cierre del proyecto Al ser un modelo en cascada, todas las actividades deben de ser seguidas en el orden en el que estn expuestas, teniendo en cuenta que la inmensa mayora de ellas no pueden paralelizarse en el tiempo, es decir, que para iniciar una de ellas debe haber terminado la actividad previa. En este modelo, cualquier vuelta atrs implicara una prdida considerable de tiempo y esfuerzo en todos los aspectos. Al final de cada etapa de la cascada, ha de estar terminada una cierta tarea, que producir como resultado de salida uno o varios productos de trabajo o entregables, segn la etapa. Estructura organizativa 1. Director de Lcteos S.A. Felipe Virzi 2. Gestores del proyecto: Unit4 Business Software Magistra Marta Quintero (analista Programadora y consultora) Licenciada Emy Abrego. (Analista Programadora y consultora) 3. Personal 1 analista Miguel Palacios 1 programador Gladys Prez 1 gestor de red David Polo 1 tcnico. Eric Vega

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Fronteras e interfaces organizativas Se necesitar aqu una estrecha colaboracin entre el equipo de desarrollo y los diversos departamentos que componen Lcteos S.A. Los gestores de proyecto irn entregando informes semanales al presidente de la compaa Lcteos s.a., para que este pueda evaluar los progresos efectuados. El siguiente esquema muestra la organizacin de Lcteos s.a. Presidente: Felipe Virzi Gestores de proyecto: Marta Quintero Emys Abrego. Departamentos Adjuntos 1. Contabilidad 2. Punto de Venta 3. Planilla Los dems han sido agregados como propuesta de solucin. Responsabilidades. Marta Quintero Emys Abrego Anlisis Necesidades x de usuarios Requerimientos de x usuarios Desarrollo de X requerimientos Adecuacin de las dependencias Montaje de la red Implementacin de software de SO Configuracin de la red Instalacin de mdulos Adecuacin de modulos Creacin del circuito administrativo Pruebas x Entrenamiento del x Personal Fin del proyecto x Miguel Palacios Gladys Prez David Polo Eric Vega

X x x X x X x X x x

X x X x x X

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Procesos de gestin Objetivos y prioridades El sistema incluir los mdulos de inventario, contabilidad, facturacin y roles de pagos. Dispondr de una interfaz grfica moderna que facilitar al usuario en el manejo de la aplicacin, obteniendo as un eficiente manejo de los datos con la emisin de reportes .A continuacin detallamos sus principales requerimientos: Sistema de Gestin de Inventarios Controlar y analizar el Stock de cada Producto Reportes (Ingresos, egresos de productos y utilidad real) Manejo de Stock por sucursales (bodegas y frigorficos) Sistema de Contabilidad General Se obtendr los siguientes reportes: Estado de situacin inicial. Mayor general. Mayor de Cuentas. Balance de Comprobacin. Balances de Sumas y Saldos. Sistema de Facturacin Controlar las transacciones diarias de compra y venta de los productos. Emisin de facturas. Reportes varios (Facturas anuladas Sistema de rol de pagos (planilla) Generar los comprobantes de rol de pago a los empleados y as llevar un control de los mismos. Permitir ingresar informacin acerca de: Datos generales del empleado Ingresos, egresos, beneficios, prestamos, utilidades, vacaciones Sistema de red Comunicacin directa y en tiempo real con todos los departamentos y sucursales que conforman la empresa.

Suposiciones, dependencias y restricciones Fundamentalmente, el proyecto System SCII depende de tres planteamientos principales: 1. Los productos comerciales de hardware y software de Aplicacin y de Gestin 2. La experiencia de los consultores contratados. 3. La habilidad de los empleados del departamento. Si por algn motivo tuvisemos problemas con alguno de estos planteamientos, la ejecucin del proyecto se vera seriamente daada de cara a los plazos y condiciones de entrega. 7

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En cuanto a las suposiciones que podemos tener en cuenta a la hora de realizar el proyecto Creemos conveniente destacar las siguientes: Los empleados no tienen la experiencia necesaria para explotar el System SCI. por lo cual se sabe de seguro que van a necesitar un periodo de adaptacin al System SCI. Los consultores ensearn a los empleados a manejar el producto. Al final del proyecto, todos los empleados tendrn la habilidad necesaria para manejar adecuadamente el sistema preferiblemente, ya que el hecho de que un empleado no pudiese utilizar al 100% la efectividad del SI, mermara considerablemente su eficacia y no podra en ningn momento satisfacer los requisitos exigidos. El proyecto debe de estar ntegramente terminado en el plazo de 8 meses Gestin de riesgos Los riesgos sern tratados de una manera disciplinar. Ofrecemos a continuacin una lista con los riesgos ms probables o de mayor impacto para System CSI. 1. 2. 3. 4. 5. . Costo elevado del proyecto por ser una empresa pequea Mala planificacin de las actividades Integracin de personal nuevo Capacitacin del personal Que el proyecto no se entregue a tiempo.

Planes de contingencia 1- Costo elevado del producto: Como es una empresa pequea el costo del proyecto puede ser muy elevado por lo que ser difcil solventarlo, por lo que recomienda un plan de financiamiento, que le permita pagar en cmodas letras y como la empresa actualmente tiene liquidez, y un bajo nivel de endeudamiento es fcil conseguir el financiamiento. 2- Las actividades de planificacin deben ser precisas ya que los mdulos sern configurados de manera que las opciones requeridas por la empresa estn habilitadas y encastradas para su utilizacin, se recomienda una prueba de transacciones antes de la capacitacin para verificar el funcionamiento tanto de los mdulos como de la red. 3- La integracin de personal nuevo tambin es un riesgo ya que el personal nuevo debe tener la capacidad para operar los mdulos de manera que funcionen eficientemente, a pesar de que se capacitara, tambin se realizara una revisin del perfil del personal. 4- La capacitacin del personal es importante, contamos con dos semanas para capacitar al personal, debido al perfil seleccionado que tenga experiencia en el uso de computadora, estamos optimistas que el tiempo es suficiente de lo contrario se corre el riesgo de encarecer el sistema con una semana mas de capacitacin. 5- Debido a estos riesgos de tiempo, existe la posibilidad de fallar en la fecha de entrega del proyecto. Para lo que podramos habilitar horas extraordinarias para terminar en el tiempo indicado pero encarecera el presupuesto final.

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Mecanismos de supervisin y control Las gestoras del proyecto supervisaran todos los procesos y darn informes al Director de Productos Lcteos S. A. de la misma manera se dar un seguimiento a todas las etapas del proyecto para garantizar su correcta ejecucin tambin se presentaran al Director la cotizacin de los equipos necesarios y los salarios del personal encargado del proyecto, cabe destacar que la planilla o personal de planta de la empresa sufrir un aumento debido al incremento del personal que ser capacitado para operar el nuevo sistema. Plan de personal

Este grfico muestra la cantidad de personal que trabaja en cada da a lo largo del proyecto. Vemos que en los dos ltimos das intervienen todos los miembros del equipo ya que es donde se hace una revisin y valoracin del resultado del proyecto.
35 30 25 Dias Laborados 20 15 10 5 0 Marta Emy Gladys Personal Miguel David Eric

Procesos tcnicos Mtodos, herramientas y tcnicas Los mtodos, herramientas y tcnicas usados por System SCI sern los comnmente utilizados por los proyectos habituales de nuestra empresa . El mtodo bsico es el modelo en cascada. Tanto el anlisis de requerimientos como la programacin se harn de acuerdo a los mtodos conocidos estructurados. El Paquete comercial se instalara con los requerimientos de su fabricante los cuales ya fueron considerados a la hora de cotizar y recomendar los equipos. Se utilizara Visual Studio paquete completo, SQL Server de Microsoft, 9

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Oserver Estndar 2003 (paquete completo de negocios), Microsoft Office Profesional 2007, System SCI Profesional 2008. Documentacin del software Puesto que vamos a seguir un modelo en cascada, la documentacin final global al proyecto Estar formada por el conjunto de documentos generados en cada una de las etapas de nuestro modelo:

Funciones de soporte a proyectos Los consultores se encargaran de dar soporte a todos los procesos de creacin del departamento de sistemas y su debida configuracin de hardware y software (Miguel Palacios y Gladys Perez), las consultoras darn entrenamiento al personal nuevo para utilizar el Paquete System SCI, se realizaran pruebas a los programas y a la red que esta a cargo del Ingeniero David Polo para verificar su funcionamiento y por ultimo se implementara una pagina web para enlazar todos los procesos de las diferentes sucursales a cargo de Miguel Palacios y Gladys Palacios. La evaluacin final para entregar el proyecto estar a cargo de las gestoras del proyecto y a continuacin detallamos los objetivos. OBJETIVO: Acreditar el funcionamiento correcto y eficaz del sistema, a fin de dar respuestas acertadas a las necesidades de la Empresa. FUNCIONAMIENTO DE LOS MODULOS: Para dar cumplimiento a esta fase utilizaremos, una prueba piloto lA cual persigue la verificacin de desempeo del sistema. VERIFICACIN DE LA RED. La revisin de conexin en red es otra evaluacin a realizar para de esta manera comprobar, el intercambio de informacin entre departamentos de la Empresa de manera precisa y verificable. ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL. Se brindar dos semanas de entrenamiento al personal para que pueda hacer uso eficiente y eficaz del sistema. Paquetes de trabajo INICIO DEL PROYECTO 1.ANALISIS DE LA EMPRESA El anlisis de los requerimientos de la empresa lo realiza nuestro personal consultor, especialista en gestin de proyectos de sistema. Para esta etapa se necesita la estrecha colaboracin del personal de la empresa. 1.1 Anlisis necesidades 1.2 Requerimientos de Usuarios 1.3 desarrollo de requerimientos FIN DE LA FASE I 10

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Al finalizar esta fase se le entrega al Gerente de la empresa el estudio y la propuesta de sistema con los costos, de ser aceptada se procede de inmediato con la etapa 2. PERSONAL ASIGNADO: MARTA QUINTERO, EMYS ABREGO Y EL PERSONAL DE LA EMPRESA 2. 1ra ETAPA DEL PROYECTOEn esta primera etapa de ejecucin del plan de proyecto se realiza el montaje de la red que unir los departamentos, se instalaran los equipos nuevos y servidor adicional para completar los departamentos necesarios donde funcionaran los mdulos de nuestro sistema, los cuales deben quedar ya instalados al igual que los sistemas operativos y dems. 2.1 Montaje de la red 2.2 Instalacin de Equipos (PC Servidores ETC) 2.3 instalacin de SO y Programas de Aplicacin) 2.4 Configuracin de la Red 2.5 Instalacin de Mdulos FIN DE LA ETAPA 2 Al finalizar esta etapa ya debe quedar todo instalado y configurado para proceder al anlisis de los mdulos y realizar las adaptaciones con los requerimientos de la empresa que ya fueron previamente sugeridos en el desarrollo de requerimientos en el anlisis previo. PERSONAL ASIGNADO: DAVID POLO Y ERIC VEGA 3. 2da ESTAPA DEL PROYECTO La segunda etapa del proyecto consiste en la adecuacin de los cuatro mdulos de manera que se ajusten al requerimiento de la empresa, luego de programar cada transaccin de los mdulos se procede a crear el circuito administrativo, que la forma en que fluye la informacin para facilitar la toma de decisiones y la administracin de la empresa. 3.1 Anlisis 3.2 Diseo de Interfaces 3.3 Configuracin de aplicaciones 3.4 Implementacin 3.5 Creacin del circuito Administrativo FIN DE SEGUNDA ETAPA Al finalizar la etapa todos los mdulos deben estar funcionando correctamente, generando los informes y 11

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reportes necesarios para la buena administracin de las transacciones. PERSONAL ASIGNADO: GLADYS PEREZ Y MIGUEL PALACIOS 4. ETAPA DEL PROYECTO

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La cuarta etapa del proyecta es donde se realizan todas las pruebas necesarias para verificar que todo funciona correctamente y proceder al entrenamiento del personal en el uso del sistema, lo cual tomara unas dos semanas y luego el cierre del proyecto una vez terminado el entrenamiento. 4. PRUEBAS 5. ENTRENAMIENTO 6. CIERRE DEL PROYECTO. FIN DE LA ETAPA 4 PERSONAL ASIGNADO: EMYS ABREGO Y MARTA QUINTERO

Presupuesto Hardware Software System SCI Implementacin Total presupuestado Distribucin de recursos Ver Anexos 3 y 4 B/.4,034.20 B/.3503.00 B/.7700.00 B/.8400.00 B/.23,637.20

Calendario fechas lmite para la entrega de cada etapa 1.1 Anlisis necesidades 1.2 Requerimientos de Usuarios 1.3 desarrollo de requerimientos FIN DE LA FESE I 2. 1ra ETAPA DEL PROYECTO 2.1 Montaje de la red 2.2 Instalacin de Equipos (PC Servidores ETC) 2.3 instalacin de SO y Programas de Aplicacin) 6 das 6 das 6 das 12 das 2 das 1 da 2 das lun 01/02/12 lun 01/09/12 lun 01/16/12 lun 01/23/12 lun 01/23/12 mi 01/25/12 mi 01/25/12 lun 01/09/12 lun 01/16/12 lun 01/23/12 sb 02/04/12 mar 01/24/12 mi 01/25/12 vie 01/27/12 12

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2.4 Configuracin de la Red 2.5 Instalacin de Mdulos FIN DE LA ETAPA 2 3. 2da ESTAPA DEL PROYECTO 3.1 Anlisis 3.2 Diseo de Interfaces 3.3 Configuracin de aplicaciones 3.4 Implementacin 3.5 Creacin del circuito Administrativo FIN DE SEGUNDA ETAPA 4. 3ra ETAPA DEL PROYECTO 4. PRUEBAS 5. ENTRENAMIENTO 6. CIERRE DEL PROYECTO. FIN DE LA ETAPA 3 1 da 6 das 26 das 6 das 5 das 6 das 6 das 3 das 12 das 3 das 8 das 1 da vie 01/27/12 sb 01/28/12 lun 02/06/12 lun 02/06/12 lun 02/13/12 sb 02/18/12 sb 02/25/12 lun 03/05/12 jue 03/08/12 jue 03/08/12 sb 03/10/12 jue 03/22/12 sb 01/28/12 sb 02/04/12 mi 03/07/12 lun 02/13/12 vie 02/17/12 vie 02/24/12 sb 03/03/12 mi 03/07/12 jue 03/22/12 sb 03/10/12 mi 03/21/12 jue 03/22/12

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Anexo # 1 ESTUDIO PRELIMINAR

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Anlisis de la situacin actual de la empresa, desarrollado en conjunto con los miembros de los departamentos y el dueo de la empresa.

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Anexo # 2 Propuesta de Solucin. Esta fue la propuesta que se presento a la gerencia de la empresa.

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Anlisis de Beneficios del nuevo sistema vs el anterior. Los beneficios del nuevo sistema seran tan numerosos y variados que se mencionan a continuacin: 1. Actualmente con el Sistema SysCon se encuentra centralizada en la matriz, con el Sistema propuesto System SCI tendr una extensin a las sucursales lo cual se podr acceder de manera ms rpida e informarse lo acontecido en los otros locales 2. Los reportes no eran correctos, exista redundancia en los datos, con el Sistema System SCI obtendr reportes con los datos reales que maneja su empresa as dando un mejor control. 3. Existe un mal control de inventario de los productos en bodega y frigorficos, con el Sistema System SCI que se esta proponiendo se proceder a llevar el control de bodegas y frigorficos lo cual mejorar el abastecimiento de las dems sucursales. 4. Con el Sistema Actual existe una manipulacin de los datos de la Empresa por parte de persona que no estn autorizadas para dicho manejo, con nuestro Sistema propuesto System SCI habr un control para que las personas no puedan manipular datos que no deben. Alternativas de Solucin Alternativa N 1 Modificar el Sistema SysCon Ventaja Se mejorara en parte, al problema que tiene con dicho Sistema y menor costo para la Empresa. Desventaja Se corre el riesgo de no llenar las expectativas de la mejora y podra seguir existiendo fallos en el sistema provocando la prdida de tiempo. Alternativa N 2 Adquirir Sistema System SCI Ventajas Los reportes, informes, facturaciones y dems se podrn realizar de una manera ms rpida y segura, y ser de fcil operacin ya que se capacitar para dicho manejo. Desventaja Para la instalacin del sistema System SCI se requiere de ciertos equipos tales como: Computadores, impresoras y personal que este capacitado para interactuar con el sistema y con la Empresa

Comparacin entre Propuesta y Alternativas Demostramos a continuacin la comparacin entre las alternativas y la propuesta que ofrecemos. Escala de Comparacin: Alto Medio Bajo Promedio

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Anexo # 3 Requerimientos Operacionales (recursos y costos) Se presenta a continuacin los requerimientos necesarios para nuestra propuesta. 1-Requerimientos de Hardware

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2- Requerimiento de software

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Costo de Implementacin.

ETAPAS

COSTO TOTAL ETAPA 1 3 400 C/U 2400 ETAPA 2 2 350 1400 ETAPA 3 5 400-200 3000 ETAPA 4 2 400 1600 TOTAL B/. 8400.00 A- ANALISTA P- PROGRAMADOR G-GESTOR DE PROYECTOS C- CONSULTOR T-TECNICO GR- GESTOR DE RED

SEMANAS

RECURSO HUMANO (2) G-C 1 GR 1 T 1A 1P (2) G-C

COSTO

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