CARTILHA SETOR FINANCEIRO

OBJETIVO
O objeto deste trabalho esclarecer os procedimentos bsicos que devem ser adotados em todas as operaes financeiras, fiscais, contbeis e trabalhistas, ordenando melhor a documentao e seus controles internos, evitando assim problemas com a legislao e especialmente, com o fisco. No se trata de um trabalho definitivo e imutvel, pois seu contedo um resumo de prticas usuais e normais, aliadas a legislao, com base na experincia do dia a dia das empresas. A observao e cumprimento das recomendaes aqui encontradas, com certeza evitar erros na realizao de operaes, bem como, possveis arbitramentos ou desclassificaes, por parte do fisco, de documentos constantes na movimentao financeira fiscal e contbil.

PROCEDIMENTOS QUANTO S RECEITAS

Receita so os rendimentos recebidos ou creditados pela efetiva venda dos produtos, mercadorias, ou prestao de servios. A empresa pode ter receitas provenientes de outros meios (que no a venda de mercadorias ou prestao de servios), tais como rendimentos de aplicaes financeiras, venda de algum bem integrante do patrimnio, rendimento de ttulos de investimentos, entre outros.

CUIDADOS BSICOS PARA REALIZAO DE RECEITAS

A FBC&VB uma associao civil sem fins lucrativo e no emite nota fiscal de prestao de servios. Para comprovao de receita, devemos atentar aos seguintes detalhes Para toda receita proveniente de participao de co-expositores em feiras internacionais ou nacionais, dever ser emitido o recibo numerado, acompanhado do termo de compromisso; O setor de eventos dever informar mensalmente ao setor financeiro, as inscries de co-expositor ocorridas dentro do ms para que seja provisionada a receita.

PROCEDIMENTOS QUANTO S DESPESAS/CUSTOS

Despesas so gastos necessrios manuteno operacional da empresa e so realizadas durante suas atividades, no estando relacionadas diretamente receita. Custos so os gastos efetuados pela empresa mediante uma receita em potencial. Todas as despesas ou custos devem estar diretamente relacionados com a atividade operacional da empresa, no aceita despesa estranha ao processo administrativo e produtivo. Mesmo estando as despesas/custos relacionados com a atividade fim da empresa necessrio que certos cuidados sejam tomados, para evitar glosas por parte do fisco. A comprovao no pode deixar qualquer margem de dvida quanto a sua origem e nem quanto sua aplicao.

CUIDADOS PARA REALIZAO DE DESPESAS/CUSTOS

Deve ser necessria atividade da empresa ou estar relacionada com a realizao de sua receita; Deve ser comprovada atravs de documentao hbil e idnea, tais como notas fiscais, cupons fiscais ou recibos (nos casos previstos); Toda documentao que comprovem estes gastos deve ser emitida nominalmente empresa e com a data, valor total, discriminao, quitao, entre outros;

CUIDADOS PARA REALIZAO DE DESPESAS/CUSTOS

No aceito recibo, oramento ou notas fiscais vencidas; Se possvel, todas as despesas devem ser pagas com cheque nominal ou depsito na conta corrente da empresa/prestador de servio favorecido; Caso haja compra ou tomada de servio a prazo, dever ser enviado ao departamento financeiro a nota fiscal de compra/servio para apropriao da obrigao;

CUIDADOS PARA REALIZAO DE DESPESAS/CUSTOS

Para gastos em viagens de interesse da empresa, torna-se necessrio a elaborao de relatrio de viagem para que estes sejam contabilizados; Para despesas com veculos, quando estes no so de propriedade da empresa, necessrio se faz firmar contrato de aluguel ou de comodato do veculo. Em todas as notas de combustveis e despesas gerais do veculo de propriedade da empresa ou veculo alugado, devero constar a placa do mesmo e a quilometragem rodada; No so aceitas despesas pagas com carto de crdito de scio, diretor ou colaborador. Quando isso acontece, dever ser apresentada a nota fiscal para a empresa providenciar o reembolso de despesas.

SERVICOS CONTRATADOS DE TERCEIROS

De Pessoas Fsicas Na contratao de autnomo para prestao de servios eventuais (no habituais), deve-se observar que a receita federal aceita como comprovante de despesas dedutveis pela prestao de servios o recibo de pagamento a autnomo R.P.A; Por exemplo: se uma empresa do ramo de informtica contrata analista de sistema ou programador, fica obrigada a reter destes profissionais o imposto correspondente, recolhendo como se seu empregado fosse. Para fins de INSS, so considerados autnomos somente os servios espordicos da empresa contratante.

SERVICOS CONTRATADOS DE TERCEIROS

Com as observaes acima, a empresa que contratar um autnomo, deve elaborar o RPA para que o pagamento seja feito contra comprovante; R.P.A. (Recibo de Pagamentos de Autnomo) - dever ser utilizado quando o profissional estiver devidamente registrado no INSS ou no PIS, sendo necessria a apresentao dos documentos de inscrio; Sobre os servios que incidem IRRF e INSS, a empresa contratante dever reter do profissional que no possua inscrio, estes impostos no ato dos pagamentos.
OBS: Recomendvel que se mantenha um arquivo nominal dos profissionais que prestam servios com freqncia, visando esclarecer possveis dvidas, e principalmente, facilitar o preenchimentos da D.I.R.F. anual (Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte).

SERVICOS CONTRATADOS DE TERCEIROS

De Pessoas Jurdicas recomendvel firmar contrato de prestao de servios constando condies bsicas dos servios, como o tipo, local, prazo, preo, forma de pagamento, despesas de locomoo e viagens, entre outros;

Aps elaborao do contrato e sendo efetuados os servios contratados, a empresa contratante far os pagamentos somente contra apresentao de nota fiscal de servios, no aceitando, neste caso, somente o recibo;

SERVICOS CONTRATADOS DE TERCEIROS

Apesar de no ser exigido legalmente a existncia de contrato formal, recomenda-se que o faam por precauo para concretizar a relao comercial, e, ao mesmo tempo, no deixar margem de duvida quanto presuno da origem da nota fiscal ou recibo. Deve-se exigir dados e documentos ao mximo para que no ocorra a suspeita da emisso de Nota Fria. O contrato a prova documental que justifica a prestao de servios feita em nome de pessoas estranhas sociedade; Os servios prestados por empresas Optantes pelo Simples, devero constar nas notas fiscais, o carimbo em todas as vias informando optante pelo simples nacional conforme lei complementar n. 123/2006 para que sejam evitadas as retenes indevidas de impostos;

SERVICOS CONTRATADOS DE TERCEIROS

Os servios prestados por empresas no optantes pelo simples, devero informar no corpo da nota fiscal as devidas retenes conforme determina a LEI No 10.833, DE 29 DE DEZEMBRO DE 2003 1,5% de IRRF e para notas fiscais superiores a R$ 5.000,00, 0,65% PIS, 3% COFINS e 1% CSSL; Para as despesas de convnios, deve-se atentar tambm s exigncias da Lei n. 8.666 suas alteraes e especialmente em relao a licitao e contrato, a modalidade de licitao prevista na Lei n. 10.520, artigo 27 da IN 01/1997, alterada pela IN 03/2003 e ao disposto no decreto n. 5.504 e portaria Interministerial n. 217.

Claubert Pereira Assistente Financeiro (61) 8165 1716 claubert.pereira@fbcvb.org.br Skype: claubert.pereira.fbcvb Berenice Soares Estagiria (61) 7813 6648 berenice.soares@fbcvb.org.br Skype: berenice.soares.fbcvb