UNA BREVE INTRODUCCIN

Qu es planear? Qu se necesita para planear? Cmo planeamos con efectividad? Con que recursos contamos para hacerlo? Es lo mismo eficacia que eficiencia? Qu es una estrategia? Qu es una tctica? Qu diferencia existe entre un plan y un programa? Qu tan importante es la comunicacin en todo este proceso? El presente ensayo tratar de desarrollar estos puntos de manera breve pero concisa, de tal manera que sirva como una gua para aquellos que estn inmersos en este proceso tan complejo llamado planeacin.

1. CONSIDERACIONES PREVIAS
Antes de comenzar a planear es necesario saber que queremos cambiar, porque se quiere cambiar y que impacto tendr el cambio. Despus de saber que se modificar es necesario plantear los objetivos. Qu es un objetivo? Segn Russel L. Ackoff en su libro El Arte de resolver problemas, los objetivos son los fines (resultados deseados) que se cumplen a travs de los cursos de accin o medios. Los fines tienen valores intrnsecos , su valor radica en la satisfaccin que su logro acarrea, y extrnsecos o instrumentales en los cuales su valor radica en sus consecuencias, en aquello a lo que eventualmente puede conducir. Los objetivos son dos de dos tipos: estilsticos y de rendimiento. Los estilsticos marcan la manera (el estilo) en cmo se van a lograr los objetivos, mientras que los de rendimiento se refieren a las acciones a emprender.

Es lo mismo un objetivo y una meta? En muchas ocasiones estos trminos se confunden debido a la estrecha relacin que existe entre ellos, no obstante cabe mencionar que no son exactamente iguales. Un objetivo e es el resultado deseado hacia el cual se orienta un acto intencionado y no necesariamente se alcanza dentro del periodo de planeacin; mientras tanto una meta es el resultado preferido, un objetivo a corto plazo que puede ser alcanzado dentro del periodo de planeacin, usualmente son muy concretas. Qu otros conceptos se necesitan saber antes de comenzar a planear? Para poder planear con efectividad es necesario conocer una serie de conceptos, que son la base para poder actuar. Cada uno de estos conceptos mantiene una muy amplia relacin entre s. Concepto 1: Diagnstico Cul es la situacin actual de la empresa? Por qu est as? Qu factores son determinantes para la accin? Concepto 2: Estrategia Cul es el mejor modo de llegar al punto sealado? Es el proceso por el cual se determina la asignacin de recursos para lograr los mejores objetivos de la empresa u organizacin. Qu hacer? Qu camino se propone para seguir? Concepto 3: Tctica Cmo se va a lograr el objetivo? Es un esquema especfico para el empleo de los recursos asignados; la tctica tiene que quedar establecida, presupuestada y programada.

Las estrategias estn enfocadas a los objetivos generales de la organizacin y cruza la estructura de la organizacin (horizontal, vertical y transversalmente) porque todo lo que se planee afectar a cada una de las partes de ella. Cada estrategia y tctica son relativas pues una estrategia puede ser el resultado de una tctica que es parte de una estrategia ms grande y as sucesivamente. Concepto 4: Plan Es el conjunto coherente de polticas, estrategias y metas. Define las prcticas a seguir y el marco en el que se desarrollarn las actividades. Concepto 5: Programa Es la ordenacin en tiempo y espacio de los acontecimientos. Es un conjunto der proyectos. Concepto 6: Proyecto Dentro de un marco general, se elige un objetivo muy concreto que, enmarcado en un lugar y tiempo dado, apunta a generar un desarrollo o cubrir una necesidad. Concepto 7: Control Qu medidas debern vigilarse que sean indicadoras de si la empresa est teniendo xito? Concepto 8: Variables Controlables Son los aspectos de la situacin problemtica que la persona puede controlar. Concepto 9: Variables no controlables Son los aspectos que la persona no puede controlar, pero que junto con las variables controlables puede afectar el resultado de las elecciones. Estas variables pueden ser cualitativas o cuantitativas.

Concepto 10: Recursos Qu se necesita para planear? Se tiene que determinar cules sern las

necesidades en cantidad y clase de cada recurso. Se dividen esencialmente en 5 rubros: dinero; instalaciones y equipo; materiales, abastecimientos y servicios; personal y tiempo. Concepto 11: Decisin Es la eleccin hecha entre dos o ms alternativas Concepto 12: Alternativa Opcin entre dos cosas o ms. Cada una de las cosas entre las cuales se opta. Concepto 13: Control Qu medidas debern vigilarse que sean indicadoras de si la empresa o el proyecto est teniendo xito?

2. Y QU ES PLANEACIN?
La planeacin es la determinacin de lo que va a hacerse, incluye el establecimiento de polticas, objetivos, redaccin de programas, definicin de mtodos especficos y procedimientos, entre otros puntos; planear significa cambiar, modificar estructuras; con la planeacin se puede influir en el futuro, slo se tiene que disear el modelo adecuado. La planeacin es una disciplina prescriptiva que trata de identificar acciones a travs de una secuencia sistemtica de toma de decisiones, para generar los efectos que se espera de ellas, o sea, proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para lograrlo.

3. CMO SE EMPIEZA EL PROCESO DE PLANEACIN?

La planeacin implica hacer cosas nuevas, innovar para adaptarse a las necesidades del entorno cada vez ms cambiante; la creatividad es un elemento de suma importancia para planear. Ackoff en el libro antes citado, habla acerca de los elementos de una buena administracin: capacidad, comunicacin, consciencia, constancia y creatividad, siendo esta ltima la ms importante, pues segn palabras del autor, un administrador sin creatividad no puede hacer ms que un trabajo bien hecho pero no sobresaliente. Una persona con esta caracterstica siempre va un paso a delante de los dems, ellos no esperan una oportunidad, la crean.

4. FILOSOFAS DE LA PLANEACIN
Existen tres formas dominantes: satisfaciente, ptimo y adaptativo. Planeacin satisfaciente: es mejor elaborar un plan factible, aunque no sea ptimo, que un plan ptimo que no sea factible. La planificacin satisfaciente no suele producir cambios radicales a lo ya existente; normalmente son planes conservadores que continan cmodamente con la mayor parte de las polticas en uso, corrigiendo slo deficiencias notorias. Planeacin ptima: se hace un esfuerzo por hacer las cosas no slo suficientemente bien, sino por hacerlas lo mejor posible. Utiliza los modelos matemticos y busca minimizar los recursos necesarios para obtener un nivel especfico de rendimiento; maximizar el rendimiento que se puede obtener con los recursos disponibles, tener un mejor equilibrio entre los costos y los beneficios. Los mtodos empleados en esta planeacin son: Determinstico: En este mtodo, a cada valor de las variables de entrada, corresponde un solo valor de variable o de futuro determinado, en este mtodo la decisin de variables de entrada y su valor es tomada por la autoridad. Probabilstico: En este mtodo, al haber muchos decisores los futuros
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son difcilmente cuantificables mucho menos determinables. Inferencial: Este mtodo no considera directamente las leyes o patrones de conducta que se supone gobiernan la realidad si no que se obtienen indicadores indirectamente, a travs de conceptos vivenciales subjetivos de decisores que influyen en las potencialidades o en las restricciones del futuro.

Planeacin adaptativa: Se basa en la creencia de que el valor principal de la planeacin no descansa en los planes que se producen, sino en el proceso de producirlos, hay ciertos aspectos del futuro sobre los cuales no podemos estar relativamente ciertos (las catstrofes polticas y naturales, o los avances tecnolgicos) , pero podemos asegurarnos razonablemente cules son sus posibilidades, en tales casos se necesita una planeacin contingente, es decir, deberamos preparar un plan para cada posibilidad para as poder aprovechar rpidamente las oportunidades que se presenten cuando se decida el futuro.

5. EL PROCESO DE PLANEACIN

Como ya se ha mencionado, la planeacin debe ser un proceso

flexible,

adaptable al medio y a las condiciones que la rodean, no puede ser rgida; la planeacin se trata de proyectar un futuro ideal, de innovar maneras de hacer las cosas. y crear nuevas

El proceso de planeacin puede desarrollarse en las siguientes etapas: A. El Diagnstico definicin del problema: Para definir claramente la problemtica se requiere entender la situacin actual as como las causas pasadas y presentes que dieron lugar a ella. Se parte de un estado actual que se considera no es satisfactorio y por lo tanto existen diferencias con el estado deseado.

B. Definicin de los Objetivos y las Metas: La definicin de objetivos es de suma importancia, pues determinarn gran parte de los recursos que se utilizarn as como las actividades a realizar. C. Generacin de alternativas: Considerando los recursos disponibles se deben proponer las posibles alternativas de accin para alcanzar los objetivos y metas descritos por la etapa anterior. Este proceso deber realizarse partiendo de un contexto general haca lo particular, de esta manera se evitar disear acciones que sean adecuadas en lo particular pero no en lo general. Las metas debern ser alcanzables dentro del periodo de planeacin pero no necesariamente. D. Anlisis y Evaluacin de alternativas: Una vez que se ha realizado el anlisis del ambiente, el anlisis de recursos, la identificacin de oportunidades estratgicas y riesgos, es posible emitir un juicio que valorice las consecuencias de la proposicin, aqu entra uno de los aspectos ms importantes de la planeacin, La evaluacin de proyectos. La proposicin de la colectividad puede no ser factible, adems de que para lograrla podrn seguirse diferentes caminos o bien, para alcanzar la meta se generarn n alternativas de solucin, cada una de estas alternativas sern comparadas y se medirn sus ventajas y desventajas, escogiendo la mejor de ellas, aquella que maximice los beneficios y minimice los costos. A veces es necesario un cambio de estrategia para cumplir con los objetivos deseados. Mientras haya pasado mas el tiempo, mas fcil ser decidir si debe modificar o no la estrategia. E. Programacin y Control: Una vez seleccionada la mejor alternativa es preciso incorporarla en las operaciones cotidianas. Ni la ms perfecta y creativa estrategia podr beneficiar a la empresa a menos de que se ponga en prctica.

A medida que se adelanta la ejecucin en cada unidad, los autores del plan tienen que comprobar el progreso en comparacin con lo planeado en etapas peridicas o criticas para esto es necesario disear un procedimiento para prever o detectar los errores o las fallas del plan as como para prevenirlos o corregirlos sobre la continuidad.

6. PLANEACIN PROSPECTIVA
Segn Toms Miklos en su libro Planeacin Prospectiva, una estrategia para el diseo del futuro, la prospectiva es primero un acto imaginativo y de creacin; luego una toma de conciencia y una reflexin sobre el contexto actual y por ltimo un proceso de articulacin y convergencia de las expectativas, deseos, intereses y capacidad de la sociedad para alcanzar ese porvenir que se perfila como deseable. El propsito de la prospectiva es pues, el preparar el camino para el futuro, adaptndolo como objetivo, deseable y posible. La prospectiva gua las acciones presentes; identifica peligros y oportunidades de determinadas situaciones futuras, adems de que permite ofrecer polticas y acciones alternativas, aumentando as el grado de eleccin. Entre los propsitos importantes de esta aproximacin, se pueden mencionar los siguientes: y y y y y Generar visiones alternativas de futuros deseados. Proporcionar impulsos para la accin. Promover informacin relevante bajo un enfoque de largo alcance. Hacer explcitos escenarios alternativos de futuros posibles. Establecer valores y reglas de decisin para alcanzar el mejor futuro posible.

En planeacin, el estilo prospectivo funciona a la inversa del procedimiento tradicional, ya que ste se inicia con la caracterizacin de los futuros posibles para despus seleccionar el ms deseable; en cambio, en la planeacin prospectiva, primero se determina el futuro deseado, y se le disea creativa y dinmicamente, sin considerar el pasado y el presente como trabas insalvables; estos se incorporan en un segundo paso, al confrontrsele con el futurable, para desde ah explorar los futuros factibles y seleccionar el ms conveniente.

7. ESTRATEGIA EMPRESARIAL ANTE EL CAOS

Qu hacer en una poca en donde las tecnologas se hacen obsoletas en menos de 5 aos? Qu hacer en un mundo donde el cambio es el factor clave? Qu necesitan hacer las empresas para poder sobrevivir en este entorno tan cambiante? Ser suficiente para las organizaciones el integrar nuevas tecnologas a sus procesos?

La realidad es que no, para poder sobrevivir y ser una organizacin exitosa se necesita ms que eso, si bien es cierto que la adaptacin de nuevos procesos con nuevas tecnologas es una parte muy importante para poder subsistir, tambin es cierto que se necesitan nuevos modelos organizacionales.

Una organizacin en estos tiempos, debe ser flexible, debe ser capaz de atender y satisfacer las necesidades y requerimientos del entorno y de todos sus pblicos y para lograr esa flexibilidad es necesario crear una estructura federal con unidades semiautnomas, con jerarquas flexibles y rotacin de los funcionarios por las diferentes divisiones1

Qu ms necesita una organizacin? Es funcional seguir el modelo piramidal? No me parece estrictamente que este modelo ya no sea funcional, o que sea
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Kliksberg B., et.al., Estrategia empresarial ante el caos, pag.78

bueno o malo, creo que todo depende del tipo de organizacin y a lo que se dedique, por ejemplo una empresa dedicada a la produccin de medicamentos no puede ser tan relajada en sus procesos, es claro que se tiene que seguir un cierto rigor porque la industria as lo demanda; en cambio una organizacin dedicada al entretenimiento si puede ser ms flexible, puede adaptar nuevos modelos para la satisfaccin de sus clientes.

Esto no quiere decir que la organizacin formal deba de tener a los tpicos gerentes o lderes que se centran nicamente en mandar, planificar y coordinar, al contrario puede y debe tener en sus filas personas capaces de poder desarrollar vas fluidas de informacin que le permitan efectivamente captar seales claves del entorno.2

Los nuevos gerentes deben ser personas que lidien constantemente con sus empleados, que conozcan lo que pasa a su alrededor, que tengan la capacidad de analizar y afrontar los problemas frontalmente, capaces de poder reducir la inestabilidad e incertidumbre.

Por ltimo, es importante saber que las organizaciones para poder ser exitosas, tambin deben tomar en cuenta a los recursos humanos, ya no es vlido que stos sean vistos como una fuerza ms, son la fuerza que ayudarn a la empresa a lograr los objetivos que se plantee, es por ello que se requieren de nuevos planes de motivacin y capacitacin del personal.

Ibid, pag. 82.

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8. UNA BREVE CONCLUSIN

Como se explic a lo largo de este texto, la planeacin es un proceso flexible que es necesaria cuando el hecho futuro que deseamos implica un conjunto de decisiones interdependientes.3 La planeacin involucra la toma de decisiones anticipadas en su proceso; prev las consecuencias futuras de las acciones a tomar; prev la utilizacin de los recursos disponibles con el fin de obtener la mxima satisfaccin; comprende todo el proceso desde el anlisis de las situaciones hasta llegar a la toma de decisiones e incluye metodologas para la recoleccin de informacin, programacin, diagnstico, pronstico, avances y medidas de resultados.

Miklos Tomas, Planeacin prospectiva, una estrategia para el diseo del futuro, pag.59.

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Fuentes consultadas

Ackoff Russell, El arte de resolver problemas, Ed. Limusa, Mxico, 2007

Ackoff Russell, Un concepto de planeacin de empresas, Ed. Limusa, Mxico 1997. Kliksberg B., et.al., Estrategia empresarial ante el caos, Ediciones RIALP, S/P, S/A. Miklos Toms, Planeacin prospectiva, una estrategia para el diseo del futuro, Ed. Limusa, Mxico, 2008. http://www.elcomercial.net/diccionario/t,htm, consultado el 15 de Febrero de 2010. http://www.ingenieria.unam.mx/~jkuri/Apunt_Planeacion_internet, consultado el 04 de junio de 2010. http://www.riaces.net/glosariom.html, consultado el 15 de Febrero de 2010. http://www.tadtauramena.blogspot.com/2009/06/guia-de-aprendizaje-no-1conceptos.html, consultado el 15 de Febrero de 2010.

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