Burgenland Tourismus Abschluss einer Agentur Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen

ERLUTERUNGEN ZUM TEILNAHMEANTRAG

fr den Abschluss einer Agentur Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen

Auftraggeber:

Burgenland Tourismus Johann Permayer-Strae 13 7000 Eisenstadt Rechtsanwalt MMag. Dr. Claus Casati Mariahilferstrae 1b/17 A- 1060 Wien Tel: + 43 (1) 5811740 Fax: + 43 (1) 5811740-12 e-mail: office@casati.at

Kontaktperson:

Verhandlungsverfahren nach vorheriger Bekanntmachung im Oberschwellenbereich gem Bundesvergabegesetz 2006 iVm Burgenlndischen Vergaberechtsschutzgesetz

Einreichfrist Teilnahmeantrag:

bis sptestens 24.1.2012, 10.00 Uhr, physisch einlangend bei Kontaktperson (nicht per Telefax oder E-Mail)

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INHALTSVERZEICHNIS
1 Ziel, Hintergrund und Leistungsgegenstand........................................................................................ 3 1.1 Hintergrund des Vergabeverfahrens ...................................................................................... 3 1.2 Ziel des Verhandlungsverfahrens........................................................................................... 3 1.3. Leistungsgegenstand .............................................................................................................. 5 1.4. Option auf Vertragsverlngerung........................................................................................... 5 1.5. Werknutzungsrechte .............................................................................................................. 6 1.6. Leistungsort............................................................................................................................ 6 1.7. Teilvergabe / Teilangebote 6 1.8. Vertragsdauer 7 1.9. Alternativangebote und nderungsangebote 7 2. Allgemeines zum Vergabeverfahren ............................................................................................ 7 2.1. Gesetzliche Grundlagen und gewhltes Verfahren ................................................................ 7 2.2. Teilnahmeunterlagen............................................................................................................. 7 2.3. Abholung der Teilnahmeunterlagen, Anfragen und Ausknfte............................................ 8 2.4. Bekanntgabe allflliger Berichtigungen und allflliger Streitigkeiten bezglich des Vergabeverfahrens .............................................................................................................................. 9 2.5. ffnung der Teilnahmeunterlagen ......................................................................................... 9 2.6. Besondere Pflichten Bewerber/Bieter.................................................................................... 9 2.7. Bewerber-/Bietergemeinschaften......................................................................................... 10 2.8. Subunternehmer, verbundene Unternehmen, Berufung auf sonstige Dritte und Weitergabe des Auftrags ...................................................................................................................................... 10 2.9. Vollstndigkeit..................................................................................................................... 11 2.10. Kosten fr Erstellung der Teilnahmeunterlagen/Angebote.................................................. 11 2.11. Hinweise fr das fortgesetzte Vergabe-/Verhandlungsverfahren/Shortlisting..................... 11 2.12. Widerruf............................................................................................................................... 12 Bewerber..................................................................................................................................... 12 3.1 Berufliche Zuverlssigkeit, Befugnis, Rechtsfhigkeit, Mindestkriterien, 11 Leistungsfhigkeit 3.2 Vorzulegende Nachweise/ Erfllung Mindest- und Auswahlkriterien ................................ 14 3.2.1 Rechtsfhigkeit .............................................................................................................. 15 3.2.2 Befugnis......................................................................................................................... 15 3.2.3 Zuverlssigkeit .............................................................................................................. 15 3.2.4 Wirtschaftliche Leistungsfhigkeit................................................................................ 16 3.2.5 Referenzprojekte Bewerber ........................................................................................... 16 3.2.6 Kompetenz Schlsselpersonen ...................................................................................... 16 3.3 Auswahlkriterien.................................................................................................................. 17 3.3.1 Referenzen Bewerber .................................................................................................... 16 3.3.2 Referenzen Schlsselperson .......................................................................................... 16 3.3.3 Bewertungsmodus ......................................................................................................... 17 3.4 Auftragnehmerkataster sterreich ....................................................................................... 19 Termine....................................................................................................................................... 18 Checkliste ................................................................................................................................... 21 Anhang ....................................................................................................................................... 22

3.

4. 5. 6.

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1.
1.1

Ziel, Hintergrund und Leistungsgegenstand

Hintergrund des Vergabeverfahrens Burgenland Tourismus ist eine Krperschaft ffentlichen Rechts, dem die rtlichen Tourismusverbnde und die Regionalverbnde als Pflichtmitglieder angehren ( 17 Burgenlndisches Tourismusgesetz 1992 LGBL Nr. 36/1992 idF LGBl Nr. 10/2010). Die Budgetdotierung des Burgenland Tourismus erfolgt durch ordentliche Mittel (Landesmittel) und auerordentliche Mittel (zum Beispiel EU-Frdergelder). Die Hauptaufgaben des Burgenland Tourismus liegen in der Vorgabe der strategischen Ausrichtung, der Markenfhrung, der Angebotsentwicklung sowie in der Bewerbung und der Vermarktung des touristischen Burgenlandes. Das jhrliche Budgetvolumen fr Agenturleistungen inkl. Schaltvolumen betrgt rund EUR 400.000,-- bis EUR 500.000,-- (exkl. USt), wobei Sonderdotierungen zu einer (mageblichen) Erhhung dieses Betrages beitragen knnen. Die Beauftragung der Agentur erfolgt auf Basis einer so genannten Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen gem 25 Abs 7 BVergG. Die Rahmenvereinbarung soll nur mit einem Unternehmer abgeschlossen werden; und zwar mit dem Bestbieter nach diesem Vergabeverfahren. Die Beauftragung auf Basis der Rahmenvereinbarung erfolgt ausschlielich an den Unternehmer mit dem die Rahmenvereinbarung abgeschlossen wird. Der Auftrag / Beauftragung auf Basis der Rahmenvereinbarung ist aber unverbindlich! Der Auftraggeber sichert dem Auftragnehmer weder Exklusivitt fr die ausgeschriebenen Leistungen noch den Abruf von bestimmter Leistungsvolumina zu. Der Auftraggeber ist jederzeit berechtigt auch Drittfirmen mit gegenstndlichen Leistungen zu beauftragen.

1.2.

Ziel des Verhandlungsverfahrens Ziel des Verhandlungsverfahrens ist die Vergabe einer mehrjhrigen Agentur Rahmenvereinbarung mit Burgenland Tourismus, welche die Erbringung einer Reihe von Kommunikationsdienstleistungen fr die Urlaubsdestination Burgenland zum Gegenstand hat.

1.3.

Leistungsgegenstand a) Marktpositionierung des Tourismus im Burgenland

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Von 2004 bis 2010 konnte die Wahrnehmung des Burgenlands als Urlaubsdestination insgesamt verbessert werden, insbesondere im Kultur- und Gesundheitsbereich. Durch die Definition von Angebotssulen ist eine erste Aufwertung von Themen generell und insbesondere der fnf prioritren Themen gelungen. Die Schaffung von neuen Leitbetrieben, wie Thermen und qualitativ hochwertiger Beherbergungsstruktur wurde erfolgreich vorangetrieben. Einige Werbematerialien und Vertriebsinstrumenten (wie die Neusiedlersee-Card) wird eine mittel- bis langfristige gute Wirksamkeit beschieden. Durch die Untersttzung von Groveranstaltungen konnte eine verstrkte Wahrnehmung des Burgenlands als Urlaubs- und Ausflugsziel untersttzt werden. Der Ausbau von touristischer Infrastruktur wurde fortgesetzt und die Schaffung von grenzberschreitenden Strukturen wurde begonnen. Das Markenelement "pannonisch" wurde samt passender Marken- und Bilddefinition teilweise platziert, je nach Thema aber nur mehr oder weniger kontinuierlich verfolgt. b) Strategische Ziele 2011-2015 Die Urlausbsdestination Burgenland soll auf den wichtigsten Herkunftsmrkten ein unverwechselbares Profil bekommen, das fr Urlauber, Kurzurlauber und Tagesgste gleichermaen attraktiv ist. Die begonnene Ausrichtung des Angebots entlang der fnf Themensulen Wein & Kulinarik, Natur, Gesundheit, Kultur und Sport soll dazu weiter verfolgt und strker professionalisiert werden. Um die Wettbewerbsfhigkeit zu verbessern sollen Informationen ber das Angebot leichter zugnglich gemacht werden und diese leichter gebucht werden knnen. Zudem soll auch der Bevlkerung der Beitrag des freizeittouristischen Angebots zur Steigerung der Lebensqualitt nher gebracht werden. Im Jahr 2015 soll das Burgenland eine weithin bekannte touristische Marke bieten, deren dynamische Inhalte noch strker als heute emotionalisieren und zwar als ein erlebenswertes Stck sterreich, dessen Reiz sich klar vom alpinen Angebot (Stichwort: Land der Sonne) unterscheidet und so intensive WohlfhlAssoziationen und Urlaubswnsche bewirkt. c) Kommunikationsleistung Die vom Auftragnehmer zu erbringende Leistungen umfassen im Wesentlichen: Klassische Werbung (Schwerpunkt Print) nicht-klassische Werbemittel (Prospekte, etc.) Aktionen im Bereich Below-the-line Corporate Design Messeauftritte Events Direkt Marketing Sponsoring Merchandising

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Markenfhrung und Weiterentwicklung Produkt- / Angebotsentwicklung Wirtschaftskooperationen / Co-Marketing

Die kommunikative Umsetzung des Logos ("Burgenland - Sonne") soll im Corporate Design des Auftraggebers erhalten bleiben. 1.4. Option auf Vertragsverlngerung Es besteht die vergaberechtliche Option auf dreimalige Vertragsverlngerung von je einem Jahr. Der Auftraggeber kann diese Option durch einseitige, an den Auftragnehmer gerichtete schriftliche Erklrung ausschlieen. Der Auftragnehmer hat auf den Abruf einer Option keinen Rechtsanspruch und kann bei Nichtabruf keine Ansprche geltend machen.

1.5.

Werknutzungsrechte Der Auftraggeber erwirbt alle Verwertungsrechte an Ausarbeitungen der Agentur oder Teile davon, insbesondere auch ein ausschlieliches rtlich unbeschrnktes Werknutzungsrecht fr jede Verwertungsform (zB Bearbeitung, Vervielfltigung, Verffentlichung, insbesondere in allen Medien und im Internet), fr die Dauer bis zum Ablauf eines ganzen weiteren Jahres, das auf das Ende der Rahmenvereinbarung folgt (wenn keine Vertragsverlngerung erfolgt bis 31.12.2016; bei Vertragsverlngerung entsprechend lnger!). Das Entgelt fr diese Werknutzungsrechte ist mit dem Agenturentgelt abgegolten.

1.6.

Leistungsort Die Leistung bezieht sich auf das Burgenland. Konzeptive Leistungen knnen zwar berall erstellt werden; zu bergeben sind sie in Eisenstadt. Besprechungen finden in Eisenstadt statt und sind mit dem Entgelt abgegolten.

1.7.

Teilvergabe /Teilangebote Eine Teilvergabe ist ausgeschlossen. Teilangebote sind nicht vorgesehen. Es wird nur mit einem Unternehmer die Rahmenvereinbarung abgeschlossen.

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1.8.

Vertragsdauer Der Vertrag wird von Auftragserteilung bis 31.12.2015 abgeschlossen. Unter Einhaltung einer Kndigungsfrist von drei Monaten ist sowohl fr Auftragnehmer als auch fr Auftraggeber eine Kndigung zum Ende eines jeden Vertragsjahres mglich.

1.9.

Alternativangebote und nderungsangebote Alternativangebote und nderungsangebote sind unzulssig. Alle wesentlichen Vertragsbedingungen werden im Verhandlungsverfahren soweit konkretisiert, dass davon im Rahmen des last and best offers (kurz: LBO) nicht mehr abgewichen werden darf.

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2.
2.1.

Allgemeines zum Vergabeverfahren

Gesetzliche Grundlagen und gewhltes Verfahren Das gegenstndliche Verhandlungsverfahren ist ein Verfahren gem dem Bundesvergabegesetz (BVergG 2006) im Oberschwellenbereich. Es wird ein Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung durchgefhrt. Fr ein allflliges Nachprfungsverfahren findet das Burgenlndisches Vergaberechtsschutzgesetz (LGBl 66/2006 idF LGBl. Nr. 20/2010) Anwendung. Die zur Nachprfung zustndige Kontrollbehrde ist der Unabhngige Verwaltungssenat Burgenland, 7000 Eisenstadt, Europaplatz 1.

2.2.

Teilnahmeunterlagen Die Teilnahmeunterlagen bestehen aus dem rechtsverbindlich zu unterfertigenden Teilnahmeantrag (Anhang ./A), den angeforderten Erklrungen (Anhang ./B und ./C), Nachweisen und sonstigen (freiwillig vorzulegenden) Unterlagen. Die Bewerber haben die Teilnahmeunterlagen vollstndig ausgefllt in einem verschlossenen Kuvert/Paket mit gut sichtbarerer Aufschrift "Teilnahmeantrag Abschluss einer Agentur Rahmenvereinbarung zur Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen" an die Kontaktperson, zu bermitteln oder bei dieser direkt abzugeben. Die Teilnahmeunterlagen haben bis sptestens zum 24.1.2012, 10.00 Uhr, einzulangen. Die bermittlung der Teilnahmeunterlagen/Angebote per E-Mail bzw. Telefax ist ausgeschlossen. Das Risiko der Beschdigung oder des verspteten Einlangens der Teilnahmeunterlagen bzw. der Angebote trgt der Bewerber. Das Risiko der irrtmlichen ffnung der Teilnahmeunterlagen bzw. Angebote trgt der Bewerber, wenn der Teilnahmeantrag/Projektunterlagen nicht mit der in diesem Absatz bzw. in der Aufforderung zur Einreichung der Angebote geforderten Aufschrift versehen ist. Das Risiko des Nichteinlangens oder des verspteten Einlangens von falsch adressierten Teilnahmeunterlagen bzw. Angeboten bei der vergebenden Stelle, trgt ebenfalls der Bewerber. Textnderungen, Streichungen oder Radierungen in den Vorgaben des Teilnahmeantrages, der Erklrungen und der Projektunterlagen sind unzulssig. Streichungen oder Radierungen in den Angaben des Bewerbers sind unzulssig, soweit sie nicht einer dem Teilnahmeantrag angeschlossenen Korrekturliste eingetragen und rechtsverbindlich unterfertigt sind.

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Die Bewerber stellen sicher, dass sie keine widersprechenden Erklrungen abgeben. Wenn ein Bewerber widersprechende Erklrungen abgibt, gilt diese Erklrung als nicht abgegeben, was zur Folge haben kann, dass der Teilnahmeantrag oder die Projektunterlagen wegen Unvollstndigkeit ausgeschieden werden. Das Vergabeverfahren wird ausschlielich in deutscher Sprache durchgefhrt. Die Bewerber/Bieter haben die Teilnahmeunterlagen/Angebote in deutscher Sprache zu verfassen. Von den Bewerbern eingeforderte Nachweise, die in einer anderen Sprache verfasst sind, bedrfen einer beglaubigten bersetzung. Alternativ zur beglaubigten bersetzung gengt eine "einfache" bersetzung, verbunden mit der eidesstttigen Erklrung des Bewerbers, dass die bersetzungen richtig sind. Geldbetrge (Angebotspreise, Umsatzzahlen, Auftragswerte und Referenzauftrge) sind in Euro anzugeben. Soweit Geldbetrge in einer anderen Whrung angegeben sind, bedarf es diesbezglich einer Ergnzung um Euro-Werte.

2.3.

Abholung der Teilnahmeunterlagen, Anfragen und Ausknfte Die Teilnahmeunterlagen knnen ab sofort bis zum Ende der Frist fr die Abgabe der Teilnahmeunterlagen unter www.auftrag.at (registrierungspflichtig aber kostenlos) sowie ab 9.1.2012 bei der Kontaktperson (Kanzlei Casati Mariahilferstrae 1b/17, 1060 Wien) angefordert werden. Die Unterlagen werden jeweils per E-Mail bermittelt. Weiters ist ein Download der Unterlagen ab 9.1.2012 unter www.burgenland.info/ausschreibung mglich.

Die Behebung der Teilnahmeunterlagen ist fr die Teilnahme am gegenstndlichen Vergabeverfahren nicht verpflichtend. Solange aber die Teilnahmeunterlagen vom interessierten Bewerber nicht behoben werden, knnen seine Anfragen nicht beantwortet, allgemeine Ausknfte nicht erteilt und allfllige nderungen der Teilnahmeunterlagen nicht persnlich mitgeteilt werden. Ein interessierter Bewerber, der Teilnahmeunterlagen behoben hat, kann bis 19.1.2012, 19.00 Uhr, (einlangend bei der Kontaktadresse), Anfragen hinsichtlich der Teilnahmeunterlagen schriftlich (Fax oder Brief) stellen. Die Ausknfte zu allen Anfragen werden allen bekannten potentiellen Bewerbern in anonymisierter Form bis sptestens 20.1.2012, 16.00 Uhr, per EMail mitgeteilt. Anfragen, Ausknfte und sonstige Korrespondenz knnen ausschlielich per Telefax oder Brief erfolgen. Korrespondenz im E-Mail-Verkehr ist zulssig. Der Bieter trgt das Risiko, dass per E-Mail versandte Mitteilungen nicht ankommen.

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2.4.

Bekanntgabe allflliger Berichtigungen und allflliger Streitigkeiten bezglich des Vergabeverfahrens Sind Informationen zu berichtigen, die Gegenstand der Vergabebekanntmachung im Amtsblatt des Landes Burgenland waren, erfolgt die Berichtigung ebenfalls in diesen Medien. Im brigen erfolgt die Berichtigung durch Mitteilung an die persnlich bekannten Interessenten am gegenstndlichen Wettbewerb.

2.5.

ffnung der Teilnahmeunterlagen / Angebote Die ffnung der fristgerecht eingelangten Teilnahmeunterlagen / Angebote erfolgt kommissionell und wird protokolliert. Die Bewerber sind nicht berechtigt, an der ffnung der Teilnahmeunterlagen / Angebote teilzunehmen.

2.6.

Besondere Pflichten Bewerber/Bieter Bewerber/Bieter haben die Teilnahmeunterlagen / Angebote vollstndig abzugeben bzw. zu erstellen. Sie haben dabei den Sorgfaltsmastab eines ordentlichen Geschftsmanns zu beachten. Bewerber/Bieter haben allfllige Unklarheiten, insbesondere alle kalkulationsrelevanten Umstnde durch eine entsprechende Fragestellung (Ersuchen um Auskunftserteilung) klarzustellen. Die nachtrgliche Anfechtung des angeschlossenen Vertrages wegen Irrtums ist ausgeschlossen. In diesem Sinn sind Bewerber/Bieter verpflichtet, allfllige Unklarheiten durch entsprechende Fragestellung zu klren. Darber hinaus haben Bewerber die Kontaktstelle ber alle jene Ausschreibungsbestimmungen oder allgemeine Vertragsbedingungen unverzglich in Kenntnis zu setzen, durch die sie sich beschwert erachten. Sofern dies mglich und zumutbar ist, haben sie den Auftraggeber bzw. die vergebende Stelle bei der rechtskonformen Ausschreibung und Auftragsabwicklung zu untersttzen. Verletzt ein Bewerber/Bieter diese Warn- oder Untersttzungspflicht schuldhaft und beruft er sich auf diese Verletzung in einem spteren Verfahren, hat er jene Kosten zu tragen, welche dem Auftraggeber bzw. der vergebenden Stelle durch die versptete Beschwerde entstanden sind. Die Bewerber erklren, dass sie sich an keinen unzulssigen oder gegen die Interessen des Auftraggebers gerichteten Wettbewerbsabsprachen beteiligen. Sie haften dem Auftraggeber fr etwaige durch unzulssige Wettbewerbsabsprachen verursachte Schden und haben einen allflligen, durch die unzulssigen Absprachen gewonnen Vorteil dem Auftraggeber herauszugeben.

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Die von der vergebenden Stelle zur Verfgung gestellten Teilnahmeunterlagen enthalten vertrauliche Informationen. Darber hinaus sind diese Unterlagen urheberrechtlich geschtzt. Bewerber haben die Vertraulichkeit der Unterlagen und die Urheberrechte des Auftraggebers bzw. der vergebenden Stelle zu wahren. Es ist ihnen insbesondere untersagt, Kopien dieser Unterlagen auch auszugsweise an Dritte weiterzugeben, die am vorliegenden Wettbewerb weder als Bewerber noch als Subunternehmen teilzunehmen beabsichtigen. Sofern sie Unterlagen an potentielle Bewerber oder Subunternehmer weitergeleitet haben, haben die Bewerber den Dritten ber die geforderte Einhaltung der Rechte des Auftraggebers bzw. der vergebenden Stelle zu informieren.

2.7.

Bewerber-/Bietergemeinschaften Bewerber- und Bietergemeinschaften (Arbeitsgemeinschaften) sind soweit dem nicht das Kartellrecht entgegensteht zugelassen. Die Bildung einer Bietergemeinschaft/Arbeitsgemeinschaft aus den zur Abgabe von Angeboten eingeladenen Bewerbern ist binnen 7 Tagen ab Aufforderung zur Einreichung der Angebote mitzuteilen.

2.8.

Subunternehmer, verbundene Unternehmen, Berufung auf sonstige Dritte und Weitergabe des Auftrags Bewerber knnen in Teilnahmeunterlagen rechtsverbindlich den Einsatz von bestimmten Subunternehmern anbieten. Soweit die Leistungsfhigkeit (d.h. insbesondere die Referenzen dieser Subunternehmer) und/oder Befugnis von Subunternehmern, von verbundenen Unternehmen oder sonstigen Personen bei der Auswahl der zur Abgabe der Angebote einzuladenden Bewerber bercksichtigt werden soll, hat der Bewerber zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeunterlagen den Nachweis zu erbringen, dass diese Unternehmen fr das gegenstndliche Angebot zur Verfgung stehen (Vorlage einer rechtsverbindlich gefertigten Patronatserklrung im Sinne des Anhang ./B oder Subunternehmererklrung/Verfgbarkeitserklrung iS Beilage Anhang ./C). Diese rechtsverbindlich angebotenen Subunternehmer/verbundenen Unternehmen sind bei einer allflligen Auftragserteilung in jenem Umfang einzusetzen, wie dies in den Teilnahmeunterlagen rechtsverbindlich angeboten wurde. Dies gilt auch fr Schlsselpersonen, die nicht in einem zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeunterlagen aufrechten Vollzeitarbeitsverhltnis stehen.

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Die in den Teilnahmeunterlagen genannten Schlsselpersonen sind zwingend in dem vom Bewerber genannten Umfang einzusetzen. Der Bewerber hat alle mglichen Vorkehrungen zu treffen, dass die von ihm angebotenen Schlsselpersonen auch im angebotenen Umfang zur Verfgung stehen. Sollte aus vom Auftragnehmer nicht zu vertretenden Grnden die angebotene Schlsselperson nicht mehr zur Verfgung stehen, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber zumindest eine fachlich gleich qualifizierte Schlsselperson anzubieten. Der Auftraggeber ist berechtigt, diese Ersatzschlsselperson abzulehnen. In diesem Fall hat der Auftragnehmer eine andere zumindest gleich qualifizierte Schlsselperson zu nennen.

2.9.

Vollstndigkeit Die Bewerber bernehmen fr die Vollstndigkeit ihrer Angaben/Erklrungen eine Garantie. In diesem Sinn sind alle Kosten, die mit dem gegenstndlichen Angebot verbunden sind, bei der Erstellung und Abgabe des Angebots mit einzukalkulieren; haben Bewerber alle einschlgigen Referenzauftrge/Befhigungen der Schlsselpersonen, die fr die Bewertung ihrer Leistungsfhigkeit in Frage kommen, anzugeben.

2.10. Kosten fr Erstellung der Teilnahmeunterlagen/Angebote Die Kosten fr die Erstellung der Teilnahmeunterlagen werden den Bewerbern nicht ersetzt. Smtliche mit der Abgabe von Teilnahmeunterlagen verbundenen Kosten haben die Bewerber selbst zu tragen. Fr die Ausarbeitung des Angebotes und der Prsentationsunterlagen samt den erforderlichen Vorleistungen und Kalkulationen sowie die Anfertigung sonstiger Beilagen und Konzepte erhalten jene Agenturen, die nach erfolgter Prsentation nicht mit der AgenturRahmenvereinbarung beauftragt werden, ein pauschales Abstandshonorar in der Hhe von je EUR 1.500,-- (exkl. USt). Voraussetzung fr den Kostenersatz ist die Abgabe eines ausschreibungskonformen LBOs. Darber hinaus werden keine Kosten erstattet. 2.11. Hinweise fr das fortgesetzte Vergabe-/Verhandlungsverfahren / Shortlisting Der Auftraggeber beabsichtigt innerhalb relativ kurzer Zeit die Bewertung der Teilnahmeunterlagen abzuschlieen und die geeigneten Bewerber zur Einreichung eines Angebots einzuladen (voraussichtlich Mitte Februar). In diesem Sinn wird auf die Vollstndigkeit und Richtigkeit der eingereichten Unterlagen besonderer Wert gelegt. Sollten Unterlagen unvollstndig sein und diese Unvollstndigkeit der Unterlagen nicht ohnehin zu einem Ausscheiden des Bewerbers fhren, werden diesen Bewerbern angemessene, aber kurze Fristen zur Nachreichung der Unterlagen eingerumt; maximal 7 Tage fr den Eingang der geforderten Unterlagen.

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Es werden die acht am besten geeigneten Bewerber zur Angebotsabgabe und zum darauf folgenden Verhandlungsverfahren eingeladen. Das Verhandlungsverfahren soll wie folgt ablaufen (es wird in der Aufforderung zur Angebotsabgabe noch konkretisiert): Die am besten acht geeigneten Bewerber werden eingeladen, ein erstes Angebot binnen 21 Tagen zu legen. Nach Prfung des ersten Angebots werden aber nur die besten drei Bieter zu Verhandlungen mit dem Auftraggeber eingeladen (Shortlisting). Weitere Bieter werden nur eingeladen, wenn sie zum bestgereihten Angebot einen Abstand von weniger als 10 % der gewichteten Punkte aufweisen. Ein jedes Verhandlungsgesprch soll auf 2,5 Stunden beschrnkt sein. Gegenstand der Verhandlung ist das Angebot sowie die Prsentation der einzelnen Bieter. Der Auftraggeber kann mehrere Verhandlungsrunden abhalten solange bis die Grundlagen fr das LBO klar sind. Die Shortlisting Entscheidung erfolgt ausschlielich auf Basis des eingereichten ersten Angebots. Verhandlungen / Prsentationen werden fr das Shortlisting nicht bercksichtigt bzw. erfolgen nicht. Einladung aller drei Bieter zur Abgabe eines last and best offers (LBO) in einem verschlossenen Kuvert zu einer vom Auftraggeber bestimmten Frist. Die brigen Bieter werden nicht zur Abgabe eines LBO eingeladen.

An der ffnung der Angebote drfen die Bieter nicht teilnehmen. Es gilt der strenge Grundsatz der Vertraulichkeit. Auf Seite des Auftraggebers wird eine zumindest fnfkpfige Sachverstndigen-Jury zur Bewertung des angebotenen Leistungsinhalts/Qualitt der Angebote eingerichtet.

2.12. Widerruf Als sachlicher Grund fr den Widerruf des gegenstndlichen Vergabeverfahrens ohne Anspruch auf Kostenersatz gilt insbesondere, wenn das angebotene Entgelt deutlich (mehr als 15%) ber der derzeitigen Kostenschtzung liegt. Ein Kostenersatz wegen eines berechtigten Widerrufs ist ausgeschlossen; abgesehen vom Kostenersatz gem Punkt 2.10.

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3.
3.1

Bewerber
Berufliche Zuverlssigkeit, Befugnis, Rechtsfhigkeit, Mindestkriterien, Leistungsfhigkeit Alle Bewerber, Mitglieder einer Bietergemeinschaft und Subunternehmer mssen rechtsfhig sein (vgl. 3.2.1). Bewerber, Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft und Subunternehmer mssen zur Erbringung der von ihnen jeweils angebotenen Leistungen befugt sein (vgl 3.2.2). Der bisherige Geschftsbetrieb bzw die bisherige Geschftsfhrung darf keine Bedenken an der beruflichen Zuverlssigkeit des Bewerbers, der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft und der angegebenen Subunternehmer begrnden (vgl 3.2.3). Die Struktur und die wirtschaftliche bzw. technische Situation des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft mssen sicherstellen, dass die ausgelobte Leistung problemlos erbracht wird; es mssen folgende Mindestkriterien erfllt sein: Der Bewerber oder zumindest ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft muss ber eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von zumindest EUR 100.000,-oder eine Promesse ber den Abschluss einer Haftpflichtversicherung fr das gegenstndliche Projekt in Hhe von zumindest EUR 100.000,-- verfgen. In diesem Sinn mssen die geforderten Nachweise gelegt werden (vgl 3.2.4). Es gelten die nheren Bestimmungen in 3.2.4. Der Bewerber hat in der Referenzzeit zumindest jeweils 3 einschlgige Referenzen in folgenden Kategorien nachzuweisen: A (Die Kommunikationskampagne muss im tourismusaffinen und/oder freizeitaffinen Bereich - zB fr eine Destination oder eine tourismusfrdernde Veranstaltung erfolgt sein), B (Die Kommunikationskampagne muss zumindest die Bereiche Klassische Werbung (minimum Print), Below-the-lineAktivitten und Sponsoring beinhalten), C (Die Kommunikationskampagne muss auf dem Gebiet des EWR-Raumes stark berregional stattgefunden haben Zielgruppengre mind. 5 Mio. Einwohner) und D (Das Kommunikationsbudget muss pro Kalenderjahr mind. EUR 200.000,-- , maximal jedoch EUR 1 Mio. (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, jedoch exkl. Schaltkosten und USt) betragen). Eine Referenz muss nicht alle Kategorien "kumulativ" erfllen. Mit einer Referenz knnen eine, mehrere oder alle Kategorien erfllt werden. Es knnen auch mehrere Referenzen zum Nachweis aller Kategorien genannt werden.

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Aktuell laufende Kampagnen sind als Referenzen zugelassen, sofern ein detaillierter Nachweis des aktuellen Projektstatus mglich ist. Die Kampagnen mssen innerhalb der Referenzzeit stattgefunden haben. Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er ber zumindest drei leistungsfhige Schlsselpersonen verfgt, die Deutsch in Wort und Schrift beherrschen. Das fr die Leistungserbringung vorgesehene Schlsselpersonal ist namentlich zu nennen. Eine Mehrfachnennung einer Person fr mehrere Funktionen ist nicht zulssig. Das Schlsselpersonal setzt sich zusammen aus: - einem Kreativdirektor mit mind. 5 Jahre Berufserfahrung. - einem Strategischen Planer mit mind. 5 Jahre Berufserfahrung sowie - einem Etatdirektor mit mind. 10 Jahre Berufserfahrung. Zum Nachweis der Leistungsfhigkeit einer Schlsselperson muss dargelegt werden, dass diese Person im Auftragsfall fr die Erbringung der Leistung zur Verfgung steht, die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrscht und in der Referenzzeit zumindest 1 einschlgige Referenz der Kategorie A mit einem einem Kommunikationsbudget von zumindest EUR 100.000,-- und maximal EUR 1 Mio. pro Kalenderjahr (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, exkl. Schaltkosten und USt) erfolgreich federfhrend betreut hat. Erfolgreich federfhrend betreut bedeutet, dass die Schlsselperson das Projekt operativ geleitet hat und unter deren Verantwortung das Projekt im Sinn der folgenden Interpretation erfolgreich fertiggestellt wurde. Als Referenzzeit gilt die Zeit vom 1.1.2009 bis zur Abgabe der Teilnahmeunterlagen. Es werden ausschlielich jene Referenzen/Betreuungszeiten gewertet, die in dieser Zeit tatschlich erbracht wurden.

3.2

Vorzulegende Nachweise/ Erfllung Mindest- und Auswahlkriterien Anstatt der im Folgenden geforderten Nachweise gengt zunchst die Vorlage einer eidesstttigen Besttigung, dass der Bewerber ber diese Nachweise verfgt (= Ausfllen des Teilnahmenantrags, Anhang /.A). Alternativ knnen die folgenden Nachweise bereits vorgelegt werden ( 70 BVergG). Soweit Nachweise vorzulegen sind, gengen - sofern nichts Gegenteiliges bestimmt ist Kopien. Diese drfen nicht lter als 6 Monate sein.

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Auf Aufforderung des Auftraggebers/Kontaktperson sind die Nachweise binnen 7 Tagen (bei sonstigem Ausscheiden) vorzulegen.

3.2.1 Rechtsfhigkeit Aktueller Auszug aus dem Firmenbuch, Handelsregister und/oder einem vergleichbaren Berufsregister oder der im Herkunftsland des Bewerbers vorgesehenen Bescheinigung oder eine eidesstttige Erklrung ber die Rechtsfhigkeit des Bewerbers. Sofern Bewerber Teil eines Konzerns ist: die Gesellschaftsstruktur und etwaige Verflechtungen mit anderen Personen (verbundene Unternehmen im Sinn von 228 UGB) bersichtlich darzustellen (Organigramm) und wenn die Leistungsfhigkeit der brigen Konkurrenzunternehmen bei der Bewertung mitbercksichtigt werden soll, der Nachweis, dass der Bewerber auf die Mittel dieser Personen uneingeschrnkt greifen kann (Patronatserklrung gem. Anhang ./B) zu erbringen.

3.2.2 Befugnis Nachzuweisen ist, dass der Bewerber ber die erforderliche gewerberechtliche Befugnis gem GewO verfgt. Auslndische Bewerber haben den Nachweis in ihrem Herkunftsstaat laut Anhang VII BVerG vorzulegen.

3.2.3 Zuverlssigkeit Zum Nachweis der Zuverlssigkeit hat der Bewerber neben dem Teilnahmeantrag (Anhang ./A) vorzulegen:

letztgltigen Kontoauszug der zustndigen Sozialversicherungsanstalt Unbedenklichkeitsbescheinigung der zustndigen Sozialversicherungsanstalt, letztgltigen Kontoauszug des zustndigen Unbedenklichkeitsbescheinigung des zustndigen Finanzamts des Bewerbers selbst, aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft sowie allflliger angegebener Subunternehmer; Finanzamts

bzw.

bzw.

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jeweils aktueller Strafregisterauszug aller Schlsselpersonen und Geschftsfhrer

Bewerber/Mitglied Bewerbergemeinschaft. 3.2.4 Wirtschaftliche Leistungsfhigkeit Zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfhigkeit haben der Bewerber bzw. in Summe die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft neben dem Teilnahmeantrag bzw. verbundene Unternehmen/Dritte vorzulegen: aktuelle Bonittsauskunft Finanzinstitutes; eines Kreditschutzverbandes oder eines anerkannten

Polizze Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme EUR 100.000,--oder Besttigung Zusage einer Haftpflichtversicherung einer anerkannten Versicherungsinstitution fr den Auftragsfall in Hhe von max. EUR 100.000,-Versicherungssumme (Vorpromesse); letztgltiger Kontoauszug der zustndigen Sozialversicherungsanstalt Unbedenklichkeitsbescheinigung der zustndigen Sozialversicherungsanstalt; letztgltiger Kontoauszug des zustndigen Finanzamtes Unbedenklichkeitsbescheinigung des zustndigen Finanzamts; bzw. bzw.

3.2.5 Referenzprojekte Bewerber Nachweis einschlgiger Referenzen der Kategorien A, B C und D1, die der Bewerber erfolgreich fertiggestellt hat; und zwar federfhrend/hauptverantwortlich. Fr die Referenz ist vorzulegen der
2

ausgefllte Teilnahmeantrag

und

die

Besttigung

des jeweiligen

Auftraggebers. Zumindest sind je Kategorie 3 Referenzen, maximal sind je Kategorie 5 Referenzen vorzulegen. Ein und dieselbe Kampagne kann als Referenz fr alle Kategorien genommen werden.

3.2.6 Kompetenz Schlsselpersonen Nachweis, dass der Bewerber ber drei Schlsselpersonen verfgt, die zumindest einschlgige Referenzen in der Kategorie A 3 mit einem Kommunikationsbudget von zumindest EUR
1 2

Zur Definition der einzelnen Kategorien siehe Punkte 3.1. und 3.3. "federfhrend/hauptverantwortlich bedeutet, dass der Bewerber entweder selbst die Fertigstellung erbracht hat, gegenber dem Auftraggeber fr die Fertigstellung verantwortlich war, oder Teil einer Arbeitsgemeinschaft war und als solcher dem Auftraggeber solidarisch auch fr die Betreuung der brigen Mitglieder verantwortlich war. Zur Definition der einzelnen Kategorien siehe Punkte 3.1. und 3.3.

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100.000,-- und maximal EUR 1 Mio. pro Kalenderjahr (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, exkl. Schaltkosten und USt) vorweisen knnen; und zwar federfhrend/hauptverantwortlich. Fr die Schlsselperson sind vorzulegen ein beruflicher Lebenslauf, eine Strafregisterauskunft und die Erklrung ber einschlgige Referenzen. Zumindest ist eine Referenz und maximal fnf Referenzen pro Schlsselperson vorzulegen. 3.3 Auswahlkriterien Es werden maximal 8 leistungsfhige Bewerber zur Abgabe eines Angebots eingeladen. In einem ersten Schritt wird berprft, ob die Bewerber alle Mindestanforderungen, wie sie in Punkt 3.1 aufgezhlt sind, erfllen. Erfllen mehr als 8 geeignete/leistungsfhige Unternehmen die Mindestanforderungen nach Punkt 3.1, erfolgt die Auswahl anhand der im Folgenden dargelegten Auswahlkriterien: 3.3.1 Referenzen Bewerber Pro Referenz und pro Kategorie erhlt ein Bewerber 3 Punkte; in Summe pro Referenz maximal 12 Punkte. Kategorie A Die Kommunikationskampagne muss im tourismusaffinen und/oder freizeitaffinen Bereich - zB fr eine Destination oder eine tourismusfrdernde Veranstaltung erfolgt sein Wenn erfllt, 3 Punkte ; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte Die Kommunikationskampagne beinhaltet zumindest die Bereiche Klassische Werbung (minimum Print), Below-the-line- Aktivitten und Sponsoring . Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte Kategorie C Kommunikationskampagne hat auf dem Gebiet des EWR-Raumes stark berregional stattgefunden (Zielgruppengre mind. 5 Mio Einwohner) . Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte Kategorie D

Kategorie B

Kommunikationsbudget pro Kalenderjahr grer als EUR 200.000,-- und maximal EUR 1 Mio. (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, jedoch exkl. Schaltkosten und USt) betragen. Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte

Daraus folgt, dass ein Bewerber in Summe fr Referenzen 60 Punkte erzielen kann.

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3.3.2 Referenzen Schlsselpersonal Qualifikation des Schlsselpersonals Kreativdirektor, Strategischer Planer und Etatdirektor wie folgt je Schlsselperson:

a)

Pro Referenz und pro Kategorie maximal 1 Punkt wie folgt: maximal 4 Punkte pro Referenz; in Summe maximal 20 Punkte pro Schlsselperson bzw. 60 Punkte fr alle drei Schlsselpersonen. Kategorie A Die Kommunikationskampagne muss im tourismusaffinen und/oder freizeitaffinen Bereich - zB fr eine Destination oder eine tourismusfrdernde Veranstaltung erfolgt sein Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte Kategorie B Die Kommunikationskampagne beinhaltet zumindest die Bereiche

Klassische Werbung (minimum Print), Below-the-line- Aktivitten und Sponsoring . Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte Kategorie C Kommunikationskampagne hat auf dem Gebiet des EWR-Raumes

stark berregional stattgefunden (Zielgruppengre mind. 5 Mio Einwohner) Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte

Kategorie D Kommunikationsbudget pro Kalenderjahr grer als EUR 200.000,und maximal EUR 1 Mio. (inkl. Agenturhonorar und Produktionskosten, jedoch exkl. Schaltkosten und USt) betragen. Wenn erfllt, 3 Punkte; wenn nicht oder teilweise erfllt, 0 Punkte b) Berufserfahrung: Pro Jahr Berufserfahrung ber der geforderten Mindestanzahl an Berufsjahren (vgl. Punkt 3.2.1.) wird ein Punkt vergeben, maximal 10 Punkte pro Schlsselperson bzw. 30 Punkte fr alle 3 Schlsselpersonen.

In Summe knnen zum Auswahlkriterium Schlsselperson 90 Punkte erzielt werden und zwar: maximal 20 Punkte pro Schlsselperson / Referenz bzw. 60 Punkte fr alle Schlsselpersonen / Referenzen und 10 Punkte pro Schlsselperson / Berufserfahrung bzw. 30 Punkte fr alle Schlsselpersonen / Berufserfahrung.

3.3.3. Bewertungsmodus Gesamt: Maximal werden 150 Punkte vergeben. Alle Punkte haben dasselbe Gewicht. Es werden jene 8 Bewerber zur Abgabe eines Angebots und zu Verhandlungen eingeladen, die

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nach diesem Bewertungsmodus die hchste Punkteanzahl erhalten. (Ex aequo 8. Platz fr mehrere Bewerber werden alle gleich gereihten Bewerber eingeladen.). In diesem Sinn sind maximal 150 Punkte erreichbar:

Kriterium Referenzen Bewerber Qualifikation Schlsselperson Summe

maximale Punkteanzahl 90 60 150

3.4

Auftragnehmerkataster sterreich Alle Bewerber, Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft und Subunternehmer knnen die geforderten Nachweise durch eine entsprechende Eintragung im Auftragnehmerkataster sterreich ersetzen. Soweit jedoch im Auftragnehmerkataster sterreich die diesbezglichen Angaben fehlen bzw. entsprechende Angaben nicht gemacht wurden (z.B. Mitteilung ber Referenzprojekte des Unternehmens bzw. der Mitarbeiter) sind diese Unterlagen der vergebenden Stelle gesondert vorzulegen. Kurz: Die Eintragung im Auftragnehmerkataster ersetzt die der geforderten Unterlagen nur insoweit, als tatschlich eine entsprechende Eintragung vorgenommen ist.

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4.

Termine
Anforderung der Teilnahmeunterlagen bis sptestens Anfragen zu den Teilnahmeunterlagen bis sptestens Ausknfte zu Anfragen bis sptestens Einreichfrist fr die Antrge auf Teilnahme Beabsichtigte Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe Abgabe erstes Angebot Erste Verhandlungsrunde Beabsichtigtes Last and Best Offer Beabsichtigte Zuschlagsentscheidung Beabsichtigte Auftragserteilung Beabsichtigter Beginn Leistung Beabsichtigter Beginn neue Werbelinie 24.01.2012, 10.00 Uhr 19.01.2012, 19.00 Uhr 20.01.2012, 16.00 Uhr 24.01.2012, 10.00 Uhr 13.02.2012 05.03.2012, 10.00 Uhr KW 14 - Anfang April 2012 KW 16 Mitte April 2012 KW 19 Anfang Mai 2012 KW 21 Mitte Mai 2012 Juni 2012 Oktober 2012

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5.

Checkliste
a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) rechtsverbindlich unterfertigter Teilnahmeantrag in eventu: rechtsverbindlich gefertigte Subunternehmererklrung in eventu: Patronatserklrung in eventu aktuelle Bankauskunft oder Auskunft Kreditschutzverband in eventu Firmenbuchauszug bzw. vergleichbare Bescheinigung eines anderen Staates in eventu aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes oder Buchungsmittelung Finanzamt in eventu aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung Sozialversicherungstrger oder Kontoauszug Sozialversicherungstrger in eventu Vorlage Gewerberegisterauszug/Gewerbeschein / Anhang VII BVergG in eventu Organisationsplan der Konzern- und Gesellschaftsstruktur in eventu Strafregisterauszge Geschftsfhrer (GF) Bewerber, Schlsselpersonen, GF Subunternehmer in eventu Lebenslauf Schlsselpersonen in eventu Haftpflichtversicherung bzw. Vorpromesse ber zumindest EUR 100.000,-in eventu Referenzen: Auftragsbesttigung durch Auftraggeber

Auf Aufforderungen sind die Unterlagen binnen 7 Tagen bei sonstigem Ausscheiden vorzulegen.

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6.

Anhang
Teilnahmeantrag Patronatserklrung Subunternehmererklrung/Verfgbarkeit

Anhang ./A Anhang ./B Anhang ./C