NOME DA EMPRESA

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL RELATRIO FINAL

ELABORAO: Celma Regina Maceira Brambilla CONSULTORES RESPONSVEIS: ESTAGIRIAS:

LONDRINA - PR MS/ANO

1 APRESENTAO

O presente relatrio tem por objetivo descrever a situao atual das reas Administrativa, Financeira, de Produo e Vendas da empresa NOME DA EMPRESA, destacando os aspectos positivos e negativos encontrados nestes setores. Os dados e informaes constantes do presente relatrios foram obtidas junto aos Diretores, Staff e demais colaboradores da empresa, sob a forma de entrevistas, consultas documentos, relatrios e questionrio com questes abertas e fechadas, cujo a finalidade foi de medir o clima organizacional e ratificar as entrevistas. A diviso do trabalho se d em cinco tpicos. No primeiro referese aos dados cadastrais da empresa e uma viso ampla de seu funcionamento. O segundo so apresentadas as informaes sobre a rea Administrativa: Gerncia, Financeiro, Contabilidade, Pessoal, Compras e Comercial. A rea de produo e seus setores, so apontados no terceiro tpico. Finalmente, no ltimo tpico, demonstra-se a estrutura de custos e sugestes de medidas a serem adotadas para minimizar os pontos negativos encontrados na empresa. Ao final deste documento, encontram-se anexados os resultados dos questionrios aplicados, bem como os quadros de memria de clculos e o Diagnstico Organizacional Sinttico. Londrina, ms e ano. Consultores Associados

2 NOME DA EMPRESA

A NOME DA EMPRESA, uma marca conquistada ao longo de 25 anos de rduo trabalho, dos acionistas de um grupo de 04 empresas que compem seu sistema produtivo. Em sua gnese apresentava um nico produto, de caractersticas robustas, cujo sua funcionalidade era vestir as pessoas para a execuo de suas atividades dirias, que foram as calas de brim color. Com a evoluo do conceito de moda no Brasil, a diversidade, a versatilidade que o jeans possui e, s novas exigncias do mercado, o grupo passou a investir em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, inaugurando uma nova fase de conceito e produto que foi a confeco de ndigo blue. Essa (re) evoluo e amadurecimento da NOME DA EMPRESA propiciou seu fortalecimento e reconhecimento em nvel nacional e internacional, como uma marca que respeita o gosto do consumidor, implementando design moderno, estilo prprio e concepo de moda. Isso deve-se evoluo, aprimoramento dos tecidos, acessrios, acabamentos e ao investimento contnuo na qualificao da mo-de-obra e recursos humanos.

2.1 ORGANOGRAMA DO SISTEMA XXXXX

Nome da empresa

CONSELHO DIRETIVO

MARKETING E VENDAS

nome
Vendas Promocional

ADMINISTRATIVO/FIANANCEIRO nome Contas a Pagar Contas a Receber Faturamento Contabilidade Custos Distribuio

PRODUO nome Corte Costura Lavanderia Caseado Acabamento Estoque RH e DP Compras Gerais e Tecidos

2.2 GRUPO DE EMPRESAS

SISTEMA NOME DA EMPRESA

Razo Social: CGC: Endreo: Razo Social: CGC: Endreo: Razo Social: CGC: Endreo: Razo Social: CGC: Endreo:

2.3 ACIONISTAS

Nome 1 Nome 3 Nome 5

Nome 2 Nome 4

2.4 PRODUTOS PRINCIPAIS Os produtos NOME DA EMPRESA so confeccionados com grande diversidade de tecidos e acessrios, gerando diversos modelos, conceitos e design, para o pblico masculino e feminino, os quais basicamente so:

MASCULINO

FEMININO
Calas Bermudas Saias Shorts

Calas Bermudas

3 REA ADMINISTRATIVA/FINANCEIRA

A rea administrativa e financeira parte vital da organizao. A m gesto nesta rea pode comprometer o adequado funcionamento de todo o empreendimento. O setor administrativo deve concentrar seus esforos no controle e desenvolvimento dos recursos humanos e das atividades funcionais da empresa. J, os controles financeiros, devem espelhar fielmente a situao atual e futura da empresa quanto as contas a pagar e a receber, estoques, faturamento, situao bancria, etc. A rea administrativa/financeira da xxxxx encontra-se sob responsabilidade do Sr. xxxxx, que planeja as atividades em consonncia com as diretrizes do Conselho Diretivo e as condies de mercado. A sugesto desta consultoria de que a rea seja dividida em dois setores: 1) Administrativo, e; 2) Financeiro. Para as anlises realizadas, utilizou-se o critrio da sugesto, de tal forma que apresenta-se, inicialmente o setor administrativo e na seqncia o financeiro. O setor administrativo no possui uma estrutura organizacional formal, apesar disso, identificou-se o organograma apresentado na seo 2.1 deste documento. Existem, como apresentado, atribuies e setores de uma rea (caso da administrativa/financeira) em outra (produo) e vice-versa. No que tange aos pontos fortes e fracos do setor administrativo, destacou-se os apresentados no quadro 1. O setor financeiro da NOME DA EMPRESA, desenvolve as atividades inerentes e cotidianas que exigido. Porm, seu sistema de controle informatizado apresenta deficincias para o gerenciamento, necessitando de aprimoramento, exigindo muitos controles manuais que depem com relao creditao dos dados e informaes, no possibilitando a gerao de relatrios que embasem a tomada de deciso do conselho diretivo. Os pontos fortes e fracos do setor financeiro encontram-se no Quadro 2.

Quadro 1 - PONTOS FORTES E PONTOS FRACOS DO SETOR ADMINISTRATIVO SETOR ADMINISTRATIVO PONTOS FORTES PONTOS FRACOS Indefinio dos verdadeiros responsveis pelo setor, com o Dedicao e empenho dos envolvimento direto e indireto dos responsveis vrios diretores que compem a empresa Falta de domnio sobre informaes gerenciais bsicas da empresa (n de empregados, salrio mdio, total da Interesse em modernizar a forma de folha de pagamento, gesto da empresa acompanhamento da produo, faturamento, estoque, crescimento da empresa, lucratividade, custos reais, etc) Reconhecimento das possveis falhas e Falta de uma poltica bem definida quanto a gesto da empresa da ausncia de informaes Ausncia de clareza das reas e Boa receptividade consultoria respectivas responsabilidades Decises tomadas sem embasamento de critrios tcnicos (ponto de equilbrio, anlise de risco, lucratividade) Falta de normas operacionais e procedimentos operacionais Falta de padronizao dos documentos, formulrios e relatrios gerados e emitidos na empresa Dificuldade de acesso ou falta de informaes gerenciais elaboradas nos vrios setores Setor de compras junto produo Setor de compras com muita autonomia (ausncia de processo de compra e oramentos sem aprovao do financeiro) Dvidas quanto a informar ou no os dados solicitados pela consultoria.

Quadro 2 - PONTOS FORTES E PONTOS FRACOS DO SETOR FINANCEIRO SETOR FINANCEIRO PONTOS FORTES PONTOS FRACOS Controles financeiros referentes s Dedicao e empenho dos despesas fixas da empresa, so responsveis realizados, praticamente de forma manual Dificuldade na emisso de relatrios Controle razovel sobre os dados confiveis e em tempo hbil sobre a financeiros situao financeira da empresa Reconhecimento das possveis falhas e Falta de um fluxo de caixa estruturado da ausncia de informaes Rede fsica instalada e passvel de ser utilizada por todos os setores da fbrica, integrando os setores: Sistemas de controles financeiros comercial (faturamento/vendas), informatizado ineficiente (DOS) financeiro, compras, pessoal, contabilidade e produo. Software de controles financeiros com problemas operacionais e funcionais (Milenia) Falta de normas operacionais e procedimentos operacionais Falta de padronizao dos documentos, formulrios e relatrios gerados e emitidos na empresa Dificuldade de acesso ou falta de informaes gerenciais elaboradas no setor Ausncia do controle de custos (inexistncia de estrutura tcnica de custo) Falta de planejamento financeiro de curto, longo e mdio prazos (oramento de caixa e apropriao por competncias) Falta de rotina apropriada que defina o fluxo de documentos de forma eficiente

3.1 SITUAO FINANCEIRA Para anlise da situao financeira da NOME DA EMPRESA, tomou-se por base os dados gerenciais disponveis no perodo compreendido entre janeiro de xxxx agosto de xxxx.

3.1.1 Faturamento/Vendas Ao longo do perodo em referncia as vendas (a vista e a prazo) indicaram o seguinte desempenho: GRFICO 1: NMERO TOTAL DE PEAS VENDIDAS - JANEIRO/ano A AGOSTO/ano
51.846

60.000

50.253

42.382

40.828

50.000

43.079

37.490

36.672

39.485

35.352

35.591

26.434

31.760

10.000

11.339

20.000

19.703

21.262

30.000

26.129

32.297

32.980

40.000

34.961

35.979

GRFICO 2:

FATURAMENTO EM REAIS - JANEIRO/xxxx A AGOSTO/xxxx

1.384.085,82

1.376.618,56

1.452.625,22

1.212.842,75

1.205.437,84

1.056.259,94

1.017.162,79

1.021.323,23

852.429,72

894.925,08

1.200.000,00 1.000.000,00 505.986,07 800.000,00 600.000,00 400.000,00 200.000,00 -

983.213,47

466.127,39

691.117,46

Como se observa, a evoluo do faturamento no perodo, apresenta-se irregular, com picos nos meses de outubro e novembro de NOME DA EMPRESA e abril e maio de xxxx. Tal situao indica problemas com o estabelecimento e cumprimento de metas de vendas por parte da rea comercial, alm da sazonalidade verificada entre os meses de dezembro a maro, em funo das frias coletivas da indstria e a troca de coleo. Alm disso, no perodo entre janeiro e agosto de xxxx foram produzidas 255.211 peas, gerando um faturamento de R$ 6.823.249,00. No mesmo perodo para o ano de xxxx, produziu-se 256.249 peas, correspondendo a um aturamento de R$ 8.343.018,00, significando um crescimento de 22,27% contra um aumento fsico da produo de 0,41%, evidenciando agregao de valor ao produto da Empresa.

307.709,04

724.103,61

1.028.318,80

1.400.000,00

1.076.666,60

1.203.008,01

1.600.000,00

1.345.149,25

3.1.2 Custos O perodo para anlise dos custos refere-se as informaes disponibilizadas, que compreende os meses de janeiro a junho de xxxx. Quando se analisa o lado dos custos (custo total, fixo e varivel), percebe-se um pequeno decrscimo entre fevereiro e abril de xxxx.

GRFICO 3: EVOLUO DOS CUSTOS - JANEIRO A JUNHO/xxxx

1.200.000

1.000.000

Ao se analisar mensalmente o comportamento dos custos,

observa-se que os meses de abril a junho, apresentam maiores elevaes, tanto nos
800.000 custos fixos quanto nos variveis. Durante estes trs meses, observam-se porm, a

elevao do faturamento. Aparentemente h uma aceitao frente ao mercado

600.000

sazonal, gerando problemas ao fluxo de caixa da empresa, exigindo uma postura

400.000 reativa. Fixando a anlise no ms de janeiro, tem-se em 2003 uma reduo de 42,5%

no nmero de peas vendidas, enquanto o faturamento reduziu em 34%, ratificando

200.000

a necessidade de aes que minimizem a fragilidade do perodo.

0

3.2 SITUAO DO PESSOAL E PRODUO

CUSTOS TOTAIS FIXO

Jan/xx

Fev/xx

Mar/xx

Abr/xx

Mai/xx

Jun/xx VARIVEL

As informaes contidas neste tpico foram obtidas atravs de entrevistas informais no estruturadas junto Diretoria, Gerncias, Encarregados, questionrios aplicados para os colaboradores em geral e, observaes in loco. Com relao aos colaboradores, identificou-se que a escolaridade boa, uma vez que a grande maioria possui ensino mdio, possibilitando um bom discernimento das situaes. Pela caracterstica do setor, aproximadamente 60% do pessoal do sexo feminino, que permite uma maior sensibilidade para com a empresa e os produtos gerados pela manufatura.

A NOME DA EMPRESA apresenta baixa rotatividade de pessoal, permitindo aos colaboradores um bom conhecimento da empresa, da dinmica de produo e boa especializao na funo. De forma geral, pode-se dizer que se trata de uma mo-de-obra semi-qualificada, que inspira maior ateno no que tange ao seu aperfeioamento e desenvolvimento, pois o treinamento desenvolvido realizado informalmente, sendo transmitido e realizado de colega para colega. Com base no tempo mdio de trabalho na NOME DA EMPRESA pressupe-se que os colaboradores j conseguiram absorver a cultura organizacional da Empresa. Os problemas observados sobre o comportamento da equipe de trabalho esto estritamente relacionados com a linha de gesto adotada pela Direo e Gerncia, visto que se pode atribuir a formao profissional/perfil de seus funcionrios. A partir da anlise realizada, destacou-se os seguintes pontos fortes e fracos afetos aos Recursos Humanos. Para ser competitiva no mercado, a empresa necessita de um fluxo de produo harmnico, voltado para a qualidade e aperfeioamento contnuo de seus processos. Por outro lado, o setor de produo precisa de sincronia direta com os setores comercial, compras e financeiro. Quadro X - PONTOS FORTES E PONTOS FRACOS DO SETOR DE PESSOAL E PRODUO SETOR PESSOAL E PRODUO PONTOS FORTES PONTOS FRACOS Baixa rotatividade; No integrao entre setores; Funcionrios abertos a mudana; Excesso de hora extra; Disposio em ajudar; Acumulo de funes; Participativos; Equipamento de segurana inadequado; Nvel mdio de escolaridade; Sistema de exausto inadequado (ventilao); Baixo absentesmo; Ausncia de Bebedouros; Bom relacionamento com colegas; Sistema de informao inadequado; Clima organizacional receptivo. Desmotivao; Ateno para com a qualidade do Inadequao do responsvel pelo RH; produto

Convico de que necessrio buscar 100% de acertos Preocupao com o bem estar dos colaboradores

Falta de organizao do RH e PCP; Falta de poltica de RH; Excesso de pessoal em alguns setores; Baixa integrao entre a Administrao e a Produo; Falta de clareza na comunicao; Falta de reconhecimento pessoal; Planejamento deficitrio da produo; Falta treinamento formal; Baixa remunerao; Ineficcia do lay-out atual da fbrica; Sobreposio de responsabilidade e chefias; Ambiente de trabalho inadequado quanto ao espao fsico, iluminao, temperatura e nvel de rudo Atrasos nas compras, gerando atrasos e paralisao da produo Falta de controle formal de registro dos materiais em processo, acabados e defeituosos Informatizao ineficiente Planejamento e Controle de Produo ineficaz, causando paralisao e produo

Percebe-se pelo quadro anterior, a situao em que se encontra os recursos humanos inspira cuidados. Existem descontentamentos por parte dos funcionrios com relao a alguns aspectos da administrao (falta de integrao com as polticas/diretrizes da empresa, falta de liderana, organizao, etc), o que vem afetando a produtividade do trabalho, inibindo sua elevao e, criar um clima organizacional desfavorvel, com possveis reflexos negativos para o cliente, em termos da qualidade dos produtos, atendimento, etc. A partir do exposto, pode-se inferir que muitos problemas referentes ao comportamento dos colaboradores, podem ser resolvidos a partir de mudanas de comportamento da prpria Direo e Gerncia, ao alterar a praxis

administrativa ou seu modelo de gesto, bem como o estabelecimento de uma poltica de treinamento e desenvolvimento dos recursos humanos.

3.3 SETOR DE COMPRAS

Este setor encontra-se com a responsabilidade dividida entre um dos scios da empresa e um funcionrio, cuja atividade encontra-se disjunta das atividades do setor financeiro e administrativo. H a ausncia de uma poltica bem definida de compras, tanto de matria-prima, quanto de produtos gerais. O setor de compras gerais, possui um oramento para a aquisio de algumas matrias-primas e de materiais secundrios de produo, bem como de materiais de consumo. O setor de aquisio de tecido, adquire os diversos tipos de acordo com um histrico de vendas e o feeling dos gerentes/diretores, causando algumas vezes antagonismo entre o setor de criao, que respeita a tendncia do setor e o que efetivamente programado para aquisio. Destacam-se abaixo os principais aspectos identificados no setor a ttulo de pontos forte e fracos Quadro X - PONTOS FORTES E PONTOS FRACOS DO SETOR DE COMPRAS SETOR DE COMPRAS PONTOS FORTES PONTOS FRACOS Dedicao e interesse dos Integrao com o PCP e o setor responsveis pelo trabalho que financeiro desempenha Autonomia de compras Acumulo de funes; Disposio em ajudar; Falta de clareza na comunicao; Idia de estoque mnimo e mximo Demora ou atrasos na aquisio de materiais de produo, levando ao atraso na produo (paralisao sistemtica)

Falta de formulrios/instrumentos e normas de controle das atividades desenvolvidas Vnculo hierrquico na produo Ausncia de planejamento formal e claro para o setor

3.4 SETOR DE MARKETING E VENDAS

O setor encontra-se sob a responsabilidade de um dos scios e so mantidos 26 representantes, atuando nas regies Sul, Sudeste, Centro-Oeste e Norte do Brasil. H a ausncia de uma poltica bem definida de vendas, tanto nos descontos quanto nos prazos concedidos. Destacam-se abaixo os principais aspectos identificados no setor a ttulo de pontos forte e fracos

Quadro X - PONTOS FORTES E PONTOS FRACOS DO SETOR DE MARKETING/VENDAS SETOR DE MARKETING E VENDAS PONTOS FORTES PONTOS FRACOS Dedicao e interesse dos Falta de dispositivo efetivo para a responsveis pelo trabalho que avaliao e controle do desempenho desempenha dos vendedores Autonomia nas atividades Falta de estratgias de marketing melhor definida, buscando a ampliao do volume de Vendas e fixao da MARCA Disposio para equacionar Falta de uma poltica melhor definida

problemas

Busca de auxlio de terceiros Interesse na busca de aperfeioamento

Busca de planejamento de vendas em conjunto com os representantes Conveno anual com representantes

Prticas de incentivo e premiao

quanto viabilidade financeira do uso de prticas de desconto e limites para os mesmos Falta de treinamento dos vendedores para o melhor desempenho Sistema informatizado de controle de vendas e faturamento ineficiente No exclusividade dos representantes comercial Falta de supervisores de vendas e acompanhamento de pr e ps-vendas No estabelecimento de poltica de abertura de novos clientes Falta de relatrios e planejamento de visita Dificuldade de cumprir prazos de vendas em funo do atraso da produo

ANLISE AMBIENTAL
ESCALA 2 3 4 5

DESCRIO

OBSERVAES A localizao da empresa no possui pontos de referncia significativos e o acesso de caminhes para carga e descarga dificultosos No existe placas de identificao da empresa Apesar dos mveis e equipamentos poderem ter melhores disposies, a atual arrumao no atrapalha o desempenho das atividades Os mveis e equipamentos so antigos, necessitando em alguns casos de reformas ou substituio O aspecto geral de limpeza deixa a desejar No adequada para a recepo de clientes e fornecedores Pode ser otimizado Inadequado Mdio A iluminao do setor administrativo/financeiro e de marketing so boas. Para a produo ineficiente Em condies de uso Em condies de uso

Localizao da Empresa

Fachada/Letreiros

Disposio de mveis/equipamentos

Condies fsicas de mveis/equipamentos Limpeza Geral do Ambiente Arrumao da Recepo Arrumao do Escritrio Ventilao dos ambientes Nvel de Rudo Iluminao artificial Condies da cozinha Banheiros

1 - timo 2 - Bom 3 - Regular 4 - Pssimo 5 - Inaceitvel