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DIARIO OFICIAL DE LA REPUBLICA DE CHILE Sbado 17 de Diciembre de 2011

Cuerpo I - 13

Regstrese, comunquese, publquese esta resolucin en el Diario Oficial y archvese.- Francisco Agero Larrondo, Director Nacional Subrogante.

Consejo para la Transparencia

INSTRUCCIN GENERAL N 10, SOBRE EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE ACCESO A LA INFORMACIN Certifico que el Consejo Directivo del Consejo para la Transparencia, en adelante, el Consejo, en su sesin N 295, de 28 de octubre de 2011, en ejercicio de la atribucin que le confiere el artculo 33, letras d) y e), de la Ley de Transparencia de la Funcin Pblica y de Acceso a la Informacin de la Administracin del Estado, aprobada por el artculo primero de la ley N 20.285, de 2008, en adelante, Ley de Transparencia, y de lo dispuesto en el decreto supremo N 13, de 2009, del Ministerio Secretara General de la Presidencia, que aprueba el Reglamento del artculo primero de la ley N 20.285, de 2008, en adelante, Reglamento de la Ley de Transparencia o el Reglamento, adopt el siguiente acuerdo: I.- Instruccin General N 10 sobre el Procedimiento Administrativo de Acceso a la Informacin Considerando: 1. Los principios generales de eficiencia, eficacia y servicialidad que rigen el actuar de los rganos de la Administracin del Estado consagrados en la Constitucin Poltica de la Repblica y en la ley N 18.575, Orgnica Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, fue fijado por el decreto con fuerza de ley N 1/19.653 de 2000, del Ministerio Secretara General de la Presidencia; los principios que informan el procedimiento administrativo consagrados en la ley N 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los rganos de la Administracin del Estado, en particular el de celeridad y economa procedimental; y, especialmente, los principios de mxima divulgacin, facilitacin y oportunidad en que se funda el procedimiento administrativo para el ejercicio del derecho fundamental de acceso a la informacin, contenidos en la Ley de Transparencia. 2. Que, desde la entrada en vigencia de la Ley de Transparencia, este Consejo ha venido observando las diversas experiencias en la aplicacin de las normas legales y reglamentarias que regulan el procedimiento administrativo sobre el derecho de acceso a la informacin, para lo cual ha tenido en especial consideracin la jurisprudencia emanada de la resolucin de los amparos al mencionado derecho presentados por los solicitantes, los estudios y levantamientos de informacin encargados para ello y los informes emitidos por organizaciones de la Sociedad Civil relacionadas con el tema de la Transparencia, entre otras fuentes. 3. Que, en virtud de la informacin recopilada y en ejercicio de la atribucin contenida en el literal d) del artculo 33 de la Ley de Transparencia, en orden a dictar instrucciones generales para el cumplimiento de la legislacin y acceso a la informacin por parte de los rganos de la Administracin del Estado, el Consejo ha constatado la necesidad de precisar, con carcter obligatorio, el sentido y alcance de las normas

legales y reglamentarias que regulan el procedimiento administrativo de acceso a la informacin, con la finalidad de establecer criterios bsicos de aplicacin de las disposiciones legales y reglamentarias en la materia, a los que dichos rganos debern ajustar sus procedimientos y sistemas de atencin de usuarios cuando se les solicite informacin, para dar debido cumplimiento a la referida normativa. Lo anterior se entiende sin perjuicio de la facultad de cada rgano de la Administracin del Estado de contar con sus propios procedimientos, en tanto cumplan con los requerimientos mnimos contemplados en la presente Instruccin General. 4. Que, asimismo y en ejercicio de lo dispuesto en el literal e) del artculo 33 de la Ley de Transparencia, se ha estimado conveniente complementar las normas obligatorias con una serie de buenas prcticas, las que, en su carcter de recomendaciones, tendrn por objeto facilitar al ciudadano el acceso a la informacin que posean los rganos pblicos y perfeccionar la transparencia de la gestin en los procedimientos administrativos correspondientes. Por tanto, el Consejo Directivo acuerda dictar la siguiente Instruccin General: I. DEFINICIONES BSICAS Para efectos de la presente Instruccin General y sin perjuicio de las definiciones contenidas tanto en la Ley de Transparencia como en su Reglamento, en el contexto del procedimiento administrativo de acceso a la informacin se entender por: a. Procedimiento administrativo de acceso a la informacin: una sucesin de actos trmite vinculados entre s, a travs de los cuales una persona, en ejercicio del derecho de acceso a la informacin, requiere a un rgano de la Administracin del Estado, la entrega de informacin que obre en su poder y que concluye con una decisin formal de ste. Solicitante, requirente, peticionario o sujeto activo: cualquier persona que solicita informacin pblica, sin que a este respecto tenga aplicacin incapacidad alguna, incluidas las personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas, nacionales o extranjeras. rgano, servicio, rgano requerido, rgano administrativo, rgano o servicio pblico, o sujeto pasivo: cualquier rgano de la Administracin del Estado correspondiente a aquellos sealados en el inciso primero del artculo 2 de la Ley de Transparencia. Terceros: cualquier persona, distinta del requirente o del rgano pblico, que pueda ver afectados sus derechos con la entrega de la informacin que se solicita en el procedimiento administrativo de acceso.

II. Requerimiento de vinculacin del OTEC con empresas de acuerdo a reas y oficios de capacitacin, para la insercin laboral y/o fomento al emprendimiento de los beneficiarios Adems, de los requisitos generales presentados anteriormente, los organismos de capacitacin debern presentar ciertos requerimientos en funcin de la red de empresas con las cuales se relacionan, considerando reas de capacitacin, oficios y regin en que sta opera y operar, detallando el cdigo de rea de capacitacin, cdigo oficio, tamao empresa, comuna, RUT, Razn Social y antigedad de la relacin con el organismo tcnico. Deber tomarse en cuenta que, los programas de capacitacin en oficios a desarrollar por los organismos pertenecientes al Registro Especial, tendrn como estndar al menos un 50% de insercin laboral de los beneficiarios. Por esto es relevante la red de empresas con las que valida su oferta programtica, metodologa y equipamiento. III. Requerimiento de Recursos Humanos estables del OTEC, por Sede El programa de capacitacin a ser ejecutado por los Organismos autorizados dentro del Registro Especial de OTEC, atiende poblacin objetivo con caractersticas especiales: Personas en condiciones de vulnerabilidad, en un amplio espectro etario, diversidad de niveles educacionales y situaciones laborales. Por ello, estas instituciones debern contar con un equipo humano calificado que favorezca el buen desempeo de los alumnos tanto en los aspectos tcnicos que se requieren para la incorporacin de un oficio, como en los procesos complementarios de formacin que promuevan el desarrollo de habilidades para la vida. Lo anterior con el objetivo final de insertar de manera exitosa a los alumnos en el mercado laboral, y logren permanecer en l. Se solicitar un documento que acredite que la persona se encuentra prestando servicios para este orgaismo tcnico. 2.- Otrgase el plazo de un ao a contar de la total tramitacin de esta resolucin, a los organismos que a la fecha se encuentran incorporados en esta categora especial, para adecuar su infraestructura y personal a los requerimientos que por esta norma tcnica se establecen.

b.

c.

d.

II. DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE ACCESO A LA INFORMACIN Para desarrollar las actividades que comprende el procedimiento de acceso a la informacin contemplado en la Ley de Transparencia, esta Instruccin considera las siguientes etapas referenciales:

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i.

Etapa de presentacin y recepcin de la solicitud de acceso a la informacin: conformada por el ingreso o presentacin de la solicitud de acceso a la informacin y su recepcin por parte del rgano. Etapa de anlisis formal de la solicitud de acceso a la informacin: conformada por la verificacin de competencia del rgano; revisin de los aspectos formales de la solicitud y eventual subsanacin; bsqueda de la informacin; y, cuando corresponda, determinacin, notificacin y eventual oposicin de los terceros cuyos derechos pudieran verse afectados.

ii.

En caso que la solicitud se presente a travs de canales no especificados para su recepcin, como un correo electrnico o comunicacin postal enviada directamente a un funcionario, y el servicio correspondiente procediere a acusar recibo de ella y tramitarla en los trminos de la Ley de Transparencia y de esta Instruccin General, se entender validada con ello tanto la va de ingreso como la respuesta remitida, no pudiendo alegar el rgano, frente a un eventual amparo del requirente, que la consulta se recibi por una va no dispuesta al efecto. Se considerar como buena prctica que las autoridades, jefaturas o jefes superiores del servicio instruyan a sus funcionarios que, de recibir las comunicaciones a que se refiere el prrafo anterior, en virtud del artculo 24 de la ley N 19.880, procedan a derivarlas al sistema de gestin de solicitudes contemplado en el numeral 9 de la presente Instruccin General, o a las oficinas sealadas en el prrafo tercero de este apartado, a ms tardar dentro de las 24 horas siguientes a su recepcin. 1.2. Formatos de presentacin y requisitos de las solicitudes de acceso a la informacin La presentacin de solicitudes de acceso a la informacin deber ser efectuada por escrito, pudiendo para ello el peticionario elegir entre el formato material o el electrnico. En todo caso, cualquiera sea el formato de presentacin, los requisitos mnimos que deber contener la solicitud de acceso a la informacin, son los siguientes: a) Identificacin del solicitante. Indicar nombre y apellidos o razn social (si corresponde) del solicitante, nombre y apellidos del apoderado (si corresponde) y direccin (particular, laboral y/o de correo electrnico) del requirente o de su apoderado. Los rganos pblicos exigirn que se acredite la representacin del requirente slo cuando el acceso se otorgue en virtud de la especial vinculacin de ste con la informacin solicitada. Por ejemplo, cuando una empresa solicite informacin en la que se contengan antecedentes protegidos por el secreto empresarial del que es titular o cuando se soliciten datos personales de la persona representada. En esos casos, el poder deber constar en escritura pblica o documento privado suscrito ante notario. Tratndose de personas jurdicas, su representacin se acreditar de acuerdo a las normas generales, sin perjuicio de las disposiciones especiales que rigen a ciertas entidades (por ejemplo, el art. 16 de la ley N 19.296, que establece la forma de representacin de las Asociaciones de Funcionarios de la Administracin del Estado). b) Individualizacin del rgano administrativo al que se dirige. Individualizacin del rgano, de cualquier forma que permita su identificacin, ya sea que indique las siglas del nombre, una expresin que usualmente se utiliza para denominarlo o un nombre similar. En todo caso, no ser necesario identificar al jefe superior del servicio. Identificacin clara de la informacin que se requiere. Mencin de las caractersticas esenciales de la informacin solicitada, tales como su

materia, fecha de emisin o perodo de vigencia del documento, origen o destino, soporte, etctera. Por ejemplo, se entiende que se cumple con este requisito cuando se requiere copia ntegra de un sumario administrativo ordenado instruir al interior de un servicio y en cuya virtud se destituy a un determinado funcionario o se solicite copia de los antecedentes legales del adjudicatario en una licitacin pblica especfica. d) Firma del solicitante. La firma deber ser estampada por el peticionario o su apoderado por cualquier medio habilitado, entre los cuales se entiende incluida la firma electrnica simple o avanzada. Los rganos debern considerar satisfecho este requisito cuando aqul presente su solicitud de acceso a travs del sistema electrnico de la entidad, en la medida que para ello se le exija registrar su nombre y apellidos en ste, o cuando realice su requerimiento a travs de un correo electrnico, dando lugar en ambos casos a una firma electrnica simple, de acuerdo a lo dispuesto en la ley N 19.799, sobre Documentos Electrnicos, Firma Electrnica y Servicios de Certificacin de dicha firma. En caso que la presentacin se efecte por los medios materiales a que alude el numeral 1.1. de la presente Instruccin General, ser necesario que el solicitante o su apoderado, segn corresponda, estampen su firma holgrafa. Si este ltimo no supiere o no pudiere hacerlo, se dejar testimonio de esta circunstancia, expresando el motivo por el cual no firma; y proceder a estampar la impresin digital del pulgar de su mano derecha o en su defecto de cualquier otro dedo. Adems, las solicitudes podrn considerar los siguientes elementos: e) Forma de notificacin de las actuaciones. El solicitante podr requerir ser notificado por correo electrnico. Para ello, deber sealar expresamente una direccin de correo electrnico habilitada, siendo responsable de mantenerla operativa mientras dure el procedimiento administrativo de acceso. En este caso, los plazos comenzarn a correr a partir del da siguiente hbil del envo del correo electrnico. Medio de envo o retiro de la informacin solicitada. El requirente podr indicar el medio a travs del cual desea recibir la informacin solicitada, sea por correo electrnico, por carta certificada o mediante su retiro directo en la oficina del rgano (caso en el que deber especificar en cul). Formato de entrega de la informacin. El solicitante podr indicar si prefiere que la informacin le sea entregada de modo telemtico (por medio de correo electrnico, por ejemplo) o fsico, pudiendo escoger entre los siguientes soportes: papel (fotocopia, impresin, Braille), medios magnticos (cintas de video, cintas de audio, diskettes, discos duros, cintas magnticas, etctera), medios electrnicos (memorias, pendrives, etctera) y medios pticos (CD, DVD, Blu Ray, etctera), entre otros. Si el solicitante escogi como formato de entrega el telemtico, podr especificar la aplicacin correspondiente (por ejemplo, Word, Excel o PDF). Lo anterior es sin perjuicio de lo establecido sobre entrega de la informacin en el numeral 3.1., letra b) de esta instruccin.

iii. Etapa de resolucin de la solicitud de acceso a la informacin: conformada por la revisin de fondo de la solicitud, la preparacin y firma del acto administrativo de respuesta por parte del rgano de la Administracin del Estado y su notificacin al peticionario. iv. Etapa de cumplimiento de lo resuelto: conformada por el eventual cobro de los costos directos de reproduccin y la entrega efectiva de la informacin y certificacin de la misma, de haber sido dispuesta en la etapa de resolucin.

Los rganos podrn establecer las etapas y estructura que estimen necesarias para otorgar una pronta respuesta, en tanto, contemplen todas las actividades exigidas en la Ley de Transparencia y que desarrolla esta Instruccin, considerando los principios de facilitacin, oportunidad y economa procedimental. 1. Etapa de presentacin y recepcin de la solicitud de acceso a la informacin El procedimiento administrativo de acceso a la informacin se iniciar con el ingreso y recepcin de las respectivas solicitudes, etapa que deber ajustarse a las exigencias que en la presente Instruccin General se sealan. 1.1. Canales y vas de ingreso de las solicitudes de informacin La solicitud de acceso a la informacin se efectuar por escrito y su va de ingreso podr ser electrnica o material y, en este ltimo caso, presencial o a travs de correo postal. Si el formato escogido por el solicitante es electrnico, en el banner a que se refiere el numeral 12 de la presente Instruccin General se deber especificar el sitio web que se encuentra disponible para la recepcin electrnica de las solicitudes, y redireccionar directamente a l. Si el requirente opta por el formato material, aqul podr entregar su solicitud presencialmente en las Oficinas de Partes y/o en las Oficinas de Informacin, Reclamos y Sugerencias (OIRS) del rgano, o enviarla por correo postal a la direccin de cualquiera de ellas. De no existir alguna de las oficinas antes mencionadas en una ciudad donde el rgano o servicio disponga de alguna dependencia, esta ltima deber recibir solicitudes de acceso. Para facilitar la va presencial o remisin postal de las solicitudes, deber informarse sobre las direcciones de las mencionadas oficinas y los horarios de atencin de pblico, en el banner a que se refiere el numeral 12 de la presente Instruccin General.

f)

g)

c)

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Si el solicitante nada indica en su presentacin respecto de la forma de realizar las actuaciones de notificacin o la entrega de la informacin, los rganos debern efectuarlas en conformidad a los artculos 46 y 47 de la ley N 19.880. Sin perjuicio de lo anterior, si slo seala una direccin de correo electrnico, la notificacin y la entrega de la informacin se efectuarn por este medio. Los rganos de la Administracin del Estado debern contar con formularios para facilitar la presentacin de las solicitudes de acceso a la informacin, los que contendrn las mismas exigencias y las diversas opciones de las que dispone el requirente, sealadas en los literales precedentes. Los referidos formularios: Debern estar disponibles en sus respectivas oficinas y en el banner Solicitud de informacin Ley de Transparencia a que se refiere el numeral 12 de la presente Instruccin General, para su uso en el sistema electrnico de solicitudes de acceso, con el objeto de ser descargados en formato PDF o de otro tipo, o para ser impresos directamente; Tratndose de formularios web, debern disponer de un campo para identificar la informacin solicitada de, al menos, 10.000 caracteres; Debern contemplar un campo en el que los solicitantes puedan incorporar observaciones, como las referidas en el punto 3.1. de la presente Instruccin General, con el objeto de poner en conocimiento del rgano alguna circunstancia que consideren relevante para efectos del acceso y entrega de la informacin requerida, y Podrn contener informacin adicional acerca del procedimiento administrativo de acceso, de los plazos con que cuenta el rgano para contestar y de la posibilidad que tiene el solicitante de acudir al Consejo para la Transparencia en caso de vencer dicho plazo sin obtener respuesta o de ser denegada, total o parcialmente, la peticin.

Sin perjuicio de lo sealado en el prrafo anterior y por aplicacin de lo dispuesto en el Convenio N 169, de la Organizacin Internacional del Trabajo, sobre pueblos indgenas y tribales en pases independientes, en las reas de alta densidad indgena, los rganos pblicos debern contar con formularios en las lenguas indgenas a que se refiere la ley N 19.253, que establece normas sobre proteccin, fomento y desarrollo de los indgenas. Los servicios pblicos no podrn exigir que el solicitante disponga de una cuenta de correo electrnico para formular solicitudes de acceso, aun cuando su solicitud sea efectuada en formato on line. 1.3. Prohibicin de exigir el cumplimiento de requisitos en la solicitud no contemplados en la Ley de Transparencia ni en su Reglamento Los rganos de la Administracin del Estado debern abstenerse de requerir en los formularios de solicitud o en las solicitudes de acceso, como campo obligatorio, informacin no contemplada en la Ley de Transparencia o en su Reglamento, para efectos de registrarse en el sistema electrnico de solicitudes, permitir la presentacin de las mismas o dar curso a una solicitud de acceso como requisito de admisibilidad, tales como nmero de cdula de identidad y/o rol nico tributario, telfono fijo o mvil, gnero o sexo, nivel educacional, estado civil y pertenencia a alguna institucin. La especificacin de la ciudad y la regin correspondientes al domicilio slo se podr exigir cuando el requirente opte por ser notificado por correo postal. nicamente con fines estadsticos y de forma voluntaria, debiendo el rgano informar esta circunstancia, se podr solicitar a los usuarios que completen otros datos personales distintos a los exigidos en el artculo 12 de la Ley de Transparencia. En el formulario respectivo deber indicarse expresamente si el campo solicitado tiene el carcter de obligatorio o voluntario, segn sea el caso. 1.4. Acuse de recibo de las solicitudes de acceso a la informacin en que conste su contenido Los rganos pblicos debern otorgar a los requirentes el correspondiente recibo que acredite la fecha de presentacin, el nmero de ingreso y su contenido, cuando as stos lo exijan. Para dar cumplimiento a esta obligacin podrn disponer de formularios autocopiativos o la entrega de una copia de la presentacin en la cual se estampe la fecha de recepcin, as como el envo de un correo electrnico en el que se incorpore de manera textual la solicitud formulada, ya sea por transcripcin de aqulla o mediante su escaneo, o bien, la remisin a travs de carta certificada, de una copia de la presentacin en la que conste la fecha y hora de recepcin de la misma, en caso que la solicitud se haya enviado por ese medio y el peticionario no haya solicitado ser notificado va correo electrnico. En el caso de solicitudes on line efectuadas mediante el sistema electrnico a que se refiere el numeral 9 de la presente Instruccin General, se deber contemplar una opcin que permita a los peticionarios exigir recibo de su solicitud, disponiendo de un procedimiento automatizado de envo de la misma, en cuyo caso el comprobante de recibo cumplir con los mismos requisitos sealados en el prrafo anterior.

Se considerar buena prctica que el servicio entregue en todos los casos el referido recibo, aun en ausencia de solicitud expresa del peticionario, e informe en el mismo: a) La fecha en que se cumple el plazo de 20 das establecido en el artculo 14 de la Ley de Transparencia (advirtiendo que podr variar en caso de subsanacin o prrroga) y la posibilidad de recurrir al Consejo en caso de vencer dicho plazo sin obtener respuesta o de ser denegada, total o parcialmente, la peticin, La posibilidad de hacer seguimiento al procedimiento de acceso a la informacin de su solicitud en lnea, indicando el link respectivo, en conformidad a lo sealado en el numeral 9 de esta Instruccin General, y Que se le puede requerir, eventualmente, la subsanacin de su solicitud, en los casos, en la forma y en los plazos dispuestos en el numeral 2.2. de la presente Instruccin.

b)

c)

1.5. Informacin sobre el procedimiento administrativo de acceso a la informacin y tutorial de usuario Se considerar buena prctica que los rganos dispongan en los respectivos sitios web de un tutorial o gua para el usuario en formato de audio y/o lectura fcil, con el objeto de indicar con claridad la forma de utilizacin de los formatos de presentacin, los canales o vas de acceso correspondientes para formular las solicitudes y de los plazos y etapas del procedimiento administrativo de acceso a la informacin. 1.6. Personal de las Oficinas de Informaciones, Reclamos y Sugerencias y/o de las Oficinas de Partes de los rganos de la Administracin del Estado Se recomienda que las personas que se desempeen en las Oficinas de Informaciones, Reclamos y Sugerencias, en las Oficinas de Partes o en las Unidades encargadas de la aplicacin de la Ley de Transparencia estn familiarizadas con el contenido de dicha ley, su Reglamento y las instrucciones emitidas por el Consejo, de modo de prestar una atencin informada a quienes concurran a formular solicitudes de acceso a la informacin. Se considerar buena prctica que los rganos de la Administracin del Estado incorporen dentro de sus planes de capacitacin las materias mencionadas en el prrafo precedente. 2. Etapa de anlisis formal de la solicitud de acceso y bsqueda de la informacin En esta etapa los rganos pblicos debern verificar su competencia para dar respuesta a la solicitud de acceso a la informacin, el cumplimiento de los requisitos de la solicitud de acceso a la informacin sealados como obligatorios en el artculo 12 de la Ley de Transparencia y en el numeral 1.2. de la presente Instruccin General, la subsanacin de la solicitud en caso que corresponda, la bsqueda de la informacin y la eventual afectacin de derechos de terceros.

Tratndose de personas que no sepan o no puedan escribir, en conformidad al principio de facilitacin de la Ley de Transparencia, la persona que reciba la solicitud deber rellenar el referido formulario de manera fidedigna, estampar fecha y hora de presentacin, otorgar copia al peticionario e informarle de los plazos y etapas del procedimiento administrativo de acceso a la informacin. En virtud del principio de accesibilidad universal contemplado en la ley N 20.422, que establece normas sobre igualdad de oportunidades e inclusin social de personas con discapacidad, deber disponerse de formularios que sean comprensibles y utilizables por las personas con discapacidad, en condiciones de seguridad y comodidad, y de la forma ms autnoma y natural posible. Por ejemplo, para personas con discapacidad visual se dispondr de formularios en formatos que permitan una lectura fcil. Se considerar una buena prctica que el formulario se encuentre disponible en diversos idiomas. Esta recomendacin se aplica especialmente respecto de aquellos servicios que dentro de su competencia se vinculen en forma habitual con personas que hablen idiomas distintos del castellano.

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2.1. Anlisis competencial del rgano requerido y eventual derivacin En funcin de la informacin solicitada al rgano, ste deber verificar si lo requerido se encuentra dentro de la esfera de sus competencias y atribuciones. Se entender que un servicio es competente para resolver la solicitud cuando, en ejercicio de sus funciones y/o atribuciones, gener o debi generar la referida informacin, sta hubiese sido elaborada por un tercero por encargo de aqul o, en cualquier caso, aqulla obrase en su poder. Lo anterior tendr aplicacin, salvo que la informacin solicitada hubiere sido generada por un rgano pblico diferente al requerido, en la medida que: a) Est facultado legalmente para cobrar por ella un valor distinto a los costos directos de reproduccin; Pudiere ver afectado, con su entrega, el debido cumplimiento de sus funciones, o Tenga competencias o atribuciones preferentes para evaluar la afectacin de la seguridad de la Nacin o el inters nacional.

El servicio pblico al cual se le deriv un requerimiento de acceso a la informacin pblica deber otorgar el recibo a que se refiere el numeral 1.4., como si se tratase de una nueva presentacin, aun cuando el rgano que se declar incompetente ya lo hubiese otorgado. No podr utilizarse el procedimiento de derivacin, a que se refiere el artculo 13 de la Ley de Transparencia, cuando se trate de unidades u rganos internos de un mismo servicio pblico, aunque stos ejerzan facultades desconcentradas. As, por ejemplo, una Direccin Regional o una Secretara Regional Ministerial no podr derivar una solicitud a la Direccin Nacional o a la Subsecretara respectiva, ni viceversa. Sin perjuicio de lo anterior, proceder la derivacin entre los Establecimientos de Autogestin de Red y el correspondiente Servicio de Salud. Cuando no sea posible individualizar al rgano competente o cuando la informacin requerida pertenezca a diversos organismos, deber comunicarse de inmediato al solicitante dicha circunstancia, mediante notificacin efectuada de acuerdo a lo indicado en su peticin de informacin. De esta forma, el rgano dar por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante l.

aplicar el mecanismo de notificacin sealado en este numeral; es decir, solicitar al peticionario que subsane el defecto de falta de identificacin de la informacin pedida detectado en el correspondiente requerimiento, dentro del plazo de 5 das hbiles. Se entender por solicitud poco clara o genrica aquella que carece de especificidad respecto de las caractersticas esenciales de la informacin requerida, tales como su materia, fecha de emisin o perodo de vigencia, autor, origen o destino, soporte, etctera. Una vez verificada la subsanacin por parte del requirente, dentro de los plazos establecidos, el rgano deber dar curso progresivo a la solicitud de acceso a la informacin y slo desde esa fecha comenzarn a correr los plazos establecidos en el artculo 14 de la Ley de Transparencia y en el numeral 6 de la presente Instruccin General. 2.3. Bsqueda de la informacin requerida En esta etapa el rgano pblico proceder a efectuar la bsqueda de los actos, resoluciones, actas, expedientes y contratos, as como de toda otra informacin que obre en su poder, cualquiera sea el formato o soporte en que se contenga, que sirvan para dar respuesta a la solicitud formulada. En caso de contar con la informacin requerida, el rgano deber proceder en conformidad a lo dispuesto en el numeral 2.4. de la presente Instruccin General. Si realizada la bsqueda, el rgano pblico constata que no posee la informacin deber: a) En caso de existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgacin de los documentos pedidos, comunicar esta circunstancia al solicitante, haciendo entrega de copia del acto y del acta respectiva, en los trminos sealados en la Circular N 28.704, de 1981, de la Contralora General de la Repblica, que regula la eliminacin de documentos en la Administracin Pblica y en las dems disposiciones aplicables. Una vez notificada la referida respuesta, el rgano deber dar por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante l. De no existir un acto administrativo que haya dispuesto la expurgacin de los documentos pedidos, agotar todos los medios a su disposicin para encontrar la informacin y, en caso de estimarse que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria, instruir el correspondiente procedimiento sancionatorio. Si la informacin no fuere habida, deber comunicarse esta circunstancia al solicitante, indicndole detalladamente las razones que lo justifiquen.

b) c)

De verificarse alguna de estas circunstancias, ser competente para conocer de ella el rgano referido, debiendo efectuarse la derivacin correspondiente y justificar debidamente la concurrencia de alguna de estas circunstancias en el acto administrativo respectivo. Si no es posible definir la competencia del rgano, por ser la identificacin de la informacin solicitada poco clara, el rgano deber, previa verificacin de los restantes requisitos y en un solo acto, requerir la subsanacin de acuerdo al plazo y en la forma sealados en el numeral siguiente, indicando que ello es sin perjuicio de la determinacin final de su competencia para resolver, en definitiva, lo solicitado. Recibida la solicitud o efectuada la subsanacin referida, el rgano pblico deber definir: a) Si es incompetente para resolver la solicitud, caso en el que proceder del siguiente modo: Cuando sea posible individualizar al rgano competente, por existir una autoridad que deba conocer la solicitud de informacin segn el ordenamiento jurdico, ya sea porque se desprende claramente de ella o de la subsanacin correspondiente, en su caso, el sujeto requerido deber derivar la solicitud de inmediato, e informar al peticionario de todo lo anterior, mediante notificacin efectuada de acuerdo a lo indicado en su solicitud. De esta forma, el rgano dar por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante l. La notificacin al solicitante incluir una copia del acto administrativo en virtud del cual se efectu la derivacin y la indicacin de su fecha de envo al rgano competente. Se considerar, como buena prctica, indicar el nombre del encargado del procedimiento administrativo de acceso a la informacin del rgano al que se deriv la solicitud, a que se refiere el numeral 8 de la presente Instruccin General.

b)

Si es competente para resolver la solicitud, caso en el que proceder a revisar la completitud de la misma, efectuar la bsqueda de la informacin y, en caso que corresponda, verificar la eventual afectacin de derechos de terceros, dando curso progresivo al procedimiento.

2.2. Anlisis del cumplimiento de los requisitos de la solicitud y eventual subsanacin Los rganos pblicos debern verificar si la solicitud de acceso a la informacin rene los requisitos obligatorios sealados en el artculo 12 de la Ley de Transparencia y en el numeral 1.2. de la presente Instruccin General. Para el caso de no cumplir con uno o ms de ellos, se comunicar de inmediato al requirente de esta situacin, indicndole con exactitud cul o cules requisitos debe subsanar y la forma de hacerlo. Para estos efectos el solicitante contar con un plazo de 5 das hbiles contados desde la correspondiente notificacin, bajo apercibimiento de tenrsele por desistido de su peticin, sin necesidad de dictar una resolucin posterior que declare el respectivo incumplimiento. Para el caso que el peticionario no indique su domicilio, un correo electrnico u otro medio de notificacin y el rgano no tenga en sus bases de datos alguna informacin de contacto, ste no estar obligado a efectuar el procedimiento sealado en el prrafo anterior, debiendo declararse inadmisible provisionalmente la solicitud, salvo que el peticionario por cualquier medio corrija dicha omisin dentro del plazo de 5 das hbiles de efectuada su presentacin. Transcurrido este plazo sin que el requirente informe alguno de los datos indicados precedentemente, el rgano administrativo podr declarar, sin ms trmite, la inadmisibilidad de la solicitud. Frente a una solicitud poco clara o genrica de acceso a la informacin pblica, los rganos debern

b)

Se considerar buena prctica que los rganos dispongan de un registro al que incorporen el acto administrativo en virtud del cual se notifique al solicitante que la informacin no obra en su poder, como consecuencia de la expurgacin de los respectivos documentos o de la bsqueda infructuosa, a que se refieren los literales a) y b) precedentes, individualizando el acto administrativo correspondiente y la descripcin de la informacin inexistente. Se recomienda que dicho registro sea publicado en el banner de Transparencia Activa del rgano.

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En caso que existan circunstancias que hagan difcil reunir la informacin solicitada, ya sea por la antigedad de sta, por su volumen o por encontrarse en un lugar distinto o de difcil acceso para el rgano, podr ampliarse el plazo para evacuar la respuesta al requirente, en consideracin a lo previsto en el numeral 6.2. de la presente Instruccin General. 2.4. Anlisis de la eventual afectacin de derechos de terceros, procedimiento de notificacin y ejercicio del derecho de oposicin Si la solicitud de informacin pblica se refiere a documentos o antecedentes que contengan informacin que pueda afectar los derechos de terceros, el rgano de la Administracin del Estado requerido, dentro del plazo de 2 das hbiles, contado desde la recepcin de la solicitud que cumpla con todos los requisitos obligatorios establecidos en el artculo 12 de la Ley de Transparencia o desde la correspondiente subsanacin, deber comunicar mediante carta certificada, a la o las personas que pudieren verse afectadas, la facultad que les asiste para oponerse a la entrega de los documentos solicitados, adjuntando copia del requerimiento respectivo. Este derecho de oposicin del tercero deber ejercerse por escrito, por cualquier medio incluyendo los electrnicos, dentro del plazo de 3 das hbiles contados desde la fecha de notificacin, y requerir expresin de causa, debiendo informarse en la comunicacin respectiva de tales circunstancias. Se entender que existe expresin de causa cuando, adems de la negativa, el tercero indica alguna razn o fundamento que justifique la afectacin de un derecho, no siendo suficiente esgrimir la afectacin de un simple inters. Deducida la referida oposicin en tiempo y forma, el rgano requerido quedar impedido de proporcionar la documentacin o antecedentes solicitados y, por tanto, no le corresponder analizar la pertinencia o calidad de la fundamentacin de la negativa del tercero. En este caso, el rgano administrativo deber comunicar al solicitante la circunstancia de haberse negado el tercero en tiempo y forma a la entrega de la informacin, otorgando copia de la oposicin. Si alguna parte de dicha oposicin pudiere revelar la informacin solicitada, deber ser tachada antes de su entrega. Slo en el caso de no deducirse oposicin alguna en tiempo y forma, el rgano de la Administracin del Estado requerido deber entender que el tercero ha accedido a la entrega de los documentos o antecedentes respectivos, sin necesidad de certificacin alguna. Sin perjuicio de lo anterior, tratndose de datos sensibles en ausencia de oposicin se entender que el tercero no accede a la publicidad, debiendo aplicar el rgano pblico, de ser procedente, el principio de divisibilidad respecto de los documentos que los contengan. Son datos de esta naturaleza, de acuerdo al artculo 2 letra g) de la ley N 19.628, aquellos datos personales que se refieren a las caractersticas fsicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, tales como los hbitos personales, el origen racial, las ideologas y opiniones polticas, las creencias o convicciones religiosas, los estados de salud fsicos o psquicos y la vida sexual. Excepcionalmente, de concurrir alguno de los supuestos establecidos en la letra c) del artculo 21 N 1 de la Ley de Transparencia, podr el rgano reque-

rido omitir la notificacin a que alude el prrafo primero de este apartado y denegar la solicitud por afectar el debido cumplimiento de las funciones del rgano. 3. Etapa de resolucin de la solicitud de acceso a la informacin Durante la etapa resolutiva, el rgano pblico deber efectuar la revisin de fondo de lo solicitado con la finalidad de pronunciarse sobre la peticin formulada, sea entregando la informacin requerida o negndose a ello, para lo cual dispondr la revisin de la informacin pedida y proceder a redactar el acto administrativo de respuesta y a notificarlo al peticionario. 3.1. Revisin de la informacin y redaccin de la respuesta Una vez efectuado el levantamiento de informacin y verificada su existencia, el rgano deber revisar los documentos y antecedentes en que consta y proceder de la siguiente manera: a) Cuando la informacin solicitada est permanentemente a disposicin del pblico, o lo est en medios impresos tales como libros, compendios, folletos, archivos pblicos de la Administracin, as como tambin en formatos electrnicos disponibles por internet o en cualquier otro medio, se deber comunicar al solicitante, con la mayor precisin posible, la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a dicha informacin. Por ejemplo, este procedimiento podr utilizarse cuando lo solicitado sean normas reglamentarias que se encuentren disponibles en una pgina web de acceso gratuito; cuando la informacin se encuentre disponible en internet, caso en el cual se deber sealar el link especfico que la alberga o contiene, no entendindose cumplida la obligacin con el hecho de indicar, de modo general, la pgina de inicio respectiva; o cuando los documentos solicitados hubiesen sido enviados al Archivo Nacional, en cuyo caso se debern sealar los campos exactos que permitan efectuar una bsqueda directa. Evacuada la notificacin al solicitante, dentro de los plazos que establece el artculo 14 de la Ley de Transparencia, se entender que la Administracin ha cumplido con su obligacin de informar, en la medida que la referida informacin se mantenga efectivamente en forma permanente a disposicin del pblico. El rgano pblico no podr utilizar este procedimiento cuando importe un entorpecimiento grave al ejercicio del derecho de acceso a la informacin. Por ejemplo, se considerar que ello ocurre cuando el domicilio indicado en la solicitud se encuentre a una distancia considerable del lugar donde la informacin est a disposicin del pblico y el peticionario deba invertir excesivo tiempo y recursos para trasladarse, se presenten dificultades para el acceso al transporte pblico o se trate de localidades que quedan aisladas durante algunos perodos de tiempo, o los solicitantes tengan problemas de movilidad o desplazamiento (por ejemplo, personas con discapacidad) y as lo manifiesten en sus respectivas solicitudes de informacin. b) Cuando respecto de la informacin solicitada no exista oposicin de terceros a la entrega, ni

concurra alguna de las causales de secreto o reserva, es decir, afectacin del debido cumplimiento de las funciones del rgano, los derechos de las personas, la seguridad de la Nacin o el inters nacional, dicha informacin ser pblica y la autoridad o jefatura o jefe superior del rgano requerido estar obligado a proporcionar la informacin pedida. La respuesta contendr, como mnimo, los siguientes elementos: Ordenar la entrega de la informacin, sin imponer condiciones de uso o restricciones a su empleo, salvo las expresamente estipuladas en la ley. En este punto, se deber detallar la informacin especfica que se solicit y a la que se est dando acceso, procurando ajustarse estrictamente a la peticin realizada por el solicitante, de modo que ste reciba en forma completa e ntegra la informacin requerida. Establecer la forma y medio de entrega. Para ello, la entrega se dispondr en la forma y por el medio que el requirente haya sealado en su presentacin, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional, casos en que la entrega se har en la forma y a travs de los medios disponibles, en conformidad a lo establecido en el numeral 6.2. de la Instruccin General N 6 de este Consejo. En este ltimo caso, la respuesta deber indicar las circunstancias que justifiquen la calificacin del gasto como excesivo o no previsto y los medios y formatos alternativos a travs de los cuales el requirente podr acceder a la informacin. Por ejemplo, el rgano pblico podr proponer sustituir el formato papel (fotocopia o impresin) por formatos magnticos, electrnicos u pticos o permitir al solicitante efectuar la reproduccin por sus propios medios, indicando el lugar y horario de atencin para ello. Dispondr la gratuidad de la entrega o fijar los costos directos de reproduccin. El servicio deber indicar si la entrega de la informacin ser gratuita por concurrir alguno de los supuestos de gratuidad establecidos en el acto administrativo que los fij o en consideracin al caso concreto. Slo en la medida que el rgano no haya dispuesto la gratuidad de la entrega, deber determinar en la respuesta los costos directos de reproduccin y, como buena prctica, ofrecer opciones menos gravosas a las que el solicitante pueda acceder, indicando expresamente que dispone de un plazo de 30 das para efectuar el pago, todo ello en conformidad a lo establecido en la Instruccin General N 6 de este Consejo. Se considerar como buena prctica indicar el lugar para efectuar el pago y los horarios de atencin.

Asimismo, se considerar como buena prctica que los rganos publiquen en la pgina web de Transparencia Activa, los actos administrativos por los cuales se acceda a las solicitudes de acceso a la informacin, clasificndolos por materia y fecha, salvo cuando se trate de informacin que hubiese sido entregada exclusivamente en atencin a la persona del peticionario,

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caso en el cual, deber abstenerse de publicar la respuesta correspondiente, por ejemplo, cuando lo solicitado sean datos personales sensibles y el solicitante es el titular de esos datos. c) Cuando respecto de la informacin solicitada concurra, a su juicio, alguna de las causales de secreto o reserva que establece el artculo 21 de la Ley de Transparencia, deber denegar el acceso a la informacin. La negativa a entregar la informacin se formular por escrito, mediante la dictacin del correspondiente acto administrativo, el que deber ser fundado, especificando, con exactitud y remisin expresa a la norma que la contenga, la causal legal invocada y las razones de hecho y de derecho que en cada caso motiven su decisin. Asimismo, deber indicar expresamente al solicitante que a su respecto puede interponer amparo a su derecho de acceso a la informacin ante el Consejo para la Transparencia en el plazo de 15 das hbiles contado desde la notificacin de la denegacin de acceso. Por ltimo, el acto deber disponer su incorporacin al ndice de actos y documentos calificados como secretos y reservados una vez que se encuentre a firme, en conformidad a lo dispuesto en la Instruccin General N 3 del Consejo, es decir, cuando: i) habiendo transcurrido el plazo para presentar la reclamacin a que se refiere el artculo 24 de la Ley de Transparencia, sta no se hubiere presentado; ii) habindose presentado la reclamacin anterior, el Consejo hubiere denegado el acceso a la informacin sin que se interpusiere el reclamo de ilegalidad en el plazo contemplado en el artculo 28 de la Ley, o iii) habindose presentado el reclamo de ilegalidad, la Corte de Apelaciones confirmare el acto administrativo denegatorio del rgano o servicio de la Administracin del Estado.

47 del mencionado cuerpo legal. Sin perjuicio de lo anterior, si el peticionario slo sealare una direccin de correo electrnico, la notificacin se efectuar por este medio. 4. Etapa de cumplimiento de lo resuelto La etapa de cumplimiento consistir en la ejecucin de lo resuelto por el servicio pblico cuando se haya dispuesto la entrega de la informacin, total o parcialmente, y estar conformada por el eventual cobro de los costos directos de reproduccin, la entrega efectiva de la informacin solicitada y la certificacin de sta. 4.1. Procedimiento de cobro de los costos directos de reproduccin De disponerse en el acto administrativo que orden la entrega el cobro de los costos directos de reproduccin de la informacin solicitada, el procedimiento se regir por lo sealado en el numeral 7 de la Instruccin General N 6. Por consiguiente, el peticionario contar con 30 das hbiles para efectuar el pago del importe establecido, suspendindose el plazo de entrega de la informacin consagrado en el artculo 14 de la Ley de Transparencia, mientras esa circunstancia no se verifique. Una vez efectuado el pago de los costos directos de reproduccin, el plazo de entrega seguir corriendo y el rgano estar obligado a efectuar la reproduccin de la informacin en el soporte solicitado o escogido a posteriori por el requirente, ponindola a su disposicin por el medio de envo sealado en su presentacin o para su retiro en la oficina indicada. De solicitarse el retiro de la informacin desde alguna oficina del servicio, el solicitante tendr un plazo de 30 das hbiles para ello. Transcurrido dicho plazo el rgano pblico no estar obligado a mantener la documentacin a disposicin del peticionario, sin perjuicio de disponer, como buena prctica, una nueva notificacin y/o la ampliacin del plazo de retiro. Si el requirente de informacin no paga los costos directos de reproduccin en el plazo indicado, el rgano no estar obligado a reproducir la informacin y, verificado el transcurso del plazo, puede dar por terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante l. Lo anterior, es sin perjuicio del derecho que le asiste al peticionario de presentar una nueva solicitud de acceso o de la aceptacin, como buena prctica, por parte del servicio de un pago posterior. tada 4.2. Entrega efectiva de la informacin solici-

en su presentacin, siempre que ello no importe un costo excesivo o un gasto no previsto en el presupuesto institucional del rgano, casos en que la entrega se har en la forma y a travs de los medios disponibles, conforme a lo establecido en el acto administrativo que accedi a la solicitud y de acuerdo a lo establecido en el numeral 6.2. de la Instruccin General N 6 de este Consejo. De existir medios alternativos, el peticionario deber indicar por cul de ellos opta, pagando los costos directos de reproduccin si correspondiere. Sin perjuicio de lo anterior, si slo sealare una direccin de correo electrnico, la notificacin y la entrega de la informacin se efectuarn por este medio. Cuando no sea necesario el pago de los costos directos de reproduccin y el medio escogido por el solicitante en su presentacin lo permita, la entrega se efectuar conjuntamente con la notificacin de la respuesta. Los rganos de la Administracin del Estado debern estampar en la informacin que se entregue, cuando as les sea requerido y en los casos que corresponda, una leyenda que identifique que se trata de una copia fiel a su original o copia del documento tenido a la vista, independiente del formato en que aqulla se solicite. Cuando lo solicitado se encuentre en documentos u otros formatos que contengan informacin que sea en parte pblica y en parte secreta o reservada, el servicio deber efectuar la entrega de la primera y tachar la segunda, mediante cualquier medio que asegure su ilegibilidad e impida su reconstitucin, indicando expresamente la causal en virtud de la cual se ha procedido al tachado. 4.3. Entrega de informacin que contenga datos personales Cuando la informacin requerida contenga datos de carcter personal y el peticionario indique ser su titular, slo proceder la entrega presencial y quien la efecte deber verificar que la informacin sea retirada por quien efectivamente tenga dicha calidad o por su apoderado, conforme a lo dispuesto en el artculo 22 de la ley N 19.880. En este caso, los solicitantes que concurran al respectivo rgano pblico a retirar la informacin requerida debern acreditar su identidad mediante la exhibicin de la cdula expedida por el Servicio de Registro Civil e Identificacin, y quienes acten como sus apoderados debern, adems, demostrar habrseles otorgado el respectivo poder, por escritura pblica o instrumento privado suscrito ante notario. En forma excepcional, proceder la entrega por medios electrnicos cuando el titular utilice firma electrnica avanzada, conforme a lo dispuesto en la ley N 19.799. Por su parte, cuando se soliciten documentos y otros formatos en los que se contemplen datos personales que no correspondan a los del peticionario y no hayan sido requeridos, se proceder a tachar los mencionados antecedentes, debiendo consignar en el formato respectivo que el tachado se procedi a efectuar en virtud de lo dispuesto en la ley N 19.628. Cuando la informacin solicitada contenga datos sensibles de un tercero y se haya procedido a notificarlo en virtud de lo establecido en el numeral 2.4. de la presente Instruccin General, sin manifestarse consentimiento expreso por su parte, el rgano tachar aquellos datos en virtud del principio de divisibilidad,

3.2. Acto administrativo con mltiples decisiones Cuando en virtud de la diversidad de documentos solicitados y del principio de divisibilidad contenido en la Ley de Transparencia, una misma solicitud de acceso a la informacin d origen a una respuesta que contenga decisiones de diverso tipo (derivar en parte, acoger parcialmente, denegar en otra, etctera), el acto administrativo que se dicte deber cumplir con los requisitos que para cada caso se sealan en la presente Instruccin. 3.3. Notificacin del acto administrativo que pone trmino al procedimiento de acceso a la informacin El acto administrativo que pone trmino al procedimiento de acceso a la informacin deber ser notificado al requirente a travs del procedimiento y por el medio escogido por ste en su solicitud de acceso y, en caso de no sealarlo expresamente, la notificacin se efectuar de acuerdo a las reglas del artculo 46 de la ley N 19.880, es decir, mediante carta certificada dirigida al domicilio del solicitante; de manera personal o en la oficina del rgano de la Administracin respectivo, si el interesado se apersonare a recibirla, firmando en el expediente la debida recepcin. Asimismo, se entender practicada la notificacin si el interesado a quien afectare, hiciere cualquier gestin en el procedimiento con posterioridad al acto, que suponga necesariamente su conocimiento, sin haber reclamado previamente de su falta o nulidad, en conformidad a lo dispuesto en el artculo

La entrega material de la informacin solicitada se har por parte del rgano requerido sin imponer condiciones de uso o restricciones a su empleo, salvo las expresamente estipuladas por la ley, ni requisitos previos a su entrega distintos a los establecidos en la Ley de Transparencia. Por ejemplo, no se podr condicionar la entrega a que el solicitante otorgue su autorizacin para el tratamiento de sus datos personales con finalidades distintas a las de efectuar la tramitacin del procedimiento administrativo de acceso a la informacin, como puede ser el envo de un boletn informativo del servicio. La entrega de la informacin se efectuar en la forma y por el medio que el requirente haya sealado

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debiendo consignar en el formato respectivo que ello se debe a la aplicacin de la Ley N 19.628, y entregar la restante informacin. 4.4. Certificacin de la entrega efectiva de la informacin Los rganos de la Administracin del Estado debern contar con un sistema que certifique la entrega efectiva de la informacin al solicitante y que contemple las previsiones tcnicas correspondientes. El sistema de certificacin deber contar con medidas de verificacin apropiadas dependiendo si se trata del envo de la informacin por correo electrnico, por correo certificado o del retiro de la informacin desde alguna de las oficinas del rgano. Esta certificacin se podr efectuar a travs de un formulario denominado Acta de entrega de informacin, al que se deber adjuntar toda la documentacin que permita acreditar que la informacin fue entregada al solicitante y cuyo contenido mnimo ser el siguiente: a) Nombre del solicitante o de su apoderado, segn corresponda, al que se remiti la informacin o se le efectu la entrega. Identificacin de la solicitud de informacin y del acto administrativo que dispuso la entrega. Fecha y hora en la que se efecta la remisin y/o entrega de la informacin. Descripcin breve de los documentos o antecedentes remitidos o entregados, indicando el tipo y formato en que se entregan. Firma del solicitante o de su apoderado, en el caso de tratarse del retiro desde una oficina del rgano respectivo. Si el solicitante y/o su apoderado no supiere o no pudiere firmar se dejar testimonio de esta circunstancia, expresando el motivo por el cual no firma; y proceder a estampar la impresin digital del pulgar de su mano derecha o en su defecto de cualquier otro dedo. Nombre y firma de la persona que remite la informacin o hace entrega de la misma.

Si el solicitante indicare como medio de entrega el correo electrnico y sta resultare fallida debido a la capacidad del servidor de destino o el tamao de los archivos, se considerar buena prctica que el rgano le indique medios alternativos de entrega, pudiendo para ello requerirle su domicilio. Se considerar una buena prctica que, en caso de enviarse la informacin requerida va correo electrnico o carta certificada, se solicite al peticionario la remisin, por el medio que le resulte ms conveniente, de una notificacin al servicio u rgano en la que conste la recepcin de aqulla. De lo anterior deber dejarse constancia en el respectivo expediente administrativo de tramitacin de la solicitud de informacin, a que se refiere el numeral siguiente. 5. Del expediente administrativo y del registro de actuaciones Por cada solicitud de acceso a la informacin los rganos o servicios pblicos debern confeccionar un expediente, escrito en formato material o electrnico, en el que conste todo el procedimiento administrativo de acceso a la informacin, es decir, la solicitud de acceso, las oposiciones de terceros, y cualquier otro documento presentado, con expresin de la fecha y hora de su recepcin, respetando su orden de ingreso. Asimismo, se incorporarn todas las actuaciones, documentos y resoluciones que el rgano remita al peticionario, a los terceros o a otros rganos pblicos y las notificaciones y comunicaciones a que stas den lugar, con expresin de la fecha y hora de su envo, en estricto orden de ocurrencia o egreso. Adems, por cada solicitud deber llevarse un registro actualizado, escrito en formato material o electrnico, de las actuaciones, documentos o resoluciones sealadas en el prrafo precedente con indicacin de la fecha y hora de su presentacin, ocurrencia o envo, al que tendrn acceso permanente los interesados. III. NORMAS GENERALES 6. Plazos del procedimiento administrativo de acceso a la informacin 6.1. Plazo general Los rganos pblicos debern dar estricto cumplimiento a los plazos establecidos para la duracin del procedimiento administrativo de acceso a la informacin, sealados en el artculo 14 de la Ley de Transparencia. Por regla general, la autoridad o jefatura o jefe superior del servicio deber pronunciarse respecto de la peticin en el plazo mximo de 20 das hbiles contados desde la recepcin de la solicitud o desde que se haya subsanado la omisin de los requisitos del artculo 12 de la Ley de Transparencia, segn corresponda, incluyendo en este perodo la entrega de la informacin, cuando sea procedente. El plazo sealado en el prrafo anterior comenzar a correr para el rgano pblico que reciba una derivacin de una solicitud de acceso por incompetencia desde otro servicio, en la misma fecha que reciba la derivacin o desde que se subsanen las omisiones de que adolezca la presentacin correspondiente, como si se tratare de una nueva presentacin.

6.2. Prrroga del plazo Excepcionalmente, los rganos pblicos podrn disponer, por una sola vez, la prrroga del plazo de 20 das hbiles del procedimiento administrativo de acceso por otros 10 das hbiles, cuando existan circunstancias que hagan difcil reunir la informacin solicitada. El plazo sealado constituir un lmite mximo, por lo que se podr disponer la prrroga por plazos ms breves. Definida la necesidad de prorrogar el plazo, el rgano requerido deber comunicar al solicitante, antes del vencimiento de aqul, los das de extensin y los fundamentos que justifiquen la concurrencia de circunstancias que hagan difcil reunir la informacin. Se considerar buena prctica que, adems, se le informe la fecha en que se cumple dicho plazo y de la posibilidad de recurrir al Consejo en caso de vencer sin obtener respuesta o de ser denegada la peticin. Se entender que existen circunstancias que hacen difcil reunir la informacin solicitada, por ejemplo, en los siguientes casos: a) Cuando la informacin tenga una larga data y deba ser ubicada y recuperada desde archivos fsicos no informatizados. Cuando el volumen o cantidad de documentos o formatos solicitados exija invertir varios das en la recopilacin de la misma. Cuando se trate de una gran cantidad de documentos, respecto de los cuales deba aplicarse el principio de divisibilidad, en conformidad a lo dispuesto en el numeral 4.3. de la presente Instruccin General. Cuando la informacin solicitada deba ser recabada desde diversas oficinas del rgano, desde lugares de difcil acceso y/o reordenada en funcin de los criterios definidos por el solicitante.

b) c) d)

b)

c)

e)

d)

7. Delegacin de firma del Jefe Superior del Servicio para dictar actos en el procedimiento de acceso a la informacin Las respuestas a las solicitudes de informacin y dems actos administrativos que dicten los rganos de la Administracin del Estado durante el procedimiento de acceso a la informacin, debern ser suscritas por la respectiva autoridad, jefatura o jefe superior del rgano o servicio. No obstante, podrn delegar la facultad de firmarlos por orden de la autoridad delegante en funcionarios de sus respectivos servicios, sin que ello altere la responsabilidad establecida en los artculos 45 y siguientes de la Ley de Transparencia. En los actos que se dicten en ejercicio de alguna de las facultades delegadas, deber dejarse constancia de que se efectan Por orden de (sealar el cargo de la autoridad delegante), con indicacin del acto administrativo delegatorio. 8. Encargado del procedimiento administrativo de acceso a la informacin Se considerar buena prctica que los rganos de la Administracin del Estado designen a un encargado del procedimiento administrativo de acceso a la informacin, con el objeto de coordinar las acciones que el mencionado proceso contempla, informando de esta circunstancia al resto de los funcionarios.

f)

Se deja constancia que, cualquiera sea el medio dispuesto para la entrega de la informacin, ser de cargo del rgano acreditar, en caso de que se presente un amparo ante el Consejo para la Transparencia, que se efectu la entrega material al solicitante dentro de los plazos dispuestos en el artculo 14 de la Ley de Transparencia. En el caso que la entrega hubiese resultado fallida y la omisin no sea imputable al rgano o servicio requerido, se deber dejar constancia en el expediente administrativo del hecho de haberse intentado llevar a cabo la notificacin, su fecha, los motivos por los cuales se frustr y toda la documentacin de respaldo necesaria. Por ejemplo, si se remiti por correo electrnico y ste no fue recepcionado por el servidor de correo del destinatario, deber dejarse copia del correo que automticamente enva dicho servidor, y si se remiti por carta certificada y la direccin no corresponda o el solicitante no viva en el domicilio indicado, deber acompaarse el respectivo comprobante de correos que acredite dicha circunstancia.

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9. Sistema electrnico para la gestin del procedimiento administrativo de acceso a la informacin Los rganos de la Administracin del Estado debern disponer de un sitio web a travs del cual se efecten las solicitudes de acceso a la informacin on line, conforme al artculo 12 de la Ley de Transparencia, pudiendo establecer para ello un sistema que, adems, permita desarrollar el procedimiento administrativo de acceso a travs de medios electrnicos. El referido sistema electrnico podr contemplar, adicionalmente, las siguientes funcionalidades: a) Ser la va para efectuar las notificaciones y comunicaciones cuando el solicitante establezca en su solicitud que stas sean realizadas mediante comunicacin electrnica indicando para ello una direccin de correo electrnico habilitada, en virtud del artculo 12 de la Ley de Transparencia y 27 de su Reglamento. Permitir el seguimiento del procedimiento administrativo de acceso a la informacin en cada una de sus etapas, ya sea que la solicitud se hubiese efectuado materialmente o en formato electrnico. Disponer de un expediente electrnico en el que conste todo el procedimiento administrativo de acceso a la informacin y de un registro electrnico en el que se consignen todas las actuaciones realizadas, conforme a lo establecido en el numeral 5 de la presente Instruccin General.

Solicitud de informacin Ley de Transparencia a que se refiere el numeral 12 de la presente Instruccin General, un plan de contingencia que contemple las distintas alternativas para dar cumplimiento a dicha obligacin cuando el sistema electrnico presente algn desperfecto, no se encuentre operativo, deje de estar disponible para el pblico, el nivel de acceso disminuya, sea intermitente o se vea comprometido por ataques externos. Por ejemplo, dentro de las medidas a ser ejecutadas, podrn los rganos disponer de un correo electrnico institucional que se active en estas circunstancias, en virtud de lo prescrito en el artculo 7 del decreto supremo N 100, de 2006, del Ministerio Secretara General de la Presidencia. En caso de no disponerse de tales alternativas, el Consejo podr validar las solicitudes enviadas a correos electrnicos de quienes se desempeen en dicho servicio, en la medida que el solicitante seale expresamente en su solicitud que se ha visto afectado por alguna de las circunstancias descritas. Cada rgano administrativo publicar una direccin de correo electrnico de contacto u otro medio idneo al cual informar los problemas de funcionamiento del sitio web o para que se le otorgue apoyo a los usuarios ante dificultades tcnicas u operacionales inesperadas del sistema electrnico, segn lo establecido en el artculo 22 del decreto supremo N 83, de 2004, del Ministerio Secretara General de la Presidencia. Se considerar buena prctica que cada servicio publique una direccin de correo electrnico de contacto u otro medio idneo para pedir ayuda en el proceso de ingreso o para responder consultas acerca de alguna etapa del procedimiento de acceso a la informacin pblica. En todo caso, las comunicaciones que se realicen por medios electrnicos en el procedimiento de acceso a la informacin debern cumplir con lo dispuesto en el Decreto Supremo N 77, de 2004, del Ministerio Secretara General de la Presidencia, que aprueba norma tcnica sobre eficiencia de las comunicaciones electrnicas entre rganos de la Administracin del Estado y entre stos y los ciudadanos. 10. Principio de accesibilidad universal de personas con discapacidad y el procedimiento administrativo de acceso a la informacin En virtud del principio de accesibilidad universal contemplado en la ley N 20.422, se deber facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la informacin por parte de las personas con discapacidad, efectuando los ajustes necesarios para la presentacin de solicitudes, tramitacin del procedimiento y entrega de la informacin, en funcin de las carencias especficas de dichas personas, con la finalidad de fomentar el acceso y participacin en igualdad de condiciones que el resto de los ciudadanos. Se debern tener en especial consideracin las normas que se dicten por los organismos competentes en esta materia que busquen garantizar la accesibilidad universal. En especial, respecto del sistema electrnico de acceso a la informacin se tendr como referencia la Gua de Accesibilidad para discapacitados en sitios web, del Comit de Normas para el

Documento Electrnico, de diciembre de 2006, y sus posteriores ediciones. 11. Aplicacin de procedimientos contenidos en leyes especiales distintos al establecido en la Ley de Transparencia Existiendo un procedimiento para obtener informacin pblica contenido en una ley especial, el respectivo servicio pblico deber satisfacer el requerimiento del solicitante a travs de aqul o de la Ley de Transparencia, de acuerdo al sistema por el cual este ltimo se hubiere pronunciado expresamente. Por ejemplo, los concejales podrn elegir entre requerir informacin a travs de la Ley de Transparencia o de los mecanismos contemplados en la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades. 12. Banner Solicitud de informacin Ley de Transparencia Los rganos pblicos debern contemplar un banner independiente, que se denominar preferentemente Solicitud de Informacin Ley de Transparencia, que permita acceder directamente al formulario para realizar solicitudes de acceso a la informacin on line y al formulario descargable para efectuar solicitudes de informacin, ya sea va correo postal o en forma presencial. A travs de dicho banner, adems, darn a conocer, en forma destacada, los canales o vas formales de ingreso y recepcin de solicitudes de acceso a la informacin y la dems informacin que la presente Instruccin General disponga. Este banner se ubicar, de modo que sea fcilmente identificable, en un lugar destacado en la pgina de inicio de los respectivos sitios web institucionales o del ministerio del cual dependen o se relacionan con el Ejecutivo, en el caso que los primeros no cuenten con sitios electrnicos propios. Lo establecido precedentemente debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 11 de la Instruccin General N 4, sobre Transparencia Activa, en orden a que los rganos de la Administracin del Estado podrn establecer como buena prctica que en el banner sobre Transparencia Activa se contemple un link de acceso directo al formulario de acceso a la informacin. IV.- Aplicacin supletoria de la Ley N 19.880, que establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los rganos de la Administracin del Estado. En todo lo no previsto para el procedimiento administrativo de acceso a la informacin por la Ley de Transparencia, se aplicarn supletoriamente las disposiciones de la ley N 19.880. V.- Vigencia. La presente Instruccin General comenzar a regir el 1 de marzo de 2012. VI.- Publicacin. Publquese el presente acuerdo en el Diario Oficial.. Santiago, 28 de octubre de 2011.- Ral Ferrada Carrasco, Director General, Consejo para la Transparencia.

b)

c)

El procedimiento de registro de usuarios que se disponga para poder formular una solicitud o acceder a la informacin sealada deber contemplar el mnimo de trmites posibles. Excepcionalmente, podrn existir procesos previos de validacin, acreditacin y autenticacin, los que en todo caso debern hacer entrega de la clave de forma inmediata y de manera legible. El referido procedimiento no podr contemplar como obligatorios campos distintos a los sealados en el artculo 12 de la Ley de Transparencia, conforme a lo establecido en el numeral 1.3. de la presente Instruccin. Los rganos de la Administracin del Estado debern adoptar todas las medidas necesarias para mantener operativo el sistema electrnico para la gestin del procedimiento administrativo de acceso a la informacin, disponiendo, por ejemplo, la revisin peridica del mencionado sistema, de alertas o cdigos de error en caso de algn incidente, de conformidad a lo dispuesto en el artculo 6 del decreto supremo N 100, de 2006, del Ministerio Secretara General de la Presidencia; y adoptar las medidas destinadas a minimizar los efectos perjudiciales de los mensajes electrnicos masivos no solicitados recibidos en su sistema electrnico o spam, de acuerdo a las normas establecidas en el decreto supremo N 93, de 2006, del Ministerio Secretara General de la Presidencia. Sin perjuicio de lo anterior y con la finalidad de asegurar la presentacin electrnica de solicitudes, los rganos pblicos debern informar en el banner