CERTIFICACIN DE LA CALIDAD EN EDUCACIN SEGN NORMAS ISO 9001

AUTOR Roberto Lpez Aragn Colegio San Pablo roberto@colegiosanpabloweb.com.ar

RESUMEN

Con este trabajo se pretende hacer conocer la experiencia del Colegio San Pablo en la certificacin de normas ISO 9001 y su lucha por la mejora continua. Esperando demostrar que es viable e importante para las Instituciones educativas preocuparse por lograr un sistema de gestin de la calidad. El trabajo est compuesto por tres ejes temticos: 1. Estrategias para el cambio, donde se hace un breve comentario sobre la preocupacin del colegio por la mejora continua. 2. Caractersticas del proyecto. 3. Experiencias enriquecedoras.

1.

Estrategias para el cambio

El colegio San Pablo siempre estuvo preocupado por alcanzar la mejora continua, es una inquietud constante desde su creacin en el ao 1990. Al poco tiempo de haber iniciado sus actividades tom contacto con la Organizacin del Bachillerato Internacional para adaptar sus programas, estrategias didcticas y de evaluacin al modelo utilizado por los mejores colegios del mundo. Transcurridos seis aos debi renunciar porque en el 2001 el pas entr en crisis institucional y econmica. Acostumbrado a estar monitoreado y evaluado en forma externa empez a buscar alternativas para asegurarse de que lo que estaba haciendo fuera lo correcto. Fue entonces cuando comenz a analizar las normas internacionales ISO 9001:2000 para Sistemas de Gestin de la Calidad. Contrat los servicios de un especialista en capacitacin en ISO 9001 y comenz un trabajo exigente pero no agotador porque el desafo que implica es un estmulo permanente en todos

los miembros de la comunidad. Luego de dos aos exactos de capacitacin y trabajo logr la certificacin del Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001:2000 el catorce de septiembre de 2004.

2.

Caractersticas del Proyecto

El fin de este emprendimiento es alcanzar la excelencia a travs de una mejora permanente, previniendo, evaluando y reorientando automticamente el proceso de enseanza aprendizaje, siempre teniendo en cuenta los tres pilares que sostiene desde su fundacin: a) la MISIN del colegio: Brindar un mbito de amor, trabajo y estudio intenso; b) la VISIN: Formar personas apasionadas por la verdad, solidarias, y preocupadas por alcanzar la vida eterna. c) preparar a los alumnos para que ingresen a las carreras y facultades que elijan. Muchas cosas se reformularon y tambin surgieron nuevas, porque el Sistema de Gestin de la calidad es un asunto de cultura; implica desaprender comportamientos deficientes y aprender comportamientos adecuados que deben implementarse en procesos graduales, prolongados y sostenidos a travs del tiempo. Un colegio, como cualquier otra organizacin, debe pensar y actuar como una empresa, y para implantar un Sistema de la Calidad requiere operar con un conjunto de conceptos bsicos tales como: involucrar a todo el personal; definir procesos, documentarlos; establecer responsabilidades; fijarse objetivos y metas que deben ser medidos mediante indicadores; conocer la opinin y requerimientos de los clientes (padres, alumnos, universidades, empresas y sociedad); evaluar cmo se implementa el sistema, dnde debe ajustarse y qu resultados acadmicos se obtienen.

3.

Experiencias enriquecedoras

Muchas fueron las experiencias que pueden destacarse como muy valiosas: la mentalizacin de los docentes en la necesidad de capacitacin permanentemente, mtodos implementados para lograr que los alumnos y personal se involucren ms, mejor comunicacin y relacin con padres, disminucin de errores en las tareas de apoyo a la gestin educativa, mejora permanente en los mtodos de enseanza y en los planes de estudio, etc. Por razones de tiempo se abordarn en detalle dos de ellas: monitoreo de la capacitacin de los egresados y el tablero de comandos: a) Monitoreo del objetivo capacitacin para ingresar a las carreras y facultades que elijan. Consiste en un sistema de evaluaciones externas anuales a los alumnos del ltimo ao de Polimodal, preparadas y corregidas por docentes Universitarios. Cada ao se eligen dos espacios curriculares en cada una de las modalidades del colegio. Se seleccionan aquellos que tienen relacin directa con los exmenes de ingreso a las facultades que ms eligen los egresados. Los docentes evaluadores, previa reunin con los profesores del colegio, en base a sus planes anuales, elaboran una evaluacin integradora, la corrigen y preparan un informe que analizan con el profesor de la asignatura para sealar las fortalezas y debilidades encontradas.

Este informe se trata con todos los profesores del rea para fijar pautas de acciones correctivas a implementar. Pueden surgir reformulaciones de algunos planes de estudio, de uno o varios aos de la currcula. De esta manera, ao a ao se trabaja en la mejora continua de las planificaciones fortaleciendo las debilidades y eliminando contenidos innecesarios. Es de destacar cmo se ha ido mejorando el Proyecto Curricular Institucional y tambin como han ido surgiendo temas puntuales de capacitacin a los docentes para alcanzar los objetivos determinados por la Direccin.

b) Elaboracin de un Tablero de Comandos Mucho tiempo se dedic y se dedica a la determinacin de metas e indicadores en todas las reas del colegio. Los responsables de cada uno de los procesos deben fijarse objetivos a cumplir y formular indicadores que vayan marcando la marcha de las tareas a su cargo. Todos estos indicadores son metas objetivas traducidas a nmeros, se fijan para cada uno de los procesos y luego se agrupan de distintas maneras para resumirlos en funcin del Mapa de Procesos (anexo I). Surge as el Tablero de Comandos elaborado en Excel, que permite visualizar rpidamente por medio de colores dnde se producen desvos; ya que, con luces rojas se marcan los procesos que no logran la meta, amarilla cuando alcanzan la meta y verde cuando la superan (anexo II). En el mapa de procesos del Colegio se establecieron cuatro grandes Macro Procesos: 1. Gestin Educativa; 2. Gestin de Recursos; 3. Medicin, anlisis y mejora; y 4. Direccin. Segn el grado de logro de las metas, cada macro proceso se distinguir por el color. Este resultado proviene de indicadores menos generales, los que a su vez son el resultado de otros primarios o base. As por ejemplo, el macro proceso Gestin Educativa est compuesto por varios procesos: pensamiento lgico reflexivo, cumplimiento de Indicadores de Planes Anuales, Ingls intensivo y otros ms; en cada uno puede apreciarse el resultado logrado, resaltado con alguno de los colores para ver el grado de logro de la meta. A su vez, el resultado de cada proceso es el fruto de indicadores de otros procesos, que en el caso de cumplimiento de planes anuales proviene de notas por docente y metas procedimentales de cada espacio curricular. Este ltimo resulta del promedio de todos los indicadores que cada docente lleva para su control del resultado del proceso de enseanza aprendizaje. Como puede apreciarse el anlisis parte de lo ms general y gradualmente se llega a lo particular para determinar de esta manera las causas ltimas del resultado de las macro procesos. De esta manera, todos los procesos tienen un responsable y cada uno determina sus metas y lleva indicadores de cumplimiento, analizando en cada oportunidad lo sucedido para tratar de hacer las correcciones que considere oportuno para no descuidar la mejora continua.

Desde la direccin a su vez se controla la marcha de toda lo organizacin, pudiendo estar al tanto del cumplimiento de los objetivos. Este es uno de los temas ms apasionantes, dado que cada uno es responsable de lograr la meta que se propuso y si no lo logra ver cmo hacer para alcanzarlo. No hay sanciones por no cumplir con los objetivos, lo nico que se debe hacer es informar sobre las causas y las acciones correctivas que piensa implementar. En el caso del cumplimiento de planes anuales si no se llega al objetivo, posiblemente fue muy ambicioso al fijar la meta, o el grupo de alumnos no es tan aplicado como los anteriores, por lo cual debe justificar la reduccin de la misma. Debe entenderse que no es un sistema de premios y castigos para docentes y administrativos, sino un medio para no abandonar la mejora permanente.

En el colegio hay cerca de mil indicadores, de los cuales aproximadamente novecientos son los que manejan los docentes y cien corresponden a seccin alumnos (disciplina, promocin, exmenes, etc.), administracin, cobranzas y otros. Todos estos indicadores se van agrupando de distintas maneras hasta obtener los cuatro indicadores que resumen el resultado de la gestin de macro procesos.

4.

Conclusiones

Puede resumirse que los resultados logrados son muy positivos. Por un lado contar con bases slidas para saber si lo que se est haciendo va por buen camino o no, ya que adems de lo expuesto en el punto anterior, por otro lado, las consultas, encuestas y mecanismos de retroalimentacin del sistema permiten ir realizando las acciones correctivas necesarias para tener los clientes satisfechos (padres, alumnos, facultades, ministerio, sociedad, etc.)

ANEXO I MAPA DE PROCESOS DIRECCIN

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
UNIVERSIDAD MINISTERIO PADRES ALUMNOS

UNIVERSIDAD MINISTERIO PADRES ALUMNOS

(Representante de la Direccin) GESTIN DE LOS RECURSOS (Representante de Direccin)

- EDUCATIVOS(Jefe de Precept.)
BIBLIOTECA PRECEPTORA TRAZABILIDAD

REQUISITOS DEL CLIENTE

- FINANCIEROS(Jefe Administr.)
CONTADURA TESORERA SUELDOS

- ADMINISTRATIVOS .E INFRAESTRUCTURA(Secretara)
GESTIN DE DOCUMENTOS SECRETARA S.O.L.

- GABINETE DE ORIENTACIN
- HUMANOS (Direccin) EVALUACIN DE DESEMPEO CAPACITACIN

GESTIN EDUCATIVA (Director de c/turno) PLANIFICACIN, DISEO Y DESARROLLO DEL PEI

SATISFACCIN DEL CLIENTE

MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA: (Direccin de c/turno) ENCUESTAS. AUDITORA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

De este mapa surge a primera vista que el proceso ms importante, como no podra ser otro, el de Gestin Educativa. En l se conjugan todas las actividades que se relacionan directamente con el proceso de enseanza aprendizaje, la coordinacin entre s y entre los distintos niveles (desde Nivel Inicial hasta Polimodal). Este gran proceso se nutre de los lineamientos de la Direccin, que tienen como base de sustentacin los requerimientos de los clientes (Universidades, Ministerio, padres y alumnos). Mal puede una escuela orientar correctamente su accionar si no tiene en cuenta qu le est exigiendo el Ministerio de Educacin, la demanda de los conocimientos bsicos de la Universidades, la orientacin que pretenden los padres y cules son las pretensiones de los alumnos. Los colegios que tienen orientacin para salida laboral, deben hacer ms hincapi en los requerimientos de las organizaciones donde se insertarn sus egresados ms que la demanda de las universidades. Entre otros los procesos de apoyo (Gestin de los recursos) que se identifican claramente son: Gabinete de Orientacin, Biblioteca, Administracin, Recursos Humanos, Preceptora, etc. Toda esta gestin debe ser retroalimentada permanentemente para que siempre est actualizada y no deje de cumplir con los requerimientos de los clientes. Para ello deben realizarse mediciones y anlisis de mejoras continuas, tal como auditoras a los procesos; encuestas a padres, docentes, alumnos y egresados; mantener contacto permanente con las Universidades y estar actualizado con las exigencias del Ministerio de Educacin. La realizacin de encuestas annimas da resultados sorprendentes, ya que da una visin exacta de cmo es visto por la comunidad educativa. Tambin los contactos con las universidades, tanto al requerir sus planes de estudio como el sistema de evaluaciones externas de sus docentes, permiten controlar que los contenidos dados sean acordes a sus requerimientos. Dentro de este proceso de Medicin, anlisis y mejora, la determinacin de metas a cumplir con sus correspondientes indicadores es uno de los hechos cuya implementacin result bastante dificultosa, pero que est dando frutos insospechados. Cada da se aprecia un beneficio nuevo que justifica la dedicacin que requiere.

ANEXO II
MACRO PROCESO PROCESOS PROMEDIOS CUMPLIMIENTO INDICADORES DE P.A. AUDITORA REVISIONES DE LA DIRECCION INGRESO DE ALUMNOS ACREDITACIN R.R.H.H. GABINETE DE ORIENTACIN ADMINISTRACIN E INFRESTRUCTURA FINANCIEROS EDUCATIVOS META INF. 78,00 75,53 META SUP. LOGRO 82,00 85,70 89,50 80,51

DIRECCIN

53,67 70,69 80,25 85,50 73,36 75,88 87,04

58,67 75,54 85,25 90,50 77,46 80,88 91,98

142,00 84,05 89,03 95,25 79,31 87,14 94,26

GESTIN DE DE LOS RECURSOS

LABORATORIO PENSAMIENTO LGICO - REFLEXIVO GESTIN EDUCATIVA CUMPLIMIENTO INDICADORES DE P.A. FORMACIN EN VIRTUDES Y HBITOS INGLS INTENSIVO PRO.FI.EN APROBACIN INTEGRATIVAS PERMANENCIA ALUMNOS ALUMNOS CON AYUDA FUERA DEL COLEGIO ACREDITACIN

87,00 54,61 75,53 77,00 85,33 66,00 87,00 68,25 85,00 71,17

92,00 59,61 80,51 82,00 90,33 71,00 92,00 73,25 90,00 76,17

100,00 67,55 89,50 94,24 82,33 78,51 91,36 98,82 72,95 90,46

VALIDACIN PEI Y PA EVALUACIN PROCESO ENSEAN./ APREND. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA INGRESO ALUMNOS SATISFACCIN DEL CLIENTE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

81,00 68,00 53,67 82,75 85,00

86,00 73,00 58,67 87,75 90,00

90,70 81,77 142,00 85,73 99,18