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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DEL ECUADOR

TRABAJO FINAL

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION

EMPRESA TOUCH EVENTS

EDUARDO CHACON

VIERNES, 13 DE ENERO DEL 2012

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

TOUCH EVENTS, empresa que se dedica a la organizacin de toda clase de eventos, utilizando la mejor tecnologa referente al audio, video y estructura para hacer mas agradable un evento familiar, comercial o empresarial.

Mira en los eventos, tus sueos realizados

PLANEACIN

MISIN.Organizar y producir los mejores eventos en la ciudad, cumpliendo todos los requisitos y permisos para complacer al pblico espectador. VISIN.Ser los mayores organizadores de eventos a nivel nacional para el ao 2017. VALORES.Los organizadores y el personal de la empresa garantizan responsabilidad al momento de realizar un contrato para algn evento. La puntualidad es muy importante para el desarrollo de un evento familiar, empresarial o comercial, por lo que la empresa TOUCH EVENTS se compromete con el cliente. Objetividad al momento de realizar cotizaciones y plantear el contrato para la satisfaccin del cliente. Trabajo en equipo para poder ser ms eficientes en la realizacin de un evento en beneficio del pblico. ENTORNO EMPRESARIAL.- Macro-Micro Entorno. Demografa.Mercado Total.- 14 483 499 Mercado potencial Clase alta: 1 882 854 un 13% de la poblacin. Mercado potencial- Clase media alta: 7 096 915 un 49% de la poblacin. Mercado Objetivo.- 30% de la poblacin alta y media alta 2 596 468. Mercado Meta.- 5% de la poblacin alta y media alta 129 823 425. Social.Existe una gran diversidad de clases sociales en el ecuador, clase baja, media, media alta y alta. Tecnolgico.No existe mucha tecnologa para desarrollar buenos equipos de produccin de audio y video por lo que es necesario importar de otros pases como de Alemania y Estados Unidos.

Por lo que hay que pagar los siguientes requisitos: Los Derechos Arancelarios establecidos en los respectivos aranceles, Los impuestos establecidos en Leyes Especiales (ICE), EL IVA (impuesto al valor agregado). Las Tasas por Servicios Aduaneros (Fodinfa). Legales.En nuestra ciudad y en el pas se necesita tener permisos operacionales municipales por parte del Distrito Metropolitano de Quito para poder organizar eventos como los siguientes: EVENTOS NACIONALES Y LOCALES: Obtencin de la LUAE
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Emisin de Licencia por primera vez (con o sin patente existente). Renovacin de la licencia Formulario nico de Solicitud de Licencia Metropolitana nica para el Ejercicio de Actividades Econmicas -LUAE-, debidamente llenado y suscrito por el titular del RUC o Representante legal. Copia de RUC actualizado. Copia de cdula de ciudadana o pasaporte y papeleta de votacin de las ltimas elecciones (persona natural o representante legal). Informe favorable de compatibilidad de uso de suelo (para el caso del sector turstico a excepcin de agencias de viajes y transporte turstico). Certificado ambiental (para el caso del sector turstico a excepcin de agencias de viajes y transporte turstico). Para rotulacin la autorizacin del dueo del predio en caso de no ser local propio. En caso de propiedad horizontal autorizacin del administrador como representante legal. Para establecimientos existentes fotografa de la fachada del local; y, para nuevos las dimensiones y plano de cmo quedar la publicidad.

Requisitos generales emisin de licencia por primera vez


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INTERNACIONALES: Se toma en cuenta que el municipio tiene apoyo y por lo tanto es necesario obtener la autorizacin de las siguientes entidades gubernamentales a parte de las ya obtenidas: Ministerio de Turismo, Ministerio de Relaciones Exteriores, Municipio de Quito, Cmara Provincial de Turismo. Adems, es miembro de la Asociacin Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA, por sus siglas en ingls). Competencia.Las empresas ms reconocidas para organizar eventos son: TOPSHOWS, Alquiler y Eventos Scarlet, Top Events.

FODA
FORTALEZAS.El personal tiene la experiencia para montar estructuras en los eventos en menor tiempo y utilizando todo el espacio requerido. Mantener los equipos en un buen estado de presentacin para beneficio al evento y al cliente. La comunicacin y el trabajo en equipo de todo el personal hacen ms fcil la organizacin del evento.

OPORTUNIDADES.La innovacin de empresas nacionales e internacionales para presentar nuevos productos. Poca variedad de empresas organizadoras de eventos grandes en el pas. La motivacin del municipio de organizar eventos en funcin del beneficio de la ciudad para promocionarla nacional e internacionalmente a travs de eventos musicales y gastronmicos.

DEBILIDADES.La falta de transporte para las estructuras en eventos fuera de la ciudad. Tenemos que contratar empleados temporales para eventos de mayor magnitud cuando se realiza fuera de la ciudad.

AMENAZAS.La competencia de otras empresas organizadoras de eventos que incluyen mas servicios como de decoracin y catering.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL.Ofrecer el mejor servicio en organizacin de eventos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.Aumentar la cobertura de organizaciones de eventos a las 24 provincias del ecuador. Comprara 5 camiones mas para poder llevar las estructuras para el evento. Tener 4 eventos ms al mes para cubrir dos eventos por semana.

ORGANIZACIN
La mxima autoridad en la empresa es del Gerente General. Administracin.Gerente General, brinda el direccionamiento administrativo, operativo, logstico para el funcionamiento de la empresa, experiencia laboral en cargos similares. Contabilidad.El objetivo es brindar asistencia a la gerencia, para coordinar y controlar los recursos econmicos de la empresa. Deber un contador pblico autorizado. Marketing.En este departamento los diseadores grficos son los encargados de llevar a cabo la estrategia de marketing del negocio, cumpliendo con los objetivos y metas establecidas dentro del mismo, encargndose de la cuenta de clientes y realizar los respectivos contactos. Adems llevar a cabo la publicidad de la empresa y de elaborar la tarjetera de cada evento. Servicio.El objetivo principal de este departamento es brindar con eficiencia y eficacia cada una de las actividades que se realicen en los eventos, el cual estar bajo la direccin de un coordinador de eventos, quin se encargar de los contratos de los distintos servicios, optimizando el recurso y los materiales utilizados en las diversas reas. Limpieza.En esta rea el jefe de mantenimiento coordinar las diversas actividades para conservar los bienes muebles e inmuebles de la empresa, brindando un mantenimiento constante, adems de la limpieza del espacio utilizado con el fin de tener una buena imagen de la empresa. NUMERO DE EMPLEADOS Y RESPONSABLES DE LA EMPRESA.Administracin.Gerente General: Ing. Administracin de empresas, maestra en administracin, MBA. Secretaria: Titulo de bachiller cursando el tercer nivel, cursos de atencin al cliente, conocimientos contables e informticos. Contabilidad.Contador publico autorizado, conocimientos de tributacin bancaria.

Marketing.Grupo de dos diseadores grficos, con conocimientos de estrategias de marketing, elaboracin de tarjetas y afiches. Servicio.Coordinador de eventos, especializado en logstica de eventos, estructuracin de contratos. Audio y Video.Edicin de audio y video.- Ingeniero en produccin musical. Disk Jockey.- Ingeniero en sonido. Video Jockey.- Ingeniero en video. Estructuras.Siete operarios con experiencia en el montaje de consolas electrnicas, cmaras de video y estructuras metlicas para eventos. Limpieza.Ingeniero en mantenimiento industrial, a cargo de un personal de tres personas encargadas de la limpieza del espacio utilizado.

ORGANIGRAMA.-

DIRECCIN

Motivacin.Motivacin Motivacional.Los beneficios de ley, afiliacin, decimos y otras bonificaciones, expuestas por la ley en el ministerio de trabajo. Reciben un bono extra cuando los eventos se realizan fuera de la ciudad. Cada empleado tendr un evento gratis para su beneficio.

Comunicacin.La comunicacin que se maneja es descendente formal a travs de comunicaciones escritas. Comunicacin ascendente formal, cuando se solicita o se comunica algo a travs de un escrito. Comunicacin ascendente informal, cuando los empleados hablan con sus respectivos coordinadores. Comunicacin lateral formal con respeto entre sus compaeros de trabajo.

Liderazgo.El liderazgo se aplica democrticamente y liderazgos participativos en lo que todos expresan sus ideas y el lder toma la mejor decisin.

Toma de decisiones.En la empresa se tiene una toma de decisiones centralizada por parte de los coordinadores y el gerente.

Trabajo en equipo.Se considera vital e importante el trabajo en equipo porque en un evento se necesita el apoyo de todos en diferentes areas para poder coordinar el trabajo.

Antes de cada evento se rene a todo el personal para hablar de lo que se va a hacer y los objetivos para ese da del evento.

CONTROL

Control preliminar.Se debe realiza un control semanal antes de salir a cualquier evento. Controlar con el departamento de limpieza y mantenimiento el estado de los equipos. Al terminar el evento controlar a travs de un check list lo que se llevo y lo que se regreso al local. Realizar un inventario minucioso acerca de los equipos que se han comprado y los que se hayan dado de baja.

Control Coincidente.Controlar el tiempo de ensamblaje de las estructuras metlicas. Controlar los niveles de audio en el espacio donde se realice el evento. Realizar un informe al terminar el evento.

Control por Retroalimentacin.Observar los informes y ver en que aspectos se puede mejorar para llegar a ser ms eficientes.

RECURSOS HUMANOS

Proceso de reclutamiento.La contratacin del personal se llevara a cabo a travs de anuncios en la prensa.

Proceso de seleccin.Previa a la contratacin del personal se deber obtener su hoja de vida con sus respectivos respaldos acadmicos. Se realizara pruebas de conocimiento de acuerdo al campo en el que aplique el aspirante. Por ultimo la respectiva entrevista con el Gerente y el coordinador de servicios con quienes hablaran de temas econmicos.

Proceso de induccin.Se planteara los objetivos, metas, visin y misin de la empresa al empleado que quiera entrar a la empresa. Se realizara una presentacin al grupo de trabajo del nuevo elemento y el rea en el que va a desempear su trabajo.

Proceso de integracin.Se le indica cuales van a ser sus funciones dentro de la empresa. Se lo hace conocer sus riesgos y beneficios.

CALIDAD

La calidad del servicio es importante en la empresa como una caracterstica que expresa responsabilidad y seriedad en sus contratos. La alta gama de equipos da una certeza de que la calidad de audio y video va a ser excepcional. ISO 9001 Norma ISO 9001 que expresa la calidad de la empresa que presta sus servicios.

Gestin de calidad.-

Mejora continua.- Mejorar a travs de la actualizacin de equipos nuevos.

B e n c h m a r k i n g : R e s a l t a r l o m e j or d e o t r a s e m p r e s a s y p o n e r l a s e n pr a ct i ca a la empr es a pr opia.