REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR UNIVERSIDAD ALONSO DE OJEDA FACULTAD DE CIENCIAS

ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE ADMINISTRACIN CATEDRA: PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS I

INTEGRANTES: BACCO VANESSA BRAVO YINESSA GIL MILAGROS MEDINA JUAN SUAREZ ALEXANDRA VALERO VICTOR VEGAS ELIAN PROFESORA: ZUCCARELLO ROSSANA SECCION: GM-111 Ciudad Ojeda, Junio 2011

ESQUEMA: Introduccin Definicin Elementos del Concepto: a. Relacin con lo planeado. b. Medicin. c. Detectar desviaciones. d. Establecer medidas correctivas. Etapas del proceso administrativo: a. Planeacin. I. Misin. II. Objetivos. III. Polticas. IV. Procedimientos. b. Organizacin. I. Organigramas. II. Diagrama de flujos. III. Descripcin de puestos. c. Direccin. I. Programas de incentivos. II. Programas de capacitacin. d. Control. I. Objetivos. II. Organigramas. III. Descripcin de puestos. IV. Programas de incentivos Importancia Caractersticas del Control: a. Refleja la naturaleza de la estructura organizacional. b. Oportunidad. c. Accesibilidad. d. Ubicacin estratgica Principios: a. Equilibrio. b. De los estndares. c. De la oportunidad. d. De las desviaciones. e. Costeabilidad.

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f. De excepcin. g. De la funcin controladora. 7. Etapas del Control: a. Identificacin del estndar. b. Medicin de los resultados c. Comparacin. d. Deteccin de desviaciones. e. Correccin. f. Retroalimentacin. 8. El control y su periodicidad: a. Control preliminar. b. Control concurrente. c. Control posterior. 9. Control por reas funcionales: a. Departamento de produccin. b. Departamento de finanzas. c. Departamento de recursos humanos. 10. Tcnicas de Control. Conclusin Bibliografa

INTRODUCCIN:

En el contexto de las etapas del proceso administrativo se tratara lo que es el control administrativo, esto abarca lo que es el control que son las polticas, normas o mtodos de procedimiento que usaremos para lograr nuestros objetivos, de igual forma los elementos que forman este concepto que los podemos englobar con lo que es apegarnos a los planes, luego detectar algn problema que pudo haber ocurrido durante este proceso para luego aplicar medidas correctivas y asegurarnos de estudiar el porqu de esa desviacin para no cometerla en un futuro. Luego lo que son las etapas del proceso administrativo en la que haremos un repaso de lo que es la planeacin (misin, objetivos, polticas, procedimientos), organizacin (organigrama, diagrama de flujos de los procesos, descripcin de puestos), direccin (programas de incentivos, programas de capacitacin) y control (objetivo, organigrama, descripcin de puestos, programas de incentivos).Por otra parte hablamos de la importancia del control que radica en la verificacin, la medicin y el rendimiento real mediante la comparacin de este, la toma de medidas administrativas y de esta manera corregir desviaciones o normas inadecuadas y las caractersticas de este. Adems de todo esto se tiene lo que son los principios del control que busca equilibrar lo que es el control como tal y la delegacin de la autoridad y como lo dijimos anteriormente busca la correccin de algn error que se pueda cometer en el proceso.

DESARROLLO:

Definicin.

Verificar que los trabajos asignados se realicen de manera adecuada de acuerdo a la planificacin que existe dentro de la organizacin. En otras palabras el control se encarga de velar por el cumplimiento de la planeacin, de corregir el desempeo individual, garantizar a la organizacin y mostrar si los planes funcionan. Los resultados de un buen control se manejan de manera que los individuos realicen sus operaciones paso a paso planeado, organizado y dirigido para mantenerlos controlados.

Elementos del Concepto:

a. Relacin con lo planeado:

El control va ntimamente relacionado con la planeacin por el establecimiento de normas especiales debido a que el administrador no puede controlarlo todo, con la finalidad de que el administrador pueda recibir seales de cmo marchan las cosas y saber a cabalidad el paso a paso en la ejecucin de los planes

b. Medicin. Basndonos en las normas el control se encuentra en la prevencin, con el fin de detectar problemas o inconvenientes antes de que ocurran, todo esto nos lleva a producir en ocasiones incumplimientos probables de las normas, pero el administrador debe percibir lo mas anticipadamente posible dichos inconvenientes.

c. Detectar desviaciones.

Dentro de una estructura organizacional en la asignacin de labores individuales o grupales, sirve para reflejar las normas y de esta manera ser ms fcil detectar desviaciones en relacin con los planes y ser analizados detalladamente.

d. Establecer medidas correctivas.

Los administradores pueden corregir desviaciones rediseando sus planes o corrigiendo sus metas, tambin pueden corregirlas buscando personal adicional mediante una mejor seleccin, concluyendo este punto tambin se pueden corregir desviaciones por medio de una mejor direccin. Etapas del proceso administrativo:

a. Planeacin.

I. Misin.

Se refiere al propsito general o conjunto de razones fundamentales de la existencia organizativa, es decir, la forma en que va hacerse realidad su visin. La misin es el propsito general o razn de ser de la empresa u organizacin que anuncia a que clientes sirve, que necesidades satisface, que tipos de productos ofrece y en general, cuales son los limites de sus actividades; por tanto es aquello que todos los que componen la empresa u organizacin se sienten impedidos a realizar la visin del empresario o ejecutivos, y por ello la misin es el marco de referencia que orientan las acciones, enlaza lo defendido con las posibles condiciones las actividades presentan y futuras proporcionan unidad, sentido de direccin y gua en la forma de decisiones estratgicas.

Para definirlas debe haberse realizado entre otras las siguientes preguntas: Cul es su negocio? Cules son sus valores? Cules son sus productos y mercados?

II. Objetivos.

Son todos los alcances que se deseen lograr, donde se desea estar y cuando se precisa alcanzar. Los objetivos son importantes ya que definen los procedimientos adecuados para alcanzar las metas. Adems los objetivos son la gua para que la organizacin obtenga y aplique los recursos para obtener mejores beneficios o logros; los miembros de la organizacin desempean actividades y toman decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos ya que enfoca la atencin de lo que la integran la organizacin sobre los objetivos que generan resultados para que pueda controlarse el logro del mismo. Los objetivos nos ayudan a fijar prioridades, permite centrarse en fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

III. Polticas.

Las polticas pueden definirse como los criterios generales que tienen por objeto orientar la accin, dejando campo a los jefes para las decisiones que le corresponde tomar, por ello sirve para formular, interpretar o suplir las normas concretas. Las polticas son identificadas como guas del pensamiento en la toma de decisiones, y presuponen que cuando se toman, tales decisiones caern dentro de ciertas reas. Las polticas son criterios generales de ejecucin que auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementacin de estrategias, habiendo siendo establecidas en funcin de estas.

IV. Procedimientos.

Los procedimientos administrativos son el cauce formal de la serie de actos en la que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin El procedimiento tiene como finalidad esencial, la emisin de un acto administrativo. Requiere seguir unos causes formales ms o menos estrictos que constituyen la garanta de los ciudadanos en el doble sentido de la actuacin, es conforme al ordenamiento jurdico y de esta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos, es por ello que se configura como una garanta que tiene el ciudadano de que la administracin no va actuar de un modo arbitrario y discrecional sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo.

b. Organizacin.

I. Organigramas. Es una representacin grafica que muestra como estn relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institucin, empresa u organizacin. Permite conocer la ubicacin que se da de los distintos departamentos o secciones que conforman la institucin; describe grficamente la divisin del trabajo que se establecer y la relacin que se da entre las distintas reas de actividades, a travs de lneas que representan los canales de supervisin, coordinacin y comunicacin que existe en la institucin.

II. Diagrama de flujos. Es una representacin grafica de los pasos que seguimos para realizar un proceso, partiendo de una entrada y despus de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Nos indican donde comienza el proceso, todas las actividades que se realizan, todas las tomas de decisiones que se hacen entre otros; describen los procesos de forma ms inmediata.

III. Descripcin de puestos.

Consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de informacin sobre los puestos que deben conformar a la empresa u organizacin. A travs de esta tcnica se analizan los puestos que deben integrar un departamento o seccin para lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

c. Direccin.

I. Programas de incentivos.

Los incentivos pueden clasificarse como financieros y no financieros y como competitivos y cooperativos. Organizar personas en grupos significativos y hacer que trabajen unidos hacia un fin comn, origina un mayor aprendizaje en el nivel educativo y una mayor produccin en el nivel industrial. El trmino incentivo se utiliza como fuerza propulsora o medio para alcanzar un fin, un incentivo aumenta la actividad en la direccin de dicho fin. La responsabilidad social de las empresas u organizaciones debe considerar de manera relevante una serie de factores como son: la actitud del empleado en cuando a los beneficios, exigencias sindicales, seguridad social, competencia, entre otras para mantener o atraer recursos humanos suficientes , es decir, lograr beneficios adecuados, equitativos, eficientes, seguros y aceptables a los trabajadores.

II. Programas de capacitacin.

La capacitacin es la accin para desarrollar los conocimientos, habilidades y actitudes el trabajador, con el propsito de prepararlo para que se desempee correctamente en su puesto especifico de trabajo.

Los programas de capacitacin pueden estar incorporados en diferentes posiciones dentro del organigrama de la empresa, donde los tres ms comunes, son el departamento de recursos humanos, en la direccin de operaciones o en tercer lugar como staff dependiendo directamente de la direccin general de la empresa u organizacin. La capacitacin implica que se aplique el proceso administrativo de las actividades a realizar como son planear, organizar, ejecutar y evaluar todas las actividades a realizar para de esta manera evaluar las deficiencias o debilidades e implantar los programas de capacitacin. d. Control.

I. Objetivos.

Tiene como objetivo primordial sealar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se produzcan nuevamente, estableciendo medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

II. Organigramas.

El organigrama ilustra de manera lgica y estratgica la estructura orgnica, funcional y operacional ofreciendo una orientacin automtica o inmediata al momento de localizar un rea, funcin o jerarqua requerida para la comunicacin o solucin de eventuales conflictos y el perfecto desenvolvimiento de las funciones dentro de la organizacin. III. Descripcin de puestos.

Podemos definir la descripcin de puestos como la presentacin escrita de la naturaleza y contenido de un puesto determinado dentro de una organizacin. Principalmente explica los objetivos, responsabilidades, funciones y relaciones de trabajo del puesto.

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Por su parte, la especificacin de puestos llamada tambin perfil, consigna los requisitos mnimos para que el puesto sea bien desempeado, esta especificacin se basa en los factores utilizados en el manual de evaluacin de puestos.

IV. Programas de incentivos Los programas de incentivos son campaas sistemticas dirigidas a personas que estn vinculadas a la organizacin o empresas para promover acciones especficas, producir resultados medibles, integrar estrategias motivacionales. Tambin establece una nueva manera de hacer marketing directo, es decir, intercambiar bienes y servicios para lograr ventajas competitivas en el mercado. Una persona satisfecha es una persona motivada; esto seala que una persona satisfecha es equivalente a una motivada. Como consecuencia estas ligados a un mejor desempeo, solo a travs de la motivacin se ogra una mejora en el resultado, entre mas se motive el empleado, ms comprometido estar con los objetivos de la organizacin. Todas estas acciones afianzan aun ms a los miembros de la organizacin a su eficiente desempeo y por lo tanto a un mejor control en el funcionamiento de la organizacin.

Importancia

La importancia del control dentro del proceso administrativo va dirigido a la verificacin, la medicin y el rendimiento real mediante la comparacin de este, la toma de medidas administrativas y de esta manera corregir desviaciones o normas inadecuadas. De una manera ms explcita podemos decir que el control esta ntimamente ligado a la planeacin porque consiste en verificar las actividades para garantizar que se realicen segn lo planeado y de ese modo corregir cualquier desviacin significativa de las metas y objetivos planteados dentro de una organizacin.

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Teniendo como fin sealar las debilidades y errores para rectificar e impedir que se produzcan nuevamente.

Caractersticas del Control:

a. Refleja la naturaleza de la estructura organizacional.

Un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.

b. Oportunidad.

Manifestar inmediatamente las desviaciones que se presenten en el proceso, detectndolas antes de que se produzcan; pues el control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado para poder corregir en el momento justo esas fallas.

c. Accesibilidad. En todo control se deben establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin, es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas las que van a ser dirigidos ya que las tcnicas muy complicadas crean confusiones.

d. Ubicacin estratgica

Se debe establecer el control en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico, ya que es imposible e incosteable implantar control en todas las reas u actividades de la organizacin.

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Principios:

a. Equilibrio. Debe hacer un balance entre lo que es autoridad y delegacin dentro del control correspondiente y para ello es necesario establecer los mecanismos suficientes para la verificacin del cumplimiento de la responsabilidad conferida y la autoridad delegada que estn siendo conferida a cabalidad.

b. De los estndares.

Un estndar es una unidad de medida que sirve como patrn con base, en la cual se efecta el control, representando el estado de ejecucin deseado, es decir, los objetivos definidos de la organizacin evitando as prdida de tiempo y dinero.

c. De la oportunidad.

Debe aplicarse el control antes de que se cometa un error, de tal manera que sea posible tomar las medidas necesarias para evitarlo.

d. De las desviaciones.

Toda desviacin debe ser analizada de manera detallada para as conocer las causas, el porqu de su origen y as poder evitar estos problemas en un futuro.

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e. Costeabilidad.

Se debe de justificar el costo, presente en dinero y tiempo en relacin con las ventajas reales que este aporte.

f. De excepcin.

El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

g. De la funcin controladora.

La funcin que realiza el control, no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Etapas del Control:

a. Identificacin del estndar.

Un estndar es un mtodo muy utilizado por las empresas ya que puede ser fsico, este se representa como una unidad de medida que les sirve a las empresas para as llevar una gua o patrn que debe seguir el empleado. Por otra parte, se tiene que son criterios que miden los resultados, pero no es solo su funcin esta, ya que tambin puede representar la expresin de las metas que se quieran lograr a travs de la planeacin. De igual forma, representa cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, entre otros.

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b. Medicin de los resultados

Para lograr una buena medicin se tiene que ver especficamente la operacin que realizan los subordinados y que se haga la parte de control correctamente ya as es fcil determinar los resultados, ya que al realizar su trabajo bien y tener un buen control se obtienen resultados favorables, no obtente hay actividades que es difcil establecer estndares de control por ello se dificulta la medicin.

c. Comparacin.

Se debe tomar en cuenta que no se puede tener solo un resultado es necesario compararlos, es decir, tener ms opciones que sean beneficiosas y se realiza la comparacin a ver cual es ms factible.

d. Deteccin de desviaciones.

Es el proceso mediante el cual, se toma una alternativa para obviar el error cometido o manifestado, por ello se tiene que dejar a un lado y tratar de retomar otra alternativa favorable que permita que la planeacin siga con su objetivo, es decir, procura que se siga cumpliendo lo planeado y que el error cometido sea remediado.

e. Correccin.

Si al detectar algn error en las desviaciones debe ser corregido inmediatamente y plantear otra solucin, para que as no sea presentado de nuevo el error, por ello se debe tomar en cuenta al momento de plantear otra manera de desempeo que sea coherente y no parecida a la anterior ya que puede presentar el inconveniente nuevamente.

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f. Retroalimentacin.

Una vez ya corregida las desviaciones y los resultados que sean favorables, se realiza la retroalimentacin que trata de pasar nuevamente por los pasos, haciendo as un nuevo procedimiento y que este que claro y no se manifieste un error, de igual forma es indispensable porque retroalimenta la informacin nuevamente, los pasos que debe segur este es ver el diseo planteado, luego verlo de manera real, de ah pasa a ver su medicin del desempeo real para as compararlo con los estndares, identificar las desviaciones y realizar un anlisis que ocasiones estas causas luego se pasa al programa de accin correctiva y por ltimo la amplificacin de las correcciones para as volver al principio ya que todo est enlazado.

El control y su periodicidad:

a. Control preliminar.

Es aquel que se efecta antes de realizar las actividades.

b. Control concurrente. Se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. Un control espordico de nada sirve para la consecucin de las metas de la organizacin.

c. Control posterior.

Se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo preestablecido.

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Control por reas funcionales:

a. Departamento de produccin.

Programar, coordinar y plasmar todas las medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. Existen diferentes sistemas de control y planeacin de la produccin, los cuales varan de acuerdo al tamao y la naturaleza del proceso de produccin la manera adecuada de un sistema encierra los siguientes puntos beneficios para la produccin: Incrementa la productividad Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes Evita demoras en la produccin Disminucin de tiempos ociosos Reduccin de costos

En la planeacin y en el control de produccin se utilizan: tcnicas simplificadas como diagramas, y grficos; hasta la aplicacin de mtodos y modelos matemticos.

b. Departamento de finanzas. Nos otorga la informacin acerca de la situacin financiera de la organizacin u empresa y de las ganancias monetarias de los recursos, departamentos y actividades que se integran. Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas como lo son:

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Control presupuestal Control contable Costos Auditoria

c. Departamento de recursos humanos.

Su funcin se encuentra dentro de la evaluacin, implantacin y ejecucin de todos los planes dirigidos a cada uno de los programas de este departamental, y del cumplimiento de los objetivos del personal; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos.

Tcnicas de Control.

Son las herramientas de las que se auxilie el administrador para llevar a cabo el proceso de control.

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Tambin tenemos la tcnica PERT la cual recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Review Technique: Tcnica de Evaluacin y Revisin de Problemas. Consiste en un instrumento en el que, con base en una red de actividades y eventos, y mediante la estimacin de tres tiempos, se evala la probabilidad de terminar un proyecto para esa fecha determinada. El mtodo PERT fue ideado en 1958 por Willard Fazard de la oficina de proyectos especiales de la oficina naval de ordenanza de la marina norteamericana, con el objeto de controlar el proyecto de lanzamiento del proyectil Polaris de la NASA.

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CONCLUSIN:

Al realizar el tema se concluye que el control es la etapa de suma importancia, ya que en este se toman las medidas para corregir las desviaciones, hacemos cumplir las normas, polticas y mtodos de procedimiento que vamos a utilizar, tenemos en cuenta que toda organizacin aplicara esta etapa de forma distinta pero al final todas buscan lo mismo: tener xito en sus objetivos. Si se comete algn error en cualquier etapa esta (el control) es la encargada de investigar en donde, cules fueron las causas, el porqu. Y despus como ya se ha dicho tomar las medidas necesarias para que ya esto no suceda nuevamente en el futuro.

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BIBLIOGRAFA:

Chiavenato I. (2001), Administracin Proceso Administrativo 4ta Edicin, Editorial McGraw-Hill Munch L. y Garca J. (2009), Fundamentos de la Administracin 8va Edicin, Editorial Trillas

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