1.- DEFINICIN DE FORMAS O FORMULARIOS.

y Segn Vctor Lzaro podemos decir que una forma o formulario, no es ms que un objeto sobre el cual imprimen informes constantes y que cuentan con espacios para que se anote en ello una informacin variable. Para Fernando Catacora, los formularios son los modelos que se utilizan para capturar informacin para el registro control y/o proceso de las operaciones de una entidad. Segn Williams Bochino, una forma es un documento impreso con espacios en blanco a fin de insertar informacin.

2.-IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS. Son un medio eficiente de comunicacin en las organizaciones y no existe actividad administrativa que no implique la utilizacin de este canal de informacin.

3.-OBJETIVOS DE LOS FORMULARIOS. y y y y Mejorar la eficiencia del procesamiento de informacin. Simplificar el adiestramiento de los empleados. Realizar el control por parte de la administracin. Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son las materias primas del sistema de informacin para la administracin.

4.-CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS. y y Pueden agilizar o entorpecer una actividad determinada. Motiva al usuario positiva o negativamente.

y y

Orienta a quin lo llena a suministrar informacin de cierta manera. Pueden ser vehculos portadores de datos que alimentan a otras formas o formularios. Pueden ocasionar, por elaboracin indiscriminada, despilfarro econmico y gastos innecesarios.

5.-CLASIFICACIN DE FORMULARIOS. y De acuerdo a su presentacin: 1. Simples: anexas. 2. Compuestos o complejos: Se encuentran formados por ms de una hoja y son elaborados con base en u formato previamente establecido, con base en esquema de archivos o almacenamiento. y De acuerdo a su uso: 1. Para originar una accin: Se da con el fin de iniciar una serie de pasos de un grupo de objetivos. 2. Para registre informacin: Se orienta a guardar informacin que posteriormente puede ser consultada. Por lo tanto su llenado debe ser correcto, ya que la informacin omitida puede ser de gran uso ms adelante. 3. Para informar resultados: Son aquellos que se cuantifican o analizan en los procesos que se encuentran estandarizados. y De acuerdo a su elaboracin: 1. Manuales: Son formas llenadas de manera manual. 2. Semimecanizados: se utiliza tanto la parte manual como la mecanizada (computadoras, maquinas de escribir, entre otros). 3. Mecanizados: Son aquellos que se elaboran completamente de manera mecanizada. Son aquellos documentos de informacin que se encuentran sustentados por una sola forma y que poseen copias

6.-ESQUEMA GENERAL DE FORMAS. Las partes que comprende un formulario: y Encabezado: Se encuentra en la parte superior y contiene al menos el ttulo, nmero y feche de elaboracin. y Cuerpo principal: contiene la informacin principal y relevante a procesar. En caso de facturas se encuentran campos como cdigo de producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, los mismos son indispensables. y rea de observacin: Contiene informacin que se considere necesaria para elaboracin y aclaracin de cualquier duda referente a la informacin del formulario. y Autorizaciones: Es un campo para personas involucrados en el que colocan su aprobacin para el procesamiento de la informacin. y Mrgenes: Son partes en blanco, y debe contener cuatro mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo.

7.-TECNICAS PARA EL DISEO DE FORMULARIOS. Para disear un formulario se debe tomar en cuenta ciertas bases como contar con el espacio suficiente para los datos, ya que la falta de espacio hace la elaboracin y calidad del mismo sea deficiente. La forma debe contener los espacios apropiados, de manera vertical como horizontal, y lo mismo se hace preparando con antelacin un diseo de la forma, con todas las entradas normales anotadas en l como gua. Al disponer de espacio adicional, se aumenta el ancho de las columnas o casilleros que puedan aprovecharlo. Como son los asignados a nombres, descripcin, entre otros. De no contar con el espacio, se revisan otros a manera de reducirlos y poder ganar el espacio necesario, siempre y cuando no afecte la utilidad de la forma o formulario.

8.-DETERMINACION DEL TIPO DE INFORMACION QUE PROCESADA A TRAVES DE LOS FORMULARIOS.

DEBE SER

Uno de los principios en el relleno de las formas, es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios. En tal sentido los campos que tienen la informacin deben estar claramente definidos y establecidos. De tal forma la informacin contenida en el formulario tiene dos formas: y Informacin fija: Es la que viene impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida. y Informacin variable: Es suministrada por cada una de las personas involucradas en su elaboracin. La informacin impresa en un formulario debe ser clara y comprensible por s sola. Esta caracterstica har que el relleno del formulario se facilite.

9.-ARQUE DE DATOS. Se basa en la investigacin realizada por el analista para determinar cules son los datos que necesita incluir as como la evaluacin de su utilidad y pertinencia mediante la elaboracin de: y Una lista de datos necesarios para que el formulario pueda suministrar la informacin para la cual fue diseado. y Estimacin de la informacin en el procedimiento.

10.-CLASIFICACIN DE LOS DATOS. Los datos se clasifican en: y Datos en orden de importancia: 1. Muy importante: Se le destina un espacio preferencial. 2. Importante: Es necesario destinarle un espacio en la forma. 3. Poco importante: No es necesario darle un espacio en la forma. y Datos de acuerdo a la frecuencia de entrada: 1. De ser muy frecuentes se le destina un espacio fijo en la forma. 2. En caso de usarse con frecuencia deben estar incluidos en la forma. 3. De uso poco frecuente se le da un espacio en la forma.

11.-SELECCIN DE ENTRADA DE LOS DATOS. Los datos seleccionados son distribuidos de forma adecuada dentro de las tres partes del formato (encabezado, cuerpo y cierre), con esto la transmisin de los datos es de manera efectiva, de tal manera se ordena la entrada de los datos de acuerdo al orden de salida.

12.-DETERMINACIN DEL ESPACIO NECESARIO PARA COMPLETAR CADA UNO DE LOS DATOS. Para que se pueda contar con espacios necesarios y apropiados, tanto de manera vertical como horizontal, es indispensable realizar con anterioridad un diseo de la forma colocando todas las entradas en el formulario como gua. Ya con la decisin de la mejor frecuencia para la aprobacin de los datos se atrasa nuevamente la forma grosso modo, e inmediatamente se calcula la anchura mnima para cada columna y/o casilla, mayormente en milmetros. Los mismo se suman y se comparan con el espacio disponible teniendo cuidado de que no sobre espacio, si el mismo sobra se aumentan las otras columnas a modo de aprovechar los espacios.

13.-CLASIFICACIN REQUERIDO.

DE

LOS

DATOS

DE

ACUERDO

AL

ESPACIO

La funcin de esta fase se da con la finalidad de dar un uso racional al espacio y as evitar el desperdicio con el fin de obtener una forma funcional y de espacio agradable. Para su ejecucin se agrupan los datos de una manera bien definida. y Datos que requieren de espacio para escribir son aquellos que corresponden a informacin que necesita de varia lneas. Por ejemplo: Direccin_____________________________________________________ ______________________________________________. y Datos que puedan llenarse en solo un cuadro, se llaman a los datos que se recopilan marcndose solo con una X.

Datos que requieren de espacios o cuadros, se llaman aquellos que se expresan con cdigos o nmeros.

Datos que requieren de un espacio columnado, se utiliza cuando la forma requiere operaciones de clculos o listados.

14.-PRESENTACIN. Para un diseador de formas debe estar presente que no realiza su trabajo para s mismo, sino para un grupo de personas; en tal sentido, su trabajo no debe estar basado en la exigencias tcnicas de la organizacin para la cual trabaja, tambin debe tomar en cuenta un aspecto agradable y de fcil utilizacin para esto se toman los siguientes aspectos: y Vocabulario: El mismo debe ser preciso, y evitarse abreviaturas o palabras incompletas para no ser mal interpretadas, el titulo debe ser claro y conciso e indicar el uso y objeto de la forma. Debe contener el nombre de la compaa en el titulo o en la base cuando la parte superior es destinada para datos de archivo y cdigos. y Tipo de letras: Deben ser muy claras y en estilos muy sencillos, es invariable el uso de letras de moldes y se evita el uso de la letra cursiva. Para espacios importantes o de gran valor se indican con negritas resaltado. y Tamao del papel: Para toda clases de formas, es conveniente limitar el tamao del papel a 22x28cms carta, o 22x31cms oficio, ya que esto resulta ms econmico y son fciles de procesar, manejar, almacenar y archivar

con esto no se quiere decir que no se puedan hacer otros tamaos, los mismos van a ir ligados a la necesidad del espacio requerido. y Nmero de copias: Para cada uno de los formatos se va establecer un nmero exacto de copias dependiendo de la necesidad de quien los procesa. y Tipo de papel: El mismo debe ser adecuado para el propsito al cual se destina el formulario o forma, y debe ser resistente al uso y correcciones. y Mtodos de reproduccin: No solo se adapta al mtodo de copiado que sea ms aceptable y llene las necesidades, sino tambin aquel que resulte ms econmico, existen varios tipos: 1) Carbn brillante: el mismo puede ser utilizado varias veces. 2) Carbn desechable: es de un solo uso. 3) Auto copiante o qumico, se llama al papel impregnado con cierta sustancia qumica que hace la reproduccin sin hojas de papel carbn. 4) Con espacios carbonizados: presenta carbn solo en los espacios que requieren ser reproducidos. y Tipo de impresin: Para la misma debe utilizarse tintas y los papeles con colores variados, y en la mayora de los casos se utiliza un solo color al menos que exista una razn sustentable para usar varios, el negro es el ms aceptado y utilizado. y Rayado: Permite un fcil llenado y lectura cuando se utilizan variantes en las separaciones de los espacios, mayormente se utilizan lneas delgadas o finas para separar las columnas del mismas categoras, y gruesas o dobles para separar de otras categoras. y Disposicin de formas: Con el fin de hacer mas practica la utilizacin de las formas, facilitar su almacenamiento y resguardarla del deterioro, se acuerda con la tipografa el tipo de embalaje o disposicin que deben ser entregados, con esto existen algunas alternativas: 1) Hojas sueltas: Son embalado en resmas de hojas de idntica impresin con el mismo color y tamao.

2) Juegos: Son varias hojas de idntica impresin y tamao pero con colores diferentes, las hojas pueden tener intercalados papel carbn de forma engrapadas o engomadas. 3) Con matriz: Se conoce con el sujetador del papel al cual se encuentran unidas las hojas al papel carbn, tambin suele utilizarse papel qumico, lo que elimina el carboncillo. 4) Forma continua: Son diseadas para ser utilizadas en computadoras, y son juegos de formas impresas con papel desechable intercalado, unidos por los extremos superior e inferior, y dotado de cintas de traccin con perforaciones especiales para insertar a las impresoras. y Instrucciones: En caso de la forma presente un grado de dificultad, con el fin de facilitar el llenado y que la informacin se la correcta, es conveniente anexarle en la cara posterior de la ultima copia, un instructivo que explique detalladamente los procedimientos para rellenar y completar los datos.

15.-ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA LA TIPOGRAFIA. Con el fin de garantizar una correcta impresin de la forma o formulario, se pide o es necesario describir con precisin las caractersticas de la misma al tipgrafo. Un mecanismo para presentar efectivamente una hoja con las especificaciones diseadas para tal fin, a la cual debe anexarse un boceto o un modelo de la forma cuando es necesario ordenar un nuevo pedido.

16.-CONTROL DE FORMAS. Es una especialidad en el rea de sistemas, y cuenta con un analista quien debe encargarse de esta actividad, ya que nadie mejor es capaz de reconocer las variantes fases del procedimiento diseado por el mismo, como lo son los planes o mtodos usados por la gerencia para girar y regular las operaciones de la oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles.

El control de formas debe estar concebido para permitir: y Que todas las formas cumplan con los requisitos para los cuales fueron diseadas. y y Que los diseos cumplan con su propsito en forma eficiente y adecuada. Que el costo sea lo ms bajo posible, sin que el mismo represente un sacrifico de calidad comodidad y presentacin. Por lo tanto este control garantiza el mejoramiento continuo de las formas y con ello se necesita: y Establecer un sistema de control de existencia y reabastecimiento que permita la disponibilidad suficiente a costos ventajosos. y Disear procedimientos que controles las formas con el uso de codificacin, nomenclatura, clasificacin y registro, con estas se obtiene la identificacin de las formas, y con el registro y la clasificacin nos permite detectar las formas iguales a fin de eliminar los duplicados. y Implementar mtodos adecuados de almacenamiento para evitar el deterioro y que adems, perita el control de formas pre numeradas para facilitar su acceso. y Establecer un archivo de formas de modelo de otras organizaciones.

17.-ASPECTOS LEGALES DE LAS FORMAS EN VENEZUELA. En el decreto de ley n 187 con el cual se sustituye el impuesto al consumo suntuario y a las ventas al mayor, en los artculos 49 y 52 nos dispone lo siguiente: y Artculo 49: Los contribuyentes a que se refiere el artculo 3 de este decreto estn obligados a emitir facturas por sus ventas, por la prestacin de servicios y por las dems operaciones gravadas. y Artculo 52: La administracin tributaria dictara las normas en que se establezcan los requisitos, formalidades y especificaciones que deben cumplirse en la impresin y emisin de facturas, en los documentos

equivalentes que las sustituyen en las ordenes de entrega o guas de despacho. Con estas dos disposiciones se establece que algunos documentos emitidos por conceptos de venta de bienes y servicios deben presentarse de acuerdo a los parmetros establecidos en la administracin pblica.