Comunicacin en la empresa

SONIA Existen algunos expertos que aseguran que una empresa no es ms que un fenmeno lingstico, que es gracias al lenguaje que las mismas se forman y se sistematizan llegando a conformar una organizacin con objetivos, metas y una visin.

La clave en todo esto es la comunicacin, los expertos que redujeron el concepto de empresa a un fenmeno lingstico lo hicieron porque vieron que sin comunicacin no hay empresa, una empresa unida y con alto nivel de compromiso necesita de una buena comunicacin ya que sin ella pueden surgir malentendidos, confrontaciones o puede ser que el personal realice el trabajo de forma diferente al que se esperaba debido a que las directrices que se dieron no fueron lo suficientemente claras como para que ser correctamente interpretadas por los mismos. El trabajo de un directivo es planificar y determinar los objetivos adems de analizar, diagnosticar y evaluar el logro de los objetivos, los problemas que estn surgiendo y las soluciones a los problemas, todo lo anterior es intil si el directivo no lo comunica, y puede ser perjudicial el comunicarlo mal.
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La mala comunicacin puede convertirse en una prdida de dinero La mala comunicacin afectar el rendimiento del personal La mala comunicacin puede deteriorar las relaciones entre el personal La mala comunicacin puede desmotivar al personal

Y en el peor de los casos: la mala comunicacin puede ser la causa del fracaso de la empresa. Lo anterior no slo es vlido para las empresas y sino para la vida personal de cada individuo, la comunicacin que una persona tiene con otras y con ellos mismos constituye uno de los pilares indispensables del xito.

JESENIA
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA. Es importante que la informacin fluya por los diferentes niveles jerrquicos de la empresa. Puede tratarse de comunicaciones INTERNAS (se dan entre los miembros de la organizacin) o bien comunicaciones EXTERNAS (se dan con otras empresas, si estas comunicaciones la empresa no podra vivir)

Funciones de la comunicacin La comunicacin sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organizacin: el control, la motivacin, la expresin emocional y la informacin. La comunicacin acta para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. La organizacin tienen jerarquas de autoridad y guas formarles a las cuales deben atenderse los empleados. Por ejemplo, cuando se le pide a los subordinados que comuniquen primero a su jefe inmediato cualquier irregularidad relacionada con el trabajo, con el propsito de seguir la descripcin de su puesto o de cumplir con las polticas de la compaa, la comunicacin funge como una funcin de control. Pero la comunicacin informal tambin controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo molestan o acosan a unos miembros que producen ms que los dems (y hacen que el resto del grupo se vea mal), informalmente se lo comunican y controlan su comportamiento. La comunicacin favorece la motivacin al aclarar a los empleados lo que se ha hecho, si se estn desempeando bien y lo que puede hacerse para mejorar el redimiendo, si es que esta por debajo del promedio. El establecimiento de metas especificas, la retroalimentacin sobre el progreso hacia las metas y el reforzamiento de un comportamiento deseado estimula motivacin y requiere de la comunicacin. Para muchos empleados, su grupo de trabajo es la fuente principal de interaccin social. La comunicacin que tiene lugar dentro del grupo es el mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfaccin. La comunicacin, por tanto, proporciona un alivio a la expresin emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales. La funcin final que la comunicacin desarrolla se relaciona con su papel de facilitado de la toma de decisiones. Proporciona la informacin que los individuos que necesitan para tomar decisiones al trasmitir la informacin para identificar y evaluar las opciones alternativas. Ninguna de estas cuatro funciones debera considerarse ms importante que las otras. Para que los grupos se desempeen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre los miembros, estimular el rendimiento, proporcionar un medio de expresin emocional y tomar las decisiones. Casi en todas las interacciones de comunicacin dentro de un grupo u organizacin se desarrolla una o ms de estas cuatro funciones.

JESSICA
TIPOS DE COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS. y Segn el medio que se emplea.

VERBALES: mediante la emisin de palabras. Permite la interaccin directa entre emisor y receptor. Y esto se traduce en ahorro de tiempo. Evita mal entendidos y permite aclaraciones inmediatas. Pueden ser:

 

Individuales: entre dos personas (bidireccional y con feedback) Colectivas: a un grupo de personas. Son inmediatas y multidireccionales. (se da en forma de reunin que permite el intercambio de ideas y opiniones)

ESCRITAS: plasmadas directamente en un soporte de papel o un soporte magntico (correo electrnico) Se dividen en:

Internas: comunicaciones que quedan reflejadas en documentos tales como una nota interior enviada por correo o e-mail. Externas: carta comercial, solicitud de pedido....

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NO VERBALES: manifestaciones corporales.. (unidad3)

y Segn la direccin.

VERTICALES: estas se subdividen en :

Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a un subordinado. Consiste en dar informacin sobre objetivos y tareas dentro de la empresa. Pueden se escritas, orales u orales, pero de este ultimo modo la informacin puede desvirtuarse inconscientemente. El escrito es ms preciso. Ascendentes: su finalidad es la de informar a niveles superiores de los logros alcanzados, estado del trabajo en ejecucin, propuestas...

HORIZONTALES: se establecen entre dos departamentos del mismo nivel jerrquico. Se dividen en:

Formales: informacin entre diferentes departamentos como medio de coordinacin entre ellos. Pueden ser orales en reuniones, o al telfono y escritas en forma de notas internas.

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 Informales: las que se establecen fuera del mbito empresarial. CONFLICTO Y NEGOCIACIN EN LA COMUNICACIN. - Conflicto: situacin de enfrentamiento entre dos partes, originada porque una de las partes cree que la otra le perjudica. No todo conflicto es malo o negativo para la empresa. De lo contrario poda originarse un conflicto de conformismo que desmotive. El nivel ideal seria el que impide el estancamiento, estimula la creatividad y promueve cambios. -Negociacin: es la situacin donde dos partes con divergencias llegan a un acuerdo que es mas beneficioso que romper la relacin. Por medio de la comunicacin se intenta llegar al acuerdo, con un lenguaje claro y preciso, sin ambigedades. El medio para la negociacin es el lenguaje oral.

ASTRId

FACTORES ESENCIALES EN LAS COMUNICACINES Y SU INCIDENCIA EN LA EMPRESA. El primer paso para desarrollar un sistema de comunicaciones optimo va a ser determinar las exigencias de cada empresa. Determinadas por le estructura de la empresa (si la empresa se encuentra geogrficamente dispersa...). entre los factores sobresalen los siguientes:

LOS PLAZOS: hay que establecer periodos de tiempo en los que obtener cada informacin. Es valiosa en cuanto a que sirve para tomar una decisin, por ello es necesaria la agilidad. EL COSTE: siempre hay gasto (tiempo empleado en elaborar un documento, llamada telefnica, material que se consume...) hay que valorar coste-eficacia. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN: es un deber de cualquier empleado mantener en secreto sobre toda informacin relacionada con la empresa o sus trabajadores. NO se duplicar informacin confidencial ni se mantendr fuera del archivo mas de lo preciso.

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Barreras para la comunicacin eficaz

Filtracin: la filtracin se refiere a la manipulacin de la informacin para que de esta manera sea vista de manera ms favorable por el receptor. Por ejemplo, cuando un gerente le dice a su jefe lo que el quiere or, est filtrando la informacin. Ocurre mucho n las organizaciones? Por su puesto!. Al tiempo que las informaciones pasa a los ejecutivos senior, tiene que ser condensada y sintetizada por los subordinados para que los que estn en la cima no se sobrecarguen de informacin. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen estn presente en el resultado de la filtracin. El mejor determinante de la filtracin es el numero de niveles en la estructura de una organizacin. Mientras ms verticales sean los niveles en la jerarqua de la organizacin, ms oportunidades hay para la filtracin. Percepcin selectiva: es debido a que los preceptores en el proceso de comunicacin ven en forma selectiva y escuchan basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras caractersticas personales. Los receptores tambin proyectan sus intereses y expectativas en las comunicaciones al tiempo que las decodifican. El entrevistador que espera que una solicitante de empleo ponga a su familia por encima de su carrera es probable que vea eso en las solicitantes, sin importar si ellas se sienten de esa manera o no. Defensa: cuando la gente se siente amenazada, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr el entendimiento mutuo. Esto es, se vuelve defensiva - se compromete en comportamientos como atacar verbalmente a otros, hacer comentarios sarcsticos, ser excesivamente juiciosa y cuestionar los motivos de los dems. As, cuando los individuos interpretan el mensaje de los dems como amenaza, responden en forma que retardan la comunicacin eficaz. Lenguaje: la palabra significa diferentes cosas para diferentes personas. El significado de las palabras no est en la palabra, esta en nosotros. La edad, la educacin y los antecedentes culturales son tres de las variables ms obvias que influencian el lenguaje que una persona usa, as como tambin definiciones que da a las palabras. En una organizacin, los empleados usualmente llegan con diversos antecedentes y por tanto, tienen diferentes patrones de habla. Adems, al agrupar a los empleados de un departamento, se crean especialistas que desarrollan su propia jerga o lenguaje tcnico. En grandes organizaciones, los miembros a menudo tambin se dispersan geogrficamente - aun para operar en diferentes pases - y los individuos de cada lugar usaran los trminos y frases que son nicos en su rea. La existencia de niveles verticales tambin causa problemas de lenguaje. El lenguaje de los altos ejecutivos,

pueden ser mstico para los empleados operativos que no ests familiarizados con la jerga gerencial. Si consideramos cmo cada uno de nosotros modificara el lenguaje, las dificultades en la comunicacin se minimizaran. El problema es que los miembros de una organizacin no saben como aquellos con quien interactan han modificado el lenguaje. Los emisores tienden a asumir que las palabras o trminos que emplean significan lo mismo para el receptor y para ellos. Estos por supuesto, a menudo incorrecto. Por tanto crea dificultades en la comunicacin.