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Gestin de Compras
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adquisicin y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente. Nuevo enfoque hacia la integracin del aprovisionamiento a la estrategia global de la empresa. Dada su importancia existe la necesidad de su diseo sea flexible, sincronizada con los sistemas de produccin, control y reduccin de costos y desarrollo de herramientas analticas y de control para el logro de objetivos.
El Abastecimiento como parte del proceso logstico Abastecimiento es la funcin logstica que proporciona a las reas de la empresa, de los bienes empleados en la produccin de otros bienes, repuestos y materiales necesarios para el cumplimiento de su misin productiva
Compras como parte de la funcin de Abastecimiento Compra es el proceso de adquisicin de bienes, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposicin de operaciones en el lugar y momento requerido
DEFINICION DE LA FUNCIN DE COMPRAS Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercializacin o de produccin. Debe proporcionar en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado.
Objetivos de Compras
Continuidad del abastecimiento Negociar precios convenientes Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en funcin a nuevos procesos productivos Mantener costos de adquisicin y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operacin
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80
57%
60% 54%
Alimenticia Telecomunicaciones
1993
1996
El 40% del costo de la mayoria de los alimentos se debe a la logistica (transportes, envases, distribucin, conservacin, etc) que podran reducirse
Jordi Jordana Federacin de la Industria de Alimentacion y Bebidas (FIAB)
Alta customizacin (adaptacin a las preferencias del cliente) Reduccin del ciclo de vida de los productos Empresas con procesos cada vez ms flexibles Modelo basado en la Oferta Entornos cerrados de negocios Globalizacin generalizada Demanda Entornos de colaboracin
Competencia y Oportunidades
Proveedores/Clientes
COSTES LOGSTICOS
Fuente: Herbert W. Davis y William H. Drumm, "Logistic costs and service" Database- 2010. Annual Conference Proceedings (San Francisco, CA: Council of Logistics Management, 2010)
El valor se aade minimizando los costos logsticos y trasladando los beneficios a los consumidores y acccionistas.
Ahora los clientes QUIEREN: Velocidad al instante entregas rpidas Servicio - entregas completas Customizacin - a su medida Mejores precios - ganar ganar
Gestin de Compras
Planificacin : Generacin,
Control y seguimiento:
Mecanismos de seguimiento.
Sistemas de Compras
Modelo centralizado: Unidad bsica de compras. Se encarga de todas las asignaciones Modelo descentralizado: Unidad independiente en cada departamento.
Financiero
Comercial
Compras
Produccin
Administrativo
Modelo Descentralizado
Financiera
Sourcing
(abastecimiento)
Estratgico
- Ventaja: competitiva vs
propio-tercero, desarrollo-adquisicin
Riesgo vs beneficios
- Producto-Mercado-Funciones - Objetivos en conflicto: - Finanzas (mnimo costo), - Operaciones (mxima seguridad de materia para fabricar), - Mercadotencia (mayores opciones de ventas) - Prdida de personal clave: - Habilidades estratgicas, - Habilidades interfuncionales - Prdida de capacidad negociadora: - Control de continuidad de suministro, - Control de acceso a proveedor
ANALISIS DE MERCADO
NEGOCIACION EN COMPRAS
La eleccin del proveedor adecuado se har finalmente en funcin de la negociacin de condiciones establecidas por el cliente. En todo proceso de negociacin es fundamental considerar aspectos claves, tanto tcnicos, econmicos como logsticos, para poder ofrecer la cotizacin ms competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente
METODO PRINCIPISTA
(NEGOCIACION INTEGRATIVA)
Separar las personas del problema. Cntrarse en intereses no en posiciones. Generar alternativas para beneficio mutuo. Insistir en criterios objetivos. Conozca su mejor alternativa a un acuerdo negociado (BATNA: Best Alternative To a Negotiated Agreement).
Evitar tener un punto mnimo de arreglo. Generar alternativas para ganancia mutua. Desarrollar opciones mltiples para recoger y decidir despus. Insistir en usar criterios objetivos. Tratar de alcanzar un resultado basado en estndares independientes a las voluntades. Razone y est abierto a razones, ceda ante principios nunca a presiones.
EVALUACION DE PROVEEDORES
El Gestor de Compras debe realizar una clasificacin y actualizacin de los perfiles de sus proveedores.
Revisin peridica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento
de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores crticos definidos por la empresa.
Reunin con proveedores estratgicos, uno o dos veces al ao y
de manera presencial.
Los objetivos especficos de este proceso son: Definir prioridades para siguientes perodos, indicadores a ser
utilizados, objetivos y lmites Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se adaptan entre s, a corto y largo plazo. Construir relaciones a largo plazo
Costo de transporte
Tiempo de espera de resurtido Desempeo de la puntualidad Flexibilidad del suministro Frecuencia de la entrega/Tamao mnimo del lote Calidad del suministro Costo del transporte entrante Trminos del precio Capacidad de coordinacin de la informacin Capacidad de colaboracin en el diseo Tipos de cambio, impuestos y derechos Viabilidad del proveedor
Listado de indicadores
Duracin de los inventarios: es el nmero de das en que se consumira los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institucin. Rotura de inventario: frecuencia de casos en que una institucin se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega. Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas. Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de compra respectiva.
Listado de indicadores
Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al nmero de proveedores a los cuales se enva una peticin de oferta para los procesos de cotizacin (para la operacin en ChileCompra, corresponde al nmero de proveedores que son notificados de las cotizaciones va e-mail). Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al nmero de ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra. Indicadores de satisfaccin de usuarios: corresponden a una calificacin de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del rea de adquisiciones, normalmente considera distintos mbitos. Indicadores de evaluacin de proveedores: corresponden a una evaluacin de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se asocia a una clasificacin de los proveedores.
Duracin de los inventarios Quiebres de inventarios Cantidad de peticiones de oferta enviadas Cantidad de ofertas recibidas Tiempo de ciclo de compras Tiempo de despacho de la orden de compra Indicadores de satisfaccin de usuarios Indicadores de evaluacin de proveedores
= Alto impacto = Impacto medio = Impacto bajo o indirecto
Adaptacin de los objetivos de la funcin de compras a los objetivos de la empresa Estudios de los mercados de compra Elaboracin de la estrategia de compras Organizacin del rea de compras
De Unidades de Negocio
Objetivos de disminucin tiempos desde el diseo del producto hasta su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad garantizar suministros Introduccin de nuevos productos
Corporativos
Integracin/Desintegracin Hacer vs Comprar Centralizacin/Descentralizacin
De Unidades de Negocio
Objetivos de disminucin tiempos desde el diseo del producto hasta su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad garantizar suministros Introduccin de nuevos productos
RIESGO DE SUMINISTRO
Dimensin externa
Matriz de Mercados
Productos Apalancados Bsicos
COMPLEJIDAD COMERCIAL
Mercados Comerciales
Decisiones Organizativas Centralizar las compras + Reducir el nmero de proveedores: Apalancados y Cuellos de Botella Responsabilidad de la Direccin: Estratgicos y Mercados Competitivos Descentralizar: Rutinario y Mercados Fciles
COMPLEJIDAD TECNICA
MATRIZ DE KRAJLIC
Productos Apalancados Bsicos
ALTO - 80% del Total
Objetivos Estrategias ( compra spot) Minimizar costos a corto y mediano plazo - Contrato largo plazo - Consorcios - Tercearizacin 60% del valor
(Commodities)
Acciones
30
Objetivos
Productos Estratgicos 15
Mercados Competitivos
Estrategias - Socios Garantizar el suministro a precios competitivos - Integracin vertical - Desarrollo de proveedores 15% del valor Estratgicos Acciones - Desarrollo a largo plazo con los proveedores socios - Seleccin detallada de proveedores locales, regionales y globales - Intervencin del proveedor en las fases iniciales de desarrollo de productos
Mercados Comerciales
- Buscar precio - Proveedores alternativos con los niveles de calidad deseados - Enfoque de corto plazo y agresivo al mercado global - Equipos humanos de compra especializados y globales - Centralizar las compras - Reducir nmero de proveedores
Productos Rutinarios
BAJO - 20% del Total
Objetivos Estrategias - Sistemas de Contratacin Optimizar la Gestin Administrativa - Catlogo Electrnico - Tercearizacin Proceso
(indirectos)
Acciones
3,456
Mercados Fciles
- Estandarizacin y reduccin de referencias administrativos - Participacin de los clientes internos con proveedores locales - Descentralizar las compras - Reducir nmero de proveedores
3% del valor
BAJO
ALTO
RIESGO DE SUMINISTRO
Todos los Proveedores se agrupan y forman una industria, que les permite competir y desarrollar sus ventajas competitivas.
Industria Comunicaciones ( banda ancha, cable ) Industria Consumo ( consumo masivo ) Industria Educacin ( e-learning, capacitacin ) Industria Transporte ( Areo, Terrestre, Martimo ) Industria Finanzas etc. ( Bancos )
Planner
Gestor de Inventarios
Indicadores de Gestin
Con la intencin de mejorar la actuacin de las organizaciones se necesitan considerar diferentes indicadores especficos para cada proceso. Los indicadores de gestin estn relacionados con:
Mejoras en la calidad de la informacin Optimizacin en el uso de los activos fijos Optimizacin en el uso del capital de trabajo. Crecimiento de eficiencia
1 2 3 4 5
1 1 0 0 1
0 0 0 1 1
0 1 1 0 1
0 1 1 1 1
0 0 0 0 1
60%
40%
60%
80%
20%
Roturas de stock
Es una ciencia que estudia la previsin, organizacin, coordinacin y control del flujo de recursos, desde las fuentes de abastecimiento a los centros de transformacin y de estos al cliente final. Actualmente los procesos involucrados en el SCM deben disponer de nuevas herramientas como redes de consumidores, comercio electrnico y alianzas con proveedores, adems, de procesos productivos estandarizados y una adecuada gestin de abastecimiento y de distribucin.
Nivel de Servicio
Proveedores
Clientes
Coste total
Nivel de Servicio
Integracin de la cadena
Cooperar para satisfacer mejor , mas rpido y a un menor costo, las necesidades del consumidor (bien o servicio).
Considerarla como parte de ECR, para cosechar ventajas basadas en el tiempo, mediante sistemas con un buen grado de reaccin y rpido. (Sistemas de informacin y logstica JiT).
QR o RESPUESTA RAPIDA:
HERRAMIENTAS DE LA LOGSTICA DE COMPRAS Subcontratacin de servicios externos, para aadir mas fortalezas al propio potencial de la empresa.
OUTSOURCING:
BENCHMARKING:
Tcnica usada por las empresas para identificar, comparar y aprender para mantenerse como la mejor en su clase.
BENCHMARKING
El Benchmarking o Evaluacin comparativa es: Una tcnica que sirve para identificar, comparar y aprender de los mejores productos, servicios y practicas que existan, a fin de disear un programa para el cambio y promover una cultura de mejora continua dentro de una organizacin.
Para que funcione es fundamental que las organiza-ciones que lo apliquen deban:
A. B. C. D. Aprender a hacerlo. Elegir el momento de ponerlo en marcha. Contar con apoyo de alta direccin. Compartir informacin mediante el desarrollo de la infraestructura necesaria.
Y en Internet?
Posibilitador de Acceso: Acceso global a mercados y recursos Posibilitador de Personalizacin: Mas Customizacin: Proceso productivo que garantiza productos personalizados Elemento definitorio del ritmo del cambio: La tecnologa como posibilitadora de los nuevos modelos de negocio marca el ritmo de cambio
Modelos de negocios
Existen varios modelos
Empresa Empresa (B2B)
Empresa
Empresa
Modelos de negocios
Consumidor Empresa
Empresa Consumidor (B2C)
Modelos de negocios
Empresa
Empleado
Empresa - Empleado (B2E)
Administracin
Integracin de modelos
Consumidor
Empresa
B2C
Dsitribuidor Consumidor
B2B
B2C
Listado de proveedores
E-PROCUREMENT
Se entiende por e-procurement a la automatizacin de los procesos de abastecimiento, a travs de Internet. Es importante sealar que se hace referencia al proceso de abastecimiento y no al de compra. El primero es ms amplio que el segundo, al cual incluye. Se extiende desde la bsqueda de proveedores hasta el pago de la mercanca.
Reduccin de los costes administrativos. Mediante el aprovisionamiento electrnico, se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de compra de aproximadamente un 70%. Reduccin de los precios de adquisicin de las mercancas y servicios de un 5 a un 10%. Reduccin de las solicitudes de compra fuera de contrato; incremento del uso de los proveedores preferidos; mejoras en la negociacin con dichos proveedores. Reduccin del tiempo requerido para completar el ciclo de compra. Eprocurement reduce significativamente el tiempo requerido para procesar una solicitud de compra en un 50/70%. POSIBLES INCONVENIENTE Exige un fuerte cambio de procedimientos en la empresa. Los intermediarios se sienten amenazados porque su funcin puede desaparecer
La empresa compradora negocia off-line con sus proveedores, las condiciones de compra: productos, volumen, precios, calidad, etc. Los productos acordados sern incluidos por los proveedores en catlogos on-line. Cuando un empleado de la empresa tiene una necesidad de un bien o servicio, accede al sistema (mediante su usuario y contrasea) y accede a los catlogos de los distintos proveedores que contienen el producto buscado. Al seleccionar el producto de un proveedor en particular, se genera automticamente la orden de compra (OC).
Una vez autorizadas, las OC que superen los parmetros de aprobacin automtica son direccionadas a travs de la solucin, para su aprobacin. Como el e-procurement tiene parametrizado el workflow del proceso, notifica a quien corresponda la existencia de la OC pendiente de autorizacin..
A continuacin se enva por e-mail un aviso al proveedor seleccionado, informndole que se ha librado una OC. El proveedor accede al sitio web, la visualiza y la acepta estableciendo la fecha de envo de la mercadera.
1.Disminucin de precios: negociacin con los proveedores. 2.Reduccin del coste de reorden: simplificacin y desburocratizacin. 3.Disminucin de errores, por la disminucin del componente manual. 4.Disminucin del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparacin de productos en un catlogo homogneo, la verificacin del precio y la disponibilidad. 5. Reduccin de inventarios: mayor coordinacin con los proveedores. 6.Liberacin de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas de valor estratgico: negociar con proveedores. 7.Mayor transparencia en el proceso: descentralizacin y mayor informacin disponible. 8.Mayor control de proveedores y empleados: transacciones nicamente con proveedores autorizados, reduciendo as las compras fuera de contrato.
1.Dificultades tcnicas (interfaces, parametrizaciones, integracin con el ERP de la empresa, etc.). 2.Resistencia al cambio de los usuarios (problemas de adaptacin e integracin a la cultura de la empresa). 3.Problemas de estrategia (para encontrar la solucin adaptada que realmente funcione y sea duradera). 4.Necesidad de tener una organizacin clara de la funcin de compras (workflow del proceso definido, base de datos de proveedores precisa, etc.). 5.Dificultades para cambiar las relaciones cliente proveedor en algunas empresas.
e- procurement es una nueva forma de hacer negocios Hay ms libertad en una empresa virtual que en una empresa tradicional. Hay muchos modelos de negocios virtuales El e- procurement es pensar globalmente y actuar localmente