ESCUELA

SUPERIOR POLITCNICA DEL LITORAL INSTITUTO DE CIENCIAS MATEMTICAS INGENIERA EN AUDITORA Y CPA SISTEMAS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS PRCTICA # 8 Objetivos Utilizar la herramienta VISIO. Elaborar diagramas de flujo de datos. Actividades La funcin de Compras consiste en identificar al proveedor con mayor capacidad para suministrar el producto requerido, que ofrezca la calidad ms ptima, el menor costo posible, el menor tiempo de demora para la entrega del producto, las mejoras condiciones de pago y un adecuado servicio postventa. La secuencia natural del procedimiento de Compra inicia con la SOLICITUD DE COMPRA:
El procedimiento de Compras comienza con la deteccin de la necesidad de reponer o adquirir un bien. La primera diferenciacin que debe efectuarse con respecto a la fuente de los datos que activan el proceso, consiste en distinguir entre bienes incorporados al stock de Almacenes cuyo consumo es repetitivo y bienes de consumo habitual solicitados por otros sectores de la empresa y, por lo tanto, no incluidos en el catlogo de Almacenes. En el primer caso, Almacenes emitir un Pedido de Reposicin, y en el segundo caso, el sector interviniente formular una Requisicin de Compra o Pedido de Materiales. La deteccin de la necesidad y la formulacin de los pedidos se efectuar empleando tcnicas y medios que dependern del grado de tecnologa disponible en la empresa. As, si la disposicin de sistemas informticos lo permite, la oportunidad de iniciacin del trmite ser determinado por un programa de computacin que rastrear el archivo de existencias y, al decretar el cumplimiento de las condiciones programadas, disparar los datos que activan el proceso de reposicin. Estos datos podrn ser transmitidos de pantalla a pantalla (aplicando Intranet) o por medio de impresin de formularios. Si no se dispone de tecnologa actualizada, el trmite se efectuar en forma manual. El procedimiento de reposicin debe considerar la presencia de 3 niveles de existencia que requieren una definicin de item de Almacn: nivel mnimo, nivel mximo y nivel de punto de pedido. Si bien la emisin del Pedido de Reposicin puede ser el resultado de una funcin automtica del sistema, debe preverse la existencia de lmites para la autorizacin de la compra debido a que ello configura una futura obligacin de pago. Por lo tanto, deben quedar definidos niveles jerrquicos de autorizacin. El Pedido de Reposicin y su autorizacin, deben ser comunicados al responsable de Compras. Por razones de control, el Pedido de Reposicin debe contener un nmero de identificacin, de modo que se observe una secuencia numrica ininterrumpida en su emisin. El sistema debe prever un archivo de Pedidos de Reposicin que incluya los datos que permitan identificar cada transaccin. Este archivo evitar la repeticin de pedidos para el mismo artculo a efectos de una nueva corrida de programa de deteccin del Punto de Pedido. Puede ocurrir que, antes de que ingrese en la empresa el artculo previamente solicitado, se genere automticamente un nuevo pedido, duplicando as la solicitud. Tambin deben preverse posibles entregas parciales de proveedor, por lo que deber dejarse constancia de tal circunstancia en el archivo de Pedidos de Reposicin. De manera que el programa detector del punto de pedido deber analizar, antes de

emitir el pedido, cul es el estado registrado en el archivo respectivo (solicitud en trmite). En el caso de recibirse en Almacenes, la totalidad del pedido deber cancelar la registracin de estado pendiente.

1. Elabore el DFD de Contexto. 2. Elabore el DFD de Nivel Cero. 3. Al finalizar, enve los archivos creados al SIDWEB.