MANUAL DE USUARIO MENOR CUANTA EN BIENES Y SERVICIOS

ENERO 2011

Manual de Usuario: Menor Cuanta en Bienes y Servicios

MENOR CUANTA EN BIENES Y SERVICIOS INDICE

ENTIDAD CONTRATANTE 1. Introduccin .. 2. Ingreso al Sistema Transaccional del Portal 3. Creacin del proceso Paso 1: Informacin bsica.. Paso 2: Registro de productos Paso 3: Parmetros de Evaluacin Paso 4: Parmetros de inclusin preferente Paso 5: Seleccin del Proveedor... Paso 6: Plazos y Fechas.. Paso 7: Anexos .. 4. Consulta de procesos . PROVEEDOR 5. Invitaciones recibidas .. 6. Aceptacin del Proveedor.. ENTIDAD CONTRATANTE 7. Re-seleccin del Proveedor PROVEEDOR 8. Preguntas ENTIDAD CONTRATANTE 9. Respuestas y Aclaraciones PROVEEDOR 10. Entrega de Ofertas ENTIDAD CONTRATANTE 11. Apertura de Ofertas y Solicitud de Convalidacin PROVEEDOR 12. Respuesta a la Convalidacin ENTIDAD CONTRATANTE 13. Calificacin de Participantes.. 14. Adjudicacin.. .. 15. Registro de Contratos . 16. Finalizacin del Proceso .. 17. Recomendaciones 3 4 6 9 11 13 14 17 18 20 23 25 28 37 39 42 46 53 55 58 60 62 64

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MENOR CUANTA BIENES Y SERVICIOS 1. ENTIDAD CONTRATANTE

LEY ORGNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA 1. Introduccin
Art. 51.- Contrataciones de menor cuanta.- Se podr contratar bajo este sistema en cualquiera de los siguientes casos: 1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultora cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico. Para el ao 2011 se refiere a montos < $47.900,49. 3. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinmicos previstos en el Captulo II de este Ttulo o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, stos hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio econmico. En los casos de los nmeros 1 y 3 se podr contratar directamente. Art. 52.- Contratacin preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotizacin y menor cuanta, excepto los servicios de consultora, se privilegiar la contratacin con micros y pequeas empresas, con artesanos o profesionales, preferentemente domiciliados en el cantn en el que se ejecutar el contrato, quienes debern acreditar sus respectivas condiciones de conformidad a la normativa que los regulen.

REGLAMENTO GENERAL DE LA LOSNCP

Art. 23.- Convalidacin de errores de forma.Las ofertas, una vez presentadas no podrn modificarse. No obstante, si se presentaren errores de forma, podrn ser convalidados por el oferente a pedido de la entidad contratante, dentro del trmino mnimo de 2 das o mximo de 5 das, contado a partir de la fecha de notificacin. Dicho trmino se fijar a criterio de la Entidad Contratante, en relacin al procedimiento de contratacin y al nivel de complejidad y magnitud de la informacin requerida. El pedido de convalidacin ser notificado a todos los oferentes, a travs del Portal www.compraspublicas.gov.ec. Se entendern por errores de forma aquellos que no implican modificacin alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores tipogrficos, de foliado, sumilla o certificacin de documentos. As mismo, dentro del perodo de convalidacin los oferentes podrn integrar a su oferta documentos adicionales que no impliquen modificacin del objeto de la oferta, por lo tanto podrn subsanar las omisiones

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1. INGRESO AL SISTEMA TRANSACCIONAL DEL PORTAL

Para acceder al Portal ingrese a un navegador de Internet y digite la direccin web www.compraspublicas.gov.ec. (Imagen 1.1)

Imagen 1.1

En la siguiente pantalla podr observar el Portal de Compras Pblicas, para ingresar al Sistema Transaccional del Portal haga clic en la opcin Ingresar al Sistema. (Imagen 1.2)

Imagen 1.2

A continuacin, deber ingresar su RUC, Nombre de usuario y Contrasea, luego de registrar estos datos haga clic en el botn Entrar. (Imagen 1.3)

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Imagen 1.3

Al ingresar puede observar los mens Inicio - Datos Generales - Consultar- Entidad Contratante- Administracin o los conos para Acceso directo a las aplicaciones, los que le permitirn acceder a las diferentes herramientas. (Imagen 1.4)

Imagen 1.4

Para crear un proceso de contratacin, ingrese a la opcin Entidad Contratante y luego al submen Nueva Contratacin o puede ingresar a travs de los Accesos Directos a las Aplicaciones, en la opcin Crear Procesos. (Imagen 1.5)

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Imagen 1.5

2. Creacin del Proceso

La creacin del proceso de Menor Cuanta de bienes o servicios consta de 7 pasos, los que se detallan a continuacin:

PASO 1. Informacin Bsica El sistema indicar ingresar toda la informacin necesaria para registrar el proceso, la parte concerniente a Entidad Contratante y al Representante Legal no se ingresa, ya que dicha informacin la coloca el sistema automticamente, en base a la informacin proporcionada por la Entidad al momento de registrarse; el ingreso de informacin se efecta a partir del campo establecido para el Cdigo del Proceso. (Imagen 2.1) Registre los datos que se muestran a continuacin: Cdigo del proceso.- Caracteres que debe ingresar para registro:
Siglas del nombre del proceso - Siglas del nombre de la Entidad - Nmero secuencial Ao.

Por ejemplo: MC-EMAAP-001-2010 Recuerde que puede ingresar el cdigo con letras maysculas o minsculas, no ingrese Caracteres especiales como puntos, asteriscos y smbolos. Objeto del proceso de contratacin.- Adquisicin del bien o prestacin de servicio.

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Descripcin del proceso de contratacin.- Breve detalle del Objeto del Proceso de Contratacin. Direccin.- Ubicacin donde ser entregado el producto Objeto de Contratacin. Tipo de Compra. - Seleccione la opcin bienes o servicios. Palabras Claves.- Palabra o palabras afines al objeto del proceso de contratacin, las cuales permitirn realizar la bsqueda del proceso. Las palabras que ingrese debern ir separadas por comas. Tipo de Contratacin.- Seleccione Menor Cuanta. Presupuesto Referencial Total.- Monto asignado para la adquisicin del bien o servicio. Partida Presupuestaria.- Cdigo de la Partida Presupuestaria asignada para la adquisicin. Forma de Pago.- Anticipo (valor porcentual a pagar) y Saldo (valor a pagar posterior al anticipo). Funcionario Encargado del proceso.- Seleccione el nombre de la persona encargada del proceso en el portal. Derecho de Inscripcin al Adjudicatario.- Seleccione SI o NO segn corresponda. Si selecciona SI el sistema le dar la opcin de ingresar el Valor que se va a cobrar y en el campo Descripcin el detalle. Recuerde que debe regirse a lo que indica el Art. 31 de la LOSNCP, que en ningn caso se cobrar valor alguno por inscripcin, slo se cobrar un valor al proveedor adjudicado por cuestiones de levantamientos de textos, reproduccin y edicin de los pliegos, de ser el caso. Finalmente haga clic en el botn Continuar para ir al siguiente paso.

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Imagen 2.1

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Antes de ir al siguiente paso el sistema le indica que la informacin ser grabada al hacer clic en la opcin Aceptar, caso contrario Cancelar. (Imagen 2.2)

Imagen 2.2

PASO 2. Registro de Productos En este paso la Entidad Contratante debe registrar el cdigo del producto del bien o servicio que se va a adquirir, para ello haga clic en el botn Buscar Producto. (Imagen 2.3)

Imagen 2.3

A continuacin busque el producto ya sea con la Palabra clave o con el Cdigo del mismo, luego haga clic en el botn Buscar con esto el sistema le mostrar todas las categoras referentes a la bsqueda. Para seleccionar la categora que se requiere haga clic en el casillero de la categora. (Imagen 2.4)

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Imagen 2.4

Una vez seleccionado el cdigo de la categora, el sistema colocar automticamente en pantalla el cdigo de la categora del producto y la descripcin, lo que se refiere a unidad, cantidad, valor y caractersticas deben ser ingresados por la Entidad Contratante, el campo subtotal lo calcular automticamente el sistema. Haga clic luego en el botn Aadir para agregar la categora del producto. (Imagen 2.5)

Imagen 2.5

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Si una vez aadido el producto requiere Modificar el detalle del producto o Eliminarlo puede hacerlo utilizando los conos que se encuentran al lado izquierdo de los mismos.

Una vez que haya agregado la categora del producto, haga clic en Continuar.

(Imagen 2.6)

Imagen 2.6

PASO 3. Parmetros de Evaluacin Ahora pasamos a la pantalla de definicin de parmetros para econmica. la evaluacin de la oferta

En Menor Cuanta en bienes y servicios el sistema ya agrega automticamente 3 parmetros que son obligatorios para calificar una menor cuanta. Los 3 parmetros que aparecern en pantalla son: Mypes Nacionales, Mypes-Participacin Local y Participacin Nacional, luego la Entidad deber agregar todos los parmetros adicionales con los cuales calificar al proveedor. Para visualizar los parmetros existentes y agregarlos, debe dar clic en el botn Agregar Parmetro. (Imagen 2.7)

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Imagen 2.7

La imagen a continuacin muestra las diferentes opciones de parmetros de calificacin que el sistema le permitir agregar a la Entidad Contratante para la Evaluacin de las ofertas. Haga clic en el icono que tiene la imagen de un visto parmetros. (Imagen 2.8) y esto le permitir agregar los

El mismo procedimiento deber realizarlo por cada parmetro que se requiera agregar. Agregue el parmetro OFERTA ECONMICA y todos los parmetros adicionales que la Entidad Contratante requiera para la calificacin de las ofertas.

Imagen 2.8

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Si requiere Eliminar algn parmetro de calificacin de los que agreg, haga clic en el cono X, el cual se encuentra a la izquierda del parmetro y permitir realizar la Eliminacin. Luego de haber agregado los parmetros que se requieran haga clic en el botn Continuar
(Imagen 2.9)

Imagen 2.9

PASO 4. Parmetros de Inclusin y Contratacin Preferente La Menor Cuanta NORMALIZADOS o declarado desierta, donde se encuentre es una contratacin Preferente utilizada para bienes y servicios NO utilizada en el caso en el que la subasta inversa electrnica se haya adems se privilegiar a micro y pequeos empresarios y al cantn domiciliado el proveedor.

Seleccione la Provincia y Cantn donde se requiere adquirir el bien o servicio, a continuacin el sistema buscar a los proveedores MYPES de la localidad categorizados en el producto que seleccion en el Paso 2. Una vez ingresada la informacin en los campos correspondientes, haga clic en el botn Continuar. (Imagen 2.10)

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Imagen 2.10

PASO 5. Seleccin de Proveedor A continuacin el sistema le presentar el listado de proveedores parmetros de la contratacin preferente. que cumplieron con los

Verifique los proveedores que presenta el sistema en las diferentes pginas del Listado, para ello haga clic en el link Siguiente, o en su defecto si requiere ir a la pgina final haga clic en el link Fin. (Imagen 2.11)

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Imagen 2.11

Para seleccionar al proveedor haga clic sobre la Razn Social del listado que presenta el sistema, luego el sistema lo agregar a la lista de invitados. La bsqueda tambin puede realizarla ingresando el nmero de RUC o la Razn social del proveedor, luego haga clic en el botn Buscar Proveedor. En esta herramienta slo se puede seleccionar un proveedor ya que se trata de una contratacin directa. (Imagen 2.12)

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Imagen 2.12

Si la bsqueda lo realiz a travs de las opciones RUC o Razn Social, el sistema mostrar el resultado de la bsqueda, luego seleccinelo haciendo clic sobre l y con esto el sistema lo agregar al listado de invitados, como se muestra a continuacin. (Imagen 2.13) - (Imagen 2.14)

Imagen 2.13

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Imagen 2.14

PASO 6. Plazos y Fechas En este paso la Entidad Contratante debe ingresar las fechas para la ejecucin del proceso. Ingrese los campos de los siguientes datos en das: Vigencia de oferta: Das en los que debe estar vigente la oferta hasta la suscripcin del contrato. Plazo de Entrega: Das lmite para entrega del objeto del proceso de contratacin desde la firma del contrato. Para ingresar las siguientes fechas en el cronograma haga clic en el icono del calendario, seleccione el da y el mes que se requiera, luego registre la hora y minutos para que el sistema ejecute los estados de cada fecha. (Imagen 2.15)

Imagen 2.15

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Las fechas que debe ingresar la Entidad Contratante para el procedimiento se encuentran establecidas en la Resolucin INCOP 039. Cuando haya ingresado todas las fechas haga clic en el botn Continuar.
(Imagen 2.16)

Imagen 2.16

PASO 7. Anexos
Adjunte el documento de pliegos, para ello siga los siguientes pasos: Primer paso: Haga clic en el botn Examinar para escoger el archivo en la unidad en la que se encuentre. Segundo paso: Seleccione el archivo y haga clic en el botn Abrir.
(Imagen 2.17)

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Imagen 2.17

Tercer paso: En el campo Descripcin ingrese el nombre del documento. Cuarto paso: Haga clic en Subir. Para concluir con este paso haga clic en el botn "Finalizar. (Imagen 2.18)

Imagen 2.18

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3. Consulta de Procesos
Una vez finalizado el proceso, proceda a buscarlo en el men Consultar, submen Mis Procesos o a travs del cono de Acceso Directo MIS PROCESOS, como se muestra a continuacin. (Imagen 3.1)

Imagen 3.1

La bsqueda del proceso lo puede realizar a travs de cualquiera de las siguientes opciones como son: Palabra clave, Tipo de Contratacin, Estado del Proceso, Cdigo del Proceso o por Fechas de Publicacin. (Imagen 3.2)

Imagen 3.2

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En la pantalla siguiente se realiza la bsqueda a travs del Tipo de Contratacin y el Estado del Proceso, luego haga clic en el icono Buscar. Para ver el proceso haga clic en el cdigo del mismo. (Imagen 3.3)

Imagen 3.3

4. Ver Invitaciones
Al publicarse un proceso el Sistema mostrar el listado de INVITADOS, la Entidad contratante podr verificar el listado a travs del link Ver Invitaciones. (Imagen 4.1)

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Imagen 4.1

Al ingresar podr visualizar el proveedor que fue invitado al proceso. El listado de invitados detallar a la vez si el proveedor se encuentra Habilitado o no en el RUP, los proveedores NO HABILITADOS no podrn participar en el proceso. (Imagen 4.2)

Imagen 4.2

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PROVEEDOR
5. Invitaciones Recibidas
Una vez publicado el proceso, la invitacin llega inmediata y automticamente en el portal al proveedor. La pantalla siguiente muestra las invitaciones enviadas de varias Entidades Contratantes. El proveedor debe hacer clic en el cdigo del proceso en el que desee participar, como se muestra en la pantalla a continuacin. (Imagen 5.1)

Imagen 5.1

Al ingresar el proveedor podr observar el detalle del proceso y proceder adems a descargar el pliego del mismo. (Imagen 5.2)

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Imagen 5.2

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6. Aceptacin del Proveedor

Una vez que el proveedor ha ledo los pliegos debe proceder a enviar su respuesta de aceptacin, para ello el Estado del proceso debe estar en Aceptacin Proveedor, luego haga clic sobre el link Aceptacin de Proveedores. (Imagen 6.1)

Imagen 6.1

Ahora el proveedor debe subir el archivo de aceptacin al proceso, para ello haga clic primero en el botn Examinar, luego seleccione el archivo y haga clic en el botn Abrir, ingrese en el campo Descripcin el nombre del documento y finalmente haga clic en el botn "Subir. (Imagen 6.2)

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Imagen 6.2

En la pantalla siguiente podr observar que el archivo fue subido, luego deber hacer clic sobre el botn Aceptar. (Imagen 6.3)

Imagen 6.3

El sistema informar al proveedor la constancia de que su aceptacin fue subida con xito, como se muestra a continuacin. (Imagen 6.4) MANUAL DE USUARIO: Menor Cuanta Bienes y Servicios 26

Imagen 6.4

El proveedor no debe subir el documento de aceptacin en el caso de que vaya a rechazar la propuesta, para ello nicamente haga clic en el botn Rechazar. (Imagen 6.5)

(Imagen 6.5)

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ENTIDAD CONTRATANTE
7. Re-seleccin del Proveedor
Cuando el proveedor olvida enviar a tiempo la Aceptacin o cuando rechaza la misma, el sistema le permitir a la Entidad Contratante la opcin de Re-seleccionar ya sea a otro proveedor o al mismo. A la vez el sistema indicar un reporte donde se evidenciar si el proveedor rechaz, acept o no contest a la propuesta. En la pantalla a continuacin el proveedor NO CONTEST a la propuesta por lo tanto la Entidad debe proceder a hacer clic en el link Re-Seleccin Proveedor. (Imagen 7.1)

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Imagen 7.1

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En la Re-seleccin el sistema informar que debido a que no existi manifestacin de inters del proveedor a nivel local, el sistema buscar a los proveedores a nivel de la Provincia, haga clic en el botn Continuar. (Imagen 7.2)

Imagen 7.2

La pantalla a continuacin muestra el listado de los proveedores que son Micro y Pequeas empresas, que se encuentran dentro de la categora del producto y que estn domiciliadas en la Provincia. La Entidad podr ver todos los proveedores que el sistema encontr a nivel Provincial haciendo clic en el link que dice Siguiente o en su defecto si desea ver la pgina final del listado haga clic en Fin. La Entidad Contratante debe seleccionar un solo proveedor para ello basta con hacer clic sobre la Razn Social del mismo y con esto el sistema lo agregar para que sea invitado. (Imagen 7.3)

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Imagen 7.3

La bsqueda de ste nico proveedor en el listado tambin podr hacerlo ingresando el nmero de RUC o Razn Social del proveedor, luego haga clic en el botn Buscar Proveedor.
(Imagen 7.4)

Imagen 7.4

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El sistema entonces buscar de entre el listado al proveedor, para agregarlo a la invitacin haga clic sobre la Razn Social del mismo. Recuerde que si el sistema no le presenta ningn resultado se debe a que el proveedor no cumple con los requisitos de la nueva bsqueda. Como se puede observar en la siguiente imagen, cuando existe una Re-seleccin el sistema guarda un Historial de la informacin del proveedor que no contest a la Aceptacin de Propuesta o que Rechaz la misma. (Imagen 7.5)

Imagen 7.5

Al seleccionar al proveedor, el sistema lo agregar para la invitacin, haga clic en el botn Continuar. (Imagen 7.6)

NOTA: Si es que por error seleccion a un proveedor, d clic sobre el cono X que permitir eliminarlo, luego proceda a seleccionar al proveedor correcto.

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Imagen 7.6

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El siguiente paso ser reprogramar las fechas, ya que el anterior proveedor no envo la aceptacin y por lo tanto se requiere dar una nueva fecha para que el proveedor seleccionado participe en el proceso. Recuerde que la reprogramacin podr ingresarla desde la Fecha lmite de Aceptacin del Proveedor en adelante ya que la Fecha de Publicacin ser reprogramada automticamente por el sistema. Una vez ingresadas las fechas, haga clic en el botn Continuar. (Imagen

7.7)

Imagen 7.7

Recuerde que la opcin de Re-Seleccin solo aparece cuando no existi manifestacin de inters del proveedor, mientras el proveedor no rechace o acepte la manifestacin de inters, el sistema seguir mostrando el link de Re-Seleccin. Si es que a Nivel Provincial no hubiera manifestacin de inters, el sistema nuevamente le permitir a la Entidad realizar la Re-seleccin pero esta vez lo har a Nivel Nacional. (Imagen
7.8)

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Imagen 7.8

En la siguiente imagen se puede observar el listado de proveedores a nivel Nacional que encontr el sistema y que cumplen con los requisitos de la contratacin preferente. Seleccione un proveedor y haga clic en el botn Continuar. (Imagen 7.9)

Imagen 7.9

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Slo en el caso en que no existiera manifestacin de inters a Nivel Nacional, el sistema le permitir seleccionar a cualquier proveedor que no cumpla con los requisitos de la Contratacin Preferente. Haga clic en el botn Continuar, para ir al siguiente paso. (Imagen 7.10)

Imagen 7.10

En la pantalla siguiente la Entidad debe Imprimir el Resultado de todas las invitaciones que fue realizando y de las cules no existi manifestacin de inters, luego proceda a adjuntar el documento digitalizado del Acta de Seleccin del proveedor al que requiere invitar, y finalmente haga clic en el botn Continuar. (Imagen 7.11)

Imagen 7.11

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PROVEEDOR
8. Preguntas Segn el cronograma de fechas el siguiente paso en el proceso ser el envo de las preguntas realizadas por el proveedor, para ello el proveedor debe verificar que el Estado del proceso se encuentre en la etapa Preguntas, Respuestas y Aclaraciones,
luego debe ingresar al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 8.1)

Imagen 8.1

Al ingresar el sistema le presentar la siguiente pantalla donde el proveedor debe hacer clic en el botn Agregar Pregunta de esta manera podr realizar las preguntas respectivas que tenga acerca del proceso. (Imagen 8.2) No existe un nmero lmite de preguntas a realizar, realice las preguntas que requiera siempre y cuando est dentro del tiempo establecido en el cronograma.

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Imagen 8.2

Ingrese la pregunta en el cuadro que se muestra a continuacin y luego haga clic en Enviar Pregunta. (Imagen 8.3)

(Imagen 8.3)

La pregunta fue agregada al portal, como se muestra a continuacin. Si requiere realizar ms preguntas haga clic en el botn Agregar Pregunta. (Imagen 8.4)

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(Imagen 8.4)

ENTIDAD CONTRATANTE
9. Respuestas y Aclaraciones
La Entidad contratante deber ingresar al proceso para contestar las preguntas realizadas por los proveedores, para ello debe revisar que el proceso se encuentre en el Estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, luego debe ingresar al link Ver Preguntas y/o Aclaraciones. (Imagen 9.1)

Imagen 9.1

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La siguiente pantalla permitir que la Entidad revise las preguntas y proceda a responderlas, haga clic sobre el link Responder. (Imagen 9.2)

Imagen 9.2

La pantalla a continuacin permitir que la Entidad pueda ingresar la respuesta al proveedor, luego haga clic en el botn Enviar. Imagen 9.3

Imagen 9.3

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Una vez enviada la respuesta, el sistema ir agregndolas como se muestra a continuacin.

(Imagen 9.4)

Imagen 9.4

Si la Entidad requiere hacer algn tipo de Aclaracin a los proveedores sobre las preguntas formuladas o acerca de los pliegos, haga clic en el botn Agregar Aclaracin proceda a realizar la aclaracin y luego de clic en el botn Enviar. (Imagen 9.5)

Imagen 9.5

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La aclaracin es agregada al igual que las preguntas y respuestas, adems podr adjuntar al Portal archivos aclaratorios si se lo requiere, como se muestra a continuacin. Imagen 9.6

Imagen 9.6

PROVEEDOR
10. Entrega de Oferta
Al culminar la fecha de Respuestas el proveedor deber ingresar al portal y enviar su oferta econmica, verifique que el proceso se encuentre en el Estado En Curso, luego proceda a ingresar al link Entregar oferta. (Imagen 10.1)

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Imagen 10.1

Una vez que haya ingresado, haga clic en el link que dice Enviar oferta. (Imagen 10.2)

Imagen 10.2

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Ingrese los datos Precio Ofertado Unitario, Tiempo de Entrega Propuesto, Tiempo de Garanta y si tiene alguna observacin adicional ingrsela, luego haga clic en el botn Guardar temporalmente la oferta. (Imagen 10.3) Recuerde que el valor de la oferta debe ser menor o igual al del Precio Referencial Unitario.

Imagen 10.3

A continuacin el sistema le presentar la opcin para subir archivos opcionales, en los archivos opcionales se puede ingresar los formularios, siendo obligatoria la entrega de los mismos en forma fsica hasta la fecha y hora indicados en los pliegos. Una vez que haya enviado la oferta econmica haga clic sobre el botn Enviar oferta. (Imagen 10.4)

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Imagen 10.4

El sistema indicar posteriormente que la oferta ha sido enviada exitosamente, para ello haga clic en Aceptar. (Imagen 10.5)

Imagen 10.5

Proceda a Imprimir la oferta enviada a travs del portal para su entrega a la Entidad Contratante y como respaldo del envo de la misma. Haga clic en el link Imprimir Oferta Enviada (Imagen 10.6)

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Imagen 10.6

ENTIDAD CONTRATANTE
11. Apertura de Ofertas y Convalidacin de Errores
En la fecha de inicio de Apertura de Ofertas el sistema pasar al estado Calificacin de Participantes, en este estado el sistema habilitar el link Convalidacin de Errores, el cual permite realizar la Convalidacin de la oferta tcnica enviada por el proveedor. (Imagen Le recordamos que antes de iniciar con la Etapa de Calificacin de Participantes se requiere indicar si se realizar o no la Convalidacin de Errores. Revise Convalidacin de Errores Art.23 Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica, y Art. 21 de la Resolucin INCOP 039.

11.1)

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Imagen 11.1

En el caso de que la Entidad Contratante requiera realizar la Convalidacin, debe seleccionar la opcin SI, luego haga clic en el botn Guardar. (Imagen 11.2)

Imagen 11.2

Al dar clic en la opcin Guardar el sistema le informar que una vez que Acepte los datos sern guardados. (Imagen 11.3)

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Imagen 11.3

Seguidamente el sistema le solicitar que adjunte el ACTA DE CONVALIDACIN de errores del proceso, proceda a hacer clic en el botn Examinar, luego ingrese en la Descripcin el nombre del documento y a continuacin elija la opcin Subir. (Imagen 11.4)

Imagen 11.4

Una vez subida el acta se desplegar la Razn Social del proveedor que est invitado, haga clic en Convalidar para que proceda a informar al proveedor la convalidacin que se le requiere hacer. (Imagen 11.5)

Imagen 11.5

Al dar clic en Convalidar se despliega la siguiente pantalla donde deber ingresar el error a convalidar, luego haga clic en el botn Enviar. (Imagen 11.6) MANUAL DE USUARIO: Menor Cuanta Bienes y Servicios 48

Imagen 11.6

Ahora podr observar que la Convalidacin ha sido ingresada, a continuacin deber adjuntar el Oficio de Convalidacin del oferente, para ello haga clic en el botn Examinar, luego ingrese la Descripcin del documento y finalmente elija la opcin Subir. (Imagen 11.7) Para finalizar este paso haga clic en el botn "Regresar, para volver a la pantalla inicial de la Convalidacin.

Imagen 11.7

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Proceda ahora a pulsar en el botn Finalizar Convalidacin para continuar.

(Imagen 11.8)

Imagen 11.8

A continuacin deber ingresar las fechas de Convalidacin de Errores. Ingrese la Fecha lmite de respuesta a la Convalidacin y ample la Fecha Estimada de Adjudicacin. Una vez ingresadas las fechas haga clic en el botn Realizar Convalidacin (Imagen 11.9)

Imagen 11.9

El sistema antes de Enviar las Convalidaciones le informar que si est seguro de las fechas que ingres, para ello haga clic en el botn Aceptar, caso contrario Cancelar. (Imagen 11.10)

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Imagen 11.10

El sistema indicar cuntas convalidaciones han sido enviadas y las fechas de convalidacin sern registradas en el cronograma, haga clic en Regresar para continuar. (Imagen 11.11)

Imagen 11.11

Recuerde que para realizar una Convalidacin el tiempo mnimo establecido es 2 das y mximo 5 das, entre la fecha de solicitud de convalidacin y la fecha de respuesta a la convalidacin. Una vez registradas las fechas de convalidacin, el sistema las aadir al proceso, como se muestra a continuacin. (Imagen 11.12)

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Imagen 11.12

Si la Entidad no requiere realizar Convalidacin

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones, seleccione la opcin NO, luego proceda a hacer clic en Guardar. (Imagen 11.13)

Imagen 11.13

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PROVEEDOR
12. Respuesta a la Convalidacin de Errores
El proveedor deber ingresar al proceso en la fecha indicada del cronograma y revisar si es que tiene alguna convalidacin pendiente, para ello debe hacer clic en el link Convalidacin de Errores. (Imagen 12.1)

Imagen 12.1

Si tiene alguna convalidacin pendiente haga clic en el link Revisar/Responder Preguntas, como se muestra a continuacin; (Imagen 12.2)

Imagen 12.2

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El proveedor al ingresar podr observar el mensaje de convalidacin enviado por la Entidad Contratante, haga clic en Responder para contestar a dicha convalidacin. (Imagen 12.3)

Imagen 12.3

Ingrese la respuesta a la convalidacin como se muestra en la siguiente pantalla, luego haga clic en Enviar. (Imagen 12.4)

Imagen 12.4

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Proceda ahora a subir el documento pedido por la Entidad Contratante, haga clic en Examinar, luego ingrese en Descripcin el nombre del documento y finalmente haga clic en Subir, de esta manera se adjuntar el archivo en el portal. (Imagen 12.5)

Imagen 12.5

ENTIDAD CONTRATANTE
13. Calificacin de Participantes
Una vez realizada la convalidacin, la Entidad Contratante debe proceder a Evaluar la oferta enviada por el proveedor, para lo cual debe ingresar al link Calificacin, en el Estado del proceso Calificacin de Participantes. (Imagen 13.1)

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Imagen 13.1

En la siguiente pantalla podr observar el nombre del proveedor que envi su oferta econmica, ingrese al link Evaluar para proceder con la calificacin. Si el sistema le informara en este paso que NO EXISTEN OFERTAS, esto se debe a que el proveedor no envi a tiempo su oferta o que olvid enviarla a travs del portal. Al no existir oferta alguna el sistema le permitir Declarar Desierto el Proceso. (Imagen 13.2)

Imagen 13.2

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En la siguiente pantalla la Entidad Contratante podr ver la oferta econmica enviada por el proveedor, adems el sistema muestra en pantalla los parmetros de calificacin establecidos para evaluarlo. Seleccione SI CUMPLE o NO CUMPLE el parmetro establecido e ingrese la Razn de la Evaluacin. Recuerde que debe ingresar la evaluacin en todos los parmetros. Notar que existen 3 parmetros que fueron evaluados por el sistema en base a los datos ingresados por el proveedor al registrarse en el RUP y que no podrn ser modificados. Para finalizar con la Evaluacin haga clic en el botn Guardar Evaluaciones y finalmente Confirmar Evaluaciones. Recuerde que mientras no Confirme la evaluacin, el sistema no indicar que la oferta ha sido evaluada. (Imagen 13.3)

Imagen 13.3

A continuacin podr observar que el Estado de la Evaluacin se encuentra en Ver oferta Evaluada, esto permitir Finalizar la Evaluacin de la Oferta. Adjunte al portal el Acta de Calificacin digitalizada y haga clic en Finalizar Evaluacin.
(Imagen 13.4)

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Imagen 13.4

14. Adjudicacin
Para realizar la Adjudicacin del proceso, proceda a ingresar en el link Adjudicar, recuerde que el estado del proceso deber estar en Por Adjudicar, como se muestra en la imagen a continuacin. (Imagen 14.1)

Imagen 14.1

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Una vez que ingrese a esta pantalla, el sistema le presentar un resumen de la calificacin que se le hizo al proveedor, a continuacin la Entidad Contratante deber seleccionar la categora del Bien o Servicio que se seleccion en el proceso, seguido de seleccionar al proveedor que se adjudicar e ingresando la Razn de Adjudicacin, luego haga clic en el botn Adjudicar Proveedor, como se muestra a continuacin. (Imagen 14.2)

Imagen 14.2

Finalmente adjunte la Resolucin de Adjudicacin y para concluir, haga clic en el botn Finalizar Adjudicacin. (Imagen 14.3)

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Imagen 14.3

15. Registro de Contratos

El paso siguiente en el proceso es el Registro de Contratos, una vez que ya se haya firmado el contrato la Entidad Contratante debe subir al portal este documento, para ello ingrese al link Registro de Contratos. (Imagen 15.1)

Imagen 15.1

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Ingrese las Fechas de Inicio y Fin del Objeto de Contratacin y adjunte el contrato con las opciones Examinar, Descripcin y Subir respectivamente, luego clic en el botn Guardar. (Imagen 15.2)

Imagen 15.2

El sistema le indicar que si est seguro de finalizar el registro del Contrato, haga clic en Aceptar para que pueda continuar. (Imagen 15.3)

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Imagen 15.3

16. Finalizar Proceso

Para que el estado del proceso llegue a su culminacin deber adjuntar documentos como factura, acta de entrega-recepcin o las obligaciones particulares que asuman las partes. Para ello debe ingresar a la pantalla de inicio del proceso y al final de la pantalla podr observar que tiene la opcin para Archivos de Finalizacin de Proceso. Adjunte al portal dicha informacin y haga clic en Finalizar.
(Imagen 16.1)

(Imagen 16.1)

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El proceso deber quedar en el estado Finalizado para que se pueda dar por concluido, como se muestra a continuacin. (Imagen 16.2)

(Imagen 16.2)

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17. Recomendaciones
Recuerde que si el proveedor no enva el documento de Aceptacin de la propuesta, el sistema indicar en el Historial de invitaciones del proceso que el proveedor NO CONTEST a la aceptacin. Es importante que recuerde tambin que si el proveedor adjunta el archivo de Aceptacin a la invitacin formulada sin que luego haga clic en el botn Aceptar, el sistema adjuntar su archivo al portal pero NO RECONOCER que fue enviada la ACEPTACIN, con esto el proveedor no tendr opcin a reclamo alguno. En la menor cuanta en bienes y servicios el proveedor debe enviar por el portal la oferta econmica. La opcin para que pueda enviar en el portal la oferta se habilitar desde la Fecha lmite de Respuestas hasta antes de la Fecha lmite de entrega de Propuestas. La oferta tcnica se entregar fsicamente en la direccin de las oficinas de la Entidad la cual estar detallada en el pliego, no se enva a travs del portal este tipo de oferta, a menos de que la Entidad Contratante as lo indique en los pliegos. Para Finalizar la Calificacin la Entidad Contratante deber primero haber indicado si se requiere o no a realizar la Convalidacin de Errores. Es importante recordar que una fecha lmite es una fecha mxima, y si la Entidad Contratante o el proveedor no cumplen con los las fechas establecidas u olvidan hacer preguntas, responder a las preguntas, enviar oferta, calificar oferta, o adjudicar, el sistema NO dar opcin a rectificacin alguna debido a que sigue un orden de fecha y hora establecidas. El INCOP no realiza ningn cambio de fechas, ni ingreso de informacin tanto al proveedor y a la Entidad Contratante cuando tenga estos inconveniente, los cuales son responsabilidad de los mismos

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