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Tablero de Comando
Resumen de la Presentacin
Se presenta el modelo de medicin del desempeo, Cuadro de Mando Integral CMI (Balanced ScoreCard), desarrollado en 1990 por David Norton y Robert Kaplan. Se sita al modelo dentro de la administracin estratgica segn la ptica de Arthur Thompson. Se hace referencia de qu forma el CMI mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas, como tambin que actividades permite medir el CMI. Se adaptan las cuatro perspectivas al quehacer bibliotecario.Se hace referencia al tablero de comando, o panel de control, (ScoreCard) siendo este es uno de los instrumentos finales que propone la metodologa del Balanced ScoreCard. Se expone el caso de la Biblioteca Deakin University, Geelong Australia
William Hewlett
H. James Harrington
La medicin es el primer paso para el control y la mejora. Si no se puede medir algo, no se puede entenderlo. Si no se entiende , no se puede controlar. Si no se puede controlar, no se puede mejorar"
Revisin de Conceptos
Para localizar en dnde ubicamos al Cuadro de Mando Integral, revisaremos: Las cinco tareas de la Administracin Estratgica Alcance y significado de los trminos: Evaluacin del Desempeo Indicador de Desempeo Diferencia entre Evaluacin y Medicin
Desarrollar una visin y una misin estratgica Determinar objetivos, es decir, convertir la visin estratgica en resultados especficos de desempeo que deber lograr la organizacin Crear una estrategia con el fin de lograr los resultados deseados Poner en prctica y ejecutar la estrategia elegida de una manera eficaz y eficiente Evaluar el desempeo, supervisar los nuevos desarrollos e iniciar ajustes correctivos
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La Visin: expresa que har la biblioteca para satisfacer las necesidades de sus usuarios el da de maana. y La Misin: declara lo que una biblioteca trata de hacer en la actualidad por sus usuarios. Los Objetivos: son enunciados escritos, especficamente orientados a la accin en trminos medibles. La Estrategia: significa una serie de acciones y enfoques encaminados a lograr los objetivos organizacionales. La creacin de una estrategia hace que entre en juego el aspecto administrativo crtico de cmo lograr los fines propuestos.
la puesta en prctica de la estrategia: es aquella que est orientada a la accin y depende fundamentalmente de que forma el lder administrador gue a sus empleados para trabajar con l y a travs de ellos. La evaluacin del desempeo: es un proceso de anlisis estructurado y reflexivo, que permite conocer el grado alcanzado por la biblioteca en el cumplimiento de sus objetivos, particularmente en trminos de necesidades de los usuarios.
Para evaluar el rendimiento y los resultados de la biblioteca es necesario haber definido previamente Indicadores de Desempeo
(revisin de conceptos)
Un indicador es una medida explcita utilizada para determinar el desempeo, una seal que revela el progreso hacia los objetivos; un medio para medir los que realmente sucede en comparacin con lo que se ha planificado en trminos de calidad, cantidad y puntualidad *.
es una expresin numrica verbal para caracterizar actividades (sucesos, objetos, personas) en trminos cualitativos y cuantitativos.
El indicador puede ser cualitativo o cuantitativo. Los indicadores cualitativos sirven ms para describir percepcin o satisfaccin y los cuantitativos para determinar grados o niveles de calidad, es decir cantidad.
Implica, entre otros procedimientos, No implica evaluacin. a la medicin. Es la valoracin misma. Compara los datos con los resultados previstos. Constituye un medio para valorar. Es, simplemente, un medio para obtener datos.
ORIGEN
Robert S. Kaplan
David P. Norton
Visin y Estrategia
Perspectiva Financiera
Cmo mejorar la inversin y valor aadido?
Pretende formar usuarios autosuficientes y lo lograr participando del proceso de enseanza/ aprendizaje
Perspectiva Financiera
Retorno de la inversin de la Universidad
Mapa Estratgico
El mapa estratgico vincula los activos intangibles a la creacin del valor para el usuario mediante las 4 perspectivas antes planteadas. Para Kaplan y Norton existen tres categoras de activos intangibles.
Capital Humano: destrezas, talento y conocimiento. Capital de Informacin: bases de datos, sistemas de informacin, redes e infraestructura tecnolgica. Capital Organizacional: cultura de la organizacin, liderazgo, alineacin de los empleados con los objetivos estratgicos y la habilidad de los empleados para compartir el conocimiento.
Mapa Estratgico
Finalmente, se puede decir que los activos intangibles influyen en el desempeo de una organizacin, ya que son los que mejoran los procesos internos.
INDICADORES CLAVES
RESULTADO
INFRAESTRUCUTRA TECNOLGICA
CLIMA LABORAL
Tablero de Comando
El tablero de comando, o panel de control, (ScoreCard) es uno de los instrumentos finales que propone la metodologa del Balanced ScoreCard.
Tablero de Comando
El Tablero de Comando, equivale al panel de instrumentos de un avin o al de nuestro automvil, el cual podemos observar mientras vamos conduciendo y as poder llegar a nuestro destino. En el caso de un automvil el "dash" nos muestra una serie de indicadores de actuacin: Velocidad nmero de revoluciones, Reloj, Cantidad de combustible, Temperatura del agua del radiador Otros indicadores solo aparecen cuando hay un problema: Falta de combustible Falta de aceite Calor excesivo Falla elctrica
Tablero de Comando
La utilidad del tablero es permitir a la Gerencia de forma diaria, si se quiere, poder monitorear el avance de la estrategia por medio del conjunto de indicadores que ste brinda. Utilizando las facilidades de la informtica el proceso es mucho ms sencillo.
Tablero de Comando
Existen diversos programas informticos que se pueden adquirir. Sin embargo se puede utilizar el programa Excel para realizar un seguimiento de las acciones. Con una mnima programacin, el programa puede mostrar como se van logrando las estrategias. Semaforizacin las luces verdes todo anda bien. Las luces amarillas significa alerta Las luces rojas significa peligro
Tablero de Comando
Estrategia/objetivo ATENCIN DE ALUMNOS CON ALTA CALIDAD Medidas de Evaluacin
1) Opinin del usuario 2) % de respuestas satisfactorias / total de la demanda Ponderacin 1) 0,60 2) 0,40 Puntaje MUY BUENA : 1,5 Opinin del usuario: BUENA; 1
REGULAR: MALA: 0.5 0
TABLERO DE COMANDO
Estrategia
Medidas Evaluacin
Ponderacin
Puntaje
Datos Reales
Puntaje Ponderado
CASO DE ESTUDIO 1
Datos de la Universidad
Ao de creacin: 1974. Poblacin Estudiantil: 70.000. Facultades 5: Bellas Artes, Empresariales y Derecho, Ciencias de la Educacin, Medicina y Ciencias del Comportamiento y Ciencia y Tecnologa. Campus: 6 en el Estado de Victoria, 3 en Melbourne, 2 en Geelong.
Proceso
Talleres de trabajo para descubrir al usuario. Participantes: estudiantes de diplomatura, de licenciatura, de doctorado, alumnos que estudian fuera del campus, profesorado, etc.) En la primera parte de los talleres de trabajo, los asistentes identifican, en silencio e individualmente, los aspectos negativos que perciben en los servicios existentes.
Proceso
Segunda parte: Se le solicitan a los participantes que valoren el funcionamiento actual de los Servicios.
Proceso
FACTORES QUE DAN VALOR A LA BIBLIOTECA
Apoyo informtico de ltima tecnologa Acceso en un tiempo razonable al personal de la biblioteca y ayuda en lnea Entorno favorable para el estudio Horario adecuado Formacin en los conocimientos bsicos sobre el uso de la biblioteca para encontrar informacin Sealizacin clara
Plan Estratgico
El Plan estratgico se expresa segn el mtodo de Balanced Scorecard, Se tuvieron en cuenta las perspectivas:
Econmica Del Usuario de Procesos Internos de Formacin y Crecimiento
Perspectiva Econmica
Optimizar la utilizacin de los recursos: buscar continuamente formas de optimizar el uso de nuestros recursos para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y de la Universidad y minimizar los gastos poco productivos. Desarrollar convenios beneficiosos: mantener y buscar convenios beneficiosos que mejoren nuestros servicios y recursos. Conducir el cambio y la toma de decisiones: desempear un papel clave en el xito de la planificacin y la toma de decisiones de la Universidad. Asegurar que las decisiones y directivas de la Universidad estn influidas por la visin y necesidades de los Servicios de Biblioteca. Asegurar que se asignen los fondos suficientes para apoyar nuestras prioridades estratgicas.
Resultados
Mejoramiento de la gestin general. Los Planes Estratgicos son "estratgicos. Los planes operativos se unen con los planes estratgicos. Se usa la evaluacin del rendimiento. Los presupuestos siguen (o lo intentan) las decisiones estratgicas. Las direcciones estratgicas vienen guiadas por planes de formacin continua del personal.
Sntesis
El Cuadro de Mando Integral es un nuevo modelo de medicin del desempeo. El CMI mide la actuacin de la organizacin desde cuatro perspectivas equilibradas: Perspectiva Financiera Perspectiva del Cliente Perspectiva del Proceso Interno Perspectiva de Formacin y Crecimiento
Permite medir la forma en que las diferentes reas de una biblioteca crean valor para sus usuarios presentes y futuros, la forma en que se deben potenciar las capacidades internas y las inversiones en el personal y los sistemas y procedimientos que son necesarios para mejorar la actuacin futura de la biblioteca.
Sntesis
El modelo se sintetiza en la elaboracin de un mapa estratgico y en un Tablero o Cuadro de mando. La utilidad del tablero es permitir a la Gerencia de la Biblioteca en forma diaria, si se quiere, poder monitorear el avance de la estrategia por medio del conjunto de indicadores que ste brinda.
Bibliografa
Kaplan, Robert S. Y Norton, David P. El Cuadro de Mando Integral. Barcelona, Ggestin 2000, 1997, 321 p. Kaplan, Robert S. Y Norton, David P. Medir la disposicin estratgica de los activos intangibles. Harvard Business Review vol. 82: 42-53, n 2, febrero 2004. McKnight, Sue. Gestin del cambio cultural: el reto de la fusin de los servicios bibliotecarios, el desarrollo de los planes de estudios y la formacin continua. Presentado en: 68th IFLA Council and General Conference, August 18-24, 2002. Poll, Roswitha. Managing Service Quality with the Balanced Scorecard. Presentado en: 67th IFLA Council and General Conference, August 16-25, 2001.
Bibliografa
Cribb, Gulcin Y Hogan, Chris. Balanced Scorecard: linking strategic planning to measurement and communication. Presentado en: Proceeding of the IATUL. International Association of Technological University Libraries. "Libraries and Education in the Networked Information Environment" Middle Eastern Technical University, Ankara, Turkey, 2nd June - 5th June, 2003. Thompson, Arthur A. Y Strickland, A. J. Administracin estratgica. 11 ed. Mxico, McGraw-Hill, 2001. 912 p. Tezanos Pinto de Corts, Justy, Daza Rivero, Ramn y Cabrerizo Ros, Antonio. Propuesta para evaluacin y acreditacin de programas universitarios en ingeniera. Disponible en: http://www.ceub.edu.bo/ceub/secadec/evalua_ing.html#I