EL PROGRAMA DE TRANSICIN Proyecto de gestin econmica Presentacin

La gestin econmica del proceso de transicin habilita el control del proyecto de transicin y establece los pilares para la gestin durante la fase de prestacin continuada del servicio.

En este tema se vern cules son los objetivos de la gestin econmica, cmo se estructura y cules son las actividades asociadas a cada una de las etapas.

Objetivos
Los objetivos de la gestin econmica son los siguientes: y y y y y y Establecer un marco financiero con informes econmicos que permitan operar como un centro de beneficio. Sincronizar la evolucin de los costes de transicin con la lnea base de servicio. Identificar oportunidades potenciales que permitan maximizar el acuerdo. Introducir informes que permitan contrastar los presupuestos y previsiones con los reales. Implantar un sistema de gestin de activos, de manera que los gastos sean debidamente controlados. Desarrollar un programa de control de calidad para establecer controles financieros, de manera que permitan alcanzar o superar los requerimientos de una auditora. Trabajar con la gestin del servicio para establecer mecanismos que permitan flexibilizar el coste y permitan acomodarse a los cambios del servicio o las fluctuaciones en el volumen de negocio. Establecer controles para asegurar que los recursos son asignados correctamente. Verificar el valor de los activos y las posibilidades de transferencia.

y y

Equipo de gestin econmica

Los miembros del equipo deben tener perfil contable y experiencia en auditoras. Adems de la cualificacin contable, los miembros del equipo financiero deben tener unas capacidades y habilidades determinadas.

Capacidades y habilidades del equipo financiero

Es necesario que el equipo econmico tenga una serie de habilidades y capacidades que le ayuden a realizar una adecuada gestin financiera: y Capacidad para detectar omisiones o reducciones en la representacin financiera. y Habilidades analticas y de resolucin de problemas. y Habilidad para buscar informacin necesaria para suministrar informacin econmica de las unidades externalizadas. y Capacidad de relacin interpersonal y de comunicacin. y Habilidades negociadoras. y Aptitudes comerciales. y Confidencialidad. y Capacidad de documentar y de organizacin. y Atencin al detalle. El equipo de gestin econmica es el responsable de las actividades y documentacin que se explican en el siguiente esquema:

Coste base de Encaja los servicios que se van a proporcionar con su coste. la transferencia Visin financiera Informes econmicos internos Control de activos
Analiza el contrato para determinar los movimientos financieros que permitan aumentar el beneficio.

Implanta los procedimientos de informes econmicos necesarios.

Desarrolla la provisin y aprobacin de procedimientos y verifica el valor de los activos o la capacidad de transferencia.

Procedimientos de facturacin Disea e implanta los informes mensuales de informacin econmica para el e informes al cliente, asegurndose de los requerimientos fiscales y del contrato. cliente Control econmico de Establece los oportunos controles econmicos en los procesos. calidad Puesta en marcha del proyecto
Se asigna un controller econmico al servicio desde el primer da. Su funcin es asegurar la continuidad de todos los elementos econmicos del proyecto de transicin y asegurarse de que se produce un suave traspaso de la responsabilidad econmica al final del mismo.

Coste base de la transferencia

El coste base de la transferencia est fundamentado en el coste auditado. La funcin del equipo financiero es reducir el coste de la lnea base. Se pueden adoptar dos actitudes: Ocurre cuando la mayor parte del trabajo para establecer los costes de la funcin a transferir se realiza previamente a la firma del contrato. En este caso las modificaciones posteriores son limitadas. Los costes son aceptados temporalmente por el cliente y se establecen

Pre-contrato

Post-contrato definitivamente durante el periodo de transicin.

El coste base de la transferencia debe incluir informacin de lo que le costara al cliente suministrarse l mismo el servicio. Los costes se dividen en 'incluidos' (gestionados o transferidos al proveedor) y 'excluidos' (retenidos por el cliente). Suele ser ventajoso incluir el mximo de costes que sea razonable en el coste base, por los siguientes motivos: y y Las oportunidades de ahorro son generalmente proporcionales a los costes transferidos a nuestro control. La asuncin de precios, incluidas las tarifas propias, se basan en los costes que se absorben del cliente.

Un objetivo importante para establecer un coste de transferencia base es determinar qu costes sern gestionados y cules sern propiedad del proveedor. Este objetivo consiste en realizar las siguientes acciones: y y y Resumen de costes transferidos por el cliente al proveedor. Explicacin detallada de cada coste, acompaada de las asunciones supuestas. Explicar las diferencias entre estos costes, las asunciones realizadas previamente y las incluidas en los costes base.

Es necesario imponer una disciplina financiera que permita realizar una serie de acciones: y y y Evaluar de manera amplia y exacta los costes y asunciones incorporadas en la propuesta. Demostrar al cliente los costes reales involucrados en la prestacin del servicio. Suministrar datos que justifiquen un incremento en el precio si se produce un incremento en la demanda (por ejemplo: incremento de localizaciones, volumen de negocio, requerimientos, etc.), siempre y cuando as lo estipule el contrato.

Para definir correctamente el coste base es importante entender las necesidades del contrato o la propuesta en relacin con los costes de transferencia, como la provisin para adquirir los activos, infraestructura, etc. Con objeto de comparar, es importante revisar los siguientes datos del cliente: y y y y y Presupuesto actual del ao en curso, y bases sobre las que se asienta dicho presupuesto. Costes incurridos hasta fecha en el ao actual. Presupuestos de aos anteriores. Costes de aos anteriores. Presupuestos para aos venideros (si estn disponibles).

Comparar los datos anteriores es esencial para identificar los siguientes aspectos: y y y Si existen costes de servicios descatalogados, esto puede suponer ahorros para aos venideros. Las tendencias de los costes en los que se est incurriendo. Gastos no usuales o esquemas de gastos peridicos para determinar la naturaleza de fluctuaciones significativas. As se identifican problemas de costes que requerirn atencin especial o costes que deben ser previstos. Costes ocultos o no identificados que, si no son incluidos, pueden provocar que el proveedor incurra en costes que estn incluidos en el mbito del contrato y que no han sido estimados correctamente.

Valoracin y desviaciones
Para valorar la existencia, validez y exactitud de los costes transferidos por el cliente, es necesario hacer las siguientes actividades: y y y y y Realizar un detallado anlisis de la varianza de los costes. Revisar todos los gastos directos e indirectos de los presupuestos. Comparar las estimaciones del presupuesto del cliente con el presupuesto. Revisar la validez de los factores de crecimiento usados para los presupuestos del proyecto de futuros aos. Revisar las recomendaciones con los gestores transferidos que eran responsables de establecer los presupuestos anuales del cliente.

Es importante revisar los costes presentes en el siguiente esquema, ya que habitualmente producen desviaciones en los costes base. Es importante asegurar que todas las provisiones necesarias para la prestacin del servicio estn incluidas en el coste base. Por ejemplo: material de oficina, renovacin tecnolgica de equipos de microinformtica y otros, actualizaciones software, etc. Muchas veces no se contempla este coste en el anlisis de los costes o bien existe ausencia de formacin. El coste de las vacaciones debe ser incluido. Hay que considerar el coste de sustitucin de personal de vacaciones (el servicio se presta durante 12 meses, mientras que el personal tiene 11 meses productivos). En caso de que se asuma el riesgo de no sustituirlo, ser un incremento de beneficio. An as, es un riesgo a tener en cuenta.

Costes de provisin Formacin

Vacaciones

Contratacin El coste de todo el personal subcontratado debe incluirse. En caso de que dicho temporal de personal pase a formar parte de la plantilla del proveedor, aumentar el margen de beneficio. personal Horas extra Garantas
Las horas extra a veces se minimizan previamente a la transferencia y suele ser estacional. Es crtico asegurarse incluir un coste anual de horas extras. Hay que verificar los perodos de vigencia de los contratos de mantenimiento o ampliacin de garantas. En caso de que sea necesaria una renovacin durante el perodo de servicio, este coste debe incluirse.

Una vez definido el coste base de transferencia se estar en condiciones de preparar el presupuesto.

Generacin de informes econmicos

El contenido del informe con la visin econmica del contrato describe los siguientes puntos: y y y Todos los ingresos disponibles. Penalizaciones econmicas del contrato, indicando los riesgos asociados a estas penalizaciones y la magnitud de dichos riesgos. Cualquier asunto no entendido o clusula del contrato cuyas implicaciones no estn claras.

Se deben disear informes econmicos para comparar los rendimientos econmicos actuales con los presupuestos. Tambin se debe proporcionar formacin en contabilidad y financiera al equipo de proyecto.

Gestin de activos
Procedimientos de aprobacin y provisin
Es necesario definir procedimientos para la provisin y aprobacin. De esta manera se pueden controlar los costes en cada fase del proyecto. Estos procedimientos deben tener en cuenta los siguientes aspectos: y y Solicitudes de material y servicios. Aprobacin de facturas para su pago.

Tambin es necesario revisar los contratos con los proveedores de aprovisionamiento, ya que el volumen de nuestras necesidades puede verse incrementado. Por lo tanto, habra que renegociar precios. Para asegurarse de que todas las solicitudes se tramitan correctamente, es necesario detallar al mximo los procedimientos de solicitudes y la autorizacin de facturas, as como establecer una lista de firmas autorizadas dentro del servicio.

Gestin de Activos
Si los activos fijos se transfieren, la oficina de infraestructura del proyecto realizar una pequea auditora del sistema de gestin de activos del cliente para valorar si es necesaria una auditora en profundidad del registro de activos fijos del cliente. Estas auditoras permiten verificar que los activos que el proveedor va a gestionar existen y funcionan correctamente. La valoracin de los activos depender del tipo y cantidad de los activos que se van a adquirir del cliente. Los activos tienen diferentes curvas de depreciacin. Por ejemplo, los ordenadores pierden valor rpidamente debido a las actualizaciones de la tecnologa. Sin embargo, los edificios suelen revalorizarse con el tiempo. Obteniendo una valoracin independiente de los mismos se pueden eliminar numerosas fuentes de conflictos con el cliente.

Facturacin e informes al cliente

Se debe definir la periodicidad, estructura y formato de los informes econmicos que se van a entregar al cliente. Los procedimientos se deben disear para obtener informacin econmica de las siguientes gestiones: y y y Gestin del cliente. Gestin de la unidad externalizada. Trminos del contrato.

Los informes econmicos a entregar al cliente depende de la naturaleza de los contratos, estos se pueden dividir en dos tipos: Los costes y ahorros son compartidos entre el proveedor y el cliente. En este caso, los costes deben ser transparentes para el cliente y estar disponibles para su revisin. Modelo de libros abiertos. Los costes incurridos por el proveedor no son visibles para el cliente. Al cliente se le carga un precio fijo. El informe suministrado al cliente es simplemente la factura por los servicios prestados. Esta es la opcin ms habitual.

Abiertos

Cerrados

Es necesario establecer procedimientos de facturacin que definan quin es el responsable de preparar y aprobar las facturas, tanto en el proveedor como en la organizacin del cliente. Tambin es necesario establecer un acuerdo para planificar el ciclo de aprobacin, adems de asegurarse de que todas las acciones se llevan a cabo a su debido tiempo.

Control de calidad econmico

Para proporcionar un control econmico de los servicios es necesario mantener un estricto control sobre los costes. Para ello, es necesario establecer una serie de actividades:

Valoracin inicial de controles internos

Supone valorar el riesgo inicial y revisar los controles internos que deben implantarse inmediatamente tras la transferencia de la funcin. El objetivo es revisar qu controles heredados son los ms pobres o si se han deteriorado tras la transferencia. Cualquier debilidad que se encuentre debe ser valorada para determinar si se necesita una accin correctora inmediata, a medio o largo plazo. Estas acciones se llevan a cabo durante la valoracin inicial e implica la documentacin de las principales actividades que existen en la funcin transferida. El propsito y los beneficios de este trabajo son: y y y y Identificar debilidades en los controles. Ayudar al personal nuevo a que entienda cules son sus funciones y responsabilidades. Proporcionar informacin clara para asegurar que los controles son adecuados. Proporcionar las bases para que los auditores (internos y externos) puedan comprobar el entorno de control y por tanto reducir costes de auditoras externas. Proporcionar un punto de comienzo del programa de mejora continua para identificar procesos no eficientes.

Control de calidad econmico

Todos los procesos deben ser esquematizados en diagramas de flujo, incluyendo tanto los procesos como los elementos de control (quin, cmo y cundo se realizan).

Resumen
El proyecto de gestin econmica define por un lado las implicaciones econmicas del contrato y la definicin de los procesos de gestin econmica que se van a definir durante la prestacin del servicio, as como su seguimiento y control. El proceso de gestin econmica se estructura en: y y y y y Definicin del equipo financiero. Anlisis de la informacin econmica. Establecimiento de los procesos de gestin econmica y generacin de informes econmicos. Anlisis del caso financiero de transferencia de activos. Procesos y planes de facturacin. Seguimiento y control de las actividades de gestin econmica.