Repuestos, S. A.

Modernizacin del Sistema de Informacin Contable (AIS)

El grupo Repuestos, S. A. est conformado por tres diferentes empresas con su propia razn social y funciones independientes, ubicadas en puntos fsicos diferentes en la ciudad de Guatemala, stas son; Repuestos, S. A. ubicada en Calzada Aguilar Batres, Reconstructora, S. A. ubicada en Calzada San Juan y La Terminal, S. A ubicada en la zona 9. Fue creada en el ao de 1,978 y al inicio fue slo un punto de ventas, pero en el ao 1,994 lleg a tener 12 puntos de ventas, los cuales desaparecieron y actualmente en el ao 2,004 tiene 3 puntos de venta localizados en las ubicaciones antes mencionadas, cuenta con un software para administracin de inventarios y facturacin elaborado en Foxbase por un programador que tiene como tareas darle soporte a los usuarios adems de hacer las mejoras y correcciones necesarios al software y un sistema de administracin de Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Nmina y Bancos elaborado en ORACLE por una compaa especializada en desarrollo de software la cual desapareci en el ao 2,000, ambos sistemas no estn comunicados y fueron desarrollados en forma independiente corriendo en servidores diferentes, por lo que no permiten adquirir la informacin que la gerencia requiere para la toma decisiones. El equipo con que se cuenta es obsoleto y est constituido en su mayora por computadoras personales con sistema operativo DOS y Windows 98, adems de algunas terminales de trabajo remotas sin conexin a la central. El gerente general y propietario de la empresa, perdi el inters de automatizar debido a que ha intentado hacerlo 3 veces y en todas a fracasado, por lo que despus de mucha insistencia el gerente financiero logr convencerlo de la urgencia de modernizar el sistema de informacin logr la autorizacin para seleccionar una empresa proveedora de soluciones de software nacional con experiencia en este tipo de implementacin, el presupuesto asignado fue de $35,000.00 para actualizar el equipo, la red, adquirir licencias para el software y asesora por 8 meses, la plataforma en que est desarrollada la nueva aplicacin es Windows con MySQL, Visual Basic y Crystal Report. El consultor asignado al proyecto se reuni en varias ocasiones con el comit de usuarios de la empresa, formado por el gerente de ventas, el contador general y el jefe del taller y llegaron a establecer los siguientes requerimientos: Administracin de Inventarios: Permitir administrar la informacin concerniente a las partes de automviles que vende la empresa, considerando diferentes bodegas en cada ubicacin fsica, adems de los servicios de reconstruccin de motores que se realizan en el taller de servicio y calcular el costo de venta de las ordenes de trabajo y de los productos para establecer los precios de venta de acuerdo a las polticas de la organizacin y establecer la utilidad generada. La realizacin de cualquier transaccin que afecte las existencias y el costo del inventario debe reflejarse en las diferentes reas con las que tenga relacin, facturacin, cuentas por cobrar, bancos, nmina, cuentas por paga y contabilidad. Las existencias del inventario, pueden ser alteradas por medio de movimientos de entradas (compras, traslados de bodega y ajustes) y salidas (traslados de bodega, ventas y ajustes) de bodega. 1

Administracin de Caja: Permitir controlar el ingreso de los pagos de los clientes por diferentes conceptos en diferentes medios, efectivo, cheque y tarjeta de crdito, se debe poder realizar el corte de caja diario en cualquier momento del da y contemplar transacciones especiales tales como devoluciones y cambios, adems de pago de comisiones por mecnicos que realizan compras para sus clientes. Administracin de Cuentas por Cobrar: Permitir administrar la cuenta corriente de los clientes y establecer su saldo en base a las ventas al crdito y sus pagos relacionados. Debe establecerse polticas de descuentos por pronto pago y controlar el sistema de cobros de la empresa para mejorar la recuperacin de pagos y reducir las cuentas malas. Administracin de Compras: Permitir administrar las ordenes de compra con los proveedores desde el momento en que se recibe una requisicin de compra, se establece un sugerido desde el control de existencias por bodega y se elabora el pedido hasta que se convierte en una orden en firme y en una cuenta por pagar. Se debe identificar los aranceles por artculo importado y separar las compras locales e importaciones, debe detallarse los gastos en dlares y en quetzales en que se incurre al importar registrando la pliza de importacin y realizando el costeo para establecer el costo por unidad de compra. Administracin de Cuentas por Pagar: Permitir administrar las cuentas por pagar con los diferentes proveedores de la empresa, en base a las compras realizadas y los pagos respectivos. Debe proyectarse los pagos estimados y los vencimientos en base a las contraseas emitidas, tambin debe facilitar la generacin de la orden de pago para bancos. Administracin de Bancos: Permitir administrar mltiples cuentas, registrar y dar mantenimiento a los cheques, depsitos, retiros y notas contables que afectan el saldo de cada una de ellas. Adems de facilitar el proceso de conciliacin de saldos en base a los estados de cuenta bancarios. Administracin de Activos Fijos: Permitir administrar la maquinaria y equipo de la empresa, controlando las mejoras y reparaciones realizadas as como los proveedores, responsables y depreciaciones proporcionando el valor actual de los activos fijos. Administracin de Nmina: Permitir administrar la informacin de los empleados que colaboran en la empresa y realizar el clculo de la nmina de pagos en base a movimientos de ingresos y egresos. Bsicamente permite alimentar y consultar, realizar los clculos y emitir reportes de los pagos realizados, detallando los ingresos y descuentos de los mismos. Principalmente permitir controlar: 2

Informacin Personal Informacin sobre Puesto Informacin Financiera Administracin Salarial Control de Pagos Control de Ausencias Contabilidad: Permitir el registro de las transacciones que afectan la situacin financiera de cada empresa, identificando la dependencia o departamento generador del movimiento. El proceso debe registrar las partidas en un archivo temporal para que luego de ser revisadas sean posteriormente aplicadas en lote y as afectar definitivamente las cuentas contables, permitiendo flexibilidad y seguridad. Ordenes de Servicio: A continuacin se presenta una descripcin detallada de los diferentes pasos lgicos por los que pasa una orden de servicio desde el momento de su creacin hasta su entrega. Recepcin de Solicitud de Servicio: El servicio puede ser por reclamo de garanta y por reparaciones a clientes, en el primer caso slo se cobran nuevos servicios si aplica. Los repuestos son proporcionados por el cliente y pueden ser adquiridos en la sucursal de Repuestos, S. A. que se encuentra en las instalaciones de Reconstructora, S. A. El cliente puede solicitar que se cancele la orden de servicio lo que hace que se procesada a anular la orden. Realizacin de orden de servicio: Si la solicitud de servicio es por garanta se verifica el tiempo que ha transcurrido desde la entrega del aparato, si la garanta est vencida o es una reparacin a clientes, el servicio debe ser cobrado, si la garanta est vigente no se debe cobrar y se debe llenar la orden de servicio y asignar un tcnico. Si el cliente autoriza el cobro tambin se llena la orden de servicio en base a lo especificado y se realiza la asignacin de un tcnico para realizar el diagnstico y establecer el presupuesto. Asignacin de Tareas Se consulta la disponibilidad y se asigna a un departamento para iniciar el proceso de la orden de servicio. Existe una tarifa establecida para cada servicio Realizacin de Tarea Si es necesario utilizar repuestos el tcnico llena el detalle de requisicin de la orden indicando el cdigo de cada repuesto a solicitar, se entrega un presupuesto, siempre es necesario realizar un recibo de caja para registrar el cobro por el diagnstico si aplica. La autorizacin de la nueva tarea est sujeto a la autorizacin del presupuesto por parte del cliente, quedando registrada la fecha de la autorizacin y el nombre de quien autoriza. 3

Control de Tareas El jefe de tcnicos recibe el reporte de tareas realizadas por tcnico y selecciona las rdenes de servicio que requieren de repuesto, las otras rdenes se dan por concluidas y se trasladan a control de cobros para proceder a su cierre. Los recibos de caja permiten generar la factura para el cliente. Elaboracin de Presupuesto o Control de Garanta Se verifica si se cuenta con los insumos necesarios y si hay existencias del repuesto en la bodega de Repuestos, S. A., si hay, entonces se cotiza con ellos y se establece el precio para el cliente, si no hay en existencias entonces se cotiza en plaza, si no hay en plaza es necesario establecer el costo de importarlo y establecer el tiempo para proporcionar el precio y tiempo de entrega para el cliente. Una vez establecido el presupuesto, se presenta al cliente para su aprobacin. Autorizacin de Presupuestos Si el cliente no autoriza el presupuesto entonces se cierra la orden por No Autorizada, si el cliente pide tiempo para pensarlo, la orden se queda en estado Pendiente de Aprobacin, la vigencia de un presupuesto es de 15 das, despus de este tiempo sin confirmacin del cliente se cierra la orden, de lo contrario si el cliente autoriza el presupuesto, entonces se debe procesar la orden. Si el cliente no encuentra las piezas y no hay en existencia en Repuestos, S. A. se debe hacer una importacin del repuesto, existe una boleta de importacin que debe llenarse en Repuestos, S. A. para luego solicitar la autorizacin de la importacin. Cuando la importacin es recibida debe hacerse una carga de repuestos en la bodega para actualizar el inventario y posteriormente abastecer las requisiciones de repuestos de Reconstructora, S. A. Para realizar la importacin es necesario que el cliente proporcione un anticipo el cual se respalda con un recibo de caja que se procesa en el sistema de cuenta corriente. Ejecucin de Presupuesto El cliente debe haber autorizado previamente el presupuesto para proceder a procesar la orden. Se entrega un recibo de caja al cliente para cancelar la orden de servicio. Cierra de Orden El administrador de taller realiza la verificacin de la documentacin presentada por el tcnico por cada orden de servicio terminada y al confirmar que todo est correcto se realiza el cierre de la orden, antes debe realizarse la operacin del recibo de caja para posteriormente facturar y cobrar al cliente. Estados en que puede estar una Orden Pendiente por Diagnstico (la orden se est abriendo). Pendiente por Repuesto (ubicar el repuesto).

Pendiente por Importacin (si no hay en plaza, se debe hacer una boleta de importacin por repuesto y esta boleta cambia el estado de la orden a En Proceso de Reparacin al ingresar la requisicin). En Proceso de Reparacin (Es cuando ya est listo todos los repuestos para poder hacer la reparacin). Pendiente de Presentar Presupuesto (No se ha realizado el presupuesto, por algn motivo el presupuesto est pendiente). Pendiente de Aceptar Presupuesto (El cliente no se ha decidido por aceptar el presupuesto). Presupuesto No Aceptado (El cliente no autoriz el presupuesto). Presupuesto Aceptado (En base a quien acept el presupuesto, se elabora la requisicin y se especifican egresos). Orden Terminada (Puede ser Reabierta por rectificacin). Orden Reabierta (no genera comisin). Orden No Autorizada (el cliente llama ya no necesita el servicio). Orden Anulada (Hay un error al registrar la orden) Orden en Almacn (El cliente no recogi la pieza despus de 60 das) Orden en Chatarra (El cliente no recogi la pieza despus de 90 das) Preguntas: 1. El contar con dos herramientas de software independientes y un hardware obsoleto qu problemas para administrar la informacin ocasiona? 2. Est de acuerdo en desechar las herramientas de software actuales y adquirir una nueva?, Por qu? 3. Qu informacin financiera debe solicitar el gerente financiero?, indique los reportes que el AIS debe generar. 4. En base a los requerimientos establecidos, cul es el flujo de la informacin de la compaa? 5. Qu beneficios debe esperar la compaa al implementar el nuevo sistema de informacin? 6. Cules son los riesgos de un Sistema de Informacin Contable automtico?