INTRODUCCIN Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye l a documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace

evidente la necesidad de co ntar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos y procedimien tos en la ejecucin operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviacio nes de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un rea especializada en el estudio de sistemas de la organizacin o, en su cas o, utilizar los servicios de consultara externa. De cualquier manera, es manifies ta la necesidad de elaborar una gua sobre la gua sobre la actuacin individual o por funciones, como consecuencia lgica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades que en la empresa se llevan a cabo. Es por lo anterior que se considera necesario que uno de los proyectos inmediato s que se deben emprender en la empresa, es la preparacin de un manual de organiza cin que permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las polticas a seguir, la e structura y funciones, las tcnicas, mtodos y sistemas para el desarrollo propio de las funciones de toda empresa. Conceptos Existen varios autores que dan un concepto de lo que son los manuales administra tivos, entre ellos tenemos a: Agustn Reyes Ponce: el concepto de un manual es de suyo emprico, variable, y fcil d e comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fci l de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administra tivos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende ent re cada grupo humano en la empresa . Graham Kellog, El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedi miento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualq uier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especificas. Un procedi miento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo. Los manuales son un medio de comunicacin muy especializado y requieren habilidade s de comunicacin especializadas -habilidades que normalmente no se aprenden en la escuela o en el trabajo. Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quie n los realizar, que actividades han de desempearse y la justificacin de todas y cad a una de ellas, en forma tal que constituyen una gua para el personal que ha de r ealizarlas. El manual de organizacin es un registro de informes e instrucciones que se utiliz an para orientar los esfuerzos humanos. El manual de organizacin es aquel donde se tiene la tarea de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular. El manual de organizacin es la concentracin de las cartas de descripcin del mtodo. Los manuales de organizacin son elementos bsicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilid ades, los reglamentos de trabajo, polticas y objetivos de la empresa, en una form a sencilla, directa y autorizada.

El por qu de la necesidad de utilizar los manuales Proporciona al usuario un sistema de referencia comn y estandarizado. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma informacin y opera conforme a las mis mas reglas. Proporcionan documentacin. El manual estudia las polticas y los procedimientos de la organizacin, de modo que esta informacin no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta informacin vital no se pierde cuando algun a de las personas claves abandona la compaa. Adems, al desarrollar un manual, la em presa a menudo se ve obligada a aclarar polticas dudosas o mal definidas y a simp lificar procedimientos complejos. Sirven como un sistema de archivos porttil y fcil de usar. Las respuestas a las pr eguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerab les hojas de archivo. Tiene una influencia definitiva. Una poltica corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres aos es condido en algn lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compaa. Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del go bierno y otros cuerpos reguladores. Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar el libro en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta. Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, a yudndose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuale s se desarrollan especficamente como auxiliares de adiestramiento. Los manuales reducen la papelera reuniendo la informacin en un solo lugar. Ventajas y desventajas de su uso Ventajas Logra y mantiene un slido plan de organizacin. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes. Facilita el estudio de los problemas de la organizacin. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias e n la organizacin. Sirve como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del personal cl ave. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la organi zacin. Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposicin de funciones. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos ni veles.

La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin d e puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms antig uos. Sirve como gua para el adiestramiento de novatos.

Desventajas Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que de scriba asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un ma nual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

Tipos de Manuales Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombr es diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Por su alcance Generales o de aplicacin universal. Departamentales o de aplicacin especifica. De puestos o aplicacin individual. Por su contenido De historia de la empresa o institucin. De organizacin. De polticas. De procedimientos. de contenido mltiple (manual de Tcnicas) Por su funcin especifica o rea de actividad. De personal. De ventas. De produccin o ingeniera. De finanzas. Generales, que se ocupen de dos o ms funciones especificas.

Otras funciones.

Manuales de historia de la empresa Segn George R. Terry, en su libro, Administracin y control de oficinas : Muchos patro nes sienten que es importante darles a los empleados informacin con respecto a la historia de la compaa, sus comienzos, crecimientos, logros, administracin y posicin actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradicin y pensam iento que apoya a la empresa con la que esta asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensin, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertene ce, que forma parte de la compaa. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ay uda a adaptarse a s mismo dentro del cuadro total. La informacin histrica por lo co mn se incluye como parte de la presentacin a un manual de polticas o de organizacin, o de un manual de personal. Manuales de organizacin Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puest os y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican l a jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividade s de los rganos de la empresa. Generalmente contienen graficas de organizacin, des cripciones de trabajo, cartas del limite de autoridad, entre otras cosas. Segn C.L. Littlefield declara al respecto: los manuales [de organizacin] se usa don de se desea una descripcin detallada de las relaciones de organizacin. Se elabora ordinariamente con base en los cuadros de la organizacin, los cuales se acompaan d e las descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comnmente se hace la divisin de los encabezados de estos manuales en atencin a la f uncin general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones con los dems. Manuales de poltica Los manuales de poltica, tambin llamados de normas, son la piedra angular ya que e studian las reglas de la organizacin. En este tipo de manuales se exponen los 10 ( 10,000) mandamientos de la compaa. Segn Kellog, los manuales muchas veces incluyen una declaracin de objetivos de la empresa y otros slogans que expresan una poltica. Los manuales de polticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manu ales de polticas comerciales, de produccin, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre polticas generales. Manuales de procedimientos Los manuales de procedimientos, tambin llamados manuales de operacin, de practicas , de instruccin sobre el trabajo, estndar, de rutinas de trabajo, de tramites y mto dos de trabajo. El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de las act ividades que deben seguirse en la relacin de las funciones de una unidad administ rativa, o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativ as que intervienen, precisando su responsabilidad y participacin. Adems se cataloga como el libro de los comos . nte . Como resolver una reclamacin de un clie

Manuales de contenido mltiple Es el manual que contiene material de tipo diverso, lo que hace que los tipos me ncionados no resulten siempre bien definidos. Alguno de los manuales de oficina parecen estar diseados intencionalmente para varios fines. Manuales de tcnicas Es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los principios y tcnicas de una actividad determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para el rgan o responsable de la actividad y como informacin general para todo el personal int eresado en esa actividad. Manuales de puestos Tambin llamado manual individual o instructivo de trabajo, que precisa las labore s, los procedimientos y rutinas del puesto en particular. Por ello, cuando el ma nual de puesto no solo contiene la descripcin de las labores sino que explica com o deben ejecutarse, es un manual de organizacin y procedimientos al mismo tiempo, es decir, es un manual de contenido mltiple. Manuales de personal Tambin llamados de relaciones industriales, de reglas y reglamentos de oficina, m anual de empleado, manual de empleo. Los manuales de este tipo, que tratan sobre administracin de personal, puede elaborarse destinados tres clases de usuarios: Para el personal en general. Para los supervisores. Para el personal de departamento o unidad de personal. Manuales de produccin o ingeniera Estos se utilizan para coordinar el control de la produccin, fabricacin, inspeccin y personal de ingeniera. Manuales de finanzas Indica las responsabilidades del contador y el tesorero, exigen que den instrucc iones numerosas y especificas a todos aquellos que deben proteger de alguna form a los bienes de la empresa, para asegurar la comprensin de sus deberes en todos l os niveles de la administracin. Manuales generales Es usual que un manual no trate solo en un rea de actividad exclusivamente, sino que aborde dos o ms caractersticas especificas. Puede darse el caso de que una empresa tenga un solo manual general, que abarque todos los aspectos mencionados para los diferentes tipos de manuales. Manuales de otras funciones Dependiendo su importancia de la naturaleza de la empresa que se trate (correspo ndencia, intendencia, conserjera.) Contenido del manual

El manual de organizacin debe incluir: identificacin Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere. Titulo y extensin del manual (general o especifico). Niveles jerrquicos que comprende. Lugar y fecha de la elaboracin. Numero de revisin, en su caso. Unidades responsables de su elaboracin. Cantidad de ejemplares impresos. ndice o contenido Prologo y / o introduccin Directorio Antecedentes histricos Legislacin o base legal (marco legal) Atribuciones Objetivo Polticas Estructura orgnica Principales puestos y unidades que dependen de ella Lneas de autoridad y responsabilidad Niveles jerrquicos Listado Organogramas Estructural Funcional Funciones ndice de procedimientos Glosario de trminos Como se prepara un manual

El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Par a hacer esto, el interesado se deber hacer las siguientes preguntas: Cul es el objetivo de la organizacin al crear este manual? Su propsito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan ciertas normas y procedimientos de personal. Qu beneficios proporcionara el manual a los usuarios? Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema con r apidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para las pregu ntas del personal. Qu espero yo (o mi departamento) lograr con este manual? Adems de alcanzar los objetivos de la organizacin, el manual debe ayudar tambin a s u departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendr que hacer maneo pregu ntas y hacer manos reparaciones. Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene una m eta en comn: obtener resultados. El propsito del manual es asegurar que sus usuari os se comporten de una manera especifica, ya sea que se trate de obedecer las re glas de la compaa o seguir un procedimiento en particular. Si un manual alcanza es ta meta es un xito definitivo. De quin es la responsabilidad de crear los manuales? Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el organigra ma de la empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces forman parte del re a de servicios administrativos o de comunicaciones de la corporacin. Sin embargo con demasiada frecuencia estn dispersos por la organizacin y cada departamento gen era sus propios manuales. Cuando la produccin del anual no esta centralizada, la organizacin termina con una proliferacin de manuales de todos los tamaos y formas. Generalmente, cada manual tiene su propio formato, diseo y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en las q ue se contradicen entre s. La solucin de estos problemas es crear un departamento centralizado que se encarg ue de producirlos.