Revista da Faculdade de Letras CINCIAS E TCNICAS DO PATRIMNIO Porto, 2004 I Srie vol. III, pp.

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Arquivos familiares e pessoais

Bases cientficas para aplicao do modelo sistmico e interactivo*
ARMANDO B. MALHEIRO DA SILVA**

Abstract This article recovers a thematic, that was object of a communication in 1997 in a Seminary about Personal and Family Archives, that settles in a Scientific and Systemic vision not only about the treatment (inventorying, cataloguing, ordination, preservation) of the archives (organic sets of documents) produced and stored by families and people or individuals thought out time, but also about the understanding of its genesis, ways of coordination and use, and the present and future profitableness This kind of approach implies a systemic conception and is done in the emergent field of the Information Science, which in the propose defended by this article, integrates transdisciplinarily the Archivistic, Library and Technological Information Systems. The Family or Person System of Information Active and Permanent (SIFAP or SIPAP) demands an elaboration of an organic functional frame (based on generation and its members through out the family existence; and in the case of people psychosomatic life phases and socio-professional activities functions and others) independent of a multi variety of content research instruments

* Uma primeira verso deste texto foi enviada para publicao com o mesmo ttulo no Boletim Cultural da Cmara Municipal de Famalico. ** Professor Auxiliar do Departamento de Cincias e Tcnicas do Patrimnio da Faculdade de Letras da Universidade do Porto.

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1. Pressupostos fundamentais
Ao contrrio dos que, por razes diversas, continuam a pensar e a acreditar que a Arquivstica uma cincia autnoma, temos procurado, de h uns anos a esta parte 1, fundamentar uma posio epistemolgica baseada num programa exigente e de flego em que postulada a viabilidade de uma Cincia da Informao (C. I.) tecida por uma dinmica quer transdisciplinar, atravs da qual ocorre a interaco de algumas disciplinas nucleares (Biblioteconomia, Documentao, Arquivstica e Sistemas Tecnolgicos de Informao na Gesto das Organizaes), quer interdisciplinar, enriquecedora em nvel terico-metodolgico e com algum impacto no desenvolvimento geral das Cincias Sociais 2. A Arquivstica , pois, obrigatoriamente inscrita como mero ramo de aplicao terico-prtica no quadro epistemolgico de uma C. I. que estuda, explora e busca compreender, resolver e aprofundar problemas e situaes mais ou menos complexas e relacionadas com um fenmeno humano e social, facilmente perceptvel, mas assaz complexo, que tem sido e continuar certamente a ser designado por diferentes termos cultura, informao, conhecimento 3... e que foi recentemente definido assim: conjunto estruturado de representaes mentais codificadas (smbolos significantes) socialmente contextualizadas e passveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magntica, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assncrona e multi-direccionada 4. Esta caracterizao aproxima-se bastante do que possvel inferir da definio burilada em 1968 por Harold Borko num artigo clebre intitulado Information science: what is it? e que vale a pena aqui relembrar:
Cincia da Informao a disciplina que investiga as propriedades e o comportamento da informao, as foras que regem o fluxo informacional e os meios de processamento da informao para a optimizao do acesso e uso. Est relacionada com um corpo de conhecimento que abrange origem, colecta, organizao, armazenamento, recuperao, interpretao, transmisso, transformao e utilizao da informao. Isto inclui a investigao, as representaes da informao tanto no sistema natural, como no artificial, o uso de cdigos para uma eficiente transmisso de mensagens e o estudo dos servios e tcnicas de processamento da informao e seus sistemas de programao. Trata-se de uma cincia interdisciplinar derivada e relacionada com vrios campos como a matemtica, a lgica, a lingustica, a psicologia, a tecnologia computacional, as operaes de pesquisa, as artes grficas, as comunicaes, a biblioteconomia, a gesto e outros campos similares. Tem tanto uma componente de
1 Ver SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Arquivstica: teoria e prtica de uma cincia da informao, vol. 1. Porto: Edies Afrontamento, 1998. 2 Ver SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao: ensaio epistemolgico para um novo modelo curricular. Porto: Edies Afrontamento, 2002, p. 79-128. 3 Sobre o binmio Informao-Conhecimento ver SILVA, Armando B. Malheiro da Conhecimento/Informao: diferenciao e/ou sinonmia?. In RODRIGUES, Georgete Medleg; LOPES, Ilza Leite (org.) Organizao e representao do conhecimento na perspectiva da cincia da informao. Braslia: Thesaurus, 2003, p. 23-41. 4 Cf. Ibidem, p. 37.

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cincia pura, que indaga o assunto sem ter em conta a sua aplicao, como uma componente de cincia aplicada, que desenvolve servios e produtos 5.

No se pense, porm, que esta viso programtica consensual, nem to pouco que ela totalmente aceitvel nos termos em que apareceu exposta: por um lado, prossegue o debate sobre se h espessura epistemolgica para uma C. I. agregadora e superadora do legado terico-prtico das disciplinas relacionadas com a organizao, a ordenao, o armazenamento e a recuperao dos documentos ou se, como defendem alguns autores, a C. I. deve centrar-se apenas na documentao/informao cientfica e tcnica ou na informao processada, armazenada e recuperada informaticamente; e, por outro, a ideia de uma cincia interdisciplinar ou de uma interdisciplina revela-se um equvoco absurdo, porque por mais intensas e variadas que sejam as relaes de uma cincia com outras ela carece sempre de um ncleo identitrio, de um core terico-metodolgico prprio que a individualize e demarque no campo geral dos saberes cientficos onde tendencialmente se situa ou situvel. No entanto e apesar destas e de outras limitaes e reservas, a definio de Borko confronta-nos com um fenmeno que est aqum e para alm do documento, entendido este como objecto fsico/palpvel que fruto do processo materializador/cristalizador (num determinado suporte material papel, pelcula flmica, base digital, etc.) da palavra, do nmero, da melodia, do desenho ou da imagem indispensvel comunicao interpessoal e colectiva. Um fenmeno que possvel caracterizar e compreender na sua generalidade ontolgica atravs de um conjunto de propriedades que Borko no enumerou e que para Yves Le Coadic tm um cariz sobretudo instrumental: a anlise dos processos de construo, comunicao e uso da informao; e a concepo dos produtos e sistemas que permitem sua construo, comunicao, armazenamento e uso 6. Perspectiva rejeitada pelos autores de Das cincias documentais cincia da informao que propem a definio de informao acima transcrita e conferem noo de propriedade o sentido de caracterstica constitutiva e essencial, identificando seis: (1) estruturao pela aco (humana e social) o acto individual e/ou colectivo funda e modela estruturalmente a informao; (2) integrao dinmica o acto informacional est implicado ou resulta sempre tanto das condies e circunstncias internas, como das externas do sujeito da aco; (3) pregnncia enunciao (mxima ou mnima) do sentido activo, ou seja, da aco fundadora e modeladora da informao; (4) quantificao a codificao lingustica, numrica ou grfica valorvel ou mensurvel quantitativamente; (5) reprodutividade a informao reprodutvel sem limites, possibilitando a subsequente reteno/memorizao; e (6) transmissibilidade a (re)produo informacional potencialmente transmissvel ou comunicvel 7.
Cf. Ibidem, p. 53. Cf. LE COADIC, Yves-Franois A Cincia da inf9ormao. Braslia,DF: Briquet de Lemos Livros, 1996, p. 26 (1 ed. francesa: 1994). 7 Cf. SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao, ob. cit., p. 42.
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Deste naipe de propriedades podem j extrair-se algumas ideias-fora que enformam o modelo terico-prtico adiante esboado. E a primeira que a aco humana e social gera e contextualiza a informao (os documentos), impondo-se, por isso, atravs da noo operatria de organicidade (muito usada pelos arquivistas, que no ousam, porm, defini-la 8) o imperativo de reconstituio ou de devoluo o mais rigorosa possvel ao contexto orgnico-funcional originrio. Desta ideia decorre outra tambm fundamental: a informao tende a ser transversal a muitos ou a vrios planos da actividade humana e social, verificando-se, consequentemente, uma interaco e uma integrao exigidas pela aco humana e organizacional com os seus vnculos e traos prprios. A questo do sentido est intimamente ligada preponderncia do contexto e dos objectivos da aco no fluxo informacional, assim como emerge dos mecanismos e das atitudes de busca, de recuperao e de uso por parte dos utilizadores, cada um dos quais desenhando sempre o seu comportamento informacional especfico. A C. I., na qual, convm frisar, se integra a Arquivstica (tal como se desenvolveu, ou seja, como uma prtica de descrio, de ordenao, de recuperao e de uso de documentos considerados de Arquivo 9), estuda, pois, um fenmeno humano e social identificvel pelo conceito de informao com um conjunto especfico de propriedades passveis de serem confirmadas, refutadas ou acrescentadas unicamente atravs da pesquisa cientfica, sistemtica e revisvel, mediante um mtodo apropriado. Entre vrias perspectivas e possibilidades, o mtodo quadripolar, desenvolvido nos projectos de investigao qualitativa mais consentnea com a natureza das Cincias Sociais, parece-nos ser o mais promissor. Consiste na interaco dinmica e em espiral de quatro plos: o epistemolgico (compreende a natural coexistncia e
8 Os dicionrios de Arquivstica existentes so omissos quanto definio adequada deste conceito, embora ele seja crucial. Com os chamados princpio da provenincia e da ordem original tem-se pretendido justificar na prtica procedimentos de arranjo de documentos baseados em planos de classificao orgnico-funcional, mas este expediente muito deficitrio do ponto de vista conceptual e cientfico. Por organicidade entendemos a existncia de uma aco desencadeada a partir de uma entidade (seja ela qual for uma pessoa ou uma instituio estruturada de forma complexa) e tendo em vista um conjunto dinmico de objectivos. Ver a achega jurdica dada a este tpico por MOUTA, Maria Fernanda O Arquivo: termos, conceitos e definies. Viseu: Edio patrocinada pelo Governo Civil, 1989, p. 44. 9 A principal pecularidade do documento de arquivo consiste em su origen administrativo natrual o involuntario, que le dota de carcter testimonial, frente al origen voluntario del documento cognitivo, primordialmente informativo. Ello tiene su reflejo en su diferente organizacin, que contrapone el fondo de archivo a la coleccin de biblioteca (Cf. RODRGUES BRAVO, Blanca El documento: entre la tradicin y la renovacin. Gijn: Ediciones Trea, 2002, p. 258-259. Embora aceite pela generalidade dos arquivistas esta acepo bastante frgil e insconsistente: 1 o documento de arquivo no por ser depositado num servio de Arquivo (instituio), mas por ter sido produzido ou recebido por uma entidade no apenas institucional e dotada de aparelho burocrtico (administrativo), visto que um simples cidado produz e recebe documentos; 2 considerar a origem ou o contexto administrativo como fonte geradora de actos documentais naturais ou involuntrios por contraposio ao documento cognitivo e informativo (noticioso) depositado na Biblioteca faz sorrir qualquer psiclogo cognitivista: um burocrata que faz ofcios usa um outro rgo diferente do poeta que faz poemas?!!! Ser que o burocrata faz ofcios por instinto e s o poeta ou o romancista que usam as suas faculdades mentais?!!!! 3 abundam os exemplos de um flagrante impasse lgico que s supervel se deixarmos de confundir assuntos/temas e objectivos com a capacidade humana geral de representar atravs de cdigos especficas mais diversas ideias, factos, sentimentos...

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sucesso de paradigmas 10); o terico (compreende as teorias, hipteses e modelos que vo sendo produzidos e modificados no decurso do processo dinmico e infindvel de investigao); o tcnico (compreende as operaes, procedimentos e tcnicas empregues, a saber: a observao, a experimentao; a anlise e a avaliao, seguidas por um naipe vasto de recursos e de instrumentos como o questionrio, a entrevista, a estatstica, a anlise de contedo, etc.); e o morfolgico (compreende a apresentao formal dos resultados obtidos graas interaco construtiva dos plos anteriores) 11. No plo terico concentram-se as hipteses, os modelos e as teorias, umas importadas e outras elaboradas pelos prprios cientistas da informao medida que desenvolvem, ampliam e complexificam as suas pesquisas. No cabe, aqui, enumer-las, mas temos de destacar uma que tem vindo a ser aplicada ao estudo e compreenso daquilo que os arquivistas costumam designar por arquivo ou fundo: conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao 12. Esta realidade documental assim definida ou caracterizada ganha outros contornos e uma maior profundidade se vista atravs do conceito operatrio de sistema que apresenta trs caractersticas constitutivas essenciais: 1 O sistema deve ser observvel como uma unidade durvel (viso sinttica) com significado prprio (macro) a fim de, na conjugao dos seus elementos, parecer novo e emergente; 2 Todos os elementos do sistema (micro) compem uma estrutura estruturante e estruturada, na qual cada elemento contribui para a existncia da estrutura mas subordinada ao prprio estado da existncia do sistema (viso analtica); 3 H, portanto, uma correlao permanente (feed-back micro-macro) entre a unidade (totalidade) e os elementos (partes): por um lado, o sistema torna-se uma unidade na multiplicidade dos seus componentes; e, por outro, as partes perdem, no sistema, a sua individualidade, tornando-se igualmente essenciais na formao da unidade 13. Segundo Piero Mella 14 h dois grandes grupos ou categorias de sistemas: os organizados ou operatrios e os no organizados ou combinatrios, possuindo aqueles uma estrutura formada por rgos (exemplos: o corpo humano, o relgio, o auto10 Ver KHUN, Thomas A estrutura das revolues cientficas. So Paulo: Editora Perspectiva, 2000, p. 67-76. A mudana brusca de paradigma postulada por este autor, fsico de profisso e falecido h poucos anos, aplica-se quilo que ele designou por cincia normal, categoria em que parece no entrarem outras cincias, alm das exactas ou naturais, como so as sociais e humanas. Sendo a C. I. necessariamente uma cincia social, o modelo de Khun pode aplicar-se mas com as devidas adaptaes. 11 Ver SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao, ob. cit., p. 85-91. 12 Cf. ALVES, Ivone et al. Dicionrio de terminologia arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro/Organismo de Normalizao Sectorial para a Informao e do Documento, 1993, p. 7. 13 Cf. SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao, ob. cit., p. 96. 14 Ver MELLA, Piero Dai Sistemi al pensiero sistemico: per capire i sistemi e pensare com i sistemi. Milano: Franco Angeli, 1997.

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mvel, etc.) e estes uma estrutura gerada por elementos anlogos pelos quais no se reconhecem relaes organizativas (dois exemplos: os fluidos e a populao) 15. E luz desta genrica arrumao podemos elaborar uma concepo sistmica de anlise, de compreenso e de interveno prtica nas mltiplas manifestaes concretas do fenmeno informao, tal como o entendemos neste estudo e ficou atrs definido, que pode implicar as duas categorias de acordo com certas condies determinantes na gestao do fenmeno. No obstante isto, convm notar que um sistema de informao (literalmente trata-se de pensar e analisar o fenmeno informao como sistema) mais natural e frequentemente organizado ou operatrio do que no organizado ou combinatrio por causa da primeira e segunda propriedades postuladas por Armando Malheiro da Silva e Fernanda Ribeiro 16 como intrnsecas, logo patentes sempre e em todas as facetas e concrees do fenmeno. Nesta perspectiva recuperamos a definio de arquivo como sistema (semi-fechado de informao social, materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois factores essenciais a natureza orgnica (estrutura) e a natureza funcional (servio/uso) a que se associa um terceiro a memria imbricado nos anteriores 17, com ligeiras, mas necessrias, alteraes: 1 sistema organizado ou operatrio de informao em todos os casos em que h um produtor/receptor individual ou institucional dotado de organicidade; e 2 sistema no organizado ou combinatrio de informao em situaes de busca e de recuperao de contedos seja num Servio de Biblioteca Pblica, num Centro de Documentao Especializada, num Arquivo Pblico, ouvindo rdio, vendo TV (normal e interactiva) ou navegando pela web, situaes info-comunicacionais em que se geram, confrontam e interagem tipos diferentes (micro e macro) de comportamento. No caso vertente dos Arquivos Familiares e Pessoais estamos perante um Sistemas de Informao organizado ou operatrio, cujo plo estruturante e dinamizador uma entidade Famlia e Pessoa, cada qual com estrutura prpria e aco fixada sempre por objectivos diversos, uns perenes e outros mutveis. Aplica-se, assim, a teoria sistmica devidamente adaptada ontologia do fenmeno informacional e atravs de um modelo que passaremos a caracterizar nos seus traos essenciais. Mas antes de mostr-lo no seu mago, convm explicar que usamos a noo de modelo num dos sentidos padronizados o de modelo terico que ralise une synthse des oprations de changement dchelle, danalogie et de formalisation, et produit ainsi une version stylise de la ralit. Le style ici ne dcrit pas un vnement littraire survenu dans le cours de lnonciation dune ide, mais ce dont le modle est fait: symbole, dessins, flches... Or, une version stylise de la ralit, cela ne signifie pas une mtaphore de la ralit, cen est mme, en un sens que je vais tout de suite prciser, exac-

15 Cf. SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao, ob. cit., p. 96-97. 16 Ver Ibidem, p. 42. 17 Cf. SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Arquivstica, vol. 1, ob. cit., p. 214.

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tement linverse 18. S que essa referida estilizao da realidade, produzida atravs de organogramas e de fluxogramas, completada, na acepo mais ampla e densa que aqui usmos, por um procedimento descritivo multinvel 19 e malevel que visa, por um lado, aproximar-nos da autenticidade do contexto de produo original da informao num espao e tempo determinados e, por outro, tornar possvel um acesso o mais interactivo e dinmico possvel. E isto feito atravs da demarcao ntida de dois vectores que permanecem erroneamente confundidos e baralhados nos denominados planos de classificao orgnico-funcionais que de orgnicos pouco ou nada tm e se resumem a uma classificao temtica, como , afinal, a clebre CDU (Classificao Decimal Universal usada nas Bibliotecas), mas sem ser assumida tal e qual. O vector orgnico-funcional que releva do contexto histrico onde se situa a aco geradora de fluxo informacional tem de ser modelizado com o mximo de rigor num instrumento especfico o quadro orgnico-funcional e, paralelamente, imperioso que surjam gradativamente vrios tipos de instrumentos de pesquisa: desde o guia ao catlogo de documentos ou actos informacionais com uma poderosa panplia de ndices (antroponmico, cronolgico, geogrfico, ideogrfico, etc.) 20.

2. Aspectos essenciais do modelo sistmico e interactivo

A atitude habitual face aos papis de Famlias e de Personalidades mais ou menos ilustres, assim como documentao de todas e quaisquer entidades, tem ficado dependente de um padro comportamental muito generalizado que tende a negligenciar, a eliminar, a vender e a fragmentar os mais diversos tipos de documentos. E, desta infindvel e permanente razia, fica quando fica... um acervo residual que muitos arquivistas, marcados por uma forte vinculao restritiva da noo de arquivo actividade administrativa, judicial e contabilstica, tm dificuldade de considerar como fundo e muito menos como um sistema de informao,
Cf. NOUVEL, Pascal Modles et mtaphores. In NOUVEL, Pascal (dir.) Enqute sur le concept de modle. Paris: Presses Universitaires de France, 2002, p. 192; ver ainda SCHMID, Anne-Franoise Lge de lpistmologie: science, ingnierie, thique. Paris: ditions Kim, 1998, p. 121-152. 19 Insere-se aqui a proposta da descrio arquivstica em diferentes nveis hierarquizados que anda consagrada na ISAD-G International Standard of Archival Description General, produzida no mbito de comit especializado do Conselho Internacional dos Arquivos (CIA) da UNESCO. Aceitamos esta ferramenta de descrio, mas apenas dentro de um modelo mais malevel e poderoso, firmado numa base terico-metodolgica consistente, que infelizmente faltou na concepo e redaco da dita norma. Note-se que Pedro de Abreu PEIXOTO props em artigo recente a aplicao das ISAD-G aos arquivos de famlia: Idem A aplicao das ISAD(G) aos arquivos de famlia. Pginas A&B: arquivos & bibliotecas, Lisboa, 4 (1999) 55-70. Trata-se, alis, de um exerccio til que pode e deve ser examinado e ajustado s exigncias metodolgicas do plo morfolgico do mtodo quadripolar da C. I. Ver SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao, ob. cit., p. 89-90. 20 Ver a proposta de reformulao dos nveis de descrio arquivstica apresentada por RIBEIRO, Fernanda O Acesso informao no arquivos. Lisboa: Fundao Calouste Gulbenkian; Fundao para a Cincia e a Tecnologia, Ministrio da Cincia e do Ensino Superior, 2003. vol. 2, p. 633-660.
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refugiando-se em termos difusos e equvocos coleco e esplio so muito usados por fora do hbito e de pouco sentido crtico 21. A par dessa ambiguidade e notria fragilidade terica, os arquivistas tm inflectido bastante num plano mais utilitrio e prtico, servindo-se para isso da base legal como fez, por exemplo, Franoise Hildesheimer, no seu pequeno livro, Les Archives Prives, ao citar o estipulado pela Lei de 3 de Janeiro de 1979, no seu artigo 1, a respeito da definio de arquivos, e especificando, no artigo 3, que os arquivos pblicos so 1/Les documents qui procdent de lactivit de ltat, des collectivits locales, des tablissements et enterprises publics; 2/ Les documents qui procdent de lactivit des organismes de droit priv chargs de la gestion des services publics ou dune mission de service public; 3/ Les minutes et rpertoires des officiers publics ou ministriels, enquanto os privados sont lensemble des documents dfinis larticle 1er qui nentrent pas dans le champ dapplication de larticle 3 ci-dessus 22. Uma classificao jurdica generalizada e aceite como ponto basilar (Olga Gallego Dominguez inicia o seu Manual de Archivos Familiares 23 com um captulo intitulado Archivos Pblicos y Archivos Privados) e indispensvel para a salvaguarda e gesto do patrimnio documental 24. , alis, bvia e consensual a necessidade de regular, legalmente, a incorporao em Servios de Arquivo e de Biblioteca pblicos 25 dos acervos familiares e pessoais, evitando, assim, a sua fragmentao, venda e destruio. E, por isso, os arquivistas muito natural e meritoriamente tm-se preocupado, cada vez mais, com a definio de uma poltica nacional para os arquivos em geral e os de famlia em particular, que implica o delineamento de um projecto de aquisio, difuso e regulamentao da acessibilidade a este gnero de fundos de arquivo 26. Da a importncia da legislao
21 Bastaria a consulta de um qualquer Dicionrio de lngua portuguesa para se compreender a razo profunda e simples do uso da palavra esplio: despjo; restos; bens que algum deixou morrendo; aquilo de que algum foi espoliado (Cf. MORENO, Augusto Dicionrio complementar da lngua portuguesa: ortopico, ortogrfico e etimolgico com um glossrio de arcaismos e uma lista das principais locues estrangeiras, aplicveis em portugus. Porto: Livraria Editora Educao Nacional, 1936, p.544). Documentos, mobilirio e demais objectos de uso domstico formam um conjunto indistinto esplio que deixado por algum hora de sua morte e ao mesmo tempo sem uma unidade orgnica e intencional, no passando, por isso, de uma coleco. Ora, j atrs se indicou que a distino artificial entre fundo e coleco um artifcio sem lgica, nem base credvel e isto to elementar que no carece de demorada refutao. 22 Cf. HILDESHEIMER, franoise Les Archives prives: le traitement des archives personnelles, familiales, associatives. Paris: Editions Christian, 1990, p. 7-8. 23 Ver GALLEGO DOMNGUEZ, Olga Manual de archivos familiares. Madrid: ANABAD, 1993. 24 O empenho tem sido jurdico-poltico e mesmo assim considera-se insuficiente, o que verdade, mas ento que dizer do empenho cientfico? Confrangedoramente escasso a nvel mundial... Para uma abordagem interdisciplinar, actualizada e rigorosa da temtica patrimonial ver Direito do patrimnio cultural: comunicaes apresentadas no Curso realizado no Instituto Nacional de Administrao, 13 a 12 de Abril de 1995. Lisboa: Instituto Nacional de Administrao, 1996. 25 As Bibliotecas tm tido um papel menor, neste tipo de incorporaes, o que se compreende e aceita, mas nada impede que a Biblioteca Nacional incorpore Arquivos Pessoais, como tem feito. S que do ponto de vista da C. I., a BN continua agarrada a uma linha extica e confusa: agrupa-os na Seco dos Esplios (!!!) e aborda-os luz da Arquivstica Literria, filha de uma moda muito discutida e discutvel, muito francesa tambm, de formar Arquivos Temticos sem se perceber devidamente no plano terico o que isso seja ou deva ser. 26 Cf. PEIXOTO, Pedro de Abreu Perspectivas para o futuro dos arquivos de famlia em Portugal. Cadernos BAD, Lisboa 1 (2000), p. 84.

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sublinhada por Pedro de Abreu Peixoto: A legislao um dos eixos fundamentais ao qual se liga o desenvolvimento da arquivstica e no qual se aliceram as polticas nacionais relacionadas com a gesto e organizao dos arquivos. (...) A razo primeira, da necessidade de uma reflexo mais profunda, o facto de a inexistncia de um enquadramento legislativo especfico deste tipo de arquivos na lei portuguesa afastar inequivocamente os seus proprietrios das instituies pblicas de arquivo, que so no nosso pas as mais preparadas para prestar um servio tcnico de arquivo, desde a organizao preservao e difuso. Logo no possvel defender, neste particular, com eficincia o patrimnio cultural portugus 27. Cuidar da regulao legal, e at do valor patrimonial dos Arquivos Familiares 28 e Pessoais, matria de gesto e de preservao que est dentro das atribuies e das competncias dos Servios de Arquivo (nascidos, como sabido, aps a Revoluo Francesa 29) e de Biblioteca e que podia no constituir um grande ou difcil problema se houvesse em Portugal, e noutros pases, um respeito colectivo pela lei e pelas polticas pblicas de incidncia cultural, assentes em estruturas eficientes. Mas, este um outro tpico que sai fora do escopo deste artigo. Importa distinguir planos e, sobretudo, restringir a viso ou o paradigma patrimonialista 30, ao esforo de incorporao integral e de preservao material da informao/documentao, produzida por pessoas e por instituies. O estudo, e o denominado tratamento arquivstico, no pode mais ser feito por portaria, nem to pouco ao abrigo de uns planos de classificao orgnico-funcionais, feitos para evitar, por falta de tempo e de pessoal (argumento verdico, mas insustentvel), a descrio catalogrfica documento a documento e para legitimar uma alegada diferena original e at ontolgica do documento de arquivo, do documento de biblioteca. Comea neste ponto a necessidade de mudar de paradigma e de trazer a C. I. para o terreno da pesquisa, da contextualizao e da disponibilizao rigorosa da informao acumulada e incorporada. Os efeitos desta profunda alterao paradigmtica so vrios e imprevisveis a mdio e longo prazos. Mudando, pois, de paradigma, mudamos tambm para um quadro tericometodolgico que a base fundadora do modelo que propomos para estudar e disponibilizar o acesso a sistemas de informao (SI) surgidos e mantidos por entidades de tipo familiar e pessoal 31.
Cf. Ibidem, p. 87. Ver PEIXOTO, Pedro de Abreu O Valor dos arquivos de famlia. Cadernos BAD, Lisboa 1 (1995) p. 41-51. 29 Ver SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Arquivstica, vol. 1, ob. cit., p. 100-114. 30 Para uma caracterizao minuciosa deste paradigma, considerado tambm historicista ver SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das cincias documentais cincia da informao, ob. cit., p. 152-153. 31 Ver como ponto de partida para o aprofundamento que ensaiamos neste artigo um estudo anterior de SILVA, Armando B. Malheiro da Arquivos de Famlia e Pessoais: bases terico-metodolgicas para uma abordagem cientfica. In Seminrio sobre Arquivos de famlia e pessoais. Vila Real: Associao Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas (BAD), Grupo de Trabalho de Arquivos de Famlia e Pessoais, 1997, p. 51-106
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Estamos, assim, a chamar a ateno para uma infinidade de casos que convocam, forosamente, uma abordagem no casustica, mas indutiva (do particular ao geral), centrada no contnuo e rigoroso estudo monogrfico de uma soma ilimitada de casos, obtm-se uma panormica ampla e aprofundada sobre a natureza da informao gerada e recebida por certo tipo de entidades. A partir daqui, pode-se subir de escala a fim de se comparar e confrontar o mesmo fenmeno, dentro de uma rica e vasta variedade de contextos, e, nesta trajectria ascensional, por etapas, obtm-se a confirmao, a negao, a reviso/correco das propriedades da informao expostas atrs. Perspectiva que contrasta bastante com a abordagem empirista, incorporacionista e patrimonialista bem representada por Olga Gallego Dominguez e que tem inspirado o pouco que sobre este domnio especfico est feito entre ns 32. , alis, muito elucidativo o que aquela autora afirma quando se ocupa do tratamento arquivstico e inicia suas consideraes a respeito da organizao (sinnimo de arranjo dos documentos): Estos archivos presentan una problemtica especfica en cuanto a su organizacin y descripcin, debido a las caractersticas de que hemos hablado anteriormente, es decir, a su carcter heterogneo, fragmentario e incoherente, formados en su gran mayora por documentos sueltos. Las series no suelen ser tipolgicas, sino de origen arbitrario y con fines particulares, cuya unidad se la suele dar el asunto o la informacin. Por otra parte, en la clasificacin no podemos apoyarnos en el principio de procedencia y de estructura, como si se tratase de una institucin con rganos, funciones y actividades muy definidas por la normativa, por lo cual el tratamiento de estes fondos puede acercarse, en muchas ocasiones, al de las colecciones 33. Um naco de prosa, pretensamente terica e arrepiante do ponto de vista lgico, que no podemos deixar de fustigar nos seguintes pontos: 1) o preconceito administrativista, j atrs focado e insustentvel luz da C. I., leva estes autores a declararem que a documentao familiar e pessoal no possui os atributos especficos do documento de arquivo 34 tal como vimos atrs pela mo de Blanca Rodrgues
32 Neste sector especfico muito se deve a Pedro de Abreu Peixoto que vem publicando contributos teis e preenchendo, assim, a flagrante lacuna verificada. Ver, em especial, GONALVES, Manuel Silva; GUIMARES; Paulo Mesquita; e PEIXOTO, Pedro Abreu Arquivos de famlia: organizao e descrio. Vila Real: Universidade de Trs-os-Montes e Alto Douro/Biblioteca Pblica e Arquivo Distrital de Vila Real, 1996. 33 GALLEGO DOMNGUEZ, Olga Manual de archivos familiares, ob. cit. Em ligeira discordncia com esta autora um arquivista basco observou ser impossvel determinar a matriz orgnico-funcional (tese que consideramos um erro crasso) e, assim sendo, num Arquivo de Famlia s podemos reunir os documentos por sries diplomtico-temticas. Ver BORJA DE AGUINAGALDE, F. El Archivo de la Casa de Zabala. Eusko-Ikaskuntza / Sociedad de Estudios Vascos [Separata fotocopiada, 1984]; Idem Los Archivos de familia: definicin, estructura, organizacin. In Nuevos extractos de la Real Sociedad Bascongada de los Amigos del Pais. Donostia-San Sebastin: R.S.B.P., 1992, p. 11-37; e Idem Los Archivos privados familiares: propuesta de organizacin de sus fundos. Madrid, Hidalguia Instituto Salazar y Castro, p. 33-50. 34 Em sentido literal documento de arquivo todo aquele que depositado e consultado num Servio de Arquivo. Em sentido mais elaborado todo o documento seja qual for o assunto, a forma de registo e o suporte desde que produzido/recebido por algum no decurso da sua actividade ou vida, de onde se conclui que no pode haver distino entre documento de arquivo ou de biblioteca, com base num critrio meramente institucional ou administrativo, pois isto seria excluir, abusivamente, mltiplas manifestaes ou variaes do mesmo fenmeno. A nica distino possvel tem de assentar na diferena de contexto de produ-

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Bravo; 2) as sries (srie significa literalmente conjunto de corpos homogneos, sequncia, sucesso, distribuio ordenada, disposio natural e metdica 35...) no so apenas administrativas (deve, alis, restringir-se este termo a prticas burocrticas de matriz jurdico-poltico que resultam da sequncia de actos informacionais produzidos dentro de certo padro uniforme e com um objectivo fixo ou (re)ordenados de acordo com as necessidades e objectivos orgnicos de quem os usa), sendo conhecido o emprego deste termo na designao tcnica dos peridicos ou publicaes em srie e, sendo, ainda possvel, considerar, como srie, os textos de um jornalista escritos diria ou semanalmente para a coluna de um qualquer jornal; 3) admitir que o princpio de procedncia e estrutura s serve para o caso das instituies com rgos, funes e actividades muito definidas pela normativa jurdico-administrativa, no se aplicando ao das famlias e das pessoas, admitir, claramente, a inutilidade terico-metodolgica de tal princpio (considerado fundador da Arquivstica), havendo s arquivo nessas instituies e em mais nenhuma entidade, e equivale a deitar por terra a definio jurdica de arquivos privados!...; e 4) distinguir coleco de fundo um artificialismo lingustico pueril que entra, facilmente, em contradio com a definio dada de fundo (enquanto conjunto orgnico de documentos produzidos ou recebidos por uma qualquer entidade no decurso de sua actividade), pois algum se atreve a contestar, luz dessa definio, que os livros adquiridos e lidos por um escritor profissional formem parte integrante de seu fundo?!! E, indo por aqui afora, no custa verificar que se usa o termo coleco, na prtica, como sinnimo de fundo e at o lixo fruto de nossa actividade natural... Conclui-se, assim, que a prtica arquivstica baseada na coisificao e na patrimonializao dos documentos um expediente simplista e equivocado, incompatvel com os parmetros essenciais e perenes do trabalho cientfico (ou as exigncias bsicas da Cincia Moderna, reformulada pelas crticas pertinentes e certeiras ao positivismo ingnuo e anacrnico). Em vez de continuarmos a encarar, de forma muito sensitiva e simplista, o documento como coisa, a que se pode atribuir uma panplia difusa e fluda de valores (Schellenberg consagrou o valor primrio e o secundrio 36; Pedro Peixoto observou, no respeitante ao arquivo de famlia, haver trs valores ou planos de valorao: afectivo, patrimonial e informativo 37), temos de entender que ele existe porque um elo essencial que liga o fenmeno informao sua consumao comunicacioo/recepo ou de acumulao. Um livro anotado por um leitor e um caderno manuscrito desse mesmo leitor documento de arquivo ou de biblioteca? E o mesmo livro no anotado, mas adquirido por um leitor que produziu e acumulou trabalhos onde surge citada informao de livros adquiridos por ele de arquivo ou de biblioteca? Para responder a estas questes e a outras, com maior xito, temos de mudar de quadro terico em que pontifique e se valorize o essencial, ou seja, a informao e o contexto onde nasce ou inserida e utilizada. Os termos arquivo e biblioteca atrapalham mais do que ajudam e com a revoluo tecnolgica em curso sentiremos isso cada vez mais. 35 Cf. MORENO, Augusto Dicionrio complementar da lngua portuguesa, ob. cit., p. 1160. 36 interessante notar a existncia de uma valorao semelhante aplicada por Alois Riegel para a preservao de patrimnio e monumentos. 37 Cf. PEIXOTO, Pedro de Abreu O Valor dos arquivos de famlia, art. cit., p. 42-46.

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nal. O documento pode materialmente existir como coisa, mas epistemologiocamente s existe amarrado ao binmio informao-comunicao, no podendo ser estudado, nem difundido margem deste enquadramento ontolgico. Esta preveno de cariz paradigmtico justifica e prepara a operacionalizao do mtodo quadripolar atravs do jogo dialctico de seus plos epistemolgico, terico, tcnico e morfolgico. No plo terico concentram-se e emergem teorias, hipteses e modelos. Interessa, aqui, a teoria sistmica e a noo operatria de sistema de informao, atrs evocada. Estejamos perante uma pasta fina com meia dzia de papis ou perante centenas de caixas a abarrotar de documentos envoltos em poeira, sujidade e visvel desordenao ( intencional a omisso do substantivo desorganizao...) aplica-se, a ttulo sempre demonstrativo, a teoria sistmica com o efeito prtico de se considerar esse amontoado de papis poucos ou muitos como um sistema (semi)fechado de informao que remete para uma determinada estrutura (o aparelho organizacional ou a composio interna/endgena da entidade respectiva) e para uma funcionalidade dinmica (uso original e reutilizao posterior e permanente), vectores que se enlaam e formam um terceiro a memria especfica 38. Mas, pode e deve perguntar-se: com que vantagens cientficas? E pode e deve responder-se vrias. Primeira: superar a mera lgica incorporacionista que, paradoxalmente, cauciona, legitima e banaliza as prticas fragmentadoras dos conjuntos documentais quaisquer que sejam. Segunda: valorizar a complexidade do que humano e social atravs de anlises sistemticas, aprofundadas e interdisciplinares, que permitem compreender e tentar a explicao do no linear, do que est para alm do aparente, do complexo. Terceira: facilitar a inteligibilidade da informao que perdurou/perdura, atravs do minucioso exame da contextualizao originria e das sucessivas e, por vezes, sinuosas recontextualizaes de produo e de uso (fluxo). Quarta: compreender os mecanismos bvios e mais recnditos e obscuros da necessidade mental/subjectiva individual e colectiva de busca da informao, problemtica abrangida pela rea de estudos de utilizador, tambm denominada comportamento informacional. Entronca, alis, nesta quarta vantagem o estudo da incessante dinmica do fluxo informacional mediante a noo operatria de interactividade, muito em voga devido ao potencial trazido pela revoluo infotelemtica. Marco Silva avanou com uma definio interessante e estimulante do conceito que, de algum modo, cobre ou inclui a acepo nsita ao modelo que estamos a expor. Segundo esse autor interactividade a disponibilizao consciente de um mais comunicacional de modo expressivamente complexo, ao mesmo tempo atentando para as interaes existentes e promovendo mais e melhores interaes seja entre usurios e tecnologias digitais ou analgicas, seja nas relaes presenciais ou virtuais entre seres humanos 39.
38 Cf. SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Arquivstica, vol. 1, ob. cit., p. 213-214. 39 Cf. SILVA, Marco Sala de aula interativa. Rio de Janeiro: Quartet, 2000, p. 20.

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A adopo desta importante noo operatria exige uma alterao de fundo na elaborao de instrumentos de pesquisa, habitualmente produzidos tendo em conta perfis de utilizadores definidos por senso comum e no por regulares e minuciosos estudos comportamentais, em busca de indicadores seguros sobre as formas de busca de informao mais satisfatrias. Mas, se verdade que esses estudos so necessrios, tambm evidente que persistem ideias errneas, fceis de demolir atravs de raciocnios simples e do uso correcto do senso comum. o caso do preceito muito seguido de que os inventrios (vo da seco srie e subsrie) so o instrumento de pesquisa adequado a Arquivo, ao contrrio do catlogo, inevitvel para os acervos bibliogrficos. No entanto, no custa perceber que quanto mais fina, mais pormenorizada, mais catalogrfica for a descrio de um documento, maior ser a probabilidade de serem atendidas e respondidas as diversas modalidades de busca postas ao S. I. Atravs do plo morfolgico, a qualidade dos produtos finais do trabalho cientfico centrado, por exemplo, nos mais diversos tipos de S. I., tem de ser permanentemente melhorada, atravs do uso e do aperfeioamento da panplia existente de instrumentos de pesquisa, com nfase especial para o catlogo, os ndices (desde o antroponmico ao ideogrfico) complementados pela elaborao cuidadosa e exaustiva de thesauri. Entre o morfolgico e o terico, fica o plo tcnico, em que avultam a observao e a anlise/avaliao. Aquela pode ser directa ou indirecta, incidindo sobre casos ou sobre variveis e consistindo na recolha exaustiva dos elementos histricos, normativos e reguladores especficos do S. I. e genricos, ou de enquadramento conjuntural, de maneira a que se possa obter uma configurao exacta da estrutura orgnica e sua evoluo, bem como dos objectivos e da lgica de produo/recepo/ /ordenao informacional, ao longo do tempo. Por seu turno, a dupla anlise/avaliao implica um exame contnuo e rigoroso de todos os elementos obtidos, confronto e comparao, tendo em vista a efectiva compreenso do puzzle. E no que toca concretamente avaliao do fluxo informacional, estejamos perante um S. I. activo ou perante um desactivado 40, recomenda-se a proposta matricial centrada nos objectivos orgnicos e na acumulao de memria (vital desde logo para a entidade produtora) expurgada de tudo o que possa ser eliminvel 41. Todos estes aspectos determinam e enformam o modelo cuja aplicao tericoprtica ser explicada no ponto seguinte.

40 Cf. SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Arquivstica, vol. 1, ob. cit., p. 215-216. 41 Ver SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda A avaliao em arquivstica: reformulao terico-prtica de uma operao metodolgica. Pginas Arquivos & Bibliotecas: a6b. Lisboa 5 (2000) p. 57-113.

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3. Aplicao terico-prtica
Independentemente da variedade tipolgica (redaco do contedo + funo temtica 42), do volume documental que cada caso exiba e, muito particularmente, das condies fsicas e scio-institucionais em que for encontrado e estudado (uma Famlia ou os herdeiros de uma determinada figura pblica tanto podem manter em sua posse a respectiva documentao melhor ou pior conservada, como esta pode estar incorporada num Servio de Arquivo ou numa Biblioteca Pblica qualquer), no deve haver facilidades na abordagem, nem a nsia desastrosa de se desejar produzir um guia, um repertrio ou um inventrio, com a mxima celeridade para satisfao de muitos ou poucos utilizadores. Urge, sim, aplicar o modelo sistmico e interactivo 43, com o mximo rigor possvel.

3.1. Famlias Um arquivo, melhor dizendo, um sistema de informao (S. I.) familiar remete, como todos os S. I. gerados pelos seres humanos, para uma estrutura orgnica. Os autores de Arquivstica (vol. 1) 44 tipificaram, quanto ao vector estrutura, duas espcies ou categorias: os unicelulares todos os que assentam numa estrutura organizacional de reduzida dimenso, gerada por uma entidade individual ou colectiva, sem divises sectoriais para assumir as respectivas exigncias administrativas 45; e os pluricelulares todos os que assentam numa mdia ou grande estrutura organizacional, dividida em dois ou mais sectores funcionais, podendo mesmo atingir uma acentuada complexidade 46. E quanto ao vector funcional/uso, outras duas: os centralizados todos os sistemas (unicelulares e pluricelulares) que operam o controlo da sua informao atravs de um nico centro (onde ela se concentra fisicamente) e que baseia o tratamento da mesma em critrios funcionais, ideogrficos ou outros, que determinam a organizao dos documentos e a elaborao de instrumentos de acesso; e os descentralizados todos os sistemas pluricelulares, que, para obterem maior eficcia,
42 A chamada tipologia documental no cabe apenas dentro das regras recenseadas pela Diplomtica vocacionada, como tcnica metodolgica da Histria, para o estudo dos diplomas de cariz essencialmente jurdico-poltico e notarial, porquanto h uma extrema variedade de gneros discursivos (desde o literrio, o cientfico, o religioso, etc. passando pelo matemtico, o meldico, o pictrico e o grfico at ao fotogrfico e flmico) que so objecto de anlise de diferentes disciplinas. 43 Ver uma outra faceta deste esforo modelizador em SILVA, Armando B. Malheiro da O Archivo dos Aores (1878-1892) de Ernesto do Canto: um modelo de erudio histrico-arquivstica: anlise e superao. In Ernesto do Canto: retratos do homem e do tempo: actas do Colquio, Universidade dos Aores, 2527 de Outubro de 2000. Ponta Delgada: Centro de Estudos Gaspar Fructuoso-Universidade dos Aores/Cmara Municipal de Ponta Delgada, 2003, p. 219-277. 44 SILVA, Armando B. Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Arquivstica, vol. 1, ob. cit., p. 214-216. 45 Cf. Ibidem, p. 214. 46 Cf. Ibidem, p. 215.

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optam por um controlo da sua informao, atravs da atribuio de autonomia aos seus vrios sectores orgnico-funcionais, e aos subsistemas, quando existem, e por um tratamento documental devidamente ajustado descentralizao praticada 47. De acordo com esta base de modelizao, possvel postular que o SIF(des)AP sistema de informao familiar activa (ou desactivada) e permanente remete sempre para uma estrutura unicelular, mas esta afirmao, por si s, no esclarece, por completo, os contornos da organicidade subjacente a qualquer Famlia em todas as suas modalidades de adaptao scio-econmica, demogrfica e jurdica (regime matrimonial) ao devir do processo histrico (estrutural e conjuntural) e civilizacional. preciso acrescentar, com Yvonne Castellan, e de forma assaz genrica, que une famille peut tre dfinie comme une runion dindividus: unis par les liens du sang; vivant sous le mme toit ou dans un mme ensemble dhabitations; dans une communaut de services 48, significando isto a combinao dinmica do vector biolgico da reproduo humana com a insero scio-econmica do agregado familiar. E este reveste diversas formas desde o nuclear e o monoparental (relacionados, no Mundo ocidental, com o processo de industrializao e a ps-modernidade) ao patriarcal ou famliaestirpe, predominante em vrias sociedades europeias at ao final de setecentos. Tendo em conta a definio dada, podemos ir buscar os fundamentos orgnicos e estruturais da Famlia aos seguintes elementos: (1) unio afectiva e fsica de dois indivduos de sexo oposto (ou do mesmo sexo, desde que legitimados por casamento civil); (2) procriao e continuidade gentica atravs de descendncia em sucessivas geraes (a gerao converte-se, assim, na mais elementar e marcante diviso organizacional da Famlia); e (3) aco dos diferentes membros individuais a fim de garantirem a sobrevivncia colectiva e as estratgias subsequentes de poder scioeconmico, poltico e simblico. Percebe-se, assim, que tenhamos criticado atrs Olga Gallego Domnguez e que nos afastemos da proposta dos autores de Arquivos de famlia 49. A crtica decorre da demonstrao de que h sempre uma estrutura orgnica associada a um S. I. Mais: impossvel, postulamos ns, existir informao sem organicidade, o que no significa que tenha de haver sempre uma estrutura burocratizada e dividida em directorias, departamentos, seces e reparties (tipo pluricelular), pois h entidades que funcionam sem um complicado aparelho burocrtico (so as unicelulares). E a nossa divergncia, com os autores do citado manual, deriva da impossibilidade lgica e prtica de se querer incluir num nico plano de classificao duas dimenses complementares, mas distintas: a orgnico-funcional (uma estrutura organizada naturalmente por objectivos atingidos atravs de funes e atribuies, aces e tarefas) e a funcional-temtica (funes e atribuies, aces e tarefas que constituem natuCf. Ibidem, p. 215. Cf. CASTELLAN, Yvonne La Famille. Paris: PUF, 1996, p. 5, 5 ed. Ver tambm HRITIER, Franoise Famlia. In Enciclopdia Einaudi, vol. 20: parentesco. Lisboa: Imprensa Nacional-Casa da Moeda, 1989, p. 81-94. 49 Cf. GONALVES, Manuel Silva; GUIMARES; Paulo Mesquita; e PEIXOTO, Pedro Abreu Arquivos de famlia, ob. cit., p. 39-43.
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ralmente temas especficos ou assuntos). Aquela inconfundvel com as rubricas temticas (mais ou menos originais, mas muitas vezes anacrnicas...) que constituem apenas um meio, sem dvida utilssimo, de acesso ao contedo da documentao. Esta a divergncia geral, mas ela aprofunda-se a um nvel mais especfico. Com efeito, no consideramos sustentvel que o critrio orgnico aplicado constituio de seces e suas divises, no exemplo da Casa das Galvas dado pelos referidos autores, consista na separao, no plano de seco arquivstica, da linha varonil das linhas femininas e colaterais (em bloco), aparecendo depois debaixo da varonil, como subseco, a sucesso geracional dos Mello e Castro, enquanto sob as femininas e colaterais dois ramos os Silva Pereira e os Lobo de Saldanha. Se indiscutvel a importncia da genealogia familiar para a contextualizao orgnica da informao, tambm bvio que as linhas varonil e feminina se inscrevem dentro da unidade gerao, sendo explicitadas, atravs dos diferentes membros, e seu posicionamento escalonvel por ordem de varonia e cronolgico de nascimento. Parece-nos, pois, redundante e artificial elevar categoria de seco as linhas (varonil e femininas), quando cada gerao (a fundadora e as continuadoras) pode e deve ser uma seco arquivstica, reservando-se as subseces para inserir primeiro o casal administrador/representante da linhagem, depois o varo/esposo desse casal, depois a esposa, e depois os irmos e cunhados por ordem cronolgica de idades, se estivermos no espao peninsular at ao sc. XIX. Em alternativa ao critrio orgnico, os mesmos autores apresentaram o critrio funcional, com duas seces Gesto Patrimonial e Actividades Individuais e cada uma delas com duas Sub-Seces respectivamente: Transao de bens e Administrao de Propriedades; e Actividade Pblica e Actividade Privada. No entanto, rejeitaram ambos os critrios optando por aquilo que designam de critrio orgnico-funcional ou critrio misto, a saber: Seco Actividades Individuais com trs Sub-Seces, no exemplo da Casa Galvas, (1) Mello e Castro, (2) Silva Pereira e (3) Lobo de Saldanha; e Seco Actos Administrativos Percebe-se o esforo intelectual deste arranjo, que visa combinar organicidade com acesso temtico documentao, mas ressalta tambm um flagrante equvoco: as funes so intelectualmente atribudas e inventadas pelo arquivista e desvirtuam a simplicidade da organicidade familiar que tem de ser escrupulosamente respeitada/reconstituda. Ela assenta to s e j muito ... em geraes e em membros/pessoas unidas por laos de parentesco. E a documentao se aparecer avulsa, ou seja, sem uma ordenao clara mantida atravs de maos, pastas e gavetas ou de uma outra qualquer soluo de ordem/encadeamento fsico, deve ser directamente por ordem alfabtica dos sumrios das sries, subsries, documentos compostos e simples 50 inserida nas diversas subdivises de cada gerao. At aqui no se deve complicar com a rebuscada frmula do temtico-funcional + orgnico, porque a complexidade no tarda a surgir quando menos se espera.

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Cf. RIBEIRO, Fernanda O Acesso informao nos arquivos, ob. cit., vol. 2, p. 651-652.

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Todo SIF(AP) se baseia, estruturalmente, num contrato bio-social 51 de pessoas que se aliam e reproduzem, havendo, por isso, o permanente entrelaar de famlias umas nas outras, atravs do casamento. E, por outro lado, no podemos esquecer, a par de uma unidade familiar com objectivos prprios e apoiada na interaco geracional, o peso significativo das trajectrias individuais. Temos, pois, um quadro complexo que, de caso para caso, varia em complexidade. O modelo sistmico, que estamos a propor, permite equacionar as situaes de aliana matrimonial numa famlia nobilirquica de Antigo Regime (e noutros tipos de famlia) mediante a noo de Subsistema, conforme esquema:
SISTEMA Famlia YXZ Famlia LVC ........ ......... gerao 10 Apelidos em uso (linhagem) gerao 7 Apelidos em uso 10.1 Casal: Antnio YXZ c. c. 7.1 ...... Isabel LVC 7.2 ...... 10.2 Antnio YXZ (pessoa) 7.3 Isabel LVC 10.3 Isabel LVC (pessoa) SUBSISTEMA

O caso ficcionado, mas perfeitamente real, de Isabel LVC ajuda a ilustrar a situao, assaz comum e generalizada, de que uma pessoa, pertencente a determinada Famlia, casa, ao chegar a uma certa idade, com algum de outra Famlia. E, se for a herdeira de todos os bens familiares, leva, naturalmente, consigo o SIF-LVC que ser integrado no SIF-YXZ, mas mantendo aquele, em termos de representao descritiva, a indicao de que foi autnomo, at ao casamento de Isabel, e s por este facto que se torna Subsistema. Da para a frente, LVC funde-se e dilui-se em YXZ... Esta situao padronizou-se nas famlias patriarcais, de estirpe e de morgadio (instituto marcadamente peninsular), no se verificando, porm, nas sociedades contemporneas industrializadas do sc. XX em diante. As novas conjunturas scio-econmicas, tecnolgicas, mentais e ideolgicas foram enquadrando a nuclearizao da famlia e a sua variao em monoparentais, duplas/triplas etc., com um mesmo cnjuge em todas elas e em unies de facto. Esta instvel complexidade no impede, porm, que detectemos sempre a unidade bsica a gerao e as linhas de sucesso simblica e patrimonial e, dentro dela, pessoas que, enquanto vivem juntas, produzem informao em funo de objectivos e interesses comuns, continuados de algum modo por seus descendentes. Se estes no existirem e se houver uma unio de duas
51 Atente-se no que a sociloga Maria Engrcia LEANDRO sublinha a este respeito: Tendo em conta que a famlia uma instituio dual, em virtude da sua natureza biolgica e social, procura-se fazer compreender que, ao longo dos tempos e nos mais variados contextos sociais e civilizaes, a famlia tem sido moldada pelas sociedades, os seus sistemas econmicos e culturais e as religies, mas que tambm ela, atravs do processo de socializao dos indivduos, concorre, simultaneamente, para a reproduo e dinmica das sociedades (Cf. Idem Sociologia da famlia nas sociedades contemporneas. Lisboa: Universidade Aberta, 2001, p. 51).

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pessoas, durante algum tempo, que depois se separam, no teremos, muito provavelmente, um S. I. familiar, mas dois S. I. pessoais e pode, ainda, acontecer que uma dessas pessoas venha a unir-se a outra at ao fim da vida e haver descendncia, formando, ento e de novo, um efectivo S. I. familiar. E o processo tende a tornar-se ainda mais tortuoso, mas para haver estrutura familiar tem de haver unidade e sequncia geracional associada a estratgias comuns de cariz scio-econmico e simblico. O mesmo modelo est concebido para captar, na medida do possvel, a organicidade inerente ao ser humano nico e extremamente complexo. Este ponto , sem dvida, o mais delicado e de soluo mais fluida, que mais consistentes e aprofundados contributos da Psicologia, da Antropologia e de outras Cincias Humanas e Sociais podero permitir aclarar. De qualquer modo, e enquanto no se aprofunda este aspecto crtico, parece-nos razovel admitir que a pessoa humana uma totalidade psicossomtica que nasce, cresce, amadurece e envelhece, ou seja, temos, aqui, algumas fases orgnicas associadas a um leque de possibilidades de aco (ou de actividade) concentrado nas fases intermdias e nulas/quase nulas nas extremas. E, se postularmos que a organicidade pessoal, reside na infncia, na adolescncia/juventude e na adultez/velhice, ressalta a imediata consequncia de podermos cruzar, do ponto de vista do encaixe documental, a documentao pessoal com a familiar. Esta, do ponto de vista temtico, diz respeito gesto dos bens herdados e adquiridos, ao relacionamento interno e externo dos casais ou cnjuges (detentores de poder implcito ou de poder explcito no corpus jurdico) e a todas as matrias que envolvam e impliquem a Famlia no seu todo. H, no entanto, uma dificuldade no plano descritivo, que preciso ter em conta sobretudo se pretendermos compatibilizar o modelo sistmico e interactivo com as ISAD-G e que respeita insero, num posicionamento hierarquizado, das fases de vida (essencialmente trs: infncia, adolescncia/juventude e adultez/velhice) como Sub-Seces da Sub-Seco indviduo X da Seco (Gerao) Y. Uma dificuldade contornvel se estivermos a elaborar um Quadro orgnico-funcional para publicao em papel ou em cd, mas se estivermos a trabalhar numa Base de Dados h que explorar nesta as possibilidades de resoluo. A operacionalizao dos plos terico e tcnico, atravs do modelo sistmico e interactivo, assegura, com o mximo de mincia e rigor, a reconstituio contextual da informao e este desiderato formalizado, no nvel do plo morfolgico, mediante um quadro de organizao ou um quadro genuinamente orgnico-funcional, disposto de acordo com o esquema multinvel das ISAD(G) 52 e com as devidas adaptaes terminolgico-conceptuais 53.

aproveitvel a adaptao das Normas feita por PEIXOTO, Pedro de Abreu A aplicao das ISAD(G) aos arquivos de famlia, art. cit. 53 Mantemos o campo da entidade detentora, mas, no seguinte, designado por grupo de arquivos, sugerimos alterao para entidade produtora. Onde se l fundo, deve estar sistema, e onde est sub-fundo, deve estar subsistema e no se pense que estas alteraes so cosmticas ou meramente terminolgicas, porque elas esto imbricadas numa assumida mudana de paradigma como ficou atrs explicado.

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guisa de uma explicao sinttica e fcil de visualizar chamamos a ateno para o seguinte esquema: .... Seco - Gerao x (apelidos em uso) Subseco (1) - Casal: Marido x Esposa entra directa a documentao: sries, subsries, documentos compostos e simples Subseco (2) Marido Sub-Seces Fases de Vida entra directa a documentao: sries, subsries, documentos compostos e simples entra tambm a remissiva para algum SubSistema (familiar ou de outro tipo) Subseco (3) Esposa Sub-Seces Fases de Vida entra directa a documentao: sries, subsries, documentos compostos e simples entra tambm a remissiva para algum SubSistema (familiar ou de outro tipo) Subseco (4) - Irmo()/Cunhado(a) SubSeces Fases de Vida entra directa a documentao: sries, subsries, documentos compostos e simples entra tambm a remissiva para algum SubSistema (familiar ou de outro tipo) Subseco etc. Sub-Seces Fases de Vida entra directa a documentao: sries, subsries, documentos compostos e simples entra tambm a remissiva para algum SubSistema (familiar ou de outro tipo) Seco Gerao y (apelidos em uso) etc.

O esquema exposto pode sofrer alteraes na ordenao hierrquica das SubSeces individuais (reservadas a cada pessoa da respectiva gerao), de acordo com caractersticas modernas do agregado familiar, por exemplo, uma famlia nuclear sem filhos comea e acaba numa nica gerao... , mas a sequncia cronolgica das idades dos vrios filhos de um casal e, consequentemente, componentes activos de uma gerao pode e deve manter-se. E, ao mesmo tempo, aplica-se, a cada pessoa, a diviso orgnica das fases de vida ou etapas psicossomticas como Seces e contendo Sub-Seces orgnico-funcionais como veremos mais adiante.

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Antes, porm, de nos ocuparmos do caso das Pessoas produtoras/receptoras de informao, j obviamente imbricado na instituio Famlia, julgamos til enumerar alguns procedimentos tcnicos que resultam da aplicao inter-relacionada dos quatro plos, mas com destaque especial para os terico, tcnico e morfolgico: 1 O modelo sistmico e interactivo aplica-se independentemente do volume de documentao encontrada e do local/entidade onde fique acondicionado e acessvel consulta pblica. 2 No momento inicial do trabalho de estudo e disponibilizao ao acesso pblico obrigatria uma reportagem fotogrfica completa do estado da documentao, partindo-se de imagens de conjunto (do mobilirio ou dos recipientes onde foram encontrados os documentos) at imagens de pormenor (para cada dossier e documentos individualizados). 3 A informao um fenmeno materializvel, em diferentes tipos de registo e de suporte material, sendo, por isso, inevitvel encontrar uma tipologia documental diversificadssima (manuscritos e impressos em papel desde livros a folhas volantes, nmeros avulsos/recortes de jornais, mapas/cartas geogrficas e geolgicas, desenhos, gravuras, fotografias, postais, cassetes udio e cassetes vdeo, filmes, etc.) que faz parte de um nico e polifacetado sistema. A especificidade que cada suporte suscita, em nvel da conservao, exige cuidados j padronizados como a limpeza, a higienizao e a proteco em capilhas e pastas de carto desacidificado, bem como a retirada de cordis, capas plsticas e clipes. 4 O processo metodolgico de observao e de anlise permite colher dados de variada natureza temtica (desde a genealgica biogrfica) que so essenciais para precisar os contornos sistmicos do modelo no que toca ao denominado Quadro Orgnico-Funcional, que, em caso algum, deve ser confundido com os habituais planos de classificao orgnico-funcional. 5 O Quadro Orgnico-Funcional o primeiro produto/instrumento (ganha forma no plo morfolgico) a ser elaborado obrigatoriamente mesmo que, o SIF(a)P, em foco, possua uma ordenao fsica dos documentos e um ou mais instrumentos de pesquisa. Neste caso, a colocao fsica e descritiva da documentao faz-se de acordo com o dito quadro, mas respeitando-se a ordem dada aos documentos. Um exemplo: toda a documentao que tenha sido ordenada, em vida, de um membro de uma gerao de determinada Famlia, ser fisicamente mantida debaixo dessa gerao ou desse membro e virtualmente, ou seja, por meio da descrio de cada documento simples, identifica-se a informao que foi produzida noutros tempos e noutras anteriores/posteriores geraes, sem se alterar minimamente a reunio fsica existente data do incio do estudo/trabalho arquivstico. 6 Em paralelo ao Quadro Orgnico-Funcional, deve proceder-se, no plano descritivo feito atravs de FRDs 54, fixao de elementos essenciais para a
Folhas de recolha de dados concebidas e organizadas tendo em vista a digitao da informao fixada em campos hierarquizados e inspirados nas ISAD-G de uma adequada Base de Dados informtica.
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recuperao da informao em diferentes graus (desde o genrico ao especfico). E, nesta dimenso, vital para que se concretize um acesso cada vez mais prximo dos mltiplos interesses e das necessidades de potenciais utilizadores, no h uma nica receita, ao contrrio do que tradicionalmente ficou estabelecido, ditando-se o inventrio como o produto arquivstico por excelncia: a descrio pode oscilar dentro do mesmo SIF(a)P do inventrio analtico (correspondente a um segundo nvel de anlise proposto por Fernanda Ribeiro 55) aos catlogos exaustivos 56 de documentos simples de sries extensas, como a correspondncia, e por diversos ndices (antroponmico, geogrfico, cronolgico e ideogrfico 57), complementados por thesauri ou listas de termos de autoridade. 7 O preenchimento rigoroso das FRDs no abrange a informao bibliogrfica que pode e deve ser catalogada atravs das ferramentas em uso, nomeadamente a PORBASE em formato Unimarc e de acordo com as normas internacionais (ISBD). Mas o facto de se empregar, no plano da descrio, dispositivos normativos diferentes, no contraria a seguinte ideia basilar: os livros, opsculos, folhetos, folhas volantes, prospectos e cartazes no formam, luz da teoria sistmica e no mbito do modelo sistmico e interactivo, uma coleco parte, primeiro, porque a noo de coleco sai definitivamente do vocabulrio tcnico da C. I. por ser, em rigor, sinnimo de fundo ou acervo orgnico como j atrs referimos, e, segundo, porque um sistema de informao abarca este fenmeno, nas suas diversas manifestaes temticas, de registo tecnolgico e de suporte material, no fazendo sentido nenhum separar ou agrupar, em unidades sistmicas distintas, a correspondncia e outras sries documentais de sucessivas geraes e os livros adquiridos e lidos por essas mesmas geraes. Se toda essa informao foi produzida, adquirida e usada pela entidade Famlia tem de integrar forosamente o Sistema de Informao Familiar X. Isto parece-nos de uma evidncia flagrante. 8 , pois, bvia a unificao terica e sistmica de toda a informao, mas, na prtica descritiva, como podemos sinalizar a presena e tornar acessvel a bibliCf. RIBEIRO, Fernanda O Acesso informao nos arquivos, ob. cit., vol. 2, p. 656. No h uma grelha rgida, mas tambm verdade que as variaes so pequenas. Um exemplo que consideramos muito vlido: partindo desta realidade os documentos foram ordenados por geraes dentro de cada uma delas foram reunidos pelo produtor/destinatrio da documentao, criando-se assim uma seco para cada elemento da famlia, dentro das seces, a documentao foi ordenada cronologicamente. // Do catlogo elaborado constam os seguintes elementos: data; tipologia documental; autor; destinatrio: assunto; dados externos (pginas, medidas, material suporte, estado de conservao); n de documentos (em virtude de alguns documentos coexistirem fisicamente numa mesma unidade de instalao, como o caso dos cdices, no sumrio remetemos o documento para o nmero do cdice e dentro deste para as respectivas folhas). // Elabormos tambm um ndice onomstico que remete para o nmero do sumrio do documento. A entrada principal uniforme para os nomes de pessoas feita pelo ltimo apelido, seguido do(s) restante(s) nome(s). (Cf. CASTRO, Maria Joo Padez de Catlogo do Arquivo do Morgado dos Garridos. Boletim do Arquivo da Universidade de Coimbra, Coimbra, 21-22 (2001-2002) p. 445). 57 Cf. RIBEIRO, Fernanda O Acesso informao nos arquivos, ob. cit., vol. 2, p. 657.
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oteca familiar? Como coleco parte? Ou como parte integrante do SIF(a)P? Obviamente como parte integrante, mas como? Como Seco? Repartindo, fisicamente, os impressos pelas Subseces a que se reportam organicamente? H livros, opsculos e demais impressos que possuem ex-libris ou identificao do comprador/possuidor e, nestes casos, possvel, em nvel catalogrfico, anotar a relao e remeter listagem (autor-ttulo) no local certo do Quadro orgnico-funcional. Os no identificveis, agora, pod-lo-o ser um dia mais ou menos prximo, pelo que se deve deixar em aberto este upgrade interactivo. E, de forma prtica, o mais razovel, numa maioria considervel de casos, aceitar e manter a designao comum de Biblioteca tratada, em nvel de catlogo, como tem de ser referida, no fim da apresentao hierarquizada do SIF(a)P, atravs de link possvel em hipertexto/multimdia ou cd-rom. 9 Os documentos so, aparentemente, estticos e podem ser ordenados em pastas, acondicionados em estantes fixas (corridas ou compactas) e isolados em salas-depsito, protegidos de calamidades vrias (inundaes, humidade, ataques de biblifagos, etc.), mas a informao neles contida , por essncia, viva e dinmica, aspecto importante que o modelo sistmico e interactivo visa atender e realar. preciso ter sempre presente que os documentos guardam-se e preservam-se para que a informao seja recuperada, em qualquer momento e por qualquer ser humano, e usada/transformada pelo(s) utilizadores de acordo com os seus interesses e necessidades contextuais. Adequar cada vez melhor os instrumentos e os pontos de acesso informacionais aos quesitos formulados por quem busca informao o desafio complexo que se coloca hoje graas s facilidades e potencialidades despertas pelas novas TIC (tecnologias de informao e comunicao). E a interactividade incide, precisamente, sobre este potencial cruzamento da oferta e da procura, podendo e devendo aquela aproximar-se, sucessiva e constantemente, de nveis mais profundos e exigentes desta. 10 A microfilmagem e a digitalizao da informao de um SIF(a)P assentam em quesitos de ordem tecnolgica e em medidas rigorosas de proteco do suporte papel que esto j devidamente tipificadas e difundidas. Remetemos, por isso, para a literatura respectiva, no que toca ao aspecto essencialmente tecnolgico e preservacionista, no cabendo, aqui, a discusso dilemtica do que deve ser feito microfilmar ou digitalizar, prevalecendo ainda a opinio baseada em pareceres tcnico-cientficos de que o microfilme dura em boas condies 500 anos e o digital ptimo para o acesso, mas muito mais vulnervel e perecvel. Do ponto de vista prtico e da gesto financeira das entidades produtoras/receptoras e detentoras (Bibliotecas e Arquivos Pblicos), a escolha de suportes e de matriz privilegiada de acesso, resolve-se tendo em conta vectores como a relao custobenefcio e investimento financeiro. 11 A preocupao jurdica de classificar um SIF(a)P como pblico ou privado, , inscreve-se na esfera poltico-administrativa em que se normaliza e regula o

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acesso. Esta postura funda-se num pragmatismo inquestionvel, mas independente da esfera cientfica, facto que at agora tem sido pouco relevado pelos arquivistas, carentes de uma armadura terico-metodolgica consistente e permeveis, por conseguinte, a modos de ver e de fazer de disciplinas diversas. No surpreende, por isso, a obsesso arquivstica pela conceptualizao jurdico-administrativa e a primazia dada ao loby da Histria 58 em termos de acesso. O que propomos, face a este problema, a distino de planos: a salvaguarda, a incorporao e a definio de prazos de abertura ao pblico so tpicos definidos numa esfera eminentemente poltica e jurdico-administrativa que adquire especial pertinncia para quem dirige ou exerce funes tcnico-cientficas em Servios de Arquivo ou de Biblioteca (instituies culturais), enquanto a esfera cientfica atende exclusivamente a duas vertentes ligadas ao fenmeno em estudo (e s suas propriedades) a organicidade (estrutura e contextos originrios) e a funcionalidade (instrumentos e pontos de acesso ao contedo e o uso deste, ou seja, o comportamento informacional) Estes procedimentos no esgotam o leque de actos tcnicos, exigvel pelo estudo e pela disponibilizao interactiva de um SIF(a)P, mas constituem a base operativa mais conforme com o paradigma cientfico e ps-custodial que perfilhamos.

3.2. Pessoas S h verdadeiramente um sistema de informao pessoal SIP (activo e/ou permanente), quando estamos perante documentao produzida e adquirida/coligida por uma nica pessoa ou ser humano. Ningum nasce de gerao espontnea e, portanto, as pessoas trazem sempre consigo, em tese, vnculos familiares, mas este facto no impede que haja rfos solteiros que percorrem a sua vida toda produzindo/acumulando S. I.s, estritamente pessoais. E o que acontece mais frequentemente a prtica residual, ou seja, um SIF(a)P vai-se fragmentando e quando entra/ incorporado num Servio de Arquivo ou numa Biblioteca Pblica ( o conhecido caso dos esplios da Biblioteca Nacional de Lisboa) j s se refere a um membro de determinado agregado familiar. Esse resduo informacional um SIP, por seleco inevitvel, mas no um SIP genuno e natural. Formulmos mesmo a hiptese de que mais natural e genuno o SIF que compreende a produo/recepo informacional de pessoas ligadas entre si por laos bio-parentais e sabe-se que o ser humano eminentemente um ser social e poltico, como lucidamente observou Aristteles.
58 Um loby que h muito se acha auto-suficiente no plano arquivstico, entendido como uma extenso metodolgica Ver, por exemplo, RASPIN, Angela Private papers. In SELDON, Anthony (ed) Contemporary history: pratice and method. Oxford, UK: Basil Blackwell Inc, 1988, p. 89-100.

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, no entanto, indesmentvel a existncia de SIPs e o desafio que se coloca ao modelo sistmico e interactivo, aqui defendido, a determinao rigorosa da respectiva organicidade, como atrs j afloramos, alertando para a dificuldade da tarefa e invocando, a, o contributo qualificado de certas Cincias Humanas e Sociais, como a Psicologia e a Antropologia, para uma delimitao verosmil de fases psicossomticas constitutivas do arco vital humano do nascimento ao envilhecimento/morte. Uma organicidade pessoal procurada luz, entre outros, do contributo de Jean Piaget 59, surge plasmada em quatro etapas evolutivas a infncia (at aos 9/10 anos), a adolescncia (dos 10 aos 16 anos), a juventude (dos 16 aos 23/25 anos) e a adultez/velhice (dos 23/25 anos em diante). Mas, a variao individual (cada pessoa pode apresentar fortes especificidades na maturao psicossomtica) e scio-cultural acentuada, dificultando a fixao de uma matriz orgnica estvel. Antecipamos, assim, a crtica mais sria que pode ser feita aplicao do modelo sistmico e interactivo s pessoas. No entanto, insistimos neste ponto crucial: todo e qualquer ser humano nascido e criado em qualquer ponto do planeta Terra age para sobreviver e fixa objectivos legitimadores e estimuladores da aco, de acordo com os seus ciclos existenciais. Este princpio apodtico ilustrado pelos seguintes exemplos: a informao produzida/recebida por uma criana depende do desenvolvimento de suas capacidades mentais e fsicas, bem como do ambiente familiar e do sistema escolar correlativo; um adolescente/jovem (a distino psicolgica entre a organicidade de um adolescente e a de um jovem parece-nos, do ponto de vista informacional e das actividades correspondentes ao seu estdio de desenvolvimento fsico e mental, muito tnue) projectase na informao que produz/recebe ou recolhe (jogos electrnicos, internutica, msica e cinema so tipologias naturalmente dominantes num adolescente/jovem da actualidade); e um adulto/idoso (a continuidade orgnica e a longevidade em boas condies de sade de um ser humano na poca em que vivemos permite-nos associar numa fase ou ciclo nico o jovem adulto, o adulto pleno ou na pujana de suas capacidades fsicas e mentais e o adulto idoso) projecta-se de igual forma. Mas, outra objeco se pode colocar a este esquema algo difuso de organicidade objectiva (as etapas biopsquicas de vida existem): qual a vantagem para o utilizador de que a documentao seja disposta por fases da evoluo vital de um ser humano em articulao com as diversas actividades e cargos/empregos por ele assumidos (desde estudante a profissional em diferentes ramos ou sectores)? Com as novas TIC, o processo de digitalizao instala-se e difunde-se permitindo a reproduo por imagem de documento a documento com efeitos prticos imediatos: evita a consulta no suporte original e dispensa uma catalogao minuciosa 60, alm de afastar do cardpio a receita do inventrio e das classificaes na realidade mais temticas que orgnico-funcionais at h pouco dogma absoluto. O suporte digital parece
59 Ver guisa de introduo, entre outros textos propeduticos, PIAGET, Jean Seis estudos de psicologia. Lisboa: Publicaes Dom Quixote, 1978. 60 Ver SILVA, Armando B. Malheiro da O Archivo dos Aores (1878-1892), in ob. cit., p. 273-275.

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sugerir, como apregoam os defensores desta soluo tecnolgica, uma resposta simples questo posta: a vantagem para o utilizador mostrar a informao textual, numrica ou grfica/imagtica que ele busca sem arrumaes temticas, nem orgnicas, ficando este exerccio hermenutico a cargo e da exclusiva responsabilidade de quem precisa e busca informao. O mximo que tolerado criar grupos documentais, um misto de identificao tipolgica e temtica guisa de sries artificiais. Duas razes principais nos afastam desse caminho. A primeira razo leva-nos a marcar bem a diferena face tradicional diviso em actividade pessoal e actividade pblica, demasiado simplista, redutora e incapaz de traduzir a complexidade da existncia humana reflectida na informao a cada dia feita, a cada dia coligida. Em vez de encaixarmos rapidamente os documentos em classes to imprecisas como essas, entendemos que , infinitamente, mais rigoroso, fixar a informao de um indivduo (da certido de nascimento, bilhetes de identidade ou cartes de vacinas aos livros e revistas ou discos em vinil e cds) na fase de vida ou no segmento etrio em que ele a adquiriu ou produziu, guardando-a e usando-a pontualmente at ao fim dos seus dias. Conseguimos, assim, aproximar a informao da organicidade subjacente. E no vemos outro modo de o fazer. As alternativas a esta opo sistmica visam, apenas, facilitar o acesso ao contedo, sem se deterem, por um minuto que seja, no respectivo contexto originrio, o que impede, na prtica, o estudo de duas das propriedades intrnsecas do fenmeno informao (enumeradas atrs), sobre o qual, alis, arquivistas, bibliotecrios e documentalistas no devem mais incidir como meros arrumadores, preservacionistas, inventariantes ou catalogadores, mas basicamente como cientistas que investigam, buscam compreender e ajudam a explicar o respectivo objecto em toda a sua complexidade. A segunda razo consiste em reafirmar que no se pode continuar a confundir planos distintos, ainda que complementares: o especialista em informao (seja arquivista ou bibliotecrio), ao concentrar-se num S. I. de qualquer tipo, ter de usar o instrumento Quadro orgnico-funcional para contextualizar a informao e os planos de classificao, os catlogos, os ndices e a indexao com elaborao de thesaurus para abrir, o mais possvel e em profundidade, os contedos aos utilizadores. Fornecer uma imagem nitidamente digitalizada e resumidamente descrita , sem dvida, um meio expedito para o acesso rpido, mas tambm um meio perverso de excluir o profissional da informao da mediao qualificada e sistemtica que tem sempre de ser feita, at porque uma coisa digitalizar postais legendados, fceis de assimilar, e, outra, despejar dezenas, centenas e milhares de textos de difcil leitura paleogrfica. No domnio do acesso, designado, tradicionalmente, por estudos de utilizador, e, h uma ou duas dcadas, por comportamento informacional, impem-se pesquisas experimentais srias, sistemticas e extensivas que forneam dados precisos e correctivos sobre a natureza e a qualidade dos instrumentos de mediao fornecidos. Para que melhor se compreenda a aplicao do modelo sistmico e interactivo ao caso das Pessoas, julgamos oportuno desfiar alguns pontos com procedimentos terico-prticos especficos:

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1 Os elementos prosopogrficos ou biogrficos detalhados so fundamentais na elaborao do Quadro orgnico-funcional pessoal, assim como os genealgicos e histrico-familiares para a anlise dos SIF(a)P. Em rigor, este quadro no um instrumento de acesso (estes so produzidos em paralelo), mas permite compreender facilmente a distribuio cronolgico-contextual dos documentos, pelas diferentes fases de uma trajectria de vida. 2 Os documentos so analisados e descritos, atravs de FRDs e de bases de dados bibliogrficas, respeitando-se, escrupulosamente, a forma como foram ordenados at ao incio do trabalho de estudo e acesso. Nos sistemas de informao familiar e pessoal possvel encontrar, em nmero reduzido, porquanto o mais frequente a existncia de avulsos ou de dossiers/processos, dois tipos de sries: a natural ou orgnica, similar s que se encontram nos S. I. de instituies burocratizadas e ilustrada, sobretudo, pela correspondncia, embora seja importante notar a prtica muito comum de distribuir cartas, cartes, postais e fotos por pequenos maos ou dossiers temticos; e a posterior ou arranjada, resultante de operaes pontuais de reordenao documental para facilitar o acesso ao possuidor/utilizador. Generalizou-se, tambm, a prtica anti-natural de constituir, aps o depsito em Servios de Arquivo ou de Biblioteca, dos SIPs, uma nica e vasta srie de correspondncia ordenada por remetentes custa da recolha de cartas das capilhas, pastas e unidades de instalao onde se achavam at incorporao. Prtica justificada sempre pela expedita ideia de tornar, rapidamente, acessvel o contedo epistologrfico, atravs de uma interveno abusiva, que destri a mais tnue sombra de organicidade e que mexe e remexe a disposio fsica dos documentos, quando se sabe no ser preciso fazer isso para se criarem virtualmente instrumentos e pontos de acesso adaptados aos interesses e necessidades dinmicas de potenciais utilizadores. 3 A manifesta dificuldade em distinguir, com rigor, a informao que uma pessoa produz ou recebe, enquanto ser humano e enquanto sujeito activo, assumindo papeis scio-profissionais diversos, , com proveito, gerida pelo modelo sistmico, o qual, alm das fases evolutivas, permite operar, dentro delas, com a informao transversal a toda a fase e, com a especfica, de uma actividade ou funo. 4 Os cargos exercidos em instituies pblicas ou privadas geram informao institucional que os titulares desses cargos tm a tentao de levar para casa. Manuel Silva Gonalves, Paulo Guimares e Pedro de Abreu Peixoto propem, que se trate como Coleco, o conjunto de documentos produzidos ou obtidos nesse desempenho institucional 61. Proposta que perde total cabimento, num modelo sistmico, na medida em que toda a documentao per-

61 GONALVES, Manuel Silva; GUIMARES; Paulo Mesquita; e PEIXOTO, Pedro Abreu Arquivos de famlia, ob. cit., p. 50.

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tencente a um S. I. prprio e apropriada pela pessoa que esteve envolvida na sua produo/recepo, enquanto titular de algum cargo de responsabilidade, possui um vnculo orgnico ao SIP e pode ser representada, atravs de um Sub-Sistema deste, coisa que de outra forma (pelo termo difuso e equvoco de coleco) nunca fica sinalizada. Descrever importa que os arquivistas tomem conscincia disto representar com rigor e, como bvio e elementar, isso s se consegue quando se conhece bem o que pretendemos seja representado. 5 preciso distinguir bem, e nem sempre fcil, pois este ponto delicado e precisa de ser bem analisado caso a caso, a informao que, por exemplo, o advogado produz, no exerccio dessa profisso liberal 62 da informao que ele produz/recebe, por exemplo, enquanto Governador Civil ou Presidente de uma Cmara. bvio que um tal conjunto documental deveria permanecer nos respectivos Sistemas institucionais, mas quando de l sai, sem retorno, fica como Sub-Sistema do SIP, de modo a que se perceba tratar-se de informao autnoma, mas relacionada por um elo concreto. 6 A integrao dos livros ou, dito de forma mais abrangente, da Biblioteca no SIP(a)P faz-se como ficou indicado para o SIF(a)P . 7 O nvel de descrio obrigatrio, para que a recuperao de informao seja fina e apta a cobrir o espectro exigente das necessidades de busca dos utilizadores, situa-se entre o documento composto e o documento simples, ou seja, s aceitvel a produo de catlogo que a aposta, cada vez mais vulgarizada na digitalizao, torna inevitvel, como atrs referimos. 8 Convm frisar que um SIP s possui informao produzida/recebida por uma nica pessoa. Se determinada Pessoa casou e constituiu Famlia, bvio que estamos perante uma situao sistmica hbrida Pessoal e Familiar, com destaque para a primeira. A esquematizao da insero dos documentos dentro do Quadro orgnicofuncional, inerente ao modelo sistmico e interactivo, ajuda, certamente, a reforar o intento de uma exposio clara, fcil de entender:

A informao produzida/recebida no Escritrio de um Advogado processos, correspondncia, livros e peridicos entra, naturalmente, na Sub-Seco Advogado do Quadro orgnico-funcional.

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.......... Seco - Fase Adulta (data x - data do falecimento) entram directamente as sries e documentos compostos e simples produzidos e recebidos ao longo desta fase. Sub-Seco - Proprietrio entram directamente as sries, os documentos compostos e simples produzidos e recebidos nesta funo. Sub-Seco - Advogado entram directamente as sries, os documentos compostos e simples produzidos e recebidos nesta funo. entra tambm link a algum Sub-Sistema vinculado por causa desta sua vertente ou faceta formativa. Sub-Seco - Escritor entram directamente as sries, os documentos compostos e simples produzidos e recebidos nesta funo. entra tambm link a algum Sub-Sistema vinculado por causa desta sua vertente ou faceta formativa. Sub-Seco - Poltico entram directamente as sries, documentos compostos e simples produzidos e recebidos nesta funo. entra tambm link a algum Sub-Sistema vinculado por causa desta sua vertente ou faceta formativa. A Biblioteca, atravs de catlogo, tem ligao orgnica com o S. I.P ou, em caso do volume da informao bibliogrfica ser escassa, deve ficar distribuda pelas Seces e Sub-Seces respectivas.

4. Proposies finais
A mudana de paradigma, que sustenta a proposta epistemolgica sumariada no primeiro item deste ensaio, tem consequncias terico-prticas salientes e indelveis. A primeira holstica: a heterogeneidade das partes no anula, antes refora, a identidade fenomnica de determinada totalidade. E importante assinalar, no plo morfolgico (apresentao de resultados, elaborao de instrumentos de pesquisa), as partes que faltam e que ao faltarem deixam, inevitavelmente, truncada a totalidade que elas ajudam a constituir ou instaurar. Saber, por exemplo, que h geraes sem um nico documento ou fases da vida de uma pessoa vazias de informao no significa, obviamente, que no houve (teve de haver produo informacional), mas que se perdeu ou foi eliminada na hora ou algum tempo depois no contexto de produo, aspectos indissociveis do comportamento informacional que o modelo sistmico e interactivo pretende captar e seguir de forma metdica e regular. A segunda crtica: os documentos so meros elos de ligao do fenmeno informacional a situaes comunicacionais plenas e efectivas, pelo que, disponibili-

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zar documentao consulta de eventuais interessados, uma tarefa muito mais exigente e complexa do que tem sido habitualmente praticada, porque implica um exerccio crtico permanente que conduz o sujeito ao mago do seu objecto o contexto originrio da informao, a evoluo desta em sucessivos contextos e a interaco funcional/temtica entre ela e os agentes humanos que servem de portadores/(re)produtores e de (re)colectores/receptores. A terceira interdisciplinar: o estudo de um S. I., para ser usado por quem dele precise, e a actualizao contnua dos pontos e dos instrumentos de acesso convocam um frum de interconexes disciplinares proveitosas para o aperfeioamento da performance funcional do S. I. So consequncias directas e compreensveis, mas admitimos que elas no podem contornar ou fugir objeco frequentemente repetida: a aplicao do modelo sistmico e interactivo exige um dispndio de tempo e o emprego de recursos humanos inexistentes e, se calhar, desproporcionais para o resultado que se obtm atravs do modelo emprico-documental, concebido e subscrito pelos arquivistas, ao longo, sobretudo, da segunda metade do sc. XX. Baseado num plano de classificao que pode ser simples 63 ou num arranjo mais verstil, mas de uma ligeireza terica capaz de chocar os arquivistas mais puristas, ensaiado pelo Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil da Fundao Getlio Vargas o CPDOC , que no contempla os campos da ISAD(G) seco e sub-seco e rene os documentos por sries: documentos pessoais, correspondncia, produo intelectual, documentao diversa, recortes de jornais e ainda a chamada documentao complementar (anexa ao arquivo e que engloba documentos produzidos aps ou referentes morte do titular, como por exemplo telegramas de condolncias, despesas de funerais, missas, etc. 64). Esta modelizao prtica e simplista ajusta-se bem digitalizao em massa, com um enfoque centrado nas peas do puzzle, esquecendo este como conjunto orgnico. J mostrmos atrs que, tratar e disponibilizar correctamente informao, no se compadece com expedientes simplistas e com rotinas acrticas de descrio/sumariao de documentos. Estas podem ser feitas por um pessoal tcnico de formao profissional mdia ou por licenciados em Histria ou em qualquer outra rea cientfica, com qualidades pessoais exigveis (mtodo, disciplina mental, sentido prtico de ordenao coerente, etc.) e com bom senso, o que lhes permite aprender, por eles

63 Numa verso aplicada, em ARQUIVO DISTRITAL DE VILA REAL/ARQUIVOS NACIONAISTORRE DO TOMBO Arquivo do Pao de Cidadelhe. Vila Real/Meso Frio: Arquivo Distrital/Cmara Municipal, 1996, p. 24-25 (inventariado elaborado por Manuel Silva Gonalves, Paulo Guimares e Pedro de Abreu Peixoto), os Documentos Individuais surgem como Seco ligados ao nome de uma pessoa, subdividida nas Sub-Seces Documentos pessoais, Documentos de funo pblica e Documentos de funo privada , mas no manual Arquivos de famlia, ob. cit., p. 52-53, os Documentos pessoais, de funo pblica e privada descem j ao nvel de srie. 64 Cf. MEDEIROS, Ana Lgia Silva; COSTA, Clia Maria Leite; LOBO, Lcia Lahmeyer Procedimentos tcnicos em arquivos privados. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas/Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea do Brasil, 1986 (dactiloscrito), p. inum.

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prprios ou com tutores experimentados, regras simples de catalogao e princpios intuitivos de classificao. Mas, temos de reconhecer que o trabalho obtido em tais condies formativas incaracterstico e no contribui para o desenvolvimento e a consolidao de um efectivo campo cientfico sobre informao/documentao/ /comunicao. A aposta que comeou, em Portugal, a ser feita, a partir de 2001, numa formao superior e ps-graduada, e j no apenas especializada, constitui um elevar da fasquia e das exigncias terico-prticas, tanto no desempenho profissional ligado problemtica e gesto da informao nas mais diversas entidades, como no corpus terico-metodolgico que enforma os projectos de pesquisa na rea. Percebe-se, assim, que um projecto destes se orientado, por exemplo, para um estudo de caso um determinado SIF(a)P ou um SIP(a)P recuse a via redutora e pobre de fornecer um qualquer instrumento de acesso ou uma Base de Imagens digitalizadas, com dados correlativos de baixa ou deficiente performance. Espera-se, pelo contrrio, que com projectos de matriz assumidamente cientfica, se obtenha uma mediao com nmero indeterminado de utilizadores, sustentada, quer por enquadramentos seguros e necessrios, quer por dispositivos actualizveis de aferio dos diferentes graus e aspectos profundos do comportamento de quem busca e precisa de informao. O modelo sistmico e interactivo que aqui ficou, pois, delineado na sua aplicao a um tipo especfico de entidades produtoras/receptoras de informao, s se justifica e s pode frutificar, atravs de um empenho colectivo e esclarecido de (re)construo da Cincia da Informao, que est a crescer e a fazer o seu caminho nas sete partidas do Mundo e, finalmente, tambm em Portugal!...