1. Por qu es importante la Gua metodolgica para la elaboracin de un acuerdo de gestin?

R// Su importancia radica en que permite tanto a los gerentes pblicos como a sus superiores llevar a cabo el proceso de elaboracin de los Acuerdos de Gestin, a travs de los cuales se concertarn y evaluarn los compromisos asumidos por el primero en el marco de los Planes Operativos o de Gestin Anual de la entidad.

2.

Qu es un acuerdo de gestin? R// Se entiende por Acuerdo de Gestin el establecimiento de una relacin escrita y firmada entre el superior jerrquico y el respectivo gerente pblico, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visin, misin y objetivos del organismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la definicin de indicadores a travs de los cuales se evala el mismo

3.

Cules son los principales objetivos de los acuerdos de gestin ?

R//. Los principales objetivos que se persiguen mediante la aplicacin del Acuerdo de Gestin son: Orientar la actuacin de las entidades hacia sus prioridades explcitas. Incentivar mejoras de eficiencia y eficacia. Promover el aprendizaje organizacional. Fortalecer y desarrollar la funcin directiva profesional en la Administracin Pblica.

1. 2.

Quines son los gerentes pblicos? R// Son gerentes pblicos quienes desempean empleos pblicos que conllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva. A partir de la ley 900 de 2004 Quines no son gerentes pblicos a presar que tiene responsabilidad directiva? R// No son gerentes pblicos aquellos cuya nominacin depende del Presidente de la Repblica; y en el orden territorial, a los secretarios de despacho, de director, gerente, rector de Institucin de Educacin Superior distinta a los entes universitarios autnomos

3.
R//

Qu funciones tiene los empleos de naturaleza gerencial? Formular, junto con los jefes de las entidades, las polticas pblicas y definir las acciones estratgicas a cargo de la entidad. Promover la adopcin de tecnologas que permitan el cumplimiento eficiente, eficaz y efectivo de los planes, programas, polticas, proyectos y metas formulados para el cumplimiento de la misin institucional. Dirigir los procesos encaminados a formular las polticas y acciones estratgicas responder por la ejecucin de los mismos. Cuales son las fases para la elaboracin de un acuerdo de gestin?

1.
R// 2.

Porque es importante el proceso de induccin para el gerente pblico?

R// Esta fase es de vital importancia para que el gerente pblico conozca el proceso de Planeacin Institucional, a travs del cual se establecen las grandes orientaciones o directrices de la entidad de largo plazo 3. Que se constituye el proceso de planeacin institucional?

R// Constituye bsicamente la visin, misin, polticas, objetivos, planes, programas y proyectos estratgicos; los objetivos propios de la dependencia a su cargo y los resultados esperados en desarrollo de los proyectos o programas especficos; los recursos fsicos, humanos, tecnolgicos y financieros con que cuenta esta dependencia; y las polticas institucionales sobre el manejo del talento humano y la cultura organizacional. 4. Cul es la responsabilidad de las unidades de personal y la oficina de planeacin?

R// Deben brindar toda la informacin necesaria para que el nuevo gerente pblico se familiarice con el contexto en el que va a desarrollar su funcin, identifique y dimensione los compromisos que debe atender y estructure su propuesta de gestin que entrar a ser objeto de concertacin, en la fase siguiente

5.

Qu debe hacer el gerente en la fase de induccin?

R//. El gerente pblico debe conocer su equipo de trabajo, detectar las fortalezas y debilidades de la fase, examinar los mtodos, procesos y procedimientos habituales y las relaciones del rea con las dems dependencias; informaciones que le brindarn elementos de juicio objetivos para definir su plan de trabajo y, si es del caso, proponer ajustes al plan operativo o de gestin anual del rea, ajustes que debern contar con el aval de la oficina de planeacin. 6. Cunto tiempo tiene el superior jerrquico y el gerente pblico para formalizar y concertar el acuerdo de gestin?

R// Un plazo mximo de 4 meses.

7.

Qu se entiende por concertacin?

R// Es un espacio de intercambio de expectativas personales y organizacionales, sin que se vea afectada la facultad que tiene el superior jerrquico para decidir. 8. Quines deben realizar la concertacin?

R//.El superior jerrquico y el gerente publico

9.

Qu se debe garantizar en esta fase?

R// Debe garantizar que el Acuerdo propuesto se enmarque dentro del esquema de planeacin institucional, para lo cual las Oficinas de Planeacin deben prestar el apoyo requerido en el proceso de concertacin de los Acuerdos.

10. Cul es la responsabilidad de las oficinas de planeacin en la fase de Concertacin?

R// Deben suministrar la informacin definida en los respectivos planes operativos o de gestin anual de la entidad y los correspondientes objetivos o propsitos de cada dependencia. As mismo, colaborar en la definicin de los indicadores a travs de los cuales se valorar el desempeo de los gerentes

11. Qu vigencia tiene el acuerdo se pacta?

R//. Para la vigencia de un ao y debe coincidir con los perodos de programacin y evaluacin, previstos en el ciclo de planeacin de la entidad

12. Qu pasa cuando no se cumple con la vigencia del acuerdo?

R//. Se deber determinar un indicador que permita evaluar el acuerdo con algn resultado en el perodo anual estipulado.

13. En la etapa de formalizacin que debe contener como mnimo el acuerdo

R//

Encabezado que enuncie los nombres y cargos de los comprometidos en el acuerdo. Lugar y fecha de su suscripcin. Condiciones generales para su desarrollo. El perodo de vigencia del Acuerdo. Los criterios de seguimiento y evaluacin. Fuentes de verificacin, es decir, todos aquellos instrumentos que permitan corroborar el cumplimiento de los compromisos.

1.

Qu no puede realizar la norma tcnica? R// Qu podr realizar la entidad despus de implementado el sistema de gestin de calidad

2.
3.

Qu se realiza despus de formalizacin del acuerdo?

R// Se deben realizar seguimientos permanentes Cul es el fin de los seguimientos permanentes?

R// Verificar el cumplimiento de los compromisos pactados 4. Qu se puede realizar en esta fase? R// Ajustes que se consideren necesarios a los compromisos y determinar posibles acciones de mejoramiento 5. Despus de la etapa de seguimiento que se realiza? R// Se efecta una valoracin para determinar y analizar el porcentaje de logro en el cumplimiento de los compromisos y resultados alcanzados por el gerente pblico, con base en los indicadores determinados y respecto de los planes operativos o de gestin de la dependencia que dirige. 6. Cual es el principal sustento de un Acuerdo de Gestin? R// Es el cumplimiento de las metas y compromisos pactados, es necesario evaluar aquellas competencias bsicas para una gerencia efectiva; se trata de hacer una evaluacin cualitativa del grado de adecuacin del gerente frente a estas competencias 7. Cmo mnimo que competencias se deben evaluar? R//Se deben evaluar las competencias comunes a todo servidor pblico y las competencias comportamentales para el nivel directivo, establecidas en el Decreto 2539 de 2005

8.

La entidad en que debe apoyarse si quiere evaluar ms competencias? R// Si la entidad desea incluir otras competencias que considere debe evaluar en sus gerentes, podr apoyarse en el Diccionario de Competencias Gerenciales y sus Descriptores de Comportamiento que se presentan en el Anexo.

9.

Quin es el encargado de hacer la evaluacin del Acuerdo de Gestin? R// El encargado es el superior jerrquico.

10. En que puede apoyarse el superior jerrquico para realizar el proceso de evaluacin? R// Puede utilizar como referentes los informes regulares que deben presentar las oficinas de planeacin y de control interno de las entidades, as como la informacin adicional que surge en el proceso de gestin 11. Que permiten los resultado de la evaluacin? R// Los resultados de la evaluacin permitirn definir acciones de capacitacin y formacin del gerente pblico y estrategias de mejoramiento de su desempeo. 12. Que implica el acuerdo? R// Implica la voluntad expresa del gerente pblico de trabajar permanentemente por el mejoramiento continuo de los procesos y asegurar la transparencia y la calidad de los productos encomendados. 13. A qu se compromete el gerente pblico? R// Se compromete a alcanzar los resultados que se detallan en el formato anexo, asimismo se compromete a poner a disposicin de la entidad sus habilidades tcnicas y gerenciales para contribuir al logro de los objetivos institucionales. 14. A que se compromete el superior jerrquico? R// El superior jerrquico se compromete a apoyar al gerente pblico para adelantar los compromisos pactados en el acuerdo, gestionando las medidas, normas y recursos necesarios para el desarrollo de los programas y proyectos pactados 15. En base a que se realiza las fases de seguimiento y evaluacin?

R// En base a indicadores de calidad, oportunidad y cantidad; las habilidades gerenciales sern objeto de retroalimentacin cualitativa por parte del evaluador, para lo cual se utilizar el Formato de Evaluacin.

16. Cuales son los medios de verificacin de la Evaluacin? R// Los Planes Operativos o de Gestin Anual de la entidad y los informes de evaluacin de los mismos, elaborados durante la vigencia del acuerdo por las oficinas de planeacin y de control interno. 17. En una tabla muestre los compromisos Adicionales y los resultados esperados Compromisos Adicionales Asesorar al Superior Jerrquico, en temas propios de la misin y objetivos de la Entidad Desarrollar funciones delegadas y encargos concretos. Resultado esperados Resolver o recomendar la solucin de los problemas o cuestiones planteadas de modo ms eficaz y Eficiente. Llevar a cabo un desempeo efectivo de la delegacin o del encargo que revierta en una mejora organizativa. Materializar la representacin de forma adecuada y oportuna para los intereses de la entidad Responder efectiva y coherentemente frente a situaciones derivadas de los procesos de cambio. Resolver diligentemente las situaciones problemticas producidas en la entidad

Desarrollar, en sustitucin del Superior Jerrquico, tareas representativas de la entidad Afrontar cambios organizativos o reformas contingentes de la entidad Resolver y gestionar anomalas que se produzcan en el funcionamiento ordinario de la entidad.

18. En una tabla muestre los compromisos de mejora gerencial mbitos de Compromiso Liderazgo Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la cohesin de grupo necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.

Indicadores Construir y mantener grupos de trabajo cohesionados y motivados que permitan alcanzar los objetivos generando un clima positivo y fomentando la participacin. Establecer objetivos estructurados claros y concisos

Planeacin

Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales, identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.

y coherentes con las metas organizacionales, traducindolos en planes prcticos y fiables Capacidad para complejos, la escoger, en entornos

Toma de decisiones

Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un problema o atender una situacin, comprometindose con acciones concretas y consecuentes con la decisin.

opcin ms conveniente para resolver situaciones concretas, asumiendo las consecuencias. - Gestionar las habilidades y recursos de su grupo de trabajo (o de las personas a su cargo) con la finalidad de alcanzar metas y objetivos organizacionales. - Ejercer responsablemente las funciones derivadas de la evaluacin del desempeo de los empleados pblicos con el fin de mejorar el rendimiento de la entidad. - Desarrollar las competencias de su equipo humano mediante la identificacin de las necesidades de capacitacin y formacin, comprometindose en acciones concretas para satisfacerlas.

Direccin y desarrollo de Personal

Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales con las de la organizacin para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales presentes y futuras.

Conocimiento del entorno

Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional

En el ejercicio gerencial toma en cuenta y demuestra un conocimiento del entorno y del contexto institucional en el que desempea su actividad gerencial.

19. Cul es la finalidad de los compromisos de mejora? R// Reforzar las competencias de los gerentes pblicos mediante la identificacin puntual de cules pueden ser los mbitos competenciales en los que el gerente pblico requiere de una capacitacin o formacin complementaria 20. Que son los compromisos institucionales? R// Se entienden por compromisos institucionales el modo y manera como ejerce las funciones la institucin y que estn ligados a sus propios objetivos y metas. Todo ello se concreta en el Plan Operativo de Accin (POA) de cada entidad pblica. 21. En que se basa le evaluacin objetiva? R// Se basa en los controles de la Oficina de Control Interno o de Planeacin y de esta manera se pueden determinar claramente si se han cumplido o no los objetivos marcados

22. Cul es la estructura de los compromisos institucionales? R// 1. Objetivos por cumplir: los definidos en el POA. Compromisos institucionales: se concretan por los Proyectos recogidos en el POA. El valor de cada compromiso es trascripcin del peso de cada Proyecto en el POA. Los resultados esperados reflejarn asimismo los del POA. La fecha de entrega ser la fijada en el POA para cada Proyecto. Los indicadores se extraern de los fijados en el POA para cada Proyecto. Evaluacin de los compromisos institucionales: sern los que en relacin a cada Proyecto lleve a cabo por la Oficina de Control Interno. De qu manera se puede hacer la evaluacin?

R// De manera cuantitativa 2. Qu modelos se pueden utilizar para hacer la evaluacin cuantitativa?

R// Se puede utilizar un modelo porcentual (hasta el 100%), tal como se hace en la evaluacin del desempeo para empleados pblicos, o ya sea a partir de una escala de puntos de 1 a 5 que vaya de menor a mayor. 3. Por qu es importante que existan las observaciones en el Acuerdo de Gestin? R// Porque es un institucional, la gerencial y la del personal 4. Que son los compromisos contingentes o adicionales? R// Se recogen en este compromiso todas aquellas funciones o tareas no permanentes, aunque en algunos casos (segn el tipo de puesto gerencial y el estilo de direccin en cada organizacin concreta) pueden requerir buena parte del tiempo de trabajo del gerente pblico 5. En que se basa la evaluacin subjetiva? R// Se basa principalmente en las percepciones que el evaluador recibe de cmo lleva a cabo su trabajo el gerente pblico 6. Nombre 5 compromisos adicionales R// 1. Asesorar al superior jerrquico, cuando sea requerido para ello, en temas propios de la misin y objetivos de la entidad. Desarrollar funciones delegadas y encargos concretos que pueda plantearle el superior jerrquico. Desarrollar, en sustitucin del superior jerrquico, tareas representativas de la entidad. Afrontar cambios organizativos o reformas contingentes de la entidad. Resolver y gestionar las anomalas que se produzcan en el funcionamiento ordinario de la entidad.

Los compromisos adicionales tambin son R// Compromisos orientativos

2.

Cuales son los indicadores y resultados? R// Resolver o recomendar la solucin de los problemas o cuestiones planteadas de modo ms eficaz y eficiente. Llevar a cabo un desempeo efectivo de la delegacin o del encargo que revierta en una mejora organizativa. Materializar la representacin de forma adecuada y oportuna para los intereses de la entidad. Responder efectiva y coherentemente frente a situaciones derivadas de los procesos de cambio. Resolver diligentemente las situaciones problemticas producidas en la entidad.

1.

Qu tipo de evaluacin se realiza en los compromisos adicionales? R// La evaluacin se realiza mediante un sistema de evaluacin cualitativa basada en uno de los tres criterios siguientes: a) Muy satisfactoria; b) Satisfactoria; y c) Insatisfactoria.

2.

Por qu son importantes las observaciones en los compromisos de contingencia? R// Porque el superior jerrquico evala los resultados que ha tenido el gerente publico en su gestin

3.

Que buscan los compromisos de mejora gerencial? R// Lo que se persigue con estos compromisos es el crecimiento del gerente pblico en cuanto a competencias de desarrollo gerencial se refiere, partiendo de que esos conocimientos, habilidades, aptitudes o actitudes pueden mejorarse en el desarrollo de las funciones. Se pretende as construir paulatinamente una nmina de gerentes pblicos cada vez ms formados y con mejores herramientas de trabajo.

4.

En que se basa la evaluacin subjetiva? R// Se basa en las percepciones que tiene el superior jerrquico en relacin a como desarrolla sus competencias el gerente pblico.

5.

Cules son las competencias que debe tener un gerente pblico en los compromisos de mejora gerencial? R// Liderazgo. Planeacin. Toma de decisiones. Direccin y desarrollo personal. Conocimiento del entorno

1.
2.

Mediante que conductas se construyen los indicadores en los compromisos de mejora gerencial? R// Mediante conductas asociadas Cuales son as conductas asociadas frente a cada una de las competencias? R//

3.
4.

Qu tipo de evaluacin se realiza en los compromisos de mejora gerencial? R// Evaluacin Cualitativa De qu manera se realiza la Evaluacin Cualitativa? R// La evaluacin tiene que encabezarse con el lema Necesidades de mejora gerencial, y subdividirse en tres opciones: a) No se detectan las necesidades de mejora; b) Se detectan las necesidades de mejora; y c) Son imprescindibles las necesidades de mejora.

5.

Cual es la finalidad de los compromisos de mejora gerencial? R// Reforzar las competencias de los gerentes pblicos mediante la identificacin puntual de cules pueden ser los mbitos competenciales en los que el gerente pblico requiere de una capacitacin o formacin complementaria

6.

Por qu es importante que se realicen capacitaciones en estos compromisos? R// Se realizan capacitaciones con el fin de mejorar el rendimiento institucional y fomentar el desarrollo gerencial o directivo de las personas pertenecientes a la gerencia pblica