Introduccin a MS Project 2007

El estudio del contenido de esta unidad contribuir a que usted adquiera las competencias para definir el esquema lgico base de un proyecto y la programacin del mismo; as como la creacin de un proyecto y la configuracin del mismo en MS Project 2007.

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1.1 Esquema lgico en la elaboracin de un proyecto

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1.2 Programacin de un proyecto

Project programa un proyecto a partir de la informacin introducida acerca de lo siguiente: El proyecto general. Los elementos de trabajo individuales (denominados tareas) requeridos para completar el proyecto. Si es aplicable, los recursos necesarios para completar las tareas.

Si algn aspecto del proyecto cambia despus de crear la programacin, existe la posibilidad de actualizar las tareas y los recursos y hacer que Project ajuste la programacin automticamente. Para cada una de las tareas es necesario introducir uno de los siguientes elementos o todos ellos: Duraciones Dependencias entre tareas Delimitaciones

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Utilizando esta informacin, Project calcula la fecha de comienzo y la fecha de fin de cada tarea. Existe la posibilidad de introducir recursos en el proyecto y asignarlos a tareas para indicar qu recurso es responsable de completar cada asignacin; esto no slo ayuda a planear la distribucin de personal del proyecto, sino que tambin le permitir calcular el nmero de equipos necesarios y la cantidad de materiales que van a consumirse. Si introduce los recursos, la programacin de las tareas se ajustar an ms haciendo referencia a la siguiente informacin de recursos: Trabajo Unidades Horario laboral introducido en los calendarios

Otros elementos, como el tiempo de adelanto y el tiempo de posposicin, los tipos de tareas, la disponibilidad de los recursos y el recurso esencial pueden afectar a la programacin, por lo que entender el efecto de estos elementos puede ayudarle a mantener y ajustar la programacin segn sea necesario.

1.3 Crear un proyecto

Para crear un proyecto debe realizar lo siguiente: Inicie el programa, es decir, abra MS Project 2007

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En el men Inicio haga clic en la opcin Nuevo

En el cuadro de dilogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizar uno existente

En este momento se debe definir si la programacin se har a partir de la fecha de finalizacin o de la fecha de inicio del proyecto.

1.3.1 Configurando la informacin del proyecto

Es importante mencionar que para un proyecto programado desde la fecha de finalizacin, las tareas que no requieran una fecha especfica se programarn lo ms tarde posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible, tener esta

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informacin desde un principio ya presente, facilitar el trabajo y configuracin de las tareas al momento que se trabaje con ellas. Teniendo esta informacin clara, realice lo siguiente:

Haga clic en el men Proyecto y luego en la opcin Informacin del Proyecto

En el cuadro de dilogo que aparece deber llenar los siguiente, basado en la planeacin de su proyecto:

Fecha de comienzo escriba la fecha de comienzo del proyecto; el programa calcular automticamente la fecha de fin. Programar a Partir de escoja si va a utilizar la programacin desde el inicio o desde el final del proyecto Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe ponerse es en el cuadro Fecha de Fin y dejar constante la Fecha Inicio del Proyecto.

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Por defecto el programa utilizar la fecha del da que aparece en el cuadro Fecha de Hoy para iniciar la programacin; si usted desea iniciar desde otra fecha modifquela, haciendo clic en la flecha que se encuentra sobre el lado derecho.

Ahora resta definir el calendario que se utilizar, para esto se detalla la siguiente informacin.

1.3.2 Definiendo el calendario del proyecto

Project proporciona tres calendarios base; estos calendarios son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, tareas o al proyecto en general. La descripcin de cada uno de ellos es la siguiente: Estndar est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas y los recursos. Turno de Noche el calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana. 24 horas est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin detenerse.

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Cuando haya terminado, es decir, ya haya seleccionado el calendario a utilizar, la fecha del proyecto y el tipo de programacin; haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Aqu se estableci el calendario base para el proyecto. Puede modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto que est trabajando, para hacerlo debe realizar lo siguiente:

Haga clic en el men Herramientas, luego seleccione la opcin Cambiar Calendario Laboral

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Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los das de descanso que afectan la programacin y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto. Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los recursos; aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden. Aparecer, entonces, un cuadro de dialogo donde usted debe decidir, si modificar algn calendario base o va a crear uno totalmente nuevo.

Para modificar un Calendario Base, debe realizar lo siguiente: En el cuadro de texto Para Calendario, seleccione el nombre del calendario base que desea modificar.

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S solo desea modificar un da, en la pestaa Excepciones escriba el nombre con que identifique el cambio y en las casillas de Comienzo y Fin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede definir esta duracin de varios das, semanas o meses; para esto debe realizar lo siguiente: Haga clic en el botn Detalles; en el cuadro de dilogo que aparece escriba la informacin sobre la excepcin que desea describir.

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Si usted marca la excepcin como un da laborable, inmediatamente se activar la opcin Desde y Hasta (que se encuentra en la tabla, ubicada debajo de las opciones No laborable y Perodos laborables). Para escribir la informacin en esta tabla, haga clic sobre la celda donde desea escribir y presione la tecla F2 de su teclado. Para terminar haga clic en el botn Aceptar. Si desea modificar un da de la semana, debe realizar lo siguiente: Resalte el da de la semana que desea cambiar presionado la techa Shift y desplazndose con las fechas.

En la pestaa Semanas Laborales escriba el nombre para su identificacin

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Ahora debe hacer clic en el botn Detalles, en el cuadro de dilogo que aparecer, escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo de clic en Aceptar.

En cada uno de los casos anteriores observe que el cambio que se hizo aparece resaltado con un color diferente segn el tipo de informacin que usted haya ingresado. En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza Project para cada caso.

Para crear un Calendario Nuevo, debe realizar lo siguiente: Recuerde que lo ms recomendable es cada vez que se vaya a crear un nuevo proyecto, se cree un calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana, etc., si ste no coincide con los preestablecidos en Project. Para esto realice lo siguiente: Haga clic en el men Herramientas, luego seleccione Opciones

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Ahora haga clic en la pestaa Calendario, en el cuadro de dilogo que aparece defina las condiciones para el proyecto.

Cuando haya terminado, haga clic en el botn Aceptar. Ahora seleccione nuevamente el men Herramientas, luego seleccione la opcin Cambiar calendario Laboral.

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Ahora haga clic en el botn Crear Calendario

Ahora en el cuadro de dilogo que aparece, en el cuadro de texto Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el calendario del proyecto.

Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin Hacer una copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente.

Luego haga clic en el botn Aceptar

Nuevamente en la pestaa Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duracin; as mismo haga clic en el botn Detalles y defina el calendario a utilizar en todo el proyecto. Es importante recalcar que cada vez que se definan las condiciones de un da, por ejemplo: lunes, domingo; debe hacer clic sobre el botn Aceptar para que Project vaya almacenando la informacin. Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro color diferente al que tena inicialmente.

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Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto, ya que el error ms frecuente es generar los cambios en una sola semana.