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Gestin de Proyectos, Maestra en Administracin de la Construccin, 1 Sep 09 Gesti Maestr Administraci Construcci

MAESTRA EN INGENIERA CON NFASIS EN ADMINISTRACIN DE LA CONSTRUCCIN :

GESTIN DE PROYECTOS Profesor: Dr. David Joaqun Delgado Hernndez

Dr. David Joaqun Delgado Hernndez Joaqu Hern 1

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AGENDA Tema III. Planeacin del proyecto Introduccin Plan del proyecto Administracin del alcance Preguntas

Fuente: Chamoun, Y., (2002), Administracin Profesional de Proyectos, IAN Ediciones, Mxico
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INTRODUCCIN Que el alumno comprenda la importancia del plan del proyecto como herramienta que gua la ejecucin y el control, facilita la comunicacin efectiva y establece los criterios para medir el desempeo del proyecto El documento de inicio indica qu se pretende lograr El plan del proyecto incluye las estrategias y esquemas de cmo lograrlo El plan funciona como una referencia contra la que se comparan los avances, para evaluar el desempeo
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INTRODUCCIN El plan es comparable a un plan de negocios donde se deben considerar las reas que afectan al proyecto Ejemplo: plan de vuelo

Avance
25% 20%

Avance
25% 20%

Avance
25% 20%

Tiempo

Tiempo

Tiempo

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PLAN DEL PROYECTO

Gua la ejecucin y el control del proyecto Establece el estndar o punto de referencia contra el cual evaluar el apego al cumplimiento (el xito del proyecto) Facilita la comunicacin entre los involucrados Documenta los criterios de aprobacin para las nueve reas que incluye (presentadas a continuacin)

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PLAN DEL PROYECTO Los documentos y herramientas usadas en la planeacin son: Alcance Documento de inicio Declaracin del alcance Work Breakdown Structure (WBS) Recursos humanos Diagrama organizacional del proyecto Matriz de roles y funciones
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PLAN DEL PROYECTO Los documentos y herramientas usadas en la planeacin son: Comunicacin Matriz de comunicacin Calendario de eventos Estatus semanal Reporte mensual Tiempo Programa del proyecto (ruta crtica)
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PLAN DEL PROYECTO Los documentos y herramientas usadas en la planeacin son: Costo Estimados de costos Presupuesto base (baseline) Programa de erogaciones (flujo de efectivo) Calidad Lista de verificacin (diagrama causa-efecto) Anlisis de precedentes (benchmarking)
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PLAN DEL PROYECTO Los documentos y herramientas usadas en la planeacin son: Riesgo Mapa de riesgos Matriz de administracin de riesgos Abastecimientos Matriz de abastecimientos

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PLAN DEL PROYECTO Los documentos y herramientas usadas en la planeacin son: Integracin Control de cambios Lecciones aprendidas

A partir del documento de inicio, se elabora la declaracin del alcance y se integra el WBS y cada uno de los planes de las reas El plan se desarrolla en la etapa de planeacin y se actualiza a lo largo del proyecto
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PLAN DEL PROYECTO Administracin del alcance Asegura que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y slo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente Con el documento de inicio se empieza a desarrollar un entendimiento del alcance del proyecto hasta llegar a definirlo completamente Es importante no incluir ms trabajo o alcances de lo que realmente se requiere para terminar el proyecto de acuerdo con las expectativas del cliente

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PLAN DEL PROYECTO Administracin del alcance As, solo se deben agregar trabajos que aadan valor y esten alineados con los objetivos a cumplir El alcance define el tiempo y el costo que tendr el proyecto
Alcance

Tiempo

Costo

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance El gerente y su equipo, a partir del documento de inicio, amplan la declaracin del alcance para asegurar que el cliente, el patrocinador y el equipo confirmen los entregables Se parte de entregables finales y expectativas que despus se descompondrn en subentregables o entregables parciales Se trata de realizar pequeos documentos de inicio de cada entregable final, desglosndolos, describindolos y especificando como deben quedar para ser aceptados por el cliente
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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Para ello, se establecen los criterios de aceptacin Los entregables deben cumplir con el criterio SMART (eSpecfico, Medible, Acordado, Realista y en Tiempo) Este criterio orienta hacia la clarificacin de las expectativas por cumplir, por ejemplo, el entregable de msica del evento DESSA:
SMART -Msica en vivo -4 hrs (9 pm- 1 am) -Descanso de 10 minutos cada hora -Msica en CD durante descansos -Micrfono para maestro de ceremonias NO-SMART -Msica agradable y en el contexto de la reunin

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Existen ciertos entregables que requieren un mayor anlisis que el ejemplo presentado cuando se aplica el criterio SMART De esta forma, la declaracin del alcance asegura que tanto el cliente como el patrocinador y el equipo del proyecto confirmen cmo sern los entregables finales del proyecto Incluye la descripcin de los entregables finales y subentregables con el criterio SMART y sus criterios de aceptacin

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Para elaborar dicha declaracin, se describen los entregables finales (2 o 3 prrafos) Se determinan los criterios de aceptacin de cada entregable final Se define en que fases del proyecto se entregarn Se obtienen los subentregables mediante el desglose de los entregables (de 3 a 6) Se describe cada subentregable y sus criterios de aceptacin
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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Se establece durante el desarrollo del plan y se actualiza a lo largo del proyecto, en caso de que el alcance cambie Ejemplo de desglose de entregables para el caso DESSA
Adaptacin del edificio -Programa de necesidades -Diseos arquitectnicos e ingenieriles -Construccin -Mobiliario -Sistemas Cambio -Mudanza -Anuncio -Papeleria Evento de inauguracin -Concepto y logstica -Invitaciones -Banquete -Msica y sonido -Fotografa y video -Medios de comunicacin Documentos de gestin -Documento de inicio -Plan de proyecto -Archivos del proyecto -Reporte final

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Durante el ciclo de vida de un proyecto existen fases en las cuales se van obteniendo los entregables
Ejemplo Construccin de una casa Fases -Prediseo -Diseo -Construccin -Equipo y movilizacin -Desarrollo del concepto -Diseo del curso -Pruebas piloto -Produccin del material -Implementacin -Cierre % Avance Entregable 3 Sub-entregables Entregable 2

Desarrollo de un curso

Entregable 1

Fases

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Ejemplo de declaracin del alcance de la adaptacin del nuevo edificio del caso DESSA
Entregable final 1 Adaptacin del edificio Descripcin Edificio con un rea mnima de 500 m2 con los siguientes requisitos: -Espacios funcionales que proporcionen una operacin integrada con todo el personal -Infraestructura necesaria para los equipos especializados -Espacios agradables para atencin a clientes Criterio de aceptacin -Entrega definitiva el 31 de agosto -Cumplir con las especificaciones y estndares de calidad aprobados en el paquete de diseo -Todos los sistemas y servicios operando al 100% para el 31 de agosto

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Ejemplo de declaracin del alcance caso DESSA
Sub entregables Programa de necesidades Descripcin Anlisis de todos los requisitos de espacio, servicios y acabados para cada departamento Criterio de aceptacin Anlisis completo y acordado de cada una de las reas de la empresa especificando tamao de espacos, requerimientos de servicios y acabados con recomendaciones por parte de los arquitectos Planos completos, a tiempo, numerados, con catlogo de conceptos y cuantificaciones detalladas. Incluir memorias de clculo, especificaciones y estimados de costos de cada especialidad

Diseo arquitectnico e ingenieril

Solucin de espacios y servicios de acuerdo con el programa de necesidades y al concepto de innovacin y profesionalismo

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Ejemplo de declaracin del alcance caso DESSA
Sub entregables Construccin Descripcin Ejecucin del proyecto arquitectnico, instalacin e implementacin de todas las ingenieras, equipos y sistemas Criterio de aceptacin Apego a estndares y especificaciones aprobadas. Entregas parciales y final en las fechas autorizadas. Instalaciones y servicios operando al 100%. Inversin dentro de presupuesto autorizado. Garanta de calidad por un ao Estaciones de trabajo no menores de 2.25 m2 instaladas completamente para el 21 de agosto. Se espera garanta por 3 aos. Sillera ergonmica ajustable y de uso rudo, con tapiz oscuro y lavable

Mobiliario

Muebles adecuados para cada uno de los espacios definidos en el programa de necesidades

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PLAN DEL PROYECTO Declaracin del alcance Ejemplo de declaracin del alcance caso DESSA
Sub entregables Sistemas Descripcin Sistema de voz y datos. Red de voz y datos instalada para todo el personal, incluye cableado, equipo, servidores y enlace Criterio de aceptacin Todos los sistemas y servicios deben operar al 100%. Todas las estaciones de trabajo listas para conectar equipos

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PLAN DEL PROYECTO Capacidad de ahorro en las etapas de un proyecto


Costo Capacidad de ahorro Capacidad de ahorro

Diseo

Construccin

Mantenimiento

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PLAN DEL PROYECTO Capacidad de ahorro En las primeras etapas de un proyecto se pueden optimizar los costos De hecho, el empleo de las herramientas vistas aqu ayuda a esa optimizacin De esta forma, si se invierte un 20% ms de tiempo en actividades de planeacin, puede resultar en ahorros de ms del 20% del costo total Si, por ejemplo, la vida til del proyecto es 20 aos, la inversin extra en tiempo de planeacin es mnima y los beneficios sustanciales
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PLAN DEL PROYECTO Ingeniera de valor Es una tcnica para lograr identificar, organizada y creativamente, costos innecesarios en el producto o servicio, tomando en cuenta el ciclo de vida del proyecto Dichos costos son aquellos que no aportan calidad, uso, garanta, apariencia o caractersticas establecidas por el cliente El objetivo es reducir los costos, manteniendo o mejorando el valor del material o sistema Se trata de evaluar las altenativas durante la planeacion, ejemplo:
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PLAN DEL PROYECTO Ingeniera de valor (ejemplo)


Propuesta original Edificio para estacionamiento Estructura metlica con losas de concreto soportada por viguetas de acero 10 (1 al 10) 9.5 (1 al 10) $ 9,000 2.17 8 (1 al 10) 6 meses Alternativa ptima Estructura de concreto con losa slida y trabes

Funcin Calidad Costos por cajn Valor=(Funcin+Calidad)/ Costo Mantenimiento y seguros Tiempo de entrega

10 (1 al 10) 10 (1 al 10) $ 7,000 2.86 10 (1 al 10) 6 meses

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PLAN DEL PROYECTO Ingeniera de valor En el ejemplo, el costo inicial y los costos subsecuentes (mantenimiento y seguros) conforman el costo total Con esta tcnica se logra identificar a las alternativas ptimas, lo cual se traduce en ahorros Si no se aplica a tiempo, se pueden dejar de obtener ahorros importantes Se puede aplicar a estrategias de contratacin, materiales, mtodos, diseo, alcance y descuentos en materiales
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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) Se trata de una herramienta que ayuda a desglosar los sub entregables hasta llegar a un nivel de control en el que cada uno pueda ser: Asignado a responsables o empresas Programado Presupuestado y Monitoreado

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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a entregables, que incluye los elementos del proyecto El trabajo ajeno al WBS est fuera del alcance del proyecto y por lo tanto no ser realizado
Diseo (paquetes) -Arquitectura -Estructural -Mecnico -Hidrulico -Herreria Construccin -Preliminares -Plataforma -Cimentacin -Estructura

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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) Incluye las fases del proyecto Los entregables y sub entregables donde cada nivel inferior de la estructura representa una descripcin detallada de los elementos del proyecto Se construye a partir de la declaracin del alcance, desglosando el proyecto en entregables y sub entregables Se puede hacer de forma tabular o grfica
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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) Se identifican los entregables adicionales al nivel superior necesarios para completar el alcance del proyecto Se analiza cada entregable de nivel 1, para determinar su elemento de nivel inferior prximo (nivel 2) Se analiza cada entregable de nivel 2 para determinar su elemento de nivel 3 Se continua el desglose con suficiente detalle de manera que permita estimar, monitorear y controlar efectivamente
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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) Se valida y se obtiene su aprobacin por parte de los involucrados Preguntas para el equipo: la lista de entregables describe completamente y satisface la descripcin del proyecto? todos los entregables estn contenidos en la descripcin del proyecto? estar el cliente satisfecho al recibir esos y solo esos entregables?
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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) puede asignarse claramente cada entregable a una persona u organizacin? estn descritos entregables? claramente los

en junta de equipo, revisar que el WBS este correcto identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que est fuera del alcance, o que sea confuso realizar las correcciones necesarias
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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) revisar el WBS con los involucrados clave para obtener su retroalimentacin y aceptacin revisar el WBS con el patrocinador y recibir su aprobacin formal El WBS se establecer durante el desarrollo del plan y se actualizar a lo largo del proyecto en caso de que cambie el alcance

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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) (ejemplo: caso DESSA)
Prediseo -Trmites y permisos -Programa de necesidades Diseo -Ingeniera -Elctrica -Aire acondicionado -Sistemas -Site -Datos -Servidor -Cableado -Voz -Conmutador -Lneas -Arquitectura Construccin -Albailera -Acabados -Muros -Techos -Pisos -Instalaciones -Elctricas -Hidrosanitarias -Aire acondicionado -Mobiliario -Sistemas -Site -Datos -Servidor -Cableado -Voz -Conmutador -Lneas -Equipos Documentos de gestin -Documento de inicio -Planeacin -Ejecucin -Control -Cierre

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PLAN DEL PROYECTO Work Breakdown Structure (WBS) (ejemplo: caso DESSA)
Inicio -Documento de inicio Planeacin -Plan del proyecto -Declaracin del alcance -WBS -Diagrama organizacional -Matriz de roles y funciones -Calendario de eventos -Estatus semanal -Reporte mensual -Programa (ruta crtica) -Estimados de costos -Consideraciones de imprevistos -Presupuesto base -Programa de erogaciones -Anlisis de precedentes -Diagrama causa-efecto -Mapa de riesgos -Matriz de administracin de riesgos -Matriz de abastecimientos -Control de cambios Ejecucin -Lista de aseguramiento de la calidad -Administracin de concursos y cotizaciones -Matriz de evaluacin de alternativas -Administracin de contratos Control -Reportes de avances -Control de cambios -Lecciones aprendidas

Cierre -Reporte final .Actas de recepcin -Cierre contractual -Lecciones al cierre -Cierre administrativo

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PLAN DEL PROYECTO En suma:


Herramienta Documento de inicio Declaracin del alcance Proceso Inicio Planeacin Utilidad Describe los entregables finales y expectativas, define la misin por cumplir. A esto se le llama visualizar Declara o comparte dichos entregables y expectativas desglosndolos en sub entregables, descripciones y criterios de aceptacin, con el objetivo de confirmar los entregables por lograr Define el alcance total del proyecto mediante una estructura de entregables a nivel de control, para planear, ejecutar y controlar el proyecto

WBS

Planeacin

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TAREA 2 (Para 8 de Sep 09) A) Con base en los temas vistos en clase, realizar la declaracin del alcance para su proyecto, incluyendo ingeniera de valor y el WBS B) Responder el cuestionario relativo al uso de la gestin de proyectos anexo

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PREGUNTAS

Gracias por su atencin

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Cuestionario Anexo (*) 1) Cules seran los beneficios de aplicar las tcnicas de la gestin de proyectos en un proyecto en el que ha estado involucrado? 2) Considere cmo definra las tareas especficas y su duracin en el proyecto de la pregunta 1, cules fueron las metas del proyecto? 3) Qu restricciones se impusieron al administrador de proyectos? 4) Considera la formacin de un equipo de proyecto, qu carcteristicas piensa usted que deben tener sus miembros?
(*) Fuente: Klastorin, (2005), Administracin de Proyectos, Alfaomega, Mxico Dr. David Joaqun Delgado Hernndez Joaqu Hern 40

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Cuestionario Anexo 5) Debe estar compuesto por miembros con capacitacin y antecedentes similares o deben tener habilidades y preparacin diferentes? 6) Cmo debe operar el equipo de un proyecto? 7) Quin debe tener la responsabilidad final del desempeo del equipo? 8) Considere la relacin entre el equipo de un proyecto y las partes funcionales de una organizacin. Quin debe tener la responsabilidad de aprobar tareas especficas?

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Cuestionario Anexo 9) Si una tarea de ingeniera se extiende ms all de la duracin y el presupuesto propuestos, quin es el responsable, el director del rea de ingeniera o el administrador del proyecto? 10) En general, cmo cree que debe manejar los proyectos en una compaa organizada por divisiones (departamentos o funciones)? 11) Suponga que su empresa puede escoger entre ms de una docena de proyectos, pero slo puede elegir un nmero limitado de ellos, qu criterios sugerira para clasificar los proyectos? 12) Cmo decidira qu proyectos seleccionar?
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