Grer la base de donnes V2.

VI. Etapes

1. CRER UNE ETAPE

Index 1. CREER UNE ETAPE 2. MODIFIER UNE ETAPE 3. ORDONNER LES ETAPES 4. COPIER UNE ETAPE 5. PUBLIER UNE ETAPE 6. SUPPRIMER UNE ETAPE ANNEXE : Dtail des parties de la fiche d'tape
3 2 1

Cliquez sur: Contenu Procdures

Cliquez sur: Ajouter tape

Une fentre souvre: Crer ou modifier tape

Les tapes sont assignes des blocs, qui leur tour sont assigns des objectifs. Pour voir les tapes dans larbre des procdures cliquez sur les cts des objectifs et des blocs.

Remplissez tous les lments de la fiche Les lments de la fiche sont numrots, de 1 (nom de ltape) jusqu 20 (Certification). Ils sont groups par onglets, quil faut ouvrir pour voir et remplir les lments correspondants. Les lments de la fiche et la faon de les remplir sont dtaills ci-aprs.
4

Les lments de la fiche sont dtaills dans des annexes spcifiques du type Manuel d'administration V2.5 - 6a Etape Contacts.pdf.

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VI. Etapes

p. 1

Sauvegarder ltape

On peut faire varier la taille des deux colonnes en tirant la marge de sparation avec le curseur. Vous pouvez cacher la colonne de gauche en cliquant sur

Un message de confirmation apparait.

Cliquez sur Publier pour publier l'tape cre.

2. MODIFIER UNE ETAPE

modifier

Cliquez sur ltape que vous voulez

La fiche dtape souvre

Faites les changements ncessaires

Sauvegardez ltape

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p. 2

Un message de confirmation apparat

Cliquez sur Continuer l'dition pour pouvoir continuer les modifications de 6 l'tape. (Si vous souhaitez publier l'tape, cliquez sur Publier.)

La situation actuelle de l'tape change et

devient

3. ORDONNER LES ETAPES

Loption 'Liste de tous les objets' permet de voir tous les lments de larbre par ordre alphabtique: Objectifs Blocs Etapes On peut aussi rechercher par la premire lettre (menu du dessus)

Cliquez sur le bloc parent (niveau audessus des tapes que vous voulez ordonner) Un cran 'Crer/diter bloc' souvre

Dans la partie 'Ordre des tapes', bougez les tapes par cliquer/dplacer (voir plus bas)

Noubliez pas de sauvegarder

Systme de cliquer/dplacer

Cliquez sur le titre de ltape que vous voulez bouger, laissez le doigt appuy sur le bouton droit de la souris tout en dplaant ltape vers un nouvel emplacement.

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Noubliez pas de SAUVEGARDER frquemment pour viter de perdre votre travail. .

Une ombre du nom de ltape apparaitra et se dplacera sur lcran avec le mouvement de la souris. Le symbole apparaitra tant que vous tes dans un endroit inappropri. Le symbole dinterdiction disparait quand vous tes dans une zone o vous pouvez valablement laisser ltape. Relchez la pression sur la souris et ltape viendra se placer au nouvel endroit. Ltape 1 est maintenant en dessous de ltape 2. Sauvegardez et la numration sera corrige automatiquement.

4. DUPLIQUER UNE TAPE

Si vous voulez crer une tape qui a beaucoup de donnes communes avec une tape dj cre, vous pouvez dupliquer ltape existante. Cela crera une nouvelle fiche dtape identique celle de ltape duplique, la seule diffrence est que la fin du titre apparaitra la mention copy. Vous pouvez alors changer les lments qui doivent ltre et sauvegarder la fiche sous un nouveau nom.

5. PUBLIER UNE TAPE

1
Certains champs peuvent tre dsactivs, s'ils sont vides ou leur prsence sur la fiche publique n'est pas justifie.

Publier

Dans la fiche dtape, cliquez sur

Activ:

Dsactiv:
2

Une fentre de confirmation s'ouvre

Cliquez sur OK pour confirmer

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s'ouvre

Une autre fentre de confirmation

Cliquez sur Continuer l'dition.

L'arbre de la partie gauche de la fentre est inaccessible durant le mode d'dition d'un objectif, d'un bloc, d'une tape ou d'un recours. Il faut cliquer sur pour pouvoir naviguer nouveau dans l'arbre des procdures.

tape apparat sur linterface publique

La pastille de statut est alors

, et votre

6. SUPPRIMER UNE TAPE

Supprimer

Dans la fiche dtape, cliquez sur

Une fentre de confirmation s'ouvre

Cliquez sur OK pour confirmer

Noubliez pas de supprimer rgulirement les tapes qui sont dans la corbeille pour allger le systme.

L'tape est supprime, elle n'apparait plus dans l'arbre des procdures : elle 4 est place dans la corbeille, d'o on pourra procder sa suppression dfinitive.

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ANNEXE : Dtail des parties de la fiche d'tape

Nom de ltape

Dnomination de laction raliser ou du rsultat attendu

Catgorie

Type dinteraction ralis dans ltape:

Utilisateur en personne: cas le plus courant, interaction entre lusager et un fonctionnaire ou assimil Utilisateur reprsent officiellement : interaction entre un reprsentant de l'utilisateur et un fonctionnaire ou assimil Utilisateur authentiquement reprsent : interaction entre un reprsentant authentifi de l'utilisateur et un fonctionnaire ou assimil travers un intermdiaire obligatoire : interaction avec ladministration qui ncessite lintermdiation dun intermdiaire. Elles nincombent pas directement lusager mais elles font partie du processus.

Pour le moment, nous ne remplissons pas cet lment.

En ligne et optionnel

Mode de finalisation de l'tape:

En ligne: on peut indiquer ici si l'tape peut tre effectue en ligne. ce moment l, la fiche d'tape sera diffrente et permettra l'accs directe au processus en ligne. Optionnel: on dsigne ainsi des tapes qui ne sont pas lgalement obligatoires mais qui sont recommandes. Ces tapes apparaissent sans numro, avec une toile et leur titre prcd de la mention "Optionnelle". Elles sont comptabilises sparment dans le calcul du nombre d'tapes.

Affectation de ltape (sapplique aux blocs)

Cliquez sur la ou les parties de larbre o vous souhaitez appliquer ltape. Une tape doit toujours tre affecte un bloc et peut tre affecte plusieurs blocs dans larbre.

Rsultat de l'tape

Document(s) obtenu(s) la fin de ltape. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6a Rsultats.pdf

Contacts 6 Entit en charge Linstitution publique ou prive en charge de ltape. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6b Contacts.pdf

Unit en charge

Lunit administrative spcifique responsable de ltape au sein de lentit et en contact avec les usagers. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6b Contacts.pdf

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Personne en charge

Personne en charge de l'tape dans l'unit donne. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6b Contacts.pdf

Conditions

Documents prsenter pour obtenir le rsultat attendu. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6c Conditions.pdf

10

Cots

Dtail des cots de l'tape. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6d Cots.pdf

Dure 11 Description visible de dure Indications relatives la dure de ltape, en plus de celles dans les champs 12 14 (par exemple "il y a moins de queue le matin", temps de rponse lgal, etc)

la

12

Attente dans la queue

Dure minimum et maximum de la file dattente pour arriver au fonctionnaire en charge (en hh/mn)

13

Attention guichet

au

Temps minimum y maximum de traitement au guichet (en hh/mn)

14

Attente avant tape suivante

Temps dattente minimum et maximum avant ltape suivante (en jours). Si lattente est infrieure une demi-journe on ne remplit pas ce champ.

15

Base lgale

La ou les norme(s) spcifiques(s) qui justifient ltape et ses lments. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6e Base lgale.pdf

16

Informations complmentaires

Information de la fiche qui ne se trouve dans aucune autre partie de la fiche. Un fichier peut tre joint ces informations.

17

Recours

Suprieur hirarchique devant lequel lusager peut prsenter une rclamation en cas de dsaccord. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6f Recours.pdf

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Certification

Signature de la personne autorise certifier lexactitude de linformation. Cette partie est dtaille dans le document Manuel d'administration V2.5 - 6g Certification.pdf

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