MANUAL DE ORGANIZAO DE EVENTOS

Planejamento e Operacionalizao

Maro/2010

Presidente: Crmino Antonio de Souza Vice-presidente: Dimas Tadeu Covas Diretor Administrativo: Dante Mario Langhi Junior Vice-Diretor Administrativo: Hlio Moraes de Souza Diretor Financeiro: ngelo Maiolino Vice-Diretor Financeiro: Eduardo Magalhes Rego Diretor Cientfico: Roberto Passeto Falco Vice-Diretor Cientfico: Jos Orlando Bordin Diretor de Comunicao: Joo Carlos Pina Saraiva Vice-Diretor de Comunicao: Marlia lvares Rugani Diretor de Defesa de Classe: Antonio Fabron Junior Vice-Diretor de Defesa de Classe: Silvia Maria Meira Magalhes Diretor de Relaes Internacionais: Carlos Srgio Chiattone Vice-Diretor de Relaes Internacionais: Luiz de Melo Amorim Filho www.abhh.com.br www.abhheventos.com

Matriz: Rua da Assemblia, n 10 grupo 1704 - Centro - Rio de Janeiro - RJ Brasil CEP 20011-901 - Tel/Fax: +55 (21) 3511-1101 / Email: sbhh@terra.com.br Eventos: Rua: Tenente Cato Roxo, 2501 - Ribeiro Preto SP CEP: 14051-140 - Fone: +55 (16) 2101-9344 - +55 (16) 3630-8411/ E mail: aline.abhh@hemocentro.fmrp.usp.br

Elaborao deste Manual: Aline Paulin Pimenta: Gerente de Eventos Contato: ppaline@hotmail.com / aline.abhh@hemocentro.fmrp.usp.br Dante Langhi Jr: Diretor Administrativo Contato: dlanghi@uol.com.br Dimas Tadeu Covas: Vice-Presidente Contato: dimas@fmrp.usp.br

Colaborao: Diretoria da ABHH e equipe de funcionrios da ABHH.

1. Introduo

Uma das principais linhas de atuao da ABHH refere-se promoo de eventos. Por esse motivo, um aperfeioamento do processo de organizao de congressos, simpsios e outros encontros importante para o fortalecimento da associao.

A grande oferta de eventos e a perspectiva de insucesso financeiro e cientifico vm sendo objeto de discusses constantes na Diretoria e no Conselho Deliberativo. Deve-se observar que uma premissa que os eventos gerem lucro, tanto para o fortalecimento dos prprios Ncleos e Comits quanto para permitir a manuteno da ABHH com anuidades atraentes para os seus associados.

A constante troca de idias vem tornando clara a necessidade de se consolidarem critrios mais amplos para a organizao de congressos, seminrios, simpsios e outros encontros da ABHH.

Atualmente a ABHH possui departamento especializado na realizao de seus eventos, no permitindo em qualquer hiptese a contratao de empresas terceirizadas.

Neste documento, apresenta-se um resumo da poltica atual da associao e define-se um roteiro que busca consolidar experincias, padronizar aes e favorecer a formatao tcnica, fornecendo-se orientaes gerais aos interessados em promover eventos.

2. Definies

A ABHH possui dois tipos de eventos: apoiados e promovidos. A diferena fundamental entre estes dois tipos est na origem da solicitao. So considerados PROMOVIDOS os eventos realizados pela ABHH por meio da sua estrutura organizacional (Diretoria e Departamento de Eventos). J os eventos APOIADOS no necessariamente se originam da estrutura organizacional da ABHH.

Todo evento da ABHH deve ser promovido sob a responsabilidade de um Ncleo Regional ou Comit. Dependo da abrangncia do tema, alcance da divulgao e pblico alvo, os eventos da podem ser classificados em trs categorias bsicas:

Eventos Regionais: encontros que contemplam temas de interesse a uma regio especfica. Tambm se inserem nesta categoria eventos que abordam temas de interesse amplo, mas cujo pblico alvo predominantemente restrito a uma cidade, estado ou regio especfica do pas. Os Ncleos Regionais podem promover encontros especficos, sem a inteno de torn-los regulares.

Eventos Nacionais: congressos, simpsios e seminrios que possuem como tema uma ou mais reas especficas da Hematologia e Hemoterapia e cuja estratgia de divulgao nitidamente se d em carter nacional. O HEMO o evento nacional por excelncia da ABHH. Outros exemplos de encontros nacionais regulares so a Jornada Brasileira de Hemoterapia e o Encontro do Comit de Glbulos Vermelhos.

 Eventos Internacionais: eventos promovidos pela ABHH em parceria com entidades congneres de outros pases ou com sociedades tcnicas internacionais (ASH, EHA, AABB). A realizao de um evento envolve uma srie de atividades que, em linhas gerais, so divididas entre comisses com as seguintes funes:

Comisso Organizadora (C.O.): grupo responsvel pela execuo propriamente dita do evento. No caso de eventos regionais, a Comisso Organizadora estabelecida pelos interessados, em conjunto com o Ncleo Regional. Para os eventos nacionais e internacionais, a C.O. constituda pelo Ncleo ou Comit e Comisso Executiva em consonncia com a Diretoria Nacional. A Comisso Organizadora formada pela equipe de eventos da ABHH e profissionais que atuam diretamente na cidade ou regio em que o evento ser realizado, provendo o suporte local necessrio sua concretizao. Suas atividades so coordenadas por um presidente, escolhido pelos membros da C.O e pela diretoria da ABHH, em comum acordo com as instncias da ABHH aplicveis natureza do evento.

Comisso Cientfica: grupo que fornece suporte tcnico e cientfico aos organizadores, colaborando diretamente na seleo e reviso dos trabalhos submetidos a um evento e apoiando a C.O. na formatao de sesses, conferncias, mesas redondas e demais atividades cientficas. Em geral, os seus integrantes possuem uma atuao profissional que os habilita a contribuir tecnicamente para com o(s) tema(s) do evento.

Comisso

Permanente

de

Eventos

(CPE):

grupo

formado

por

associados com reconhecida experincia na organizao de congressos e simpsios, possuindo atribuies consultivas e de orientao das atividades das Comisses Organizadoras de eventos nacionais e internacionais. Seus integrantes so indicados pela Diretoria Nacional. A CPE deve estabelecer a

ligao entre

Comisso Organizadora, a

Diretoria Nacional e

as

Comisses, contribuindo para uma adequada formatao do evento e agregando apoio que vise obteno de resultados positivos. A CPE a comisso que avalia as submisses dos eventos e depois a Assemblia Geral aprova. Membros da CPE: Carlos Srgio Chiattone Carmino Antnio de Souza Dante Langhi Jr Dimas Tadeu Covas Jos Orlando Bordin Nelson Spector Ricardo Pasquini Roberto Passetto Falco

3. Natureza da Promoo
Os eventos promovidos so organizados por mdicos, professores, pesquisadores e profissionais ligados s instituies de ensino, pesquisa e assistncia de forma voluntria. A ABHH responsvel pela manuteno da qualidade e pela continuidade desses eventos, enquanto for de interesse da comunidade mdica e de outros profissionais. A gesto financeira do evento realizada somente pela ABHH.

4. Proposta de Realizao de Eventos Promovidos

A solicitao de promoo de eventos deve ser submetida anlise da Diretoria da ABHH. Essa exigncia deve-se ao envolvimento do nome da

ABHH tanto do ponto de vista de imagem como do compromisso financeiro entre as instituies envolvidas. A proposta de promoo dever ser encaminhada eletronicamente pelo coordenador geral do evento, com antecedncia mnima de 1 ano da realizao do mesmo, para o e-mail cbh@hemocentro.fmrp.usp.br. A proposta dever conter: 4.1. Identificao do evento a. Nome por extenso e sigla (se houver) b. Data de realizao c. Local 4.2. Nome e e-mail do coordenador geral do evento (o qual deve ser scio em dia com a ABHH); 4.3. Comisso Organizadora (com nome e e-mail do coordenador), 4.4. Apresentao, incluindo o formato, histrico e tpicos de interesse (no caso de histrico basta o dos ltimos 2 anos); 4.5. Nome e e-mail do coordenador do comit cientifico e executivo 4.6. Formato para submisso de resumos, quando houver submisso; 4.7. Calendrio de submisses de resumos 4.8. Nome e e-mail do coordenador e instituio organizadora da edio anterior do evento. 4.9. Indicar o nome e e-mail do responsvel pelos pedidos de financiamento aos rgos de fomento, se diferente do coordenador; 4.10. Situao da Prestao de Contas das edies anteriores junto ABHH (os pedidos de promoo sero avaliados pela Diretoria e Conselho apenas aps a prestao de contas das edies anteriores ter sido aprovada pelo setor financeiro da ABHH); 4.11. Planilha de custos preliminar; 4.12. Lista de potenciais patrocinadores que o coordenador ou presidente do evento tem contato; Ressalta-se que a aprovao da promoo do evento depender, ainda, da aprovao da prestao de contas da edio anterior. Dvidas e solicitao de informaes adicionais podero ser encaminhadas para o mesmo endereo de e-mail informado acima.

5. Datas sobrepostas
Os coordenadores de eventos devero evitar sobreposio de datas com outros eventos j aprovados pela ABHH e por entidades concomitantes. As informaes sobre eventos promovidos j aprovados esto disponveis no calendrio de eventos da ABHH, publicado no portal www.abhh.com.br

6. Estruturao e divulgao
Na estruturao e divulgao de um evento da ABHH, os organizadores devem observar as seguintes definies: Promoo: a promoo de eventos regionais e nacionais sempre cabe ABHH, podendo-se registrar a participao dos Ncleos, Comits ou Comisses Cientificas diretamente envolvidos. No caso de encontros internacionais, a promoo depende do tipo de evento. Realizao: o suporte provido execuo de um evento por Universidades e outras instituies - nos casos em que fica evidenciada uma atuao decisiva para a materializao do encontro - pode ser registrado sob a gide de Realizao. Patrocnio: so considerados patrocinadores de um evento as empresas e instituies que aportam recursos financeiros destinados a viabilizar a sua execuo. Conforme estratgia definida pela Comisso Organizadora, os patrocinadores podem ser agrupados em diferentes categorias de investimento visibilidade. Apoio: a colaborao de natureza diversa - divulgao, instalaes e eventual auxlio material - provida por instituies, universidades e associaes pode ser registrada como Apoio.

7. Diretrizes para a organizao de eventos

7.1 Data de realizao
Um dos aspectos importantes para o sucesso de um evento diz respeito poca de sua realizao. No caso de encontros promovidos regularmente, na fixao da data importante considerar o histrico prvio e a periodicidade. Entretanto, deve-se sempre notar que fundamental evitar a proximidade com outros eventos. A realizao de congressos e simpsios em anos ou perodos concorridos pode diminuir o nmero de contribuies, comprometer a participao de pblico e reduzir a capacidade de aporte de patrocinadores. Nesse sentido, compete Diretoria Nacional da ABHH coordenar a agenda de eventos, buscando evitar sombreamentos e a pulverizao de esforos. sempre desejvel o acoplamento de eventos, particularmente se os temas dos mesmos guardarem alguma afinidade.

7.2 Local
A escolha de um local para sede de evento envolve a anlise de uma srie de fatores, tais como: pblico esperado; formato pretendido para as atividades cientificas; espao fsico para as atividades (salas) espao fsico para a exposio quando houver; instalaes de apoio; estado de conservao; facilidades de acesso e de transporte dos participantes; proximidade de hotis e

 disponibilidade de opes de alimentao. No caso do HEMO Congresso Brasileiro de Hematologia e Hemoterapia, consultar o Anexo 1 com as dimenses do evento. A rigor, desejvel que o local de realizao do evento permita maximizar resultados. Alternativas que exigem maior desembolso, a princpio, no so recomendadas e somente podem ser consideradas aps um slido estudo do potencial financeiro do congresso ou simpsio. No caso da locao de Centros de Convenes, as condies de uso dos espaos devem ser cuidadosamente estudadas pela C.O., pois os contratos podem conter clusulas referentes exclusividade de servios (sonorizao e projeo, alimentao, montagem de stands, etc.), horas extra e custos adicionais de segurana, que oneraro o caixa do evento se no forem devidamente negociadas. Na contratao de hotis, ateno especial deve ser dada s condies relacionadas com a agencia de turismo oficial. Deve-se notar que uma escolha criteriosa do local de realizao do evento decisiva para os resultados a serem alcanados, tanto do ponto de vista operacional como financeiro.

7.3 Empresas de apoio/fornecedores

A ABHH atravs do seu departamento de eventos e da Comisso Organizadora e Executiva responsvel pela contratao dos fornecedores dos eventos: - Centro de Convenes: consultar o Anexo 1 com medidas necessrias e estrutura bsica para a realizao. - Agencia Oficial de Turismo: consultar o Anexo 6 com as orientaes. - Montadora (quando ocorrer exposio)

- Audiovisual e Equipamentos - Comunicao e marketing - A&B - Tradutores Intrpretes - Limpeza - Segurana - Assessoria Jurdica - Assessoria de Imprensa - Cerimonial - Recursos Humanos - Outros servios Lembrando que no permitido a contratao de uma empresa

organizadora uma vez que existe dentro da ABHH equipe especializada na operacionalizao e organizao dos eventos.

7.4 Comunicao
Uma boa divulgao fundamental para o sucesso de um evento. importante que as informaes cheguem ao pblico alvo em tempo hbil. Nos eventos em que h submisso de trabalhos, deve-se considerar a necessidade de divulgao em momentos estratgicos, que envolvem os prazos para entrega de resumos e artigos. Tambm interessante reforar a divulgao s vsperas das datas limite para pagamento de inscries com desconto. No intuito de maximizar resultados tcnicos e financeiros, importante encontrar os canais adequados para a promoo do evento. Impressos

caros e de impacto no caracterizam, necessariamente, uma boa divulgao. Para a postagem de correspondncia, pode-se aproveitar o envio rotineiro de material da ABHH a seus associados. O uso das facilidades da Internet desejvel, sendo recomendado que as informaes de todo evento da ABHH estejam disponibilizadas via web, com e-mails marketings direcionados ao publico alvo do evento. Para cada evento confeccionado um site oficial atravs da equipe de informtica da ABHH, com utilizao de sistema prprio de inscrio e submisso de resumos.

7.5 Captao de patrocinadores e recursos

A captao de recursos para a execuo de um evento imprescindvel para viabilizar a sua execuo e para permitir que as taxas de inscrio resultem atrativas ao pblico, agregando o nmero de participantes almejado. A ABHH possui listagem e contatos com as empresas do segmento e para todo evento elaborada uma PROPOSTA COMERCIAL baseada nas necessidades e caractersticas de cada evento. Aps o aceite da empresa feito um contrato de patrocnio. Recursos oriundos das agncias tradicionais de fomento CNPq, CAPES e fundaes estaduais de amparo pesquisa devem ser buscados em tempo hbil. Em linhas gerais, deve-se procurar distribuir as modalidades de patrocnio em diferentes categorias, de modo a se permitir que empresas de portes distintos agreguem valor ao congresso ou simpsio. Os investimentos solicitados s empresas devem envolver aportes realistas, compatveis com o tamanho do evento e consoantes com o cenrio econmico. A busca de patrocnios se constitui em uma tarefa que requer um amplo envolvimento da Comisso Organizadora. Deve-se observar que o

patrocinador no traz apenas recursos financeiros. Valor tcnico, insero no mercado de produtos e aumento da interao entre o mdico, paciente e profissionais envolvidos. importante lembrar que a empresa que se dispe a investir em um evento espera receber em troca visibilidade. Esse aspecto pode ser materializado atravs da insero de logomarcas no material de divulgao e anais, folders nas pastas de participantes, espao para stands e apresentaes orais durante o encontro. O patrocinador de evento um cliente da ABHH e merece toda a ateno da Comisso Organizadora.

7.6 Poltica para as taxas de inscrio

As taxas de inscrio para um evento devem ser estabelecidas com base em um oramento realista. Para que os valores das taxas possam ser mantidos em nveis que estimulem a participao de autores de trabalhos e do pblico em geral, importante buscar a conteno de despesas e a maximizao da captao de patrocnios. As taxas de inscrio devem prever as categorias: mdico scio da ABHH e mdico no associado ABHH. profissional scio da ABHH e profissional no associado ABHH. estudante de graduao, ps-graduao e residentes. Enquadram-se na categoria estudante (com direito a taxas de inscrio especiais) aqueles que cursam graduao ou ps-graduao em tempo integral e tambm os residentes. Por ocasio do pagamento da taxa de inscrio, os estudantes de graduao devem apresentar atestado de matrcula ou carteira de estudante Os mdicos e profissionais scios da ABHH devero usufruir de um desconto especial tanto nas inscries antecipadas quanto nas inscries tardias.

Dependendo das parcerias estabelecidas pela ABHH para a promoo do evento, eventualmente o desconto poder ser concedido aos integrantes de outras entidades. Para estimular inscries antecipadas e a conseqente captao financeira, antes da reta final do evento, pode-se conceder um desconto para as inscries realizadas previamente. Entretanto, deve-se notar que essa poltica tende a perder eficcia se o intervalo de tempo entre o prazo limite e a data do evento for excessivamente dilatado. Consultar o Anexo 2 com o regulamento.

7.7 Formatos para as atividades cientificas - programa

As atividades cientficas de eventos prevem a participao de palestrantes convidados, que transmitem experincias prprias ou resumem o conhecimento sobre um dado assunto. Palestras bem escolhidas tendem a estimular o pblico a comparecer ao evento. A programao preliminar do evento dever ser elaborada pela Comisso Cientfica e Organizadora e submetida Diretoria e Comisso Executiva para aprovao. A programao dever obedecer um rigoroso cronograma com prazos a serem fixados e cumpridos. Para o Congresso HEMO verificar o Anexo 3 com a estrutura completa de mesas-redondas, conferncias, simpsios e outras atividades.

7.8 Submisso de resumos, Julgamento e Anais

A submisso de resumos dever ser feita atravs do sistema eletrnico da ABHH disponvel no site oficial do evento, no ato da inscrio.

Consultar o Anexo 4 com o regulamento. O julgamento dos temas livres ser feito pela indicao de nomes de personalidades cientficas de destaque e conhecimento na sua rea de atuao. resumos. Os anais de eventos regionais, nacionais e outras publicaes, impressos ou gravados em meio eletrnico, sero editados pela ABHH como parte da Revista Brasileira de Hematologia e Hemoterapia. Ser formada uma Comisso especifica para este fim e posteriormente uma Comisso especifica para os Prmios dos melhores

7.9 Convidados e Palestrantes

Para os eventos de grande porte existem os convidados nacionais e os internacionais. Convidados Nacionais Mdicos, pesquisadores e profissionais que atuam nas reas de interesse do evento. Devem ser convidados para palestrar, coordenar, moderar ou presidir conferncias, mesas-redondas, simpsios e outras atividades cientficas. Custeio: - Palestrantes: tem direito a taxa de inscrio, transporte, alimentao e hospedagem no perodo de sua atividade. - Moderadores e Presidentes de Mesa ou Conferncias: tem direito apenas a taxa de inscrio e alimentao. Convidados Internacionais Personalidades mundiais convidadas atravs de membros da Diretoria e das Comisses.

Os convidados internacionais tambm so patrocinados pela indstria farmacutica e empresas ligadas aos temas de interesse. O coordenador ou presidente do evento dever entrar em contato com as empresas de seu conhecimento a fim de canalizar convidados custeados para o evento. Custeio: o evento arca com os custos integrais do convidado internacional: taxa de inscrio, transporte, alimentao e hospedagem durante todos os dias do evento. A ABHH elaborou o Guia dos Convidados (Anexo 5) que enviado juntamente com a carta convite.

7.10 Gesto Financeira

Para garantir o sucesso financeiro de um evento, importante um bom planejamento de receitas e despesas. O coordenador do evento dever realizar junto com a ABHH um

planejamento de oramento e monitoramento dos recursos durante o perodo de organizao do evento. Para cada evento aberta conta corrente especfica para controlar toda a movimentao financeira. A ABHH a responsvel pela gesto financeira de todos os eventos realizados. Deve-se notar que a responsabilidade pelo sucesso dos eventos no passa apenas pelas Comisses Organizadoras e seus presidentes, mas envolve tambm os Ncleos Regionais e Comits da ABHH.

7.11 Agncias de Fomento

Recursos oriundos das agncias tradicionais de fomento CNPq, CAPES e fundaes estaduais de amparo pesquisa devem ser buscados em tempo hbil. Consultar o cronograma de prazos para submisso das propostas nos sites das agncias. A proposta dever ser encaminhada no nome de um pesquisador de renome nacional com alta produtividade cientfica no pas.

7.12 CNA Comisso Nacional de Acreditao

Os eventos da ABHH devero ser credenciados pela CNA. Institudo pela Resoluo n 1772 do Conselho Federal de Medicina, o Certificado de Atualizao Profissional (CAP) um documento padronizado emitido pela Associao Mdica Brasileira e Sociedades de Especialidade que atesta os novos conhecimentos do mdico, habilitando-o ao exerccio de sua especialidade. Sua validade de cinco anos. Os mdicos que obtiveram Ttulo de Especialista ou Certificado de rea de Atuao a partir de janeiro de 2006 tm de obter o CAP a cada cinco anos, sob pena de perda do registro desses documentos. A participao dos demais especialistas opcional. Como o processo de atualizao profissional promovido pela Associao Mdica Brasileira e pelo Conselho Federal de Medicina teve incio em janeiro de 2006, os primeiros CAPs sero emitidos em 2011, com validade de cinco anos. Para obter o CAP, o mdico especialista tem de acumular 100 pontos ao longo de cinco anos, participando de diferentes atividades de atualizao, devidamente credenciadas pela Comisso Nacional de Acreditao. Para efeito de certificao, ser considerado apenas um mximo de 40 pontos por ano.

As Sociedades de Especialidade devem proporcionar aos mdicos um mnimo de 40 crditos a cada ano, sendo 20 deles referentes a atividades de carter regional ou estadual. Alm disso, tm de disponibilizar um mnimo de 10 crditos anuais correspondentes a programas distncia (online ou impressos), o que equivale a 20 horas/aula. Como credenciar eventos Para solicitar o credenciamento de um evento no processo de atualizao profissional, o mdico responsvel dever preencher um cadastro de identificao, criando login e senha que tero de ser utilizados sempre que quiser credenciar uma nova atividade. Em seguida, aparecero na tela as opes de evento presencial ou a distncia, que do acesso aos formulrios on-line. www.cna-cap.org.br

7.13. Eventos Sociais / Festas

O intuito principal dos eventos promover o intercmbio cientfico entre os participantes e palestrantes. Os eventos sociais (festas) podero ser realizados desde que haja oramento disponvel. A contratao de artistas ser permitida desde que haja patrocnio, a ABHH no arcar com os custos.

7.14. Prestao de contas

Em at trs meses aps o trmino do evento, deve-se elaborar uma prestao de contas e encaminh-la Diretoria Nacional.

ANEXO 1 CONGRESSO BRASILEIRO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA HEMO ESTRUTURA GERAL E DIMENSES

1) Datas Montagem exposio: 3 ou 4 dias Evento: 4 dias Desmontagem: 2 dias 2) rea Exposio HEMO EXPO Ideal da metragem total: 7.000m2 P-direito: 10m2 ou mais 3) rea Pster e Pster com Visita Guiada Ideal: 2.000m2 Capacidade para 600 painis e rea de circulao. 4) Salas/Auditrios - 2 auditrios grandes e removveis com capacidade para 500 pax - 6 salas de 250 ou 300 pax - 6 salas de 100, 150 ou 200 pax - 4 salas de apoio: apoio staff depsito do staff sala vip-mdia desk (sala ampla/espao para 8 terminais de computadores do mdia/secretaria de convidados/acesso deficientes) imprensa 5) Secretaria - amplo espao na entrada do Centro de Convenes para montar as secretarias. Pr-Inscritos (10 guichs)

Novos inscritos (6 guichs) Banco Retirada de material Apoio Caex 6) Praa de alimentao - rea ampla para Alimentos & Bebidas - Caf - Restaurante - Restaurante privativo para os convidados (400 pax) 7) Infra-estrutura - Escadas - Elevadores - Portas de incndio/escadas - Cozinha/Copa - Sanitrios - Acessos principais - Acesso para deficientes - Acesso para chegada dos nibus (transfer)

ANEXO 2 CONGRESSO BRASILEIRO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA HEMO REGULAMENTO DAS INSCRIES

Como se inscrever Atravs do site oficial do evento. As pr-inscries sero encerradas 30 dias antes do incio do evento, aps essa data, somente no dia e local do evento. Aps o preenchimento da ficha de inscrio, o congressista emite um boleto bancrio, imprime e efetua o pagamento em qualquer banco at o vencimento. Em caso de boleto vencido necessrio reimprimi-lo acessando a rea para inscritos por meio dos cdigos login e senha, informados no ato da inscrio. No aceitamos inscries via carto de crdito, depsitos ou qualquer outra transao bancria. No necessrio enviar o comprovante de pagamento (boleto bancrio) via fax. Declaraes Ateno aos alunos de graduao, ps-graduao e residentes: solicitamos enviar o comprovante de categoria (declarao, histrico escolar ou carteira de estudante) via fax (16) 3630-8411 ou via e-mail: hemo@hemocentro.fmrp.usp.br. O participante que no apresentar a declarao correspondente sua categoria dever pagar a diferena de valor no local do evento. Empenhos Ateno instituies, pagamentos de inscries atravs de nota de empenho somente sero aceitos mediante pagamento anterior a realizao do evento, devendo ser respeitado o prazo estipulado para inscries e efetivao. Maiores informaes visualize a carta informativa ou entre em contato conosco hemo@hemocentro.fmrp.usp.br.

Cancelamento, reembolso e substituio A Solicitao de cancelamento de inscrio dever ser submetida secretaria executiva at 30 dias antes do incio do evento. A devoluo ser correspondente 60% do valor pago e ser feita em at 60 dias aps o termino do evento. O pedido de reembolso dever vir acompanhado dos dados bancrios do solicitante. Aps essa data, aceitaremos somente substituio, desde que inscrito e substituto sejam da mesma categoria. Para efetivar substituies necessrio que o inscrito acesse a rea para inscritos por meio de seu login e senha, altere todos os dados permitidos e enviei um email para hemo@hemocentro.fmrp.usp.br informando a substituio e o CPF do substituto. 2 via do crach Os organizadores no se responsabilizam pela perda do crach fornecido no credenciamento. A emisso da 2 via ser feita apenas mediante o pagamento no valor de R$ 50,00 (cinquenta reais).

ANEXO 3 CONGRESSO BRASILEIRO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA HEMO ESTRUTURA DO PROGRAMA CIENTFICO PRIMEIRO DIA SEGUNDO DIA
Simpsio de Psicologia Hospitalar em Hematologia Simpsio Nacional de Captao de Doadores de Sangue

TERCEIRO DIA
Simpsio de Odontologia em Hematologia Simpsio de Gesto em Unidades de Hemoterapia

QUARTO DIA
Simpsio de Farmcia em Hematologia

Encontro de Enfermagem em Hematologia, Hemoterapia e TMO Congresso Brasileiro de Congresso Brasileiro de Congresso Brasileiro de Hematologia e Hematologia e Hematologia e Hemoterapia Peditrica Hemoterapia Peditrica Hemoterapia Peditrica Conferncias Conferncias Conferncias Onco-hematologia Hemoterapia Onco-hematologia Hemoterapia Anemias Hemoterapia Hemostasia Onco-hematologia Anemias 8:30-10:00 Programa Educacional 10:00-10:30 Cursos PrCongresso (gratuitos) 10:30-12:00 Mesas redondas Onco-hematologia Hemoterapia Anemias Mesas redondas Hemoterapia Hemostasia Onco-hematologia Mesas redondas Hemostasia Hemoterapia Onco-hematologia TMO Intervalo Conferncia

12:00-13:30

14:00-15:15

15:15-15:45

Workshops Corporativos (gratuitos)

15:45-17:45

Onco-hematologia Hemoterapia Anemias TMO Simpsios Corporativos - Simpsios Corporativos Simpsios Corporativos Conferncias Conferncias Conferncias Onco-hematologia Hemoterapia Anemias Hemoterapia Onco-hematologia Hemoterapia Anemias Anemias Onco-hematologia TMO Hemostasia Hemostasia Hemostasia TMO Intervalo Intervalo Mesas redondas Mesas redondas Onco-hematologia Hemoterapia Hemoterapia Onco-hematologia Anemias TMO Hemostasia Hemostasia Diagnstico Anemias

Intervalo Intervalo Apresentaes Orais de Apresentaes Orais de Hematologia, Pediatria e Hemoterapia TMO Exposio dos psteres Exposio dos psteres: de Hematologia Hematologia Peditrica, Hemoterapia, Transplante e Multidisciplinares

Onco-hematologia Mesas redondas

ANEXO 4 CONGRESSO BRASILEIRO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA HEMO REGULAMENTO DOS TRABALHOS CIENTFICOS

Os RESUMOS devero ser inscritos por meio do site oficial do congresso, com base nas seguintes instrues: Como submeter? Devem ser encaminhados juntamente com a inscrio de pelo menos um dos autores; Cada inscrito poder submeter at 10 resumos e cada resumo dever conter at 12 co-autores; Devero ser editados e enviados on-line; No sero aceitos trabalhos enviados via fax, e-mail, correio ou qualquer outro meio que no seja a inscrio on-line atravs do site do congresso; A data limite para o envio fixada pela Comisso do congresso e informada no site oficial; Para submeter resumos aps efetuada a inscrio basta acessar a rea para inscritos por meio de seu login e senha

Como o processo de julgamento e aceite? Aps o trmino da submisso, a Comisso Cientfica julgar os trabalhos e emitir parecer sobre o aceite no site oficial do Hemo 2009; Somente sero considerados os resumos dos trabalhos enviados de acordo com as normas apresentadas; Os resumos no finalizados no sistema, no passaro pela seleo e sero excludos automaticamente; Os trabalhos aceitos sero apresentados na forma de pster ou apresentao oral e publicados na Revista Brasileira de Hematologia e Hemoterapia;

Como sero entregues os certificados? Para cada trabalho apresentado, independentemente de sua categoria, ser emitido um (1) nico certificado constando o nome do apresentador e co-autor(es);

No ser permitido acrscimo e/ou modificao posterior; Certificados de psteres sero entregues na retirada dos painis; Certificados de apresentaes orais sero entregues ao final das apresentaes;

Qual o tamanho do pster? A apresentao em forma de pster dever obedecer o tamanho mximo de 0,90cm x 1,20 m. Aps o trmino do perodo de apresentao, responsabilidade do(s) autor(es) a retirada imediata de seu material. Os organizadores no se responsabilizam pelo material que no seja devidamente retirado. Qual o tempo das apresentaes orais? Os apresentadores tero 10 minutos para a apresentao oral. A sala dispe de sistema multimdia. Os trabalhos escolhidos para apresentao oral NO sero apresentados no formato pster. Somente as apresentaes orais concorrero aos prmios Premiao Os melhores trabalhos selecionados para apresentao oral concorrero aos seguintes prmios: - Melhor trabalho do Congresso - Melhor trabalho em Hematologia - Melhor trabalho em Hemoterapia - Melhor trabalho em Hematologia Peditrica - Melhor trabalho em Hemostasia - Melhor trabalho em Transplante de Medula ssea

ANEXO 5 CONGRESSO BRASILEIRO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA HEMO GUIA DO CONVIDADO Gostaramos de agradecer sua participao e ratificar a importncia deste evento, considerado hoje o quarto maior da especialidade no mundo. Visando o bom andamento das atividades, pedimos que leiam com ateno este guia, que contm informaes sobre: 1. Reserva de passagem e hospedagem 2. Transfer aeroporto / hotel / Centro de Convenes 3. Cortesias 4. Credenciamento 5. Orientaes aos palestrantes no local do evento 6. Orientaes aos moderadores no local do evento 7. Reembolsos 8. Passeios Tursticos

1. Reserva de passagem e hospedagem O evento ir arcar com as despesas de passagem e hospedagem dos palestrantes. Pedimos que entre em contato com a agncia oficial de turismo para a emisso das passagens areas e reserva do hotel. Por favor, procure fazer sua reserva com a maior antecedncia possvel e no ultrapasse o prazo mximo de 20 dias do incio das atividades. Contato da agncia. Informaes sobre o hotel oficial e aeroporto da cidade. 2. Transfer aeroporto / hotel / Centro de Convenes O evento ir oferecer transfer aeroporto / hotel / aeroporto para todos os palestrantes. O motorista ir aguard-lo na porta do desembarque com uma placa do evento. Caso acontea algum imprevisto na sua chegada, haver uma sala vip do evento prxima ao embarque onde voc poder manter-se informado e solicitar qualquer apoio.

 muito importante que entre em contato conosco caso haja algum problema de atraso ou alterao de vo para que possamos reagendar o seu transfer. Para o evento sero disponibilizadas vans para todos os participantes que sairo dos hotis em horrios diferentes para sua convenincia. Os horrios de sada e retorno estaro disponveis na recepo dos hotis e no centro de convenes. A agencia oficial de turismo ter um stand na feira de exposio do evento e toda a equipe estar disposio para auxili-lo nas questes de passagem, hotel e transfer. 3. Cortesias O evento ir arcar com as despesas de inscrio, passagem e hospedagem para todos os palestrantes durante o perodo de suas atividades. Para os moderadores e membros das comisses executiva, cientfica e organizadora (que no sejam palestrantes) ser oferecida a taxa de inscrio como cortesia. O evento ir oferecer almoo aos palestrantes, moderadores e convidados nos dias do evento em lugar a ser determinado pela comisso organizadora. Voc receber os vouchers juntamente com o material do congresso. 4. Credenciamento: Seu material estar pronto no Centro de Convenes na secretaria junto a SALA VIP e MIDIA DESK, com exclusividade para voc. 5. Orientaes aos palestrantes no local do evento 5.1. Apresentaes: Sua(s) apresentao(es) dever(o) ser(em) produzida(s)

exclusivamente em sistema multimdia e voc dever comparecer sala de Mdia Desk/Sala Vip no Centro de Convenes para insero da(s) apresentao(es) com antecedncia mnima de 1 hora do incio da sua atividade.

5.2. Tempo da apresentao: Os moderadores das atividades lhe avisaro antes do incio da (s) sua (as) apresentao (es) que os horrios devero ser rigorosamente obedecidos, para que no haja prejuzo programao do evento. Telefones celulares devero permanecer desligados, ou em modo silencioso, durante todo o tempo da(s) apresentao(es) e enquanto permanecerem dentro das salas de aulas. 5.3. Autorizao de disponibilizao das apresentaes: Caso autorizadas, as apresentaes feitas durante o evento sero disponibilizadas no site do Congresso e da ABHH, com acesso restrito aos participantes do congresso. A divulgao e manuseio dessas apresentaes estritamente pelo em comit organizador cientfico, no do Congresso sero a carter sendo permitida

comercializao das mesmas. Reiteramos que essa autorizao de deciso exclusivamente sua. Os arquivos sero gravados em sistema de visualizao PDF. 6. Orientaes aos moderadores no local do evento Sua presena ao local da sua atividade dever ocorrer 15 minutos antes do incio da sesso. 6.1. Orientaes aos palestrantes e platia: Antes do incio das apresentaes, certificar-se junto aos palestrantes sobre as informaes de apresentao pessoal de cada um deles (ex. Titulao, cargo institucional, etc). Antes do incio das apresentaes os palestrantes devero ser orientados para o cumprimento dos tempos das aulas e que esse tempo ser controlado e alertado, caso haja necessidade, para que no ocorreram atrasos na programao. Antes do incio das apresentaes solicitar platia para que desliguem os aparelhos de telefone celular, ou que os deixem em

modo

silencioso.

Informar

se

haver

discusses

aps

as

apresentaes, o tempo e a ordem dessas discusses (ex. se as discusses sero aps cada apresentao, ou ao final da sesso). 6.2. Certificados Entregar aos palestrantes no final da sesso. 7. Reembolsos O evento avaliar se conceder reembolsos de despesas somente em casos especiais. A Comisso Organizadora entende que o evento oferece todas as condies favorveis e necessrias para a excelente participao dos convidados. 8. Passeios Tursticos Informaes e contatos sobre a cidade local.

ANEXO 6 CONGRESSO BRASILEIRO DE HEMATOLOGIA E HEMOTERAPIA HEMO ORIENTAES PARA A AGNCIA OFICIAL DE TURISMO 1) HOSPEDAGEM Bloqueio do hotel oficial para os convidados, diretoria e staff - O bloqueio dever ser feito aps a ABHH analisar o local e as condies de pagamento e tarifrio. Os palestrantes tero direito a hospedagem integral no perodo do evento (4 dirias), salvo alguma exceo. Bloqueio dos hotis conveniados para atender a demanda de participantes - O congresso no se responsabiliza pelo pagamento deste bloqueio, fica por conta da agencia de turismo cobrar e receber os valores das tarifas de cada hotel. - Verificar hotis prximos ao Centro de Convenes e com diversidade de categoria (3 a 5 estrelas), com tarifas exclusivas para o evento. Hotel Oficial (Convidados e Staff) - obrigatrio ter um representante da agncia de turismo bem informado na recepo do hotel para resolver problemas e oferecer apoio aos convidados. Evitar atraso no rooming list e divergncia de informao, bem como no deixar nenhum convidado sem reserva. - A agncia de turismo dever intervir sempre que necessrio nas condies de uso e nos preos abusivos do hotel. 2) PASSAGENS AREAS A ABHH procura emitir passagens areas em categoria econmica. A categoria executiva e primeira classe s sero emitidas com autorizao expressa da diretoria ou encarregada do evento. A agncia de turismo dever firmar parcerias com as companhias areas a fim de baratear os custos. Em casos especficos e com autorizao da comisso organizadora do evento, os convidados podero comprar suas passagens e o reembolso dever ser feito atravs da agncia. (tem acontecido muito com os internacionais que aceitam passagem econmica mas passvel de upgrade.

As tarifas compradas no exterior pra isso chegam a 1/3 do preo das compradas aqui para o mesmo trecho.) 3) TRANSFER Dever ser feita uma programao cuidadosa de transfer para os convidados e participantes do evento: - Evitar atrasos; - No espaar muito os horrios (ideal de 10 em 10 minutos em horrios de pico e 20 em 20 minutos nos demais horrios); - Organizar rotas com pontos de embarque e desembarque diferentes para evitar atrasos; - No mesclar carros, vans e nibus dos convidados com os participantes; - Os convidados devero ter um tratamento diferenciado e especial. 4) SUPORTE AOS CONVIDADOS NACIONAIS E INTERNACIONAIS - Aps o envio da carta convite oficial do evento, a agncia de turismo entra em contato com os convidados para auxlio e emisso de passagem area, transfer e hospedagem. - Verificar a necessidade do convidado a fim de atend-lo da melhor maneira possvel com boas tarifas e condies de pagamento. - A ABHH que autoriza a emisso das passagens areas e toda solicitao extra do convidado. - O contato dever ser feito atravs de e-mail e telefone. - Para os internacionais alem de providencias de transporte e hospedagem, auxiliar com servios de visto, seguro sade e passeios tursticos. - As remarcaes com taxas e diferenas tarifrias s podero ser autorizadas pela comisso organizadora do evento. 5) CONTATO DIRETO COM A ORGANIZAO DO EVENTO A agncia de turismo no tem autonomia para decidir assuntos relacionados aos convidados e a estrutura do evento. Toda informao e deciso so por conta da ABHH, atravs da organizao dos eventos.

ANEXO 7 PLANILHA DE CUSTOS PRELIMINAR

NOME DO EVENTO: DATA/LOCAL 1. PREVISO DE RECEITAS Empresa Patrocnios Inscries Fomentos Outros Total Fornecedor Infra-Estrutura Turismo Comunicao Audio-Visual Informtica Recursos Humanos A&B Eventos Sociais Tarifas Diversos Total Descrio Valor

2. PREVISO DE DESPESAS Descrio Valor

Esta planilha esta resumida com um breve relato dos custos iniciais. O balano final e definitivo ser elaborado pela ABHH.