mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Compra. Proceso y facturas

Autor: Editorial McGraw-Hill

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentacin del curso

En este curso aprenders las fases del proceso de la compra: el pedido (concepto, tipos y contenido) y los documentos que la justifican. Adems de la caracterstica del pedido, veremos, mediante ilustraciones, el impreso correspondiente a cada tipo de pedido. Y dentro de este proceso de la compra, te ensearemos a cerca de la recepcin de las mercancas: control, documentacin y comunicacin interna. Tambin desarrollamos el tema de la factura, que es el documento que justifica legalmente una operacin de compraventa. Te ofrecemos la informacin sobre la normativa vigente de la factura, as como la expedicin, copia, conservacin y registro de la factura. Aprenders a hacer las anotaciones correspondientes en los libros auxiliares para un mejor control de los artculos y de los anlisis estadsticos en relacin con el proceso de la compra. Al mismo tiempo, se analizar la legislacin vigente en materia comercial, aplicndola a supuestos prcticos globales. Aprende con este curso de la editorial McGraw-Hill, fragmento del libro: CEO Gestin de aprovisionamiento" del autor J. M. Gmez, E. Montealegre. Puedes descubrir ms libros de McGraw-Hill en: www.mhe.es

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1. Compra y justificantes
Los justificantes Es necesario que las operaciones que realiza la empresa queden debidamente reflejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos, y que las personas encargadas de su registro puedan demostrar las operaciones que se han realizado, tanto a requerimiento de algn rgano interno de la empresa como de uno externo a ella, como pueden ser los auditores o los inspectores de Hacienda. Estos soportes materiales reciben el nombre de justificantes o comprobantes, y son diferentes segn el tipo de operacin que se realice. Aunque existe una gran variedad de justificantes, en este captulo nos vamos a centrar en los documentos relacionados con la actividad comercial, es decir, en los derivados de la compraventa. Muchos de los documentos que se producen en una empresa no son independientes, sino que guardan relacin unos con otros. Por recurrir a un caso claro, nos fijaremos en la emisin de la factura a un cliente, y podremos observar que se producen como mnimo una serie de documentos que estudiaremos pormenorizadamente a continuacin y que podemos agruparlos segn se generen en una u otra de las siguientes fases temporales: - El cliente, por el medio que tenga establecido la empresa (telfono, fax o cualquier otro), solicita bienes, servicios, o las dos cosas, mediante un documento denominado pedido. - Recepcin del pedido. La empresa vendedora pondr el producto a disposicin del cliente o le prestar los servicios solicitados. Como consecuencia, emitir un documento en el que dejar constancia de esa entrega de bienes o prestacin de servicios. En el albarn o nota de entrega no tienen por qu aparecer precios. - De acuerdo con los criterios que se hayan acordado, el proveedor entregar al cliente un documento, ya ms formal, en el que se vierten las cantidades y conceptos de los albaranes, se ponen los precios convenidos y se especifica el modo de pago. Se trata de lafactura. - Conforme a la frmula de pago pactada, el cliente deber hacer efectivo el importe de la factura. A este respecto, pueden expedirse cheques para que se cobren a travs del banco, o pueden originarse letras de cambio cuando se haya pactado as. Todos ellos son documentos referentes al pago. En definitiva, hemos presentado la cadena de documentos que suelen darse incluso en una empresa con una organizacin elemental. Por eso, para empezar, vamos a analizar esta cadena en el orden que acabamos de establecer. La operacin de compra: el pedido (concepto, tipos y contenido) Cuando una empresa necesita algn gnero, tiene dos alternativas: - Esperar la visita del representante del vendedor y realizar un pedido a travs de l. - Solicitar ella misma el producto a su proveedor. Nosotros nos vamos a referir a la segunda alternativa, de aqu que el pedido se pueda definir como una solicitud en firme e materiales que realiza la empresa a un proveedor despus de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Aunque lo normal es que los pedidos urgentes se realicen por telfono, la mayora de las empresas exigen que para dejar constancia de la solicitud se realicen por fax, correo electrnico o carta. El pedido puede ser firmado por el director comercial, pero no es imprescindible que figure en l la firma de las personas que autorizan la compra.La numeracin de los pedidos adopta diversos sistemas que varan segn las empresas. Existen numeraciones complejas y sofisticadas, en las cuales se indica el centro de trabajo emisor, el material solicitado, el ao del pedido, etctera. Desde este tipo de numeracin, que puede resultar complicado y poco efectivo para la mayora de las empresas, se puede pasar a otros sistemas de numeracin ms sencillos, como el de adjudicarles un nmero correlativo anual y por almacenes. Una vez confeccionado, se debe anotar su nmero en la copia del boletn de compra archivada por orden numrico, as como en el libro de registro de compras. Del pedido deben enviarse dos copias al suministrador para que devuelva una firmada y sellada en seal de aceptacin. Nota: Este curso forma parte del libro "Gestin de aprovisionamiento " del autor J. M. Gmez, E. Montealegre, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4177-6).

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

2. Compra. Tipos de pedido

A.Tipos de pedidos En la Figura 4.1 te presentamos una clasificacin de los pedidos, que desarrollamos a continuacin.

Fig. 4.1. Tipos de pedidos. Segn el objeto de la solicitud - Pedido de servicios u obras. En este grupo estn englobados aquellos en los cuales se solicita alguna prestacin de tipo personal o por la realizacin de un trabajo determinado (el cual puede o no incluir los materiales, que irn por cuenta del contratado o del contratante). - Pedido de materiales. En este apartado se agrupan todos los realizados por solicitudes de materiales, independientemente de que stos sean para reposicin o para consumos extraordinarios. Segn el destino del material - Pedidos para consumos extraordinarios. Tambin llamados de materiales de pronto empleo. Pueden ser materiales que existen en el almacn, pero que por necesitarse para consumos extraordinarios hayan sido solicitados expresamente con este fin, evitando alterar los consumos medios que inciden sobre los puntos del pedido, con las implicaciones negativas que esto tiene sobre el stock. - Pedidos de reposicin. Son aquellos cuya iniciativa (boletn de compras) parte del almacn. Pueden ir referenciados segn los distintos almacenes o con una sigla general para todos los almacenes. Se refieren a materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mnimo. Segn la forma - Pedidos normales. Son aquellos en los que las cantidades solicitadas se han ajustado en funcin de la poltica de aprovisionamiento. Es decir, las cantidades pedidas con este tipo de documentos se corresponden normalmente con el consumo previsto para periodos reducidos de tiempo.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

- Pedidos programados. Pueden abarcar uno o varios materiales, pero homogneos. Se producen como consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos histricos y previstos, los stocks mnimos, las existencias, y las cantidades pendientes de suministro. El estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un periodo de tiempo, que ser el que abarque el pedido (generalmente un ao). Mediante estos documentos se contratan unas cantidades fijas de cada material, a entregar en unas fechas que pueden ser previstas de antemano y fijadas en el pedido, o comprometindose a un suministro fijo por mes, trimestre, etc., avisando con una antelacin determinada. El mayor inconveniente que presenta este tipo de pedido consiste en determinar la cantidad total a solicitar, que por ser fija es conveniente que sea algo inferior a la prevista, para no correr el riesgo de aumentar excesivamente el stock. Este tipo de pedido exige que se cuiden al mximo las fechas de entrega previstas o contratadas, ya que como consecuencia de este dato pueden darse frecuentes roturas de stocks. Estas operaciones son muy habituales en almacenes con materiales de consumo regular (materias primas, embalajes y envases). Por otro lado, tienen laventaja ventaja de reducir los costes de gestin y los precios de adquisicin, como consecuencia del volumen de compra. - Pedidos abiertos. Para la confeccin de estos pedidos se parte de un grupo de materiales homogneos por s mismos o por su procedencia, y se analizan los consumos histricos y los previstos, los stocks mnimos y las existencias y las cantidades de dichos materiales pendientes de suministro. Este estudio puede realizarse por el departamento de gestin de stocks, por el de almacn, o por ambos conjuntamente.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

3. Compra. Caractersticas de los pedidos

Una vez realizado el estudio, se solicitan las correspondientes ofertas, indicando en las mismas las especiales caractersticas de estos pedidos, y que se refieren a los siguientes aspectos: a) Cantidades solicitadas: - Las cantidades indicadas en el pedido (que equivalen a los consumos anuales previstos) slo lo son a ttulo indicativo, y variarn en funcin de cmo lo hagan los consumos previstos respecto a los reales. No se trata, pues, de un pedido cerrado. - No existe compromiso de comprar nada, slo si surgen necesidades. - Las cantidades previstas como consumos anuales para cada material lo son a ttulo indicativo, por lo que pueden diferenciarse de las reales por exceso o por defecto. b) Plazos de entrega. Pueden adoptar varias formas, aunque los plazos ms frecuentes suelen ser muy cortos, de 24 horas, 48 horas o una semana. c) Existencias del suministrador. Aunque este elemento puede ser opcional, figura en la mayora de los pedidos abiertos. Consiste en exigir al suministrador que disponga de las cantidades fijadas como stock mnimo de cada material. Esta condicin puede ser muy importante a la hora de conseguir unos plazos de entrega mnimos. d) Forma de expresar la necesidad. Al proveedor que se le ha cursado un pedido abierto, generalmente se le reducen o eliminan formalidades a la hora de solicitarle materiales con cargo a ese pedido. Se le puede dar conocimiento de las necesidades de varias formas: - Por telfono. - Por fax. - Por nota simple. - Por correo electrnico. e) Importe del pedido. En estos pedidos se pueden adoptar dos posiciones: - Establecer precios fijos durante todo el tiempo de vigencia del contrato (pedido), generalmente un ao, no reconocindose ninguna subida que ocurra en este periodo. - Aceptar las subidas de precios de estos materiales que ocurran durante la duracin de pedido, previa justificacin de las nuevas tarifas. Las ventajas que presenta este tipo de pedidos son las siguientes: - Reducen el stock inmovilizado por dos razones: por tener unos plazos de entrega cortos, y por asegurar al suministrador tener en existencias los stocks mnimos fijados por el comprador. - Permiten que las existencias de estos materiales en almacn sean bajas. - Producen una mayor rotacin de los materiales. - Reducen los costes de gestin, ya que un pedido abierto elimina un gran nmero de pedidos normales, con sus correspondientes ofertas, seguimiento y archivo. - Reducen los precios de adquisicin como consecuencia del volumen de la compra. - Reducen los plazos de aprovisionamiento. - Disminuye el nmero de facturas, y por consiguiente el trabajo contable. - Tambin reduce en un gran porcentaje el nmero de boletines de reposicin. Los inconvenientes que presenta son:

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

- Elevan el nmero de recepciones. - Exigen que se haga un estudio previo a su realizacin.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

4. Compra. Impreso y control de pedidos

Los pedidos por proveedores (de plaza, nacionales y de importacin) B. Impreso de pedido Aunque a cada tipo de pedido anterior le correspondera un impreso algo diferente, nosotros vamos a mostrar un formato de carcter general que podra amoldarse a cualquier tipo de pedido.

Fig. 4.3. Formato estndar de pedido. C. Control de pedidos Con la finalidad de llevar un control sobre los pedidos efectuados, es conveniente tener un libro de registro para hacer su seguimiento. En la Figura 4.2 aparece un ejemplo con los datos que debera contener un libro de registro de pedidos.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Fig. 4.2. Control de pedidos mediante un libro de registro de pedidos.

10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5. Compra. Recepcin de mercancas

La recepcin de las mercancas: control, documentacin y comunicacin interna La recepcin es la aceptacin, condicionada o no, que se realiza al proveedor para que ste pueda enviar la factura Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los porteros o vigilantes de la empresa debern disponer de los libros-registros que indiquen adnde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un nmero de control de entrada. Una vez pasado este control, dependiendo del tipo de transporte, se pueden presentar dos variantes: - Que el transportista sea una agencia, en cuyo caso la mercanca vendr catalogada por nmero de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte. Existe, pues, la obligacin del destinatario de contratar dichos extremos, quedndose con una copia del albarn (Fig. 4.4).

Fig. 4.4. Modelo de albarn de transporte. - Que el transportista sea directamente el suministrador. En este caso, la mercanca vendr con el albarn de los materiales que porte. El recepcionista del almacn firmar dicho albarn, haciendo constar que la recepcin definitiva se efectuar posteriormente, obligndose el proveedor a aceptar las anomalas que ms tarde puedan detectarse. El albarn de la mercanca suele tener el formato que presentamos en la Figura 4.5.

11

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Fig. 4.5. Modelo de albarn. Una vez que se encuentre el pedido en el almacn se proceder a su anlisis, para lo cual se deber comparar el albarn y el pedido e identificar la mercanca pedida con la recepcionada. Este segundo proceso dar lugar a los siguientes pasos: a) La recepcin cualitativa por los tcnicos de la empresa (a efectos de calidad y cantidad). El sistema de comprobacin se realizar por personal cualificado de la empresa, ya que se trata de observar que la mercanca recibida rene las caractersticas exigidas para su buena utilizacin. b) La recepcin cuantitativa por los encargados del almacn (a efectos de cantidad o medida). Se harn las siguientes comprobaciones: - Que el material recibido tenga grabado en s o en su envoltura la referencia o marca solicitada. - Que sea igual al existente con ese mismo cdigo, en caso de que lo hubiese. - Que sea correcto el plano, el croquis o el catlogo, si existe, en el supuesto de que el recepcionista sepa o puedainterpretar este extremo, teniendo en cuenta su capacidad profesional. c) Pals (reservar de la humedad y suciedad del suelo). Comprobar que la mercanca viene lo suficientemente protegida.

12

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

6. La factura
La factura La factura es el documento que justifica legalmente una operacin de compraventa y se confecciona ajustndose a los datos de los albaranes y a las notas de pedido. Ser emitida por el vendedor de los bienes. A. Normativa sobre la factura En la factura aparece una serie de datos con carcter obligatorio (Real Decreto 2402/1985, BOE de 30 de diciembre), como son: - Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quien vende. - Fecha de la factura. - Nmero de la factura. - Datos del cliente o adquirente del bien, es decir, de quien compra. - Nmero de unidades entregadas de cada bien. - Precio unitario de cada bien. - Diversos conceptos relacionados con la operacin (gastos, descuentos, impuestos, etc.). - Importe total de la operacin de compraventa. - Condiciones de pago del importe total de la operacin. La prctica ha ido configurando el modo de emitir las facturas a travs de una serie de normas que habr que adaptar siempre a las caractersticas de las empresas: a) Cuando las operaciones son repetitivas, lo normal es incluir en una sola factura la totalidad de las operaciones realizadas por un mismo destinatario, permitindose, como mximo, las realizadas por un periodo de un mes natural. b) Se admite que las facturas dirigidas a un mismo destinatario contengan diferentes operaciones. En este caso deben constar separadamente los conceptos, la contraprestacin, el tipo impositivo y la cuota de cada operacin. c) En las ventas al por menor bastar con poner a continuacin del precio la expresin IVA incluido. d) Los profesionales y empresarios que realicen operaciones para quienes no tengan la consideracin de tales, o no acten en ese momento con dicha condicin, podrn sustituir la factura por un talonario de vales numerados o por tiques expedidos por mquinas registradoras. Esta sustitucin se puede hacer, entre otros, en los siguientes casos: - Ventas al por menor, incluso los fabricantes. - Ventas o servicios ambulantes. - Transporte de personas. - Suministros de comidas o bebidas para consumir en el acto, prestados por bares, chocolateras, horchateras y establecimientos similares. - Casos autorizados por la Agencia Tributaria. Expedicin, copia, conservacin y registro de las facturas Las facturas deben expedirse en el acto, o bien cuando el destinatario sea empresario o profesional, en el plazo de treinta das desde el devengo o el ltimo da del mes cuando se facture por meses. Debern entregarse al destinatario en el mismo momento de la expedicin o bien dentro de los treinta das hbiles siguientes. El vendedor debe expedir un original de cada factura emitida, tique o vale, pudiendo

13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o en caso de prdida del original, con la expresin sobrescrita duplicado. Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, tique o vales durante seis aos contados a partir de la expiracin del plazo, si bien se puede sustituir por pelculas microfilmadas o cintas magnticas de dicho documento. Cuando se hayan adquirido bienes de inversin muebles, deben conservarse durante diez aos a contar desde la recepcin de la factura. Si son inmuebles, durante quince aos. Los adquirentes que tengan la condicin de empresarios deben conservar las facturas recibidas dentro del plazo de prescripcin, numerndolas correlativamente. Los profesionales y empresarios sujetos al IVA debern llevar obligatoriamente dos libros registros: el libro registro de facturas emitidas y el libro registro de facturas recibidas.

14

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

7. Conceptos incluidos en la factura

B. Conceptos incluidos en las facturas Cuando se realiza una compra, se negocia alguno de los aspectos relacionados con la operacin, y que posteriormente aparecern en la factura. Entre ellos los ms habituales son: Gastos de compras Todos los gastos ocasionados por la adquisicin de la compra: - Los portes. Estn gravados al mismo tipo impositivo del gnero o de la mercanca que se transporta, de manera que si en unas facturas se transportan artculos al 16 %, 7 % y 4 % de IVA, se deben prorratear los portes entre los distintos artculos, aplicando tres bases imponibles distintas por el concepto de portes. - Los seguros. Van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercanca. Suponiendo que en una factura existan artculos sujetos a tipos impositivos diferentes, debemos prorratearlos entre los distintos artculos. Descuentos Son disminuciones sobre precio con el que estn marcados los artculos. Podemos distinguir varios tipos: - Descuentos comerciales. Son disminuciones conseguidas por rebajas o negociaciones con el proveedor. - Descuentos financieros. Se conceden por abonar rpidamente el importe de la compra. La regla consiste en aplicarlos sobre la cantidad resultante despus de haber restado los descuentos comerciales y de cantidad. Si hubiera otros gastos, como comisiones, portes, etc., el descuento se aplicara despus de incluir estos conceptos. - Descuentos por cantidad. Se otorgan a los compradores que realizan una gran cantidad de pedido. En el Plan General Contable reciben los nombres de Rappels por compras y Rappels sobre ventas. Unidades bonificadas Las unidades bonificadas se facturan, y por consiguiente forman parte del bruto de la factura, pero el importe econmico de estas unidades aumentan el descuento comercial. Caso prctico 1 Nos venden 10 unidades de producto a 10 euros/ud., de las cuales nos bonifican 2 al 100 %. Adems, en la factura aparece un descuento comercial del 5 %.

15

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

C. La factura de rectificacin Puede surgir por: - Errores en factura (variaciones de precios, de cantidad, de artculos, de descuentos, etc.). - Devoluciones de gneros. La base imponible de la factura de rectificacin es la que corresponde a las variaciones efectuadas. En el Caso prctico 2 puedes ver un ejemplo de operacin con factura de rectificacin.

16

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

8. Compra. Proceso (caso prctico)

Caso prctico 2 La empresa Productos Romn, que vendi 1 300 unidades del artculo BF a 25 euros/ud., segn factura 237 de fecha 12 de abril de 2003, a la empresa Almacenes Tintn, S. A., devuelve el da 15 de abril 20 unidades por encontrarse defectuosas. En factura se realiz un descuento comercial del 5 % y se cargaron 2 euros por unidad en concepto de envases retornables. Los productos estn sujetos al 16 % de IVA. Solucin: En la Figura 4.6 puedes ver la factura de rectificacin n.o 23 que recibe la empresa Almacenes Tintn, S. A.

17

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Fig. 4.6. Factura de rectificacin.

18

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

9. Registro de facturas. Libros obligatorios

C. Los libros obligatorios para el registro de las facturas El Reglamento del IVA, en sus artculos 164 al 171, recoge que los sujetos pasivos estn obligados a llevar: - Libro registro de facturas emitidas. - Libro registro de facturas recibidas. - Libro registro de bienes de inversin (slo es obligatorio para los sujetos pasivos a los que les sea de aplicacin la Regla de Prorrata y que tengan que regularizar sus deducciones por bienes de inversin). No obstante, existen excepciones a esta norma: - Los sujetos acogidos al Rgimen Especial Simplificado. - Los sujetos acogidos al Rgimen Especial de Agricultura, Ganadera y Pesca. - Los sujetos acogidos al Rgimen Especial del Recargo de Equivalencia. Nosotros nos vamos a centrar en el libro registro de facturas recibidas. ste constar al menos de: - Nmero de recepcin y fecha. - Proveedor y naturaleza de la operacin. - Base imponible y tipos tributarios correspondientes. - Cuota del IVA soportado. Las facturas se anotarn individualmente, aunque es posible la anotacin de varias en un solo apunte, siempre que el importe de cada una sea inferior a 450,76 euros, se hayan recibido en la misma fecha y que el importe total con IVA incluido no supere los 2 253,8 euros (Fig. 4.7).

19

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Fig. 4.7. Modelo de factura. D. Libros auxiliares Para un mejor control de los artculos y de los anlisis estadsticos sobre compras realizadas a distintos proveedores, las empresas suelen llevar una serie de libros auxiliares, entre los que destacamos el libro de coste por artculo. A continuacin presentamos, a ttulo indicativo, un rayado, ampliable en funcin de las necesidades y al anlisis que se pretenda realizar. Si hubiera factura de rectificacin, se anotar el nmero de la misma en la lnea correspondiente a la factura que se pretende rectificar.

20

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Los costes unitarios se han obtenido al dividir el coste total de cada factura entre el nmero de unidades recibidas.

21

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

10. Compra. Proceso (caso prctico 3)

Caso prctico 3 D. Antonio Sols Cruz, jefe de compras de la empresa Productos Aranguren, S. A., CIF A-13866567, situada en la calle Olivar, 23, de Ciudad Real, cdigo postal 13004, el da 20 de abril de 2003 realiza el pedido n.o 20, por mediacin del agente comercial Sr. Robles Martn, a la empresa Industrias del Tajo, S. A., CIF A-45435677, situada en la calle Alfileritos, 15, de Toledo, cdigo postal 45340. La mercanca solicitada es la siguiente: - 50 unidades del producto M a 25 euros/ud. - 800 unidades del producto S a 13 euros/ud. - 600 unidades del producto K a 17 euros/ud. La mercanca est sujeta al 16 % de IVA, los portes que se incluyen suponen 670 euros, el descuento comercial es del 8%, la forma de pago se realiza mediante un efecto a 30 das desde la fecha de factura. La mercanca es servida por Industrias del Tajo, S. A., en el almacn de Productos Aranguren, S. A., situado en el polgono Alces, nave 15, de Ciudad Real, el da 27 de abril de 2003. El encargado de almacn, D. Anselmo Rubio Gascn, tras comprobar que los productos recibidos son los que se solicitaron y el buen estado de los mismos, firma el albarn de entrega n.o 184 emitido por el vendedor, quedndose con copia del mismo para su posterior entrega al departamento de compras y contabilidad. Industrias del Tajo, S. A. emite la factura n.o 114 el da 29 de abril. Se pide: 1. Confeccionar el pedido n.o 20. 2. Realizar el albarn de entrega n.o 184. 3. Elaborar la factura n.o 114. Solucin: Figura 4.8

22

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Fig. 4.8. Propuesta de pedido n.o 20.

23

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

11. Compra. Proceso (solucin caso prctico 3)

En este captulo te mostramos los grficos correspondiente a la solucin del prctico 3 del captulo anterior

Fig. 4.9. Albarn de entrega n.o 184.

24

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Fig. 4.10. Modelo de factura.

25

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

12. Compras. Proceso (caso prctico 4)

Caso prctico 4 Santos Rivas Conde, jefe de compras de Hipermant, S. A., situada en la calle Alamillo, 23, de Zamora, cdigo postal 49040, CIF A-49684566, el da 26 de mayo de 2001 efecta pedido n.o 788 a Almacenes Alcntara, S. A., situado en la calle Mezquita, 2, de Cuenca, CIF A-16343488, cdigo postal 16005, de los siguientes productos: 200 500 300 800 unidades unidades unidades unidades artculo A modelo CB a 3,6 euros/ud. artculo B modelo CF a 6,8 euros/ud. artculo C modelo GR a 2,5 euros/ud. artculo D modelo HY a 3,2 euros/ud.

Los artculos A y B estn sujetos al 7 % de IVA y los artculos C y D al 16 %. La mercanca es servida por Almacenes Alcntara, S. A. en la fecha estipulada, el 30 de mayo, junto con el albarn n.o 44. Despus de comprobar que la mercanca recibida se ajusta a la cantidad y calidad solicitada, el jefe de almacn, Carlos Roca Ros, firma l mismo el albarn, quedndose con una copia que entrega posteriormente al jefe del departamento de compras. El 2 de junio se emite la factura n.o 238, teniendo en cuenta que se cargan en la misma 200 euros de embalajes y 70 euros de portes. El descuento comercial aplicado a los productos es el siguiente: artculos A y C: 5 %; artculos B y D: 10 %. La forma de pago se realiza mediante dos efectos a 30 y 60 das fecha factura. Se pide: Confeccionar el pedido, el albarn y la factura correspondientes a la operacin. Solucin: Vamos a ir explicando los clculos necesarios para cumplimentar los impresos correspondientes. - Proceso de clculo de bases imponibles de IVA.

26

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

13. Compras. Proceso (solucin caso prctico 4)

Continuacin de la solucin del prctico 4 - Clculo de la constante de proporcionalidad K Esta constante ya fue estudiada en la Unidad 1, y su clculo se debe aplicar aqu al repartir proporcionalmente los gastos (embalajes y portes) a los cuatro artculos, teniendo en cuenta que los tipos impositivos varan y los descuentos aplicados son diferentes.

Existen dos bases imponibles: los artculos A y B estn sujetos al 7 % y los artculos C y D al 16 %. Procedemos a su clculo multiplicando K por el subtotal de los artculos A ms B (el resultado es la base imponible al 7 %). Actuamos de la misma forma con los artculos C y D.

Conceptos bsicos Albarn: Documento descriptivo de la mercanca que realiza un vendedor como comprobante de la entrega de la mercanca al comprador. Factura: Documento que emite el vendedor que justifica legalmente una operacin de compraventa que se confecciona ajustndose a los datos de los albaranes. Factura de rectificacin: Documento que justifica una variacin en el importe a pagar debido a errores en las facturas o por devoluciones de la mercanca. Pedido: Solicitud en firme de materiales que realiza la empresa a un proveedor despus de haber valorado las ofertas recibidas de un conjunto de proveedores.

27

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

14. Compra. Proceso (actividades)

Actividades 1. Verdadero o falso El gnero recibido es el siguiente: Indica si son verdaderas (V) o falsas (F) cada una de las siguientes cuestiones: a) El pedido obligatoriamente se ha de formular por medio del agente comercial del vendedor. b) Los pedidos abiertos ocasionan una rotacin mnima de materiales. c) Los pedidos abiertos reducen los precios de adquisicin como consecuencia del volumen de compras. d) La factura se emite con anterioridad al albarn, para que el comprador sepa el importe de la deuda. e) El albarn ha de ser firmado por el comprador, para otorgar el consentimiento del gnero suministrado por el vendedor. f ) El albarn, una vez firmado, es el documento que justifica legalmente la operacin de compraventa. g) Las facturas han de expedirse a los 15 das del albarn. h) En cualquier factura es obligatorio indicar la cuota de IVA cargada en la misma. i) En caso de ventas al por menor, las facturas se pueden sustituir por tiques expedidos por mquinas registradoras. j) Las facturas de rectificacin se utilizan exclusivamente en caso de devolucin de gnero. k ) Las facturas han de conservarse durante el ao siguiente a la fecha de su expedicin. l) El porcentaje de IVA siempre se calcula sobre el importe bruto de la factura, aunque haya descuentos o portes. m ) Los seguros cargados en factura no estn gravados con IVA. n) Las facturas de rectificacin las emite el comprador al vendedor para que ste rectifique la factura. ) En una factura, las unidades bonificadas han de ser facturadas descontando su importe, como un descuento comercial. 2. La empresa Maroto, S. A., de Cceres, con CIF A-10345577, situada en la calle Goya, 38, cdigo postal 10008, el da 23 de abril de 2003 recibe la factura n.o 340 expedida por Industrias Garca, S. A., con CIF A-37445680, de Salamanca, calle Navarra, 4, cdigo postal 37012. Dicha factura refleja la mercanca solicitada el da 10 de abril, segn propuesta de pedido n.o 16, mediado por el Sr. Ruiz, y albarn de entrega n.o 660, de fecha 20 de abril. El gnero recibido es el siguiente:

Los costes adicionales son: - Embalajes: 350 euros.

28

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

- Seguro: 80 euros. - Portes: 450 euros. La forma de pago estipulada es la siguiente: dos efectos a 30 y 60 das fecha factura. a) Confeccionar el pedido, el albarn y la factura. b) Anotar en el libro registro de facturas recibidas las siguientes operaciones y completar con los datos que se consideren necesarios.

29

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

15. Compra. Proceso (actividades 2)

Continuando con las actividades iniciadas en el anterior captulo, seguimos con los siguientes puntos: 3. La empresa Productos Jordn, S. L. se dedica principalmente a la comercializacin de cuatro productos que son suministrados por diversos proveedores. Durante los meses de febrero y marzo de 2003 las adquisiciones efectuadas fueron las siguientes: 8 de febrero, factura n.o 230 del proveedor Carlos Martnez, cd. 40000067. Artculo BD: 200 uds. a 34 euros, incluidas 20 bonificadas. Artculo MH: 600 uds. a 16 euros, incluidas 50 bonificadas. Artculo KM: 1 400 uds. a 22 euros, incluidas 100 bonificadas. Descuento comercial aplicado: 5 % en los artculos BD y KM. Embalajes: 1,5 euros/ud. por cada artculo recibido. 18 de febrero, factura n.o 176, del proveedor Miguel Segura, cd. 40000032 Artculo BD: 175 uds. a 32 euros. Artculo KM: 1 100 uds. a 20 euros. Artculo RS: 650 uds. a 8,75 euros. Descuento comercial aplicado: 2 % Embalajes: 140 euros. Seguro: 35 euros.

- 6 de marzo, factura n.o 330, del proveedor Industrias Serret, S.A., cd. 40000016. - Artculo BD: 340 uds. a 34 euros. - Artculo KM: 800 uds. a 23 euros. - Artculo RS: 1 200 uds. a 10,5 euros. - A los artculos BD y KM se les ha aplicado un descuento comercial del 9 % y al artculo RS del 6 %. - Los embalajes suponen 220 euros. - El seguro asciende a 40 euros. - 22 de marzo, factura n.o 309, del proveedor Carlos Torres, cd. 400021. - Artculo BD: 260 uds. a 31 euros. - Artculo MH: 600 uds. a 15 euros. - Artculo KM: 500 uds. a 24 euros, incluidas 50 bonificadas. - Artculo RS: 750 uds. a 11 euros, incluidas 50 bonificadas. - A los artculos BD y MH se les ha aplicado un descuento comercial del 3 %. - En factura carga a los artculos KM y RS 1,21 euros de embalajes por unidad recibida. - 25 de marzo, factura de rectificacin n.o 10, emitida por el proveedor Carlos Torres por la devolucin efectuada el da 24 de marzo de 20 unidades del artculo BD por encontrarse en mal estado. - 29 de marzo, factura n.o 380, Industrias Serret, S. A., cd. 40000016. - Artculo BD: 200 uds. a 34 euros. - Artculo MH: 500 uds. a 16 euros. - Artculo RS: 600 uds. a 10 euros. - Al artculo MH se le ha aplicado un descuento comercial del 4 %. Los embalajes cargados en factura para todos los artculos suponen 140 euros y el seguro 40 euros.

30

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Nota. Los artculos BD y MH estn sujetos al 7 % de IVA; los restantes, al 16 %. a) Elaborar las facturas y la factura de rectificacin correspondientes al ejercicio, completando las mismas con los datos que se consideren necesarios. b) Realizar una ficha de costes para cada artculo. c) Registrar las operaciones en el libro de registro de facturas recibidas. 4. Imagina que eres el titular de una empresa dedicada a la compra-venta de muebles. Con tus datos personales con fecha 12 de abril de 200X, recibes el pedido 447 de un cliente, que es servido el da 25 de abril, segn albarn n. 155 y factura n. 660 de fecha 27 de abril de 200X con las caractersticas siguientes: - 10 lmparas modelo FF (1 de ellas est bonificada) - 20 sofs modelo TT (2 de ellos estn bonificados) - 44 sillas modelo HH (4 de ellas estn bonificadas) En factura realizan un descuento comercial del 5 % y cargan portes por 200 euros. El importe lquido de la misma ha de ascender a 12000 euros. a) Confecciona el pedido, el albarn y la factura. b) Confecciona la ficha de costes por producto (segn modelo de la pgina 80). Nota: Con este captulo hemos llegado al final del curso. Recuerda que este trabajo es un fragmento del libro "Gestin de aprovisionamiento" del autor J. M. Gmez, E. Montealegre, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-4177-6).

31