BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT

FORMULAIRE TYPE DEVALUATION DES OFFRES : PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES ET DE TRAVAUX

UNITE DE CONTROLE DES ACQUISITIONS DES BIENS ET SERVICES ET DES PRESTATIONS DE CONSULTANTS ET DES SERVICES DE CONSULTANT DECEMBRE 1997

Prface
Le prsent formulaire type a t prpar par le Groupe de la Banque1 lintention de ses emprunteurs et de leurs organes dexcution pour leur permettre dvaluer des offres en se conformant aux dispositions des Rgles de procdure de la Banque pour lacquisition des biens et travaux, Edition de dcembre 1996, ci-aprs dnommes Rgles de procdure pour lacquisition (voir, notamment paragraphe 3.5.2 des Rgles de procdure pour lacquisition). Tous les prts et dons ngocis aprs le 1er janvier 1997 sont rgis par les dispositions de lEdition de dcembre 1996. Bien que le dossier2 ait spcifiquement pour objet de faciliter lvaluation des offres prsentes sur appel doffres international (AOI) et sur appel doffres international restreint (AOIR), les emprunteurs devraient lutiliser en y apportant les modifications et les claircissements ncessaires, en vue de lvaluation effectue dans le cadre des procdures dappel doffres national (AON), et de la consultation des fournisseurs lchelon international et national. Ds notification de lattribution du march par lemprunteur au soumissionnaire retenu et conformment aux conditions gnrales de lAccord de prt ou de crdit, la Banque est autorise publier la description du march et son montant. Les personnes qui utilisent le prsent dossier sont invites faire part de leurs commentaires ladresse suivante : Unit de contrle des acquisitions des biens et services et des prestations de consultants Banque africaine de dveloppement 01 BP 1397 Abidjan 01 Cte dIvoire Facsimile : (225) 204-907

Toute rfrence au Groupe de la Banque africaine de dveloppement (BAD), couvre le Fonds africain de dveloppement (FAD) et le Fonds spcial du Nigria (FSN), qui appliquent les mmes rgles de passation des marchs. Les expressions prts ou dons de la BAD, du FAD ou du FSN sont interchangeables. Ce dossier peut tre obtenu sur disquette auprs de lUnit de contrle des acquisitions de biens et services et des prestations de consultants, Banque africaine de dveloppement, tlphone (255) 20.40.09 ; Fax 225-204 907.

Table des matires Prface Comment utiliser le formulaire Section I. Formulaires types dvaluation des offres Couverture type Lettre denvoi Tableau 1. Donnes de base sur les passations de march (DBPM) Tableau 2. Prix des offres (lus publiquement) Tableau 3A Examen prliminaire Conformit aux critres commerciaux Tableau 3B Examen prliminaire Conformit aux critres techniques Tableau 4 Corrections et rabais inconditionnels Tableau 5 Taux de change Tableau 6A Conversion montaire (plusieurs monnaies) Tableau 6B Conversion montaire (monnaie unique) Tableau 7 Ajouts pour omissions, ajustements variations mineures (valorisation montaire) Tableau 6A Conversion montaire (plusieurs monnaies) Tableau 6B Conversion montaire (monnaie unique) Tableau 7 Ajouts pour omissions, ajustements variations mineures (valorisation montaire) Tableau 8A Prfrence pour les fournitures du pays/de la rgion de lEmprunteur Tableau 8B Prfrence pour les entreprises de travaux du pays/de la rgion de lEmprunteur Tableau 9 Proposition dattribution du march Annexe I. Annexe II. Annexe III. Instructions pour lvaluation des offres Liste de contrle de louverture des plis Eligibilit pour la fourniture de biens, travaux et services dans le cadre des acquisitions finances par la Banque Exemple dexamen prliminaire Contenu du rapport dvaluation des offres

Annexe IV. Annexe V.

COMMENT UTILISER LE DOCUMENT TYPE

1. Le prsent document type et les instructions qui laccompanent indiquent la marche suivre pour valuer les offres reues la suite dun AOI. Il importe, dans tous les cas, dappliquer les procdures de soumission et dvaluation dcrites dans les Instructions aux soumissionnaires (IS) du dossier dappel doffres. 2. Les Emprunteurs1 doivent obligatoirement utiliser les dossiers types dappel doffres (DTAO)2 publies par le Groupe de la Banque. Ces dossiers sont maintenant disponsibles pour : a) b) c) La passation des marchs de fournitures (DTAO-F) La passation des marchs de travaux (grands travaux) (DTAO-GT) La passation des marchs de travaux (travaux de taille moyenne) (DTAO-DT)

Dautres dossiers types dAOI sont en prparation ; les procdures dvaluation correspondantes sont identiques celles tablies pour la passation des marchs de fournitures. Le dossier dappel doffres pour les fournitures est bas sur lAOI (voir paragraphe 4.10.1 des Rgles de procdure pour lacquisition), dans laquelle les procdures dappel et dvaluation doffres sont fondes sur une monnaie spcifique. 3. Bien que les dossiers diffrent les uns des autres, les IS sont trs similaires. C est le cas, en particulier, des dossiers types tablis pour la passation des marchs de fournitures, de grands travaux, et de travaux de taille moyenne, qui sont les plus couramment utiliss. Le prsent document type dvaluation et les Instructions pour valuation des offres sont bass sur lutilisation de ces IS et des conditions particulires du march (qui contiennent des informations se rapportant spcifiquement au march considr, par opposition aux conditions gnrales applicables tous les marchs). 4. En gnral, cette opration nest complexe que pour les grands travaux et les marchs de fourniture-installation par AOI. Le lecteur est pri de noter que lvaluation et le rapport dvaluation correspondant ne doivent pas ncessairement tre longs. Lvaluation des offres pour un march de fournitures disponibles en magasin est gnralement rapide et facile lorsquaucune prfrence nest accorde en faveur du pays ou de la rgion de lEmprunteur. Les tableaux doivent tre joints au rapport dvaluation, mais peuvent tre adapts aux conditions particulires des dossiers dAO. Diverses pices doivent tre jointes au rapport, dcrivant en dtail le processus suivi pour lvaluation des offres et indiquant prcisment les expressions de langage ou indications chiffres faisant partie de la soumission et sujets caution. Le rapport doit comporter de nombreux renvois et faire rfrence aux clauses correspondantes du dossier dAO. Il est ncessaire dindiquer les contrats qui regroupent des contrats particuliers moins importants ( lots , - tranches , ou lments ) pouvant tre attribus sous forme de contrats multiples un soumissionnaire unique ou en combinaison de marchs dun ou plusieurs lots diffrents soumissionnaires. Dans ce cas, les offres doivent tre values sparment pour chaque lot en tenant compte I) des rabais qui peuvent tre proposs lorsque plus dun march est attribu au mme soumissionnaire ; de loctroi dune marge de prfrence pour un pays ou une rgion, pour chaque lot, voir Annexe I, parag. 7(b). Les tableaux doivent tre remplis dans tous les cas. 6. Les emprunteurs doivent examiner les prsents tableaux dvaluation et Instructions ds la prparation du projet, afin de dterminer les besoins en personnel ncessaires lvaluation des offres. Ils peuvent demander la Banque de leur expliquer les procdures suivre, y compris
1

5.

Voir les Rgles de procdure pour lacquisition des biens et travaux (Rgles de procdures pour lacquisition, parag. 3.5.2). Sil nexiste pas de dossier type appropri, dautres dossiers reconnus au plan international peuvent tre jugs acceptables par la Banque. Le terme Emprunteur se rapporte ici lorgane dexcution, qui peut tre aussi qualifi d"Acheteur" ou de Matre douvrage.

lorsque les documents dAO ne sont pas les documents types de la Banque. La Banque encourage les emprunteurs faire appel des consultants expriments pour les aider valuer les offres relatives des marchs complexes ; (voir Rgles de procdures pour lacquisition, paragraphes 4.7 et 4.8) les honoraires des consultants peuvent alors ventuellement tre financs par le prt, si lAccord de prt le permet.

SECTION I.

FORMULAIRES TYPES DEVALUATION DES OFFRES

COUVERTURE TYPE

RAPPORT DEVALUATION DES OFFRES ET RECOMMENDATION POUR LADJUDICATION DU MARCHE

Nom du projet : _________________________________________________

Prt de la BAD, du FAD ou du FSN, ou Don du FAD N :_______________ Nom du march :________________________________________________ Numro didentification :__________________________________________ Date de soumission :______________________________________________

LETTRE DENVOI
Lemprunteur, le ministre, le service ou organisme charg des communications avec la Banque) doit adresser la Banque le rapport dvaluation, sous couvert dune lettre denvoi. Cette lettre doit indiquer les conclusions de lvaluation et fournir toute information supplmentaire susceptible de faciliter lexamen de la Banque. Elle doit aussi souligner toutes les difficults non rsolues ou sujettes caution. Elle doit tre adresse au Directeur (du Dpartement des programmes par pays) responsable du prt ou ventuellement un autre fonctionnaire de la Banque charg de cette correspondance.

Note :

Le rapport dvaluation et la recommandation pour lattribution du march seront adresss au Groupe de la Banque pour porter lavis de non-objection ou pour approbation avant que lemprunteur ninvite ladjudicataire pour la finalisation et la signature du contrat. Le rapport devrait tre accompagn des trois offres juges les plus avantageuses.

TABLEAU I : DONNEES DE BASE SUR LA PASSATION DU MARCHE (DBPM)

FORMULAIRE DAPPROBATION DE MARCHE, LETTRE DACCEPTATION, ETC

Pays Numro du prt Titre du projet Organe dexcution

Mode dacquisition Prfrence pour le pays de lemprunteur : Oui Non N dappel doffres de lemprunteur : Date dapprobation du dossier dappel doffres/TDR Date de clture appel doffres/proposition Date de rception de lvaluation des offres Prfrence pour la rgion : Oui Non

Date de rcept.du projet de dossier dappel doffre Date de lancement de loffre Date douverture des plis Date dvaluation de lapprobation

Noms et nationalits des soumissionnaires 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre total de soumissionnaires Rclamation(s) reue(s) Oui Non Commentaires :

Si oui, combien :

Objet du contrat : Rfrence du contrat Contrat BAD n Date de signature du contrat : Date de rception du contrat : Nom et adresse de ladjudicataire/firme Dure du contrat : Montant total du contrat/HT Code des devises du contrat : Taux de change : Biens ou services Pays dorigine Pays o est effectue lacquisition 1. 2. 3. Sous-traitant Partie financer par la BAD/la FAD/le FSN Dotation par catgorie de dpenses (indiquer le titre et le montant) i. iii. ii. iv. Dotation selon les diverses monnaies de paiement i. ii. iii. iv. Montant hausse des prix : Montant des provisions : Signature et date Signature et date : Nom/Signature et date Directeur, Dpartement des Oprations Chef de division : Charg de projet

TABLEAU 2 : PRIX DES OFFRES (LUS PUBLIQUEMENT) Identification du soumissionnaire Ville/Etat ou province Pays b) c) Prix de(s) loffre(s) (lu publiquement)1 Monnaie(s) Montant(s) ou % d) e) Modifications ou commentaires ou rabais b)

Nom a)

etc
1. Si le montant de la soumission est libell en une seule monnaie (Annexe I, parag. 6.(d)(ii)), les montants en autres monnaies sont indiqus en pourcentage du prix total de loffre dans la colonne e.

2. Dcrire toute modification du prix de loffre lu publiquement tels que les rabais offerts, les retraits, les variantes, etc.. Noter galement labsence dune garantie de loffre si celle-ci est exige ainsi que toute autre information cruciale. Se reporter aussi lAnnexe I, Section 2 ci-aprs.

Tableau 3A : EXAMEN PRELIMINAIRE SENSIBILITE AUX CRITERES COMMERCIAUX

Soumissionnaire Vrification Indiquer1 les Clauses dans le Dossier dappel doffres b) Eligibilit Dispositions mentionnes dans le Dossier dappel doffre c) Garantie de loffre Dispositions mentionnes dans le Dossier dappel doffres d) Exhaustivit de loffre Dispositions mentionnes dans le dossier dappel doffres e) Forte sensibilit2 aux Acceptation critres commerciaux examen dtaill pour

a)

f)

g)

Note : Se reporter lAnnexe I, section 5 ci-aprs, pour une explication des intituls des colonnes. Il peut tre ncessaire dajouter dautres colonnes. Se reporter lexemple donn lAnnexe IV. 1. Citer toutes les conditions mentionnes dans les dossiers dappel doffres que les soumissionnaires doivent remplir pour que leurs offres soient juges conformes aux critres des propositions commerciales. Il ny a pas dcarts importants par rapport aux prescriptions commerciales.

2.

TABLEAU 4 : CORRECTIONS ET RABAIS INCONDITIONNELS

Soumissionnaire Prix de loffre lu publiquement Monnaie(s) a) Montant(s) Corrections Erreurs de calcul
1

Sommes provisionnelles e)

Prix de loffre corrig

Rabais inconditionnels2 Pourcentage Montant(s) Prix de loffre corrig/avec rabais I =f)-h)

b)

c)

d)

f)=c)+d)-e)

g)

h)

Note : Seules les offres qui sont retenues lissue de lexamen pralable (Tableau 3, colonne g) doivent figurer dans ce tableau et les suivants. Les informations portes dans les colonnes a, b, et c proviennent du Tableau (colonne a, d, et e, respectivement). 1. 2. Les corrections indiques dans la colonne d peuvent tre positives ou ngatives. Les rabais inconditionnels (voir Annexe I, par. 6.4) indiqus sous forme de montants sont enregistrs directement dans la colonne g. En cas daugmentation de prix, il ny a pas de remise.

TABLEAU 5 : TAUX DE CHANGE

Monnaie utilise pour lvaluation des offres : _____________________________________

Taux de change en vigueur le : _________________________________________________

Source des taux de change (organisme ou publication) : _____________________________

Note : Joindre une liste des taux de change fournis par lorganisme ou la publication indiqus.

Tableau 6A : CONVERSION MONTAIRE (PLUSIEURS MONNAIES) Monnaie retenue pour lvaluation : _______
Soumissionnaire Monnaie(s) de loffre Prix de loffre corrig/ Rabais compris c) Taux de change Applicable(s)1 d) Monnaie de lvaluation Prix de loffre e)=c)xd) Prix total de loffre2

a)

b)

Note : Ce tableau doit tre rempli lorsque sont utiliss les dossiers dAO pour la passation des marchs de fournitures, et lOption B du dossier dAO pour la passation des marchs grands travaux. Les informations portes aux colonnes a, b, et c proviennent des colonnes a, b et I du tableau 6. 1. Les informations portes dans la colonne d proviennent du tableau 5 2. Les montants ports dans la colonne f sont gaux au montant total des prix des offres de chaque soumissionnaire indiqu la colonne e. __________________________ Uniquement rabais inconditionnels (voir colonnes g, h, I du tableau 6)

Tableau 6B : CONVERSION MONETAIRE (MONNAIE UNIQUE) Monnaie retenue pour lvaluation : _______
Composition des paiements1 Monnaie utilise pour lvaluation Taux de change Montant en utilis par le Monnaie soumissionnaire Utilise pour Les paiements Taux de change Prix de Utilis pour loffre 2 Lvaluation Total3

Soumissionnaire Prix de loffre Monnaie de corrig/rabais Paiement inclus (en la monnaie indique) a) b) c)

Pourcentage du Montant en Monnaie Montant total Utilise de loffre Pour lvaluation d) e)=b)xd)

f)

g)=e)xf)

h)

i)=g) x h)

Notes : Ce tableau doit tre rempli lorsque sont utiliss les dossiers tablis pour la passation des marchs de travaux de taille moyenne et lOption A du dossier dappel doffres pour la passation des marchs de travaux de taille importants du tableau 6 1. Les informations portes dans les colonnes c, d, et f proviennent de lAnnexe la soumission du dossier type dappel doffres pour la passation des marchs de grands travaux et du formulaire de soumission du dossier type dappel doffres pour la passation des marchs de travaux de taille moyenne. 2. Les informations portes la colonne h proviennent du tableau 5 3. Les chiffres ports dans la colonne j sont la somme des prix de loffre, pour chaque soumissionnaire.

Tableau 7 : AJOUTS POUR OMISSIONS, AJUSTEMENTS ET VARIATIONS MINEURES Monnaie retenue pour lvaluation : ______________
Soumissionnaire a) Prix de loffre corrig/ Rabais inclus1
b)

Ajouts pour omission2

c)

Ajustements2
d)

Variations mineures2
e)

Prix total f)=b)+c)d)+e)

1. 2.

Les informations portes dans la colonne b proviennent du tableau 6A ou de la colonne j du Tableau 6B. Toute mention porte dans les colonnes c, d, ou e doit tre explique de faon dtaille, et tre accompagne des calculs correspondants. Se reporter aux parag. 6(e), 6(f) et 6(g) respectivement.

Tableau 8A : PREFERENCE POUR LES FOURNITURES FABRIQUEES DANS LE PAYS OU LA REGION DE LEMPRUNTEUR : Monnaie retenue pour levaluation : __________________
Groupe de Prix total2 soumissionnaires bnficiant dune prfrence1 Pour 1 pays/rgion c) b)

Soumissionnaire

Fournitures ne pouvant bnficier de la prfrence3

Total rvis

Droit de douane en vigueur (%)4

Marge de prfrence (%)5

Prix des Prix total fournitures comparer bnficiant dune marge de pfrence6 h) i)=d)+h)

a)

d)

e)=c)-d)

f)

g)

1. 2. 3. 4. 5.

6.

Les informations portes dans la colonne b) indiquent si le soumissionnaire dclare appartenir aux Groupes A ou B, et doivent tre vrifies par lemprunteur. Les informations portes dans la colonne c) proviennent de la colonne f) du Tableau 7. Si le prix total le plus bas est offert par un soumissionnaire du Groupe A, cest le prix de loffre la moins disante et il nest pas ncessaire de remplir le reste du tableau. Les colonnes d) h) doivent tre remplies uniquement pour les offres du groupe C. Les montants ports dans la colonne d) sont gaux la somme des cots indiqus aux colonnes d) et e) du Tableau 7 et dautres cots encourus dans le pays des offres du groupe C. Les pourcentages indiqus dans la colonne f) sont relatifs aux droits de douanes et impts applicables aux prix CIF ou CIP des fournitures considres. Se rfrer au parag. 7(a) de lAnnexe Le chiffre indiqu dans la colonne g) est gal 15 % ou au droit de douane indiqu la colonne f), le taux le plus bas tant retenu pour la prfrence pour un pays. En ce qui concerne la prfrence pour une rgion, le chiffre indiqu dans la colonne f est gal 10 pour cent, le taux le plus bas tant retenu. Ces marges deviennent respectivement 10 et 7, 5 % pour la prfrence rgionale. Pour les soumissionnaires du Groupe A, le chiffre port la colonne h) est zro. A ce stade, les prix des offres des soumissionnaires du Groupe B sont exclus de la comparaison. Pour les soumissionnaires du Groupe B, le montant port la colonne h) est gal au produit des chiffres ports aux colonnes e) et g).

Tableau 8 B : PREFERENCE POUR LES ENTREPRISES DE TRAVAUX DU PAYS DE LEMPRUNTEUR Monnaie retenue pour levaluation des travaux : ___________
Identification du Soumissionnaire a) Groupe de soumissionnaires bnficiant dune prfrence1 b) Prix total2 Travaux ne bnficiant Total rvis pas dune marge de prfrence3 d) e) = c) d) Prix rvis des travaux Prix total comparer bnficiant dune marge de prfrence 4) f) g) = c) + f)

c)

Notes : 1. 2. 3. 4. Les informations portes dans la colonne b) indiquent si le soumissionnaire dclare appartenir au Groupe A (soumissionnaires ligibles ressortissant du pays) ou au Groupe B (autres soumissionnaires), et doivent tre vrifies par lemprunteur. Les informations portes dans la colonne c) proviennent de la colonne f) du Tableau 7. Si le prix le plus bas est offert par un soumissionnaire du Groupe A, il est le moins disant et il nest pas ncessaire de remplir le reste du tableau. Les montants ports dans la colonne b) sont gaux la somme des cots indiqus aux colonnes d) et e) du Tableau 7. Les composantes non ngligeables de la colonne d) doivent faire lobjet de notes explicatives jointes au prsent tableau. Il nest pas ncessaire de remplir les colonnes d) et e) pour les soumissionnaires du Groupe A. Le chiffre indiqu dans la colonne f) est zro pour les soumissionnaires du Groupe A et est gal 10 % de celui indiqu la colonne e) pour les soumissionnaires bnficiant dune prfrence nationale, ou de 7,5 pour cent lorsquils bnficient dune prfrence rgionale.

__________________________________________________________________ 16

Tableau 9 PROPOSITION DATTRIBUTION DU MARCHE

1. Soumissionnaire ayant prsent loffre conforme juge la moins disante (auquel il est propos dattribuer le march) a) Nom _____________________________

b) Adresse ___________________________ 2. Si loffre a t soumise par un agent, indiquer le fournisseur effectif a) Nom _______________________________

b) Adresse ____________________________ 3. Si loffre est prsente par un groupement dentreprises, indiquer tous les partenaires, leur nationalit, et la part estime du march qui revient chacun. __________________________________________________________ Principal (principaux) pays de provenance des fournitures/matriaux _______ Date envisage pour la signature du march (mois, anne) ___________ Dlais prvus pour larrive des fournitures/matriels sur les lieux du projet/pour lachvement des travaux _________(mois) Montant(s) ou %

4. 5. 6.

Prix de loffre Monnaie(s) (lu Publiquement 1) 8. Corrections des erreurs2 9. Rabais3 10. Autres ajustements4 11. March propos5 12. Catgorie de dcaissements6 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7.

Informations provenant des colonnes b) et c) du Tableau 4. Informations provenant de la colonne d) et du Tableau 4. Informations provenant de la colonne h) du Tableau 4. Elles incluent les rabais offerts en cas de lattribution de plusieurs marchs. Voir parag . 7(b). Les informations portes la ligne 10 devraient faire lobjet dexplication dtailles. Somme des prix indiqus aux lignes 7 10. Pour les offres exprimes en une seule monnaie, les montants libells en une autre monnaie doivent tre exprims en pourcentage. Informations provenant de laccord de prt.

__________________________________________________________________ 17 ANNEXE I. Instructions pour lvaluation des offres 1. Identification, procdures dappel la concurrence et soumission des offres

Les donnes de base sur le processus de passation des marchs figurent au Tableau 1. Elles permettent de sassurer que les dispositions de lAccord de prt et, notamment les paragraphes 3.2 et 3.3 des Rgles de procdure pour lacquisition, sur la publicit et la notification, ont t respects.

2.

Ouverture des plis6

Les soumissionnaires ou leurs reprsentants sont tous invits assister la sance douverture des plis, pendant laquelle les offres sont lues haute voix et enregistres, en mme temps que la liste des personnes prsentes. Le procs-verbal de la sance doit tre dress et envoy dans les meilleurs dlais la Banque ainsi qu chacun des soumissionnaires. Les procdures douverture des plis sont dcrites dans les instructions aux soumissionnaires (IS). Un formulaire rcapitulatif des informations obtenir est prsent lAnnexe II, qui doit faciliter louverture des plis et la prparation du procs-verbal. Il doit tre rempli pour chaque offre au fur et mesure de la lecture des offres pendant la sance douverture. Les informations lues publiquement doivent provenir de loriginal de loffre ; les montants et autres indications essentielles lus haute voix doivent tre souligns car ils devront tre vrifis par la suite. Si les offres sont prsentes en une seule monnaie, il importe dindiquer le pourcentage des montants dus payables en dautres monnaies en outre, il conviendrait de lire haute voix les taux de change utiliss par les soumissionnaires. (voir paragraphe. 6.(d) (ii) ci-aprs). Les enveloppes contenant des avis de substitution, de modification, de rabais ou de retrait des offres remises doivent faire lobjet dun examen tout aussi attentif, et les dtails essentiels quelles contiennent un changement de prix, par exemple lus publiquement. Les informations qui ne seraient pas lues haute voix et consignes par crit dans le procsverbal ne seront pas prises en compte dans lvaluation des offres. Les offres reues mais qui auront t retires devront nanmoins tre lues et ne devront tre retournes aux soumissionnaires que lorsque les avis de retrait auront t officiellement confirms. Comme indiqu dans les Instructions aux soumissionnaires (IS) ; aucune offre ne doit tre rejete lors de louverture des plis hormis celles qui ont t reues aprs la date limite de remise des offres. Ces offres tardives ne sont pas ouvertes et sont retournes en ltat aux soumissionnaires. Les prix des offres lus haute voix doivent tre ports au Tableau 2.

3.

Validit des offres

La priode de validit des offres est indiques dans les IS ; elle doit tre confirme dans la soumission. Si, pour des raisons exceptionnelles, le march ne peut tre attribu avant lexpiration de cette priode, une demande de prorogation doit tre faite par crit aux soumissionnaires, conformment aux dispositions des IS (voir aussi les Rgles de procdure pour lacquisition) parag. 3.39. Une demande de prorogation de la priode de la validit de la garantie doffre doit aussi tre prsente aux soumissionnaires, le cas chant1. Un avis de non-objection de la Banque est ncessaire si le report demand excde soixante (60) jours calendaires ou pour toute demande ultrieure de prorogation (Rgles de procdures pour
1

Se reporter aux Rgels de procdure pour lacquisition parag. 3.32. Le procs-verbal doit tre envoy la Banque dans les meilleurs dlais aprs louverture des plis et naccompagne donc gnralement pas le rapport dvaluation des offres.

__________________________________________________________________ 18
lacquisition, Annexe IV parag. 4.2. (d)). Toutes les prorogations doivent tre indiques au Tableau 3.

4.

Principes de lvaluation

Aprs louverture des plis en sance publique, aucun renseignement concernant lexamen des plis, les prcisions demandes et lvaluation des offres ne doit tre communiqu aux soumissionnaires ou toute autre personne nayant pas qualit pour participer la procdure dvaluation tant que lattribution du march na pas t notifie au soumissionnaire retenu (Rgles de procdure pour lacquisition, parag. 3.34). La Banque recommande lemprunteur de former un comit dvaluation compos dau moins trois membres comptents, qui poursuivra ses travaux dans un bureau permettant dassurer le caractre confidentiel de tous les documents relatifs aux soumissions. La nomination ce comit des personnes ayant particip la prparation des dossiers dappel doffres prsente des avantages considrables. Lemprunteur peut, dans certains cas, demander aux soumissionnaires de lui fournir des claircissements sur certains points ambigus ou sur des incohrences notes dans leurs offres. Conformment aux IS, ces demandes sont prsentes par crit, mais le soumissionnaire ne peut tre invit ou autoris modifier le prix ou la nature des fournitures, travaux ou services offerts, sauf pour corriger une erreur de calcul. Les rponses des soumissionnaires doivent galement tre communiques par crit (voir aussi les Rgles de procdure pour lacquisition parag. 13.33). Aucune runion ou conversation ne doit avoir lieu entre lemprunteur (ou ses consultants) et les soumissionnaires pendant le processus dvaluation des offres. Pendant lvaluation des offres, les soumissionnaires cherchent frquemment entrer en contact avec lemprunteur, directement ou indirectement, pour senqurir de ltat davancement de lvaluation, offrir des claircissements qui ne leur ont pas t demands, ou critiquer leurs concurents. La rponses de lemprunteur ces informations doit se limiter un accus de rception. Il doit valuer les offres uniquement sur la base des informations communiques dans les offres. Les informations supplmentaires fournies peuvent nanmoins laider valuer ces offres plus exactement, rapidement ou quitablement. Ainsi quindiqu ci-dessus, aucune modification ne peut toutefois tre apporte au prix ou la teneur des offres.

5.

Examen prliminaire des offres

Le processus dvaluation doit dmarrer ds louverture des plis. Lexamen prliminaire des offres a pour objet didentifier et de rejeter celles qui sont incompltes, non recevables ou non conformes pour l essentiel aux dispositions du dossier dappel doffres, et qui ne doivent donc pas tre values. Cet examen doit porter sur les points suivants : a) Vrification : lexamen prliminaire doit sattacher identifier les insuffisances des offres et qui pourraient indment avantager le soumissionnaire en question. Il importe ici de faire preuve de bon sens : de simples fautes ou omissions imputables une erreur humaine ne devraient pas occasionner le rejet dune offre ; il est rare quune offre soit parfaite tous gards. Il importe toutefois que la validit de loffre elle-mme ne puisse tre remise en question, par exemple cause de problmes lis aux signatures. Lorsque loffre a t soumise par un groupement dentreprises, laccord de groupement doit y tre joint ; lorsque le soumissionnaire est un agent, celui-ci doit fournir lautorisation du fournisseur ou du fabricant en sus de la documentation requise du fournisseur ou du fabricant. Toutes les copies

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doivent tre compares loriginal et corriges si ncessaire. Loriginal doit alors tre plac en lieu sr ; seules les copies sont utilises aux fins de lvaluation. b) Critres de provenance : Le soumissionnaire doit tre une personne physique ou morale ressortissant dun pays rpondant aux critres de provenance dfinis dans les Rgles de procdure pour lacquisition.3 Tous les membres dun groupement dentreprises doivent appartenir un pays membre rpondant ces critres, et le groupement dentreprises doit tre immatricul dans un pays membre ligible. Toutes les fournitures et tous les services doivent provenir de pays membre rpondant aux critres de provenance. Dans le cas dinstallations et dquipements, les critres de provenance ne sappliquent quau produit fini faisant lobjet de loffre et ses principales composantes qui sont clairement identifiables. En cas de prqualification, seules les offres prsentes par des soumissionnaires ayant fait lobjet de la procdure de prqualification peuvent tre disqualifis sils sont affilis une entreprise qui a t engage pour fournir des services de conseil concernant le projet, ou si les soumissionnaires sont des entreprises publiques du pays de lemprunteur qui ne jouissent pas de lautonomie juridique et financire (se reporter aux IS pour de plus amples dtails). Garantie de loffre : Le dossier dAO peut exiger la constitution dune garantie de loffre. Dans ce cas, la garantie doit tre conforme aux conditions stipules dans les Instructions aux soumissionnaires et tre jointe loffre. Sauf indication contraire dans ces mmes instructions, le soumissionnaire ne peut se contenter de fournir une copie. Si la garantie de loffre revt la forme dune garantie bancaire, cette dernire doit tre fournie conformment au modle inclus dans le dossier dAO. Une copie de la garantie ou dune contre-garantie, au nom de la banque de lemprunteur et non de lemprunteur lui-mme, ne sont pas acceptables. Les garanties mises pour un montant infrieur celui indiqu dans les Instructions aux soumissionnaires ou pour une priode plus courte que celle qui est stipule dans ces mmes instructions ne sont pas acceptables. La garantie de loffre prsente par un groupement dentreprises doit tre mise au nom de tous les partenaires du groupement. Exhaustivit de loffre : A moins que le dossier dappel doffres nautorise spcifiquement la prsentation dune offre partielle qui permet au soumissionnaire deffectuer une offre portant seulement sur certains lments ou pour certaines quantits dun lment particulier, les offres qui ne couvrent pas la totalit des lments requis doivent normalement tre considres comme non conformes. Toutefois, pour les marchs de travaux, on doit supposer que les prix non mentionns sont inclus dans le cot des activits qui leur sont troitement lies. Le soumissionnaire doit apposer ses initiales en regard de tout gommage, intercalations, ajouts ou changements de quelque nature que ce soit. Ces modifications peuvent tre acceptables si elles ont pour effet de corriger, prciser ou dexpliciter la soumission. Dans le cas contraire, on les considre comme des variations mineures et elles doivent tre analyses comme indiqu la Section 5.5 ci-aprs. La prsentation dun original de la soumission qui ne comporterait pas toutes ses pages peut tre une cause de rejet, de mme que toute incohrence dans les numros de rfrence ou autres caractristiques des fournitures principales.

c)

d)

LAnnexe III donne la liste des pays qui ne rpondent pas aux critres de provenance et la liste de ceux pour lesquels la Banque impose des restrictions sur les paiements qui peuvent tre financs par le prt de lInstitution.

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e)

Conformit pour lessentiel : Lexistence de variations majeures par rapport aux dispositions essentielles ( caractre technique et commercial du dossier dAppel doffres) peut entraner le rejet dune offre. En rgle gnrale, une variation est juge majeure si, en cas dacceptation de loffre, le march ne permet pas datteindre lobjectif pour lequel loffre a t sollicite, ou si elle ne permet pas de comparer quitablement loffre aux autres offres qui sont conformes pour lessentiel au dossier dappel doffres. Ci-aprs des exemples de variations majeures : i) linclusion dune clause de rvision des prix alors que le dossier dAO stipule que loffre doit tre prsente sur la base de prix fermes ; le non-respect des prescriptions techniques : loffre propose des fournitures dont la conception, les caractristiques de performance ou autres ne sont pas quivalentes pour lessentiel celles indiques dans le dossier dAO ; le calendrier propos pour le dmarrage du contrat, la livraison, linstallation ou la construction des fournitures ne correspond pas aux dates critiques ou celles correspondant certaines tapes ; la sous-traitance porte sur des montants trs diffrents de ceux prvus, ou doit se faire dune manire diffrente de celle qui est autorise ; le soumissionnaire refuse de prendre dimportants engagements et responsabilits juridiques prvus dans le dossier dAO, comme la prsentation dune garantie de bonne excution et la passation de contrats dassurances ; le soumissionnaire naccepte pas certaines dispositions fondamentales relatives au droit applicable aux impts et aux procdures de rglement des diffrends ; et les variations majeures indiques dans les IS comme entranant le rejet de loffre (dans le cas de travaux, par exemple, la participation une autre offre un titre autre que celui de sous-traitant).

ii)

iii)

iv)

v)

vi)

vii)

Les offres qui comportent des variations mineures (y compris des rserves) peuvent tre considres conformes pour lessentiel du moins au plan de lquit sil est possible dimputer une valeur montaire aux variations en question, qui est alors ajoute titre de pnalit au montant de loffre lors de lvaluation dtaille de celle-ci sous rserve que ces lments soient acceptables dans le cadre du march considr. Les rsultats de lexamen prliminaire doivent tre ports au Tableau 3. Si loffre nest pas retenue lissue de cet examen, les raisons de son rejet doivent tre clairement expliques dans une note ou dans une pice jointe, si ncessaire. Un exemple est donn lAnnexe IV. Lemprunteur peut juger utile dinclure des tableaux supplmentaires justifiant la conformit de loffre par rapport des spcifications techniques ou commerciales. Ces tableaux doivent alors tre joints au Tableau 3.

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6. Examen dtaill des offres

Seules les offres qui sont retenues lissue de lexamen prliminaire sont examines ce stade. a) Corrections des erreurs : La mthode suivre pour corriger les erreurs de calcul est dcrite dans les Instructions aux soumissionnaires. Les prix des offres lus publiquement (montant de la soumission) et les corrections doivent tre ports dans la colonne d du Tableau 4. Les corrections sont rputes engager le soumissionnaire. Toute correction inhabituelle ou importante de nature modifier le classement respectif des offres doit tre explique dans une note. Corrections des sommes provisionnelles : Les offres peuvent inclure des sommes provisionnelles fixes par lemprunteur pour couvrir des imprvus ou les sous-traitants avec lesquelles les soumissionnaires, selon les Instructions aux soumissionnaires, doivent obligatoirement sous-traiter. Etant donn que ces sommes sont gales pour toutes les offres, elles doivent tre soustraites des prix des offres et enregistres dans la colonne e du Tableau 6 de manire permettre une comparaison correcte des offres au cours des tapes ultrieures. Toutefois, les sommes provisionnelles tablies pour les travaux non prvisibles5, lorsque ceux-ci sont valus de manire comptitive, ne doivent pas tre dduites des prix des offres. Modifications et rabais : Conformment aux IS, les candidats sont autoriss, avant louverture des plis, modifier leur offre initiale. Les effets de ces modifications doivent tre intgralement pris en compte lors de lexamen prliminaire et de lvaluation. Ces modifications peuvent correspondre une augmentation ou une diminution du prix de loffre dcide au dernier moment par les soumissionnaires et appele rabais inconditionnel par opposition aux rabais conditionnels voir paragr. 7, 11. Le prix initial de loffre doit donc tre modifi ce stade de lvaluation. Les rabais offerts aux termes des dispositions des IS pour lattribution de plusieurs marchs ou lots inclus dans un seul march ( rabais conditionnels ) ne doivent pas tre pris en compte tant que toutes les autres phases de lvaluation ne sont pas acheves. Limpact financier des rabais inconditionnels (ou, linverse, des augmentations des prix) doit tre formul de la manire indique au Tableau 4 (colonnes g et h). Tout rabais exprim en pourcentage doit tre appliqu la base spcifie dans loffre (cest dire, vrifier sil sapplique des montants prvus). Tout rabais qui na pas t lu publiquement louverture des plis ne sera pas pris en compte dans lvaluation. Monnaie de lvaluation : Les offres non rejetes, corriges de toute erreur de calcul et ajustes au tire des rabais doivent tre indiqus au Tableau 5. Lorsque plusieurs taux de change existent pour une monnaie donne (pour les transactions commerciales, les oprations du secteur public, etc.), il convient dindiquer celui qui est utilis et de fournir les justifications correspondantes. Lorsquil nest pas

b)

c)

d)

Pour plus de dtails, se rfrer au Chapitre B du document type dAO grands travaux; ou au Chapitre 7 du document type AO Travaux de taille moyenne.

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possible dobtenir le taux de change dune monnaie donne auprs de lorganisme ou dans la publication indique dans les IS, il importe dindiquer la source secondaire, ainsi que les calculs qui ont pu tre effectus aux fins des conversions. Deux options peuvent tre retenues en ce qui concerne les monnaies de loffre et de paiement, qui exigent lapplication de mthodes de conversion diffrentes : i) Le dossier dAO pour la passation des marchs de fournitures, et lOption B du dossier dappel doffres pour la passation des marchs de grands travaux permettent dexprimer loffre en plusieurs monnaies. Dans ce cas, le Tableau 6A doit tre utilis pour lvaluation des offres.

ii)

Le dossier type dappel doffres pour la passation des marchs de travaux de taille moyenne et lOption A du dossier dappel doffres pour la passation des marchs de grands travaux prvoient lemploi dune monnaie unique pour exprimer le prix de loffre, gnralement la monnaie de lemprunteur ; les montants qui doivent tre rgls en dautres monnaies sont indiqus dans loffre en pourcentage du prix de loffre, ainsi que les taux de change utiliss par le soumissionnaire pour dterminer ces pourcentages. Dans le cas des offres prsentes en une seule monnaie en rponse des appels doffres de marchs de grands travaux (option A), il est possible que certaines parties ncessitent des paiements en des monnaies et dans des proportions diffrentes selon les soumissionnaires. Dans ce cas, il faut examiner en dtail les effets des corrections qui peuvent devoir tre effectues pour chaque offre, sur la base des informations prsentes dans lAnnexe loffre. Le Tableau 6B doit tre utilis pour lvaluation de ces offres.

e)

Ajustements pour omissions : Les omissions constates dans les offres doivent tre compenses en ajoutant aux prix de loffre le montant estim de ces lacunes. Lorsque les lments correspondant aux omissions de certaines offres figurent dans dautres offres, il est alors possible dutiliser la moyenne des prix cits dans les autres offres et de complter ainsi les offres incompltes des fins de comparaison. Il est galement possible de recourir des sources extrieures, telles que publication de prix, barmes de cots de transport, etc. Le cot ainsi tabli doit tre exprim en la monnaie retenue pour lvaluation et port la colonne c du Tableau 7. Ajustements : Les IS indiquent ventuellement les critres dexcution ou de fonctionnement qui seront pris en compte aux fins de lvaluation (se reporter, par exemple, au paragraphe 7 du dossier type dappel doffres pour la passation des marchs de fournitures). La mthode employe pour valuer ces facteurs doit tre dcrite en dtail dans le rapport dvaluation et tre totalement conforme aux dispositions des IS. Il nest pas octroy de prime ou crdit supplmentaire aux lments de loffre qui proposent des spcifications suprieures celles requises dans le dossier dappel doffres, moins que les Instructions aux soumissionnaires nen disposent spcifiquement autrement9.

f)

De mme, toute soumission permettant lEmprunteur de choisir entre diffrents modles de fournitures est value sur la base du prix les plus bas offfert par le soumissionnaire pour des modles qui remplissent les spcifications requises dans le dossier dAO.

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La valeur des ajustements est exprime en terme montaire, pour tous les marchs de travaux et la plupart des marchs de fournitures, et doit tre porte la colonne d du Tableau 7, dans la monnaie retenue pour lvaluation7. g) Valorisation montaire des variations mineures : Comme indiqu lalina 5.(e), les offres comportant des variations mineures par rapport au dossier dappel doffres peuvent tre considres conformes pour lessentiel ; il est possible, lissue dune analyse dtaille, de leur attribuer une valeur montaire qui est alors ajoute au montant de loffre, titre de pnalit, aux fins des comparaisons. i) Les variations mineures, notamment certaines rserves, peuvent tre formules en termes peu prcis par les soumissionnaires, du type nous souhaiterions accrotre le montant des avances ou nous souhaiterions considrer la possibilit de modifier le calendrier de ralisation du contrat ne sont normalement pas prises en compte lors de lvaluation. Toute dclaration catgorique dun soumissionnaire sopposant une condition pose dans le dossier dAO doit, en revanche, tre considre comme une rserve ferme. Lorsquune offre spcifie un calendrier de paiement plus rapide que celui indiqu dans le dossier dAO, la pnalit impose est fonction du profit que pourrait en tirer le soumissionnaire. Cette manire de procder ncessite de calculer la valeur actualise des flux de trsorerie. On utilisera le taux dintrt moyen terme en vigueur sur le march pour les monnaies de loffre, moins que les Instructions aux soumissionnaires ne spcifient un autre taux. Lorsquune offre indique une date de livraison ou dachvement du contrat au del de la date indique dans le dossier dAO mais acceptable au plan technique par lemprunteur, lavantage confr au soumissionnaire par ce dlai doit tre valu et loffre doit tre assortie de la pnalit prvue dans les IS ou, si ces dernires ne comportent aucune indication cet gard, dune pnalit qui est fonction du taux des dommages spcifi dans le dossier dappel doffres.

ii)

iii)

Lquivalent montaire des variations mineures doit tre tabli dans la monnaie retenue pour lvaluation indique la colonne e du Tableau 7. 7. Attribution du march

Aux fins de la comparaison des soumissions prsentes pour les marchs de travaux et pour la plupart des marchs de fournitures, les prix de offres, modifis compte tenu des corrections et des rabais, ainsi que des ajustements effectu s au titre des omissions, variations mineures et facteurs dvaluation spcifis dans les Instructions aux soumissionnaires, sont nots au Tableau 7. A ce stade, le soumissionnaire le moins disant aprs valuation est celui dont loffre value prsente le plus bas prix, sous rserve de :

La Banque autorise parfois lemploi du systme de points pour lachat de fournitures. Dans ce cas, les ajustements sont exprims en points. Se raporter aux IS (par.26.5) du dossier dappel doffres pour la passation des marchs de fournitures et sadresser directement la Banque pour obtenir des dtails sur lvaluation des offres au moyen du systme de points.

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Lincidence ventuelle de la marge de prfrence nationale ou rgionale sur le classement des offres, le cas chant ; De limpact des rabais proposs si plus dun march ou lot est attribu un mme soumissionnaire (rabais conditionnels) ; et Des conclusions de la vrification a posteriori (aprs valuation) de la capacit du soumissionnaire raliser le contrat ou, si la procdure de prqualification a t applique, de la confirmation des informatins sur la base desquelles le soumissionnaire a t prqualifi. Prfrence nationale ou rgionale : Les Instructions aux soumissionnaires indiquent si une marge de prfrence sera accorde en faveur des soumissionnaires nationaux ou rgionaux lors de lvaluation des offres, et dcrivent en dtail les procdures suivre pour dterminer si une offre remplit les conditions requises pour bnficier de ladite prfrence, ainsi que le montant de celle-ci. i) Dans le cas des marchs de fournitures, il convient de vrifier les montants des droits et autres taxes dimportation en vigueur et payables par un importateur non exempt, si le taux cumul est infrieur 15% de la valeur CIF ou CIP8, la marge de prfrence est fixe ce taux, sinon elle est de 15% en cas de prfrence nationale et de moins de 10 pour cent en cas de prfrence rgionale. Il faut aussi vrifier si les fournitures rpondent aux critres dcrits dans les IS 9, pour que la prfrence nationale ou rgionale soit applicable. Les calculs effectus pour dterminer le soumissionnaire valu le moins disant se font en deux tapes (voir paragraphes 4 et 5 de lAnnexe 2 des Directives). Lors de la seconde tape, si ncessaire, la marge de prfrence est ajoute (paragraphe 5 de lAnnexe 2 des Directives) ( linstar dun droit de douane) aux prix des offres CIF ou CIP des fournitures provenant de ltranger. Il importe de prendre soin dinscrire ces prix CIF ou CIP sparment des prix totaux ou des offres, qui peuvent en sus inclure les cots des transport intrieurs et dassurance correspondante, dinstallation, de formation, et autres cots encourus dans le pays de lemprunteur ; ces derniers ne devant pas tre pris en compte pour appliquer la marge de prfrence prennent en compte les corrections derreurs, les rabais, et sont ajusts pour tenir compte des omissions applicables aux prix CIF ou CIP (nombre de pices dtaches insuffisant, par exemple). Ils nincorporent pas les ajustements correspondant aux variations mineurs des offres ou aux facteurs dvaluation spcifis dans le dossier dappel doffres. La marge de prfrence calcule est alors ajoute au montant total des prix CIF ou ainsi corrigs, tels quindiqus au Tableau 8. Tous les calculs effectus pour appliquer la marge de prfrence pour le pays ou la rgion doivent tre clairement indiqus au Tableau 8, et accompagns des explications ncessaires. Le soumissionnaire rput le moins disant est celui pour lequel le prix total indiqu la colonne I est le plus bas, sous rserve des dispositions indiques la note 2 du Tableau 8.

a)

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ii) La possibilit quont les entrepreneurs locaux de bnficier dune prfrence nationale ou rgionale pour un march de travaux dpend de lactionnariat des entreprises. La marge de prfrence pour le pays ou la rgion est obtenue en ajoutant 10 pour cent aux prix corrigs, rabais inclus, des offres des soumissionnaires qui ne peuvent bnficier de la prfrence pour travaux en faveur du pays de lemprunteur ou en ajoutant 7,5 pour cent dans le cas des pays ne pouvant pas bnficier de la prfrence pour travaux en faveur de la rgion de lemprunteur. Les Instructions aux soumissionnaires stipulent que la marge de prfrence pour travaux en faveur dun pays ou dune rgion nest applicable ni aux sommes provisionnelles, ni aux ajustements, ni aux variations mineures qui ont t quantifies des fins dvaluation. Loffre value la moins disante est celle pour laquelle le montant total port la colonne g du Tableau 8 B est le moins lev.

b)

Rabais accords en cas dattribution de plusieurs marchs ou lots : ces rabais conditionnels sont offerts lorsque plusieurs lots ou marchs sont attribus au mme soumissionnaire. Lvaluation des offres peut dans ce cas tre assez complexe, en particulier pour les marchs de fournitures pour lesquels la prfrence en faveur du pays de la rgion de lemprunteur est applique. Le montant des rabais conditionnels offerts par un soumissionnaire peut varier selon le nombre de marchs qui lui est attribu. Les IS peuvent aussi imposer une limite au nombre ou la valeur totale des marchs attribus un soumissionnaire, en fonction de ses capacits financires et technique14. Le soumissionnaire prsentant loffre la moins disante pour un march spcifique peut donc se voir refuser le march du fait de cette restriction. Lemprunteur doit retenir la combinaison des attributions de march dont le cot global est le plus bas, sous rserve de lapplication des critres de qualification (voir Rgles de procdure pour lacquisition parag. 3.40.1). Les calculs doivent tre joints au rapport dvaluation. Ce dernier doit indiquer galement les valuations des offres prsentes pour les autures marchs si ces derniers ont t valus sparment. Capacit des candidats : Si la procdure de prqualification a t applique, le march doit tre attribu au soumissionnaire dont loffre a t value la moins disante, moins que la capacit technique et financire de ce dernier ne se soit sensiblement dteriore depuis lors, ou quil ait accept dans lintervalle daccomplir des travaux supplmentaires faisant lourdement appel ses ressources. Il est du devoir de lemprunteur de vrifier ces deux points systmatiquement. En labsence de prqualification, lemprunteur doit vrifier a posteriori la capacit du soumissionnaire valu le moins disant excuter le contrat, la procdure correspondante est dcrite dans les IS15. Si le soumissionnaire valu le moins disant ne satisfait pas aux critres de la vrification a posteriori de sa capacit excuter le contrat, son offre doit tre rejete et le soumissionnaire dont loffre est classe seconde doit tre soumis la mme procdure de vrification. Sil rpond aux critres tablis dans le dossier dappel doffres, le march lui sera attribu. Dans le cas contraire, la

c)

14 15

Cette restriction peut tre impose au stade de la prqualification. LAnnexe du Dossier type de prqualification de la Banque peut tre aussi utile pour procder aux vrifications a posteriori de la capacit des candidats excuter le contrat.

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procdure de vrification est applique au soumissionnaire qui occupe la position suivante (se reporter aux Rgles de procdure pour lacquisition parag. 3.38.2). Lemprunteur doit justifier le rejet dune offre pour raison dincapacit excuter le contrat, et les motifs de cette dcision doivent tre clairement explicits dans des documents joints au rapport dvaluation. Lexcution peu satisfaisante de marchs antrieurs peut constituer un motif de rejet. d) Offres variantes : Il se peut que les Instructions aux soumissionnaires requirent ou permettent lemprunteur daccepter des soumissions variantes sous rserve que le soumissionnaire jug le moins disant le soit sur la base de son offre de base (celle requise dans le dossier dAppel doffres). i) Pour les marchs de travaux, les IS peuvent proposer des variantes techniques ou commerciales (par exemple, dates diffrentes dachvement dans le cas de travaux importants). Pour les marchs de fournitures, les IS peuvent autoriser en variante la soumission dun calendrier de paiement. Ces mmes instructions (par. 11.2 (b) (ii) ou (iii)) peuvent aussi exiger que les soumissionnaires soumettent, en plus des offres bases sur des prix CIF ou CIP, des offres similaires dans lesquelles les prix nincluent pas les cots de transport ou dassurance (prix doffre CFA ou CFR, par exemple13). En cas dacceptation de la variante la moins disante, lemprunteur doit fournir une justification de ce choix.

ii)

Les calculs effectus pour valuer les variantes doivent tre joints au rapport. e) Attribution provisoire : Le montant de loffre quil est propos de retenir doit tre le prix de loffre soumise par le soumissionnaire, ajust de la manire dcrite dans les IS au titre des corrections, rabais (conditionnels et inconditionnels) et acceptation par lemprunteur des variantes prsentes par le soumissionnaire le moins disant. Les ajustements apports au prix final et la description du march pour corriger les omissions et les variations mineures peuvent tre ngocis avec le soumissionnaire le moins disant. Lemprunteur doit obtenir laccord pralable de la Banque avant dentamer ces ngociations (Rgles de procdure pour lacquisition, parag. 3.40.3). Le Tableau 11 doit tre rempli de manire dterminer le montant effectif du march attribu. Si a) aucune des offres nest juge conforme, b) le prix des offres est nettement trop lev par rapport aux estimations antrieures, ou c) aucun des soumissionnaires nest considr avoir la capacit ncessaire, lemprunteur peut envisager de rejeter toutes les offres (il doit obtenir laccord pralable de la Banque pour ce faire) (Rgles de procdure pour lacquisition parag. 3.42.1 3.42.3). f) Soumission du rapport Examen pralable par la Banque : Aux termes de laccord de prt, lemprunteur doit soumettre un rapport sur lvaluation des offres qui rsume les informations demandes par la Banque le plus rapidement possible aprs
13

Incoterms 1990. Voir Note 11.

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louverture des plis et, de prfrence, dans les trois(3) semaines prcdant lexpiration de la priode de validit des offres. Le rapport doit fournir les informations indiques lAnnexe V. Il est recommand lemprunteur de demander la Banque de lui fournir les explications dont il peut avoir besoin pour comprendre les procdures dvaluation. La Banque ne participe toutefois pas au processus dvaluation. g) Examen pralable par la Banque : La Banque analyse les rapports dvaluation de tous les marchs soumis son examen pralable. La Banque peut exiger de lemprunteur des informations et justifications supplmentaires celles fournies dans le rapport. La Banque ne contacte pas les soumissionnaires ; elle peut, en revanche, demander lemprunteur de le faire pour obtenir des claircissements. Lorsque la Banque est daccord avec lvaluation des offres et les recommandations dadjudication, un reprsentant habilit adresse par crit un avis de non-objection lemprunteur. La Banque ne finance pas les marchs qui nont pas t passs conformment aux procdures fixes dans laccord de prt15. h) Attribution du march : Les garanties des offres dposes par les soumissionnaires qui nont pas obtenu le march doivent tre retournes ces derniers au plus tard une semaine aprs lattribution du march. Toutefois, si lentre en vigueur du march est conditione par le dpt dune garantie de bonne excution ou par toute autre condition, lemprunteur peut souhaiter demander une prolongation raisonnable de la priode de validit de loffre et de la garantie correspondante pour les deux soumissionnaires dont loffre a t classe en deuxime et troisime position. Comme indiqu dans la Prface, ds que lemprunteur a confirm lattribution du march, la Banque est autorise publier la description du march, son montant, et le nom et la nationalit du soumissionnaire. La Banque ne divulgue aucune autre information sur les offres, leur valuation, ou le rapport dvaluation des offres.

15

Si les fonds du prts ont dj t dcaisss, la Banque peut en demander le remboursement. Se reporter au paragraphe 2.11 des Rgles de procdure.

__________________________________________________________________ 28 ANNEXE II : SEANCE DOUVERTURE DES PLIS (Lecture haute voix)

Rfrence du march : Date douverture du pli : Nom du soumissionnaire : a) Lenveloppe extrieure de loffre est-elle cachete ?

Heure :

b)

Le formulaire doffre est-il dment rempli et sign ?

c)

Date dexpiration de loffre :

d)

La preuve que les signataires sont dment autoriss est-elle incluse ?

e)

Montant de la garantie de loffre (le cas chant) : ________________ (indiquer la monnaie)

f)

Description des demandes de substitution doffre, retrait ou modification :

g)

Description des offres variantes :

h) i) j)

Description des offres de rabais ou de modification : Autres remarques2 : Nom du soumissionnaire ou de son reprsentant prsent louverture des plis :

k)

Prix total de loffre : ____________________ (indiquer les monnaies et les taux de change utiliss et les montants en pourcentage)2

Signature du responsable : _________________________ Date : ______________ Notes : 1. 2. Lu publiquement, par exemple les numros des modles des quipements. Si loffre porte sur un groupe de marchs, le prix de chaque march ou lot doit tre lu haute voix.

__________________________________________________________________ 29 ANNEXE III. ELIGIBILITE POUR LA FOURNITURE DE BIENS, TRAVAUX ET SERVICES DANS LE CADRE DES ACQUISITIONS FINANCES PAR LA BANQUE PAYS MEMBRES REGIONAUX ET PAYS MEMBRES NON REGIONAUX Au 199.

Pour information des Emprunteurs, et en rfrence au paragraphe 2.2 et lAnnexe I des Rgles de procdure de la Banque africaine de dveloppement pour lacquisition des biens et travaux, Edition de dcembre 1996.

__________________________________________________________________

17

ANNEXE IV. EXAMEN PRELIMINAIRE

Soumissionnaire A B C D E F G H a) Vrification Oui Non2 Oui4 Oui Oui Oui Oui Oui b) Eligibilit Oui1 Oui Oui Oui Non7 Oui Oui Oui c) Garantie de loffre Oui Oui Oui Non5 Non8 Oui Oui oui d) Exhaustivit de loffre Oui Oui Oui Non6 Oui Oui Oui oui e) Conformit pour lessentiel Oui Oui3 Oui Oui Oui Oui7 Oui Oui9 f) Retenu pour valuation Oui Non Oui Non Non Oui Oui Oui

Notes
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Une partie (25 %) du capital de lentreprise du soumissionnaire est dtenue par lEtat (emprunteur). Lentreprise est assujettie au droit commercial. Laccord du groupement dentreprises na pas t soumis avec loffre. Demande une avance de 25 % ; le dossier doffres plafonne cette avance 15 %. Cette variation est mineure et il est possible de lui imputer une valeur montaire. Le soumissionnaire a fait lobjet de la procdure de prslection en tant quagent local ; la soumission est prsente sous forme dobligation conjointe avec lentreprise mre. Loffre est juge acceptable parce que lappui financier du soumissionnaire sen trouve accru. La garantie de loffre nest pas tablie en une monnaie convertible. Ne comprend pas le cot de lenlvement obligatoire des dchets dangereux qui se trouvent sur le site. Linstallation provient dun pays qui nest pas ligible. La condition relative la priode de validit de la garantie nest pas remplie (8 semaines au lieu de 12 semaines). Comporte plusieurs modifications paraphes qui ont pour effet de remplacer les normes ISO des prescriptions par des normes DIN. Ces notifications sont juges acceptables par le matre doeuvre.

9.

__________________________________________________________________ 30 ANNEXE V. RAPPORT DEVALUATION DES OFFRES : CHECKLIST

1. Joindre le procs-verbal de louverture des plis, sil na pas dj t soumis (voir Annexe I, Note en bas de page I) 2. Expliquer toute divergence entre les prix et les modifications apportes aux prix lus haute voix lors de louverture des plis (enregistrs) et inscrits au Tableau 2. 3. Fournir des explications concernant llimination des offres cartes pendant lexamen prliminaire (Tableau 3). Copier les pages correspondantes des soumissions pour fournir les justifications de rejet. 4. Si les sommes provisionnelles portes au Tableau 6 diffrent dun soumissionnaire un autre, en indiquer les raisons. Expliquer toute correction importante apporte au titre derreurs de calcul susceptibles de modifier le classement des soumissionnaires. 5. Fournir une copie des taux demands au Tableau 5 et utiliss dans les Tableaux 6A ou 6B. 6. Les ajouts, ajustements et variations objet de quantifications montaires et ports au Tableau 7 doivent faire lobjet dexplications dtailles notamment sils influent sur le classement des soumissionnaires. 7. Vrifier que les soumissionnaires qui demandent bnficier dune marge de prfrence comme indiqu aux Tableaux 8A ou 8B remplissent les conditions requises si lapplication de cette prfrence modifie le classement des offres. Fournir les dtails ncessaires dans une pice jointe. Les exclusions effectues pour le calcul des marges de prfrence doivent aussi faire lobjet dexplications si elles sont importantes. 8. Expliquer tout rabais conditionnel offert par un soumissionnaire ( condition que plus dun march ou lot lui soit attribu (parag.7, b), et qui naurait pas t lu haute voix et enregistr au moment de louverture des plis. Fournir galement des copies des rapports dvaluation concernant tous les marchs attribus au mme soumissionnaire. 9. Fournir les raisons prcises pour lesquelles il est dcid dattribuer un march un soumissionnaire qui nest pas le moins disant aprs valuation (parag. 7.d). 10. Expliquer de manire dtaille les raisons pour lesquelles une proposition variante a t retenue, le cas chant ; impact sur le calendrier, lexcution et le cot (Section 7.4). 11. Expliquer, dans une pice jointe au Tableau 11, les ajustements des prix indiqus la ligne 10. Expliquer les modifications apportes la porte des offres et aux conditions du contrat. 12. Joindre une copie de toute la correspondance envoye par les soumissionnaires et destine faire part de leurs objections au processus de soumission et dvaluation, ainsi que le dtail des rponses qui leur ont t faites. 13. Joindre les copies des lettres envoyes aux soumissionnaires pour leur demander des claircissements. Fournir les copies des rponses. 14. Prsenter le rapport dvaluation avec celui ventuellement prpar par un consultant.

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15. Sassurer que le rapport dvaluation des offres a t convenablement revu et vrifi, est pagin, complet et assorti dune lettre denvoi. La Banque nexaminera que les rapports qui lui auront t communiqus par les autorits comptentes. 16. Joindre des copies des 3 offres juges les plus avantageuses. 17. Envoyer par message ou autre moyen rapide.