Ministerio de Coordinacin de la Produccin, Empleo y Competitividad V. 1.

4.3.2. Arrendamiento de bien inmueble 1. Qu montos se contrata por Arrendamiento de Inmuebles? No existen montos mximos ni mnimos. 2. Qu autoridad aprueba este proceso de contratacin? La resolucin de inicio y la resolucin de adjudicacin, as como la suscripcin del contrato la realizar el Coordinador Institucional, en todo caso. 3. Qu requisito debe cumplirse previo al arrendamiento de un inmueble? Antes de arrendar un inmueble, se necesita un informe aprobatorio de Inmobiliar, Unidad de Gestin Inmobiliaria del Sector Pblico. Slo si Inmobiliar autoriza iniciar el trmite de arrendamiento, se permite iniciar este proceso. 4. Cmo se arrienda un inmueble que es de propiedad de otra entidad del sector pblico? Si Inmobiliar recomienda el uso temporal de un inmueble de otra entidad del sector pblico, se suscribe un contrato de comodato. No es aceptable que una entidad de la Funcin Ejecutiva arriende un inmueble a otra entidad pblica. Debe evitarse la firma de contratos de Comodato, si el uso del inmueble va a ser a largo plazo. Si quien arrienda es un gobierno autnomo descentralizado o cualquier entidad ajena a la Funcin Ejecutiva, se procede como arrendamiento a una persona de derecho privado. 5. Qu pasos se siguen para obtener en arrendamiento un Inmueble que es arrendador por personas de derecho privado? (Entidad contratante como arrendataria) 1. El Coordinador Institucional solicita a la Unidad de Gestin Inmobiliaria del Sector Pblico, Inmobiliar, la ubicacin de un inmueble para las necesidades institucionales. Referencia: Formulario Inmobiliar. 2. Inmobiliar autoriza realizar el procedimiento de arrendamiento de inmueble. 3. El Coordinador institucional solicita la certificacin presupuestaria Referencia: Formulario Solicita certificacin. 4. La Unidad financiera emite la certificacin presupuestaria. 5. El Coordinador Institucional inicia la contratacin mediante Resolucin, donde aprueba los pliegos que contienen las condiciones mnimas del inmueble con la referencia al sector y lugar de ubicacin del mismo. a. Adicionalmente se publicar la convocatoria por la prensa nacional o local, segn sea el caso, por una sola vez. Manual de Contratacin Pblica 101

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b. Se puede realizar invitaciones directas, si se ha ubicado un inmueble que cumpla las caractersticas mnimas establecidas en los pliegos. Se reciben las ofertas fsicamente en el plazo sealado en los pliegos. Apertura de la oferta: En la hora sealada, se realiza el acto de apertura en el que participan la Unidad de servicios institucionales y la Unidad de Compras pblicas. La Unidad de Compras pblicas evala el cumplimiento de requisitos de forma y emite un Acta que debe ser firmada por el responsable de la contratacin de parte de la Unidad de servicios institucionales y de la Unidad de Compras pblicas. a. En caso de no haber errores de forma, se entrega la oferta a la unidad requirente para que sta realice la evaluacin (ver nmero siguiente). b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras pblicas enva la convalidacin a travs del portal y modifica el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el invitado convalide errores de forma. c. Si el invitado no convalida su oferta o si la convalidacin no es suficiente, el proceso se declara desierto. En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Unidad requirente elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta estableciendo: a. Indicacin de si cumple o no con los parmetros establecidos en los pliegos. b. De entre las ofertas recibidas que cumplan con los parmetros, se selecciona a la mejor oferta de canon arrendaticio. El canon ser determinado en base a los valores de mercado vigentes en el lugar en que se encuentre el inmueble. La Unidad de Compras pblicas elabora la Resolucin de Adjudicacin. a. Para arrendar un inmueble, no se requiere estar inscrito ni habilitado en el RUP. El Coordinador Institucional firma la Resolucin de Adjudicacin. Esta Resolucin contiene al menos lo siguiente: a. Adjudicacin de la contratacin, indicando el cdigo y el objeto de la contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados; c. Nombre del servidor pblico designado para administrar el contrato; d. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. Disposicin de que se elabore el contrato; y f. Disposicin de que se notifique al adjudicatario. La Unidad de Compras pblicas notifica al adjudicatario. La Unidad de Compras pblicas elabora el contrato y recoge las firmas del contratista y del Coordinador Institucional. a. El contrato debe establecer el plazo de acuerdo al uso y destinacin que se dar al inmueble, vencido el cual podr, de persistir la necesidad, ser renovado. La Unidad de Compras pblicas notifica al administrador de su designacin con una copia del contrato y de la resolucin. La Unidad de Compras pblicas inscribe el contrato en un juzgado de inquilinato. La Unidad de Compras pblicas incluye el contrato y el aviso al administrador en el expediente de contratacin. a. El expediente de contratacin original se enva a la Unidad Financiera. b. Una copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras pblicas. La Unidad Financiera registra el compromiso en el programa eSigef. a. En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar el cumplimiento de los requisitos.

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Flujo: Arrendamiento de inmueble (cuando el Ministerio es Arrendatario)

9. Qu actividades debe realizar el componente del Programa de Desarrollo de Apuestas Productivas y de Inversin en el Ecuador? Exclusivamente solicitar el arrendamiento. Si se determina como necesario el procedimiento, se inicia el proceso. Manual de Contratacin Pblica 103

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10. Qu pasos se siguen para dar en arrendamiento Inmueble a personas de derecho privado? (Entidad contratante como arrendadora) 1. El Coordinador Institucional debe informar a la Unidad de Gestin Inmobiliaria del Sector Pblico, Inmobiliar, la ubicacin y caractersticas del inmueble que se va a arrendar, para que pueda ser aprovechada por otra institucin pblica. 2. En caso de no haber necesidad de otra institucin pblica, Inmobiliar autoriza realizar el procedimiento de arrendamiento de inmueble. 3. La Unidad de servicios institucionales establece las condiciones en las que se dar el arrendamiento (precio, plazo, garantas, limitaciones, posibilidad de renovacin, etc.). 4. La Unidad de Compras pblicas elabora los pliegos con las condiciones establecidas por la Unidad de Servicios Institucionales e informar la ubicacin y caractersticas del bien. a. En los pliegos se prever la posibilidad de que el interesado realice un reconocimiento previo del bien ofrecido en arrendamiento. 5. El Coordinador Institucional inicia la contratacin y aprueba los pliegos mediante Resolucin. a. Adicionalmente se publicar la convocatoria por la prensa nacional o local, segn sea el caso, por una sola vez. b. Se puede realizar invitaciones directas, a potenciales arrendatarios. c. El arrendamiento de locales de uso especial (puestos en mercados, en camales, casetas, cabinas, entre otros) no requieren publicarse en el portal, solo se remiten invitaciones individuales a los beneficiarios (salvo el caso en que estos espacios se otorguen mediante autorizacin, licencia o concesin de uso de espacio pblico). 6. Se reciben las ofertas fsicamente. 7. Apertura de la oferta: En la hora sealada, se realiza el acto de apertura en el que participan la Unidad de servicios institucionales y la Unidad de Compras pblicas. 8. La Unidad de Compras pblicas evala el cumplimiento de requisitos de forma y emite un Acta que debe ser firmada por el responsable de la contratacin de parte de la Unidad de servicios institucionales y de la Unidad de Compras pblicas. a. En caso de no haber errores de forma, se entrega la oferta a la unidad requirente para que sta realice la evaluacin (ver nmero siguiente). b. En caso de haber errores de forma, la Unidad de Compras pblicas enva la convalidacin a travs del portal y modifica el cronograma del proceso, de manera que se aumenten 48 horas para que el invitado convalide los errores de forma de la oferta. c. Si el invitado no convalida su oferta o si la convalidacin no es suficiente, el proceso se declara desierto. 9. En caso de no haber errores de forma, o una vez convalidados los mismos, la Unidad requirente elabora el Acta de Evaluacin de la Oferta estableciendo: a. Indicacin de si cada oferta cumple o no con los parmetros establecidos en los pliegos. b. De entre las ofertas recibidas que cumplan con los parmetros, se selecciona a la mejor oferta de canon arrendaticio. 10. La Unidad de Compras pblicas elabora la Resolucin de Adjudicacin. Manual de Contratacin Pblica 104

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a. Para ser adjudicatario en arrendamiento de inmueble, no se requiere estar inscrito ni habilitado en el RUP. El Coordinador Institucional firma la Resolucin de Adjudicacin. Esta Resolucin contiene al menos lo siguiente: a. Adjudicacin de la contratacin, indicando el cdigo y el objeto de la contratacin; b. Indicacin del plazo y precio pactados; c. Nombre del servidor pblico designado para administrar el contrato; d. Disposicin de que la Resolucin sea publicada en el portal; e. Disposicin de que se elabore el contrato; y f. Disposicin de que se notifique al adjudicatario. La Unidad de Compras pblicas notifica al adjudicatario. La Unidad de Compras pblicas elabora el contrato y recoge las firmas del contratista y del Coordinador Institucional. La Unidad de Compras pblicas notifica al administrador de su designacin con una copia del contrato y de la resolucin. La Unidad de Compras pblicas incluye el contrato y el aviso al administrador en el expediente de contratacin. a. El expediente de contratacin original se enva a la Unidad Financiera. b. Una copia del expediente se archiva en la Unidad de Compras pblicas. La Unidad Financiera registra el compromiso en el programa eSigef. a. En caso de haber anticipo, realiza el pago, tras verificar el cumplimiento de los requisitos.

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11. Se debe seguir estos pasos en caso de poner en arrendamiento hoteles, salones para recepciones o eventos, restaurantes, entre otros? No. En estos casos se debe contratar siguiendo los usos y costumbres de arriendo de espacios para eventos. 12. Se aplica la Ley de Inquilinato? En efecto. En todo lo no descrito en la Resolucin INCOP N 013-09, se debe seguir lo sealado en la Ley de Inquilinato y en el Cdigo Civil. Base legal para arrendamiento de inmuebles: LOSNCP: artculo 59 Reglamento: artculos 64 a 66 Resolucin INCOP N 13-09 13. Qu normas se siguen para arrendamiento de bienes muebles? El arrendamiento de bienes muebles es un servicio normalizado. Se debe realizar Subasta Inversa Electrnica para esta contratacin en la forma sealada por la Resolucin del INCOP sobre arrendamiento de bienes muebles (Resolucin INCOP N 041-2010). Se sujeta a la legislacin civil: Cdigo Civil, Ley de Arrendamiento Mercantil, etc. Ver: Apartado de Subasta Inversa Electrnica.

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Base legal para arrendamiento de bienes MUEBLES: Reglamento: artculo 108 Resolucin INCOP N 41-2010. Flujo: Proceso de arrendamiento de inmuebles cuando el Ministerio es Arrendador
ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES Entidad contratante como ARRENDADORA (Sin montos mnimos ni mximos) UNIDAD FINANCIERA COMPRAS PBLICAS COORDINADOR INSTITUCIONAL INICIO Informe a INMOBILIAR de intencin de arrendar SECRETARIO TCNICO

ARRENDATARIO

La otra entidad requiere el inmueble para uso permanente o termporal?

SI

Alguna entidad pblica necesita el inmueble?

NO

Permanente

Emite certificacin presupuestaria

Elabora pliegos

Solicita certificacin presupuestara Elabora condiciones Resolucin de Inicio

Transferencia de dominio Publica en el portal y en la prensa Temporal Errores de forma? Enva oferta de manera fsica

Acta de apertura de ofertas

SI NO Enva convalidacin Responde convalidacin

Acta: Valida convalidacin y evaluacin de Oferta

Contrato de arrendamiento

Resolucin de adjudicacin

Completa expediente

Leyenda: Proceso en el portal compras pblicas

Compromiso en eSigef

Publica en el portal Archiva expediente compras pblicas

Proceso con formulario pre elaborado (Quipux) Proceso en documento fsico

Expediente para pago

Fin de la etapa precontractual

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