Paula Marcela Moreno Ministra de Cultura Mara Claudia Lpez Viceministra Enzo Rafael Ariza Secretario General Germn

Meja Asesor Oficina Bicentenario para las Independencias Luisa Fernanda Acosta Adriana Molano Rojas Juanita Alford Alford Diego Jaramillo Mutis Douglas Lpez Corcho Natalia Ramrez Luca Otero Equipo Asesor Centros Municipales de Memoria Adriana Molano Rojas Luisa Fernanda Acosta Contenidos Roco Parra Parra Diseo y Diagramacin Helena Castao Correccin de Estilo Luisa Fernanda Acosta Coordinacin Editorial www.mincultura.gov.co ISBN 978-958-8250-84-7

Tabla de Contenido
Presentacin Gestin Cultural Planeacin Estratgica Panorama Cultural Municipal Formulacin de Proyectos Culturales Ejecucin de Proyectos Culturales Evaluacin de Proyectos Culturales Divulgacin de Actividades Culturales Apoyo a la Gestin Cultural Bibliografa 6 8 10 16 26 42 52 62 72 77

Presentacin Gestin Cultural

Los Centros Municipales de Memoria se constituyeron como uno de los proyectos del programa desarrollado por el Ministerio de Cultura para la celebracin del Bicentenario de las Independencias. Los Centros Municipales de Memoria CMM son un ejercicio concertado entre los miembros de la comunidad y las instancias pblicas y privadas, que a nivel local estn involucradas en los procesos de recuperacin de la memoria de la comunidad. El objetivo de los CMM es propiciar la articulacin de los actores culturales en los municipios, en torno a proyectos concretos. El Programa contempla la formacin de la comunidad en Gestin Cultural, como una clave para el desarrollo de dichos proyectos y de diversas actividades culturales que fortalezcan la identidad local a partir de la recuperacin de la memoria. Las jornadas de formacin en Gestin Cultural desde los Centros Municipales de Memoria, buscan la consolidacin de las propuestas locales, presentes y futuras, a partir de la apropiacin de conceptos y herramientas adecuadas para transformar las ideas de una comunidad en proyectos culturales tangibles.

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Gestin Cultural
El concepto de gestin suele asociarse a las reas administrativas y financieras de una organizacin. El origen de los modelos de gestin radica justamente en la administracin y, gracias a sus buenos resultados, dichos modelos se han enriquecido para luego adaptarse a diversos escenarios sociales. La Gestin Cultural propone una ruta para convertir ideas viables en propuestas que puedan ser ejecutadas, lo cual facilita la articulacin de las diferentes instancias y fuentes de recursos en torno a un sueo individual o colectivo: un carnaval, una convocatoria de narrativas, una exposicin, un archivo comunitario, un festival gastronmico, en fin. El punto de partida para alcanzar ptimos resultados en la gestin, consiste en la organizacin de equipos de trabajo que renan saberes y experiencias. Los Centros Municipales de Memoria son los escenarios ideales, porque en ellos se conforman grupos que articulan los diferentes mbitos de la cultura local y dinamizan recursos en torno a resultados concretos. En el marco de las actividades para los Centros Municipales de Memoria definiremos el concepto de Gestin Cultural, de acuerdo con unas caractersticas y unos componentes que desarrollaremos a lo largo de esta cartilla.

G E S T I N C U LT U R A L

Las manifestaciones culturales, tangibles o intangibles, requieren de gestin para el logro de mejores resultados.

Caractersticas de la Gestin Cultural Integradora Dinmica Proyectiva Flexible Efectiva Potenciadora

Recuerd

Cuando hablamos de Gestin Cultural nos referimos a un conjunto de herramientas que facilitan el desarrollo de proyectos culturales para obtener los mejores resultados con los recursos disponibles.

Componentes de la Gestin Cultural Planeacin Estratgica. Formulacin de proyectos culturales. Ejecucin de actividades culturales. Evaluacin de proyectos culturales.

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G E S T I N C U LT U R A L

Planeacin Estratgica
El concepto de planificacin exige una reflexin juiciosa en torno a una idea, un sueo, una meta. La reflexin que parte de los equipos de trabajo, en el caso de la Planeacin Estratgica para los CMM, debe ser muy cuidadosa, si se tienen en cuenta los impactos que puede generar tanto en sus dinmicas de ejecucin como en su proyeccin a nivel local y nacional. Adicionalmente, esta nocin de planeacin debera circunscribirse a las necesidades y potencialidades de la comunidad. La Planeacin Estratgica permite que las organizaciones culturales identifiquen su situacin actual, se propongan unas metas y proyecten las tareas que pretenden alcanzar. Cuando las actividades se organizan a partir de una planificacin estratgica, el equipo de trabajo logra unidad, se fortalece y dirige sus esfuerzos hacia un mismo norte, facilitando as el logro de los objetivos.

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Caractersticas de la Planeacin Estratgica

Recuerd e

La Planeacin Estratgica, a partir de la cual se proyectan estrategias y planes de accin que facilitan el logro de las metas propuestas, es uno de los componentes de mayor importancia dentro de la Gestin Cultural, por el reconocimiento de las condiciones internas y externas en las que se desarrollan las actividades.

Define objetivos Optimiza recursos Flexible Dinmico Fortalece los equipos de trabajo

Facilita el seguimiento y control de la gestin Propicia procesos de seguimiento continuo y evaluacin

Componentes de la Planeacin Estratgica Diseo estratgico CMM. Panorama Cultural Municipal. Formulacin de estrategias y planes de accin.

Diseo estratgico
Es el primer instrumento que vamos a utilizar dentro de las actividades de la Planeacin Estratgica; consiste en construir identidad en torno a la naturaleza del CMM y a los principios que sustentan sus actividades. Esta herramienta permite alinear y comprometer a todo el equipo, a travs de la construccin de un lenguaje comn en torno a principios rectores y metas comunes. Este lenguaje, que se construye de forma colectiva, supone la formulacin de cuatro nociones de identidad para los CMM: Nombre, Quines somos?, Misin, Visin y Principios y valores.

Programa Centros Municipales de Memoria

Cmo se llama el Centro? Centro Municipal de Memoria Qu carcter quiere proyectar?

Nombre: El nombre del CMM se convertir en el referente

de la actividad cultural en los municipios. El ttulo que se le asigne, que debe ser claro y conciso para facilitar su recordacin, dar una orientacin acerca de la labor que desarrolla el Centro y reflejar su carcter organizacional.

Ejemplo:

Quines somos? La respuesta a esta pregunta parte de la

historia del Centro. Contiene una breve descripcin de las actividades que se desarrollan y una referencia al tipo de organizacin.

(Inspeccin de Puerto Santander Municipio de Fuente de Oro. Departamento del Meta)

Museo Arqueolgico Guayupe

Quines conforman el centro?

La Red Nacional de Museos es un programa del Museo Nacional de Colombia - Ministerio de Cultura, que adelanta acciones para el fomento, el desarrollo, la gestin y el apoyo a los museos del pas y estimula e integra la configuracin de espacios de reflexin, que den respuesta a las necesidades de los museos del territorio nacional, en lo que se relaciona con sus labores.

Ejemplo:

Red Nacional de Museos

Misin: Para formular la misin, es necesario preguntarse

por la razn que cumple el Centro, cul es su objetivo y a qu se dedica. La misin describe las actividades que desarrolla el CMM y orienta al equipo de trabajo acerca del tipo de acciones que se adelantarn.

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

La Fundacin Nacional Batuta, consciente del poder transformador de la msica y del estmulo que la educacin musical en grupo significa para el desarrollo de las facultades del ser humano y de la sociedad, ejerce su liderazgo y responsabilidad como cabeza del Sistema Nacional de Orquestas Sinfnicas Juveniles e Infantiles de Colombia, a fin de fortalecer e incrementar la enseanza, la prctica y el disfrute de la msica en el pas y de garantizar su positiva incidencia en el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

Ejemplo:

Fundacin Nacional Batuta

Cul es la Misin del Centro?

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G E S T I N C U LT U R A L

Visin: La visin es una declaracin de intenciones y

perspectivas hacia el futuro. Para construir la visin del Centro, hay que preguntarse por el lugar al que se quiere llegar, cmo se espera recibir reconocimiento y qu logros pretende alcanzar.
El Instituto Colombiano del Deporte ser una entidad lder, altamente competitiva y reconocida internacionalmente como un modelo de organizacin orientado al desarrollo del deporte, recreacin, la educacin fsica, el aprovechamiento del tiempo libre y la actividad fsica.

Cul es la Visin del Centro?

Ejemplo:

Coldeportes

Cules son los Principios y valores del Centro?

Principios y valores: Son los principios rectores de

cada Centro que parten de su carcter; son los ideales y los valores que regirn su accin.

Ejemplo:

Fundacin Carnaval de Barranquilla

Integridad Respeto

Proactividad Objetividad*

Responsabilidad

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

G E S T I N C U LT U R A L

Panorama Cultural Municipal

El Panorama Cultural Municipal es el segundo componente de la Planeacin Estratgica de la Gestin Cultural, que permite dinamizar procesos en escenarios concretos; en consecuencia, para alcanzar los objetivos es imprescindible identificar las caractersticas del entorno, las necesidades y las potencialidades locales.

Caractersticas del Panorama Cultural Municipal Construido Objetivo colectivamente Exhaustivo Integrador Proyectivo

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Componentes del Panorama Cultural Municipal Identificacin de recursos. Identificacin de aliados.

Contexto municipal
Los CMM estn adscritos a los municipios del territorio colombiano; cada uno se organiza y formula proyectos acordes con su experiencia y tradicin local. El ejercicio de reconocer nuestros municipios permite identificar caractersticas que favorezcan o dificulten la ejecucin de un proyecto. El contexto municipal hace una descripcin profunda de los siguientes factores: territorio, contexto histrico, caractersticas sociales, dinmicas sectoriales e institucionales y experiencias culturales exitosas desarrolladas en el municipio.

Cul es el contexto del municipio?

Territorio Contexto histrico Caractersticas sociales

Dinmicas sectoriales e institucionales

Experiencias culturales exitosas

Identificacin de recursos
La nocin de recursos se refiere al conjunto de bienes materiales o inmateriales disponibles para el desarrollo de un proyecto cultural. La identificacin de recursos est asociada al reconocimiento de todo aquello que agregue valor al proyecto y pueda constituirse en una de las claves para una gestin efectiva. Para la identificacin de recursos, los datos se clasifican por categoras, de acuerdo con sus caractersticas:

Manifestaciones culturales
La Gestin Cultural parte de la identificacin de las manifestaciones de la cultura en cada contexto. Cada comunidad ha construido histricamente sus formas culturales. La identificacin de los bienes tangibles e intangibles del contexto, permite el reconocimiento y la elaboracin de un inventario cultural til para las fases posteriores de la gestin.

Ejemplo:
Manifestaciones culturales tangibles
Casa del prcer de la Independencia Pinturas rupestres Cestera

Manifestaciones culturales intangibles

Tradicin oral Mitos y leyendas entorno del ro Celebracin de la Semana Santa

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Manifestaciones culturales tangibles

Manifestaciones culturales intangibles

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G E S T I N C U LT U R A L

Infraestructura Cultural
La infraestructura cultural se refiere a los espacios pblicos y privados que ofrecen condiciones favorables para desarrollar actividades culturales.

Ejemplo:
Infraestructura cultural pblica
Coliseo Auditorio Casa de la Cultura Plaza de mercado

Infraestructura cultural privada

Teatro de la fundacin X Sala de cine de la empresa X Auditorio colegio privado

Infraestructura cultural pblica

Infraestructura cultural privada

Agentes culturales
Son todas las personas, instituciones, organizaciones y entidades cuya actividad est directamente relacionada con la cultura o que, en cumplimiento de sus objetivos, intervengan en procesos culturales. En consecuencia, uno de los logros ms representativos de los CMM es la articulacin de estos agentes alrededor de los proyectos que beneficien el desarrollo cultural local.

Ejemplo:
Instituciones
Secretara Departamental / Municipal de Cultura Casa de la Cultura ONG para el desarrollo de las artes Grupo de Vigas del Patrimonio

Personas
Don Pedro, el artesano El profesor Rodrguez, historiador

Instituciones

Personas

Identificacin de aliados
Un aliado es un agente que cuenta con recursos, saberes, experiencia, capacidad de convocatoria y redes de contactos que puedan beneficiar la gestin de los proyectos culturales. Adicionalmente, los aliados, en desarrollo de su actividad, generan un alto impacto en las comunidades. Es posible que el listado de agentes culturales sea extenso, pero el de los aliados generalmente se limita a aquellas instituciones y personas que pueden hacer aportes al desarrollo de una propuesta concreta. Por lo general, los aliados se encuentran vinculados con sectores diferentes al cultural; sin embargo, el tipo de programas que desarrollan en reas especficas los conducen a apoyar actividades culturales. La construccin de una base de datos que registre la informacin completa de los posibles aliados, es un valioso

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instrumento en la bsqueda de apoyo efectivo para la implementacin de las propuestas. Es importante tener en cuenta que estas bases de datos debern someterse a validacin y actualizacin permanente, por parte del equipo de trabajo del CMM.

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G E S T I N C U LT U R A L

Base de Datos
Nombre:

Entidad: Cargo: Telfono fijo: Telfono celular: Correo electrnico: Direccin en el municipio:

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G E S T I N C U LT U R A L

Formulacin de proyectos culturales

La formulacin de proyectos culturales es una herramienta de trabajo que permite transformar las ideas viables en planes de accin. Consiste en plantear de forma ordenada, coherente y argumentada un proyecto de trabajo. Estos suponen el desarrollo de una serie de etapas estructuradas que involucran a todo el equipo de trabajo, dado que se requiere de un gran volumen de informacin, de diversa naturaleza, confiable y proveniente de mltiples fuentes.

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Las distintas manifestaciones de la cultura implican actividades especficas; sin embargo, las etapas de formulacin de proyectos culturales son aplicables a cualquier propuesta. Para lograr una adecuada estructuracin de esta se requiere disciplina, claridad en el uso de las herramientas y conocimiento del campo en el que se quiere trabajar. El documento que contiene el proyecto ser la carta de presentacin de las actividades del CMM para gestionar apoyos, lograr vinculaciones y ejecutar las propuestas.

Etapas del Proyecto Cultural Diagnstico Cultural Formulacin de objetivos Justificacin Estrategias y actividades Escenarios Beneficiarios Plan de trabajo Cronograma Presupuesto

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Diagnstico Cultural
El punto de partida para elaborar el Diagnstico Cultural es el Panorama Cultural Municipal; por lo tanto, es fundamental tener un contexto rico y validado, pues con un panorama detallado de los recursos con que cuenta el CMM es posible hacer un anlisis que muestre las oportunidades con las que se cuenta y las amenazas que es necesario contrarrestar. Fortalezas (Condiciones que fortalecen)
Recursos con que se cuenta Experiencia previa, reconocimiento Capacidad de gestin

A partir de ese conjunto de informacin local es conveniente identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, pues con la clasificacin de los datos se obtiene una matriz de gran utilidad para el levantamiento del diagnstico.

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G E S T I N C U LT U R A L

Debilidades (Condiciones que se pueden mejorar)

Antecedentes de dificultades Insuficiencia de recursos Desorden organizacional

Oportunidades (Condiciones que benefician)

Planeacin Estratgica Vnculos con aliados Polticas culturales Entorno global Consolidacin CMM Impactos benficos

Amenazas (Condiciones que se prevn como una dificultad)

Ambiente social, poltico y econmico Ausencia de aliados Desintegracin CMM Efectos perjudiciales

Formulacin de Objetivos
Objetivo General
Ahora, a partir de este diagnstico, se pueden ver en perspectiva los objetivos del CMM, las necesidades de la comunidad y los recursos disponibles para formular una propuesta cultural pertinente dentro de las dinmicas de desarrollo local. El Objetivo General del proyecto cultural enuncia la meta que se propone alcanzar, identificando con claridad el tipo de actividad que desarrollar y los resultados esperados. Para el logro del Objetivo General se debe tener claridad acerca de la ruta, las actividades y los procesos.

El Objetivo General se puede concretar en un prrafo. El lenguaje adecuado y la claridad en la escritura constituyen una de las claves del xito en la formulacin del objetivo. Es determinante comenzar el enunciado con un verbo en infinitivo como construir, desarrollar, promover, incentivar, disear, formular o elaborar, para indicar con mayor claridad la ruta de accin en el desarrollo del proyecto cultural. Los criterios que se deben tener en cuenta para formular el enunciado son: a. b. c. d. e. El Objetivo General deber estar enmarcado dentro del Diseo Estratgico del CMM. El Objetivo General deber estar dentro del contexto local y recursos con que se cuenta. Claridad en la identificacin de la meta general: qu va a hacer y qu va a obtener como resultado. Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura. Precisin en el enunciado: evitar al mximo el uso de trminos que sean susceptibles de mltiples interpretaciones.
Desarrollar una muestra artstica-cultural de jvenes del municipio.

Objetivos Especficos
Los Objetivos Especficos describen el orden del proceso, las actividades y los resultados concretos que se espera obtener por actividad. El proceso de formulacin del proyecto cultural se desarrolla en actividades ordenadas de acuerdo a la meta general. Por lo tanto, los Objetivos Especficos de una propuesta son las metas concretas derivadas de la meta propuesta en el Objetivo General. El nmero de metas concretas ser determinado por la cantidad de acciones que se requieran para el logro del propsito final. En cada caso, hay que asegurarse de que el proceso no se extienda intilmente con acciones innecesarias o de que en stas, no se omitan actividades cruciales para el logro de la meta final. Los criterios que se tendrn en cuenta para la formulacin del enunciado son: a. b. Identificacin adecuada del proceso que se requiere para el logro de la meta general. Coherencia en la identificacin de las acciones que llevarn al logro de la meta general: acciones especficas a realizar y resultados de cada accin. Uso adecuado del lenguaje: correcta escritura. Precisin en el enunciado: evitar al mximo el uso de trminos que sean susceptibles de mltiples interpretaciones.

Ejemplo:

c. d.

Cul es el Objetivo General del proyecto?

Ejemplo:

Motivar las manifestaciones culturales de artistas municipales.

Implementar talleres artsticos para que interesen a los jvenes del municipio. Formar y capacitar agrupaciones culturales de jvenes del municipio.

Realizar muestras artstico-culturales en el municipio.

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Cules son los Objetivos Especficos del proyecto?

Esta argumentacin, en lo posible, deber aportar solidez al proyecto en cuanto a la pertinencia y la viabilidad de la propuesta. Es necesario que la argumentacin sobre la pertinencia sea coherente en relacin a la necesidad de las actividades propuestas en el contexto municipal; la argumentacin sobre viabilidad demuestra que los recursos necesarios son proporcionales a las condiciones municipales, al pblico al que van dirigidos y sern gestionables dentro del contexto identificado.
La propuesta de generar espacios para las manifestaciones artstico-culturales en el municipio, responde a la gran demanda por parte de los diversos grupos artsticos que en ella se desarrollan. Existen una serie de escuelas de teatro, danza y pintura, que no tienen un lugar donde poder llevar a cabo sus muestras. Adems, la gran cantidad de grupos musicales de carcter....

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G E S T I N C U LT U R A L

Ejemplo:

Cul es la justificacin del proyecto?

Justficacin
La justificacin parte de las necesidades identificadas en el diagnstico y demuestra, con argumentos slidos, las razones por las cuales alcanzar la meta genera aportes al mejoramiento de las condiciones sociales y culturales del municipio. El Centro Municipal de Memoria busca articular a los representantes de la cultura local y en funcin de ese ideal, formular proyectos que beneficien y vinculen las instituciones y la comunidad. En consecuencia, una buena justificacin despertar el inters de las instituciones y, a partir de este, se lograr una gestin efectiva de los recursos que cada uno de ellos le brinden a la propuesta.

Recuerd

Viabilidad Por qu es posible ejecutar la propuesta? Con qu recursos se cuenta? Pertinencia El proyecto se relaciona con el objetivo del CMM? El proyecto brinda solucin a alguna problemtica?

Quines sern los beneficiarios de este proyecto?

Escenarios
El lugar en que se planea desarrollar la actividad permitir que se logre beneficiar el grupo al que hemos identificado como destinatario. Sin embargo, es definitivo determinar las caractersticas del espacio necesarias para el tipo de actividad que se propone, pues cada actividad requerir de condiciones especficas como ventilacin, temperatura, dimensiones, acstica, capacidad, etc. Si el escenario es abierto y de libre acceso, es posible que toda la poblacin del municipio participe; pero si se propone un espacio cerrado con cobro de ingreso, es posible que los beneficiarios se limiten a los directamente interesados en participar y la comunidad no se sienta integrada en la propuesta.

Beneficiarios
Los Centros Municipales de Memoria son el escenario perfecto para plantear distintos proyectos. Esto no significa nuestros proyectos, pero eso no significa que su alcance se limite a los miembros del CMM; ms all, el impacto en toda comunidad ser decisivo para darle mayor proyeccin a la propuesta y consolidar progresivamente el Centro. En este componente de la propuesta se identifican los beneficiarios directos, es decir los agentes que se vinculan activamente en la ejecucin de las actividades como los miembros del CMM y de otras instituciones vinculadas estratgicamente en el proyecto; y los beneficiarios indirectos, en donde se identifican todos los agentes sociales que resultan favorecidos con la implementacin, es decir los pblicos asistentes y las familias de los beneficiarios directos que reciben aportes simblicos por la gestin.
El taller artstico se realizar con jvenes entre los 12 y los 25 aos, residentes en el municipio. Se utilizar el auditorio de la Casa de la Cultura para realizar las sesiones de formacin.

En qu lugar se desarrollarn las actividades?

Ejemplo:

e Recuerd

Cul es el lugar ms conveniente para desarrollar las actividades? A cuntas personas se espera impactar?

B I T CO R A D E L A M E M O R I A

Estrategia y Actividades
Una estrategia propone el direccionamiento de todas las actividades identificadas para el logro de una meta. En el caso de un proyecto cultural, la estrategia se relaciona directamente con el objetivo general y con el conjunto de decisiones que se toman para su ptimo desarrollo y cumplimiento. En un plan cultural, que incluye varios proyectos planeados desde una institucin en un perodo de tiempo determinado, la estrategia servir como orientacin general de las propuestas y estar ligada a la planeacin estratgica del CMM. En cada caso, la estrategia se construye a partir de los Objetivos Generales y las actividades correspondern con los Objetivos Especficos. Se construirn de forma progresiva en trminos de complejidad y se dar prioridad de acuerdo a las caractersticas de las acciones en coherencia con la ejecucin, teniendo en cuenta que la articulacin responde a un proceso. Las actividades se refieren a las acciones que se deben desarrollar de forma progresiva para alcanzar la meta. Estn contenidas en los Objetivos Especficos pero deben presentarse como la ruta que se va a seguir para llegar a la implementacin y evaluacin del proyecto. Las actividades se organizarn segn su prioridad en relacin con la estrategia definida. Es decir, no se comenzar el desarrollo por actividades generales y de resultados cuando se requiera comenzar por actividades concretas y direccionadas. Cada actividad cumple una funcin dentro de todo el proceso, razn por la cual se debe identificar racionalmente su orden y coherencia en torno a la estrategia y al resultado esperado.

Ejemplo:
Estrategia Realizar muestras artstico-culturales con jvenes del municipio dndole prioridad a quienes no hayan expuesto su obra al pblico. Actividades a. Determinar reas de inters de las muestras. b. Proponer actividades de las muestras. c. Definir lugares y fecha. d. Conseguir auspiciadores. e. Realizar un inventario de posibles artistas. f. Convocar artistas. g. Confirmar participacin. h. Difundir la muestra. i. Implementar el evento. j. Realizacin de la muestra. k. Evaluar sus resultados. l. Envo de agradecimientos.
G E S T I N C U LT U R A L

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Cul ser la estrategia del proyecto?

Para ejecutar el proyecto, en qu orden y qu actividades son necesarias ?

Recuerd

La estrategia servir como orientacin general de la propuesta; las actividades sern la ruta de accin, se organizarn de acuerdo a su prioridad y estarn enmarcadas en la estrategia definida.

Responsables y Cronograma
Los Centros Municipales de Memoria propician la articulacin de instituciones y recursos a nivel local. Los proyectos que desde all se formulan proponen una serie de actividades que requieren de la participacin de agentes capaces de llevar a cabo estas tareas por lo cual es necesario asignar lderes de la comunidad para que asuman la responsabilidad de estas actividades y garanticen su ejecucin. Es necesario administrar con mucha atencin el tiempo, pues este es uno de los recursos ms importantes para un adecuado desarrollo de los proyectos. La elaboracin de un cronograma permite organizar las actividades que hemos planteado y hacer un seguimiento de la ejecucin de cada una respecto al tiempo total y al resultado final.

Plan de Trabajo
El plan de trabajo es la herramienta que permite organizar el proyecto para asignarle a las actividades tiempos y responsables; as mismo, garantiza el seguimiento efectivo de todo el proceso, facilitando la toma oportuna de decisiones de acuerdo al cumplimiento de los objetivos y a los resultados obtenidos en cada etapa. Adicionalmente, nos permite identificar a tiempo los contextos problemticos, para mejorar as la capacidad de reaccin del equipo, interviniendo y aplicando correctivos en el momento adecuado.

e Recuerd

El plan de trabajo permite visualizar las actividades, los tiempos y los responsables. Al formular el plan se debe asignar un tiempo prudente para el desarrollo de cada tarea y un responsable capaz de ejecutarla de la mejor manera.

Plan de Trabajo
Actividad Responsable
Sem. 1

Mes 1
Sem. 2 Sem. 3 Sem. 4 Sem. 1

Mes 2
Sem. 2 Sem. 3 Sem. 4

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Presupuesto
En esta fase ya se ha formulado el proyecto cultural en cuanto a estrategias, objetivos, actividades, responsables y tiempos; sin embargo, an no se han presupuestado los recursos necesarios y sus costos de ejecucin. El presupuesto es una proyeccin financiera de las actividades a desarrollar; por lo tanto, los costos sern identificados en cada actividad: costos operativos, desplazamientos, escenarios, alimentacin, servicios tcnicos y profesionales. En el presupuesto se deben considerar los ingresos y los gastos que generar la ejecucin del proyecto. La cuantificacin de las necesidades y las posibles fuentes de financiacin, internas o externas, facilita la gestin del proyecto porque se pueden ubicar posibles aliados que no aporten en dinero sino en materiales o equipos requeridos para la ejecucin.
G E S T I N C U LT U R A L

e Recuerd

El presupuesto proyectar el estado financiero de las actividades. El detalle en los costos de cada actividad y la claridad de la asignacin del capital permitir una gestin adecuada de los recursos, que generar confianza entre los miembros del equipo y en los aliados.

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Presupuesto Rubro INGRESOS $ $ $ $ $ $ Cantidad Tiempo Valor Unitario Valor Total

TOTAL INGRESOS GASTOS Honorarios Gastos de Operacin Inversin Imprevistos 10% TOTAL GASTOS

$ $ $ $ $ $ $

$ $ $ $ $ $ $

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Ejecucin de proyectos culturales

La ejecucin de las propuestas que se han proyectado corresponde a una de las etapas dentro del proceso de Gestin Cultural. En ella se materializan las actividades propuestas y los beneficiarios del proyecto participan directamente. La ejecucin es una etapa planificada y requiere del trabajo en equipo para lograr los resultados esperados.

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Caractersticas Planificada Coordinada Evaluacin continua por actividades Retroalimentacin permanente Experiencia Componentes del Proyecto Cultural Pre-produccin. Produccin y Montaje. Post-produccin.

Pre-produccin
Para seguir con el plan de trabajo que se ha propuesto en la formulacin del proyecto cultural, la etapa de Pre-produccin se concentra en el desarrollo de las gestiones previas a la actividad, necesarias para el logro de la meta. La identificacin de actividades, tareas, asignacin de funciones y coordinacin, a partir de la estrategia planteada, es el objetivo fundamental de la Pre-produccin. El trabajo en equipo y la articulacin de las tareas sern la base para el xito de la propuesta. La Pre-produccin responde al plan de trabajo segn el tipo de proyecto diseado y se plantea por tareas derivadas de cada actividad. Aunque cada actividad tiene un desarrollo particular, la Pre-produccin, por lo general, incluye los siguientes componentes: Coordinacin y asignacin de funciones y tareas segn el plan de trabajo. Gestin de aliados. Gestin de permisos. Gestin de Convocatorias. Descripcin de las actividades por realizar. Identificacin de participantes. Presupuesto. Difusin y visibilidad de la actividad desde el CMM. Consideraciones tcnicas para tomar decisiones logsticas. El trabajo de Pre-produccin requiere de atencin especial para evitar que el esfuerzo realizado durante la Produccin o Montaje se desvirte por no haber considerado todas las actividades y tareas.

Actividad: Inventario de artistas jvenes del municipio que participarn en la muestra cultural. Tarea: Construccin de base de datos de los artistas. Pre-produccin:

Ejemplo:

Coordinacin general: Comisin de emprendimiento CMM. Aliados: Comit directivo CMM inicia contactos con la

Funciones asignadas: Las organizaciones participantes cons-

Alcalda Municipal y la Gobernacin Departamental, para gestionar apoyos e invitar a artistas locales residentes fuera del municipio.

truyen la base de datos de sus artistas y la consolidan.

Difusin: Cuas radiales con la presentacin de la actividad, Consideraciones tcnicas: Inclusin de datos tcnicos

de las obras de cada artista en el inventario (tamao, materiales, consideraciones especiales de manejo de la obra).

as como la convocatoria para que los artistas se registren en la base de datos.

Cul es la Pre-produccin de una de las actividades del proyecto?

e Recuerd

La Pre-produccin desarrolla las actividades propuestas en el plan de trabajo y parte de la coordinacin y asignacin de tareas para alcanzar la meta propuesta.

Formulacin de convocatorias
Para el desarrollo de las actividades propuestas es necesario convocar a ciertos miembros de la comunidad a participar con sus manifestaciones artsticas y culturales. En estos casos es necesario formular convocatorias incluyentes, articuladoras y objetivas, que permitan la integracin del mayor nmero de representantes culturales. Adems de la convocatoria a los participantes, se debe realizar una a los jurados que evaluarn las propuestas, para lo cual es necesario que tengan criterio e imparcialidad, para que generen la confianza necesaria que le d transparencia a la eleccin. As mismo, es ideal contar con una veedura externa a los organizadores y a los miembros del jurado, que certifique la claridad del proceso de eleccin. El documento de convocatoria est constituido por tres partes bsicas que le permitirn cumplir con su meta: Encabezado: Ttulo de la convocatoria. Fecha de apertura y cierre. Organizadores. Objetivo: Propsito de la convocatoria. Requisitos de entrega de las propuestas. Participantes: Requisitos de participacin. Criterios de eleccin.
Artes jvenes en un municipio de tradicin El Centro Municipal de Memoria convoca a Presenta tu obra y hazla visible

Para participar slo es necesario que tengas entre 18 y 25 aos y hayas nacido o residas en el municipio. La seleccin se har atendiendo a la disponibilidad de espacios de exposicin y al orden de presentacin de las propuestas.
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G E S T I N C U LT U R A L

Mayores informes: CMM Sede Academia de Historia, Tel. 222 222

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Cules son las condiciones de convocatoria para participar en la actividad propuesta?

Produccin y Montaje
La etapa de Produccin consiste en la materializacin de la actividad propuesta. En ella, el carnaval, la exposicin, la ruta histrica o los talleres se celebran de acuerdo a lo proyectado. La coordinacin es fundamental y la claridad en las responsabilidades y el cumplimiento de cada miembro del equipo, garantiza el desarrollo exitoso de las metas y evita interpretaciones equivocas y protagonismos personales o institucionales. Los tres factores bsicos para un buen Montaje son:

Ejemplo:

Entre el 15 de enero y el 14 de febrero presenta a la coordinacin del Centro una ficha tcnica con material multimedia de tus obras plsticas y escnicas y participa de la muestra artstica y cultural que celebraremos.

Coordinacin del equipo de trabajo. Coordinacin del tiempo. Atencin a requerimientos tcnicos para el desarrollo de la actividad.

Adems de las tareas propias de la actividad y de las derivadas de la planeacin general, es importante considerar los siguientes aspectos durante el Montaje:

Escenarios
Adems de la seleccin realizada en la formulacin del proyecto durante el Montaje, se deben considerar las dimensiones y las instalaciones tcnicas necesarias para la utilizacin de los espacios durante el tiempo que dure la actividad. As mismo, en la Pre-produccin debi gestionarse oportunamente la solicitud de autorizaciones requeridas para la ejecucin, de tal forma que durante el Montaje no haya imprevistos relativos a restricciones locativas.

respectiva. Hay que tener en cuenta que un sonido fuerte no necesariamente es un buen sonido; por ello se requiere de asesora tcnica para contar con una excelente amplificacin.

Seguridad
Considerando el impacto que tendrn las actividades, es importante contar con el apoyo de los organismos de seguridad locales, con los que se debe hacer un plan previo al desarrollo del evento, en la etapa de Pre-produccin. As mismo, hay que considerar y poner en conocimiento de los asistentes, el plan de evacuacin y de emergencias.

Energa elctrica
En la Pre-produccin se identifican las necesidades para que durante el Montaje no se presenten problemas con la compatibilidad de los equipos tcnicos y el voltaje del escenario, por lo cual es importante contar con plantas elctricas y estabilizadores.

Control ambiental
De acuerdo con la cobertura de la actividad, ser necesario incluir, desde la Pre-produccin, un plan de control ambiental y sanitario que incluya la recoleccin de basuras, el servicio de baos pblicos y otros, acordes con nuestro proyecto.

Iluminacin
La iluminacin del escenario puede hacer ms brillante u opacar la puesta en escena y su planeacin en la etapa de Pre-produccin es clave para el logro de los objetivos. Sin embargo, para mejorar el desarrollo de la actividad se debe considerar qu tipo de iluminacin se requiere: Iluminacin escnica: Corresponde a la iluminacin del escenario y busca potenciar la puesta en escena. Se ejecuta segn el plan tcnico del grupo que se presenta. Diseo de iluminacin: Corresponde a una propuesta de iluminacin especficamente diseada para la actividad y puede incluir juegos y espectculos lumnicos montados segn el escenario.

Ejemplo:
Actividad: Muestra artstica cultural de los jvenes del municipio.

Amplificacin de sonido
Responder a los requerimientos tcnicos gestionados en la Pre-produccin y se considerarn las condiciones del espacio y las necesidades de amplificacin, de acuerdo con el tipo de actividad y segn lo determine la legislacin

Montaje: Escenarios: Sala de exposicin de la Casa de la Cultura con 120 mts2 disponibles para montaje. Energa elctrica: Sala de exposiciones con iluminacin propia. Cuatro tomacorrientes disponibles, dos con co- nexin de polo a tierra. Iluminacin: La sala de exposiciones, cuenta con spots que permiten iluminar adecuadamente las obras expuestas. Sonido: La sala de exposiciones no cuenta con amplifi cacin de sonido. Se requiere equipo con reproductor de CD para reproducir sonidos de naturaleza que hacen parte de la obra del artista X. Seguridad: La polica municipal prestar vigilancia perma nente para asegurar la proteccin de las obras expuestas. Control ambiental: Se alquilarn baos mviles.

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Cules son las consideraciones tcnicas generales que se deben tener en cuenta en el proyecto?

Elaboracin del informe financiero. Presentacin del informe de gestin a los miembros del CMM y los aliados. Retroalimentacin.

G E S T I N C U LT U R A L

Ejemplo:
Actividad: Muestra artstica cultural de los jvenes del municipio. Post-produccin:

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Impacto: Asistieron 250 personas a la exposicin, durante Proyeccin de actividades: Se espera desarrollar una nueva
Recuerd e

En la etapa de Produccin y Montaje se ejecuta la actividad propuesta y todos los recursos invertidos permitirn alcanzar la meta.

Agradecimientos: Autoridades administrativas, institucio Informe financiero:

nales y civiles que apoyaron el evento. Total recursos recibidos = $10.000.000 Total recursos invertidos = $10.000.000

los 20 das que estuvo abierta al pblico.

muestra el prximo ao, que incluir artistas infantiles.

Post - produccin
La etapa de Post-produccin corresponde al cierre de la actividad, pero esto no significa que sea el fin de las tareas por realizar. En esta etapa se incluyen actividades de evaluacin, retroalimentacin y proyeccin, y se ejecutan los pagos finales. Los componentes generales de la etapa de Post-produccin son: Evaluacin de impactos en relacin con lo planificado. Proyeccin de actividades futuras de acuerdo con los resultados obtenidos. Elaboracin y envo de cartas de agradecimiento.

e Recuerd

La Post-produccin permite evaluar y retroalimentar el proyecto para formular nuevas y mejores propuestas.

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G E S T I N C U LT U R A L

Evaluacin de proyectos culturales

La evaluacin es una de las herramientas ms importantes del proceso de gestin del proyecto cultural con la cual se mide su ejecucin y resultados. Gracias a los datos que arroja la evaluacin, se puede saber en qu medida se lograron los objetivos y con ello tomar decisiones que beneficien el desarrollo de nuevas propuestas.

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Caractersticas
Sistemtica Planificada Proyectiva

Funciones de la Evaluacin
Al igual que las otras etapas del proceso la evaluacin cumple unas funciones especficas dentro de la Gestin Cultural que buscan mejorar de forma continua la ejecucin de las propuestas: Reorientar la formulacin del proyecto cultural para mejorar la ejecucin y alcanzar los objetivos propuestos. Actualizar el proyecto de acuerdo a los cambios en el contexto, equipo de trabajo o aliados. Justificar la continuidad en el mediano y largo plazo o la cancelacin definitiva de la actividad propuesta. Tomar decisiones frente al equipo de trabajo para mejorar las condiciones de ejecucin.

Criterios a evaluar
Al plantear una evaluacin se deben considerar algunos criterios que cubren una amplia gama de conceptos medibles: Pertinencia y viabilidad Se evala el diagnstico y la informacin que justific el desarrollo del proyecto, teniendo en cuenta su pertinencia y viabilidad en la ejecucin de la actividad. Validez Se evala la validez de los objetivos propuestos en el marco del alcance de cada uno de ellos durante la ejecucin del proyecto y su correspondencia dentro del diagnstico de necesidades y oportunidades locales. Proceso En cada uno de los procesos se evalan el cumplimiento de las actividades propuestas y la administracin de los recursos. Impacto Se evala el impacto y los beneficiarios del proyecto en el municipio. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo, a partir del momento en el que se termina la actividad. Satisfaccin Los beneficiarios del proyecto evalan si con su implementacin sienten satisfecha la necesidad planteada desde la formulacin y el contexto local. Sostenibilidad Se evala si los resultados obtenidos son sostenibles en el tiempo. Se plantean mediciones a mediano y largo plazo.

Tipos de evaluacin
Los resultados y los procesos pueden medirse desde dos perspectivas: cualitativas o cuantitativas. En el mbito de la cultura se produce informacin expresada en cifras y en percepciones; por ello es necesario combinar los dos tipos de evaluacin para hacer una medicin completa del proyecto.

Evaluacin cuantitativa
Expresa los resultados en cifras e indica niveles del logro de los objetivos. Las preguntas se formulan cerradas para arrojar datos concretos.

Ejemplo:

Cantidad de personas asistentes a la actividad: 1.204 Cantidad de beneficiarios indirectos de la actividad: 4.816

Qu tipo de componentes se pueden evaluar cuantitativamente dentro del proyecto?

e Recuerd

La evaluacin no slo se focaliza en el alcance de objetivos sino que considera otros factores que ilustran y enriquecen la comprensin y visin de todo el proceso.

Evaluacin cualitativa
Se concentra en percepciones, opiniones y expresiones derivadas de la implementacin de la propuesta. Las preguntas formuladas son abiertas y permiten la explicacin de las respuestas. Pueden traducirse a datos comparables.

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Ejemplo:

La actividad desarrollada cumpli con las expectativas de la comunidad? De 1 a 5, evale el grado de satisfaccin con la actividad desempeada, siendo 1 ninguna satisfaccin y 5 satisfaccin total.

Evaluacin de procesos
Se realiza durante la ejecucin del proyecto, desde su formulacin hasta la produccin de la actividad. Se evala la forma en que se desarrollan las tareas propuestas, el trabajo del equipo, la asignacin de recursos y todas aquellas actividades que se estn ejecutando. Permite tomar medidas preventivas y correctivas para alcanzar las metas propuestas.
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Qu tipo de componentes se pueden evaluar cualitativamente dentro del proyecto?

Evaluacin de productos
Se realiza durante y despus de la ejecucin del proyecto y mide los resultados de los productos propuestos desde su formulacin. En ella se calcula el impacto de piezas de comunicacin, convocatorias y dems trabajos realizados en la ejecucin.

Evaluacin de resultados
Corresponde a una evaluacin posterior a la ejecucin y se concentra en los impactos generados con la implementacin de la propuesta. Plantea una evaluacin comparativa entre los resultados esperados en la formulacin del proyecto y los que se alcanzaron efectivamente.
Recuerd e

La informacin cualitativa y cuantitativa en la evaluacin permite comparar los resultados para reorientar la gestin y mejorar la ejecucin del proceso.

e Recuerd

La evaluacin no slo se ejecuta al finalizar el proyecto; debe hacerse de forma continua desde su inicio y en cada etapa, para realizar los ajustes necesarios oportunamente.

Objeto de la evaluacin
La evaluacin es un proceso permanente que se ejecuta en paralelo al desarrollo de la propuesta. Esto significa que no slo se realiza despus de finalizada la actividad sino que todas las etapas del proyecto estn sujetas a evaluacin y retroalimentacin, por eso se consideran los siguientes objetos de evaluacin:

Fases de la evaluacin
Al ser un proceso, la evaluacin est compuesta de fases progresivas que permiten obtener resultados vlidos sobre la ejecucin del proyecto. Fase de diseo Comprende la seleccin de la etapa a evaluar y el tipo de evaluacin que se seguir. As mismo, se formularn los indicadores necesarios para llevarla a cabo. Indicadores Los indicadores son instrumentos que permiten hacer una medicin completa de un aspecto especfico dentro de la ejecucin y que pueden arrojar datos de tipo cualitativo o cuantitativo, atendiendo unas caractersticas bsicas: Indicador: Objetivo: Cul podra ser un indicador cuantitativo del proyecto?

Confiabilidad. Claridad. Comparables en el tiempo y el espacio. Sujetos a actualizacin peridica. Accesibles y relevantes para la medicin del proyecto. Construidos antes de la ejecucin. Ligados a los objetivos. Neutros, no interpretables. Ligados a un instrumento de medicin (encuestas, censos, sondeos de opinin, observacin, etc.).

Instrumento de medicin:

Ejemplo Indicador Cualitativo:

jvenes del municipio.

Ejemplo Indicador Cuantitativo:

Objetivo: Lograr que el 30% de la poblacin municipal Indicador: Nmero de asistentes a la muestra artstica

asista a la muestra artstica juvenil. juvenil.

Instrumento de medicin: Censo de poblacin vs.

conteo de ingresos a la sala de exposicin.

Objetivo: Visibilizar la produccin artstica de los Indicador: Los jvenes artistas del municipio son
identificados por la comunidad.

Instrumento de medicin: Sondeo de opinin a gru-

pos de la comunidad para conocer si identifican o no a los artistas jvenes.

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Cul podra ser un indicador cualitativo del proyecto? Objetivo:

e Recuerd

La evaluacin es un proceso que, a travs de datos consolidados, permite la identificacin oportuna de problemas y la comprensin de cada etapa de avance en la ejecucin del proyecto, facilitando la toma de decisiones.

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Indicador:

Instrumento de medicin:

Fase de descripcin Incluye la aplicacin del instrumento de medicin para as recolectar, ordenar y sistematizar la informacin recopilada. Fase comparativa En esta fase se hace el anlisis cuantitativo y cualitativo de los datos obtenidos, consolidando la informacin y permitiendo que se haga una valoracin de los aspectos positivos y negativos presentes a lo largo del proceso.

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Divulgacin de actividades culturales

La divulgacin de las actividades culturales es uno de los componentes de la Gestin Cultural; esta se desarrolla de forma simultnea a la ejecucin del proyecto y los recursos que requiere deben estar considerados desde la formulacin de la propuesta.

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e Recuerd

La divulgacin permite hacer visible nuestro proyecto y ampliar la participacin en las actividades planteadas, lo cual permite aumentar el impacto.

Divulgar es visibilizar, dar a conocer la propuesta. Para ello es necesario desarrollar un plan que tenga las siguientes caractersticas: Organizado Estratgico Ajustado al contexto Concentrado en el proyecto

Plan de divulgacin
El plan de divulgacin da la posibilidad de coordinar los recursos en comunicacin y de orientarlos hacia la puesta en circulacin de los mensajes que beneficien el desarrollo de la actividad y que la comunidad debe conocer. El plan contempla tres grandes componentes que deben actuar en conjunto y ser conocidos por todos los miembros del CMM, en especial por el comit encargado de la presentacin pblica del proyecto, a fin de transmitir informacin clara y lograr vinculaciones positivas para la propuesta. Mensaje El mensaje se refiere a las caractersticas o componentes que se quieren dar a conocer del proyecto y su objetivo principal es informar y persuadir a quienes lo reciban para que se vinculen a la actividad. Debe ser claro y conciso para evitar interpretaciones equivocadas. Un plan de medios pude incluir un mensaje principal y otros secundarios, orientados a alcanzar objetivos especficos.

Pblicos El pblico est compuesto por todas aquellas personas e instituciones a las que estn dirigidas las actividades y a quienes se quiere convocar para su participacin directa o indirecta. Adems de los beneficiarios directos e indirectos, es necesario incluir a los posibles aliados, a las autoridades civiles y administrativas a nivel local, departamental y nacional, a los turistas y visitantes del municipio.

Ejemplo:

Actividad: Muestras artstico-culturales con jvenes del municipio. Pblicos: Convocatoria beneficiarios directos: Artistas jvenes del municipio Aliados: Instituciones y organizaciones municipales Beneficiarios indirectos: Comunidad municipal y regional

Ejemplo:

Actividad: Muestras artstico-culturales con jvenes del municipio. Mensaje general: Artes jvenes en un municipio de tradicin. Mensaje especfico de Convocatoria para los artistas: Artes jvenes en un municipio de tradicin. Presenta tu obra y hazla visible.

Cul podra ser el pblico del plan de divulgacin de la actividad programada?

Medios Cul sera el mensaje general del plan de divulgacin de la actividad propuesta? El panorama cultural incluye la identificacin de medios de comunicacin activos en cada municipio, con los cuales se debe establecer una relacin positiva en beneficio de la actividad propuesta. Al determinar los medios que se incluirn en el plan de divulgacin, se deben considerar los siguientes tipos:

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Personales Contactos directos, interaccin personal, voz a voz. Impresos Peridicos, revisas, boletines, volantes, etc. Audiovisuales Radio, televisin, cine, perifoneo. Multimedia Medios digitales. Alternativos Espacios al servicio de organizaciones sociales, puestas en escena, representaciones pblicas, etc.

Piezas de comunicacin
Considerando el plan de divulgacin se deben disear unas piezas de comunicacin que informarn al pblico sobre la actividad. Las piezas se disearn segn el tipo de medios identificados y seleccionados; as, para una emisora se grabarn cuas radiales y para una cartelera institucional se disear un aviso. En cualquier caso, las piezas de comunicacin debern contener la siguiente informacin bsica sobre la actividad: Nombre de la actividad. Organizador: CMM. Breve descripcin de la actividad. Programacin participantes. Lugar fecha hora. Costo de ingreso. Datos de contacto. Instituciones que apoyan la actividad.
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Ejemplo:

Actividad: Muestras artstico-culturales con jvenes del municipio. Medios por utilizar: Voz a voz, contactos directos, emisora comunitaria, peridico regional.

Ejemplo:
Cules son los medios incluidos en el plan de divulgacin de la actividad propuesta?

Artes jvenes en un municipio de tradicin

El Centro Municipal de Memoria invita a toda la comunidad a participar de las muestras artsticas y culturales de los jvenes del municipio, con la participacin especial del Maestro Prez, las cuales se celebrarn entre el 14 y el 21 de Marzo de 2010 en el Saln de Exposiciones de la Casa de la Cultura. La muestra estar abierta entre las 9:00 AM. y las 5:00 PM. Entrada libre Apoyan: Casa de la Cultura Alcalda Municipal Empresa XXX

e Recuerd

El plan de divulgacin coordina y orienta los recursos en comunicacin para transmitir un mensaje claro y persuasivo sobre la actividad, a un pblico especfico, a travs de los medios disponibles.

Mayor informacin: CMM Sede Academia de Historia - Tel.: 222 222

Presentaciones para medios Cul podra ser la informacin bsica de la actividad programada? Son reuniones acordadas, como ruedas de prensa con varios medios de comunicacin, en las cuales se hace una presentacin general del CMM y del proyecto cultural en desarrollo. Requieren de una organizacin especial y deben ser pactadas con anterioridad para contar con la asistencia de los periodistas. En estas se entregan documentos de presentacin de la actividad, una carpeta muy completa y organizada y material multimedia publicable en sus medios. Cubrimiento de actividades Durante el desarrollo de la actividad es recomendable contar con la presencia de representantes de distintos medios de comunicacin que hagan el cubrimiento y recojan informacin de primera mano sobre el desarrollo e impacto del evento. El acompaamiento permanente a los periodistas ser una labor del equipo designado para este propsito y facilitar la divulgacin de informacin que beneficie el proyecto. Visita a medios de comunicacin Como parte del plan de divulgacin hay que considerar la visita de los representantes del CMM a los medios de comunicacin locales y regionales, con el fin de ofrecer informacin oficial sobre la actividad que se desarrollar y fortalecer los vnculos con los comunicadores. Las visitas deben ser pactadas previamente y se entregar material informativo sobre el Centro y la actividad que el medio pueda difundir.

Relaciones con los medios de comunicacin

Los medios de comunicacin permiten que los mensajes lleguen a un pblico amplio y diverso. Su labor es comunicar mensajes de forma oportuna y veraz a las comunidades, por lo cual es importante que las relaciones que se establezcan con ellos sean co-responsables, positivas y de solidaridad. En cumplimiento de su labor, los medios de comunicacin tienen la capacidad de dinamizar la informacin proveniente de los CMM como institucin articuladora de la cultura municipal. En consecuencia, es muy importante que el Centro genere informacin clara y precisa en el marco de sus funciones dentro de la comunidad a la que pertenece, para facilitar las tareas de los comunicadores. Comunicados de prensa Son documentos escritos de carcter informativo que se desarrollan; estos documentos se entregan a los distintos medios y deben contener una breve descripcin de contexto local y respondern a preguntas bsicas como qu, quin, cmo, cundo, dnde, por qu y para qu de la actividad que se desarrollar. Teniendo en cuenta de que se trata de un proyecto cultural, es conveniente que el comunicado contenga informacin fotogrfica y multimedia relacionada con el municipio, el CMM y la actividad programada.

e Recuerd

Los medios de comunicacin facilitan la comunicacin de las actividades programadas por el CMM, por ello es necesario establecer y fortalecer de forma permanente vnculos de cooperacin con sus representantes.

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Seguimiento de la informacin
Las herramientas de seguimiento y evaluacin son aplicables al plan de divulgacin. El seguimiento incluye la invitacin a los medios, la recopilacin de informacin publicada y el agradecimiento a los periodistas por el trabajo desarrollado. El seguimiento permite al CMM:
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Verificar el cubrimiento efectivo de la actividad y la

publicacin de informacin coherente con los resultados obtenidos.

Medir el impacto de la actividad a travs de los testimonios de los participantes y asistentes que han sido recopilados y publicados por los medios.

Fortalecer los vnculos con los medios de comunicacin y

facilitar futuros contactos.

Constituir un dossier de prensa que luego ser parte de

la presentacin del CMM.

e Recuerd

El seguimiento de la informacin permitir conocer la informacin que circula sobre la actividad y el CMM, y suministrar datos para la medicin de los impactos.

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Apoyo a la gestin cultural

Una de las herramientas ms importantes en la gestin de proyectos culturales es la bsqueda de apoyos y fuentes de financiacin que aporten con diversos recursos a la ejecucin de las propuestas. Los apoyos que se gestionen pueden encontrarse en el mbito pblico o privado as como en el nacional o internacional. Los apoyos ofrecidos por las distintas organizaciones estn representados en aportes en dinero o en especie y todos ellos deben ser registrados en el presupuesto oficial e invertidos completamente en el desarrollo de la actividad. Las futuras financiaciones dependern de la buena gestin que se le d a los recursos.

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e Recuerd

La gestin de apoyos para el desarrollo de proyectos culturales es una herramienta de la gestin y debe responder a los principios de transparencia y reinversin.

Para gestionar apoyos a los proyectos culturales es necesario adelantar tres procesos: Identificar el tipo de apoyo buscado. Identificacin de posibles fuentes de financiacin. Presentacin formal del proyecto.

Tipos de apoyo a la gestin cultural

Existen distintos tipos de apoyo a la gestin de proyectos culturales. Antes de presentar las propuestas ante una organizacin, es necesario identificar el tipo de apoyo que se solicitar y estudiar con mucho cuidado qu suele ofrecer la organizacin. Patrocinio Hace referencia al aval que una institucin ofrece al CMM o al proyecto en particular. No implica aportes en dinero o especie pero brinda el respaldo necesario para gestionar otros apoyos. El patrocinio debe estar formalizado con un documento que establezca el tipo de vinculacin entre las instituciones. Auspicio Hace referencia al aporte en recursos que una institucin realice al proyecto. Suele canjearse por publicidad y la organizacin aportante adquirir algunos derechos de uso del nombre de la actividad y presencia en los eventos. Requiere de un documento que aclare la vinculacin y las limitaciones de uso de espacios publicitarios y de participacin. Colaboracin Hace referencia a los aportes entregados por una organizacin a manera de canje con el CMM. A travs de la colaboracin se reciben recursos en dinero o especie y se entrega a la organizacin una obra de arte, una exposicin o una muestra escnica, entre otros. Pueden pactarse espacios en la publicidad y durante el evento, pero deben quedar estipulados en un documento escrito formal.
e Recuerd

Es posible gestionar distintos tipos de apoyo provenientes de diversas organizaciones pero hay que tener claridad sobre quines son, qu ofrecen y las contraprestaciones que solicitan a cambio.

Identificacin de posibles fuentes de financiacin

A nivel local y nacional existen distintas instituciones y organismos que apoyan la ejecucin de actividades culturales que propician el desarrollo de las comunidades locales. El panorama cultural municipal y los contactos previos son el punto de partida para acercarse a las fuentes de financiacin. Existen tres tipos de fuentes bsicas a considerar en la gestin de proyectos culturales, y cada una ofrece apoyos especiales dependiendo del campo de accin de la propuesta. Para aprovecharlos de la mejor manera es necesario conocer las polticas y legislacin que ampara cada tipo de apoyo. Fuentes consideradas por la legislacin nacional Atendiendo las polticas culturales nacionales, la legislacin colombiana establece apoyos directos a la cultura, derivados de los presupuestos nacionales y departamentales. Para ampliar la informacin sobre estas fuentes es necesario consultar directamente la legislacin y acercarse a las instituciones que intervienen para recibir orientacin especfica sobre los tipos de apoyo y los procedimientos requeridos: Sistema general de participaciones, Ley 715 de 2001. IVA de la telefona mvil. Estatuto Tributario, Numeral 468-3, Pargrafo 2.

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Estampilla Procultura. Actos Administrativos Territoriales. Presupuesto municipal. Plan de Desarrollo Territorial. Fuentes de la empresa privada La empresa privada, en el marco de su actividad y en consideracin a los impactos que genera en sus reas de influencia, desarrolla programas de Responsabilidad Social Empresarial desde los cuales es posible gestionar apoyos a los proyectos culturales. Para acceder a los recursos disponibles, es necesario tener claridad sobre las polticas organizacionales y programas globales que desarrolla y as presentar las propuestas del CMM de forma atractiva y benfica para las dos organizaciones, estableciendo vnculos de solidaridad y co-responsabilidad. Agencias de Cooperacin Internacional Los gobiernos de distintos pases cuentan con dependencias creadas para apoyar el desarrollo internacional, haciendo nfasis en determinadas reas que se pactan entre las dos naciones. De ella se derivan lneas de accin y programas que distribuyen recursos para organizaciones y programas especficos. Para acceder a los recursos de estas agencias, es necesario conocer sus lneas de accin y presentar proyectos en los trminos de sus convocatorias, demostrando la consolidacin del CMM, experiencia en gestin de proyectos culturales y capacidad de ejecucin de las actividades con nfasis en el desarrollo municipal.

Carta de presentacin: Presentacin del CMM. Objetivos del proyecto. Apoyo solicitado. Ofrecimientos desde el CMM. Proyecto cultural: Proyecto cultural en los trminos desarrollados previamente: Diagnstico. Justificacin. Formulacin de Objetivos. Identificacin de beneficiarios. Identificacin de escenarios. Plan de trabajo. Actividades a realizar. Cronograma. Presupuesto. Plan de divulgacin Descripcin de ofrecimientos desde el CMM Curriculum del CMM: Diseo estratgico. Experiencias exitosas. Patrocinios con que se cuenta. Proyeccin del CMM. Dossier Publicaciones en medios de comunicacin. Archivos multimedia con informacin del CMM y la actividad propuesta.

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G E S T I N C U LT U R A L

Presentacin del Proyecto Cultural

Luego de la identificacin del tipo de apoyo que se gestionar y de la organizacin ante quien se adelantar el proceso, es necesaria una presentacin formal del Proyecto Cultural. La presentacin describir puntualmente las metas y proyecciones de la actividad y se organizar en una carpeta con la siguiente informacin:

e Recuerd

La carpeta de presentacin del proyecto cultural es la puerta de entrada hacia la gestin de recursos. La imagen, claridad, coherencia y organizacin de la informacin es decisiva para propiciar vnculos efectivos con las organizaciones y lograr as los apoyos requeridos.

Bibliografa
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