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PROGRAMA DE INFORMATIZACION PARA EL ALTO DESEMPEO PROYECTO PIAD

MANUAL PARA DIRECTORES Y AUXILIARES DE SECUNDARIA ACADEMICA

CAPACITACION MODULO DE HORARIOS Y ASISITENCIA DEL PIAD 7, 8 y 9 DICIEMBRE 2010

Manual de creacion de Horarios PIAD Secundaria

Manual para Directores y Auxiliares de Secundarias Acadmicas Mdulo de Horarios y Asistencia del Sistema de Informacin PIAD

INDICE GENERAL

1. PRESENTACION ___________________________________________________________________ 3 2. AGENDA DE LA CAPACITACION _______________________________________________________ 5 3. SISTEMA / PARAMETROS ____________________________________________________________ 7 4. CONFIGURACION DEL CURSO LECTIVO _________________________________________________ 7 5. MATRCULA DE ESTUDIANTE _________________________________________________________ 9 6. HORARIO _______________________________________________________________________ 15 A. PREPARAR INFORMACIN DEL CENTRO EDUCATIVO ______________________________________ 15 I. HORARIO / MODULO HORARIO ___________________________________________________ 15 II. ADMINISTRACION / GESTIN DE ASIGNATURAS ______________________________________ 16 III. HORARIOS / GESTIN DE AULAS _________________________________________________ 17 PREPARAR OFERTA DEL DOCENTE______________________________________________________ 18 I. EXPEDIENTES / EXPEDIENTES DE FUNCIONARIOS / DISPONIBILIDAD ACADEMICA ___________ 18 PREPARAR DEMANDA DE LECCIONES ___________________________________________________ 21 I. MATRCULA / GRUPOS POR NIVEL _________________________________________________ 21 II. MATRCULA / PLANES DE ESTUDIO _________________________________________________ 22 III. MATRCULA / GRUPOS / GESTIN _______________________________________________ 23 IV. MATRCULA / SUBGRUPOS / GESTIN ____________________________________________ 23 V. MATRCULA / SUBGRUPOS / GESTIN MANUAL ______________________________________ 24 COMPLETAR HORARIO_______________________________________________________________ 26 I. HORARIO / HORARIO GENERAL____________________________________________________ 26

B. C.

D.

7. PLANTILLAS _____________________________________________________________________ 30 A. B. C. ASISTENCIA ________________________________________________________________________ 30 INGRESO DE NOTAS _________________________________________________________________ 34 RESUMEN ANUAL ___________________________________________________________________ 38

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PRESENTACION En esta capacitacin usted aprender a crear el horario de su institucin en formato digital, lo cual adems de optimizar el tiempo de los docentes y la calidad de las lecciones para los estudiantes, le permitir generar el horario de cada docente y de cada estudiante, y especialmente, generar los reportes de asistencia. La gestin de horarios es parte de un sistema de informacin con muchas otras funciones, por eso nos gustara que primero usted conozca:

Qu es el Sistema de Informacin PIAD y para qu sirve?


El Sistema de Informacin PIAD es el resultado del Proyecto PIAD. El Proyecto PIAD es una alianza pblico privada entre el Ministerio de Educacin Pblica MEP, la Asociacin Nacional de Educadores-ANDE, la Asociacin Empresarial para el DesarrolloAED, y la Asociacin para la Innovacin SocialASIS. Esta alianza se formaliz en un convenio de largo plazo firmado entre estas entidades en marzo del 2008 y su objetivo principal es el desarrollo, implementacin e institucionalizacin del Sistema de Informacin PIAD. En el Proyecto PIAD pensamos que el desempeo del estudiante est relacionado directamente con el desempeo del centro educativo. Por esto el PIAD se enfoca en ayudar en el mejoramiento del desempeo de cada centro educativo en forma integral, sea este un centro unidocente, Colegio Tcnico Profesional, preescolar o secundaria acadmica, rural o urbano, con internet o sin internet. El sistema de informacin PIAD es diseado en centros educativos, para centros educativos. Es un sistema robusto, seguro y totalmente gratuito. Las principales funciones del Sistema de Informacin PIAD son: Control Personalizado de Acceso al Sistema Mens y Ayuda Configuracin segn caractersticas de cada Centro Educativo Utiliza la Base de Datos del Registro Civil para la cdula de cada estudiante Automatiza el Proceso de Matrcula La Formacin de Grupos La Creacin de Horarios Genera Automticamente el Registro de Calificaciones y Asistencia Digital con las listas de estudiantes Expediente de los Funcionarios Expediente del Estudiante Asistencia Certificaciones y Constancias Beneficios del estudiante: becas, transporte Plan Operativo AnualPOA Inventario de bienes muebles e inmuebles Mdulo para Junta de Educacin o Administrativa 3

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Reportes. Toda la informacin acumulada permite que mediante el SI PIAD la institucin pueda ofrecer diferentes reportes tales como el de rendimiento acadmico, repitencia, asistencia, adecuaciones curriculares, desercin/abandono, becas, pobreza, escolaridad de la madre, condicin del estudiante, funcionarios segn las condiciones, reporte de padrn, listas de estudiantes y de asistencia, entre otros. Entre los reportes se destaca el Reporte de Variables Mltiples que permite relacionar el rendimiento, asistencia, y otras variables individuales y familiares de cada estudiante por grupo. Este reporte permite elaborar planes de mejoramiento a cada docente.

Impacto en la Realidad Educativa. La generacin de reportes y la gestin que se puede realizar con base en la informacin generada permiten el conocimiento particular de cada alumno, su situacin acadmica y familiar, as como conocer la realidad de cada grupo o de toda la institucin en conjunto. De esta manera, al final de cada periodo se puede saber cul es el desempeo del centro educativo, hacer planes de mejoramiento individuales, crear nuevas prcticas administrativas, todo en funcin de lograr los resultados que el centro se proponga. Manuales Multimedia. Como parte de esta capacitacin usted recibir manuales multimedia digitales que lo llevarn paso a paso en forma clara y amena a travs del proceso de creacin de horarios. Usted podr seguir contando con el apoyo del capacitador o capacitadora que lo haya atendido, asegrese de obtener su telfono y correo electrnico. Adems puede hacernos cualquier consulta al correo asiscostarica@gmail.com en cualquier momento. Asociacin para la Innovacin Social 4

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Agenda para capacitacin de Directores y Auxiliares de Secundaria Acadmica en la creacin de horarios y en asistencia el 7, 8, 9 de diciembre de 2010
Martes 07 de diciembre de 2010 8:00 a.m. - 10 a.m. Saludo y presentacin de los capacitadores y asistentes, firmar lista de asistencia Instalacin de sistema de informacin. Combinacin de capacitadores, unos exponen y otros nivelan a los que les falte instalar para que todos los asistentes tengan el sistema instalado y practicar. Entrega de materiales y explicacin de las estrategias de las sesiones Lectura de la Presentacin de este Manual 10:00 a.m. - 10:20 a.m. Refrigerio 10:20 a.m. - 12:00 m.d. Sistema Parmetros Configuracin del Curso Lectivo Matrcula Prematrcula Ingreso boleta Matrcula Extraordinaria Ratificacin Matrcula Grupos Asignar estudiantes a grupos 12 :00 m.d. - 12:40 p.m. Almuerzo 12:40 p.m. - 2:20 p.m. Matrcula Subgrupos Formar Matrcula Matrcula de asignaturas (estudiantes que arrastran o adelantan) Preparar informacin del Centro Educativo Horario Mdulo horario Jornadas 2:20 p.m. - 2:40 p.m. Caf 2:40 p.m. - 4:00 p.m. Administracin Gestin de asignaturas Horarios Gestin de aulas Preparar oferta del docente Expedientes Expediente de funcionarios Disponibilidad acadmica Mircoles 08 de diciembre de 2010 8:00 a.m. - 10 a.m. Reposicin de los temas anteriores y repaso basado en consultas y/o aclaraciones Manuales multimedia Carpeta de la institucin en www.piad.or.cr 10:00 a.m. - 10:20 a.m. Refrigerio Asociacin para la Innovacin Social 5

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10:20 a.m. - 12 m.d. Preparar demanda de lecciones Matrcula Grupos por nivel Matrcula Planes de estudio Matrcula Grupos Gestin Matrcula Subgrupos Gestin 12:00 m.d. - 12:40 p.m. Almuerzo 12:40 p.m. - 2:20 p.m. Horario Horario General 2:20 p.m. - 2:40 p.m. Caf 2:40 p.m. - 4:00 p.m. Horario General, Contina Jueves 09 de diciembre de 2010 8:00 a.m. - 10 a.m. Repaso de Horario General, Consultas y/o aclaraciones Horario Horario Grupo Horario de estudiante 10:00 a.m. - 10:20 a.m. Refrigerio 10:20 a.m. - 12 m.d. Plantillas Obtener plantilla de notas del sistema Asistencia Registro digital Asistencia manual Sistema de Informacin 12:00 m.d. - 12:40 p.m. Almuerzo 12:40 p.m. - 2:20 p.m. Notas Registro digital Resumen Anual 2:20 p.m. - 2:40 p.m. Caf 2:40 p.m. - 4:00 p.m. Respaldo de base de datos Actualizar el sistema de informacin y Acumulado de acuerdo a la versin que se tena instalada

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SISTEMA / PARAMETROS
1- La primera seccin que se debe modificar una vez que se instala el sistema de informacin es la pgina de SISTEMA/PARMETROS 2- Para modificar uno de los parmetros daremos un click, sobre el nombre del parmetro, que se encuentra de color azul. 3- Al darle click al nombre del parmetro, se cargar la informacin del parmetro. Luego procedemos a modificar en la casilla del valor, el parmetro 4- Una vez modificado este valor, procedemos a Guardar, dando un click en el botn de GUARDAR, y aceptamos las ventanas de confirmacin.

CONFIGURACION DEL CURSO LECTIVO


5- Para activar el curso lectivo debemos ingresar en SISTEMA / CURSO LECTIVO / CONFIGURACIN / ACTIVAR CURSO LECTIVO

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6- Para configurar el curso lectivo, iremos a SISTEMA / CURSO / CONFIGURACIN 7- En la parte inferior de esta pantalla, se carga el curso lectivo lectivo que usted desea modificar o se puede crear uno nuevo.

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MATRCULA DE ESTUDIANTE
8- Despus de realizar la gestin de grupos y subgrupos, procederemos a matricular o ingresar a los estudiantes. Existen tres formas para matricular a un estudiante: a. MATRCULA/PREMATRCULA/INGRESO DE BOLETAS para estudiantes de stimo ao b. MATRCULA/MATRCULAS/EXTRAORDINARIA se ingresa a los estudiantes por matrcula extraordinaria cuando el sistema se utiliza por primera vez, para estudiantes provenientes de otra institucin, o estudiantes de nuevo ingreso que de otro nivel c. MATRICULA/MATRCULAS/RATIFICACIN para estudiantes cuyas notas ya han sido almacenadas en el sistema de informacin 9- MATRICULA/PREMATRCULA/INGRESO DE BOLETAS Colocamos el nmero de cedula del estudiante y le damos buscar, de igual forma el padre de familia.

10- MATRICULA/MATRICULAS/EXTRAORDINARIA Ingrese el nmero de cdula (con guiones), haga click en Buscar o presione la tecla Enter, y seleccione el nivel.

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11- MATRICULA/MATRICULAS/RATIFICACION DE ESTUDIANTE o RATIFICACION DE MATRICULA GRUPO El sistema permite ratificar la matrcula por estudiante MATRICULA/MATRICULAS/RATIFICACION DE ESTUDIANTE si el estudiante est aplazado no le permite la ratificacin al siguiente nivel.

Tambin permite la ratificacin por grupo MATRICULA/MATRICULAS/RATIFICACION GRUPO

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12- MATRICULA/GRUPOS/ASIGNAR A ESTUDIANTES A GRUPO Despus de haber matriculado el estudiante, se procede a matricularlo o ubicarlo en una seccin. Para ello nos dirigimos a MATRICULA/GRUPOS/ASIGNAR A ESTUDIANTES A GRUPO. Seleccionamos el curso lectivo, el nivel y el grupo.

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Del lado izquierdo marcamos el estudiante, y lo pasamos con el botn hacia la izquierda

Depus de que el estudiante ha sido agregado al grupo, este aparece en la lista de la derecha.

13- MATRCULA / SUBGRUPOS / FORMAR Esta seccin permite asignar a los estudiantes a las asignaturas que tienen subgrupos.

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14- MATRICULA / MATRICULAS / MATRCULA DE ASIGNATURAS En sta seccin permite matricular manualmente las asignaturas que arrastra o adelanta un estudiante.

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HORARIO
A continuacin se presentan los pasos para realizar el proceso de construccin de horarios de forma exitosa. A. B. C. D. Preparar informacin del centro educativo. Preparar oferta docente. Preparar demanda de lecciones. Llenar el horario con las asignaturas por periodo por grupo para todo el centro educativo.

A. PREPARAR INFORMACIN DEL CENTRO EDUCATIVO

Preparar la informacin del centro educativo


[mdulo horario no actualizado] [aulas sin agregar]

Ir a Horarios-Mdulo horario

Ir a Administracin-Gestin aulas
[por cada aula]

Actualizar las horas Ingresar informacin del aula Guardar los cambios Guardar los cambios Actualizar jornadas

Guardar cambios

I. HORARIO / MODULO HORARIO 15- Luego se procede a modificar los lapsos de tiempo en la jornada, y la cantidad de jornadas, para de esta forma, configurar el horario del centro educativo, en HORARIO / MDULO HORARIO.

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II. ADMINISTRACION / GESTIN DE ASIGNATURAS 16- Ahora debe acceder a la opcin de ADMINISTRACION/GESTION DE ASIGNATURAS. Debe ingresar las asignaturas que se imparten en el centro educativo.

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17- En sta seccin es importante tener en cuenta que para los casos de las asignaturas que pertenecen a una Tecnologa o Taller, ingresarlas como asignaturas componentes de una Tecnologa o Taller(1), ingresar el tipo de Evaluacin (2), la cantidad de subgrupos (3), y si los subgrupos se configuran de manera manual o por el sistema (4), recomendamos que para las asignaturas de Tecnologa y Taller, y sus subgrupos seleccionar la opcin de manual.

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III. HORARIOS / GESTIN DE AULAS 18- Al finalizar, nos vamos a la configuracin de las aulas del centro educativo. HORARIOS/GESTION DE AULAS. Incluimos ah, las aulas con el nombre que le tengamos y la capacidad

B. PREPARAR OFERTA DEL DOCENTE I. EXPEDIENTES / EXPEDIENTES DE FUNCIONARIOS / DISPONIBILIDAD ACADEMICA 19- Procedemos a incluir a los docentes en la seccin de EXPEDIENTES/EXPEDIENTES DE LOS FUNCIONARIOS 20- Damos un clic a la opcin de NUEVO 21- Digitamos el nmero de cdula, y le damos un clic al botn BUSCAR. Una vez cargado el nombre, ingresamos la informacin solicitada y le damos GUARDAR.

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22- Luego de agregar este funcionario. Podemos modificar en EXPEDIENTES/LISTA DE FUNCIONARIOS / UNIDADES DEL EXPEDIENTE / DISPONIBILIDAD ACADMICA, la seccin de DISPONIBILIDAD ACADEMICA. Agregando las asignaturas que imparten, la disponibilidad acadmica, las lecciones asignadas y si tiene un aula fija.

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Preparar oferta docente Ir a Expedientes-Expedientes funcionarios

Seleccionar el docente

Escoger Disponibilidad acadmica

Revisar el tipo de nombramiento y la cantidad de lecciones

[por cada docente]

Seleccionar las asignaturas que imparte


[es interino] [est en propiedad]

Seleccionar las lecciones en que est disponible

Guardar los cambios

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C. PREPARAR DEMANDA DE LECCIONES


Preparar demanda de lecciones Este proceso supone que previamente se ha realizado el proceso de Matrcula y por lo tanto, los grupos han sido creados.
[grupos no tienen docentes]

Ir a Matrcula-Grupos-Gestin Seleccionar curso lectivo y nivel


[por cada grupo]

Seleccionar grupo
[por cada asignatura] [grupos tienen docentes]

Editar la carga acadmica Seleccionar el docente Presionar la opcin Modificar

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I. MATRCULA / GRUPOS POR NIVEL 23- Pasamos a crear las secciones para cada nivel para el curso lectivo vigente MATRICULA/GRUPOS/GRUPOS POR NIVEL

Seleccionamos el nivel, ingresamos la cantidad de grupos para ese nivel y le damos un click al botn AGREGAR. Al finalizar con todos los niveles, damos al botn GUARDAR Es importante recalcar que slo se da al botn GUARDAR una vez que hayan agregado TODOS los niveles

II. MATRCULA / PLANES DE ESTUDIO 24- Se procede a configurar los planes de estudios por nivel, se selecciona el nivel y se agregan las asignaturas correspondientes, es importante tener en cuenta no incluir las asignaturas que no tienen nota como Orientacin o Informtica Educativa, porque al generar la condicin del estudiante el sistema las tomara en cuenta y al no existir nota aparecen como aplazados. En la parte inferior de la pantalla se ingresan los requisitos por nivel.

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III. MATRCULA / GRUPOS / GESTIN 25- Una vez que se han creado los grupos con la carga acadmica bsica, se procede a configurar los docentes que imparten cada seccin y agregar las especialidades de cada seccin. Para realizar este proceso, debe ingresar a MATRCULA/GRUPOS/GESTIN, en esta pantalla localiza la seccin deseada mediante la seleccin del curso lectivo y nivel, presiona el botn CONSULTAR y en la parte inferior se cargan los grupos por nivel . Una vez cargado el grupo se procede a ingresar la carga acadmica para ese grupo, se selecciona el docente, la asignatura y la cantidad de lecciones y se presiona el botn AGREGAR, una vez ingresada toda la carga se presiona GUARDAR.

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IV. MATRCULA / SUBGRUPOS / GESTIN 26- Esta seccin le permite configurar las asignaturas que tienen subgrupos, que en la seccin de gestin de asignaturas se le dio la opcin de ser configurados por el sistema, en sta seccin se puede ingresar el docente a cargo.

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V. MATRCULA / SUBGRUPOS / GESTIN MANUAL 27- Las asignaturas que cuentan con subgrupos y se les indic en la seccin de Gestin de asignaturas como que los subgrupos se configuraban de manera manual, deben configurarse en MATRCULA / SUBGRUPOS / GESTIN MANUAL, primero se consulta la asignatura, y luego se procede a ingresar la carga, docente, periodo y nombre de la asignatura subgrupo.

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D. COMPLETAR HORARIO I. HORARIO / HORARIO GENERAL 28- Luego de agregar todos los datos es momento de crear el horario HORARIOS/HORARIO GENERAL

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Llenar el horario con las asignaturas Ir a Horarios-Horario general


[por cada asignatura]

Seleccionar una asignatura (cuadro de color)

Hacer click sobre la leccin


[horario completo]

Presionar botn Validar


[es vlido]

Presionar botn Guardar


[est guardado]

Presionar botn Imprimir

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29- Cuando el horario ha sido completado, se pueden elaborar los horarios de estudiantes repitentes, en HORARIOS/HORARIO ESTUDIANTE.

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PLANTILLAS
A. ASISTENCIA Las asistencias, al igual que las notas, tienen dos maneras de ser ingresadas en el sistema de informacin: registro digital (plantilla Excel) o manualmente (directamente en el sistema). REGISTRO DIGITAL 30- Para facilitar reunir los datos de asistencia de los estudiantes se ofrece la plantilla de notas en PLANTILLAS / PLANTILAS DE REPORTE DE NOTAS. La plantilla de notas es una herramienta elaborada en Excel 2003 que tiene como objetivo alimentar el sistema de informacin PIAD con las notas y asistencia de los estudiantes. Tiene tres hojas que cumplen propsitos diferentes: Notas: Permite almacenar el total en calificacin o porcentaje de los componentes del promedio final. Asistencia: Guarda la asistencia diaria de los estudiantes. ResumenAnual: Sirve para que el docente vea cules son las notas obtenidas.

La plantilla es generada por el sistema de informacin, con base en las listas de clase, la matrcula de asignaturas, subgrupos y especialidades, en el caso de los colegios tcnicos. 31- Obtener la plantilla de notas en PLANTILLAS / PLANTILLAS DE REPORTE DE NOTAS.

32- Al obtenerla le va a salir el mensaje de la ubicacin donde se descarga la plantilla, ejemplo: C:\inetpub\wwwroot\PIAD\archivos\grupos\registro_de_actividades\7-1\

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33- Cuando tiene el istado de las plantillas, busca la que le interesa, segn la asignatura.

34- Por ejemplo, puede seleccionar la del profesor de Espaol.

35- Seleccione la hoja Asistencia en las pestaas que se encuentran en la parte inferior.

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36- Para cada ausencia, llegada tarda o escape del estudiante en una fecha determinada debe agregar una lnea. Ingrese la fecha en que se dio la falta, con el formato dd/mm/aaaa, donde dd representa el da, mm el mes y aaaa el ao.

37- Seleccione el estudiante de la lista que se despliega al hacer click en la columna Estudiante.

38- Seleccione el tipo de ausencia de la lista que se despliega al hacer click en la columna Tipo de ausencia.

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39- Ingrese la cantidad de lecciones en que se di la falta.

ASISTENCIA MANUAL 40- La asistencia puede ser ingresada al sistema de manera manual en ADMINISTRACIN/ASISTENCIA/ESTUDIANTES/REGISTRAR ASISTENCIA

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B. INGRESO DE NOTAS Siga los pasos que se detallan a continuacin. 41- Seleccione la hoja Notas en las pestaas que se encuentran en la parte inferior.

42- Esta contiene la seccin, asignatura, curso lectivo y periodo, as como la lista de estudiantes, tal y como se muestra a continuacin.

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Esta plantilla no se puede utilizar para ms de un periodo. 43- Modifique los porcentajes de acuerdo a la asignatura que se imparte.

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44- Modifique el total de lecciones del periodo. Esto se usa para calcular el porcentaje de ausentismo del estudiante.

45- Las calificaciones se pueden ingresar de tres formas: a. Ingresar las calificaciones de cada componente b. Ingresar los porcentajes de cada componente c. Ingresar solo la calificacin final INGRESAR CALIFICACIONES DE CADA COMPONENTE 46- Para cada estudiante se deben registrar las calificaciones obtenidas en cada componente.

Con base en estas calificaciones se calcula el promedio final.

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INGRESAR PORCENTAJES DE CADA COMPONENTE 47- Si tiene los porcentajes obtenidos, en lugar de las calificaciones puede modificar el clculo para que se adapte a este cambio. Para hacerlo debe hacer click sobre el botn Clculo con base en porcentaje (B). Si desea regresar al modo anterior debe presionar Clculo con base en calificacin (A).

48- Ingrese los porcentajes obtenidos en cada calificacin se calcula el promedio del periodo.

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Con base en estos porcentajes se calcula el promedio final. INGRESAR CALIFICACIN FINAL 49- Ingrese la calificacin final del periodo en la columna Nota obtenida.

50- Para los casos en que el estudiante no recibe la asignatura, ingrese un -1.

51- Para el estudiante que no se present a clases, ingrese un -2.

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C. RESUMEN ANUAL 52- Seleccione la hoja ResumenAnual en las pestaas que se encuentran en la parte inferior.

53- Si su versin de Excel detecta que en las celdas se est almacenando un nmero en formato de texto, se lo indicar por medio de un indicador verde en la esquina superior izquierda seleccione todas las celdas con este problema y haga click sobre el mensaje del error despliegue un men. . Para corregirlo para que se

54- Seleccione la opcin Convertir en nmero.

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55- Esta misma situacin se puede presentar con la nota mnima, provocando que la condicin no se calcule adecuadamente. Al igual que se indic en el paso 53-, el error se seala con un borde verde en la esquina superior izquierda y el nmero aparece alineado a la izquierda. Para corregirlo seleccione para que se despliegue un todas las celdas con este problema y haga click sobre el mensaje del error men.

56- Seleccione la opcin Convertir en nmero. Asociacin para la Innovacin Social 40

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Esta hoja se utiliza para que el docente pueda calcular la condicin final de los estudiantes. El sistema no tomar en cuenta las notas modificadas en esta hoja. Con respecto al redondeo, Excel utiliza el mtodo tradicional, donde a partir de 0,50 se redondea hacia arriba. El sistema de informacin PIAD utiliza el redondeo del MEP, donde 0,50 se redondea hacia abajo, as que se le aconseja revisar bien los casos lmite.

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