Gestin por procesos

Desde el momento de la revolucin industrial la empresa se ha vuelto un elemento muy importante para un pas, las personas se dirigan a sus puestos de trabajo dentro de las mismas y se ubicaban en su lugar asignado para realizar su labor junto con sus compaeros y las maquinas. Al momento de estar trabajando se debera .estar coordinado hombres, mujeres y mquinas para fabricar productos en el menor tiempo posible Se creaban cadenas de mando por la cual se transmitan las ordenes, las maquinas daban la pauta y los ritmos de funcionamiento y a las personas de niveles inferiores de les llamaba mano de obra ya que ellos no necesitaban de formacin o cualificacin alguna, los cuales deban adaptarse a las formas de fabricacin .estrictas Pero hoy en da las cosas han cambiado no solo en el sector industrial sino tambin en otros sectores como lo es la educacin prestacin de servicios etc. No solo basta con tener gran cantidad de personal eficiente ahora .la competencia se consigue mediante el conocimiento e innovacin En tiempos pasados en el esquema organizativo de una empresa uno de los ms comunes era el jerargico segn las especializaciones en donde las rdenes se transmitan desde los niveles superiores y los cuales tomaban las decisiones y luego las transmitan hacia los niveles ms bajo y los de ms debajo se encargaban .de que las rdenes dadas se cumplieran Dentro del esquema las personas se agrupan segn las labores que desarrollan segn los conocimientos que tenga para la tarea, se le llaman sectores, departamentos. Como por ejemplo en una empresa de venta de tecnologas hay un departamento de compras que son los encargados de hacer los pedidos de dispositivos tecnolgicos, otro sector puede ser logsticas que son los encargados de recibir los productos que llegan de los proveedores revisarlos, ordenarlos y hacer el inventario. Otro sector puede ser publicidad que son los .encargados de hacer la publicidad de los nuevos productos, promociones, liquidaciones etc Otro sector puede ser el de ventas que como su nombre lo dice, vender los productos ya sean telefnicamente, .por medio de contratos, puerta a puerta etc Pero hoy en da en la gestin de hace un paradigma de 8 conceptos para la excelencia que han sido aceptados :por tener eficacia en numerosas ocasiones en Europa estos son Orientacin hacia los resultados.1 Orientacin hacia los clientes.2 Liderazgo y constancia en los objetivos.3 Gestin por procesos y hechos.4 Desarrollo e implicacin por las personas.5 Aprendizaje, innovacin y mejoras continuamente.6 Desarrollo de alianzas.7 Responsabilidad social.8 En la orientacin hacia los resultados las personas que estn en un nivel inferior cumplen las labores siguiendo las directrices que le llegan de instancias superiores trabajando as para cumplir objetivos para

satisfacer las demandas que se reciben de arriba pero tiene un problema y es que en los diferentes sectores se tiene un objetivo lo cual se corre el riesgo de que los objetivos sean incoherentes desde una visin global de la .empresa

En el aprendizaje, innovacin y mejora constante y la constancia en los objetivos con el modelo jerargico funcional se nos permite ver con gran claridad quienes son los ms calificados para liderar el grupo de personas que tienen a cargo Tambin al no estar relacionados se puede crear una carga de aumento de trabajo en el sector reaccionado En la orientacin hacia los clientes un elemento indiscutible para la empresa es el cliente ya que sin ellos ninguna empresa podr su existir esto convirtindose en su misin y visin en pocas palabras su razn de ser pero en una empresa el cliente no se sita dentro del modelo jerargico. El mejor lugar para ubicarlo es al .comienzo y al final del esquema relacionado dejando fuera a los niveles jerargicos de la empresa toda empresa que sea competitiva debe estar constantemente renovndose basndose en el aprendizaje de 56 sus empleados con personal implicado autnomo que tengan la capacidad de tomar decisiones y promover .ideas e ir innovando Pero aqu el modelo jerargico no es un modelo adecuado para promover la autonoma de las personas de .niveles inferiores y esto hace que no se pueda hacer mejoras orientadas en los clientes Ya que separan en los diferentes departamentos la secuencia de actividades as incomunicando a los .empleados entre s pero con la gestin por procesos se hace posible que las opiniones de los empleados de los niveles inferiores se les tenga en cuenta sus opiniones acerca de las labores que ellos realizan y ayudar a la empresa mejorar .esas fallas que hayan o hacer las mejorar para satisfacer al cliente Adems de eso los empleados se pueden relacionar compartir sus opiniones participar en las mejoras de la .empresa, tener conocimientos de los procesos que eran desconocidos Un proceso se puede definir como un grupo de actividades en secuencia que van aadiendo valor a un producto o servicio para un cliente. Por eso en toda empresa hay una serie de procesos en secuencia con la .cual se elabora o presta un servicio al cliente externo Para ello en la lgica de atencin hacia los clientes nos muestra que lo mejor es seguir una secuencia con los :siguientes pasos debemos identificar las actividades que la componen para as aportar valor hacia el cliente externo. Cada 1 actividad tienen como proveedor y como cliente al siguiente y si se desea optimizar se debera simplificar los .procesos convirtindolos en procesos verticales a estos se les llama procesos operativos de negocios centrales Pero adems hay otros procesos que no van enfocado hacia los clientes que son por ejemplo recursos humanos, rea de mantenimiento, recursos financieros, fsicos, tecnolgicos etc. Pero son necesarios para los funcionamientos y controles de la empresa incluso ayudan a optimizar los procesos que manejan las necesidades del cliente as integrando todos los procesos de la empresa. A estos procesos los podemos llamar .procesos de apoyo o estratgicos Ahora ya hay un nuevo modelo organizativo el cual debe ser diferente en cada empresa ya que todas las empresas se dedican a ofrecer un producto o un servicio este modelo de mapa se crea apoyndose en la estrategia para establecer los procesos, pautas y objetivos de gestin dentro de la empresa

Ya que su enfoque es muy diferente al organigrama jerargico se debe gestionar la posible coexistencia entre ambos sistemas para as evitar confusiones organizativas y sobre cada lgica sera bueno aplicar esta lgica de .gestin Como hemos visto en todo lo anterior podemos decir que un proceso es una unidad organizativa autnoma .que para que pueda ser gestionable debemos darle algunos aspecto Misin o razn de ser en consideracin con el cliente, entradas y proveedores, servicios y/o productos de la misma, propietario de proceso ya que es la persona encargada de que se cumplan las tareas y objetivos que se le son asignados al proceso y sin olvidar los procedimientos o instrucciones que describa su comienzo, .desarrollo y fin o para ser ms claro lo llamaremos instrucciones de funcionamiento Este adems es gestionado por un grupo de personas que representan a los grupos de inters especficos que por medio de seguimientos, reuniones, indicadores, encuestas tomen las decisiones para corregir errores y/o .mejorar los procedimientos del proceso de forma continua Este sistema debe aplicarse en todos los procesos del modelo organizativo de la empresa y se debern gestionar las relaciones cliente proveedor, interfaces existentes entre ellos mismos Segn lo dicho anteriormente ahora si podemos saber que paso sera recomendable seguir y que aspectos deben tenerse en cuanta para lograr los objetivos generales de una empresa u organizacin teniendo en cuenta .que la gestin por procesos es un modelo que sirva para ayudar en la consecucin de la misin y visin Para ello primero debemos definir el mapa de los procesos que existen identificando las relaciones entre ellos .y por eso este paso debe ser liderado por la direccin general con la ayuda del equipo directivo Segundo seleccionar el proceso piloto sobre el que se va a desarrollar y aplicar la gestin de procesos en la .cuan se debera centrar en un procesos estable, relevante sera recomendable un operativo Tercero seria identificar misin y objetivos adems de las estradas, salidas, procedimientos e instrucciones como tambin seguimientos, reuniones, indicadores evitando el exceso de detalles y documentacin. Y por .ltimo aplicando el sistema de gestin por procesos para la eficacia y mejora Ya comprobando la funcin del piloto podemos aplicarlo a los dems procesos dentro de la empresa u .organizacin :Si queremos que la empresa tenga xitos es necesario no cometer los siguientes errores .Falta de compromiso de la direccin general .No darle tiempo y recursos necesarios .Montar un sistema de gestin de procesos paralelo y sin utilidad .Demorar la puesta en marcha solo por querer revisar pequeos detalles en la misma .Querer implantar el modelo diseado rpidamente .No informar cmo debe ser a las personas que participan y las afectadas con el cabio de sistema Retomando todo lo anterior nos hemos dado cuenta que desde el momento de la revolucin industrial hasta hoy en da la estructura de una empresa u organizacin ha ido mejorando gracias a este nuevo sistema de gestin por procesos el cual se hacen cosas que anteriormente no se hacan como la participacin de los empleados de los niveles inferiores, relacin entre distintos departamento o procesos, capacitacin e innovacin de cada proceso, autonoma de cada proceso ,gestionado por grupo de personas las cuales por .medio de seguimientos, reuniones, ndices toman decisiones para el mejoramiento del proceso .Los empleados se pueden relacionar ms entre si ayudando a tener un mayor ambiente laboral