Manual de Procedimientos Ingrid

ALCALDIA DE PUERTO CARREO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
[MANUAL DE PROCEDIMIENTOS]
NOVIEMBRE DE 2008
ALCALDIA DE PUERTO CARREO VICHADA SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La Alcalda Municipal en bsqueda de aumentar la eficiencia de los servidores pblicos en sus labores diarias, agilizar, facilitar la gestin de la entidad y cumplir con las disposiciones del estado, de contar con este instrumento a travs del cual se cumple el control interno, publica este MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, el cual est dirigido a todas las reas que hacen parte de la Alcalda Municipal y contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de la Administracin Municipal.
TABLA DE CONTENIDO 1. PORTADA 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN DEL MANUAL 3. RESOLUCION 4. PRESENTACION 5. MARCO LEGAL 6. MISION Y VISION Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES 7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8. SIMBOLOGIA UTILIZADA 9. CONCEPTOS 10. RELACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ALCALDIA
REPUBLICA DE COLOMBIA
ALCALDIA DE PUERTO CARREO VICHADA DESPACHO DEL ALCALDE
RESOLUCIN NO. 225 (12 de Noviembre de 2008)
Por la cual se modifica el Manual de procedimientos de la Alcalda Municipal de Puerto Carreo-Vichada
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE PUERTO CARREO-VICHADA, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 87 de 1993, artculo 4o, literales b y l, y
CONSIDERANDO:
Que conforme con el artculo 1o, pargrafo nico, de la Ley 87 de 1993, los manuales de procedimientos son unos de los instrumentos a travs de los cuales se cumple el control interno; Que la aplicacin de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del control interno, como es garantizar la eficacia, eficiencia y economa en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la misin institucional; Que el manual de procedimientos le permite contar a la organizacin con un adecuado mecanismo de desarrollo organizacional; Que la estandarizacin de los procedimientos institucionales, dentro de parmetros de calidad, facilita y agiliza la gestin de la entidad; Que esta estandarizacin propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores pblicos, generando credibilidad en la Administracin pblica frente al ciudadano,
RESUELVE:
Artculo primero. Adoptar en todas sus partes el Manual de procedimientos de la Alcalda Municipal de Puerto Carreo-Vichada, que forma parte de la presente resolucin. Artculo segundo. Delegar en la Oficina de Planeacin la facultad de adoptar las actualizaciones al presente manual, para lo cual bastar la firma del jefe de dicha oficina y la del jefe de la dependencia a la cual corresponda el procedimiento que se actualice. Artculo tercero. La coordinacin y asesora para la implementacin, y actualizacin del presente manual estar a cargo de la Oficina de Planeacin.
Artculo cuarto. El presente manual ser difundido por la Oficina de planeacin y el jefe de la dependencia a la cual corresponden los procesos y procedimientos descritos en el mismo, a travs de mecanismos idneos, en toda la organizacin y especialmente a los servidores pblicos responsables del desarrollo y aplicacin del manual.
TRABAJANDO CON LA GENTE
ALCALDIA DE PUERTO CARREO VICHADA DESPACHO DEL ALCALDE
Igualmente, se pondr a disposicin de los usuarios de la entidad a travs de los mecanismos con los cuales cuenta la entidad para el efecto. (Pgina web, impresos, Servicio de Atencin al Ciudadano)
Artculo quinto. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Dado en Puerto Carreo, Vichada a los 12 das del mes de noviembre de 2008
COMUNQUESE Y CMPLASE
GREGORIO ALBERTO HERNANDEZ COLINA Alcalde Municipal
PRESENTACIN
El presente MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, tiene por objeto controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria, simplificar la responsabilidad por fallas o errores, facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los servidores pblicos como los directivos conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general entre otros. De la misma forma permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los cargos responsables de su ejecucin, as como tambin auxilia en la induccin del cargo y al adiestramiento y capacitacin de los servidores pblicos ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto de trabajo. Con el fin de poder dar continuidad al proceso de mejora y debido a que dicho manual est sujeto a modificaciones, recae sobre la Secretara de Planeacin y Obras Pblicas, la funcin de revisar su informacin peridicamente y de incluir los cambios que se vayan presentando en la prctica.
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 Por la cual se establece el ejercicio de Control Interno en las entidades y organismos del estado, en su pargrafo del artculo 1: El Control Interno se expresar a travs de las polticas aprobadas por los niveles de direccin y administracin de las respectivas entidades y se cumplir en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin de personal. As mismo en su artculo 4, literales b y I: Elementos para el sistema de Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del Control Interno: b) Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos; i) Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y el control.
Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Articulo 1. RACIONALIZACIN DE LA GESTIN INSTITUCIONAL. Las entidades y organismos del Estado implementarn acciones para el desarrollo racional de su gestin. Para tal efecto, identificarn los procesos institucionales de la manera que la gestin de las diferentes dependencias de la organizacin se desarrollen articuladamente en torno a dichos procesos, los cuales se racionalizan en cuando sea necesario. Articulo 2. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS. Como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno en las organizaciones pblicas, estas elaborarn adoptarn y aplicarn manuales a travs de los cuales se documentarn y formalizarn los procedimientos a partir de la identificacin los procesos institucionales. Resolucin 108 de 2006 Por el cual se adopta el MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO, MECI 1000:2005 en la alcalda Municipal de Puerto Carreo; Artculo 15 ELEMENTOS DEL COMPONENTE DE ACTIVIDADES DE CONTROL. El componente actividades de control est integrado por los siguientes elementos de control: Artculo 15.2. Procedimientos: Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacin de la entidad pblica. Establece los mtodos para realizar las tareas, la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades y define la construccin de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la informacin organizacional.
MISION, VISION Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES
MISION
En el marco de sus competencias, el MUNICIPIO DE PUERTO CARREO tiene como Misin prestar a sus habitantes, de manera oportuna, eficiente, equitativa y con calidad los bienes y servicios indispensables para el mejoramiento de su calidad de vida, especficamente en materia de educacin, salud, agua potable y saneamiento bsico y vivienda. As mismo garantizar el uso eficiente y transparente de los recursos pblicos.
VISION
En el mediano y largo plazo se visualiza un municipio con un alto nivel de vida de sus habitantes, con una gran infraestructura de servicios pblicos y sociales. Con una administracin gil, eficiente y transparente y una comunidad organizada y coparticipe del desarrollo local.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1. Promover el cambio para un desarrollo humano, integral, equitativo y sostenible. 2. Construir la identidad econmica y cultural del municipio hacia oportunidades de mayor productividad y competitividad. 3. Ser un municipio institucional y de participacin ciudadana.
ALCALDIA DE PUERTO CARREO VICHADA
ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CONCEJO
PERSONERIA
ALCALDE
SECRETARIA GENERAL
SECRETARIA DE HACIENDA
SECRETARIA DE PLANEACION Y O. P.
SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL
UMATA
INSPECCION DE POLICIA
TESORERIA
BANCO DE PROYECTOS
INSPECCIONES RURALES
ALMACEN
SIMBOLOGIA UTILIZADA
Los procedimientos se presentan en flujograma o diagramas de flujo, para ello se presentan a continuacin las convenciones utilizadas en los documentos:
SIMBOLO
NOMBRE Terminal
DESCRIPCION Indica la iniciacin y terminacin del proceso procedimiento.
Operacin
Describe la actividad o tarea que debe desarrollarse.
Decisin o Alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condicin dada.
Sentido de circulacin del flujo de trabajo
Conecta los smbolos sealando el orden en que deben ejecutarse los distintos pasos. Define de esta manera la secuencia del proceso.
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se requiera para el proceso o procedimiento y aporta informacin para que ste se pueda desarrollar.
Conector 1
Representa una conexin o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma pgina o entre pginas. El smbolo lleva inserto un nmero.
Conector de pgina
Representa una conexin de un paso de final de pgina con el inicio de la pgina siguiente donde contina el diagrama de flujo, el smbolo lleva inserto una letra mayscula.
CONCEPTOS I) PROCEDIMIENTO: (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. PROCESO: stos se definen como una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad. MANUAL: Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.
II)
III)
Vigente desde: NOVIEMBRE DE 2008 ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO Registro nmero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Fecha de Registro Mes CONTROL DE ACTUALIZACIONES Jefe Oficina de Planeacin (Quien autoriza el cambio) Firma Pgina 1 Jefe Responsable del proceso o procedimiento Firma
Da
Ao
DEPENDENCIA DESPACHO DEL ALCALDE
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO
Nombre del Proceso: Servicio de Atencin Ciudadano
Cdigo: SAC Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre al de 2008 Pgina: 1 de 3
OBJETIVO: Atender con eficiencia y eficacia las solicitudes de la ciudadana, realizando seguimiento continuo que permita identificar el grado de satisfaccin de sus necesidades. ALCANCE: Habitantes de Puerto Carreo DEFINICIONES: Ciudadano: Condicin del individuo como miembro de una comunidad poltica a la que est jurdicamente vinculado por el mero hecho de la pertenencia. Correspondencia: Conjunto de cartas y/o documentos que se despachan o reciben. SAC: Servicio de Atencin al Ciudadano PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y Sugerencias PRODUCTO O SERVICIO: Satisfaccin de las necesidades de la comunidad. NORMATIVIDAD: - Resolucin 281 de 2004 de la Alcalda Municipal RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Cmputo Logsticos: - Libros radicadores - Papelera Humanos: - Bachiller en cualquier modalidad o formacin tcnica en secretariado con nfasis en sistemas o 3 aos de educacin superior (Auxiliar Administrativo) metodolgicos: - Base de datos de la correspondencia - Listado Protocolario de entidades - Seguimiento a las PQRS (peticiones, quejas, reclamos, sugerencias)
Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Cdigo: SAC.MC Versin: 1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Manejo de la Correspondencia de 2008 Pgina: 2 de 3 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Auxiliar Radicacin de la 1. Recepcin de la Servicio de Atencin correspondencia al ciudadano Administrativo correspondencia Auxiliar Reporte mensual 2. Remisin a las Servicio de Atencin dependencias al ciudadano Administrativo del Servicio de Atencin al Ciudadano al Dependencia a la Servidor Pblico Sistema de 3. Respuesta Documento, en que se remiti el atencin a caso de requerirse. documento peticiones, quejas y reclamos Auxiliar Radicacin de la 4. Recepcin de la Servicio de Atencin respuesta. al Ciudadano Administrativo correspondencia de la Servicio de Atencin Mensajero Recibido de 5. Envo Respuesta al ciudadano Correspondencia Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma: Inicio
Se recepciona la correspondencia en el SAC.
Se ingresa la informacin en la base de datos del SAC y se le otorga consecutivo al documento
El Aux. Administrativo remite a la dependencia que corresponda
Se requiere responder el documento?
NO
FIN
SI
Se recepciona la respuesta en el SAC.
Entrega de la respuesta al interesado
Cdigo: SAC.PQ Versin: 1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Seguimiento a las PQRS de 2008 Pgina: 3 de 3 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad de Servicio de Atencin Auxiliar Radicacin de 1. Recepcin PQRS, mediante al Ciudadano Administrativo todas las PQRS pgina web, buzn recibidas de sugerencias, verbalmente, entre otros al Todas las Secretarios de 2. Remisin responsable de dependencias Despacho solucionar la PQRS Radicacin de las 3. Solucin de PQRS respuestas Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Inicio
Recepcin de PQRS en el SAC
Se ingresa la informacin en la base de datos del SAC y se le otorga consecutivo al documento
El Aux. Administrativo remite a la dependencia que corresponda
Se recepciona la respuesta en el SAC.
Entrega de la respuesta al interesado
FIN
DEPENDENCIA DESPACHO DEL ALCALDE
Nombre del Proceso: Expedicin de Documentos
Cdigo: EDO Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 3
OBJETIVO: Expedir los diferentes documentos, producto de los trmites requeridos por la comunidad y/o funcionarios de manera eficiente y eficaz. ALCANCE: Habitantes de Puerto Carreo DEFINICIONES: Documento: Escrito que ilustra o informa acerca de un hecho Residente: Persona que est reside en el municipio de forma constante. Certificado: Acreditacin emitida por una entidad o un particular debidamente autorizados garantizando que determinado dato Carta de Residente: Documento que certifica que la persona se encuentra residiendo actualmente en el municipio, constando de igual forma el tiempo residido. Licencia de Inhumacin: Se expide con el fin de otorgar permiso para inhumar un cadver o para trasladarlo a otro municipio. Certificado de Supervivencia: Consiste en dar fe de vida ante cualquier entidad que lo requiera. Internacin de Vehculos: Conceder permiso al propietario de un vehculo extranjero para que circulen en el municipio de Puerto Carreo, y el cual tiene una vigencia de un ao. Acta de Posesin: Documento que determina el ingreso de un funcionario a una entidad pblica. PRODUCTO O SERVICIO: Satisfaccin de las necesidades de la comunidad. NORMATIVIDAD: - Ley 9 de 1979 (Cap. IX art. 515, 530, 531) - Ley 191 de 1995 (art. 24) - Ley 633 de 2000 (art. 85) - Decreto 1950 de 1973 (Cap. VIII art. 46, 47, 49) - Resolucin 281 de 2004 de la Alcalda Municipal RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Cmputo Logsticos: - Papelera Humanos: - Bachiller en cualquier modalidad o formacin tcnica en secretariado con nfasis en sistemas o 3 aos de educacin superior (Auxiliar Administrativo) metodolgicos: - Formatos para la elaboracin de los documentos Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. 2. 3. 4. 5. Nombre de Actividad Carta de Residente
Cdigo: EDO Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre Nombre del Proceso: Expedicin de Documentos de 2008 Pgina: 2 de 3 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Despacho del Alcalde Despacho del Alcalde Despacho del Alcalde Despacho del Alcalde Despacho del Alcalde Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Alcalde
Licencia de Inhumacin Certificado de Supervivencia Internacin de Vehculos Acta de Posesin
Cdigo: EDO Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre Nombre del Proceso: de 2008 Expedicin de Documentos Pgina: 2 de 3 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control fase o etapa los Despacho del Auxiliar Verificar que se 1. Recibir documentos Alcalde Administrativo encuentren los requeridos para el documentos trmite completos llenar el formato Despacho del Auxiliar Alcalde Administrativo 2. preestablecido con los datos del solicitante el Despacho del Auxiliar Firma del Alcalde 3. Imprimir documento Alcalde Administrativo Entregar al Despacho del Auxiliar Hacer firmar el Alcalde Administrativo recibido al 5. interesado en el momento que se entregar haga presente. Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Nombre del Proceso: Expedicin de Documentos
INICIO
Recepcin de la Solicitud
Es un trmite o servicio?
No
Es correspondencia?
SI
Si
NO
Se revisa que la documentacin se encuentre completa
Se orienta al usuario en su requerimiento
Se Elabora el documento Solicitado
Se pasa para firma del alcalde, con todos los documentos anexos
Se entrega el documento al usuario
FIN
Pgina 3 de 3
DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO Cdigo: GHM Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 4
Nombre del proceso: Gestin Humana
OBJETIVO: Administrar el ingreso, permanencia y retiro del servidor pblico, promoviendo el desarrollo de sus competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad, brindndole herramientas para su crecimiento personal. ALCANCE: Administracin Municipal. DEFINICIONES: Servidor Pblico: Son servidores pblicos los miembros de las corporaciones pblicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores pblicos estn al servicio del Estado y de la comunidad; ejercern sus funciones en la forma prevista por la Constitucin, la ley y el reglamento.
PRODUCTO O SERVICIO: Ingreso, permanencia y retiro del servidor pblico. NORMATIVIDAD: - Acuerdo 17 y 18 de enero de 2008 (Evaluacin de desempeo) - Resolucin 144 del 2006 (Manual de Funciones y Competencias Laborales) RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo Logsticos: - Papelera Humanos: - Universitario en reas administrativas, econmicas, derecho, ingeniera industrial y afines (Secretario General y de Gobierno) metodolgicos: - Rgimen del Empleado Oficial - Manual de Funciones y Competencias Laborales - Lineamientos de Administracin pblica dados por el DAFP. - Plan de desarrollo Municipal
Cdigo: GHM.IF Versin:1.1 Ingreso del Funcionario Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 4 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad la verificar que 1. Recepcionar Auxiliar Hoja de vida Secretara General contenga todos los Administrativo documentos Despacho del Auxiliar 2. Elaborar acta de posesin Alcalde Administrativo 3. Aplicar el programa de Secretara General Secretario General induccin Revisar que los 4. Archivar en orden alfabtico. Auxiliar documentos se Secretara General Administrativo encuentren actualizados. Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Nombre del Procedimiento:
INICIO Recepcionar la hoja de vida
Elaborar acta de posesin
Aplicar el programa de induccin
Archivar en orden alfabtico
FIN
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No.
Nombre del Procedimiento: Permanencia del Personal
Descripcin de la rea Responsable Actividad Facilitar los Secretara General de 1. formatos evaluacin de desempeo Concertar objetivos Todas las reas de la anuales entre entidad y 2. directivos funcionarios Realizar la Todas las reas de la de entidad 3. evaluacin desempeo semestral Realizar la Todas las reas de la evaluacin de entidad 4. desempeo anual Incluir al funcionario dentro de los planes de Secretara General 5. capacitacin y programas de bienestar. Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma: INICIO
Cargo Responsable Secretario General
Cdigo: GHM.PP Versin:1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 4 Punto de Control
Secretarios de Despacho y directivos Secretarios de Despacho y directivos Secretarios de Despacho y directivos
El secretario general estipula e informa las fechas de las evaluaciones. control interno verifica que se cumpla con la evaluacin control interno verifica que se cumplan las metas fijadas
Secretario General
Entregar los formatos de evaluacin de desempeo
Concertar objetivos anuales entre directivos y funcionarios
Realizar la evaluacin de desempeo semestral y anual
Incluir al funcionario en los planes de capacitacin y programas de bienestar
FIN
Descripcin de la Actividad la 1. Recepcionar solicitud u oficio 2. Revisar la hoja de vida del funcionario las 3. Liquidar prestaciones acto 4. Elaborar administrativo la 5. Solicitar disponibilidad y registro de Tesorero 6. Pagar las prestaciones Secretara al funcionario Hacienda Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Firma:
Cdigo: GHM.SF Versin:1.1 Salida del Funcionario Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 4 de 4 rea Cargo Responsable Punto de Control Responsable Secretara Auxiliar General Administrativo Secretara Auxiliar General Administrativo Secretara Secretario General General Secretara Secretario General General Secretara Secretario General General
INICIO
Se recepciona la solicitud de liquidacin
Se revisa la hoja de vida del funcionario y se verifican los datos Se liquidan las prestaciones sociales
Se elabora el respectivo acto administrativo
Se remite para la firma del alcalde
Se solicita la disponibilidad y registro
Se envan los documentos a secretara de hacienda
Se elabora la orden de pago de las prestaciones
FIN
Se remite a tesorera para el pago
DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO Cdigo: GLG Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 3
Nombre del proceso: Gestin Legal
OBJETIVO: Cumplir con los requerimientos exigidos por las normas legales y constitucionales. ALCANCE: Administracin Municipal. DEFINICIONES: Legal: que cumple con lo estipulado en las normas constitucionales vigentes. Contratacin: Acuerdos de voluntades entre personas en el que se pacta un trabajo a cambio de dinero u otra compensacin. PRODUCTO O SERVICIO: Actos Administrativos, Procesos Jurdicos, Contratacin General. NORMATIVIDAD: - Ley 80 de 1993 - Ley 1150 de 2007 - Acuerdo 001 del 2008 RECURSOS: Tecnolgicos: Equipos de Computo
Logsticos: Papelera
Humanos: - Universitario en reas administrativas, econmicas, derecho, ingeniera industrial y afines (Secretario General y de Gobierno) metodolgicos: - Rgimen del Empleado Oficial - Manual de Funciones y Competencias Laborales - Lineamientos de Administracin pblica dados por el DAFP. - Plan de desarrollo Municipal - Portal nico de Contratacin - Manual de Contratacin
Cdigo: GLG.AA Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Elaboracin de Actos de 2008 Administrativos Pgina: 2 de 3 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control fase o etapa Identificar la Dependencia que lo Secretarios de 1. necesidad requiera Despacho Elaborar el decreto o resolucin dentro Despacho del Secretario General 2. de los mrgenes Alcalde legales Revisin de la Designar fecha y Auxiliar informacin Secretara General Administrativo de 3. nmero del decreto acorde a las o resolucin Secretara General normas legales Aprobacin y firma Despacho del Alcalde Municipal 4. del alcalde Alcalde Auxiliar Notificar a o los Despacho del Administrativo del 5. interesados Alcalde Servicio de Atencin al Ciudadano Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
INICIO
Se identifica la necesidad
Se elabora el decreto o resolucin dentro de los mrgenes legales
Se le designa nmero y fecha al decreto o resolucin
Aprobacin y firma del Alcalde
Se notifica a los interesados
FIN
Cdigo: GLG.CG Versin: 1.1 Contratacin General Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 3 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Identificar la La dependencia que Secretario de 1. necesidad lo requiera Despacho o Director Realizar los La dependencia que Secretario de 2. estudios previos del lo requiera Despacho o Director caso Elaborar el contrato Despacho del Secretario General 3. Alcalde Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
INICIO
Se identifica la necesidad
Se realizan los Estudios Previos del caso
Elaborar el contrato
Se pasa para firma del alcalde
FIN
Nombre de la Actividad Contratacin Directa INICIO
Se elabora la Solicitud de necesidad
El Alcalde Solicita la disponibilidad del recurso
El secretario de Hacienda expide el Certificado de disponibilidad Presupuestal
Se Reciben los documentos de la persona a contratar
Se Elabora el contrato
Firma del contrato por el alcalde y contratista
El alcalde solicita el registro Presupuestal
Se expide el Registro presupuestal
Certificado de cumplimiento y/o alta de almacn
Orden de Pago
FIN
Pgina 3.1 Nombre de la Actividad Contratacin Por Licitacin INICIO
Se elabora la Solicitud de necesidad
Se solicita el certificado de disponibilidad
La secretara de Planeacin realiza la inscripcin en la Cmara de comercio
Se hace la convocatoria pblica
Se expide el acto administrativo de apertura de la licitacin
Se evalan las observaciones hechas y se publica el pliego definitivo
Se elabora y publica el proyecto de pliego de condiciones
Es licitacin para obra pblica?
Si
Se realiza la visita al sitio de la obras
No
Se extiende un acta de cierre de la licitacin
El comit evaluador verifica los requisitos habilitantes
Se Publica el informe de verificacin de requisitos habilitantes
Se estudian las observaciones presentadas por los proponentes y se da respuesta
Se realiza audiencia pblica de adjudicacin Se aprueban garantas y se gira el anticipo Se solicita y se expide el Registro presupuestal
Se Elabora y firma el contrato
Se suscribe el acta de inicio
Se suscribe el acta de recibo y liquidacin finan del contrato
FIN
Pgina 3.2
Nombre del proceso: Compras, suministros almacn
Cdigo: CSA Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre y de 2008 Pgina: 1 de 5
OBJETIVO: Establecer estrategias para el buen manejo y aprovechamiento de los bienes pblicos, al igual que la incorporacin fsica, conservacin y control de inventarios. ALCANCE: Administracin Municipal. DEFINICIONES: Altas: Documento que registra el ingreso de elementos al depsito de almacn Bajas: Documento registra los elementos que se entregan al funcionario o dependencia que los requiera. Kardes: Relacin de todos los ingresos mensuales de los elementos al almacn general Inventario: Llevar un control de ingresos, egresos y permanencia de los elementos junto con su valor Requisicin: Solicitud que se realiza cuando de identifica la carencia o inexistencia de elementos necesarios para el funcionamiento de la entidad.
PRODUCTO O SERVICIO: Elementos de almacn. NORMATIVIDAD: Resolucin Orgnica 12 de 1964 Circular General 381 de 1960
RECURSOS: Tecnolgicos: Equipos de Computo
Logsticos: Papelera
Humanos: - Almacenista - Secretario general - Universitario en reas administrativas, econmicas, financieras o contables. metodolgicos: - Plan de compras - Plan de desarrollo Municipal
Nombre Procedimiento Secretara General 1. Dotacin a Dependencias Secretara General 2. Requisicin e Inventario Secretara General 3. Adquisicin e Incorporacin de bienes Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Cdigo: CSA Versin: 1.1 Compra, Suministro y Vigencia desde: noviembre Almacn de 2008 Pgina: 2 de 5 del rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Nombre del Proceso: Almacenista Almacenista Almacenista
Cdigo: CSA.IB Versin: 1.1. Adquisicin e Incorporacin Vigencia desde: noviembre de Bienes de 2008 Pgina: 2 de 5 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Verificar el 1. Recibir la orden o Secretara General contrato de Almacenista cumplimiento de suministro los trminos del contrato Almacenista 2. Elaborar alta de Secretara General almacn Almacenista 3. Enviar a Secretara Secretara General General Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Nombre del Procedimiento: Adquisicin e Incorporacin de Bienes
INICIO
Se recibe la orden o contrato de suministro
Se verifica el cumplimiento de los trminos del contrato y que la entrega sea personalmente
No
Cumple con los trminos?
Se devuelven los elementos al contratista
Si
Se procede a elaborar el alta de almacn
Se enva a Secretara General
FIN
Nombre del Procedimiento: Dotacin a Dependencias
Descripcin de la rea Responsable Actividad Solicitar los Dependencia que lo 1. elementos que se requiera requieran Autorizar la Secretara General 2. entrega de los elementos Entregar los Secretara General 3. elementos a la dependencia Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Cdigo: CSA.DD Versin: 1.1. Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 4 de 5 Cargo Responsable Punto de Control Secretario de Despacho o Director Secretaria General
Almacenista
Devolutivos
INICIO
Se solicita por escrito los elementos que requieran en la dependencia
El secretario General verifica y autoriza la solicitud
Existen los elementos en el almacn?
No
Se formula la solicitud de compra al Alcalde, con copia a Secretaria General
Si
Se hace entrega de los elementos a la dependencia
Se firma el devolutivo por el servidor responsable de o los elementos
FIN
Nombre del Procedimiento: Requisicin e Inventario
Descripcin de la rea Responsable Actividad del Secretara General 1. Recoleccin inventario fsico de los ltimos aos debidamente constatados hasta obtener el correspondiente a la ltima vigencia y Secretara General 2. Identificacin codificacin de los centros de costo 3. Establecimiento de Secretara General faltantes o sobrantes de Secretara General 4. Creacin archivos maestro. de Secretara General 5. Registro Inventario Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
Cdigo: CSA.RI Versin: 1.1. Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 5 de 5 Cargo Responsable Punto de Control Almacenista
Almacenista
Almacenista
Almacenista Almacenista
INICIO
Recoleccin del inventario fsico de los ltimos aos
Identificacin y codificacin de los centros de costo
Establecimiento de faltantes o sobrantes
Creacin de archivos maestro.
Registro de Inventario
FIN
DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL
Nombre del Proceso: Conciliacin Ciudadana
Cdigo: COC Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 6
OBJETIVO: Propiciar instancias de concertacin relacionadas con la proteccin a los habitantes en su libertad y sus derechos. ALCANCE: Comunidad del municipio de Puerto Carreo DEFINICIONES: Conciliacin: Acuerdo de los litigantes para evitar un pleito o desistir del ya iniciado. Demolicin de Obra que Amenaza Ruina: Proteger vidas y bienes ante inminente peligro causado por bienes Proteccin a la industria hotelera: Desalojar a clientes insolventes o que atenten contra la seguridad del hotel. Violacin al rgimen urbanstico: Suspender, o demoler obras que no cumplan requisitos legales. Registro de cifra quemadora: Llevar control de las cifras quemadoras de los semoviente Papeleta de Semoviente: Documento de compra-venta de semovientes PROCUCTO O SERVICIO: Proteccin a los habitantes en su libertad y derechos NORMATIVIDAD: - Decreto 1355 de 1970 - Decreto 2150 de 1995 - Decreto 1889 de 1990 RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo Logsticos: - Papelera Humanos: - Terminacin de estudios de derecho.(Inspector de Polica) metodolgicos: - Cdigo de Polica
Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Nombre Procedimiento Secretara General 1. Proteccin de bienes inmuebles Secretara de 2. Control a establecimientos de Hacienda Comercio Secretara General 3. Control de Semovientes Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Cdigo: COC Versin: 1.1 Conciliacin Ciudadana Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 6 del rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Inspector de Polica Inspector de Polica
Nombre del Proceso:
Inspector de Polica
Nombre de Actividad 1. Demolicin de obra Secretara General que amenaza ruina Secretara General 2. Proteccin a la industria hotelera Secretara General 3. Violacin al rgimen urbanstico Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Cdigo: CC.PB Versin: 1.1 Proteccin de bienes Vigencia desde: noviembre inmuebles de 2008 Pgina: 2 de 6 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Inspector de Polica Inspector de Polica Inspector de Polica
Nombre del Procedimiento: Proteccin de bienes inmuebles
INICIO
El usuario presenta la documentacin ante la inspeccin de Polica
El inspector revisa que la documentacin se encuentre en orden
Se elabora el auto o resolucin
Se reciben los descargos en caso de requerirse
Se notifica la providencia a las instituciones interesadas
Se practica la diligencia ordenada
FIN
Pgina 3 de 6
Cdigo: COC.EC Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Control a establecimientos de de 2008 comercio Pgina: 4 de 6 No. Descripcin de la rea Cargo Punto de Control Actividad Responsable Responsable Auxiliar 1. Revisar anualmente Secretara de las carpetas de Hacienda Administrativo inscripcin de industria y comercio Secretario de 2. Emitir listado de Secretara de establecimientos Hacienda Hacienda Secretara Inspector de Seguimiento al cumplimiento 3. Realizar visitas a establecimientos General Polica del pago del impuesto Secretario de 4. Enviar oficio al Secretara de moroso para Hacienda Hacienda recordar el pago Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma: INICIO
Se revisa anualmente las carpetas de inscripcin de industria y comercio
Se imprime un listado de establecimientos morosos y se enva al inspector de polica.
Se identifican los establecimientos y los propietarios
Se elabora acta de la visita
Se le solicita al propietario mostrar los documentos que acrediten que se encuentra al da con los impuestos
Comunicar la deuda a los dueos de los establecimientos mediante oficio
FIN
Nombre de Actividad Secretara General 1. Registro de cifra quemadora Secretara General 2. Elaboracin papeletas de compra-venta de semovientes Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Cdigo: COC.CS Versin: 1.1 Control Semovientes Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 5 de 6 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Inspector de Polica Inspector de Polica
Nombre del Procedimiento: Control de Semovientes
INICIO
El usuario entrega los documentos ante el inspector de polica
El inspector verifica que la documentacin se encuentre completa
SI
Es para un registro?
Se ingresa la informacin en el libro de registro de hierros
NO
Se elabora la papeleta de compra-venta de semovientes
FIN
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Nombre de Actividad Recepcionar la queja o reclamo
Cdigo: COC.CF Versin: 1.1 Comisara de Familia Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 6 de 6 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Secretara General Comisaria de Familia Medida de proteccin o judicializacin del caso (fiscala)
Citacin de las Secretara General partes Secretara General 3. Conciliacin Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma: 2.
Comisaria de Familia Comisaria de Familia
Nombre del Procedimiento: Comisara de Familia
INICIO
Se recepciona la queja o denuncia en la oficina de la comisara
En caso de ser necesario se dicta medida de proteccin o judicializacin del caso
Se cita a las partes para conciliacin
SI
Se logra conciliar? Reincide VIF?
SI
Imposicin de Multa por el ICBF
NO
NO
Se remite a otros programas e instituciones
FIN
Conversin arresto juzgado promiscuo
DEPENDENCIA SECRETARIA GENERAL
Nombre del Proceso: Seguridad Ciudadana
Cdigo: SEC Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 10
OBJETIVO: Articular actividades encaminadas a mantener la convivencia y seguridad ciudadana. ALCANCE: Ciudadana de Puerto Carreo DEFINICIONES: Seguridad: Mecanismo para mantener el orden en el municipio. Convivencia: Mecanismo que permitan vivir en compaa de otro u otros. PROCUCTO O SERVICIO: Proteccin de los derechos de los habitantes. NORMATIVIDAD: - Ley 65 de 1993 - Ley 62 de 1993 - Ley 418 de 1997 - Ley 782 de 2002 - Decreto 2615 de 1991 - Decreto 2170 de 2004 - Decreto 1355 de 1970 - Acuerdo 0011 de 1995 - Constitucin Nacional, art. 674-684 - Decreto 1889 de 1990 - Decreto 1355 de 1970 RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo Logsticos: - Papelera Humanos: - Universitario en reas administrativas, econmicas, derecho, ingeniera industrial y afines (Secretario General) metodolgicos: - Plan de desarrollo Municipal
No. 1. 2. 3.
Cdigo: SEC.CS Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Consejo de Seguridad de 2008 Pgina:2 de 10 Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Realizar el Consejo Secretara General Secretaria General Elaborar actas Secretara General Secretaria General Secretaria General
Realizar Secretara General Seguimiento a las Decisiones Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Firma:
INICIO
El Secretario General convoca a reunin al Consejo de Seguridad
Se verifica que exista qurum
Se exponen los temas a tratar
Se relacionan las decisiones pertinentes, actividades a realizar y compromisos adquiridos
Se elabora y se firma el acta de la reunin
Se realiza seguimiento al cumplimiento de las metas
FIN
Nombre del Procedimiento: Gestin Crcel
Nombre de la rea Responsable Actividad Ingreso del Interno Secretara General 1. a las instalaciones carcelarias Estada del Interno Secretara General 2. Traslado del Secretara General 3. Interno Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Cdigo: SE.GC Versin:1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 10 Cargo Responsable Punto de Control Inspector de Polica
Inspector de Polica Inspector de Polica
Nombre del Procedimiento Gestin Crcel INICIO
Se recibe la solicitud
Si
Se trata de una visita? Es de una autoridad judicial?
Si
2
No
No
Si
4
Es una cita mdica?
Si
Se trata de una salida?
No
No
Visita de familiares o amigos dentro del horario establecido en el reglamento interno
Visita a una entidad judicial
Ingreso de interno Se realiza la requisa al visitante
Se somete a controles de seguridad Se otorga la salida
Se radica en los libros y se anexa la boleta de detencin
Se evala la solicitud
1
Se asigna celda al nuevo interno
FIN
Se diligencia el formato de permisos especiales
Se constata la necesidad
Se solicita el documento de identidad
Se solicita apoyo de seguridad a la Polica Nacional
Se radica en la minuta
Se traslada al interno
Se otorga el ingreso
1
Cdigo: SEC.GC Versin: 1.1 Estada del Interno Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 5 de 10 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad 1. Coordinar con las Secretaria General y Inspector de Polica entidades de Gobierno educativas deportivas y culturales la prestacin del servicio para los internos Secretaria General y Inspector de Polica Realizar 2. Establecer cronograma de de Gobierno seguimiento al actividades a cumplimiento de realizar ajustada al las actividades ambiente y acorde programadas a la necesidades los Secretaria General y Inspector de Polica 3. Determinar posibles riegos en de Gobierno que se pueden incurrir durante la estada de un interno Secretaria General y Inspector de Polica 4. Disear mecanismos que se de Gobierno puedan seguir en caso de un evento de riesgo 5. Coordinar con las Secretaria General y Secretario General y Realizar entidades de apoyo de Gobierno de Gobierno simulacros de evacuacin en como polica, bomberos y caso de incendio o defensa civil, el desastre natural procedimiento a seguir en caso de un evento de riesgo. Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Nombre de la Actividad:
Nombre de la Actividad: Estada del Interno
INICIO
Coordinar con entidades deportivas y culturales
Se establecen cronograma de actividades
Se realiza seguimiento a al cumplimiento de las actividades
Establecer el procedimiento a seguir en caso de incendio, fuga o desastres naturales.
Se Coordina con las entidades de apoyo los procedimientos establecidos
FIN
Nombre de Actividad 1. Lanzamiento por Secretara General ocupacin de hecho. de Secretara General 2. Restitucin bienes de uso pblico 3. Perturbacin a la Secretara General posesin o mera tenencia al Secretara General 4. Amparo domicilio Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Nombre del Procedimiento: Cdigo: SEC.RB Restitucin de bienes de uso Versin:1.1 pblico y privado Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 7 de 10 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Inspector de Polica
Inspector de Polica
Inspector de Polica
Inspector de Polica
Nombre del Proceso: Cdigo: SEC.RB Restitucin de bienes de uso Versin: 1.1 pblico y privado Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 7 de 10 No. Descripcin de las rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control fases o etapas Recepcionar escrito Secretara General Inspector de Polica Revisin de la 1. Documentacin Elaborar Secretara General Inspector de Polica 2. providencia de actuacin a adelantar Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Nombre del Procedimiento: Restitucin de bienes de uso pblico y privado
INICIO
El usuario presenta la documentacin ante la inspeccin de Polica
El inspector revisa que la documentacin se encuentre en orden
Se elabora el auto o resolucin
Se notifica a las partes interesadas
Se practica la diligencia ordenada
FIN
Nombre de Actividad Secretara General 1. Proceso contravencional Secretara General 2. Proceso contravencional de transito Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Cdigo: SEC.PC Versin: 1.1 Procesos Contravencionales Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 9 de 10 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Inspector de Polica Inspector de Polica
Cdigo: SEC.PC. Versin: 1.1 Procesos Contravencionales Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 9 de 10 No. Descripcin de las rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control fases o etapas Recibir escrito de Secretara General Inspector de Polica 1. queja, querella o informe Realizar citacin o Secretara General Inspector de Polica 2. notificacin de las partes Practicar diligencia Secretara General Inspector de Polica 3. a adelantar Aprobado Por: MARIA EUGENIA MORENO ORTIZ Cargo: INSPECTORA DE POLICIA Firma:
Nombre del Procedimiento: Procesos Contravencionales
INICIO
El usuario presenta la queja verbal o escrita ante la inspeccin de polica.
El inspector realiza la citacin a las personas implicadas en el hecho
Se escuchan los descargos de las partes implicadas
Se requiere amonestacin?
Si
Se elabora resolucin
No
Se realiza acta de conciliacin entre las partes
FIN
DEPENDENCIA SECRETARIA DE HACIENDA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO Cdigo: GFN Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 12
Nombre del Proceso: Gestin Financiera
OBJETIVO: Promover la eficiencia y eficacia en el manejo econmico, financiero y tributario del Municipio. ALCANCE: Garantizar el buen funcionamiento de las finanzas del municipio de Puerto Carreo. DEFINICIONES: Sistema Financiero: Perteneciente o relativo a la Hacienda pblica, a las cuestiones bancarias y burstiles, transacciones y movimientos del presupuesto municipal. PROCUCTO O SERVICIO: Funcionamiento financiero del Municipio NORMATIVIDAD: - Decreto 111 de 1996 - Decreto 2649 de 1993 - Decreto Ley 01 de 1984 - Ley 38 de 1989 - Constitucin Poltica, Art. 352 y 353 RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Software SIC Logsticos: - Papelera Humanos: - Profesional en reas administrativas, econmicas, financieras, contables, ingeniera industrial, o afines (Secretario de Hacienda) metodolgicos: - Plan de desarrollo Municipal - Plan nico de Cuentas
Aprobado Por: ARNULFO RICARDO BENJUMEA DAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma:
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. 2. 3. Nombre Procedimiento Presupuesto municipal Nomina
Cdigo: GFN Versin: 1.1 Gestin Financiera Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 12 del rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda Tesorero Municipal Tesorero Municipal Secretario de Hacienda
Nombre del Proceso:
Recursos y resguardo 4. Tesorera municipal 5. Apertura de Cuentas 6. Contabilidad Municipal Aprobado Por: ARNULFO RICARDO BENJUMEA DIAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma:
Nombre del Procedimiento: Presupuesto Municipal
Descripcin de la rea Responsable Actividad Secretara de 1. Recopilar la informacin de los proyectos que se Planeacin y Obras van a ejecutar durante la Pblicas vigencia fiscal siguiente Secretara de 2. Incluir la informacin en la programacin para la Hacienda elaboracin del presupuesto Secretara de 3. Realizar la programacin del presupuesto de Hacienda ingresos y gastos Secretara de 4. cruzar la programacin con el plan de desarrollo y Hacienda los proyectos que se generen Despacho del 5. Se remite al concejo para aprobacin Alcalde emite un acto Despacho del 6. Se administrativo para la Alcalde incorporacin al sistema financiero Secretara de 7. Se ejecuta el presupuesto segn lo programado Hacienda todos los Secretara de 8. Relacionar ingresos que obtiene el Hacienda municipio Secretara de 9. Ingresar los movimientos que se realizan diariamente Hacienda en el sistema Aprobado Por: RICARDO ARNULFO BENJUMEA DAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma:
Cdigo: GFN.PM Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 12 Cargo Punto de Control Responsable Secretario de planeacin
Secretario de Hacienda
Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda
Se tiene en cuenta el POAI.
Alcalde Alcalde
Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda
Nombre del Procedimiento: Presupuesto Municipal INICIO
Recopilar la informacin de los proyectos que se van a ejecutar durante la vigencia fiscal siguiente
Se incluye la informacin en la programacin de la elaboracin del presupuesto
Se realiza la programacin del presupuesto de ingresos y gastos
Se cruza la programacin con el Plan de Desarrollo y los proyectos que se generen
Se remite el Presupuesto al concejo municipal para su aprobacin
No Se aprueba?
Se devuelve al alcalde para modificar de acuerdo con las observaciones hechas
Si
Se emite un acto administrativo para incorporacin en el sistema financiero
Se ejecuta el presupuesto segn lo programado
Relacionar los ingresos y egresos que obtiene el municipio en el sistema.
Imprimir la relacin cada vez que se requieran
FIN
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Nombre del Procedimiento: Nmina
Descripcin de la rea Responsable Actividad las Secretara general y 1. Actualizar novedades de gobierno presentadas en el mes los Secretara de 2. Incorporar datos en el sistema Hacienda los Secretara de 3. Realizar descuentos de ley Hacienda Secretara de 4. Remitir a tesorera para el pago Hacienda los Secretara de 5. Realizar respectivos Hacienda descuentos a la nomina de los empleados Secretara de 6. realizar el pago de aportes parafiscales Hacienda Secretara de 7. Ingresar la nmina al sistema Hacienda Secretara de 8. Imprimir el listado de nmina Hacienda Secretara de 9. Elaborar autorizacin para el Hacienda traslado de fondos los Secretara de 10. Enviar documentos al Hacienda banco para que se efecte el pago. Aprobado Por: RICARDO ARNULFO BENJUMEA DAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma:
Cdigo: GFN.NM Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 5 de 12 Cargo Responsable Punto de Control Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo Secretario de Hacienda Secretario de Hacienda Tesorero
Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero
Tesorero
Nombre del Procedimiento: Nomina
INICIO
Secretara General enva las novedades de los funcionarios
El secretario de Hacienda elabora la nomina de acuerdo a las novedades presentadas
Se realizan los descuentos de ley a la nmina de los empleados Se pasa la nmina impresa a tesorera Se ingresa la nmina en el programa
Se realiza el pago de los aportes parafiscales
Se imprime el listado que genera el programa
Se elabora autorizacin del traslado de los dineros a las cuentas de los funcionarios
Se enva el listado al banco junto con copia magntica y la autorizacin para el pago correspondiente
FIN Pgina 6 de 12
Cdigo: GFN.RR Versin: 1.1 Recursos resguardos Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 7 de 12 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Auxiliar 1. Recibir el proyecto Servicio de atencin de inversin por al ciudadano Administrativo parte del cabildo gobernado Despacho del Alcalde 2. aprobar el proyecto de inversin Alcalde los Secretara de Secretario de 3. Ejecutar recursos de acuerdo Hacienda Hacienda al proyecto Aprobado Por: FABIO HERNN BELTRN CORTS Cargo: TESORERO MUNICIPAL Firma:
INICIO
Se recibe el proyecto de inversin que enva el cabildo gobernador ajustado al presupuesto.
El proyecto pasa para aprobacin del Alcalde
NO
Cumple?
Se devuelve para que se realicen las modificaciones del caso
SI Se remite a secretara de hacienda para ejecutar los recursos de acuerdo al proyecto aprobado
FIN
del Cdigo: GFN.TM Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre Tesorera Municipal de 2008 Pgina: 8 de 12 No. Descripcin de la rea Cargo Punto de Control Actividad Responsable Responsable Secretara de Auxiliar 1. Recibir la solicitud de disponibilidad escrita Hacienda Administrativo firmada por el Alcalde y el secretario de gobierno en original y copia del Secretara de Secretario de Firma del Secretario de 2. Descargar presupuesto e imprimir Hacienda Hacienda Hacienda a Secretaria Secretara de Auxiliar 3. Enviar General y de Gobierno Hacienda Administrativo Secretara Secretario 4. Elaborar contrato General General los Secretara de Auxiliar 5. Recepcionar documentos junto con el Hacienda Administrativo alta de almacn o certificacin de cumplimiento Secretara de Secretario de 6. Elaborar la orden de pago Hacienda Hacienda Remitir a tesorera toda Secretara de Auxiliar Verificar que los 7. la documentacin Hacienda Administrativo documentos soportes se encuentren completos, como causacin, certificado de cumplimiento y copia del contrato. Secretara de Tesorero 8. Elaborar el Comprobante de Egresos realizando las Hacienda deducciones de ley. Secretara de Tesorero 9. Elaborar el Cheque Hacienda Secretara de Tesorero 10. Firma del ordenador del gasto Hacienda el pago Secretara de Tesorero 11. realizar correspondiente Hacienda Secretara de Tesorero verificar que la 12. Comparar los extractos bancarios con los libros Hacienda informacin coincida auxiliares que la Secretara de Tesorero 13. Verificar informacin de los Hacienda extractos sea la misma que est consignada en los libros Aprobado Por: ARNULFO RICARDO BENJUMEA DIAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO
Nombre Procedimiento:
Nombre de los Procedimientos: Tesorera Municipal
INICIO
Se recibe los documentos soportes del contrato
Se revisa que la documentacin se encuentre en orden y completa
Se elabora la orden de pago. Se recibe la orden de pago junto con los documentos soportes tales como causacin, certificado de cumplimiento y copia del contrato
Se pasa a tesorera para el respectivo pago
Se elabora el cheque
Se elabora el comprobante de egresos realizando las deducciones de ley
Se firma por el ordenador del gasto
Se realiza el pago correspondiente
Se compara los extractos bancarios con los libros auxiliares
Se verifican que los cheques que se giraron estn cobrados
Se verifica que la informacin de los extractos sea la misma que est consignada en los libros
FIN
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Cdigo: GFN.AC Versin: 1.1 Apertura de Cuentas Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 10 de 12 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Elaborar la carta de Secretara de Tesorero Verificar que solicitud de Hacienda contenga todos los apertura de cuenta datos claros para la apertura de la cuenta Remitir la solicitud Secretara de Tesorero al banco. Hacienda Recibir Secretara de Tesorero certificacin del Hacienda banco donde se estipula el nmero de cuenta que asignan. Aprobado Por: FABIO HERNN BELTRN CORTS Cargo: TESORERO MUNICIPAL Firma:
INICIO
Se elabora la carta de solicitud de apertura de la cuenta.
Se remite la solicitud al banco en donde se requiere la cuenta
Se recibe certificado expedido por el banco con los datos de la nueva cuenta
FIN
Cdigo: GFN.CM Versin: 1.1 Contabilidad Municipal Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 11 de 12 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Secretara de Contador Verificar las 1. Revisar minuciosamente Hacienda conciliaciones los asientos bancarias, los contables arqueos de caja. Secretara de Contador 2. Expedir el auxiliar con los saldos para Hacienda la presentacin de la retencin en la fuente mensual. Secretara de Contador 3. Hacer el asiento mensual Hacienda Secretara de Contador 4. Realizar el cierre contable del mes Hacienda Secretara de Contador 5. Imprimir los libros oficiales Hacienda Secretara de Contador los 6. Elaborar Hacienda balances mensuales Secretara de Contador 7. Archivar peridicamente Hacienda Aprobado Por: RICARDO ARNULFO BENJUMEA DIAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma:
Nombre del Procedimiento: Contabilidad Municipal
INICIO
Se revisan los asientos contables.
Se realizan los ajustes que se requieran
Se realiza el asiento mensual
Se imprimen los libros oficiales
Se elabora el balance mensual y se firma por el contador
Se pasa para firma del alcalde
Se archiva peridicamente
FIN
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DEPENDENCIA SECRETARIA DE HACIENDA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO Cdigo: RIM Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 5
Nombre del Proceso: Recaudo de Impuestos
OBJETIVO: Percibir ingresos por concepto de impuestos, para cubrir necesidades y gastos que genere el municipio ALCANCE: Comunidad en General
DEFINICIONES: Impuestos: Tributo, carga que ha de pagarse al estado para hacer frente a las necesidades pblicas. Recaudar: Cobrar o reunir un dinero procedente del impuesto, donaciones etc. Estampilla Pro ancianos: Impuesto del municipio sobre certificaciones, papeletas, degellos y contratos (exceptuando salud y servicios) para ayudar con programas sociales a los ciudadanos de la tercera edad. Edicto: Mandato o decreto que se publican por la autoridad competente Inspeccin Ocular: Verificacin de aspectos urbansticos o constructivos de un rea o terreno.
PROCUCTO O SERVICIO: Recaudo para el funcionamiento financiero del Municipio NORMATIVIDAD: Decreto 131 de 2000
RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Software SIC Logsticos: - Papelera Humanos: - Bachiller en cualquier modalidad o formacin tcnica en secretariado con nfasis en sistemas (Auxiliar Administrativo) metodolgicos: - PUC - Registro de impuestos - Bases de datos de Comerciantes
Aprobado Por: FABIO HERNN BELTRN CORTS Cargo: TESORERO MUNICIPAL Firma:
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Nombre de la Actividad certificadosFormularios Estampilla proancianos Edicto Inspeccin Ocular Papeleta de CompraVenta Estampilla proancianos de papeletas Formulario de Industria y Comercio Matricula de Industria y comercio FEDEGAN Matadero Gua Movilizacin Ganado Mayor Registro de Hierro Extraccin de Materiales Degello ganado Mayor Estampilla pro ancianos degello ganado Mayor Pescado de Consumo Bolsa Pescado Ornamental Internacin Vehculos
Cdigo: RIM.PS Versin: 1.1 Recaudo de Impuestos Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 5 rea Responsable Cargo Punto de Control Responsable Dependencias Secretarios de Despacho Tesorera Tesorero Municipal Secretara de Auxiliar Planeacin y O. P. Administrativo Secretara de Tcnico de Planeacin y O. P. Apoyo en catastro Inspeccin de Inspector de Polica Polica Tesorera Tesorero Municipal Secretara de Secretario de Hacienda Despacho Secretara de Secretario de Hacienda Despacho Tesorera Tesorero Municipal Tesorera Tesorero Municipal Tesorera Tesorero Municipal Inspeccin de Inspector de Polica Polica Tesorera Tesorero Municipal Tesorera Tesorero Municipal Tesorera Tesorero Municipal Tesorera Municipal Tesorera Municipal Despacho del Alcalde Tesorero Tesorero Alcalde
Nombre del Proceso:
16. 17. 18.
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Descripcin de las fases o etapas Recibir la solicitud del ciudadano en ventanilla Elaborar el recibo de caja Recibir la cancelacin por ventanilla Realizar arqueo al final de la jornada Se consigna en el BBVA al da siguiente
2.
3.
4.
5.
Cdigo: RIM.PS Versin: 1.1 Recaudo de Impuestos Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 5 rea Responsable Cargo Punto de Control Responsable Secretara de Auxiliar Verificar que los Hacienda administrativo de documentos que caja requiera presentar estn completos. Secretara de Auxiliar Hacienda administrativo de caja Secretara de Auxiliar Hacienda Administrativo de caja La caja se cierra una hora antes para realizar el arqueo El dinero producto del recaudo se guarda en la caja fuerte hasta su consignacin.
Nombre del Proceso:
Nombre del Proceso: Recaudo de Impuestos INICIO
Se recibe la solicitud del ciudadano en ventanilla
Se trata de pago del impuesto predial?
SI
Se verifica el listado de contribuyente
NO
Se recibe la autoliquidacin del impuesto y se verifica la aplicacin de los porcentajes
SI
Se trata de pago de industria y comercio?
Se digita el cdigo catastral para que el software liquide el valor correspondiente
Se devuelve al contribuyente para que haga las correcciones
NO Cumple?
E
NO SI SI Pago de la factura de aseo?
Se descarga la factura en el sistema
NO
Se sella la factura
Se verifica que el ciudadano se encuentre al da con los impuestos
Se toman los datos personales del solicitante.
SI
Se trata de un Paz y Salvo? NO
Se recibe la cancelacin por ventanilla
Se elabora el Paz y Salvo
Pago de otros impuestos
Se entrega el Paz y Salvo al solicitante
Se Pasa para firma del Tesorero
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Nombre del Proceso: Recaudo de Impuestos
E Se imprime el recibo en los casos que se requieran
Se recauda el dinero, al finalizar la jornada se realiza arqueo y se guarda en la caja fuerte
Se consigna en el BBVA al da siguiente
FIN
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DEPENDENCIA UNIDAD MUNICIPAL DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUARIA Y AMBIENTAL UMATA
Nombre del Proceso: Sostenibilidad Ambiental
Cdigo: SOA Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 7
OBJETIVO: Desarrollar e Implementar polticas agropecuarias y ambientales en el Municipio a travs de programas de desarrollo agropecuario y ambiental encaminados a satisfacer la necesidades del sector. ALCANCE: Agricultores y Comunidad en general del municipio de Puerto Carreo. DEFINICIONES: Sostenibilidad: manera de mantener el medio ambiente en ptimas condiciones. Ambiental: perteneciente o relativo al medio ambiente. PROCUCTO O SERVICIO: Asistencia Tcnica Ambiental NORMATIVIDAD: - Ley 160 de 1994 - Ley 599 de 2000 - Ley 607 de 2000 - Decreto 2980 de 2004 - Decreto 184 de 94 - Acuerdo 10 de 1995 de Corporinoquia - Resolucin 279 de Corporinoquia RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo Logsticos: - Papelera - Herramientas - Insumos Agropecuarios Humanos: - Profesional en reas de agronoma, veterinaria, zootecnia, medio ambiente, biologa, ingeniera forestal, ingeniera agroalimentaria y otras afines con el sector agropecuario.(Director de la Umata) metodolgicos: - Poltica de desarrollo rural y ambiental - Plan de desarrollo Municipal
Aprobado Por: YORMAN SAID AGUILAR VEGA Cargo: DIRECTOR DE LA UMATA Firma:
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1.
Nombre del Proceso: Sostenibilidad Ambiental
2.
Nombre del rea Procedimiento Responsable Formulacin de UMATA Proyectos/Programas Agroambientales Sanidad Vegetal y UMATA Animal Actividades del sector agropecuario Prestacin de Asistencia Tcnica UMATA
Cdigo: SOA Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 7 Cargo Responsable Punto de Control Director de la UMATA y/o Profesional Universitario Director de la UMATA y/o Profesional Universitario Director de la UMATA y/o Profesional Universitario Director de la UMATA y/o Profesional Universitario Director de la UMATA
3.
4.
UMATA
Permisos de UMATA explotacin de vega Aprobado Por: YORMAN SAID AGUILAR VEGA Cargo: DIRECTOR DE LA UMATA Firma: 5.
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Descripcin de la Actividad Diagnstico del sector agropecuario y ambiental Identificar y definir la necesidad de la comunidad en la parte agroambiental Formular el proyecto/programa agroambiental Viabilidad econmica
2.
Formulacin Proyectos/Programas Agroambientales rea Cargo Responsable Responsable Director de la UMATA UMATA y/o Profesional Universitario Director de la UMATA y/o Profesional UMATA Universitario
Cdigo: SOA-01 Versin: 1.1 de Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 7 Punto de Control
3.
UMATA
4.
UMATA 5. Ejecutar Proyecto/programa agroambiental el
Director de la UMATA Elaborar y/o Profesional cronograma de las Universitario actividades a realizar Director de la UMATA y/o Profesional Universitario Director de la UMATA Realizar y/o Profesional seguimiento y Universitario control a su ejecucin
Nombre del Procedimiento: Formulacin de Proyectos/Programas Agroambientales
INICIO
Diagnstico del sector agropecuario y ambiental
Identificacin de la necesidad de la comunidad
Elaborar el programa o proyecto, segn las necesidades y el PDM
Buscar la viabilidad econmica del programa/proyecto
Elaborar el Cronograma de las actividades a realizar
Ejecutar el programa/proyecto
FIN
Pgina 3 de 7
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Descripcin de la Actividad Recepcionar la solicitud o requerimiento Programar reunin con el comit de zoonosis Plantear las alternativas de solucin para atender la necesidad Designar los recursos para el desarrollo de la actividad, programa o estrategia Desarrollar la actividad
2.
Cdigo: SOA-02 Versin: 1.1 Sanidad Vegetal y Animal Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 4 de 7 rea Responsable Cargo Punto de Control Responsable Servicio de Auxiliar Atencin al cliente Administrativo del SAC ICA, Secretara Director de la Departamental de UMATA Salud y UMATA
3.
4.
5.
Realizar seguimiento, vigilancia y control
Nombre del Procedimiento: Sanidad Vegetal y Animal INICIO
Se recepciona la solicitud o requerimiento
Se Programa reunin con el comit de zoonosis
Se Plantean las alternativas de solucin para atender la necesidad
Conjuntamente se designan los recursos para el desarrollo de la actividad, programa o estrategia
Se ejecuta el Plan
Se realizan los reportes estadsticos del ciclo de vacunacin o de la accin implementada
FIN
Nombre del Procedimiento: Cdigo: SOA-03 Actividades del sector Versin: 1.1 agropecuario Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 5 de 7 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad UMATA Director de la 1. Asistir a reuniones programadas por el UMATA sector UMATA Director de la 2. Adquirir compromisos que UMATA ayuden a fortalecer el sector UMATA Director de la 3. Gestionar recursos UMATA UMATA Director de la 4. Ejecutar actividades que UMATA fomenten la agricultura Aprobado Por: YORMAN SAID AGUILAR VEGA Cargo: DIRECTOR DE LA UMATA Firma:
INICIO
Se asiste a reuniones programadas por el sector agropecuario
Se adquieren compromisos al alcance de la administracin, que ayuden a fortalecer el sector
Se gestionan los recursos necesarios para fortalecer el sector.
Se ejecutan las actividades programadas en pro de la agricultura
FIN
Nombre del Procedimiento: Cdigo: SOA-04 Prestacin de Asistencia Versin: 1.1 Tcnica Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 6 de 7 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad la UMATA Profesional 1. Recepcionar solicitud de Universitario de la asistencia tcnica UMATA UMATA Profesional 2. Realizar la visita a campo Universitario de la UMATA las UMATA Profesional 3. Dar recomendaciones Universitario de la del caso UMATA UMATA Profesional 4. Elaborar informe de la visita Universitario de la mediante el UMATA formato cartera de campo del servicio de asistencia tcnica UMATA. Aprobado Por: YORMAN SAID AGUILAR VEGA Cargo: DIRECTOR DE LA UMATA Firma:
INICIO
El usuario presenta solicitud de asistencia tcnica ante la oficina de la UMATA
El profesional Universitario de la UMATA realiza la visita al sitio donde se requiere la asistencia
Una vez en el sitio se diligencia el formato de cartera de campo del servicio de asistencia tcnica UMATA.
Se realizan las recomendaciones del caso al solicitante
FIN
Nombre del Procedimiento: Cdigo: SOA-05 Permisos de explotacin de Versin: 1.1 vega Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 7 de 7 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Recepcionar la UMATA Profesional 1. solicitud de terreno Universitario de la UMATA Realizar la visita al UMATA Tcnico de la 2. terreno solicitado UMATA Elaborar el informe UMATA Profesional 3. tcnico de la visita Universitario de la UMATA Otorgar el permiso UMATA Director de la 4. de vega UMATA Aprobado Por: YORMAN SAID AGUILAR VEGA Cargo: DIRECTOR DE LA UMATA Firma:
INICIO
El ciudadano llena el formato solicitud aprovechamiento de terrenos de vega.
Se realiza la visita al terreno solicitado con el fin de constatar el aprovechamiento
Se elabora un informe de la visita donde incluya registros fotogrficos del terreno solicitado
No
Se concede el permiso?
Se informa al solicitante los motivos para la negacin del permiso
Si
Se expide el permiso al solicitante por un periodo de tiempo determinado
FIN
DEPENDENCIA SECRETARAS DE DESPACHO
Nombre del Proceso: Rendicin de Informes
Cdigo: RIN Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 7
OBJETIVO: Presentar a las diferentes entidades de control del estado, reporte de los movimientos y manejos realizados en la administracin ALCANCE: Entes y organismos de control DEFINICIONES: Informes: Descripcin, oral o escrita, de las caractersticas y circunstancias de un suceso o asunto. PROCUCTO O SERVICIO: Informe NORMATIVIDAD: - Ley 715 de 2001 - Resolucin 5544 de 2003 - Resolucin 001 de 2001 de la Contralora Departamental del Vichada - Resolucin 34, 248 y 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin - Resolucin 550 de 2005 de la Contadura General de la nacin - Decreto 1027 del DAFP RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo Logsticos: - Papelera Humanos: - Servidores pblicos obligados a reportar informacin metodolgicos: - Archivos documentales - Informacin digitalizada
Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
Nombre del Proceso: Rendicin de Informes
Nombre del rea Responsable Procedimiento Secretaras de Secretarios de 1. Informes a la Contralora Despacho Despacho Departamental Secretara de Secretario de 2. Informes a la Contadura General Hacienda Hacienda de la Nacin Secretara de Secretario de 3. Informe del SIDEF Hacienda Hacienda Secretara de Secretario de 4. Informe del SICEP Hacienda Hacienda Secretaria de Secretario de 5. Informe Ejecutivo Anual Planeacin Planeacin Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
Cdigo: RIN Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 7 Cargo Responsable Punto de Control Oficina de Control Interno
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nombre de Actividad Informe del Presupuesto Informe de tesorera Informe de la contratacin Informe de Medio Ambiente Informe de cuentas de Almacn Informe de Control Interno Informe anual de Gestin
Nombre del Procedimiento: Cdigo: RIN.CD Informes a la Contralora Versin: 1.1 Departamental Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 7 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Secretara de Hacienda Secretara de Hacienda Secretara General y de Gobierno UMATA Secretara General y de Gobierno Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretario de Hacienda Tesorero Municipal Secretario General Director de la UMATA Almacenista Municipal Jefe de Control Interno o quien haga sus veces Secretario de Planeacin
7.
Nombre del Procedimiento: Informes a la Contralora Departamental
INICIO
Se Ingresa al aplicativo de la Contralora y se descargan e imprimen los formularios
Se recopila la informacin necesaria para la presentacin del informe
Se ingresa la informacin al aplicativo de la Contralora y se enva dentro de los plazos establecidos
FIN
Pgina 3 de 7
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 8. 9. Nombre de Actividad Informe Trimestral Contable Informe de Control Interno Contable
Nombre del Procedimiento: Cdigo: RIN.CG Informes a la Contadura Versin: 1.1 General de la Nacin Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 4 de 7 la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Secretara de Contador Municipal Hacienda Secretara de Jefe de Control Planeacin y Obras Interno o quien haga Pblicas sus veces
Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma: INICIO
Se ingresa al aplicativo CHIP- CGN
Se descargan los formularios
Revisar y enviar los estados contables
Realizar diagnstico del estado del Control Interno Contable
Contestar la encuesta ICICONTABLE
Imprimir el reporte de envo de los informes Se presenta el informe a los dems rganos de control que requieran la informacin
FIN Pgina 4 de 7
Cdigo: RIN.IT Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Informe Trimestral SIDEF de 2008 Pgina: 5 de 7 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control fase o etapa Secretara de Secretario de 1. Recopilar la Informacin Hacienda Hacienda Secretara de Secretario de 2. Reportar la informacin dentro Hacienda Hacienda de los plazos establecidos Aprobado Por: ARNULFO BENJUMEA DIAZ Cargo: SECRETARIO DE HACIENDA Firma:
INICIO
Reunir todos los datos necesarios de manera que la informacin reportada sea lo ms veraz posible
Ingresar a la pgina web de la Contralora General
Acceder al aplicativo SIDEF
Ingresar usuario y contrasea
Anotar el ao y trimestre a reportar
Ingresar al link Informacin General y actualizar datos del municipio
Reportar y enviar la informacin solicitada
Generar copia para el archivo
FIN
Cdigo: RIN.IS Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Informe Semestral DNP- de 2008 SICEP Pgina: 6 de 7 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control fase o etapa Secretara de Secretario de 1. Recopilar la Informacin Hacienda Hacienda Secretara de Secretario de 2. Reportar la informacin dentro Hacienda Hacienda de los plazos establecidos Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma: INICIO
Reunir todos los datos necesarios de manera que la informacin reportada sea lo ms veraz posible
Ingresar a la pgina web del Departamento Nacional de Planeacin
Descargar e instalar el aplicativo
Ingresar usuario y contrasea para acceder al aplicativo
Actualizar los datos del municipio
Reportar la informacin solicitada
Enviar la informacin va internet, en medio fsico y magntico, con copia para el archivo
FIN
Cdigo: RIN.EA Versin: 1.1 Informe Ejecutivo Anual Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 7 de 7 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad del Secretara de Jefe de Control 1. Realizacin Diagnostico Planeacin y Obras Interno o quien haga Pblicas sus veces de Jefe de Control 2. Identificacin de Secretara Fortalezas y Planeacin y Obras Interno o quien haga Debilidades Pblicas sus veces del Secretara de Jefe de Control 3. Elaboracin Informe Planeacin y Obras Interno o quien haga Pblicas sus veces Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
INICIO
Se realiza el Diagnostico
Se identifican las Fortalezas y Debilidades
Se Ingresa al aplicativo del MECI en la pgina del Departamento Administrativo la funcin Pblica
Se rinde el informe
El alcalde ingresa al aplicativo, revisa y aprueba el informe
Los resultados del informe se publican en la pgina del DAFP
FIN
DEPENDENCIA ARCHIVO CENTRAL
Cdigo: AGD Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre Nombre del Proceso: Administracin y Gestin de 2008 Documental Pgina: 1 de 4
OBJETIVO: Administrar la informacin de manera que permita su conservacin, oportuna localizacin y utilizacin adecuada ALCANCE: Organizacin del acervo documental de la Administracin Municipal DEFINICIONES: Acervo Documental: pila o acumulacin de informacin, documentos Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestin de la entidad. Archivo de Gestin: Unidad en la que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida contina utilizacin y consulta administrativa, y se encuentra en cada rea o dependencia de la entidad. PROCUCTO O SERVICIO: Archivo de la Informacin NORMATIVIDAD: - Ley 594 de 2000 - Acuerdo 07 de 1994 - NTC 4095 - Decreto 998 de 1997 - Acuerdo 011 de 1996 - Constitucin Poltica de Colombia RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo Logsticos: - Papelera Humanos: - Auxiliar administrativo con capacitacin en el manejo del archivo metodolgicos: - Archivos documentales - Informacin digitalizada
Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Firma:
Cdigo: AGD.AI Versin:1.1 Archivo de la Informacin Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 4 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Secretara General y Auxiliar 1. Ingreso de documentos de Gobierno Administrativo de la Secretara General Secretara General y Auxiliar 2. Limpieza de los documentos de Gobierno Administrativo de la Secretara General Secretara General y Auxiliar 3. Valoracin documental de Gobierno Administrativo de la Secretara General Secretara General y Auxiliar 4. Rotulaciones de Gobierno Administrativo de la Secretara General Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Firma:
INICIO
Se Reciben las transferencias documentales
Se Revisan que la documentacin se encuentre completa
Se eliminan los materiales metlicos
Se estima el tiempo que permanecer en el archivo
Se Rotulan las carpetas y las cajas donde van los documentos
Se archiva la documentacin
FIN
Cdigo: AGD.CD Versin:1.1 Custodia de la Documentacin Vigencia desde: noviembre de Archivo de 2008 Pgina: 3 de 4 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad de Secretara General y Auxiliar 1. Programas Conservacin de Gobierno Administrativo de la Secretara General y Secretara General y Auxiliar 2. Limpieza mantenimiento de de Gobierno Administrativo de la la Documentacin Secretara General Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Firma:
INICIO
Se presentan para consideracin del comit de archivo los programas formulados para su aprobacin
Se Realizan jornadas de limpieza de la documentacin segn programas formulados
Mantener adecuadas las instalaciones de archivo
FIN
Cdigo: AGD.PC Versin:1.1 Prstamo y Consulta de la Vigencia desde: noviembre documentacin de 2008 Pgina: 4 de 4 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Controlar la Secretara General y Auxiliar 1. entrada y salida de de Gobierno Administrativo de la los documentos Secretara General Llenar la planilla Secretara General y Auxiliar 2. de prstamo de los de Gobierno Administrativo de la documentos Secretara General Aprobado Por: HEIDYS ROSAIRA BOBADILLA ALDANA Cargo: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Firma:
INICIO
El usuario o funcionario solicita el documento que requiera para consulta
El auxiliar administrativo de Secretara General ubica el documento en los archivos.
Se diligencia la planilla de prstamo de los documentos
Al entregar el documento se diligencia las casillas de entregado de la planilla
Se archiva nuevamente el documento en su ubicacin
FIN
DEPENDENCIA SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS
Nombre del Proceso: Control Interno
Cdigo: CIN Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 5
OBJETIVO: Retroalimentar la gestin de la administracin y facilitar la toma de decisiones, mediante el seguimiento y evaluacin de los procesos, que conlleven al mejoramiento funcional de la misma. ALCANCE: Aplica a todos los procesos de la Administracin. DEFINICIONES: Control Interno: Instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de cada entidad del estado y el cumplimiento de los principios que rige la entidad pblica Calidad: Mejora continua y bsqueda de excelencia MECI: Modelo Estndar de Control Interno
PROCUCTO O SERVICIO: Eficiencia, eficacia y efectividad en el logro de los objetivos institucionales. NORMATIVIDAD: - Ley 87 de 1993 - Acuerdo 19 de 1994 - Decreto 1826 de 1994 - Ley 489 de 1998 - Decreto 2145 de 1999 - Decreto 15837 de 2001 - Ordenanza 27 de 2002 - Decreto 1599 de 2005 - Decreto 2621 de 2006 RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Internet Logsticos: - Papelera Humanos: - Profesional en reas administrativas o afines. (Secretario de Planeacin) metodolgicos: - Plan de Desarrollo Municipal - Manual de Operaciones - Mapas de Riesgos - Manual de Funciones y Competencias - Procesos y Procedimientos Identificados - Manual de Contratacin Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
ALCALDIA
Cdigo: CIN.AI
Versin: 1.1 Auditorias internas Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 5 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Elaborar el plan Secretara de Jefe de Control 1. anual de auditoria Planeacin y Obras Interno o quien haga Pblicas sus veces Realizar las Secretara de Jefe de Control 2. auditorias Planeacin y Obras Interno o quien haga Pblicas sus veces Efectuar Secretara de Jefe de Control Realizar 3. recomendaciones Planeacin y Obras Interno o quien haga seguimiento a las Pblicas sus veces recomendaciones Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
MUNICIPAL DE PUERTO CARREO
INICIO
Se elabora el plan anual de auditora.
Se realizan las auditorias de acuerdo a lo estipulado en el plan.
Efectuar recomendaciones basadas en los resultados de la auditora
Realizar seguimiento a las acciones emprendidas para efectuar mejoras.
FIN
ALCALDIA
Cdigo: CIN.PM
Versin: 1.1 Planes de Mejoramiento Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 5 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Secretara de Jefe de la oficina de 1. Ofrecer asesora en el manejo del Planeacin y Obras control interno o quien formato de Pblicas haga sus veces informacin sobre los planes de mejoramiento Secretara de Jefe de la oficina de 2. Solicitar peridicamente a Planeacin y Obras control interno o quien los responsables, Pblicas haga sus veces los avances obtenidos en los planes adoptados Adaptar la Secretara de Jefe de la oficina de 3. informacin en el Planeacin y Obras control interno o quien formato de avances Pblicas haga sus veces de los planes de mejoramiento Secretara de Jefe de la oficina de 4. Enviar el informe a la contralora Planeacin y Obras control interno o quien general, gerencia Pblicas haga sus veces departamental Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
Nombre del Procedimiento: Planes de Mejoramiento
INICIO
Se reciben los hallazgos encontrados de auditoras hechas por la contralora.
El jefe de control Interno asesora sobre el manejo del formato de informacin sobre los planes de mejoramiento
Se elabora y enva el plan de mejoramiento a la contralora para su aprobacin
NO
Se aprueba?
Se devuelve para realizar correcciones o modificaciones que requiera
SI
Se elaboran peridicamente los avances obtenidos en los planes adoptados
Se adapta la informacin en el formato de avances de los planes de mejoramiento
Se enva el informe a la contralora general, gerencia departamental
FIN
Pgina 4 de 5
ALCALDIA
Cdigo: CIN.ES
Versin: 1.1 Diagnostico del estado del Vigencia desde: noviembre SCI de 2008 Pgina: 5 de 5 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Secretara de Jefe de la oficina de 1. Se recopila informacin por Planeacin y Obras control interno o quien medio de encuestas Pblicas haga sus veces Secretara de Jefe de la oficina de 2. Se tabula e interpreta Planeacin y Obras control interno o quien Pblicas haga sus veces Secretara de Jefe de la oficina de Se presenta al 3. Se elabora el informe de Auto Planeacin y Obras control interno o quien Alcalde diagnstico Pblicas haga sus veces Secretara de Jefe de la oficina de 4. Se realizan recomendaciones Planeacin y Obras control interno o quien para mejorar el SCI Pblicas haga sus veces Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
INICIO
Se recopila informacin por medio de encuestas
Se tabula e interpreta la informacin
Se elabora el informe de Auto diagnstico y se presenta al Alcalde
Se realizan recomendaciones para mejorar el SCI
FIN
Nombre del Proceso: Gestin de Servicios Pblicos
Cdigo: GSP Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 4
OBJETIVO: Asegurar a la comunidad la prestacin de los servicios pblicos a travs de seguimiento y control a las empresas prestadoras del servicio. ALCANCE: Comunidad del Municipio de Puerto Carreo. DEFINICIONES: Servicios: Organizacin y personal destinado a satisfacer las necesidades del Pblico Pblico: Para todos los ciudadanos o para gente en general; del estado o de sus instituciones o que est controlado por ellos. Factura: Recibo donde se detallan los gneros vendidos o los servicios prestados y su precio, que se ofrece al cliente como justificante del pago realizado Consumo: Utilizacin o gasto del servicio pblico prestado. PROCUCTO O SERVICIO: Satisfaccin de las necesidades bsicas de la comunidad NORMATIVIDAD: - Ley 142 de 1994 RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Software SIC Logsticos: - Papelera Humanos: - Arquitecto o ingeniero civil, de vas o afines (Secretario de Planeacin) metodolgicos: - Plan de Desarrollo Municipal - Plan Nacional y Departamental de Desarrollo - Esquema de ordenamiento Territorial
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Nombre de Actividad Seguimiento y Control
Nombre del Procedimiento: Servicio Pblico de Aseo
la rea Responsable
Cdigo: GSP.PS Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 4 Cargo Responsable Punto de Control
Facturacin servicio publico de aseo Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma: 2. INICIO
Secretara de Secretario de Planeacin y Obras Planeacin y Obras Pblicas Pblicas Secretara de Secretario de solucin a quejas y Planeacin y Obras Planeacin y Obras reclamos Pblicas Pblicas
Se entrega la factura al usuario del Servicio
Se recibe el pago en la caja
El auxiliar administrativo de caja de la secretara de hacienda entrega las facturas canceladas a secretara de planeacin
Se descargan las facturas en el sistema para que se actualice
Una vez se deja recibir facturacin cancelada se procede a imprimir el mes siguiente Se lleva control de las quejas y reclamos presentados
FIN
Nombre del Procedimiento: Acueducto y Alcantarillado
Nombre de la rea Responsable Actividad Secretara de Secretario de 1. Seguimiento al contrato de Planeacin y Obras Planeacin y Obras prestacin del Pblicas Pblicas servicio de Agua potable Secretara de Secretario de 2. Informes de Planeacin y Obras Planeacin y Obras Interventora Pblicas Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
Cdigo: GSP.AA Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 4 Cargo Responsable Punto de Control
INICIO
Se solicita informacin del pago del servicio de acueducto
Se realiza el pago de subsidios de acuerdo al estrato Se realiza seguimiento al correcto suministro de agua potable y cobertura en el municipio.
Se elaboran informes de interventora de acuerdo al seguimiento realizado
FIN
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Nombre de Actividad Seguimiento al contrato de prestacin del servicio de alumbrado Pago del alumbrado
Nombre del Procedimiento: Alumbrado Pblico
la rea Responsable
Cdigo: GSP.AA Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 4 de 4 Cargo Responsable Punto de Control
Secretara de Secretario de Planeacin y Obras Planeacin y Obras Pblicas Pblicas
2.
Secretara de Secretario de Planeacin y Obras Planeacin y Obras Pblicas Pblicas
INICIO
El operador del servicio presenta un informe mensual
Se realiza seguimiento a la prestacin del servicio
Se recibe la factura mensual para el pago del servicio de alumbrado pblico.
Se Verifica y cancela la factura
FIN
Cdigo: IUR Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre Nombre del Proceso: Trmites de Infraestructura de 2008 Urbana y Rural Pgina: 1 de 11
OBJETIVO: Agilizar los trmites de infraestructura urbana y rural, que deban adelantar los usuarios ante la entidad ALCANCE: Comunidad del Municipio de Puerto Carreo. DEFINICIONES: Infraestructura: Conjunto de los elementos y servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de una organizacin o para el desarrollo de una actividad. Parte de una construccin que est bajo el nivel del suelo. Urbano: Perteneciente o relativo a la ciudad Licencia: Documento que consta un permiso para realizar algo. Desenglobe: Divisin Adjudicar: Declarar que un terreno pertenece a una persona PROCUCTO O SERVICIO: Satisfaccin de las necesidades bsicas de la comunidad NORMATIVIDAD: - Ley 564 de 1996 RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Software SIC Logsticos: - Papelera Humanos: - Arquitecto o ingeniero civil, de vas o afines (Secretario de Planeacin) metodolgicos: - Plan de Desarrollo Municipal - Plan Nacional y Departamental de Desarrollo - Esquema de ordenamiento Territorial
ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. Nombre Procedimiento Licencia urbanstica
Nombre del Proceso: Cdigo: IUR Trmites de Infraestructura Versin: 1.1 Urbana y Rural Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 11 del rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Profesional Universitario Secretara Planeacin Profesional Universitario Secretara Planeacin Profesional Universitario Secretara Planeacin Profesional Universitario Secretara Planeacin Profesional Universitario Secretara Planeacin Profesional Universitario Secretara Planeacin
de
la de
2.
Licencias de Construccin
de
la de
3.
Certificaciones de Uso del Suelo
de
la de
4.
Desenglobe de Terrenos
de
la de
5.
Adjudicacin de terrenos
de
la de
6.
Diligenciamiento de aclaratorias
de
la de
Aprobado Por: ESPERANZA SALAMANCA Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE LA SECRETARIA DE PLANEACIN Firma:
Nombre del Procedimiento: Licencia Urbanstica
2.
3.
4. 5.
Descripcin de la rea Responsable Actividad El usuario realiza Secretara de la solicitud, Planeacin y Obras presentando los Pblicas documentos requeridos Se realiza la Secretara de verificacin Planeacin y Obras correspondiente de Pblicas acuerdo al predio Se calcula el valor Secretara de correspondiente a Hacienda la licencia segn metros a urbanizar y se recibe la Secretara de cancelacin Hacienda Se elabora la Secretara de licencia Planeacin y Obras Pblicas Se entrega la licencia al interesado Secretara de Planeacin y Obras Pblicas
Cdigo: IUR.LU Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 3 de 11 Cargo Responsable Punto de Control Auxiliar Se revisa que la administrativo de la documentacin Secretara de presentada este Planeacin completa Tcnico de Catastro o Dependiendo de personal encargado los resultados se del rea estudia si se acepta o no la solicitud Tesorero Municipal
Tesorero Municipal Profesional Firma Universitario de la aprobacin Secretara de Secretario Planeacin Planeacin Auxiliar administrativo de la Secretara de Planeacin de del de
6.
Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Firma:
Nombre del Procedimiento: Licencia Urbanstica
INICIO
El usuario realiza la solicitud, presentando los documentos requeridos
Se realiza la verificacin correspondiente de acuerdo al predio

NO
Se acepta la solicitud?
Se Informa por escrito el porque del rechazo de la licencia al solicitante
SI
Se recibe el pago y se elabora la licencia
Se calcula el valor de la licencia segn metros a urbanizar
Se entrega la licencia al interesado
FIN
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Nombre del Procedimiento: Licencia de Construccin
2.
3.
4. 5.
Descripcin de la rea Responsable Actividad El usuario realiza Secretara de la solicitud, por Planeacin y Obras escrito, adjuntando Pblicas los documentos requeridos Se realiza la Secretara de verificacin Planeacin y Obras correspondiente y Pblicas acorde al predio Se calcula el valor Secretara de correspondiente a Hacienda la licencia segn metros a urbanizar y se recibe la Secretara de cancelacin Hacienda Se elabora la Secretara de licencia Planeacin y Obras Pblicas Se entrega la licencia al interesado Secretara de Planeacin y Obras Pblicas
Cdigo: IUR.LC Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 5 de 11 Cargo Responsable Punto de Control Auxiliar Se revisa que la administrativo de la documentacin Secretara de presentada este Planeacin completa Tcnico de Catastro o Dependiendo de personal encargado los resultados se del rea estudia si se acepta o no la solicitud Tesorero Municipal
Tesorero Municipal Profesional Firma Universitario de la aprobacin Secretara de Secretario Planeacin Planeacin Auxiliar administrativo de la Secretara de Planeacin de del de
6.
Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Firma:
Nombre del Procedimiento: Licencia de Construccin
INICIO
El usuario realiza la solicitud, por escrito, adjuntando los documentos requeridos

NO
Se acepta la solicitud?
Se Informa por escrito el porque del rechazo de la licencia al solicitante
SI
Se recibe el pago y se elabora la licencia
Se calcula el valor de la licencia segn metros a urbanizar
Se entrega la licencia al interesado
FIN
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Nombre del Cdigo: IUR.US Procedimiento: Versin: 1.1 Certificaciones de Uso del Vigencia desde: noviembre Suelo de 2008 Pgina: 7 de 11 No. Descripcin de la rea Cargo Punto de Control Actividad Responsable Responsable Secretara de Auxiliar 1. Se recibe el pago del certificado Hacienda administrativo Secretara de Auxiliar Se revisa que la 2. Recibir la solicitud por escrito, y personalmente Planeacin y administrativo de la documentacin el usuario allega copia Obras Pblicas Secretara de presentada este del certificado de Planeacin completa tradicin y libertad y recibo de pago Secretara de Tcnico de 3. Se realiza la verificacin correspondiente de Planeacin y Catastro o personal acuerdo al predio Obras Pblicas encargado del rea Se elabora el certificado Secretara de Profesional Firma de 4. Planeacin y Universitario aprobacin del Obras Pblicas Secretario de Planeacin Secretara de Auxiliar 5. Se entrega el certificado al interesado Planeacin y administrativo Obras Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Firma:
INICIO
Se recibe el pago del certificado en la ventanilla de caja
El usuario realiza la solicitud, por escrito, adjuntando los documentos requeridos
Se elabora el certificado y se entrega al interesado
FIN
Nombre del Procedimiento: Desenglobe de Terreno
Descripcin de la rea Actividad Responsable Recibir la solicitud Secretara de por escrito, junto Planeacin y con los documentos Obras Pblicas requeridos para el trmite
Cargo Responsable Auxiliar administrativo de la Secretara de Planeacin
Cdigo: IUR.DT Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 8 de 11 Punto de Control Se revisa que la documentacin presentada este completa (copia del certificado de tradicin y libertad, plano con reas a desenglobar, Pago del impuesto predial, licencia de urbanismo, fotocopia de la CC del propietario del inmueble y recibo de pago del desenglobe)
Se realiza la Secretara de verificacin Planeacin y correspondiente de Obras Pblicas acuerdo al predio Secretara de 3. Se elabora el documento de Planeacin y desenglobe Obras Pblicas Secretara de 4. Se entrega el documento al Planeacin y interesado Obras Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Firma: 2.
Tcnico de Catastro o personal encargado del rea Profesional Universitario Auxiliar administrativo Firma de aprobacin del Secretario de Planeacin
INICIO
Se recibe la solicitud, por escrito, junto con los documentos requeridos
Se elabora el documento de desenglobe
Se entrega el documento al interesado
FIN
Nombre del Procedimiento: Adjudicacin de Terrenos
Descripcin de la rea Actividad Responsable Recibir la solicitud Secretara de escrita, junto con Planeacin y los documentos Obras Pblicas requeridos para el trmite
Cargo Responsable Auxiliar administrativo de la Secretara de Planeacin
Cdigo: IUR.DT Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 9 de 11 Punto de Control Se revisa que la documentacin presentada este completa (Fotocopia de la cdula, pago de inspeccin ocular, cartaventa y escritura de mejoras si las tiene)
2.
Se realiza la inspeccin ocular se publica un edicto por 30 das hbiles Se remite solicitud para aprobacin del concejo Se realiza el avalo del terreno
3.
4.
5.
Se oficia al tesorero municipal informando el valor del terreno Secretara de 7. Recibir el pago del terreno, licencia Hacienda urbanstica y resolucin de adjudicacin Secretara de 8. Se elabora la licencia urbanstica Planeacin y y resolucin de Obras Pblicas adjudicacin Secretara de 9. Se notifica la resolucin y se Planeacin y entrega la licencia Obras Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Firma: 6.
Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas Secretara de Planeacin y Obras Pblicas
Tcnico de Catastro o personal encargado del rea Profesional Universitario Auxiliar administrativo Tcnico de Catastro o personal encargado del rea Auxiliar administrativo si mide ms de 300 mts
Auxiliar administrativo caja
de
Profesional Universitario
Firma del Secretario de Planeacin
Secretario Planeacin
de
Nombre del Procedimiento: Adjudicacin de Terrenos INICIO
Recibir la solicitud escrita, junto con los documentos requeridos para el trmite
2
Se elabora el plano
Se realiza la inspeccin ocular Se elabora y publica el edicto por 30 das
No Se puede adjudicar?
Se notifica al interesado informando los motivos
SI 1
No
Se aprueba?
SI
Se pasa por medio de acuerdo al concejo para aprobacin
SI
El predio tiene ms de 300 m2?
No
Se realiza el avalo del predio
Se elabora resolucin de adjudicacin y Licencia Urbanstica
Se pasa la resolucin para firma del Alcalde
Se entrega los documentos originales al usuario
FIN Pgina 10 de 11
Nombre del Procedimiento: Diligenciamiento de Aclaratorias
Descripcin de la rea Actividad Responsable Secretara de 1. Solicitar al dueo del predio realizar Planeacin y la aclaratoria Obras Pblicas Secretara de 2. Recibir la resolucin a aclarar Planeacin y junto con el recibo Obras Pblicas de pago por el trmite Secretara de 3. Elaborar la resolucin de Planeacin y aclaratoria Obras Pblicas Secretara de 4. Se entrega el documento Planeacin y Obras Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Firma:
Cargo Responsable Tcnico de Catastro o personal encargado del rea Auxiliar Administrativo
Cdigo: IUR.DA Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 11 de 11 Punto de Control
Profesional Universitario Auxiliar administrativo
firma del Alcalde
INICIO
Se Solicita al dueo del predio realizar la aclaratoria
Se recibe la resolucin a aclarar, junto con el recibo de pago por el trmite
Se elabora el documento de aclaratoria
Se entrega el documento al interesado
FIN
Cdigo: PDT Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre Nombre del Proceso: Planeacin y Desarrollo de 2008 Territorial Urbano Pgina: 1 de 9
OBJETIVO: Formular los planes y programas que harn parte del Plan de Desarrollo Municipal; Realizar seguimiento al cumplimiento de estos mediante el diseo y la aplicacin de indicadores. ALCANCE: Comunidad del Municipio de Puerto Carreo. DEFINICIONES: Planeacin: Trazar o formar el plan de una obra; hacer planes o proyectos. Urbano: Perteneciente o relativo a la ciudad Desarrollo Territorial: Evolucin progresiva del municipio hacia mejores niveles de vida.
PROCUCTO O SERVICIO: Satisfaccin de las necesidades bsicas de la comunidad
NORMATIVIDAD: - Ley 152 de 1994 - Ley 388 de 1997 - Ley 80 de 1993
RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Software SIC Logsticos: - Papelera Humanos: - Arquitecto o ingeniero civil, de vas o afines (Secretario de Planeacin) metodolgicos: - Plan de Desarrollo Municipal - Plan Nacional y Departamental de Desarrollo
Nombre del Procedimiento: gestin de Planes
2.
3.
4. 5.
Descripcin de la rea Responsable Actividad Coordinar y Difundir Secretara de la elaboracin de Planeacin y Obras proyectos de Pblicas inversin en todas las dependencias Analizar y dar Comit Evaluador viabilidad a los de Proyectos proyectos (aspectos tcnicos, ambientales, legales, sociales, comunitarios, econmicos, costos o financieros e institucionales) Radicar los Secretara de proyectos en Banco Planeacin y Obras de Proyectos Pblicas Municipal Elaborar el POAI Secretara de Hacienda Determinar los Secretara de proyectos para Planeacin y Obras ejecutar Pblicas
Cdigo: PDT.01 Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 2 de 9 Cargo Responsable Punto de Control Profesional Universitario del Banco de Proyectos
Secretario de planeacin y/o profesional Universitario del Banco de Proyectos, Tesorero Municipal y persona del sector al cual pertenezca el proyecto Profesional Universitario del Banco de Proyectos Secretario de Hacienda Secretario de Planeacin y Obras Pblicas
Verificar que desarrollado ajuste a estipulado en P.D.M.
lo se lo el
Realizar anlisis de Secretara de Secretario de los avances en el Planeacin y Obras Planeacin y Obras Plan de Desarrollo Pblicas Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma: 8.
Nombre del Procedimiento: Gestin de Planes INICIO
La secretara de Planeacin apoya y presta asesora en la elaboracin de proyectos de inversin. en todas las dependencias Se pasan los proyectos para la aprobacin por el Comit Tcnico Evaluador.
NO
El proyecto es viable?
Se devuelve para modificaciones
SI
Al momento de la elaboracin del POAI se emite listado de proyectos radicados
Se registra en el Banco de Proyecto y se le asigna un consecutivo
Se ejecuta el proyecto
Se verifica que lo desarrollado se ajuste a los estipulado en el P.D.M.
FIN
Se analiza los avances en el Plan de desarrollo.
Pgina 3 de 9 Cdigo: PDT.02 Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Estudio de Pre. Factibilidad y de 2008 factibilidad Pgina: 4 de 9 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Visita Secretara de Profesional 1. Realizar Tcnica Planeacin y Obras Universitario Pblicas Secretara de Secretario de 2. Elaborar presupuesto de Hacienda Hacienda proyectos Secretarios de 3. Elaborar Estudio de Dependencias conveniencia Despacho Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO
INICIO
Realizar la visita tcnica al sitio donde se requiere el diagnstico
Elaborar el presupuesto del proyecto
Determinar las actividades requeridas para satisfacer las necesidades presentadas (incluye cotizaciones)
Determinar la necesidad
Elaborar el soporte tcnico y Econmico
Identificar el Objeto y Fuente de Financiacin
Determinar condiciones de ejecucin del proyecto
Distribuir Riesgos
FIN
Cdigo: PDT.03 ALCALDIA Versin:1.1 MUNICIPAL DE Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre PUERTO Esquema de Ordenamiento de 2008 CARREO Territorial Pgina: 5 de 9 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Secretara de Secretario de 1. Realizar levantamiento Planeacin y Obras Planeacin y Obras topogrfico para la Pblicas Pblicas delimitacin de la expansin del casco urbano de Secretario de 2. Realizar censo para Secretara la actualizacin de Planeacin y Obras Planeacin y Obras poblacin Pblicas Pblicas de Secretario de 3. Actualizar la carta Secretara catastral Planeacin y Obras Planeacin y Obras Pblicas Pblicas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
INICIO
Identificar segn el E.O.T el permetro actual del casco urbano del municipio
Determinar la proyeccin de expansin del casco urbano del municipio
Realizar el estudio requerido para el respectivo levantamiento topogrfico y planimetrico
Estipular las nuevas zonas de usos de suelo Realizar censo a la poblacin del municipio, determinando el nmero actual de habitantes del casco urbano Identificar las necesidades y condiciones de vida presentadas en la poblacin y el tipo de vivienda predominante en el municipio
FIN
Cdigo: PDT.04 Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Gestin de Proyectos de 2008 Pgina: 6 de 9 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad las Secretara de Secretaria de 1. Determinar necesidades Planeacin y Obras Planeacin y presentadas a nivel Pblicas Profesional municipal Universitario y Secretara de Secretaria de 2. Elaborar presentar proyectos Planeacin y Obras Planeacin y ante entidades Pblicas Profesional financiadoras Universitario Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
INICIO
Se determinan las necesidades de la poblacin
Elaborar el presupuesto requerido para el proyecto
SI Se requiere elaborar en MGA?
Se diligencia la MGA y ficha EBI
No
Se diligencia el proyecto en metodologa simplificada
Se radica en el Banco de Proyectos Municipal
FIN
Cdigo: PDT.05 Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Control de No conformidades de 2008 Pgina: 7 de 9 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad Secretara de Jefe de control Interno 1. Identificar las No conformidad Planeacin y O. P. o quien haga sus veces y Comit Coordinador Secretarios de el comit firma la 2. Revisin aprobacin de Control Interno Despacho aprobacin de las no conformidades Secretarios de 3. Se solicita el inicio Comit Coordinador de acciones de Control Interno Despacho correctivas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
INICIO
Se identifican las no conformidades presentadas en los procesos
Se enva a revisin del Comit Coordinador de Control Interno
SI Se aprueba como no Conformidad?
Se solicita iniciar accin correctiva
No
Se archiva la no conformidad
FIN
Cdigo: PDT.06 Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Accin Correctiva de 2008 Pgina: 8 de 9 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad el Comit Coordinador Secretarios de 1. Determinar equipo que va ha de Control Interno Despacho trabajar la accin correctiva abre un Comit Coordinador Secretarios de 2. Se expediente de de Control Interno Despacho accin correctiva Secretarios de 3. Reunin con el Comit Coordinador equipo de trabajo de Control Interno Despacho rea a la que Equipo de trabajo 4. Se ejecutan las acciones pertenece el proceso seleccionado correctivas Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma: ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO INICIO
Se determina el equipo que va ha trabajar la accin correctiva
El comit coordinador de Control Interno abre el expediente de la accin correctiva
Se realiza reunin con el equipo de trabajo para determinar y planificar las acciones correctivas a aplicar
No
Se ejecutan las acciones correctivas

SI
Resultado satisfactorio?
FIN
Se cierra el expediente de la accin correctiva
Cdigo: PDT.07 Versin:1.1 Nombre del Procedimiento: Vigencia desde: noviembre Accin Preventiva de 2008 Pgina: 9 de 9 No. Descripcin de la rea Responsable Cargo Responsable Punto de Control Actividad identifican Todas las reas Todos los cargos 1. Se posibles causas que puedan generar una no conformidad abre el comit coordinador Secretarios de 2. Se expediente de la de control Interno despacho accin preventiva de comit coordinador Secretarios de 3. Seleccin equipo de trabajo de control Interno despacho Secretarios de 4. Reunin equipo de comit coordinador trabajo de control Interno despacho rea a la que Equipo de Trabajo 5. Ejecucin acciones preventivas pertenece el proceso Seleccionado Aprobado Por: CAROL IVONNE MARENTES AGUDELO Cargo: SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PBLICAS Firma:
INICIO
Se determina el equipo que va ha trabajar la accin preventiva
El comit coordinador de Control Interno abre el expediente de la accin Preventiva
Se realiza reunin con el equipo de trabajo para determinar y planificar las acciones preventivas a aplicar
No
Se ejecutan las acciones preventivas

SI
Resultado satisfactorio?
FIN
Se cierra el expediente de la accin preventiva
Nombre del Proceso: Comunicacin
Cdigo: COM Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de
OBJETIVO: Adecuar mecanismos que permitan facilitar el manejo de la informacin a la comunidad y grupos de inters, al igual que el flujo de informacin entre dependencias ALCANCE: Comunidad del Municipio de Puerto Carreo. DEFINICIONES: Comunicacin organizacional: Comunicacin que se maneja al interior de la entidad, orienta la difusin de polticas y la informacin generada, para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes y programas, los proyectos y la gestin de operaciones. Comunicacin Informativa: Garantiza la difusin de la informacin de la entidad publica, sobre su funcionamiento, gestin y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de inters.
PROCUCTO O SERVICIO: Mecanismos para circular la informacin al interior de la entidad y de transmitirla a los diferentes grupos de inters.
NORMATIVIDAD: - Ley 489 de 1998 (art 32)
RECURSOS: Tecnolgicos: - Equipos de Computo - Software SIC - Pgina Web - Radio - Perifoneo Logsticos: - Papelera Humanos: - Arquitecto o ingeniero civil, de vas o afines (Secretario de Planeacin) - Auxiliar Administrativo del SAC metodolgicos: - Plan de Desarrollo Municipal - Manuales

Manual de Procedimientos Ingrid

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ALCALDIA DE PUERTO CARREO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ALCALDIA DE PUERTO CARREO VICHADA SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA DE PUERTO CARREO VICHADA SISTEMA DE CONTROL INTERNO

RESOLUCIN NO. 225 (12 de Noviembre de 2008)

Por la cual se modifica el Manual de procedimientos de la Alcalda Municipal de Puerto Carreo-Vichada

TRABAJANDO CON LA GENTE

GREGORIO ALBERTO HERNANDEZ COLINA Alcalde Municipal

TRABAJANDO CON LA GENTE

TRABAJANDO CON LA GENTE

MISION, VISION Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES

TRABAJANDO CON LA GENTE

TRABAJANDO CON LA GENTE

ORGANIGRAMA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL

DESCRIPCION Indica la iniciacin y terminacin del proceso procedimiento.

Describe la actividad o tarea que debe desarrollarse.

Sentido de circulacin del flujo de trabajo

TRABAJANDO CON LA GENTE

TRABAJANDO CON LA GENTE

DEPENDENCIA DESPACHO DEL ALCALDE

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO

Nombre del Proceso: Servicio de Atencin Ciudadano

Cdigo: SAC Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre al de 2008 Pgina: 1 de 3

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO

Se recepciona la correspondencia en el SAC.

Se ingresa la informacin en la base de datos del SAC y se le otorga consecutivo al documento

El Aux. Administrativo remite a la dependencia que corresponda

Se requiere responder el documento?

Se recepciona la respuesta en el SAC.

Entrega de la respuesta al interesado

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO

Recepcin de PQRS en el SAC

Se ingresa la informacin en la base de datos del SAC y se le otorga consecutivo al documento

El Aux. Administrativo remite a la dependencia que corresponda

Se recepciona la respuesta en el SAC.

Entrega de la respuesta al interesado

DEPENDENCIA DESPACHO DEL ALCALDE

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO

Nombre del Proceso: Expedicin de Documentos

Cdigo: EDO Versin: 1.1 Vigencia desde: noviembre de 2008 Pgina: 1 de 3

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No. 1. 2. 3. 4. 5. Nombre de Actividad Carta de Residente

Licencia de Inhumacin Certificado de Supervivencia Internacin de Vehculos Acta de Posesin

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO

Nombre del Proceso: Expedicin de Documentos

Se revisa que la documentacin se encuentre completa

Se orienta al usuario en su requerimiento

Se Elabora el documento Solicitado

Se entrega el documento al usuario

Nombre del proceso: Gestin Humana

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO

Nombre del Procedimiento:

INICIO Recepcionar la hoja de vida

Elaborar acta de posesin

Aplicar el programa de induccin

Archivar en orden alfabtico

ALCALDIA MUNICIPAL DE PUERTO CARREO No.

Nombre del Procedimiento: Permanencia del Personal

Cargo Responsable Secretario General

Secretarios de Despacho y directivos Secretarios de Despacho y directivos Secretarios de Despacho y directivos

Entregar los formatos de evaluacin de desempeo

Concertar objetivos anuales entre directivos y funcionarios

Realizar la evaluacin de desempeo semestral y anual