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Sistema Integrado de Informacin en la U.D.C.

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Luis Fernando Celis Sandoval, Especialista en Gerencia de Proyectos, Gerente de Proyecto UNIVERSITAS XXI, SEVEN Y KACTUS, U.D.C.A isualizando los retos de la modernidad, la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales U.D.C.A, en sus 28 aos de fundacin, invierte en capacitacin, en planeacin y en infraestructura, con la adquisicin de un Sistema de Informacin Integrado, que va a la vanguardia de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Este sistema, se convierte en un aliado estratgico y una gran propuesta tecnolgica para el desarrollo y el futuro de la Institucin. Bajo esta premisa y orientados hacia los retos actuales de las nuevas tendencias, decimos adis a nuestros actuales sistemas de informacin, que cumplieron con su ciclo de madurez y, con el nimo de optimizar los procesos administrativos, financieros y acadmicos, se elabor el proyecto del Sistema de Informacin Integrado, enmarcado dentro de las estrategias definidas en el Plan de Desarrollo Tecnolgico y ajustado a nuestras necesidades y expectativas, advirtiendo un sinfn de posibilidades y de oportunidades de mejora, para tomar la decisin de crear, desde lo tecnolgico, un cambio organizacional. Para comprender esta nueva dinmica tecnolgica es conveniente explicar que la Universidad contaba con sistemas de informacin que presentaban serios obstculos para la adecuada administracin de los diversos procesos internos, es decir, los de ndole acadmicos, administrativos y financieros, implementados hace ms de diez aos y ajustados en plataformas que intrincaban el soporte tcnico, la integracin de la informacin y el aseguramiento adecuado de la calidad, el control interno y la auditora en los procesos y en los procedimientos. Despus de seis aos, se hizo realidad el proyecto del Sistema Integrado de Informacin U.D.C.A, que inici con el esfuerzo y el trabajo mancomunado de distintas reas, personas y departamentos, con el decidido apoyo del Consejo Directivo, la Rectora y las Vicerrectoras. Este es un sueo de todos y para todos, que busca apoyar, eficientemente, la gestin en la comunidad universitaria, optimizando todos sus procesos. Este proyecto pretende, entonces, satisfacer y solventar las necesidades modernas de comunicacin y brindar los mayores beneficios tecnolgicos a la comunidad universitaria de la U.D.C.A. Su implementacin, se convierte en la oportunidad para articular y alinear diversas e importantes variables y obtener una mayor productividad cuidando todos los detalles y analizando los diferentes escenarios propuestos en el mundo innovador y actual, convirtindose en una buena prctica para apalancar el crecimiento de la Institucin, cumpliendo con los mejores modelos informticos, de esta era digital. Con esta decisin y con un fuerte ahnco, se invierte en futuro. La adquisicin de tres sistemas de informacin permiten lograr el cumplimiento de un primer objetivo: integrar tecnolgicamente los tres pilares fundamentales de la Visin U.D.C.A: Se consolidar como una Institucin de Educacin Superior Privada, lder en el contexto nacional e internacional... Ser reconocida por sus altos estndares de calidad en el desempeo de la docencia, la investigacin, la extensin y por su compromiso con el Desarrollo Humano Sostenible. En el ejercicio de su implementacin, se vern cumplidos y fortalecidos, entre

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Diagrama del Sistema Integrado de Informacin.

La ltima, pero no menos importante, consiste en la ejecucin e implantacin tecnolgica de los Sistemas de Informacin UNIVERSITAS XXI-SEVEN y KACTUS en la Universidad, que su ejecucin va desde marzo del 2011 hasta abril del 2012. El sistema de informacin ofrecer las soluciones que integran la gestin del conocimiento, la administracin, el control de datos requeridos y el seguimiento para el manejo de la informacin, en forma eficaz y ptima, constituyndose, sin lugar a dudas, en una adecuada herramienta, por su compatibilidad y su modernidad tecnolgica. Su implementacin, requiri, requiere y requerir de un alto compromiso directivo, del personal, de un cambio de cultura organizacional en cuanto a los procesos y su ajuste dentro del sistema gestin de calidad, as como el entrenamiento permanente y definicin de plan de trabajo, con objetivos claros y precisos de la institucin. La alta direccin y la comunidad Universitaria auguran los mejores xitos a esta estructura de informacin segura, construida alrededor de las aplicaciones, las herramientas y los procesos confiables, los cuales, requieren de una filosofa orientada al logro y con un cambio cultural positivo, enfocado a la mejora continua de los procederes institucionales.

Coherentes con nuestra filosofa y poltica ambiental, disminuiremos el consumo de energa y de papel impreso, lo que contribuye a una poltica de IT verde. Especficamente, desde lo tecnolgico, la Universidad apuesta por un esquema verde, adquiriendo una plataforma de vitalizacin, que permite la optimizacin y la eficiencia del consumo de energa que necesita nuestro sistema de informacin para su funcionamiento hasta en un 40%, comparado con lo que habitualmente consumen los servidores de este estilo en el centro de cmputo. Este importante proyecto, se ha desplegado por fases; en su primera y como objetivo fundamental, fue la identificacin, definicin y documentacin de los numerosos procesos acadmicos que se llevan a cabo al interior de la Universidad, para el logro de sus objetivos y proyecciones. Esta labor, se ejecut a lo largo del 2005 y 2006, a cargo de un Comit de Proyecto Multidisciplinario, con la participacin de la gran mayora de los diferentes estamentos:

Universidad

otros, los siguientes aspectos y beneficios tecnolgicos: Un Sistema de Informacin Integrado moderno, actual y vigente, de acuerdo al desarrollo de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin TICS, que brinda herramientas tecnolgicas adecuadas para la gestin universitaria, en los niveles tcnicos, operativos, misionales y estratgicos de la Institucin. Garantiza la integracin de la informacin entre los sistemas de informacin acadmico, administrativo, financiero y de talento humano, proyectndose, ante nuestros usuarios, la mejora de los procesos y la operacin de la Institucin. Permite la actualizacin y la consulta de datos en lnea en tiempo real, beneficios que se reflejarn en la oportunidad de una informacin veraz, precisa y rpida, que nos permitir generar y consultar en lnea los documentos asociados a cada proceso; por ejemplo, en las facultades, el registro y consulta de notas y la consulta de horarios de clase, para los estudiantes; en los procesos generales, realizar pagos en lnea, tales como; rdenes de matrcula y certificados acadmicos; para nuestros funcionarios, docentes y administrativos, consultar y solicitar en lnea desprendible de pago, certificaciones laborales, entre otros.

acadmico, administrativo y financiero. La segunda fase tuvo como propsito principal, la implementacin del nuevo Sistema de Informacin Integrado, en lo acadmico, administrativo y financiero para la U.D.C.A y, as, solventar los requerimientos enumerados durante la identificacin de los procesos y los procedimientos, realizado en la primera fase. Esta etapa cumpli con su primer objetivo, que consista en evaluar las diferentes alternativas, en cuanto a sistemas de informacin existentes en el mercado, comparndolos con los requisitos extrados de los procesos, anteriormente, definidos. Una vez cumplida la respectiva evaluacin, los integrantes del grupo ejecutor del proyecto presentaron sus conclusiones ante las Directivas de la Universidad, para su viabilidad de implantacin, tanto tcnica como financiera. Esta fase se llev a cabo durante el 2008 y 2010.