INTRODUCCION

Un sistema de informacin como herramienta que facilite las funciones administrativas de una actividad , son de gran utilidad para la eficiencia y eficacia de sus actividades para la maximizacin de su operatividad, de este modo es importante que dentro de una organizacin existan mecanismos de fcil manejo para el personal de tal manera que estos puedan aportar ms beneficios en funcin del progreso de determinada organizacin, en este sentido; la implementacin de un sistema de informacin para las actividades que se realicen con frecuencia y como tal son importantes para la realizacin de determinado rubro, en este caso las cuentas por pagar y por ende un sistema especialmente para ellas es mantener un debido proceso de estas, ya que a travs de ellas se podra controlar y supervisar de mejor manera los pasivos de la empresa. Las cuentas por pagar son deudas contradas por la empresa al comprar mercancas a crdito esta es amparada generalmente por una factura, las cuentas por pagar surgen de operaciones de compras de bienes materiales (inventarios) servicios recibidos, gastos incurridos etc. Si son pagaderas a manera de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a ms de doce meses se registran como cuentas por pagar a largo plazo. Segn peralta , (2011). El mdulo de cuentas por pagar se encarga de la administracin de proveedores (acreedores), el procesamiento de comprobantes y autorizaciones del pago. El sistema permite la definicin de una cantidad ilimitada de tipos de descuentos comerciales, ya sean descuentos o recargos. Los mismos sern afectados al costo material, servicios u horario referenciado en el documento. Los procesos a pagar son distintos segn exista o no un proceso previo de adquisiciones en el sistema. De esta forma, si el comprobante a ingresar corresponde a la existencia de

flujo previo de adquisiciones, el ingreso del mismo es a travs de: Facturas con referencia a remito. Nota de crdito con referencia a factura. Los procesos que no provienen del mdulo de compras, son utilizados para determinados tipos de gastos como por ejemplo; gastos de caja, que no son originados en un orden de compra, el ingreso de las facturas correspondientes, es a travs de:

Facturas sin referencias. Nota de crdito sin referencia por importe.

1-

Filosofa de gestin de la empresa.

1.1-

Misin

Somos una empresa confiable que est orientada a la explotacin del comercio del ramo de compra-venta al detal de toda clase de materia prima, es as como cualquiera otra actividad de lcito comercio conexa con el objetivo principal de la compaa a fin de desarrollarlo satisfactoriamente.

1.2-

Visin

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, empleados y pblico en general en materia de nuestros productos, y as promover altos valores ticos de honestidad,

lealtad y productividad a sus directivos, empleados, clientes y con un alto sentido de responsabilidad, basndonos en los mandatos constitucionales y comerciales.

Polticas En el cumplimiento de nuestra misin, observaremos permanentemente las siguientes aptitudes distintas para satisfacer nuestros clientes internos y externos: Amabilidad en el servicio y agilidad en los procesos.

Innovacin, prctica y eficiencia en costos. y

Coherencia absoluta ante los clientes internos externos, entre lo que se ofrece y lo que se practica.

Labor cooperativa y desarrollo integral de las personas.

2.- Plan de cuentas Cuentas por pagar Cuentas por pagar comerciales Cuentas por pagar accionistas Cuentas por pagar Acumulaciones y retenciones Ahorro habitacional Electricidad S.S.O Obligatorio Seguro paro forzoso Telfono Utilidades

 Vacaciones

3.-Modulos del sistema

Mdulo de acceso: Nos permite entrar al sistema, este le pedir al empleado, un nombre de usuario y contrasea, el cual ser creado por la empresa.

Mdulo de proveedores: Muestra todos los proveedores que estn ingresados en la base de datos del sistema.

Mdulo de reportes de los proveedores activos y no activos permite filtrar las operaciones de proveedores por vendedores o cobradores segn sea el caso. As mismo exportar documentos de la computadora personal los reportes que el usuario desee.

Estado de cuentas: Muestra estados de cuenta de los proveedores de la empresa, permite tener vista preliminar e imprimir dichos estados de cuenta. Asu vez permite filtrar operaciones de proveedores por vendedores o empresas, muestra a cada proveedor por pgina aparte e incluir detalles completos del documento.

Cuentas por pagar: Identifica los documentos o facturas de los proveedores pendientes por pagar, permite tener una vista preliminar e imprimir la relacin de todas las facturas por cada proveedor. A su vez, permite filtrar operaciones de proveedores, visualizar facturas, notas de dbito, cheques devueltos, giros, notas pendientes,

adelantos y abonos apartados, tambin muestra a cada proveedor por pgina aparte e incluir detalles completos del documento.

Anlisis de vencimientos: Permite visualizar e imprimir reportes de todas las facturas vencidas que posea la empresa y observar cual es la fecha o das de vencimiento que presentan dichos documentos , permite filtrar operaciones de proveedores o zonas de distribucin por facturas vencidas.

Relacin de pagos: Identifica los documentos o facturas de los proveedores vencidas, permite tener una vista preliminar e imprimir la relacin de todos los pagos por cada proveedor que se realizaron en determinado periodo por la empresa, muestra a cada proveedor con relacin de pagos por pgina aparte e incluye detalles completos del documento.