MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

DIRECCIN DE PROTECCIN Y SERVICIOS ESPECIALES No. 092 / DIPRO ARPRO 29

Medelln, 04 de marzo de 2011 Seor Brigadier General YESID VASQUEZ PRADA Comandante Polica Metropolitana del Valle de Aburra Calle 48 No. 45-58 Medelln Asunto: Resultado del seguimiento y medicin del servicio Respetuosamente me permio enviar a mi General el informe ejecutivo producto del seguimiento y medicin del servicio en la Seccional de Proteccin y Servicios Especiales de la MEVAL, realizado del 01 al 04/03/2011. Es de anotar, que se suscribi un plan de mejoramiento para subsanar las observaciones encontradas, del cual se responsabiliz al Jefe de la Seccional de Proteccin y Servicios Especiales. Atentamente,

Teniente Coronel EDIXSN YAIR ORTEGN RODRGUEZ Jefe rea Proteccin a Personas e Instalaciones
Anexo: Lo enunciado
Elaborado por: SI. JORGE MARIO GALLEGO URIBE Revisado por: TC. EDIXSN YAIR ORTEGN RODRGUEZ Fecha de elaboracin: 17/02/11

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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICA NACIONAL

DIRECCIN DE PROTECCIN Y SERVICIOS ESPECIALES INFORME EJECUTIVO RESULTADO DEL SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL SERVICIO EN SEPRO MEVAL DEL 01 AL 04/03/2011 1. OBJETIVOS 1.1. Objetivo General Desarrollar acciones para el mantenimiento, aseguramiento y ampliacin del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional al tercer nivel, especficamente en la SEPRO MEVAL. 1.2. Objetivos Especficos.  Evaluar la ejecucin de los procesos y procedimientos, de acuerdo a la documentacin de los mismos.  Divulgar la cultura del autocontrol, autogestin y autoevaluacin, de manera que se encaminen los esfuerzos en forma ordenada y coherente para el logro de los propsitos institucionales.  Identificar las reas de mejora potencial del Sistema de Gestin Integral, para proponer al Comando de la Metropolitana y Seccional de Proteccin y Servicios Especiales, recomendaciones que contribuyan al fortalecimiento Institucional y faciliten la correcta toma de decisiones. 2. ALCANCE La actividad de asesora y acompaamiento se realiz del 01 al 04 de marzo de 2011 y comprendi todos los procesos del mapa de procesos de segundo nivel de la Direccin de Proteccin y Servicios Especiales, de conformidad con el nivel de responsabilidad y ejecucin, incluyendo los procedimientos ejecutados en la Seccional y Grupos. 3. METODOLOGA Para el cumplimiento de la actividad, se utilizaron como tcnicas el uso de tecnologas de informacin, comunicacin y asesora, la observacin, la entrevista, la verificacin de soportes; bajo las instrucciones impartidas por la Direccin de Proteccin y Servicios Especiales en la orden de servicio No. 026 DIPRO PLANE del 15/02/11 Consolidacin del Sistema de Gestin Integral en la Direccin de Proteccin y Servicios Especiales, que permitieron una observacin objetiva de las actividades y la obtencin de evidencias suficientes sobre el desempeo de los procesos. 4. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD  Presentacin ante el seor BG. YESID VASQUEZ PRADA Comandante Polica Metropolitana del Valle de Aburra, informando el objetivo de la actividad y el personal de la DIPRO encargado de ejecutarla.

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 Con el propsito de medir el grado de conocimiento sobre el proceso que ejecutan los uniformados adscritos a la Seccional de Proteccin y Servicios Especiales MEVAL, se aplic una evaluacin denominada conducta de entrada. Se realizaron conductas de entrada a uniformados del Grupo Proteccin a Personas e Instalaciones, Grupo Infancia y Adolescencia, Grupo Turismo y Patrimonio Nacional y Grupo Ambiental y Ecolgica.  Se realiz capacitacin sobre el Sistema de Gestin Integral al personal de la Seccional, donde se trataron aspectos como: y y y y Componentes del Sistema de Gestin Integral con sus definiciones. Formulacin y plataforma estratgica de la Polica Nacional (Misin, Visin, Mapa Estratgico, Cuadro de Mando Integral, Suite Visin Empresarial). Sistema de Gestin de Calidad, caracterizacin de proceso, documentacin de procedimientos, entre otros. Recomendaciones para recibir la auditoria de certificacin.

 Se verific selectivamente el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Mejoramiento Institucional por procesos, presentados ante el rea de Control Interno.  Se dio a conocer al personal la variedad de herramientas bsicas adoptadas en las actividades de mejora de la calidad y utilizadas como soporte para el anlisis y solucin de problemas, tales como: lluvia o tormenta de ideas, diagrama de pareto, cinco porqus y espina de pescado. As mismo se realiz un ejercicio de formulacin de plan de mejoramiento en el que se plasmaron actividades para eliminar las causas que originaron las oportunidades de mejora enunciadas en el numeral 5 del presente informe.  Fue impartida instruccin al personal sobre indicadores de gestin, consolidacin mapas de riesgos e ingreso a los mdulos de la Suite Visin Empresarial.  Teniendo en cuenta la informacin enviada por la Polica Metropolitana de Medelln al nivel central en cuanto a acciones de prevencin y personas beneficiadas por las acciones de prevencin del Grupo Proteccin a la Infancia y Adolescencia, se hizo una verificacin donde se observaron los soportes concernientes a las acciones de prevencin ejecutadas, all se muestra como soporte las peticiones hechas por los planteles educativos, el informe de la actividad realizada y as mismo la planilla en la cual se registran el nmero de alumnos que recibieron la charla de prevencin, observando que los resultados en materia de prevencin estn debidamente soportados, y estos a su vez son plasmados en un informe ejecutivo mensual el cual fue revisado. Esta verificacin fue realizada de manera aleatoria encontrando que los resultados observados tanto en acciones como en beneficiados concuerdan de acuerdo a los soportes que reposan en la oficina del Grupo.  Se realiz una visita a la unidad de reaccin inmediata a fin de conocer el trabajo desarrollado por la unidad de responsabilidad penal para adolescentes, rencontrando que tanto las actividades operativas, como el manejo de la documentacin en el archivo de responsabilidad penal, son atendidas de manera adecuada.  Revisin lnea de vigilancia y control. De acuerdo a los resultados entregados por el Grupo de Proteccin a la Infancia y Adolescencia al nivel central respecto al tema de vigilancia y control, realiz una verificacin a los soportes que reposan en la oficina del grupo, donde se observ concordancia en los registros de las planillas de control de los establecimientos a los cuales se les ejerci control y el nmero de personas a las cuales se les verificaron los antecedentes dentro de las actividades de control.

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 Revisin sobre la lnea de responsabilidad penal para adolescentes. Para esta lnea de accin del proceso se sostuvo una reunin con el jefe de responsabilidad penal y los investigadores que tienen a su cargo los programas metodolgicos, verificando su cumplimiento. Reposan antecedentes de cumplimiento a las ordenes de trabajo, actos urgentes y el desarrollo de las investigaciones que tienen a su cargo, de igual forma, cuentan con los soportes de las actividades desarrolladas en esta lnea que soportan las actividades desarrolladas. 5. RESULTADOS DE LA REVISIN Y SEGUIMIENTO 5.1 FORTALEZAS  El personal asignado a la seguridad de las salas de audiencias, conoce con acierto la normatividad vigente para la prestacin del servicio. En el trabajo de campo se pudo evidenciar efectividad en el mismo.  De 76 policas asignados a la seguridad de salas de audiencia, 50 de ellos cuentan con el curso Marshall Custodio, dictado por el Departamento de Justicia de los Estados Unidos.  La capacitacin en ingls con el Instituto Centro Colombo Americano de la cual se estn beneficiando 20 Policas del Grupo Proteccin Turismo y Patrimonio Nacional.  En el Grupo de Proteccin a Personas e Instalaciones MEVAL, desarrollan efectivamente las polticas emanadas del nivel central, para aplicacin de los estndares de la norma tcnica de calidad en la gestin pblica NTCGP 1000:2009, en el proceso de proteccin a personas con nivel de riesgo comprobado. Ejercen controles eficientes y efectivos a los esquemas de seguridad, supervisando la funcionalidad y protocolos establecidos en la proteccin de las personas y dan cumplimiento a las actividades que despliegan la plataforma estratgica de la Polica Nacional, en lo concerniente a planes de accin, mapa de riesgo, indicadores de gestin y las polticas de operacin del proceso de proteccin a personas con nivel de riesgo comprobado.  Solucionan de forma efectiva los percances que se presentan con la seguridad de los protegidos, tomando decisiones certeras que evidencian la mejora continua del proceso.  Los policiales que se desempean como secretarios de los grupos, tienen amplio conocimiento de las actividades asignadas, lo cual facilitan los cumplimientos a nivel central.  El personal ejecutor de los procesos conoce la normatividad de los mismos, lo cual fue reflejado en la aplicacin de las conductas de entrada. 5.2 OPORTUNIDADES DE MEJORA 5.2.1 El personal que tiene a cargo la proteccin de salas de audiencias, est cumpliendo funciones de vigilancia y transporte de retenidos, incumpliendo con lo dispuesto en la Directiva Administrativa Permanente No. 019 del 13/11/2008, Acciones para Fortalecer la Seguridad en Sedes Judiciales, Salas de Audiencias, y Proteccin a Funcionarios de la Rama Judicial, la cual en su anexo No. 1 dispone que la responsabilidad de los retenidos es competencia de los Comandantes de Estacin, quienes asignarn el personal policial competente para tal fin. Adems teniendo en cuenta que no es misional de la Seccional de Proteccin y Servicios Especiales de conformidad con la Resolucin No. 04244 del 31 de diciembre 2009 Por la cual se define la estructura orgnica interna y se determinan las funciones de la Direccin de Proteccin y Servicios Especiales y se deroga la Resolucin 02062 del 15 de junio de 2007. El Grupo de Proteccin a Personas e Instalaciones MEVAL, cuentan con esquemas de seguridad que deberan estar a cargo del programa de proteccin de derechos humanos del Ministerio del

5.2.2

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Interior y de Justicia, incumplindose lo estipulado en la Directiva Operativa Permanente No. 004/ DIPON-DIPRO del 200910 Programa de Proteccin a Personas a cargo de la Polica Nacional en los numerales 2.3.11 y el Decreto 1740 del 190510 Por el cual se reglamenta el artculo 81 de la Ley 418 de 1997, modificada y prorrogada por las Leyes 548 de 1999, 182 de 2002, 1106 de 2006 y se dictan otras disposiciones" en el artculo 17 , numeral 1, literal B y numeral 5 as; Esquemas de seguridad del programa de proteccin de derechos humanos del ministerio del interior y de justicia No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 5.2.3 NOMBRES Y APELLIDOS PROTEGIDOS ANDRES ISAZA PEREZ JORGE ELIECER CEBALLOS SAENZ ALBERTO EDUARDO TORO GONZALEZ BETTY CARVAJAL PELAEZ GENARO DE JESUS PEREZ GUTIERREZ JOSE JAVIER CASTAO GIRALDO JHON JAIME ECHAVARRIA RENGIFO JUAN CARLOS RESTREPO VELEZ LUIS CARLOS PIEDRAHITA ACEVEDO MARTINIANO JAIME MARIA ELENA VELEZ OVER DORADO CARDONA SERGIO CEBALLOS RIVERA TERESA MUOZ LOPERA FERNANDO LEON SOTO BERRIO GERARDO ANTONIO BERMUDEZ JAIME JARAMILLO PANESSO JOSE JUAQUIN VILLALBA NADAD LUIS FERNANDO QUIJANO HORACIO VELEZ DE BEDOUT GIOVANNY DE JESUS MARIN ZAPATA CAROLINA RESTREPO LONDOO MAURICIO FACIOLINCE PRADA MORITS AKERMAN MOLINA CARGO O FUNCIN Gerente de la FLA Ex Personero de DH Empresario Asesora Jurdica Gerente de Colanta Gerente de Cootrasana Ex asesor Min Transporte Director Seguridad de ISA Presidente Asocomunal Sub Dir. Universidad de Antioquia Secretaria de ex presidente Sec Jurdico y Laboral de Fecode Inspector Sanitario Alcalda de Med. Militante de la ASI Vocero Nal de los desmovilizados Director Casa de Paz Comisin Nal de Rep. Y Conciliacin Dir. de Rec. Hum. Sec. de Educ. Med Presidente CORPADES Gerente de UNE Vocero Coorporacion Democrtica Hija Presidente Grupo Bancolombia Director rea Metropolitana Asesor Comisionado de Paz

Se puede observar que el Grupo de Proteccin a Personas e Instalaciones de la MEVAL, cuenta con esquemas de seguridad de protegidos sin Estudios de Nivel de Riesgo, incumplindose lo estipulado en la Directiva Operativa Permanente No. 004/ DIPON-DIPRO del 200910 Programa de Proteccin a Personas a cargo de la Polica Nacional en el numeral 2.3.4. Esquemas de seguridad sin estudio de nivel de riesgo

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

NOMBRES Y APELLIDOS PROTEGIDOS LUIS ALFREDO RAMOS LUIS GUILLERMO ESCOBAR VASQUEZ JUAN CARLOS RETREPO ESCOBAR JUAN CARLOS VELEZ URIBE JUAN FELIPE LEMUS URIBE LEON DARIO RAMIREZ VALENCIA MARTHA CECILIA RAMIREZ ORREGO OSCAR ARBOLEDA PALACIO JAIME ALBERTO ARRUBLA PAUCAR

CARGO O FUNCIN Gobernador Alcalde de Caldas Senador de la Repblica Senador de la Repblica Representante a la Cmara Representante a la Cmara Representante a la Cmara Representante Parlamento Andino Pte ( E ) C.S.J

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10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

ALBERTO URIBE CORREA CRISTOBAL RUFINO CORDOBA MOSQUERA EMILIO OTERO DAJU FABIO VALENCIA COSSIO JAVIER GENARO GUTIERREZ PEMBERTI GABRIEL JAIME RICIO BETANCUR GUILLERMO GAVIRIA ZAPATA JORGE ENRIQUE VELEZ GARCIA JHON JAIME ECHAVARRIA RENGIFO JUAN FELIPE CAMPUZANO ZULUAGA MARTINIANO JAIME MARTHA INES PEREZ ECHEVERRY OSCAR DARIO PEREZ PINEDA OSCAR TULIO LIZCANO ORLANDO MONTOYA TORO PIEDAD CORDOBA RUIZ

Dir Universidad de Antioquia Ex congresista Secretario General del Senado Ex ministro Presidente Ecopetrol Precandidato Alcalda de Medelln Ex Senador Ex Senador Ex asesor Min Transporte Precandidato Alcalda de Medelln Sub Dir. Universidad de Antioquia Viuda Ex Ministro defensa Senador de la Repblica Ex Congresista Ex Congresista Ex Senador de la Repblica

5.2.4

Se logra evidenciar que en algunas carpetas de los protegidos no se encuentra el soporte o comunicado oficial, donde se ordena la asignacin de los diferentes dispositivos de proteccin permanentes y la ponderacin del nivel de riesgo avalada en CENIR, incumplindose lo estipulado en la Directiva Operativa Permanente No. 004/ DIPON-DIPRO del 200910 Programa de Proteccin a Personas a cargo de la Polica Nacional en el literal 4,7 y en las instrucciones de coordinacin literal J as; Comunicado asignacin Resultado ESNIR medidas de proteccin X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

No. 1 2 2 3 4 5 6 7 8 9

NOMBRES Y APELLIDOS PROTEGIDOS EMILIO OTERO DAJU DARIO ALONSO MONTOYA MEJIA LUIS CARLOS SALAZAR JARAMILLO DARIO ALONSO MONTOYA MEJIA CARLOS GAVIRIA DIAZ BETTY CARVAJAL PELEZ CAROLINA RESTREPO LONDOO MARTHA LUCIA BUSTAMANTE SIERRA MARIA FABIOLA MEJIA MUETON FABIO ALBERTO ORTEGA MARQUEZ

CARGO O FUNCIN
Secretario General del Senado Precandidato Alcalda de Medelln Padre del Alcalde de Medelln Precandidato Alcalda de Medelln Ex presidente del polo Democrtico Asesora Jurdica Hija Presidente Grupo Bancolombia Procuradora Segunda 17 Fiscal Especializada 51 Juez Juez Penal del Circuito Espec. Juez Primero Penal del Circuito

10 ARTURO CASTAEDA SAN JUAN 11 CESAR AUGUSTO BEDOYA BEDOYA 12 JOSE NICOLAS DUQUE OSSA 13 RUBEN DARIO CALLEJAS GOMEZ

Pte Consejo de Medelln Concejal de Medelln

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14 SANTIAGO MANUEL MARTINEZ MENDOZA Concejal de Medelln 15 JUAN DAVID ARTEAGA FLOREZ 16 JHON JAIME MONCADA OSPINA Concejal de Medelln Concejal de Medelln

X X X X

X X

17 NICOLAS ALBEIRO ECHEVERRY ALVARAN Concejal de Medelln 5.3 RECOMENDACIONES

 Gestionar la ubicacin de todos los Grupos adscritos a la Seccional de Proteccin y Servicios Especiales en una locacin apropiada para su funcionamiento. Es importante que exista comunicacin efectiva, inmediatez en la atencin de requerimientos, funcionalidad en la ejecucin de procesos y procedimientos, entre otros.  Realizar jornadas acadmicas, deportivas y ldicas con el personal, con el propsito de difundir y apropiar en el personal temas de inters institucional (Sistema de Gestin Integral, Sistema de Gestin de Calidad, Plataforma estratgica de la PONAL, Procesos, Procedimientos, Modelo de Gestin Humana, polticas, entre otros), dejando constancias mediante actas de instruccin y evaluaciones de conocimientos de manera peridica.  Interiorizar y aplicar de manera correcta por cada servidor pblico, los procedimientos que se desprenden de los procesos misionales de la Direccin de Proteccin y Servicios Especiales.  Aplicar y dejar registros del procedimiento Control de producto o servicio no conforme con base en las caractersticas y estndares del producto o servicio establecido por el cliente. Segn el Manual de Control Interno, el producto o servicio no conforme es realizado previo o en el momento de entrega al cliente final de cada proceso, de tal manera que se detecten los productos o servicios defectuosos, es decir, los que no cumplen con las caractersticas o estndares mnimos establecidos y se adopten medidas para la mejora de los mismos.  Se sugiere la aplicacin de los 6 procedimientos obligatorios de la NTCGP 1000:2009: Control de documentos, control de registros, auditora interna, control de producto o servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas; que se encuentran en la Suite Visin Empresarial.  Aplicar lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, acuerdo 042 y dems normas establecidas sobre el tema y de esta manera contar con la organizacin, conservacin y disponibilidad de los archivos documentales.  Interiorizar y aplicar lo establecido en la resolucin 04894 del 12/11/08 Por la cual se adopta la Gua de Gestin Documental para la Polica Nacional. Los formatos de acta, comunicacin oficial, revista a instalaciones, entre otros, no deben ser modificados ninguno de sus atributos, toda vez que se incurre en incumplimiento al procedimiento obligatorio de la NTCGP1000:2009 Control de documentos.  Se presentaron oportunidades de mejora que se les debe implementar correcciones inmediatas o acciones de contingencia. Las correcciones no van al Plan de Mejoramiento por cuanto no requieren anlisis de causas, sino de las acciones que se ordenaron para subsanar una debilidad detectada, por tanto, deben generar registros.  Disponer de un funcionario exclusivamente para la administracin y actualizacin del Sistema de Informacin a Proteccin a Dignatarios SIPROD, toda vez que esta herramienta informtica se constituye en motivo de auditora por entes certificadores. Se debe propender por su actualizacin

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permanente tanto de esquemas de proteccin a personas como de instalaciones e informar a Telemtica DIPRO las novedades presentadas con este aplicativo.  La Direccin de Proteccin y Servicios Especiales para el cumplimiento y desarrollo de los procesos misionales, cuenta con unidades desconcentradas establecidas mediante la resolucin No. 04244 del 31/12/09, artculo 40, numeral 7: Seccional de Proteccin y Servicios Especiales Valle de Aburra; adems de la resolucin No. 03609 del 05/11/10 Por la cual se define la misin, estructura orgnica y funciones de los Distritos Especiales de Polica y se dictan otras disposiciones. Se debe solicitar a Planeacin MEVAL el tratamiento como Seccional y no como rea en razn de la normatividad mencionada.  Los planes de mejoramiento, mapas de riesgo y planes de accin, se deben cumplir en un 100% y en los tiempos establecidos. Existen planes de mejoramiento que se encuentran en desarrollo, los cuales fueron suscritos con motivo de oportunidades de mejora detectados durante el ao 2010. Estos planes son evaluados por la Contralora y rea de Control Interno a fin de verificar si el cumplimiento representa un mejoramiento en la gestin, de no ser as dar lugar a la apertura de un proceso sancionatorio. As mismo se debe garantizar la existencia de registros y soportes documentales que evidencien el cumplimiento de las actividades establecidas en los planes mencionados.  Las actas mediante las cuales se deja constancia de la difusin de temas institucionales, la normatividad de cada proceso, entre otras consideraciones de relevancia para el servicio policial, deben incluir aspectos producto del anlisis, debate, evaluacin de lo difundido, toda vez que el personal se limita a firmar el acta y no se interesa por el contenido de la misma. 6. PERSONAL QUE PARTICIP EN LA ACTIVIDAD D  TC. ORTEGN RODRIGUEZ EDIXN YAIR  SI. VALENCIA LEDESMA FLOR ESNEDA  SI. GALLEGO URIBE JORGE MARIO  SI. GUACA CASAS WILMER  PT. MARTIN RODRIGUEZ MIGUEL ANGEL  PT. NOVOA MORENO FRANCISCO JAVIER  PT. CARVAJAL REYES FELIX ANTONIO AUTOEVALUACIN

Teniente Coronel EDIXSN YAIR ORTEGN RODRGUEZ Jefe rea Proteccin a Personas e Instalaciones

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