Mdulo de Gesto do Arquivo

Reformulao e Adaptao do Mdulo do Arquivo s Novas Comarcas (NUTs)

Aproveitando a absoluta necessidade de reformular o mdulo do arquivo, no sentido de servir as novas comarcas (NUTs) e no perdendo de vista a necessria homogeneizao dos mdulos de produo que compem o sistema informtico H@bilus/Citius, a equipa de desenvolvimento do ITIJ, desenvolveu um novo mdulo do arquivo, compatvel e para substituio da anterior verso. Esta nova verso vem introduzir algumas melhorias em relao verso anterior, entre as quais, por exemplo, destacamos a introduo de uma melhor e mais transparente gesto do arquivo atravs de Pastas de Gesto, a possibilidade de audio das gravaes das audincias efectuadas no mbito dos processos arquivados e a transferncia electrnica de processos arquivados para outro tribunal. O acesso ao mdulo do Arquivo continua a ser feito atravs do boto tarefas do H@bilus . , da barra de

Pastas de Gesto Listagem de processos em funo da pasta seleccionada

Zona de dados do processo

Histrico dos actos processuais

Intervenientes do processo

Dados do interveniente seleccionado

O mdulo muito idntico ao da Seco de Processos, diferindo apenas no contedo das Pastas de Gesto e nas funcionalidades especficas disponveis.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

PASTAS DE GESTO DO ARQUIVO

Toda a gesto dos processos no Arquivo feita atravs das pastas de gesto ilustradas na imagem.

- Recepo de Processos: permite ao utilizador receber os processos remetidos ao arquivo e proceder, com base no menu de contexto da lista, sua arrumao.

- Processos com Requisio Pendente: disponibiliza, automaticamente, conforme os critrios usados, a lista dos processos que se encontram com pedidos de requisio pendentes, sendo possvel, no menu de contexto das listas, a atribuio do estado de Requisitado. - Gesto de Processos Arquivados: mostra os processos j recebidos no Arquivo Geral, mediante os critrios usados, e permite, atravs dos menus de contexto das listas, toda a gesto efectiva dos mesmos.

- Sem Prazo de Conservao Definido: funcionalidade idntica anterior, com a diferena de que lista apenas os processos sem prazo de conservao inserido.

- Prazo de Conservao Excedido: mostra ao utilizador, conforme os critrios de busca, os processos com prazo de conservao excedido, que se encontrem no Arquivo Geral, permitindo tambm a gesto completa dos mesmos.
MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

- Processos Requisitados: lista automaticamente, mediante os critrios de busca utilizados, os processos que se encontram requisitados.

- Processos Remetidos ao Arquivo Distrital: mostra consoante os critrios utilizados, os processos que foram remetidos para o Arquivo Distrital, sendo permitido nesta pasta a atribuio, com base no menu de contexto, do estado Arquivo Geral, para o caso de devolues ou correco de lapsos. - Processos Microfilmados e Eliminados: lista pelos critrios disponveis, os processos que se encontrem nos estados Eliminado ou Microfilmado.

- Localizaes: semelhana do j existente na Seco de Processos, as localizaes dos processos tambm ficam totalmente disponveis no Arquivo, para uma melhor e mais fcil gesto da sada de processos do arquivo.

Em todas estas pastas e subpastas de gesto, possvel o tratamento dos processos, com base no menu de contexto das listas. - Pasta principal: Retorna todos os processos do tribunal; - Subpasta da unidade orgnica: retorna todos os processos daquela unidade orgnica; - Subpasta da rea processual: retorna todos os processos pertencentes rea processual da unidade orgnica seleccionada. No caso da pasta das Localizaes, retornada a informao relativa ao tipo de localizao da subpasta seleccionada.

Em todas as pastas e subpastas, logo que as mesmas sejam seleccionadas, indicado frente destas (entre parntesis), a quantidade de registos que se encontram contidos em cada uma.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

RECEPO DOS PROCESSOS

Esta pasta visa proceder recepo ou recusa dos processos remetidos pelas seces de determinado tribunal ao arquivo.

Em qualquer pasta, para fazer o tratamento necessrio, o utilizador poder seleccionar um ou mais processos e atravs do menu de contexto da lista, optar por Processar Seleccionados (ver imagem acima). Abre-se a caixa de dilogo da imagem, onde devem ser colocados os dados da arrumao no arquivo dos processos seleccionados e o respectivo Estado. Se o objectivo for recusar, bastar ento indicar no Estado, esse mesmo detalhe e validar. O processamento ser feito sobre os registos seleccionados, ou seja, todos os processos que esto seleccionados sero recusados ou recebidos no mesmo acto e, neste ltimo caso, ficaro todos com os mesmos dados referentes arrumao no arquivo (no exemplo da imagem Sala 2 Mao 277Estado: Arquivo Geral).

A opo do menu Exportar para Excel comum a todas as pastas e subpastas disponveis no mdulo do Arquivo. A exportao feita no levar em conta os registos seleccionados, pois exportar sempre todos os registos que constarem da lista para uma folha de Excel. Os processos recusados, tal como j hoje acontece, voltam para a Unidade Orgnica a que pertencem.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

PROCESSOS REQUISITADOS
Mostra os processos no estado Requisitados.

Neste estado, os processos encontram-se no mbito da Seco de Processos, autora da requisio, e s esta que os poder remeter de novo ao Arquivo, atravs de nova Remessa ao Arquivo.

Nesta pasta, apenas possvel a exportao para Excel.

GESTO DOS PROCESSOS ARQUIVADOS

nesta pasta que o utilizador far toda a gesto dos processos arquivados. Da a mesma se encontrar destacada das restantes.

Podem ser feitas pesquisas sobre os processos, para alm da filtragem contida nas subpastas conforme j se referiu, atravs de uma caixa de dilogo (ver imagem seguinte), onde possvel refinar o critrio de pesquisa.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

No exemplo da imagem, pretende-se apenas obter os processos que se encontrem arrumados na prateleira 277.

Feita a pesquisa pretendida, o utilizador poder, atravs do menu do boto direito do rato, optar por uma das seguintes opes: Exportar para o Excel: tal como j foi referido, esta funo permite passar para uma folha de Excel todos os registos constantes da pesquisa obtida, independentemente do que estiver seleccionado. Alterar Seleccionados: nesta opo possvel a introduo de alteraes aos dados de arrumao ou prazo de conservao dos registos seleccionados.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Os campos em branco so os que permitem a insero de dados. Os dados aqui inseridos reflectir-se-o em todos os registos seleccionados.

Alterar Estado Para: disponibilizado, automaticamente, um submenu que contm todo o conjunto de opes possveis relacionadas com a gesto dos processos no Arquivo Geral. Cada opo processar-se- da seguinte forma:

Quando for necessrio retornar ao estado Arquivo Geral, os processos nos estados Para Microfilmar, Remessa ao Arquivo Distrital ou Para Eliminar, que a tenham sido colocados por lapso. O processamento no ocorrer se o estado dos processos seleccionados no for um dos trs mencionados. Estados para prvia organizao dos processos, com vista a futuras microfilmagens, eliminaes ou remessas ao Arquivo Distrital. O processamento no ocorrer se o estado dos processos Seleccionados no estiver como Arquivo Geral.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Estados finais no arquivo. Quando os processos forem sujeitos a microfilmagem, ou sejam eliminados ou remetidos ao Arquivo Distrital, o estado dos mesmos dever passar para o detalhe correspondente. O processamento no ocorrer se o estado anterior dos processos no for, respectivamente, Para Microfilmar, Remessa ao Arquivo Distrital e Para Eliminar.

Em todas estas opes abre-se, automaticamente, a caixa de dilogo da imagem, para colocao da data a atribuir ao detalhe do Estado a inserir e as observaes que se pretenderem consignar (campos activos).

Nota: Sempre que o processamento de um dos registos seleccionados no for possvel, por falta de cumprimento dos critrios acima referidos ou por colocao de datas anteriores ao estado anterior, ao utilizador comunicada a ocorrncia, conforme imagem.

COM PRAZO DE CONSERVAO EXCEDIDO

Esta pasta visa fornecer, automaticamente, de acordo a pasta seleccionada e o critrio utilizado, a lista dos processos com o prazo de conservao ultrapassado, sem necessidade de outras pesquisas. uma funo de grande utilidade, uma vez que, com esta medida, estes processos podero mais facilmente ser detectados e ser objecto do respectivo tratamento legal e, consequentemente, permitir a libertao mais rpida de espao fsico nos arquivos.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Atravs do menu do boto direito do rato sobre os registos seleccionados, encontram-se disponveis os mesmos estados indicados para a pasta Gesto dos Processos Arquivados.

Os registos podem ser processados de acordo com os pressupostos j anteriormente indicados.

SEM PRAZO DE CONSERVAO DEFINIDO

O funcionamento desta pasta em tudo semelhante anterior, com a diferena de que aqui so retornados, automaticamente, todos os processos que no contenham prazo de conservao registado. Torna-se assim mais fcil ao utilizador, detectar os processos sem prazo de conservao definido e proceder sua regularizao.

Na opo Alterar Seleccionados, para alm de outros campos, est tambm disponvel a possibilidade de insero do prazo de conservao em falta.

Nota: A falta de indicao do prazo de conservao em arquivo, para alm de existir em alguns processos mais antigos, uma situao que ocorre nos dias de hoje, uma vez que resulta da impossibilidade de no momento do arquivamento se determinar automaticamente o prazo de conservao, como por exemplo, no casos dos processos de menores de promoo e proteco e tutelares educativos, onde este prazo est indexado maioridade do menor.
MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

PROCESSOS COM REQUISIO PENDENTE

Esta pasta indica ao utilizador quais os processos que contm pedidos de requisio feitos pelas seces de processos.

Atravs do menu de contexto o Arquivo pode disponibilizar o processo seco de processos, alterando o estado para Requisitado.

PROCESSOS REMETIDOS AO ARQUIVO DISTRITAL

Retorna os processos no estado Arquivo Distrital.

Os processos com o estado Arquivo Distrital so processos que deixam definitivamente o Arquivo Geral, da ser considerado um estado final. Todavia, acautela-se a possibilidade de retrocesso para os casos de processos enviados por lapso ou de devolues por parte do Arquivo Distrital.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Esse retrocesso feito atravs de nova colocao do estado Arquivo Geral.

PROCESSOS ELIMINADOS E MICROFILMADOS

Com esta pasta, pretende-se apenas mostrar os processos que se encontram no estado Eliminado ou Microfilmado, para obteno de eventuais listagens ou para mera consulta.

LOCALIZAES
So mostrados os registos que se encontram com localizao registada nos Detalhes do Processo (F7). Esta pasta e subpastas permitiro ao utilizador um efectivo controlo sobre os processos nestas circunstncias. De destacar que as localizaes devero ser utilizadas apenas nos casos em que os processos saiam efectivamente das instalaes fsicas do arquivo por motivos diferentes da requisio pela seco de processos, como por exemplo, a confiana a advogados ou para consulta da Seco Central.

Neste exemplo, o arquivo tem confiado quatro processos. Quando estes processos retornarem ao arquivo, dever ser colocada a localizao Unidade Orgnica ou poder ser eliminado o detalhe Confiado, se assim for entendido. Os detalhes de Localizao so inseridos e eliminados (nos casos necessrios) directamente nos Detalhes do Processo (F7).
MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

CONSULTAS E ACTOS DO ARQUIVO

Sempre que um processo se encontre recebido pelo arquivo geral, o utilizador poder no s consultar todos os registos existentes no processo (histrico, detalhes, gravaes, objectos, etc) como praticar alguns actos processuais respeitantes ao arquivo ou inserir alguns detalhes nos Detalhes do Processos ( F7), tal como j acontecia no anterior mdulo.

Utilitrios e outras funes disponveis

rea de dados do processo, incluindo os de arrumao no arquivo

Histrico doa actos processuais do processo, com acesso aos documentos

Para alm da rea dos dados do processo e do histrico dos actos processuais, tambm esto disponveis outras funes: - Representao electrnica do processo - Folhear processo - Utilitrios - Gerador de actos processuais

REA DE DADOS
Na rea de dados do processo para alm dos dados relativos ao prprio processo, tambm mostrado um conjunto de dados relativos ao seu estado no arquivo. - Dados do processo: Unidade Orgnica e rea Processual onde o processo correu termos, autuao, espcie, valor e valor tributrio.

- Dados de Arquivo: estado, n de arquivo e prazo de conservao.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

- Arrumao: indicao da sala, bloco, estante, etc onde o processo se encontra arrumado.

- Magistrados: nome do Magistrado Judicial e do Ministrio Pblico titulares do processo - Estado do Processo: ltimo detalhe de cada um dos parmetros Localizao, Fase Informativa, Deciso Final e Encerramento. Atravs de um duplo clique sobre a rea dos dados, acede-se caixa de dilogo para alterao ou correco dos dados do processo concreto.

Neste caso, a caixa de dilogo j apresenta os dados constantes da arrumao do processo concreto e a sua data de conservao.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Uma vez que os dados a mostrar so mais extensos que a rea destinada aos mesmos, o utilizador, aps um clique sobre a rea, pode rolar a mesma atravs da roda de deslocamento do rato, das teclas de cursor ou das teclas Home, End, Page Up ou Page Down.

HISTRICO DOS ACTOS PROCESSUAIS

Todo o histrico dos actos processuais praticados no mbito do processo est disponvel no arquivo, bem como o acesso aos documentos anexos. Est vedado ao arquivo a alterao ou eliminao de actos ou documentos. A exportao para Excel est prevista nos termos j mencionados para as pastas de recepo e gesto do arquivo.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

REPRESENTAO ELECTRNICA DO PROCESSO

A Representao Electrnica do Processo uma funo agora tambm disponvel no Arquivo, que permite gerar um ficheiro PDF com os dados do processo, histrico e respectivos documentos (se os houver) e dados dos intervenientes processuais. So Disponibilizadas trs opes: - Histrico completo - Histrico limitado ao que consta do ndice de Matrias - Histrico limitado aos actos dos Magistrados O ficheiro obtido poder ser guardado em qualquer suporte magntico e tem a seguinte apresentao:

O processamento deste ficheiro poder ser um pouco moroso, dependendo do volume de actos processuais, no se devendo interromper o mesmo.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

FOLHEAR O PROCESSO
uma funcionalidade, tambm disponvel nos outros mdulos, que visa facilitar o manuseamento virtual dos documentos existentes no histrico do processo, desde que se encontrem em verso final (formato PDF).

UTILITRIOS
Foram reunidos nesta opo, um conjunto de funes que permitem no s a consulta de outros registos existentes nos processos, como a insero de apontamentos ou anotaes que visam uma melhor e mais efectiva gesto do arquivo.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

INSERIR ALARME

Esta funo possibilita ao utilizador a insero de alarmes na agenda, ao nvel de cada processo.

Sempre que se aceder a um processo com alarmes registados, os mesmos ficam visveis no momento do acesso, conforme imagem que antecede.

INSERIR POST-IT

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

De forma semelhante aos alarmes, os post-its tambm so inseridos de acordo com a imagem antecedente e ficam imediatamente visveis no sistema de avisos do respectivo processo.

MEDIA STUDIO

Permite ao utilizador a audio das gravaes efectuadas nos processos arquivados. Disponvel apenas no modo de Sesso de Reproduo. - Audio da gravao referente ao registo seleccionado;

- Disponveis todas as funes do leitor digital;

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

- Possibilidade de audio das gravaes de todas as sesses ou apenas de determinado dia;

Modo disponvel.

de

transcrio

EDITAR PROCESSO (F7)

Acesso aos Detalhes do Processo (F7), atravs da opo dos Utilitrios Editar Processo. Todos os registos constantes dos Detalhes do Processo se encontram bloqueados, com excepo dos que forem entretanto inseridos no mbito do arquivo, como o caso dos detalhes referentes Localizao e aos Outros Detalhes. LOCALIZAO: Para que seja possvel um efectivo controlo dos processos quando estes saem das instalaes fsicas do arquivo, o utilizador dever registar uma nova localizao nos mesmos. Nas Pastas de Gesto, est disponvel uma pasta para o controlo das localizaes dos processos (ver Pasta Localizaes neste manual). As localizaes disponveis para o arquivo so: - Unidade Orgnica - sempre que o processo regressa ao arquivo - Seco Central - quando o processo solicitado para consulta pela Central - Confiado - quando pedida a confiana do processo - Requisitado (Entidades Diversas) quando outra entidade requisita o processo
MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Todos estes detalhes possuem um campo de escrita designado por Valor, para que o utilizador possa anotar o que entender ser necessrio.

OUTROS DETALHES:

Oferece basicamente duas opes ao utilizador: - A insero de uma anotao com 50 caracteres, pesquisvel atravs do mdulo de Consultas. - Insero do nmero correcto de volumes, quando este no vem correcto da Seco de Processos, evitando-se assim, se tal for entendido, a recusa do processo por esse motivo.

BLOCO DE NOTAS

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

GESTO DE OBJECTOS

Os registos de objectos, feitos no mbito dos processos esto tambm disponveis para consulta no mdulo do Arquivo. No existem objectos pendentes no arquivo, dado que o sistema informtico H@bilus/Citius no deixa remeter processos ao arquivo sem que todos os objectos tenham registado o respectivo destino. Esta funcionalidade limita-se possibilidade de consulta dos objectos que existiram no processo.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

GERADOR DE ACTOS PROCESSUAIS

Tal como j acontecia na verso anterior, mantm-se a possibilidade da prtica de um conjunto restrito de actos nos processos arquivados. O acesso ao Gerador de Actos Processuais feito atravs do boto .

Este mdulo mantm todas as funcionalidades, aplicadas ao contexto do arquivo, existentes no mdulo da seco de processos. Permite a prtica de actos em lote, se tal for necessrio. Os actos praticados no arquivo, so passiveis de serem eliminados no histrico em caso de lapso, desde que sejam do prprio utilizador. Os actos podero ser praticados logo em verso final e podero tambm ser assinados digitalmente, se o utilizador dispuser de certificado digital para o efeito.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

INTERVENIENTES PROCESSUAIS
Nos processos arquivados tambm passa a ser possvel a consulta dos intervenientes processuais, encontrando-se vedada qualquer alterao, eliminao ou adio de dados ou de intervenientes. Seleccionando o interveniente, acede-se informao dos seus dados processuais.

rvore de intervenientes processuais

Dados do interveniente seleccionado

Os botes em destaque na imagem, tm funes distintas: - Gerar Ficheiro PDF: passa o contedo do que constar na rea de visualizao para um ficheiro PDF; - Ver Detalhes do Processo: mostra na rea de visualizao, todo o contedo dos detalhes do Processos (F7); - Ver Alarmes: visualiza todos os alarmes registados no processo; - Ver Agendamentos: visualiza os agendamentos que se encontrarem registados no processo.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

GESTO DA PASTA DE SADA

Passa a estar disponvel a possibilidade de se efectuarem transferncias electrnicas directamente a partir do Arquivo. Acede-se pasta de sada atravs do boto .

Com o boto direito do rato sobre os registos seleccionados, pode-se, no menu de contexto: - Imprimir Seleccionados: opo que permite imprimir sem remeter os registos; - Remeter Seleccionados: proceder ao envio dos registos para o tribunal de destino. Aps o envio permite tambm a impresso dos registos enviados; - Anular Seleccionados: anular os registos.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

GESTO DO CORREIO
Permite a organizao e elaborao do correio registado, semelhana do que feito na Seco de Processos.

O correio pode ser gerido por Unidade Orgnica ou por Utilizador.

Atravs do menu do boto direito do rato, no menu de contexto, possvel ao utilizador:

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Proceder impresso dos diversos tipos de registos ou tales de correio.

Alterar a data dos registos seleccionados.

Retirar os registos seleccionados, depois de estes terem sido correctamente tratados.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Para o caso de se terem retirado registos sem se proceder impresso dos mesmos, para entrega nos CTT, esta opo permite que seja feito o tratamento em falta. Os registos s podem ser entregues uma nica vez nos CTT, pelo que no devero ser utilizados de forma repetida.

AGENDA
A agenda mantm-se disponvel neste novo mdulo de Arquivo. Com as funcionalidades Agenda Pessoal, Alarmes e Final de Prazos, a agenda d ao utilizador um maior controlo sobre o servio do Arquivo.

AGENDA PESSOAL

Permite fazer agendamentos do foro pessoal do utilizador.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

ALARMES

Sempre que se acede ao mdulo de Arquivo, a agenda abre-se automaticamente nos alarmes, mostrando o que possa estar agendado para esse dia. Esta agenda contm dois tipos de agendamentos: os automticos e que se relacionam com o final do prazo de conservao (como o exemplo da imagem); e os que o utilizador pretende agendar, atravs dos Utilitrios (ver manual nessa parte).

FINAL DE PRAZOS

Esta agenda reflecte o fim dos prazos referentes aos actos praticados pelo arquivo. Alguns destes agendamentos esto pr-definidos (como o caso do ofcio no exemplo da imagem). Outros agendamentos podero ser feitos directamente no histrico dos actos processuais.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

Qualquer agendamento, seja manual ou automtico, poder ser alterado ou at retirado atravs do histrico do processo, como se exemplifica.

MJ/ITIJ

Mdulo de Gesto do Arquivo

MOVIMENTAO DOS PROCESSOS NO ARQUIVO

SECO DE PROCESSOS

Remessa ao Arquivo

Aguarda Arquivamento

Arquivo Geral

Recusado (retorna Seco de Processos)

Requisio do Processo

Para microfilmar Para eliminar Remessa ao Arq. Distrital

Requisitado (passa para a Seco de Processos)

Microfilmado (Estado final)

Eliminado (Estado final)

Arquivo Distrital (poder retornar ao Arquivo Geral)

MJ/ITIJ