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ORGANIZAO, SISTEMAS E MTODOS

O futuro administrador precisa ter uma viso sistmica das organizaes que interagem com o meio ambiente, influenciando-o e sendo influenciadas pelo mesmo e, nesse sentido, buscarem continuamente formas de se adaptarem s mudanas atravs de novas estratgias, novos processos e novos modelos de estrutura organizacional. Nesse sentido, ele dever dominar os conceitos e ferramentas de Organizao, Mtodos, Sistemas e Processos e as diversas aplicaes de modelos disponveis para aplicao em sistemas de informao integrados. O. S. M. - uma atividade" administrativa voltada para a obteno da melhor produtividade possvel dos Recursos Humanos - RH, Recursos Materiais - RM, e Recursos Tecnolgicos - RT, atravs de tcnicas cientficas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa

A finalidade de OSM nas organizaes At o advento de P.D., aceitava-se que o analista de O&M era uma funo especializada estabelecida nas organizaes para: aconselhamento na introduo de novos mtodos de administrao e de trabalho, e novas estruturas organizacionais que reduzissem os cursos existentes sem impor esforos desnecessrios ou causar danos reais estrutura social da empresa. Aps o advento de P.D., a atuao de profissionais de O&M sofreu um profundo impacto - surgimento do analista de sistemas (ligado rea de P.D.), que possuindo em sua definio de funo a tarefa de introduzir novos mtodos de trabalho, sempre via computador, comea a avanar sobre a funo do analista e O&M.

Por um lado o analista de O&M no fazia a mnima idia do que o computador poderia fazer pela empresa; por outro lado, o analista de sistemas no falava a linguagem do usurio em cada rea da organizao. Final dos anos 80 - profissionais esto reconciliados, integrados e adaptados, podendo-se falar em Organizao, Sistemas e Mtodos como uma s funo. De um modo geral, a disciplina de Organizao, Sistemas e Mtodos objetiva mostrar as tcnicas e ferramentas utilizadas para a anlise da organizao e racionalizao dos mtodos de trabalho. Objetivos da rea de OSM OSM a funo de planejamento e organizao que desenvolve na construo da estrutura de recursos e operaes de uma empresa, bem como determinao/definio dos procedimentos, rotinas mtodos. Objetivo Bsico: eliminao do intil e suprfluo. racionalizao: uso do raciocnio analtico e lgico sem interveno dos impactos emocionais, para estruturar os elementos, de tal forma que se obtenha a minimizao dos esforos e a maximizao dos resultados. Atividades bsicas da rea de OSM A variedade de trabalhos desenvolvidos pela rea de OSM depende: a) porte da empresa b) complexidade do fluxo decisrio c) processo produtivo utilizado d) produto final que comercializado e) tamanho do mercado que atingido se de na ou

Os trabalhos so desenvolvidos em: 1. Estrutura Organizacional/Desenvolvimento Organizacional

a) b) c) d) e) f)

Projetar a criao, unio ou eliminao de unidades e acompanhar a execuo Definir/descrever o objetivo/funes de cada uma das unidades empresariais Divulgar os trabalhos desenvolvidos por OSM Acompanhar a implantao dos trabalhos desenvolvidos pela OSM Elaborar, emitir e divulgar notas, regulamentos e manuais necessrios Evidenciar necessidade e formas de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento

2. Racionalizao do trabalho Definir: Movimentao de documentos Fluxo de decises dos sistemas Formulrios e demais instrumentos que acompanham e complementam as solues operacionais, administrativas/funcionais adotadas Pesquisar: Novas tecnologias que possam ser utilizadas pela empresa em suas reas Desenvolvimento interno de novas opes tecnolgicas Modificar: Mtodos de trabalho atravs da anlise e criao de formas alternativas Elaborar: E, acompanhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas 3. Controle de Sistemas

Anlise da viabilidade econmica no desenvolvimento de sistemas

Elaborao de cronograma fsico/financeiro/pessoal para desenvolvimento Avaliao de equipamento/ferramentas disposio

4. Sistemas de Informao Definio e estruturao: Dos dados a nvel operacional das informaes transacionais Das atividades dos sistemas de informao para integrao e planejamento das informaes gerencias Das informaes visando r flexibilidade, adaptabilidade e respostas rpidas tomada e ao apoio deciso 5. Consultoria Externa
a) b)

Controlar servios prestados por terceiros rea OSM Acompanhamento/participao nos contratos com consultores (ou analistas) externos

Estruturas Bsicas da rea OSM Onde localizar? Qual organizao? Onde localizar a rea de OSM? No existe uma receita nica - depende muito das relaes organizacionais. Relaes organizacionais classificadas em 3 categorias:
a)

Linha: diz que B subordinado de linha de A quando sua principal funo executar ordens de A ou, ento, retransmiti-las aos seus subordinados C. Assim, a rea de OSM constituiria um departamento ou diviso ou diretoria como as demais, todos subordinados a um nico diretor ou superintendente ou presidente, como mostra a Figura seguinte.

Presidente

Diretor Produo

Diretor Vendas

Diretor Adm/Fin

Diretor OSM

Vantagem - possui o mesmo poder de negociao das demais diretorias Desvantagem - tendncia a priorizar os "melhores"sistemas b) Assessoria: funo de aconselhamento. No possui autoridade sobre a linha. No pode decidir o que ser efetuado e como. Aconselha na tomada de tais medidas e apenas dentro de sua rea de responsabilidade. Ideal subordinao presidncia.
Presidente

Assessoria OSM Diretoria 3

Diretoria 1

Diretoria 2

Diretoria N

Vantagens: no possui responsabilidades sobre decises tomadas e tampouco sobre a priorizao dos trabalhos desenvolvidos Desvantagens: aumento, nas reas, da resistncia a mudanas c) Funcional: quando o assessor possui autoridade para dar ordens linha. Essa autoridade se restringe unicamente sua rea de atuao e especializao. Outras organizaes optam por colocar a rea de OSM como subordinada ou integrante de outra rea.

Qual a Estrutura Interna da rea de OSM? Fatores que influenciam a definio: a) tamanho da empresa b) amplitude e abrangncia dos trabalhos c) tamanho da rea em funo da quantidade de pessoal alocado Possveis organizaes: Analistas individuais (rea pequena de OSM). Equipes de trabalho. Fora-tarefa :so definidos os vrios projetos e para cada um deles nomeado um lder, que ser o responsvel pelo cumprimento do prazo, custo, quantidades, orientao tcnica e direo dos trabalhos. Funo: obedece ao critrio da funo exercida pelos integrantes da rea; tem vantagem de liberar o encarregado da rea para as atividades de relacionamento com as demais reas. Matricial (ver figura a seguir) - complexa e adotada por grandes empresas
Diretoria OSM

especialista tipo A gerente projeto A gerente projeto B gerente projeto C

especialista tipo B

especialista tipo C

especialista tipo D

Fases de uma rea de OSM Fase pioneira (ou inicial): geralmente constituda por um nico profissional. Fase de desenvolvimento (ou expanso): estrutura cresce, expande suas aes, intensifica seus trabalhos, aumenta o nmero de participantes Fase do controle: estabelecimento de normas de coordenao e rotinas dos processos de trabalho. Preocupao com a documentao dos sistemas e so criados os controles para os sistemas. Fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo Fase de maturidade: rea readquire sua caracterstica de flexibilidade e inovao sem com isso abandonar o controle necessrio Profissionais da rea de OSM De acordo com a formao acadmica e experincia profissional, geralmente so classificados em jnior, pleno e snior. Via de regra, existem duas categorizaes:
1. Profissionais que coordenam trabalhos desenvolvidos por

outros que s executam. 2. Profissionais que podem prescindir dos conhecimentos computacionais e outros no Perfil do Profissional da rea de OSM Objetivo: conseguir eficincia/eficcia da estrutura administrativa, atravs da aplicao de certas tcnicas cientficas de reduo de tempo, esforos e custos que propiciam a maximizao de resultados em todos os mbitos. A. Conhecimentos Tcnicos Planejamento estratgico Controle empresarial Formas de hierarquizao e organizao Definio de nveis decisrios Diviso e distribuio de trabalho

Mtodos e processos produtivos Sistemas de apoio deciso e informaes gerenciais Estudos: de tempos e movimentos de arranjo fsico e layout Elaborao: anlise de fluxos, rotinas e procedimentos relatrios, grficos, diagrama e manuais Emisso, simplificao e controle de formulrios, relatrios e documentos Estudo formas alternativas de mecanizao e automao

Obs:- conhecimento tcnico refere-se apenas quele inerente profisso de analista de OSM e no experincia anterior do profissional em determinadas reas (contabilidade, por exemplo). Analistas sem experincia anterior Vantagens: no apresenta vcios, tendncias, manias; efetua anlises mais detalhadas; opinies no tendenciosas Desvantagens: maior tempo de aprendizado, desconhece a cultura da empresa e no tem conhecimento emprico que possa subsidiar possveis solues. Analistas com experincia anterior Vantagens: leva menos tempo para perceber o problema existente; j vivenciou o ambiente organizacional; j acumulou uma base de conhecimento emprico que o/a ajudar na busca da soluo de novos problemas Desvantagens: apresenta vcios, tendncias; mais resistente novas tecnologias/ferramentas; tendencioso/a. B. Caractersticas Pessoais Caracterstica pessoal mais importante: contexto da soluo de problemas).

criatividade

(no

Pensamento dirigido. Trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos, disjuntivos e relacionais. Processo de aprendizagem (no sentido aqui de mudana de comportamento). Trs formas alternativas dos processos mentais para soluo dos problemas:

Raciocnio: tipo de pensamento em que a pessoa procura resolver um problema relacionando dois ou mais aspectos da experincia passada Vislumbre: insight - termo usado para descrever o fenmeno em que apresentado um problema, seguido por um perodo em que no h progresso aparente para resolv-lo e, depois, uma soluo sbita. Criatividade: obteno de soluo produtiva e incomum para um problema. Distino entre pensamento convergente, onde est se buscando uma soluo conhecida para um problema e o pensamento divergente, em que se busca uma soluo nova e diferente para um problema. Pensamento divergente um tipo de pensamento criativo. C. Papis Exercidos pelo Analista de OSM O analista de OSM um dos agentes de mudanas da organizao. Para mudana: Perceber qual a extenso da mudana que se pretende fazer. Conhecer o costume atual e as tendncias naturais das pessoas envolvidas. Realizar efetivamente a mudana.

Funo do analista de OSM: planejar a mudana e obter aceitao ao efetu-la. Lembrar que o ser humano resistente a mudanas. Pergunta que o analista deve fazer: como agir ao incorporar uma mudana numa organizao? Reposta depende de: tamanho e intensidade da mudana que se pretende implantar. Papis: conquistador/ auxiliador/opositor/impositor. C. Fatores Polticos No apenas a qualidade tcnica de um sistema que suficiente para o seu sucesso. Importante: o desenvolvimento e implantao de qualquer sistema requerem uma compreenso das foras polticas atuantes no ambiente da empresa, tanto quanto da qualidade tcnica.