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HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

1.-Administracin de informacin en Dispositivos pticos


1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 Que son los Dispositivos pticos? Introduccin Qu son los dispositivos pticos? Clasificacin Como funcionan los dispositivos pticos Cuidados y Limpieza a CD`S Grabacin de Informacin en CD Crear CD de datos Copiar CD Creacin de imagen Grabacin de imagen a disco Grabacin de informacin en DVD Crear DVD de datos Copiar DVD Creacin de imagen Grabacin de imagen a CD

2. -Digitalizacin de informacin
2.1 Que es la digitalizacin 2.1.1 Que es un Escner 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 Digitalizacin de imgenes y texto Digitalizacin de imgenes Digitalizacin de texto Digitalizacin OCR

2.3 Conversin de informacin digitalizada 2.3.1 Conversin de archivos de texto a PDF 2.3.2 Conversin de imgenes a PDF

3.- Administracin y compresin de archivos


3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Bsqueda de informacin en PC Bsqueda de Archivos y carpetas Bsqueda de Msica, imgenes, videos Bsqueda de documentos

3.2 Compresin y descompresin de archivos 3.2.1 Que es la compresin de archivos 3.2.2 Software para la compresin de archivos 3.3 Uso de WINZIP 3.3.1 Compresin de archivos 3.3.2 Descompresin de archivos 3.4 Uso de WINRAR 3.4.1 Compresin de archivos 3.4.2 Descompresin de archivos 1

1 .Administracin de informacin en Dispositivos pticos


Introduccin
Cualquier empresa o institucin que genera montones de datos fundamentales se deben guardar en un lugar seguro, es decir, se deben almacenar en puntos a los que se pueda obtener acceso y de donde se puedan recuperar con facilidad. Guarde copias de seguridad de la informacin en discos (CD) u otro medio de almacenamiento es un paso muy importante como medio de seguridad, nadie est a salvo de cortes de la alimentacin, incendios, robos, inundaciones o daos por accidente. Si no se hacen copias de seguridad de la informacin o de los datos cruciales, el resultado es devastador.

1.1.1- Que son los Dispositivos pticos?


Se conocen como dispositivos pticos a aquellos dispositivos de almacenamiento masivo de datos en los que el sistema de lectura/grabacin es por medio de dispositivos pticos (lser) en vez de ser por un sistema electro-magntico. Los dispositivos pticos ms usuales son los lectores y las regrabadoras de CD y de DVD.

1.1.2 -Clasificacin
CD-ROM Disco Compacto de Memoria de Slo Lectura es un disco compacto ptico utilizado para almacenar informacin, el mismo medio utilizado por los CD de audio, puede ser ledo por un ordenador lector de CD-ROM (Fig.1.0).

Fig.1.0 Lector de CD-ROM CD-R Disco Compacto Grabable. (Fig. 1.2) Se pueden grabar en varias sesiones, sin embargo la informacin agregada no puede ser borrada ni sobrescrita, en su lugar se debe usar el espacio libre que dej la sesin inmediatamente anterior, solo se graba una vez, grabamos en el, datos o msica (e incluso videos) y listo. Como ya sabes los CD-R slo se pueden grabar una vez. Basta que haya un mnimo fallo en la grabacin para echar a la basura el CD. Cada CD Grabable tiene una capa reflectante y un sustrato orgnico o superficie. Cuando grabamos un CD-R la superficie de ste se funde, literal e irreversiblemente.

Fig. 1.2 Disco Compacto Grabable

CD-RW Compact Disc-Re Writable (Fig. 1.3) Disco Compacto Reescribible, este disco puede ser grabado y regrabado cuantas veces queramos, puede ser borrado, formateado, regrabado, etc., estos discos normalmente son ledos nicamente por computadoras o aparatos que soporten la caracterstica de lectura de discos CD-RW. En este caso la superficie no se funde como en los CD-R, sino que el lser hace que la superficie cambie de propiedades. Esto es posible ya que es una superficie algo especial.

Fig. 1.3 Disco Compacto Regrabable DVD-R DVD Grabable (Fig.1.4) es un formato de almacenamiento ptico con mucha mayor capacidad de almacenamiento que un CD-R, normalmente 4.7 GB en lugar de los 700 MB de almacenamiento estndar de los CD, que puede ser usado para guardar datos, incluyendo pelculas con alta calidad de vdeo y audio. Se asemeja a los discos compactos en cuanto a sus dimensiones fsicas

Fig. 1.4 DVD Grabable DVD-RW Re-Writable) es un DVD regrabable (Fig. 1.5) es anlogo al CD-RW, por lo que permite que su informacin sea grabada, borrada y regrabada varias veces, esto es una ventaja respecto al DVD-R, ya que se puede utilizar como un diskette de 4,7 GB.

Fig. 1.5 DVD-RW

1.1.3 Como Funcionan los Dispositivos pticos?


Las tcnicas de almacenamiento ptico usan la precisin exacta que slo se obtiene con rayos lser. La unidad enfoca un rayo lser sobre la superficie de un disco giratorio ya sea DVD o CD (Fig.1.6) Algunos puntos del disco reflejan la luz en un sensor en su aspecto fsico un DVD es muy similar a un CD. De hecho, fsicamente su aspecto es idntico, salvo una coloracin ligeramente violcea de los DVD's, frente al plateado de los CD's, debido al diferente tipo de material reflectante empleado. El parmetro ms publicado en el mundo de las grabadoras y regrabadoras es el de la velocidad de grabacin, regrabacin y lectura. Este dato se indica con dos o tres nmeros seguidos de una X. Si por ejemplo en el frontal de una unidad est serigrafiado 52X24X52X (Fig.1.7), quiere decir que esa unidad lee y graba a 52X y regraban datos a 24X. En las grabadoras DVD, aparecen otros parmetros, en los que se muestra la velocidad de grabacin, lectura y regrabacin de DVD`s

Fig. 1.6 Rayo lser sobre un CD y DVD

Fig. 1.7 Velocidad Lectura, Regrabacin y Grabacin

1.1.4 Cuidados y Limpieza a CD`S


Para que el disco almacene todos los datos en forma ntegra y por muy largo tiempo, es necesario conservar el disco en los empaques o lugares correctos. La parte o las partes reflectivas del disco deben estar limpias y libres de ralladuras, para evitar la perdida de datos. Es recomendable transferir los datos de un disco antiguo o erosionado, a otro disco limpio o nuevo, antes de que se pierdan todos los datos con el tiempo. Slo se recomienda limpiar el disco si est muy sucio y aparecen saltos de imagen y/o sonido, o errores de lectura. Ya que los sistemas de correccin de errores pueden leer los datos a travs de una cantidad moderada de araazos y/o huellas. Los discos CDS y DVD`S son frgiles, por lo que es muy fcil daarlos si no se tiene cuidado en su manipuleo. Bsicamente hay que tomar estas pautas para que todo este bien: 1.-No forcejee para sacar el DVD del estuche, la forma correcta de hacerlo es presionando el pulsador central que sostiene el DVD y este aflojara al disco para que pueda salir libremente.

2.--No tocar con las yemas de los dedos los lados del disco DVD pues se llenan de grasa y no permitirn que el lector lea apropiadamente. 3.-En caso tuviera la superficie sucia con una franela limpia y suave limpie la superficie. No use sustancias extraas para su limpieza, pues podra daar la informacin. 4.-Su disco DVD debe siempre o estar dentro de su funda estuche o dentro del DVD. El que se encuentre sobre una mesa u otra superficie har que corra el riesgo de rayarse o sufrir algn tipo de accidente En caso de que el CD o DVD no pueda ser expulsado de forma manual o por software las unidades pticas tienen un pequeo orificio en el frontal (Fig. 1.8) que conduce directamente al mecanismo de apertura. Si introducimos en este orificio un alambre lo suficientemente fino y duro como para que quepa por el orificio y sea capaz de enviar una cierta fuerza sin doblarse, conseguiremos actuar directamente sobre el mecanismo de apertura y la bandeja se abrir, permitindonos extraer el medio que tenga dentro y proceder a su limpieza.

Fig 1.8 Orifico para la expulsin de CD o DVD

2.- Grabacin de Informacin en CD-R


Para la grabacin de nuestra informacin en un CD-R existe infinidad de software el mercado se ha ido adaptando llevando al uso domestico este soporte, permitiendo ser escrito. Hoy es el da en que grabar un CD puede llevarte menos de lo que tardas en entrar a Internet, con grabadoras que alcanzan velocidades de 52X (las de uso domstico). Entre el software que destaca

Roxio Easy CD/DVD Alcohol 120% Nero Express CD/DVD Clone CD/DVD Wise DVD Creador CBurner XP 0.5.1 Total Video2DVD Author 2.40 DeepBurner Free 1.9

En esta ocasin escogeremos

Express CD/DVD

Nero Express CD/DVD es una suite de aplicaciones que naci inicialmente para grabar CD, que en la actualidad permite la grabacin en DVD`s, nero incluye otra herramientas adicionales con las que podrs convertir tu coleccin de msica a MP3 u otros formatos; crear mezclas de canciones y pasar tus vinilos y casetes a CD con Nero SoundTrax; y editar archivos de audio gracias a Nero WaveEditor, lo que hace a nero una herramienta imprescindible a la hora de respaldar o administrar la informacin . 5

1.2.1 Crear CD De Datos


1.- Para empezar la grabacin de un CD-R introduciremos un CD-R virgen, grabaremos un CD de datos donde guardaremos imgenes video y audio, introduciremos el CD a la unidad grabadora el mismo Sistema operativo confirmara que el disco esta en blanco, despus abriremos Nero Express 6 en el escritorio doble clic a Nero StartSmart

2.- A continuacin se abrir una ventana emergente donde aadiremos los archivos a respaldar en nuestro CD , dando clic el Aadir y se abrir una ventana donde indicaremos la ubicacin de los archivos y los archivos que grabaremos en el CD al terminar de seleccionar los archivos clic en aadir y finalizar

3.- Y se agregaran los archivos estos aparecern enlistados de lado izquierdo y en la barra inferior se mostrara el espacio que estos archivos ocuparan en el CD y clic en Siguiente 4 En la siguiente ventana se indicara la unidad a usar para grabar dejar la que tiene como default y el nombre del CD nombre de cmo aparecer en mi PC y tener habilitado la opcin Permitir que los Archivos se aadan despus (Disco Multisesion ) Para en un futuro grabar mas informacin en ese mismo CD , para empezar la grabacin clic en Grabar

5.- Y empezara la grabacin, una ves terminado la grabacin clic en siguiente

6. Al terminar de grabar la unidad expulsara el CD indicando que la grabacin trmino y nero le da la opcin de guardar este proyecto para en un futuro grabar otro CD con los mismos datos y entrar Cover Designer y para salir de Nero Clic en Salir al volver a introducir en CD en mi PC se mostrar a si

1.2.2 COPIAR CD Creacin de Imagen


1. Para empezar la copia de un CD en Nero escogeremos la opcin Copiar CD

2.- Introduciremos en CD original al que le vamos a hacer una copia donde verificaremos que en Unidad de Destino este seleccionada la misma unidad de origen y en numero de copias en caso que quiranos 10 copias indicaremos en numero de veces que nero nos pedir discos vrgenes y clic el cCopiar para empezar

3.- Una vez terminada la imagen del disco nero pide introducir el CD virgen despus de introducir el CD ala unidad grabadora empieza hacer la copia de la imagen el CD virgen

4.- Nero avisa que la copia a sido efectuada y expulsa en CD

5.- Es posible granar la misma imagen de disco o sacar ora copia dando clic el Volver a grabar el mismo proyecto

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CREACION DE IMAGEN Se va a crear una imagen de un CD Respaldo Mayo 2008 que estar guarda e n el Disco Duro para que cada ves que se requiera se har la grabacin de dicha imagen en un CD 1.- En Nero la opcin Copiar CD escogemos introducimos el CD donde contemos dicha informacin de Respaldo Mayo 2008

2.- En esta ventana en la unidad de Destino cambiaremos a Image Recorder [CD-R/RW] y clic copiar para hacer la imagen

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3.-Se deber indicar la ubicacin en donde de guardara dicha imagen en este caso la guardaremos en el escritorio clic en Guardar

4. Despus de hacerla imagen en el escritorio se puede ver la imagen

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1.2.3 Grabacin de Imagen a CD


Ahora grabaremos la imagen de Respaldo Mayo 2008 a un CD 1.- En Nero escogeremos la opcin Grabar imagen en Discos y le indicaremos la ubicacin de la imagen y clic en abrir

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2.- En esta ventana se cambiara Unidad Destino de Image Recorder [CD-R/RW] a D:HLDT-ST DVD RAM GSA-H22N [CD-R/RW] y siguiente

2.1.-Digitalizacin de Informacin 2.1.1Qu es la Digitalizacin?


Digitalizar informacin (texto e imgenes) es convertirlos en imgenes que pueden verse en la pantalla de una PC, con el objetivo o de ser editada para esto se utilizan escners,

2.1.2 Que es un Escner?


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El escner es un dispositivo de entrada que permite digitalizar imgenes y documentos. Los escneres no distinguen el texto de los grficos, por lo tanto, debe existir un procesamiento de la imagen escaneada para generar texto editable. Este proceso es llamado OCR, y existen mltiples aplicaciones para tal fin.

2.2 Digitalizacin de imgenes y texto 2.2.1 Digitalizacin de imgenes


Para empezar a escanear abriremos la aplicacin en Explorar imgenes que es la aplicacin de HP Scanjet 5590 clic

En esta ventana se visualizara lo que el escner tiene como vista previa de la imagen clic en aceptar para guardar la imagen digitalizada

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Clic en no ya que solo se escanear es imagen

2.2.2 Digitalizacin de texto


Para digitalizar solo texto abrimos Director HP clic en explorar documento Especificar que este documento no contiene imagen y escanear

Clic en Aceptar

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Tenemos que especificar e donde guardarlo y hasta con que extensin si .PDF .rtf y clic en guardar

2.2.3 Digitalizacin OCR


Reconocimiento Optico de Caracteres, abreviado habitualmente como OCR (Optical character recognition) es un software que extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de edicin de texto. Abrimos Director HP clic en explorar documento

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Debemos especificar que es un documento que contiene OCR y escanear

Tenemos que especificar e donde guardarlo y hasta con que extensin si .PDF .rtf y clic en guardar

2.3 Conversin de Informacin Digitalizada


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2.3.1 Conversin de archivos de texto a PDF


Existen dos formas de convertir a PDF de forma directa o desde Microsoft Word 1.-Seleccionamos el archivo a convertir dando clic secundario sobre el documento en Converter to Adobe PDF

2. Abrimos el documento a convertir a PDF y en la barra de herramientas de PDF Maker damos clic en Converter to Adobe PDF

2.3.2 Conversin de imgenes a PDF


1.- Seleccionamos la imagen a convertir y de igual forma que con el texto clic secundario y seleccionamos Converter to Adobe PDF

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3.- Administracin y compresin de archivos 3.1.Bsqueda de informacin en PC


Cuando realizaste un trabajo y no recuerdas con que nombre lo guardaste o si deseas buscar un archivo o carpeta debes de utilizar el buscador de Windows El Asistente para bsqueda permite buscar fcilmente archivos y carpetas, impresoras, personas y otros equipos en la red.Adems, el Asistente para bsqueda cuenta con un servicio de indizacin que mantiene un ndice de todos los archivos del equipo, lo que agiliza ms las bsquedas. Es importante que sepas la extensin del archivo que buscas

.jpg Archivo de imagen .bmp Archivo de imagen .doc Archivo de Microsoft Word .xls Archivo de Microsoft Excel .ppt Archivo de Power Point .mp3 Archivo de Audio .wma Archivo de Audio

3.1.1 Bsqueda de Archivos y carpetas


Para utilizar el buscador de Windows solo hay que ir Panel de Control /Buscar En esta ocasin iremos a la opcin Todas las carpetas y archivos

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En esta ventana especificaremos el nombre o extensin de la carpeta o archivo buscaremos la carpeta cenidet y de lado derecho mostrara los resultados de la bsqueda los archivos y carpetas que tengan el nombre de cenidet para empezar la bsqueda clic en bsqueda

3.1.2 Bsqueda de Msica, imgenes, video


Para la bsqueda de Msica, imgenes y video escogeremos la opcin imgenes msica y video Si queremos buscar solo imgenes y fotos habilitamos esa opcin y en el nombre especificamos el nombre en caso de no saber el nombre podemos especificar la extensin o solo habilita esta opcin y mostrara

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todas las imgenes guardadas en el disco duro , no importando su extensin para empezar la bsqueda clic en bsqueda

Al finalizar la bsqueda mostrara las imgenes el total encontradas

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3.1.3 Bsqueda de documentos


Para la bsqueda de archivos como son Word ,Excel ,Power Point y otros se usa esta opcin especificaremos el nombre del archivo en caso de no saber el nombre se puede buscar por extensin o tomando el criterio de la ultima ves que fue modificado para empezar la bsqueda clic en busqueda

3.2.- Compresin y descompresin de archivos 3.2.1 Que es la compresin de archivos


Algunos archivos suelen ser muy grandes, lo que significa que son complicados para trasportarse, manipularse y/o ser enviados por Internet. Para hacer un uso eficiente del espacio y acelerar la obtencin de esos archivos, t puedes hacer que su tamao se reduzca notablemente si los comprimes. Particularmente, los archivos de Multimedia pueden ser muy grandes, lo que significa que pueden desplazarse muy lentamente a travs de la red. Bajar estos archivos puede, algunas veces, llevar hasta horas. Para hacer un uso eficiente del espacio y acelerar las cosas, la mayora de los archivos de gran tamao estn comprimidos. La compresin de archivos puede reducir considerablemente el tamao de estos archivos y el tiempo para bajarlos. Para ver datos descomprimidos, necesita un programa compatible de descompresin que pueda leer esos cdigos y convertir los datos a su forma original.

3.2.2 Software para la compresin de archivos


ZIP Winrar Winar98 WinAce

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3.3 Uso de WINZIP


WinZip es, sin lugar a duda, la mejor y ms completa herramienta para la gestin de archivos comprimidos en cuanto a formato ZIP se refiere. Tambin soporta otros pocos formatos de compresin aunque para ello requiere archivos adicionales (no incluidos en WinZip) que poco tienen que ver con la herramienta en s.

3.3.1 Compresin de archivos


Una ves instalado Winzip optamos por comprimir archivos, los archivos a comprimir debern estar en carpetas en este caso comprimiremos el contenido de la carpeta cenidet seleccionamos dicha carpeta clic secundario opcin

Y empieza la compresin de los archivos contenidos en la carpeta CENIDET

Crea un archivo .ZIP llamada igual cenidet

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3.3.2 Descompresin de archivos


Vamos a descomprimir la carpeta cenidet 2 clic secundario en la carpeta seleccionamos Winzip extraer en.. y especificamos en que carpeta deseamos descomprimir

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3.4 Uso de WINRAR


WinRAR es uno de los mejores compresores de ficheros. Todo un histrico dentro del mundo del software que ha sabido renovarse y crecer adaptndose a las nuevas necesidades. WinRAR no se centra en un nico formato, ni se estanca en los que ya tuviese, sino que aade nuevos formatos versin tras versin.

3.4.1 Compresin de archivos


Los archivos a comprimir debern estar en carpetas en este caso comprimiremos el contenido de la carpeta hola seleccionamos dicha carpeta clic secundario opcin Aadir al archivo y creara el comprimido de Hola

3.4.2 Descompresin de archivos


De igual forma que Winzip en WinRar para descomprimir seleccionamos la carpeta clic secundario Extraer Ficheros

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